Покупка по бизнес карте документы

Сотрудник в январе 2020 года направляется в командировку. Генеральный директор с корпоративной карты (принадлежащей организации (общая система налогообложения), операции по которой учитываются на счете 55 как прочие специальные счета) приобрел в декабре 2019 года электронный билет для этого сотрудника стоимостью 12 870 руб. (в т.ч. НДС 10% — 127,27 руб.). В целях налогообложения прибыли используется метод начисления. Как правильно учесть данные операции в бухгалтерском и налоговом учете?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Затраты на использованные билеты могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на дату утверждения авансового отчета командированного сотрудника.

Организация имеет право принять к вычету НДС, выделенный отдельной строкой в распечатанной на бумажном носителе маршрут-квитанции электронного пассажирского билета, который необходимо зарегистрировать в книге покупок не ранее того налогового периода, в котором утвержден авансовый отчет командированного сотрудника.

Какие нужны документы для открытия бизнеса? Все подводные камни

Записи в бухгалтерском учете приведены далее в ответе.

Обоснование вывода:

Бухгалтерский учет

По Плану счетов и с учетом п.п. 1.5, 1.12, 2.5 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение N 266-П) операции с использованием корпоративной банковской карты допустимо отражать на отдельном субсчете, открытом к счету 55 «Специальные счета в банках».

Денежные средства, списанные с банковского счета организации в соответствии с Положением N 266-П, считаются выданными под отчет держателю корпоративной карты, то есть приобретение товаров (работ, услуг) по корпоративной карте организации признается выдачей денег под отчет. В этой связи расчеты с держателем карты следует осуществлять с применением счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». И поэтому оплата сотрудником расходов банковской картой не освобождает его от обязанностей отчитаться авансовым отчетом, прилагая другие оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы и оформленные в соответствии с требованиями ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Поясним: по п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У подотчетное лицо обязано предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

План счетов прямо не определяет порядок учета электронных железнодорожных билетов; на наш взгляд, для них могут быть применены те же правила, что и для находящихся в кассе организации оплаченных авиабилетов.

При таком подходе по дебету субсчета «Денежные документы» счета 50 «Касса» отражается поступление денежных документов в кассу организации, а по кредиту — выдача денежных документов из кассы организации; в данном случае в корреспонденции с дебетом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Составление авансового отчета на полученные денежные документы (проездные билеты) подотчетным лицом по возвращении из командировки прямо законодательством не предусмотрено. Однако только после утверждения авансового отчета работника по командировке стоимость использованного им проездного билета списывается на расходы организации (п.п. 5, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Подытожим: приобретение билетов посредством корпоративной карты отражается следующими записями (все суммы приведены без выделения сумм НДС):

Дебет 71, субсчет «Расчеты с держателем карты» Кредит 55, субсчет «Корпоративная карта»
— 12 870 руб. — в оплату билетов списаны средства с корпоративной карты;

Дебет 50, субсчет «Денежные документы» Кредит 71, субсчет «Расчеты с держателем карты»
— 12 870 руб. — оприходованы приобретенные сотрудником билеты в сумме фактических затрат на их приобретение;

Дебет 71, субсчет «Расчеты с командированным сотрудником» Кредит 50, субсчет «Денежные документы»
— 12 870 руб.- билеты выданы сотруднику, направляемому в командировку.

Налог на прибыль организаций

По общему правилу при определении налоговой базы по налогу на прибыль организация уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) (п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, входят расходы на командировки, в частности:

на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Расходы на командировки учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль только при подтверждении производственного характера служебной поездки (смотрите письмо УФНС России по г. Москве от 05.07.2005 N 20-12/47873). Расходы будут признаны на дату утверждения авансового отчета командированного сотрудника (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

По мнению официальных органов, документами, подтверждающими расходы на приобретение электронного железнодорожного билета, являются маршрут-квитанция, которая оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или любой другой документ. Кроме того, расходы на приобретение электронного железнодорожного билета могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, если имеется распечатка электронного билета (смотрите, например, письма Минфина России от 04.06.2010 N 03-03-06/1/384, от 04.02.2009 N 03-03-07/3 и УФНС России по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115214). В письме Минфина России от 12.04.2013 N 03-03-07/12256 разъясняется, что контрольный купон электронного билета (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети, для целей налогообложения прибыли является документом, подтверждающим произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета.

Учитывая приведенные разъяснения официальных органов, полагаем, что в данной ситуации затраты на использованные билеты могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на дату утверждения авансового отчета командированного сотрудника.

Как мы поняли, при приобретении билета был уплачен сервисный сбор; такие расходы, на наш взгляд, также могут быть признаны при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (смотрите соответствующие материалы под ответом).

НДС

Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, подлежат вычету при определении суммы НДС, уплачиваемой в бюджет. Пунктом 1 ст.

172 НК РФ установлено, что вычеты сумм НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при реализации товаров (работ, услуг), либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п.п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ.

На основании п. 18 Правил ведения книги покупок при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок, предназначенной для определения сумм НДС, предъявляемых к вычету, регистрируются счета-фактуры либо заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.

Поэтому с учетом п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322 в случае приобретения электронных железнодорожных билетов для проезда сотрудников организации к месту командировки и обратно к вычету принимается сумма НДС, выделенная отдельной строкой в контрольном купоне электронного проездного документа (билета), составленного автоматизированной системой управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте и распечатанного на бумажном носителе (письма Минфина России от 07.09.2018 N 03-07-11/63996, от 28.05.2018 N 03-07-07/36077).

Иными словами, организация имеет право принять к вычету НДС, выделенный отдельной строкой в распечатанной на бумажном носителе маршрут-квитанции электронного пассажирского билета, который необходимо зарегистрировать в книге покупок не ранее того налогового периода, в котором утвержден авансовый отчет сотрудника (письмо Минфина России от 20.05.2008 N 03-07-11/197).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

— Вопрос: Произошла замена авиабилетов по причине изменения даты вылета сотрудника в командировку на два дня (с 29.03.2019 на 31.03.2019). В данном билете указан тариф на авиаперелет, сборы, взимаемые перевозчиком (ориентировочно за обслуживание в аэропорту), а также сумма доплаты за обмен билета. Суммы НДС выделены отдельными строками по ставкам 10 и 20%.

Сервисный сбор (вознаграждение агента) в билете не указан. Можно ли принять к вычету НДС? Кто будет контрагентом в данном случае: авиакомпания или агент? Каков порядок учета в целях налогообложения расходов на проезд по электронному билету, полученному взамен ранее приобретенного? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2019 г.);

— Вопрос: Организация имеет бизнес-счет, к нему выпущена банковская карта на имя секретаря организации. Секретарь бронирует гостиницы (как в России, так и за рубежом), в том числе на сайте Booking.com, и покупает авиа- и железнодорожные билеты. Средства в оплату проживания и проезда списываются с бизнес-счета организации. По проезду организация получает электронные билеты.

Авансовые отчеты и документы, подтверждающие командировочные расходы, представляются. Есть ли риски у организации при совершении таких операций (если да, то какие)? Какие подтверждающие документы за проживание необходимо иметь для включения расходов в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2019 г.);

— Вопрос: Организация направляет сотрудника в служебную командировку и заказывает билеты через посредническую фирму. Фирма покупает электронный билет сотруднику. Организации выставляет акты оказанных услуг (с копией электронного билета). Необходимо ли вести учет билетов на 50 счете, а также вести кассовую книгу?

Поступать билеты должны в кассу по приходному и выбывать по расходному ордеру? Составлять ли лимит кассы? Если да, то в какой период выдавать билеты: на дату покупки или на дату отъезда? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2019 г.);

— Вопрос: Подотчетное лицо с корпоративной именной картой (оформлена на организацию) купило авиабилет для другого сотрудника через Интернет и сдало в кассу предприятия как денежный документ по приходному ордеру. Нужно ли составлять авансовый отчет на покупку авиабилета, или достаточно приходного ордера? Как отразить данную операцию в бухгалтерском учете? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2018 г.);

— Вопрос: Сотрудник, направленный в командировку, приобрел авиабилет в агентстве. Ему были выданы следующие документы: электронный билет, кассовый чек, в котором отдельной строкой выделен сервисный сбор за реализацию авиабилетов с учетом НДС. В стоимость билета указанный сбор не входит. В чеке отдельно выделена стоимость билета и сервисного сбора. При покупке авиабилета у непосредственного перевозчика сервисный сбор тоже уплачивается. Имеет ли право организация-работодатель принять к учету сумму сбора и предъявить к вычету НДС? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2015 г.);

— Вопрос: Организация направила с 17 по 19 апреля 2013 года в командировку сотрудника А и сотрудника Б. 18 апреля сотрудник А оплатил с помощью корпоративной карты электронные железнодорожные билеты (туда и обратно) за себя и сотрудника Б. Цена за один билет составила 1590,30 руб., в том числе НДС 242,59 руб. Компания, через которую приобретались железнодорожные билеты, удержала сервисный сбор в размере 310,00 руб. за 1 билет (НДС не выделен). Сотрудник Б вернулся из командировки согласно графику. Сотрудник А не успел выполнить задание и поменял свой обратный билет на билет с более поздней датой выезда. Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете данные операции? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2013 г.);

— Вопрос: Каков порядок бухгалтерского и налогового учета электронных авиационных и железнодорожных билетов, карт экспресс-оплаты за сотовую связь и талонов на ГСМ? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2010 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Горностаев Вячеслав

17 января 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Источник: www.audit-it.ru

Покупка по бизнес карте

Корпоративная карта — это фактически средство доступа к банковскому счету компании. Для корпоративных карт можно открыть отдельный карточный счет, а можно выпустить и привязать карту к уже существующему счету компании. Уведомлять налоговиков и фонды не придется. Карта может быть как расчетной, так и кредитной. Выпустить ее можно как в рублях, так и в иностранной валюте.

В этом материале ответим на 10 самых частых вопросов бухгалтера и рассмотрим особенности бухгалтерского и налогового учета расчетов через рублевую корпоративную карту.

Корпоративная банковская карта: какие плюсы для бухгалтера

Корпоративная банковская карта — удобная для бухгалтера альтернатива наличным на хозяйственные и представительские расходы. Не нужно ездить в банк за деньгами, а снять средства можно в любое время в банкомате.

Корпоративную банковскую карту можно использовать для оплаты покупок:

в магазинах;
в интернете.

Рассчитываться корпоративной картой можно:

в России;
за границей.

Корпоративные карты часто заводят сотрудникам, которые регулярно ездят в командировки. Ведь в этом случае не нужно перевозить большие суммы наличных, а покупку в любой стране можно сделать в местной валюте.

Какими бывают корпоративные банковские карты

Большинство корпоративных банковских карт дебетовые. Расчеты по ним ведутся за счет собственных средств компании. Функции карт отличаются. Например, одни предназначены для покупок в интернете, а другие — для оплаты товаров и услуг оффлайн.

Выбрать корпоративную карту, которая подойдет именно вам, просто. Банки предлагают своим клиентам корпоративные карты Visa Business/MasterCard Business, электронные карты Visa Business Electron и Maestro. Выбрать карту и оставить на нее заявку можно на сайте любого банка, который вам больше нравится.

К какому счету привязывают корпоративную банковскую карту

Корпоративную банковскую карту оформят только при наличии расчетного карточного счета в банке. То есть с банком нужно заключить договор банковского счета. В этом случае для операций по карте банк откроет отдельный карточный счет.

Возможно, счет в банке у вас уже есть. Тогда к нему достаточно выпустить карту. Сотрудники, которых руководитель наделил правом распоряжаться деньгами, получают доступ к средствам на этом счете.

Сколько сотрудников могут использовать корпоративную карту

Корпоративная банковская карта является именной. У такой карты может быть только один держатель. Руководитель компании должен выбрать сотрудников, которые получат карты и будут их использовать.

Передавать карту друг другу сотрудники не смогут. Такой запрет прописывает банк в договоре. Держатель карты отвечает за за сохранность карты и за операции по ней. Хранит карту держатель у себя.

О каких правилах работы с корпоративной картой рассказать сотрудникам

Прежде чем передать корпоративную банковскую карту сотруднику, объясните ему правила работы с ней. Безопаснее прописать их на бумаге — составьте небольшой регламент и ознакомьте с ним держателей под подпись. Регламент у каждой компании будет свой (см. образец ниже). Опишите в нем основные моменты:

список держателей карт;
операции, которые можно совершать по корпоративной карте (снятие наличных, перечень расходов, лимиты);
срок, в который сотрудник должен отчитаться;
порядок действий, если сотрудник потерял карту.

Образец. Регламент по работе с корпоративными банковскими картами

Регламент по работе с корпоративными банковскими картами
Список сотрудников, на которых оформлены корпоративные карты, приведен в приложении № 1 к настоящему регламенту.
Сотрудник использует корпоративную карту для оплаты командировочных, представительских и хозяйственных расходов компании.
Сотрудник может снимать наличные и проводить оплату по корпоративной карте в пределах ежедневных и месячных лимитов, установленных банком.
По израсходованным суммам сотрудник должен отчитаться в течение трех рабочих дней после оплаты или снятия. Если работник находится в командировке, он предоставляет отчет в бухгалтерию в течение 3 рабочих дней после возвращения. К авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие оплату картой, — слип-чеки, чеки банкомата.
Держатель карты не должен разглашать номер, код CV и ПИН-код карты. Передавать карту третьим лицам запрещено. За сохранность карты и расходование средств по карточному счету сотрудник несет ответственность согласно Трудовому кодексу.
Если карта похищена или утеряна, сотрудник должен сразу же сообщить об этом в банк — эмитент для ее блокировки.

Можно ли взыскать с сотрудника перерасход по корпоративной карте

С работника можно взыскать недостачу по корпоративной банковской карте в пределах его месячного заработка. Это закреплено статьей 241 ТК РФ. Но когда с работником заключен договор о полной материальной ответственности, то с него можно взыскать весь ущерб (ст. 242 ТК РФ). Такой договор можно заключить только с теми сотрудниками, чья должность есть в перечне из постановления Минтруда от 31 декабря 2002 г. № 85.

Нужно ли соблюдать лимит расчетов наличными при работе с картой

Для наличных расчетов между юридическими лицами действует лимит в 100 000 рублей по одному договору. Если сотрудник платит за товар или услугу корпоративной банковской картой, то соблюдать лимит не нужно. Он распространяется только на наличные расчеты.

Если сотрудник снимает деньги с карточного счета и платит за покупку наличными от имени компании, нужно уложиться в лимит.

Для каждой карты банки устанавливают свои ежедневные и месячные лимиты на суммы покупок и снятие наличных. Перед тем как заключить договор, подробно расспросите у сотрудников банка про лимиты.

Как отразить операции по корпоративной банковской карте в учете

Расчеты по корпоративной карте отражайте на счетах:

55 «Специальные счета в банках» субсчет «Корпоративная карта»;
71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Как подтвердить расходы, оплаченные корпоративной картой

Снятие наличных с карточного счета или оплата корпоративной картой приравнивается к выдаче подотчетных. Расходы сотрудник должен подтвердить авансовым отчетом. К нему он прикладывает:

оригиналы квитанций банкоматов;
слип;
чеки.

Минфин особо подчеркивает, что в этих документах должна стоять фамилия держателя (письмо от 6 апреля 2015 г. № 03-03-06/2/19106).

Схема. Как учесть расходы на оплату услуг по обслуживанию корпоративных банковских карт

Можно ли списать в расходы комиссию за обслуживание карт

Расходы на выпуск корпоративной банковской карты и обслуживание карточного счета можно учесть на общей и на упрощенной системе (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ и подп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Комиссию по картам списывают проводкой:

списана в расходы комиссия банка.

Платежное поручение в 2016 году: образец, заполнение
Как правильно вести кассовую книгу 2016: десять важных правил
За что налоговики сейчас блокируют счета
Из-за ошибки в платежке банк заморозил счет компании
Как разморозить счет после незаконной блокировки

Статьи по теме:
Как проверить банк, чтобы не было заморочек со счетами эскроу
Письмо в налоговую о переносе денежных средств с одного КБК на другой
Письмо на возврат денежных средств: образец на 2019 год
Новая ключевая ставка ЦБ РФ на 2019 год
Платежное поручение в 2019 году: скачать образец заполнения

Источник: bizguid.ru

Оформляем банковскую карту для ведения представительских расходов

Многие предприятия отказались от «налички», выбрав банковские карты. Причем используют их не только для перечисления зарплаты, но и для представительских нужд. Посмотрим на алгоритм оформления карт и документы, которые подтверждают обоснованность представительских расходов, потраченных из средств на карте.

Б анковские карты прочно вошли в нашу жизнь. Действительно, это удобно, поскольку не нужно возить с собой денежные средства. Просто, т.к. можно использовать банковскую карту как в России, так и за рубежом, без необходимости менять средства в «обменнике». А также надежно, ведь не должен выдавать средства через кассу, что позволяет избежать ошибок.

Однако банковские карты необходимо правильно оформить. О том, как это сделать, читайте в статье.

Что выбрать: деньги под отчет или оформление карты?

работодателю не нужно выдавать денежные средства из кассы, кассир при этом более защищен, поскольку нет необходимости перевозить деньги из банка, а следовательно, нет рисков, что их украдут злоумышленники;
не нужно создавать дополнительные документы, например, авансовые отчеты;
неизрасходованные денежные средства, выданные под отчет, не нужно возвращать в кассу, что, без сомнения, удобно, например, если встреча с контрагентами отложена на неопределенный срок;
при перечислении денег на карточку в качестве средств, направляемых на представительские цели, облагать сумму НДФЛ нет нужды.

Напомним, по мнению налоговиков, если оправдательные документы на приобретение товара или за оказанную работу (услугу) отсутствуют либо оформлены с нарушением установленных требований, суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, облагаются НДФЛ (письма УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861 и от 27.03.2006 № 28-11/23487).

Президиум ВАС РФ в постановлении от 05.03.2013 № 14376/12 пришел к выводу, что спорные подотчетные суммы облагаются НДФЛ. В этом деле в подтверждение расходования принятых под отчет работником наличных денежных средств компания представила только копии авансовых отчетов, без каких-либо первичных бухгалтерских документов, подтверждающих закупку сельскохозяйственной продукции за наличный расчет. Аналогичное мнение Президиум ВАС РФ высказал и в постановлении от 05.03.2013 № 13510/12.

Однако таких рисков не возникнет, если деньги перечислены сотруднику в качестве средств, направляемых на представительские цели на основании подтверждающих документов. При этом ошибки в документах не влияют на факт обложения НДФЛ.

Таким образом, оформление банковской карты более удобно, чем выдача средств из кассы под отчет.

Оформление карт для представительских нужд

Прежде всего может возникнуть вопрос: зачем оформлять отдельную банковскую карту для ведения представительских расходов, если одна (для перечисления заработной платы) у работника уже есть? Все очень просто. Во-первых, отдельная карта позволяет разграничить средства, которые получает сотрудник в качестве зарплаты, от средств, которые он получает в качестве представительских расходов.

Во-вторых, в отличие от заработной платы, представительские расходы являются нормируемыми. В течение отчетного (налогового) периода они включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

В-третьих, представительские расходы могут быть использованы только на определенные цели.

Однако если компания все-таки решит перечислять средства на карту работника, такой вариант тоже возможен. Более того, речь идет даже не о зарплатной карте, а о личной карте работника. Выдача подотчетных сумм путем перечисления их на банковскую карту работника не противоречит действующему законодательству. Об этом заявили Минфин России в письме № 02-03-10/37209 и Казначейство России в письме № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013. Единственное условие для этого – подобный порядок возмещения расходов должен быть предусмотрен в трудовом договоре с работником или в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах работодателя.

Представительские деньги могут быть потрачены на:

официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах;
проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
буфетное обслуживание во время переговоров;
оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Для перечисления представительских расходов мы рекомендуем изготовить отдельную банковскую карту, что позволит, во-первых, отдельно учитывать расходы, во-вторых, перечислять сотруднику на карту исключительно сумму представительских расходов.

Алгоритм оформления карт

Чтобы оформить карту для ведения представительских расходов, необходимо следовать определенному алгоритму. Рассмотрим его.

Шаг 1. Определите перечень сотрудников, которым будут оформляться карты, а также лимит расходов по карте. Это возможно сделать путем издания соответствующего приказа (Пример 1).

Шаг 2. Ознакомить сотрудников с приказом об утверждении лимитов.

Это необходимо для того, чтобы сотрудники понимали, какие денежные средства им будут перечисляться на карту. Кроме того, лицо, ответственное за начисление денежных средств (чаще всего это бухгалтер), должно разъяснить порядок расходования сумм с данной карты. Ведь как мы говорили ранее, деньги не могут быть потрачены на любые цели, например, сотрудник не может приобретать на данные средства канцелярские товары или заказать для себя лимузин.

Шаг 3. Ознакомить работников с условиями предоставления банковской карты.

Чаще всего для представительских расходов оформляются дебетовые карты, которые не предусматривают кредитования. Расчетная (дебетовая) карта как электронное средство платежа используется для совершения операций ее держателем в пределах расходного лимита – суммы денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, и (или) кредита, предоставляемого кредитной организацией-эмитентом клиенту при недостаточности или отсутствии на банковском счете денежных средств (овердрафт). На это указано в п. 1.5 положения Банка России от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием». Также сотрудника необходимо ознакомить с тем, какие операции он может проводить по карте.

Шаг 4. Возьмите заявление с работника о том, что он согласен на изготовление банковской карты.

Необходимо обратить внимание, что работодатель не может навязать сотруднику оформление банковской карты. Выдать карту можно только по заявлению самого работника (Пример 2).

Шаг 5. Собрать необходимые документы и представить их в банк.

Как правило, для оформления карты необходим договор банка с компанией, а также заявления и копии паспортов работников. Однако при оформлении кредитных карт банки часто запрашивают дополнительные документы и информацию:

ИНН;
военный билет;
водительские права;
сведения о заработной плате, например, справку по форме № 2-НДФЛ.

Шаг 6. Дождаться выпуска карты.

Обычно карты выдают представители банка работнику под подпись, к карте также прилагается пин-код, который нельзя никому раскрывать. Однако следует помнить, что наличие банковской карты не говорит о том, что сотрудник может тратить денежные средства, содержащиеся на ней, беспрепятственно: для обоснования представительских расходов нужны документы.

Документы для обоснования представительских расходов

приказ о проведении мероприятия (с указанием должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, и лица, ответственного за проведение мероприятия и за все произведенные расходы);
договоры;
чеки;
программа мероприятия;
список представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа;
перечень делегатов приглашенной стороны (с указанием должностей);
смета представительских расходов, где следует указать предполагаемую величину затрат с разбивкой по конкретным статьям расходов;
меню, утвержденное директором ресторана (кафе) или руководителем либо директором столовой предприятия (если обед готовился своими силами, в собственной столовой);
акт (отчет) о величине произведенных представительских расходов, подписанный руководителем организации. В нем должны быть указаны суммы фактически понесенных затрат со ссылкой на подтверждающие документы;
отчет об израсходованных сувенирах (образцах готовой продукции) с указанием, что, кому и в каком количестве вручено;
договор с переводчиком и акт выполненных работ и т.д.

Помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров (выполнения работ, оказания услуг) (в том числе прилагаемых к авансовому отчету), достаточно любого первичного документа, отвечающего критериям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете), из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией при проведении мероприятий (письмо ФНС России от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 «О документальном подтверждении представительских расходов»).

В отношении представительских расходов не предусмотрено конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих указанные расходы, поэтому любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных расходов, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли.

В частности, документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 «О документах, подтверждающих при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций представительские расходы»).

Поскольку форма отчета не утверждена законодательно, каждая компания может самостоятельно разработать ее (Пример 3).

Форму отчета целесообразно утвердить либо распорядительным документом, либо установить в качестве приложения к локальному нормативному акту, например, учетной политики компании.

Чтобы сотрудники не забывали собирать подтверждающие документы, целесообразно вменить им это в обязанность, например, указав в должностной инструкции. Однако они не могут знать о тонкостях оформления документов, поэтому возможна ситуация, когда не все документы будут собраны или же они не будут содержать обязательные реквизиты. В связи с этим следует назначить отдельное лицо ответственным за организацию подтверждения представительских расходов, произведенных сотрудниками.

На что можно потратить средства с карты?

Как было указано ранее, средства с карты можно израсходовать на представительские цели, которые определены в законодательстве, скажем, на банкетное обслуживание или встречу делегации в аэропорту, а также на услуги переводчика.

Но некоторые компании любят дарить подарки приглашенным контрагентам, например, спиртные напитки. И ограничений для подобных подарков нет. Но иногда правомерность таких подарков приходится доказывать в судебном порядке.

Суд в постановлении ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 по делу № А55-14189/2012 указал, что налоговое законодательство не детализирует перечень продуктов и напитков, которые включаются в представительские расходы, поэтому организации вправе учесть затраты на алкоголь в расходах.

Важно, чтобы расходы были осуществлены при проведении официальных мероприятий и не относились к расходам на отдых и развлечения (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.02.2011 по делу № А32-8834/2010). В п. 2 ст. 264 НК РФ указано, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений и отдыха. То есть нужно запастись подтверждающими документами.

Нельзя также признать в расходах затраты на проведение мероприятия, не носящего официальный характер (письмо Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Поэтому лучше подтвердить официальный характер мероприятия путем издания соответствующего приказа.

Таким образом, важно не просто оформить карту сотруднику, но и правильно потратить денежные средства.

В заключение необходимо отметить, что сегодня ни одна компания не обходится без представительских расходов, ведь часто важную сделку легче заключить в неформальной обстановке. А банковская карта позволяет не оформлять каждый раз выдачу денег под отчет и чувствовать себя комфортно. Безусловно, это намного удобнее. Но оформив сотруднику карту, нужно помнить о различного рода особенностях, в том числе о нормировании и подтверждении представительских расходов.

Источник: delo-press.ru