Понятие коммуникации в управлении бизнесом

Коммуникация – это обмен информацией на основе которого руководитель получает данные, необходимые для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации.
Коммуникация – процесс принятия решения относятся к связующим процессам.
По данным исследований руководитель до 90% всего времени тратит на коммуникации, именно по тому, что обмен информации встроен во всем виды управленческой деятельности по этому коммуникации называют связующим процессом.

Поскольку руководитель исполняет три свои роли (в межличностных отношениях, в информационном обмене, в процессе приятия решений) и осуществляет четыре основных функции (планирование, организация, мотивация, контроль) с тем чтобы сформировать цели организации и достичь их качество обмена информации может прямо повлиять на степень реализации цели.

Коммуникация и информация – взаимосвязанные понятия, однако коммуникация включает так же и то, как передается информация.

Виды коммуникации

Коммуникация между организацией и ее средой .

Коммуникации в управлении. Интервью с Александрой Козловой

Организации используют различные средства для коммуникации со своим внешним окружением. Организации сообщаются с помощью рекламы и других способов продвижения товаров на рынке. В сфере отношения с общественностью они сообщаются с помощью создания определенного образа или имиджа организации, технологии Public Relations (PR).

Межуровневая коммуникация в организации .
Такие коммуникации носят вертикальный характер и бывают двух видов:

• коммуникации по нисходящей (с высших на низшие уровни) подчиненным сообщается о текущих приоритетах, целях, задачах. Осуществляются в форме приказов, распоряжений, приказов, планов и т.д.;
• коммуникации по восходящей (снизу вверх) таким образом происходит оповещение руководства о том, какая ситуация сложилась на нижестоящих уровнях, а так же руководство узнает о текущих и назревающих проблемах в коллективе и предлагает варианты исправления сложившегося положения. Обмен информации по восходящей происходит в виде отчетов, предложений, объяснительных записок и т.д.

Коммуникации между подразделениями .
Эти коммуникации в организации необходимы для координации задач и действий подразделений.

Коммуникации руководитель – подчиненный .
Связаны с совершенствованием развития способностей подчиненных, с оповещением подчиненных о грядущих изменениях, с получение сведений об идеях совершенствования и предложениях.

Коммуникации между руководителем и рабочей группой позволяют руководителю повысить эффективность действий группы т.к. в обмене участвуют все члены группы каждый может высказаться о задачах отдела, о проблемах и достижениях и т.д.

Неформальные коммуникации , связанные с распространением слухов. Руководители пользуются каналами слухов для запланированной утечки определенной информации и распространения сведений «только между нами», т.к. по этим каналам информация передается на много быстрее чем по официальным каналам. Исследования показывают, что информация, переданная по неформальным каналам очень часто оказывается точной, а не искаженной.

Внутренние коммуникации как стратегическая задача бизнеса

По каналам распространения слухов чаще всего передается следующая информация:

• предстоящие сокращения производственных рабочих;
• новые меры наказания (за опоздание);
• изменения в структуре организации;
• грядущие перемещения, повышения и снятия;
• подробное изложение спора руководителей.

Невербальные коммуникации – информация, переданная отправителем без использования слов.

Типы невербальных коммуникаций:

• движение тела (жесты, выражение лица, взгляд);
• личные физические качества (строение тела, рост, вес);
• речь (качество голоса, грамотность, частота речи, смех).

К невербальным можно отнести также и использование среды (мебель, освещённость, шум, температура воздуха, чистота и опрятность, дистанционная близость в общении, и др. способы использования и ощущения внешнего окружения). Время – одна из разновидностей невербальных коммуникаций.

Исследования показывают, что у большинства посланий словесный эффект оставляет 7%.
37% — это тональность голоса, 55% — выражение лица, 1% — прочие обстоятельства.

Невербальные коммуникации в большинстве случаев имеют бессознательную основу, т.к. свидетельствуют о действительных эмоциях участников коммуникационного процесса. Невербальной информацией сложно манипулировать и её сложно скрывать.

Управление коммуникациями на предприятии

Необходимо различать элементы коммуникаций и основные этапы.
Факт обмена информацией не гарантирует эффективного общения участвующих в обмене людей.

Базовые элементы коммуникаций:

• Отправитель – это лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее её.
• Сообщение – это информация, закодированная с помощью символов.
• Канал – это средство передачи информации.
• Получатель – это лицо, которому информация предназначена.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы все стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой в которой смысл может быть искажён или полностью утрачен.

• Зарождение идеи – отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмен, как сообщение уйдёт и уместность идеи с учётом конкретной ситуации и цели.
• Кодирование и выбор канала – чтобы передать идею отправитель её кодирует с помощью символов, используя для этого слова, интонацию, жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен выбрать канал, сочетаемый с типом символов, используемых для кодирования.
• Передача – это один из важнейших этапов через который необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.
• Декодирование – это перевод с символов отправителя в мысль получателя, но получить информацию ещё не значит её понять. А понять — не значит принять. Это зависит от количества искажений в процессе передачи.
• Обратная связь – это реакция получателя на послание, показывающая понята или не понята информация. Получатель становится отправителем, а отправитель – получателем.
• Шум в коммуникации – искажение в смысле информации. В некоторых случаях сообщение может вообще утерять информацию.

Источник: k-a-t.ru

Теоретические аспекты информации и коммуникации в управлении бизнесом

Понятие информации и коммуникации в управлении бизнесом

Коммуникация (от лат. communicatio -сообщение, передача) — передача информации от одной системы к другой посредством специальных материальных носителей, сигналов. В человеческом обществе коммуникация осуществляется между индивидами, группами, организациями, государствами, культурами посредством знаковых систем (языков). Коммуникация между людьми происходит в форме общения как обмен целостными знаковыми образованиями (сообщениями), в которых отображены знания, мысли, идеи, ценностные отношения, эмоциональные состояния, программы деятельности общающихся сторон. Содержание и формы коммуникации отражают общественные отношения и исторический опыт людей. Коммуникация — необходимая предпосылка функционирования и развития всех социальных систем, т.к. обеспечивает связь между людьми, делает возможным накопление и передачу социального опыта, разделение труда и организацию совместной деятельности, управление, трансляцию культуры [9, с.78].

В процессе изучения социокультурной коммуникации важное место занимает такое понятие, как информация.

Информация (от лат. informatio — разъяснение, изложение) — в самом общем виде — передача сообщений между передающей и принимающей системами, что ведет к изменению разнообразия состояний последней. Первоначально это понятие связывалось исключительно с коммуникативной деятельностью в обществе. Позднее был осознан тот факт, что информационные процессы свойственны также и неживой природе, в связи с чем этот термин был воспринят и соответствующими науками.

Важнейшей особенностью информации является ее двойственность. Она существует в идеальной форме и проявляется в материальных объектах, знаках.

Понятия «коммуникация» и «информация» тесно связаны единым процессом управления в организации, но они не тождественны. Информация — совокупность конкретных сведений, необходимых субъекту для выполнения цели, коммуникация — связующий процесс, проявление сущности человека и его отношений с другими людьми, — это явление социальное. Основу коммуникации составляют интересы людей, опыт, долг, ответственность, ценности, интуиция. Коммуникабельный человек — это человек, склонный, способный к установлению контактов и связей, легко устанавливающий их. Коммуникабельность, которая осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему, к новой информации.

Информация возникает, существует и передается благодаря коммуникации. Именно информация является и целью, и средством коммуникации. Без информации нет смысла устанавливать контакты и связи. Но информация эффективна в том случае, когда она нужна, понимаема и соответствует определенным интересам. Коммуникация — это связующий процесс, необходимый для реализации управленческих функций [11, с.125].

Итак, поддерживать порядок в организации, получать информацию, перерабатывать ее и принимать решения, т.е. управлять, можно только с помощью коммуникаций [11, с.128].

Источник: studbooks.net

Коммуникации в управлении

Коммуникация представляет собой передачу информации от одного субъекта другому. В качестве субъектов могут выступать как отдельные личности, так и группы, в том числе целые предприятия.

Если в коммуникацию вступают отдельные личности, то она носит межличностный характер, при этом происходит передача идеи (факта, мнения, намека, ощущения или восприятия, чувства или отношения) от одного лица другому. Передача может производиться как в устной, так и в письменной форме.

Коммуникация и информация

Коммуникация в управлении отличается от информации, но данные понятия связаны между собой. Можно сказать, что коммуникация состоит из того, что передается, и то, как это передается.

Для состоявшегося акта коммуникации необходимо наличие как минимум наличие двух людей. При этом коммуникации в управлении предъявляют требования к каждому из участников. Так, каждый участник должен видеть, слышать, ощутить или трогать, иметь способность определить запах или вкус. Эффективные коммуникации в управлении требуют от каждой из сторон соответствующих навыков и умений, а также определенной степени понимания друг друга.

Решение большинства управленческих задач выстраивается в процессе взаимодействия людей (начальник и подчиненный, подчиненные друг с другом и др.) в рамках определенных ситуаций.

Межличностные коммуникации в управлении являются оптимальным способом обсуждений и решений вопросов, для которых характерна неопределенность и двусмысленность.

Коммуникации могут быть:

1. формальными (межуровневые),
2. неформальными.

Формальные коммуникации

ОПРЕДЕЛЕНИЕ

Формальные (межуровневые) коммуникации в управлении характеризуются перемещением информации внутри компании с уровня на уровень в рамках вертикальной коммуникации.

Формальные коммуникации могут осуществляться как по нисходящей (с высших уровней на низшие, например, при сообщении от руководства задач для подчиненных), так и по восходящей.

Передача информации с низших уровней на высшие уровни оказывает заметное влияние на производительность. При этом коммуникации, осуществляющиеся снизу вверх, выполняют функцию оповещения руководства о том, что происходит на низших уровнях.

Одной из последних управленческих инноваций в коммуникациях снизу вверх является создание групп рабочих, регулярно собирающихся для обсуждений и решений проблем производственной и прочих сфер. Данные группы именуются кружками качества.

Обмен информацией по восходящей обычно проводится в виде отчетов, предложений, а также объяснительных записок.

Неформальные коммуникации в управлении иначе называются каналом распространения слухов. Информация, которая может передаваться посредством данного типа коммуникаций, может быть различного рода (изменения в компании, грядущие повышения или перемещения, изложение споров руководителей, личная жизнь коллег, предстоящие сокращения штата и др.).

Межуровневые коммуникации в управлении

Межуровневые коммуникации могут включать в себя коммуникации различных отделов (подразделений). Все предприятия нуждаются в горизонтальных коммуникациях, так как представляют собой систему взаимосвязанных элементов. При этом руководство должно добиваться совместной работы специальных элементов с целью продвижения организации в необходимом направлении. Дополнительная выгода от коммуникаций по горизонтали состоит в формировании равноправных отношений, которое представляет собой составляющую удовлетворенности сотрудников компании.

Коммуникации между руководителем и подчиненными являются самыми очевидными коммуникациями в организации. Многие разновидности обмена информацией руководителя и подчиненного связаны именно с проявлением задач, а также степенью вовлеченности в решение соответствующих задач.

Коммуникации руководителя и рабочей группы дают возможность повышения эффективности действий для руководителя. В обмене информацией принимают участие все члены группы, поэтому каждый из них обладает возможностью размышления о новых задачах и приоритетах отделов.

Примеры решения задач

Источник: ru.solverbook.com