Порядок и контроль работы бизнеса

На состояние современной экономики повлияло множество факторов, в том числе и рост правонарушений, связанных с незаконным распределением материальных ресурсов. Именно поэтому финансовый контроль на предприятии сегодня актуален как никогда. Четкое функционирование системы финансового контроля и ее элементов позволит контролировать рациональный расход материальных средств, а также законность и правильность формирования сведений о финансовом состоянии предприятия.

Место финансового контроля в управлении деятельностью предприятия

Финансовым контролем называется совокупность действий и манипуляций, проводимых компетентными должностными лицами, в целях контроля соблюдения коммерческими организациями законодательных норм в процессе формирования, распределения и использования материальных ресурсов для своевременного получения полной и достоверной информации о ходе движения денежных средств.

Автоматизируйте управленческий учет, чтобы получать прогнозируемые и фактические данные по расходам и доходам в расширенной аналитике для принятия управленческих решений и снизить кассовые разрывы до 50%!

Контроль бизнеса в котором нет порядка и контроль налаженного бизнеса

Финансовый контроль предприятия нужен для обеспечения эффективного задействования организациями материальных ресурсов, предоставляемых в качестве ассигнований (в случае с бюджетными структурами) или же извлекаемых в процессе коммерческой деятельности. Помимо этого, он позволяет объективно оценить уровень платежной и налоговой дисциплины вышеперечисленных субъектов.

Суть финансового контроля на предприятии заключается:

• в обеспечении финансовой безопасности подконтрольных субъектов;
• в исполнении рядом субъектов своих финансовых обязательств;
• в улучшении экономического состояния всех элементов финансовой системы и его рациональное, эффективное и законное применение;
• в соблюдении финансовых интересов субъектов хозяйствования, усилении их ответственности за результаты своей деятельности;
• в повышении эффективности экономической политики.

Объектами финансового контроля предприятия являются: процессы формирования, упорядочивания и использования финансовых ресурсов подконтрольными субъектами, средствами выражения которых являются различные числовые параметры (выручка, инвестиции в развитие организации, налоговые отчисления и т. д.).

Важнейшим элементом системы финансового контроля на предприятии являются субъекты контроля, поскольку именно на них возложены обязанности по инспектированию субъектов хозяйствования в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами.

Необходимые условия для организации контроля финансово-хозяйственной деятельности предприятия

Успешность и эффективность осуществления любого вида финансового контроля на предприятии определяется наличием таких важных факторов, как:

• документально-правовая база;
• необходимые ресурсы;
• соответствующие полномочия у сотрудников контролирующих органов.

Обратите внимание, что первым по важности условием осуществления финансового контроля является наличие внутренних документов, регламентирующих возможность инспектирования экономической деятельности предприятия определенными органами. То есть субъекты финансового контроля должны реализовывать свои функции в соответствии с действующим внутри организации нормативным актом.

Структура проекта Открытый Бизнес-Курс. Концепция безопасной бизнес-платформы

В содержании документа могут быть отражены полномочия конкретного специалиста или группы (это позволит исключить возникновение вопросов и претензий у сотрудников компании относительно действий контролирующих органов), а также регламент, в соответствии с которым субъект финансового контроля будет выполнять свои обязанности.

Финансовый контроль на предприятии заключается:

1. В работе с большими объемами информации, которую необходимо фиксировать, обобщать, анализировать и т. д. Для фиксации, передачи и интерпретации данных, получаемых в ходе финансовой проверки, необходим слаженно функционирующий рабочий механизм.
2. В ряде взаимосвязанных между собой процедур, проведение которых требует от специалистов определенного уровня квалификации. Должностные лица, уполномоченные осуществлять действия по финансовому контролю на предприятии, должны иметь объективное представление об исследуемых направлениях, определенный уровень познаний и опыт работы в данной сфере.

Порядок организации контроля финансово-хозяйственной деятельности предприятия

В настоящее время в число структурных составляющих системы финансового контроля предприятия входит работа:

• с документальной базой;
• с различными направлениями финансовой деятельности;
• с сотрудниками.

Действия по инспектированию документальной базы предприятия предполагают:

• ее изучение с целью проверки правильности составления, внесения корректных и подтвержденных другими источниками официальных данных о движении материальных средств предприятия;
• изучение на предмет подлинности и полноценности;
• сопоставительный анализ документов предприятия с оригинальными образцами источников.

Работа с различными направлениями финансовой деятельности предприятия включает в себя:

• анализ эффективности вложений материальных средств компании;
• изучение производительности основных фондов и труда;
• оценка уровня экономической стабильности предприятия, его платежеспособности по кредитам и другим обязательствам.

Работа с сотрудниками организации в рамках осуществления деятельности по финансовому контролю предполагает:

• оценку опыта и профессионализма работников предприятия, на которых возложены обязанности по распределению материальных ресурсов;
• выявление фактов недобросовестного отношения специалистов организации к реализации функций, связанных с управлением финансовым состоянием предприятия;
• разработку мер мотивации для сотрудников, которые занимаются распределением и перераспределением бюджета организации, направленных на регулярное повышение уровня знаний и улучшения профессиональных качеств, а также развитие повышенного чувства ответственности у персонала фирмы относительно выполнения своих должностных обязанностей.

Формы финансового контроля на предприятии

Стоит отметить, что для финансового контроля на предприятии характерна четкая поэтапность его осуществления. Поэтому предлагаем ознакомиться с основными ступенями рассматриваемой деятельности:

1. Начальные мероприятия – заключаются в разборе текущего экономического состояния организации до принятия какого-либо решения по распределению или перераспределению капитала.
2. Текущая работа – направлена на выбор наилучшего варианта для дальнейшего развития.
3. Финальные мероприятия – осуществляются для оценки результативности предпринятых шагов и проведенных мероприятий.

Первый этап финансового контроля реализуется путем проведения следующих действий:

• поиск и обучение специалистов для анализа документальной базы предприятия, определение их компетенции, постановка основных целей и задач;
• назначение компетентных служащих для анализа эффективности действующих механизмов управления финансами;
• определение последовательности записи предварительного анализа результатов текущего финансового управления;
• определение конкретных действий начального этапа финансового контроля;
• выполнение имеющихся планов оценки и управления капиталом компании с учетом действующего документального фундамента.

Основной этап финансового контроля заключается в проведении следующих мероприятий:

• назначение специалистов, способных объективно проанализировать результаты текущего финансового управления;
• сбор информации и составление документов для фиксации результатов выбранной стратегии управления финансами;
• написание подробного алгоритма проведения контрольных мероприятий по отношению ко всем финансовым процессам, протекающим на предприятии;
• осуществления финансового контроля организации;
• реализация разработанной стратегии управления и контроля финансовыми потоками, с использованием имеющейся нормативно-методологической базы.

Составляющие заключительного этапа аналогичны вышеперечисленным элементам. К их числу относится выбор компетентных специалистов для оценки результатов финансового контроля, составление документов для подведения итогов и т. д.

Финансовый контроль предприятия классифицируется на виды в зависимости от способа организации и проведения.

Мероприятия по внешнему финансовому контролю проводятся внешними, независимыми по отношению к подконтрольной организации органами.

Внутренний финансовый контроль осуществляется внутренними подразделениями, которые функционируют на предприятии. Он является неотъемлемой частью управления и представляет собой совокупность взаимосвязанных действий, а именно регулярное наблюдение и инспектирование основных направлений деятельности организации с целью оценки обоснованности и эффективности принятых решений, выявления отклонений и неблагоприятных ситуаций, своевременного уведомления руководства для предупреждения, ликвидации и уменьшения финансовых рисков.

Посредством внутреннего финансового контроля управляющая структура предприятия получает объективные сведения о реальной ситуации по части распределения материальных ресурсов, сложившейся на подчиненном объекте, и реализации принятых управленческих решений.

Основными целями внутреннего контроля предприятия являются:

• оценка соответствия работы подразделений утвержденной в компании стратегии развития;
• поддержание финансово-экономической, рыночной и правовой устойчивости предприятия;
• оценка эффективности текущей финансово-хозяйственной деятельности;
• обеспечение сохранности имущества компании;
• инспектирование документальной базы организации на предмет полноты, точности первичных документов и качества содержащихся в них сведений для успешного руководства и принятия правильных решений.

Методы финансового контроля деятельности предприятия

В современной экономической литературе наиболее популярной классификацией является деление всех методов финансового контроля предприятия на следующие категории:

1. Научно-теоретические методы, которые отличаются применением специфических инструментов сбора аналитической информации о финансовом состоянии предприятия для ее последующего использования. Подобные исследования положения дел на предприятии могут проводиться при помощи анализа, моделирования возможного развития событий, сбора и обработки статистических данных. Применение научно-теоретических методов позволяет оценить, насколько действенны способы финансового управления, используемые в настоящее время, а также выстроить алгоритм действий для улучшения текущего положения дел.
2. Социально-коммуникативные методы предназначены для построения системы четкого взаимодействия между специалистами и работниками подразделений финансового управления. Наиболее популярными из них являются: внушение, переговоры, мотивация, стимулирование и награждение. Такие приемы позволяют определить уровень эффективности финансового управления предприятием, используя социально адаптированные рычаги воздействия и выбрать наиболее действенные для конкретного предприятия инструменты. Но не стоит забывать о том, что итоговый результат будет зависеть не только от проверяющих, но и от проверяемых.
3. Эмпирические, или исследовательские, методы заключаются в использовании различного рода воздействий на процесс распределения и перераспределение материальных ресурсов предприятия в рамках имеющихся подходов и технического оснащения для достижения поставленных целей.

Исследовательские методы могут реализовываться посредством:

• проверки числовых сведений и правильности оформления финансовых документов;
• проведения опросов;
• тестирования программного обеспечения и оборудования;
• внедрения экспериментальных методик;
• анализа бизнес-процессов;
• взаимодействия с юридическими базами данных, создания распорядительных документов для осуществления финансового контроля;
• проведения внутренних аудиторских проверок;
• инвентаризации.

Использование вышеперечисленных инструментов позволяет определить, каким именно образом лучше осуществлять финансовое планирование и контроль в организации. Помимо этого, в ходе исследовательской работы можно выявить наиболее эффективные методы, которые позволят достичь поставленной цели с минимальными затратами времени и других ресурсов. Некоторые из эмпирических способов вполне можно считать своеобразным дополнением к научно-теоретическому подходу.

Финансовый контроль предприятия может осуществляться должностными лицами компании, специально созданными подразделениями или независимыми аудиторскими фирмами. В результате использования различных инструментов финансового контроля можно не только оценить эффективность текущего финансового управления, но и взять курс на разработку новых методик и технологий.

Финансовый контроль необходим любому предприятию, ведь именно он позволяет отслеживать законность операций, проверять добросовестность лиц, ответственных за распределение материальных ресурсов, оценивать итоги текущих управленческих решений, а также определять наиболее оптимальную стратегию дальнейшего управления финансами.

Принципы осуществления финансового контроля деятельности предприятия

Как и любая регламентируемая правовыми актами деятельность, финансовый контроль осуществляется в соответствии с рядом принципов:

1. Целью контрольных мероприятий является реализация утвержденного финансового плана организации. Финансовый контроль должен быть неразрывно связан с таким параметром, как стратегичность, то есть быть направленным на удовлетворение основных интересов компании. Соответствие данному принципу также исключает проведение чрезмерно большого количества контрольных мероприятий. Масштабный тотальный контроль над всеми финансовыми операциями компании нельзя считать целесообразным, поскольку это будет только отвлекать менеджеров от выполнения основных обязанностей. То есть вместо глобальных целей управления финансовой деятельностью они вынуждены будут тратить ресурсы на постоянные, дублирующие друг друга проверки.
2. Финансовый контроль предприятия должен быть многофункциональным. Здесь мы говорим не только про необходимость контроля показателей финансового прогресса всей компании (и ее обособленных центров ответственности), занимающих лидирующие позиции в плане этой организации, но и о необходимости создания отдельных центров ответственности. Механизмы и инструменты финансового контроля предприятия должны создавать условия для проведения сравнительного анализа подотчетных сведений со средним значением этих же параметров по отрасли, а также позволять проводить корреляцию подконтрольных финансовых показателей.
3. Финансовый контроль должен быть настроен на количественные модели. Его эффективность значительно повышается, когда подконтрольные виды деятельности предприятия принимают вид количественных аналогов. Но не стоит забывать и о качественных аспектах, которые в свою очередь должны быть выражены в парадигме количественных стандартов. Если уделять должное внимание как количественным, так и качественным характеристикам, контроль финансовых решений, принимаемых на предприятии, будет максимально результативным.
4. Методы обеспечения финансового контроля должны соответствовать особенностям приемов финансового анализа и планирования. В процессе составления плана мероприятий и при последующем их проведении следует обязательно учитывать полный спектр рассмотренных до этого момента систем и методов финансового проектирования (когда подготавливаются стандарты контроля) и анализа (когда разрабатываются показатели, объективно отражающие финансовую ситуацию в организации, и выявляются причины несоответствия этих данных разработанным стандартам).

Пути совершенствования финансового контроля предприятий

На основании вышеизложенного, можно выделить несколько возможных способов решения основных проблем финансового контроля:

1. Создание грамотных методологических основ. Правильно разработанная методология помогает получить четкие ориентиры, определить конкретные цели и задачи, сформулировать принципы и нормы финансового контроля предприятий.
2. Разработка единой концепции финансового контроля и создание общей правовой базы, регламентирующей взаимодействие всех органов финансового контроля.
3. Совершенствование системы внутреннего финансового контроля, в том числе перестройка работы субъектов контрольной деятельности, внедрение эффективных методов финансового контроля.

Источник: rdv-it.ru

Реализация бизнес-плана и контроль за его выполнением.

Реализовать бизнес-план – значит выполнить все практические задачи в фирме и вне ее, необходимые для того, чтобы перевести деловой проект из стадии бизнес-плана в реальную производственную стадию. Реализация бизнес-плана может быть наглядно представлена в производственной предпринимательской деятельности. Блок-схема кругооборота производственного капитала. Денежная форма капитала Производительная форма капитала Готовая продукция 2 3 1 4 Выручка от реализации Фонд накопления 5 Другие источники финансирования Фонд потребления Государственные платежи Процесс реализации бизнес-плана можно разделить на 5 стадий (на блок-схеме эти стадии представлены стрелками с указанием номера стадии). 1 — процесс изыскания финансовых средств. Источники финансирования делят на внутренние и внешние. К внутренним источникам финансирования относятся:

• собственный капитал;

• финансовые средства от реализационных операций фирмы;
• финансовые средства от внереализационных операций (доходы от долевого участия в других фирмах, сдачи в аренду, доходы по акциям, облигациям);
• амортизационные отчисления;
• суммы, выплачиваемые страховыми органами за ущерб;
• резервные (страховые) фонды фирмы.

К внешним источникам финансирования относятся:

• средства от выпуска акций, облигаций;
• банковский кредит;
• коммерческий кредит;
• налоговый кредит (изменение срока уплаты налога от 3 месяцев до 1 года), инвестиционный налоговой кредит (изменение срока уплаты налога от 1 года до 5 лет);
• факторинг (переуступка банку или факторинговой компании долговых требований);
• лизинговые операции;
• бюджетный кредит РФ;
• инвестиции международных организаций, государств, фирм и частных лиц;
• ассигнование из федеральных, региональных и местных бюджетов, фондов поддержки предпринимательства, предоставляемые на безвозмездной основе.

Таким образом, на 1 стадии реализации бизнес-плана можно воспользоваться привлечением любых из приведенных внутренних и внешних источников финансирования, которые наиболее выгодны для предпринимательской деятельности. 2 – процесс превращения денежного (авансированного) капитала в производительный капитал. На данной стадии реализации бизнес-плана денежная форма капитала превращается в товарную форму путем купли средств производства и рабочей силы. Именно на этой стадии реализации проекта очень важно наиболее грамотно подобрать персонал фирмы и надежных партнеров – поставщиков, рационально расходовать финансовые средства на приобретение необходимых предметов и средств труда, в которые включаются сырье, материалы, орудия труда, технологии, производственные помещения, средства коммуникаций, транспорт и др. 3 – процесс производства товаров (услуг). Третья стадия реализации проекта является решающей, так как приводит к созданию конечного продукта бизнеса, который предлагается на рынке. При этом важнейшими факторами конкурентоспособности изделий (услуг) является их качество и себестоимость. Для успешной реализации производственного процесса необходимо внедрение научной организации труда – НОТ, которая направлена на решение следующих задач:

• экономической, связанной с наиболее полным использованием оборудования, материалов, сырья, обеспечением повышения производительности труда;
• психофизиологической, связанной с созданием благоприятных условий труда;
• социальной, направленной на повышение удовлетворенности условиями и результатами труда.

4 – процесс реализации готовых товаров (услуг). Данный этап является определяющим, поскольку именно 4 стадия реализации бизнес-плана позволяет практически оценить прибыльность инвестиций после выручки. Успех реализации изделий (услуг) фирмы напрямую зависит от уровня и качества проведенных маркетинговых исследований, а также команды сбытовых служб и партнеров-покупателей. Обычно на данной стадии реализации бизнес-плана вносятся изменения (если это необходимо) в стратегию и тактику предпринимательской деятельности, которые непосредственно влияют на следующий по последовательности процесс распределения выручки. 5 – процесс распределения выручки. Если из выручки в следующий цикл оборота капитала вкладывается сумма, равная первоначальному авансированному капиталу, то такое воспроизводство называют простым (отсутствуют рост и сокращение производства). Если же в следующий цикл вкладывается сумма большая, чем первоначально авансированный капитал, то такое воспроизводство называют расширенным (налицо стратегия роста). При этом излишек финансовых средств берется из фонда накопления или других источников финансирования (см. блок-схему кругооборота производственного капитала). Процесс распределения выручки включает в себя разделение прибыли на фонд потребления (доход) и фонд накопления (капитал). Фонд потребления в свою очередь распределяется между фирмой и инвесторами. Таким образом, комплексное внедрение бизнес-плана представляет собой реализацию всех 5 стадий проекта. Необходимо отметить, что стадии реализации бизнес-плана не всегда поддаются пошаговому анализу, когда одна стадия неизменно следует за другой. Неизбежно большое количество пересечений и одновременного планирования различной деятельности. Это может быть обусловлено, в частности, тем, что для различных стадий реализации проектов требуются разные периоды времени. Поэтому необходимо составить реалистичный график для различных стадий внедрения проекта. План реализации всего бизнес-проекта должен содержать график, который объединяет различные стадии реализации в последовательную схему действий. Комплексная реализация бизнес-плана обычно возлагается на команду внедрения проекта. Если компания в процессе образования имеет квалифицированный персонал, то она может назначить команду внедрения под своим собственным управлением. В ином случае может быть избран профессиональный консультант, действующий в интересах инвестора. Если инвесторы начинают новый бизнес, и проект не может быть внедрен в существующее предприятие, то в этом случае необходимо создание новой компании. При реализации бизнес-плана рекомендуется:

• составить график реализации бизнес-плана, который объединит различные стадии реализации в последовательную схему действий;
• определить продолжительность каждой стадии;
• распределить обязанности сразу же, как сформировали план, и контролировать их выполнение;
• документировать все данные реализации для последующей корректировки планов;
• учиться на ошибках и стараться не повторять их;
• разработать несколько альтернативных прогнозов изменения значений исходных данных, соответствующих пессимистичному и оптимистичному вариантам развития ситуации.

Одной из основных задач бизнес — планирования является осуществление постоянного контроля. При этом задача контроля состоит не в том, чтобы зафиксировать невыполнение решения, а в том, чтобы не допустить срыва решения, то есть достигнуть цели в намеченные сроки. Формы контроля принято классифицировать по следующим критериям:

• по регламенту осуществления – обязательный (внешний), инициативный (внутренний);
• по времени проведения – предварительный, текущий, последующий;
• по субъектам, осуществляющим финансовый контроль, — президентский, представительных органов государственной власти и местного самоуправления, исполнительных органов власти, финансово – кредитных органов, внутрифирменный, аудиторский;
• по объектам контроля – бюджетный, за внебюджетными фондами, налоговый, валютный, кредитный, страховой, инвестиционный, за денежной массой.

Система контроля реализации бизнес-плана включает в себя контроль мероприятий и финансовый контроль. Что касается плана мероприятий, то это могут быть известные всем администраторам таблички (кто делает, что делает, когда делает, результат исполнения), а в более сложном случае, когда мероприятия связаны между собой,- различные сетевые графики. Следует принять за правило, чтобы каждое подразделение предприятия ежеквартально направляло «Отчет о выполнении бизнес-плана подразделения» (в соответствии с типовой формой) за подписью руководителя подразделения в Планово-экономический отдел или другие уполномоченные организации, которые осуществляют контроль за реализацией бизнес-планов подразделений. В связи с этим, целесообразно разработать «Положение о порядке учета и контроля мероприятий по внедрению бизнес-плана», оформленное соответствующим приказом. Существуют следующие методы проведения контроля мероприятий: проверка, обследование, надзор, анализ, наблюдение (мониторинг), ревизия. Внутрихозяйственный финансовый контроль осуществляется экономическими службами предприятий (бухгалтерия, финансовый отдел и т.д.). Независимый финансовый контроль осуществляют специализированные аудиторские фирмы и службы, оказывающие услуги на платной основе. Объектом финансового контроля выступает производственная и финансовая деятельность самого предприятия и его структурных подразделений. Перед финансовым контролем стоят следующие задачи:

• содействие сбалансированности между потребностью в финансовых ресурсах и размерами денежных доходов и фондов предприятия;
• обеспечение своевременности и полноты выполнения финансовых обязательств;
• выявления внутрипроизводственных резервов роста финансовых ресурсов, в том числе по снижению себестоимости и повышению рентабельности;
• содействие рациональному расходованию материальных ценностей и денежных ресурсов на предприятии;
• содействие правильному ведению бухгалтерского учета и отчетности;
• обеспечение соблюдения законодательных и нормативных актов, в том числе в области налогообложения предприятия.

Различают следующие формы проведения финансового контроля:

• предварительный – осуществляется на стадии составления, рассмотрения и утверждения финансового плана предприятия;
• текущий – проводится в процессе исполнения финансового плана, в ходе осуществления хозяйственно-финансовых операций;
• последующий – осуществляется после завершения отчетного периода и финансового года в целом, проверяется целесообразность расходования денежных средств при выполнении финансового плана предприятия.

По приемам и способам осуществления финансового контроля различают: проверки, обследования, анализ, ревизии. Комплексный контроль состоит из следующих элементов системы контроля: контроль запасов, производственный контроль, контроль качества, контроль продаж, контроль расходов. Целесообразно отметить, что в случае необходимости сотрудники контролирующих организаций могут запрашивать необходимую для контроля информацию из подразделений предприятия, задействованных в реализации контролируемого бизнес-плана.

1. РАЗРАБОТКА БИЗНЕС-ПЛАНА НА ПРИМЕРЕ

ПРОМЫШЛЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ «ОЧАГ». В данном разделе приводится сокращенный вариант бизнес – плана промышленного предприятия «Очаг», составленного Барыбиной А.С. и Брызгаловой К.И.

25.11.2019 333.31 Кб 0 BM_R3.DOC

Ограничение

Для продолжения скачивания необходимо пройти капчу:

Источник: studfile.net

Как перевести сотрудников на удалёнку

Сейчас многие компании по всему миру переходят на удалённый формат работы. Все чаще удалёнка обусловлена необходимостью, а не вопросами личного предпочтения. Основная проблема в том, что нужно правильно организовать удалённый труд и обеспечить своевременное выполнение задач.

Open Academy собрала несколько полезных рекомендаций о том, как бизнесу перейти на удалёнку и соблюсти непрерывность бизнес-процессов.

1. Организуем коммуникации сотрудников

Самый частый аргумент против удалённой работы — отсутствие живого общения. Конечно, некоторые вопросы проще решать при личных встречах. Но при правильной организации удалённой работы можно общаться не менее продуктивно. Преимущества онлайн-коммуникаций в том, что:

• меньше отвлекаешься на посторонние дела;
• важные обсуждения заранее спланированы и расписаны;
• общение происходит только по актуальным темам.

Но чтобы коммуницировать было удобно, важно правильно подобрать сервисы с учётом цели использования.

Для текстового общения можно использовать:

Если нужно пообщаться по видео или просто голосом, пригодятся:

• Viber;
• Skype;
• Google Hangouts Meet;
• ZOOM Cloud Meetings.

Важно заранее определить, какие способы связи будут использованы для срочных коммуникаций, а какие больше подойдут для запланированных совещаний. Например, по электронной почте лучше обмениваться документами или обсуждать несрочные задачи. Мессенджеры отлично подойдут, когда нужно оперативно связаться с коллегой. А вот платформы с поддержкой формата видеоконференций пригодятся при совместном обсуждении проектов.

Рекомендуем прописать для сотрудников инструкции по коммуникациям и уточнить следующие моменты:

• какие приложения должны быть установлены обязательно;
• цель использования приложений (аудио/видео, срочно/не срочно);
• порядок беседы (вопрос-ответ в режиме нон-стоп, планирование повестки, длительность обсуждения).

Некоторые сервисы для общения имеют ограничения по числу участников или предоставляют ограниченный функционал в бесплатной версии. Но если хорошо поискать, найдутся оптимальные решения.

Так геймерский голосовой и текстовый чат Discord абсолютно бесплатен, работает на ПК и смартфонах, позволяет общаться в общем чате, в личке или отдельных чатах под разные проекты.

В сервисе для веб-конференций Cisco Webex Meetings можно бесплатно проводить встречи со 100 участниками без ограничения по времени, с HD-видео и совместным использованием экрана.

Примером успешной удалённой коммуникации служит Aviasales — крупнейший в Рунете проект по поиску дешевых авиабилетов. Здесь действует правило, по которому каждый сотрудник 2 месяца в году может работать удалённо. На постоянной удалёнке работают только специалисты, для которых важнее быть на связи, чем в офисе. Вне зависимости от места работы, вся команда взаимодействует через Zoom и соблюдает единый рабочий график. Это позволяет вести рабочие процессы так, как будто все работают в одном офисе.

2. Планируем рабочие задачи

В удалённой работе грамотное планирование гарантирует отсутствие срывов и неожиданностей. Каждый сотрудник должен знать, что и когда он должен сделать.

Совместно планировать задачи удобно в следующих сервисах:

• Google Календарь — подходит, чтобы указывать сроки исполнения проектов и настраивать напоминания;
• «Планировщик» Microsoft — можно прописывать планы, создавать группы, назначать задачи и настраивать уведомления об их назначении, обновлять сведения о состоянии;
• Asana — в web-приложении, доступном на iOS и Android, можно прописывать задачи и дедлайны, устанавливать приоритеты, отслеживать выполнение;
• Trello — позволяет систематизировать задачи, обсуждения и идеи на единой доске;
• «Битрикс24» — сервис включает планирование проектов и дедлайнов, таск-менеджмент, возможность обмена документами, визуализацию данных на календаре. Создание отдельных рабочих групп;
• «Мегаплан» — можно назначать задачи отдельным сотрудникам, следить за их выполнением и сохранять завершённые проекты;
• «Яндекс.Трекер» — удобно планировать спринты, управлять задачами на виртуальной доске, согласовывать макеты и документы, визуализировать данные;
• Slack — здесь можно настраивать задачи, устанавливать сроки, общаться с коллегами, согласовывать проекты;
• Pyrus — предусматривает общение, списки задач, загрузку файлов, интеграцию с облачными хранилищами.

Выберите планировщик, который доступен и удобен для всех сотрудников и фиксируйте в нем абсолютно все задачи. Главное правило: нет задачи в планировщике — задачи нет вообще, не зафиксированы итоги обсуждений — никаких итогов не было.

Большинство планировщиков задач предполагают наличие ограниченных бесплатных версий, бесплатный доступ для небольших команд или демо-период. Вы можете потестировать разные варианты, чтобы выбрать наиболее удобный.

Учтите, что на первых порах у сотрудников могут быть проблемы с самоорганизацией. Домашняя обстановка, бытовые дела и отсутствие руководителя сильно отвлекают от работы. Рекомендуем заранее прописать правила удаленной работы: график рабочего дня, период пребывания на связи. сроки сдачи текущих задач. Желательно ежедневно составлять краткосрочные планы, по которым сотрудники должны отчитаться по окончании дня. Можно завести общий «дневник», куда каждый член команды будет ежедневно записывать завершенные задачи.

Возможно, что вашим сотрудникам поможет опыт других удалёнщиков. Периодически проводите онлайн-вебинары на тему организации рабочего места, планирования рабочего времени, способов борьбы с прокрастинацией.

3. Обеспечиваем возможность совместной работы

Как бы хорошо ни были спланированы задачи, иногда сотрудникам нужно поработать совместно в режиме реального времени. Для этого тоже существуют онлайн-решения. Например:

• Google Документы — сервис подходит для совместной работы над текстовыми документами, таблицами, презентациями;
• Miro — интерактивная доска для совместной работы над схемами и мудбордами, подходит для проведения брейнстормов, интегрируется со многими популярными сервисами;
• Figma — онлайн-сервис для дизайнеров, позволяющий вместе работать над прототипами и интерфейсами;
• Netboard — инструмент для сбора, организации и обмена контентом, позволяющий совместно создавать и редактировать тематические страницы;
• Bubbl.us — бесплатный веб-сервис для брейнсторминга, в котором можно создавать интеллектуальные карты;
• Twiddla — подходит для совместного обсуждения веб-страниц, фото и графики.

Важно обеспечить хранение информации и её доступность в любое время. Сделать это можно с помощью облачных хранилищ. Например, можно использовать:

• Dropbox — от бесплатных 2 ГБ до неограниченного пространства в платной версии;
• «Google Диск» — бесплатно 15 ГБ + платное расширение хранилища;
• «Яндекс.Диск» — 15 ГБ бесплатного пространства с возможностью платного увеличения на 100 ГБ или 1 ТБ;
• OneDrive — от 1 ТБ на пользователя до безлимита в бизнес-версии;
• «Облако Mail.Ru» — 8 ГБ бесплатно + до 4 ТБ на платном тарифе;
• pCloud — 10 ГБ бесплатно и до 2 ТБ для бизнес-аккаунтов.

Когда материалы проекта хранятся на устройствах сотрудников, есть риск их утраты или временной недоступности в нужный момент.

4. Продумываем систему контроля и мотивации

В удалённой работе грамотный контроль и правильная мотивация определяют успех проекта. Вовсе не обязательно отслеживать действия сотрудников в режиме реального времени. Главное — это прописать дедлайны и следить за их соблюдением.

Можно разбить крупные задачи на несколько мелких подзадач со своими сроками. Обяжите всех сотрудников своевременно отчитываться о проделанной работе или ежедневно отмечать выполненные задачи/подзадачи в планировщике.

Регулярно проводите совместные совещания в видеоформате, чтобы обсудить текущие проекты и обменяться предложениями по их реализации. Прототип из офлайна — ежедневные утренние пятиминутки или «летучки».

Предусмотрите разные способы мотивации. Например, при оплате за количество выполненных задач «удалёнщикам» попросту невыгодно затягивать проекты. Можно придумать систему поощрений за быстрое выполнение задач или сокращение сроков работы.

Пример успешной организации системы контроля и мотивации — онлайн-школа английского языка Skyeng. Она изначально создавалась как виртуальный проект. На данный момент в команде Skyeng всего 42 штатных сотрудника и 10+ тысяч преподавателей, проживающих в самых разных странах мира.

Обучение в школе ведется с использованием специальной онлайн-платформы, которая предусматривает видеосвязь, демонстрацию учебных материалов, мобильное приложение, личный кабинет и т. д. Преподавателям невыгодно нарушать расписание или оказывать некачественные услуги, поскольку это напрямую влияет на их заработок.

5. Поддерживаем командный дух и корпоративные ценности

Удалённая команда может включать в себя людей разных возрастов и с различными взглядами на жизнь. Но для успешной работы сотрудники должны «слышать» друг друга, мыслить похожими категориями, обладать пониманием общей цели.

Помимо рабочих чатов создайте неформальную онлайн-беседу, в которой можно делиться мнениями, задавать вопросы, обсуждать какие-то второстепенные задачи, обращаться к коллегам за помощью или просто болтать в свободное время.

Также не игнорируйте повышение квалификации специалистов и развитие их навыков. Современные методики онлайн-образования помогают осваивать с нуля новые профессии и digital-инструменты. Например, онлайн-курсы от Open Academy дают возможность перенять опыт успешных предпринимателей и научиться ведению бизнеса в цифровом формате.

Рекомендуем создать базу знаний с полезной информацией для сотрудников, инструкциями по работе с сервисами, правилами компании и чек-листами по решению конкретных задач.
Делитесь новостями. К примеру, регулярно публикуйте дайджест о событиях в компании и жизни коллектива, рассказывайте о грядущих планах и текущих итогах.

У вас все получится. Не бойтесь экспериментировать и тестировать разные решения. Для эффективного ведения бизнеса на «удалёнке» важно обеспечить оперативное взаимодействие сотрудников, удобство обмена информацией и грамотное планирование задач.

Не стоит бояться финансовых затрат: небольшая команда вполне может обойтись бесплатными инструментами, а оплата сервисов для крупных проектов обойдется дешевле аренды офиса и организации рабочих мест. Возможно, что home-офис вам так понравится, чтобы вы не захотите менять его на офлайн-вариант.

Источник: academyopen.ru