Из-за темпов экономического и технического прогресса предприятия вынуждены внедрять автоматизацию рабочих процессов. Она касается производственных операций, управленческих систем, помогает организовать эффективную работу отдельных сотрудников, организации в целом. Приемы перехода подходят для любой сферы бизнеса. Это специализированные программы для создания системы документооборота, ведения бухгалтерского, налогового, складского, кадрового, прочих видов контроля. Они выведут предприятие на новый уровень.
Понятие рабочих процессов и внедрение программ
«Рабочий процесс» – взаимосвязанные операции (шаги, действия, этапы), которые надо делать в строгом порядке. Автоматизация – это создание системной архитектуры обмена информацией между звеньями предприятия. Главный инструмент, который помогает в реализации этой задачи –внедрение специализированных программных, аппаратных систем.
Автоматизация бизнеса
Они повышают скорость, точность выполнения операций, сокращают ошибки и решения под влиянием «человеческого фактора». Роль человека полностью не исключается. За ним сохранено большинство функциональных обязанностей. Автоматизация распределяет нагрузки между обязанностями и возможностями человека и машины.
- информационная поддержка;
- учет, контроль;
- сокращение операций, выполняемых вручную;
- минимизация ошибок в аналитической документации;
- быстрое создание отчетов за любое время;
- оптимизация финансовых, трудовых ресурсов;
- безопасность хранения и взаимозаменяемости информации;
- улучшение обслуживания клиентов;
- увеличение дохода компании в целом.
Основные направления и внедрение автоматизации рабочих процессов
Компания, как социально-экономическая единица, имеет ответвления. У них разные функций. Программное обеспечение автоматизирует их деятельность. В таблице приведены области, которые можно реструктурировать:
- обучение персонала, руководство его работой;
- формирование документов по шаблонам;
- контроль исполнения поручений, приказов;
- взаимодействие территориально удаленных структурных подразделений компании;
- секретариат.
- информационная безопасность;
- оборот юридической документации;
- управленческий учёт;
- учет бюджета, распределение финансов.
- рекламная деятельность;
- продвижение, контроль продаж;
- связь с клиентами.
- бухгалтерский, налоговый учет;
- финансовое планирование;
- взаиморасчеты с поставщиками и покупателями;
- начисление заработной платы.
- планирование, руководство, контроль сфер производства;
- учет запасов сырья, материалов и товаров;
- организация, контроль поставок;
- управление производственным оборудованием.
- контроль качества продукции;
- повышение квалификации персонала;
- управление этапами деятельности.
- настройка сайта компании, рассылками;
- развитие новых направлений для привлечения клиентов;
- взаимодействие между филиалами компании;
- развитие сферы PR.
Какие преимущества дает модернизация
Автоматизация ускоряет управление предприятием. Ее преимущества:
Нужна ли вам автоматизация бизнеса $ Как понять ? САМЫЙ ЛУЧШИЙ ТЕСТ на бизнес автоматизацию !
- эффективная работа с данными, система операциях;
- скорость обработки данных;
- сложные моменты становятся прозрачными;
- избавляет от рутинных, механических задач, активизирует потенциал на выполнение важных заданий, в рамках обязанностей;
- координирует группы из разных отделов на выполнение единой цели;
- уменьшает ошибки в документах;
- подсказывает решения в нестандартных ситуациях.
С чего начать?
Есть готовые программные продукты. Из-за специфики ведения бизнеса компании может понадобится разработка ПО. Начиная внедрение автоматизации рабочих процессов, руководителю нужно найти ответ на главный вопрос: «Кому и почему нужна модернизация?».
Определитесь с конкретными ожиданиями. Возможно, нужно ускорить приемку товара, или создание аналитики от разных отделов. Или проблема в расходах на штат операционистов в бухгалтерии. Расставьте приоритеты, выработайте стратегию. Тогда внедрение пройдет без технических конфликтов.
В небольших компаниях нужна автоматизация обработки и хранения больших объемов информации, система отчетности. Это компьютеризация бухгалтерского, налогового учета, контроль движения товарно-материальных ценностей, кадровый учет, расчет заработной платы. Большим компаниям с многосторонним бизнесом этого недостаточно. Нужно составить карту действий, а от неё отталкиваться при выборе ПО.
Разработка проекта внедрения
Определитесь, возможно ли выполнить проект собственными силами или нужен подрядчик. Найдите исполнителя. Этапы внедрения:
- техническое задание;
- формирование структуры руководства;
- описание этапов;
- подготовка документации, регламентирующей управление проектом;
- уточнение требований к участникам проекта.
Диагностика состояния существующей системы управления
У компании есть ветви: планирование, маркетинг, сбыт, бухгалтерский учет. У каждой из них собственная документация, специалисты. Они используют профильное ПО. Модернизация объединит их в единую систему, поэтому начинайте с диагностики. Ее этапы:
- постановка задачи (определение источников информации, составление плана работы с данными и формирование отчета);
- обработка, анализ информации о структуре компании (деятельности подразделений, должностных обязанностях ключевых сотрудников, нормативно-методических требованиях по производству и т.д.);
- опрос руководителей отделов/подразделений, специалистов, обработка полученных результатов;
- составление отчета.
Формирование сети процессов
Деятельность предприятия разбейте на отдельные этапы:
- управление;
- основные (снабжение, производство, сбыт);
- вспомогательные.
Это поможет оценить важность циклов, найти ресурсы для улучшения.
Детальное планирование и организация работ
По каждому рабочему моменту закрепите ответственное лицо. Оно сформирует «рабочую группу». Это могут быть начальники отделов, специалистов, энтузиасты. Определите роли, обязанности каждого заинтересованного. Создайте иерархию операционных процессов, узнайте «болевые точки», которые нужно улучшить в первую очередь.
Составьте техническое задание. После этого переходите к выбору автоматизированной системы.
Внедрение автоматизации рабочих процессов
Выбирая поставщика программ, ориентируйтесь на его подходы. Они должны совпадать с задачами вашей организации. Оцените гибкость ПО, его универсальность (возможность закрыть одним продуктом сразу множество вопросов). Выбрав систему, которая обеспечит внедрение автоматизации, согласуйте техническое задание и подпишите договор.
- установка ПО;
- подготовка рабочих мест;
- настройка системы;
- доработка функционала;
- тестирование системы.
Но внедрение приемов на этом не заканчивается. Нужно обучить персонал работать в новой системе. Разработчиком или поставщиком прикладных программ организовываются специальные курсы или проводятся семинары. Если во время теста обнаружились проблемы, нужна корректировка.
Автоматизация сокращает роль человека в производстве. Это ускоряет развитие компаний, увеличивает продуктивность и скорость работы, улучшает показатели. Растет оценка качества обслуживания и снижаются затраты.
Для обсуждения автоматизации рабочих процессов переходите на наш форум.
Источник: goodservice.su
Особенности автоматизации торговых предприятий
Автоматизация в сфере торговли давно перестала быть просто трендом, к которому необходимо стремиться: сейчас эффективные бизнес-процессы — это норма, отсутствие которой негативно сказывается на результатах деятельности предприятия. В статье мы поговорим о том, что включает в себя понятие автоматизации, а также о выгодах для бизнеса, которые она предоставляет, и секретах её успешного проведения.
Автоматизация в сфере торговли давно перестала быть просто трендом, к которому необходимо стремиться: сейчас эффективные бизнес-процессы — это норма, отсутствие которой негативно сказывается на результатах деятельности предприятия. В статье мы поговорим о том, что включает в себя понятие автоматизации, а также о выгодах для бизнеса, которые она предоставляет, и секретах её успешного проведения.
В целом под автоматизацией ритейла чаще всего подразумевают повышение скорости процессов, происходящих в магазине. Причём всех без исключения: начиная с приёмок, заканчивая непосредственно продажей того или иного товара конечному потребителю.
База данных
Обычно создание базы данных номенклатуры, которую продаёт магазин, является довольно трудоёмкой задачей. Раньше товароведы заполняли гигантские спредшиты (таблицы) по мере поступления номенклатур на склад.
Как правило, это отнимало много времени, но это была не единственная проблема. Часто в процесс вмешивался так называемый «человеческий фактор», который приводит к возникновению ошибок, описок, неправильных вычислений, пересортицы и подобных проблемам.
Сегодня же все связанные процедуры могут быть полностью автоматизированы. Это не только повышает скорость, но и положительно сказывается на точности, безошибочности информации в базе.
Для автоматического заполнения баз данных о товарах применяют специализированные учётные программы, а также сканеры штрихкодов/считыватели RFID-меток, которые собирают и в агрегированном виде транспортируют информацию в ПО.
Как это работает?
Сотрудник магазина считывает сканером штрихкод с товара и вносит информацию о нём в номенклатурный справочник товаро-учетной программы, а затем сканирует остальные аналогичные изделия. Информация о них автоматически попадёт в ПО.
Потом сотрудник берёт следующий товар, вносит данные о нём, а затем сканирует. И так далее.
Приёмка товаров
Когда будет создан окончательный номенклатурный справочник для поставки, её необходимо оформить в качестве поступившей в магазин.
Здесь автоматизация розничной торговли позволяет пойти по одному из двух путей.
- Использование терминала сбора данных
Сначала в устройство необходимо загрузить номенклатуру. После этого сотрудник должен считывать штрихкоды с товара при помощи рассматриваемого портативного устройства. После каждого считывания сведения о товаре будут отображаться на экране терминала сбора данных.
Сотруднику необходимо удостовериться, что всё верно, и ввести данные об общем количестве поступивших товаров в данной продуктовой категории. Когда таким образом будет отработана вся поставка, потребуется лишь выгрузить данные из терминала в учётную торговую программу.
Использование сканера штрихкода
Этот метод оформления поставок является наиболее распространенным. В первую очередь, это обусловлено более низкой стоимостью сканеров по сравнению с терминалами.
Учётные процессы
Одним из самых значимых процессов при проведении автоматизации ритейла является учет товарных позиций. Товароведу здесь нельзя ошибиться: необходимо учесть все операции, отображаемые в товаро-учётной программе, начиная с установки ценников, заканчивая продажей, перемещением или возвратом.
Конечно, это процессы также очень трудоёмки и имеют риски, связанные с вниманием. А здесь ошибаться ни в коем случае нельзя, поэтому лучше автоматизировать процедуры и избежать риски.
Для этих целей мы рекомендуем использовать специализированные POS-терминалы, поддерживающие процессы формирования отчётов о продажах любых товаров. Немаловажно и то, что они обладают развитым аналитическим функционалом.
Например, используя POS-терминал, вы сможете быстро находить самые популярные и, наоборот, товары с низким спросом. В условиях нынешней экономической ситуации это особенно актуально для продавцов, ведь именно от такой информации зависит успех бизнеса в целом.
При помощи терминала можно легко и быстро выгрузить совершенно любую аналитику: продажи, прибыль, обороты, скидки и другие наценки. Кроме того, они позволяют оценивать данные о расчётах с контрагентами.
Производственные процессы
Как работают облачные приложения для автоматизации бизнес-процессов
Принципы и преимущества автоматизации бизнес-процессов
Если у вас есть собственный бизнес, значит, перед вами хотя бы раз вставал вопрос о необходимости оптимизации бизнес-процессов.
Ошибки в работе приводят к снижению продуктивности, падению прибыли и порче репутации компании:
- Отсутствие напоминаний о записях клиентам ведет к опозданиям и неявкам, что нарушает график сотрудников, клиенты отказываются от обслуживания из-за длительного ожидания, а компания теряет деньги и лояльность клиентов
- Ошибки в учете приводят к неправильному подсчету выручки, а невыявленные критические расходы к задержкам в расчетах с сотрудниками и невозможности выполнить закупку
- Отсутствие учета расходных материалов провоцирует их нецелевой расход и лишает возможности контролировать их остатки, что ведет к снижению качества обслуживания клиентов
- Неразбериха в документах отнимает около 15% рабочего времени на устранение ошибок
- Без бизнес-аналитики приходится затягивать с принятием стратегических решений или руководствоваться субъективными ощущениями
Для решения этих и других проблем существуют программы для автоматизации бизнес-процессов — облачные и десктопные приложения. По опросам клиентов, за первые 2 месяца после внедрения системы автоматизации им удалось увеличить выручку на 20%.
Несмотря на то, что облачная технология распространена уже давно, многие предприниматели всё ещё относятся к ней с недоверием и не спешат внедрять в свой бизнес. Однако именно облачные сервисы могут сделать жизнь бизнеса проще и лучше, они имеют ряд преимуществ перед десктопными.
Как работает облачная автоматизация
Всё, что знает обычный пользователь о платформах для облачной автоматизации бизнеса, – это то, что данные доступны из любой точки земного шара с любого устройства. Однако немногие представляют, как именно работает эта система.
Загружая файл в облако, вы передаёте его на один из распределённых в Сети виртуальных серверов. По сути, работа с данными в облаке ничем не отличается от работы с ними на физическом компьютере. Основная разница заключается только в том, что вам не нужно приобретать или брать в аренду целые сервера, а также думать над тем, где их разместить.
Некоторые предприниматели опасаются облачных приложений, им кажется, что данные будут в безопасности, если вести учет на бумаге или в электронных таблицах на личном компьютере. На самом деле это не так, вести учет в облаке гораздо надежнее, если грамотно подойти к выбору платформы. В отличие от персонального компьютера за работоспособность сервера отвечают команды высококвалифицированных технических специалистов.
При выборе облачного сервиса автоматизации необходимо обратить внимание на его безопасность:
- Сервера YCLIENTS находятся в 3х распределенных дата-центрах: Россия, Швейцария, Германия
- Полное резервное копирование 4 раза в день
- Доступ через протокол шифрования TLS v3 (как в банках)
- Системные администраторы дежурят 24/7
- Ограниченный доступ для сотрудников YCLIENTS
- Двухфакторная авторизация
В отличие от персонального компьютера сервера не сломаются и не потеряются, как может потеряться бумажный журнал.
Популярность облачных сервисов в автоматизации бизнеса
Сервисы для автоматизации в облаке набирают популярность из-за своих преимуществ:
- Владелец данных может получить доступ с любого устройства, находясь в любой точке земного шара. Помимо этого с данными (журналом записи) могут работать одновременно несколько человек с разных устройств, и изменения мгновенно появляются в журнале, что было бы невозможно при обычной организации
- Данные остаются в сохранности даже после критических сбоев. Поскольку они размещаются не на физических носителях, их невозможно украсть или повредить. + Вся информация о бизнесе остаётся в безопасности
- Облачные сервисы предполагают использование определённого количества места на виртуальном сервере. Пользователь платит только за фактическое его использование, а не за аренду всего сервера в целом
- Для такого сервиса не требуются какие-то особенные характеристики компьютера или операционной системы
- Все необходимые действия по сохранению целостности данных целиком лежат на провайдере облачного сервиса, что освобождает от необходимости резервирования и позволяет направить усилия на рост своего бизнеса
- Возможности системы непрерывно развиваются, в 2017 году мы ввели 10 важных нововведений и более 4000 небольших исправлений и улучшений. Сервис YCLIENTS используется более, чем 10 000 компаниями, среди которых лидеры сферы услуг, под чьи потребности система постоянно дорабатывается
Это самые передовые технологии: интеграция с IP-телефонией, работа со сканером штрих-кодов, интеграция с онлайн-кассами и другие - Открытый API, позволяющий интегрироваться с любыми другими программами или сервисами
При достаточно быстрой скорости интернета пользователь не замечает, что работает с файлами не с локального компьютера, а с данными, хранящимися за много километров от него, потому что все сервера YCLIENTS являются наиболее быстрыми и мощными на сегодняшний день, чтобы обеспечить комфортную работу для более 60 тыс. администраторов каждый день.
Кроме того YCLIENTS полностью адаптирована под мобильные устройства, это значит, что если интернет пропал, вы можете вести работу с планшета или телефона. Для удобства работы администратора нами были разработаны мобильные приложения (iOS и Android), которые позволяют записывать клиентов, проводить оплаты, закрывать визиты и продажи товаров, получать напоминания и взаимодействовать с клиентами в несколько кликов. Приложения не требуют доступа к компьютеру и позволяют ускорить работу администратора, а владелец бизнеса в любой момент 24/7 из любого места может посмотреть записи за любой день, количество денег в кассе, загруженность сотрудников.
Все эти преимущества делают облачные сервисы идеальными средствами автоматизации бизнеса. С их помощью вы сможете составлять расписания ваших специалистов, контролировать доходы компании в режиме онлайн даже без физического присутствия в офисе, управлять общением с клиентами.
Попробуйте демо-версию сервиса YCLIENTS и оцените возможности облачной автоматизации вашего бизнеса в Москве, любом регионе России или всего мира! Зарегистрируйтесь на сайте прямо сейчас. Все вопросы задавайте по номеру 8-800-505-04-75.
- ← Облачные приложения для автоматизации бизнес-процессов
- Как открыть салон красоты с нуля — с чего начать →
Источник: www.yclients.com
