У каждого бухгалтерского документа есть обязательный срок хранения. Расскажем как разложить все нужное, чтобы в бухгалтерии не было ощущения беспорядка.
Совет 1. Поделите документы по контрагентам
Заводите папки по контрагентам. Это удобно на случай камеральных и встречных проверок, на случай сверок, на случай любых вопросов по расчетам. Если налоговики запросят бумаги, вам не придется их долго искать. Расположите папки по алфавиту. Внутри папки можно указателями разделить бумаги по периодам.
Так получится быстро отобрать старые документы, которые уже не пригодятся.
Если помещение позволяет, то можно обзавестись шкафом-картотекой с выдвижными ящиками. В каждом ящике небольшие папки по каждому контрагенту.
Совет 2. Храните папки вертикально
Папка к папке в шкафу это хорошо. Однако вскоре вы поймете, что место для хранения опять закончилось. Значит, пора снова провести уборку и выкинуть устаревшие документы.
Папка на папке — плохо. Если складывать их друг на друга, например на столе или наверху шкафа, то рискуете построить пирамиду до потолка. В таком случае вы не замечаете увеличивающийся объем.
Бизнес с нуля 2021 — Как навести порядок в бизнесе? Финансовый детокс = Успешное предпринимательство
Совет 3. Формируйте папки по цвету
Складывая папки вертикально, расставляйте их по цвету. По фэн-шуй правильно размещать вещи от светлых тонов к более темным. Считается, что так вы привлекаете удачу. Но даже если вы в эту теорию не верите, то хотя бы будет приятно смотреть на расставленные по гамме цветов папки. И кто бы что ни говорил, почувствуется ощущение порядка.
Если все папки одноцветные, можно их подписывать разными цветами или делать разноцветные наклейки.
Совет 4. Выделите лоток для срочных документов
Документы, которые нужно срочно рассмотреть, подготовить, подписать, храните в специальном лотке (папке) на видном месте. Он помогает контролировать исполнение срочных дел.
Совет 5. Не распечатывайте электронные документы
Не распечатывайте документы в электронном виде, на всякий случай. Здесь главное правило такое:
если документы завизированы электронной подписью, то распечатки не нужны;
если нет электронной подписи — распечатывайте и храните не дольше отведенных сроков. Но только если документ упоминается в учетной политике. Если нет, то его тоже можно не печатать.
Совет 6. Следите за сроками хранения документов
У каждого вида документы свой срок хранения. Воспользуйтесь сервисом «Хранение документов». В нем более 100 бухгалтерских документов, сроки хранения каждого, штрафы за утрату и способы восстановить.
На практике большинство организаций размещают документы в офисе. Если архив слишком объемный, они выделяют под него отдельное помещение. Когда офисные площади не позволяют, то документы передают на хранение в архивную компанию. Если ваша организация является публичным акционерным обществом, то часть документов храните только по адресу исполнительного органа (п. 2 ст.
89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ).
М. Рыбаков. Как навести порядок в своем бизнесе
Бумаги с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах. Какая информация составляет коммерческую тайну, сказано в Федеральном законе от 29.07.2004 № 98-ФЗ.
Бланки строгой отчетности держите в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях. Главное, чтобы выбранное место было надежным для хранения квитанций, билетов и других документов, приравненных к кассовым чекам. Это требование прописано в Положении, утвержденном постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359.
Как сдать в архив
Документы для архива прошивают в четыре прокола с твердой обложкой или переплетают. В одно дело собирают не больше 250 листов. Толщина до 4 сантиметров. Листы нумеруют простым карандашом или специальным нумератором. Арабские цифры ставят в правом верхнем углу листа (п.
4.20—4.22 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31 марта 2015 г. № 526).
Пример. Как рассчитать срок хранения счета-фактуры и товарной накладной
Компания получила от поставщика накладную и счет-фактуру. Дата документов – 10 августа 2018 года.
Товарную накладную нужно хранить в течение пяти лет. Ведь она является первичным документом. Компания ее использует не только в налоговом, но и в бухгалтерском учете. Отсчет начинается с 1 января 2019 года. Поэтому хранить документ нужно до 1 января 2024 года.
Срок хранения счета-фактуры – четыре года (письмо Минфина от 12.07.2005 № 03-04-11/154). Отсчет четырех лет по счету-фактуре начните со следующего дня после окончания того квартала, в котором НДС по документу взяли к вычету. Допустим, вычет по счету-фактуре заявили в III квартале, тогда точка отсчета – 1 октября 2018 года. Компания может уничтожить документ после 1 октября 2022 года.
Источник: dzen.ru
Изменения учетной политики — 2022
С 2022 года обязательно применять новые ФСБУ. Организациям, которые не работали по ним досрочно, нужно проверить свою учетную политику и при необходимости внести в нее изменения. Расскажем, какие положения могут потребовать корректировки.
Александр Лавров
ФСБУ «Запасы» уже вступил в силу, а с 1 января 2022 года обязательно применять ФСБУ «Основные средства», «Капитальные вложения», «Аренда», «Документы и документооборот». Чтобы освежить в памяти основные изменения, читайте нашу подборку.
А в этой статье о том, какие положения учетной политики нужно скорректировать:
- Учет «малоценных ОС»
- Порядок начисления амортизации
- Существенность для периодических ремонтов
- Учет отдельных видов активов
- Переоценка
- Переходные положения
- Послабления при упрощенном учете
- Документы и документооборот
- Аренда
Учет «малоценных ОС»
Пересмотреть лимит стоимости основных средств. Пункт 5 ФСБУ 6/2020 разрешает организации не учитывать в составе ОС активы, стоимость которых ниже установленного лимита. Лимит теперь не ограничивается — его можно установить и больше чем 40 тыс. рублей.
Минфин рекомендует устанавливать лимит в отношении стоимости отдельного актива (письмо от 25.08.2021 № 07-01-09/68312), хотя формально ФСБУ 6/2020 не запрещает определять его и иным образом, например в отношении группы активов.
Обновить порядок учета «малоценных ОС». С 2022 года стоимость «малоценных ОС» нужно относить напрямую на расходы. Ранее по п. 5 ПБУ 6/01 их следовало учитывать в составе запасов. Это формально противоречило п. 2 ФСБУ 5/2019, так как эти активы используются более 12 месяцев, однако Минфин разрешал такой порядок в 2021 году (письмо от 05.03.2021 № 07-01-09/15786).
Порядок начисления амортизации
Определить момент начала и окончания амортизации. ФСБУ 6/2020 предписывает начислять амортизацию с даты признания ОС в бухучете. Но в учетной политике можно прописать, что амортизация начисляется с первого числа месяца, следующего за месяцем признания. Аналогично определяется момент окончания начисления амортизации.
Выбрать формулы для расчета. Если ОС амортизируется с момента принятия к учету, следует самостоятельно определить формулу для расчета амортизации за первый (неполный) месяц.
Закрепить в учетной политике формулу расчета амортизации нужно и при применении способа уменьшаемого остатка (п. 35 ФСБУ 6/2020). Можно использовать формулу, соответствующую ПБУ 6/01, или другую, если она обеспечивает систематическое уменьшение суммы амортизации в каждом последующем периоде.
Существенность для периодических ремонтов
Существенные затраты на ремонт, техосмотр, техобслуживание ОС, проводимые реже чем каждые 12 месяцев, выделяются в самостоятельный объект ОС (п. 10 ФСБУ 6/2020). Критерии существенности, при которых затраты на ремонт выделяются в отдельный объект ОС, устанавливаются в учетной политике. Этот показатель может быть выражен как твердой суммой, так и относительной величиной (как правило, долей стоимости «основного» объекта ОС).
Учет отдельных видов активов
Инвестиционная недвижимость. ФСБУ 6/2020 ввел новую группу ОС — инвестиционная недвижимость. При этом ни Стандартом, ни другими НПА не установлено, на каком счете ее учитывать. Этот порядок нужно определить в учетной политике, например использовать счет 03.
Также желательно установить, как отразить инвестнедвижимость в балансе. Представляется, что можно ввести отдельную строку в разделе «Внеоборотные активы» или использовать строку «Доходные вложения в материальные ценности» (в последнем случае этот порядок нужно раскрыть в пояснениях).
Неотделимые вложения в арендованные ОС. Исходя из взаимосвязанных положений ФСБУ 6/2020 и ФСБУ 25/2018 их лучше отражать как увеличение стоимости права пользования активом. Однако НПА не содержат прямого запрета на учет таких вложений в качестве отдельного объекта ОС.
Учетная политика организации на 2023 год: инструкция и образцы
Переоценка
Способ оценки и частота переоценки. ФСБУ 6/2020 устанавливает два «равноправных» способа оценки ОС: по первоначальной или по переоцененной стоимости. В 2022 году для каждой группы ОС нужно выбрать один из этих способов.
Проводить переоценку ОС по Стандарту допустимо с любой периодичностью, даже чаще раза в год. Поэтому частоту переоценки тоже закрепите в учетной политике. Исключение сделано только для инвестнедвижимости: если она учитывается по переоцененной стоимости, переоценка проводится на каждую отчетную дату.
Порядок отражения результатов переоценки. Пункт 17 ФСБУ 6/2020 предусматривает два варианта для каждой группы ОС: путем пересчета первоначальной стоимости и накопленной амортизации или предварительного уменьшения первоначальной стоимости на сумму накопленной амортизации.
Обновить порядок списания дооценки. ФСБУ 6/2020 разрешает списывать дооценку постепенно, по мере начисления амортизации. Ранее по ПБУ 6/01 дооценка списывалась на нераспределенную прибыль только при выбытии ОС.
Переходные положения
Переход на ФСБУ 6/2020 отражается ретроспективно — так, будто организация применяла Стандарт всегда. Однако п. 49 ФСБУ 6/2020 предусматривает упрощенный переход: можно единовременно скорректировать балансовую стоимость ОС на начало года, в котором начнется применение Стандарта. Полученная разница, включая результаты реклассификации и переоценки, относится на нераспределенную прибыль.
Применение упрощенного способа нужно закрепить в учетной политике первого года применения ФСБУ 6/2020.
Послабления при упрощенном учете
Организации, имеющие право на упрощенный учет (прежде всего это малые предприятия), могут воспользоваться рядом послаблений. Их применение также нужно закрепить в учетной политике.
Такие организации могут воспользоваться следующими преимуществами:
- формировать первоначальную стоимость ОС в упрощенном порядке;
- не проверять основные средства и капвложения на обесценение (п. 3 ФСБУ 6/2020 и п. 4 ФСБУ 26/2020);
- не относить изменение оценочных обязательств по демонтажу на первоначальную стоимость ОС, даже если такие оценочные обязательства признаны;
- отражать переход на ФСБУ 6/2020 перспективно.
Документы и документооборот
Закрепить порядок исправления документов бухучета (первичных учетных документов и регистров бухучета). Такое закрепление скорее формальность, этот порядок достаточно четко определен самим стандартом, добавить в него что-то новое вряд ли получится.
Хранение документов и доступ к ним. В учетной политике нужно закрепить порядок доступа к первичным учетным документам, отраженным в бухучете, и бухгалтерским регистрам. Также рекомендуется отразить порядок хранения документов бухучета: без него установить порядок доступа и соответствующие ограничения будет очень сложно.
Аренда
В заключение перечислим изменения учетной политики, которые влечет за собой начало применения ФСБУ 25/2018.
Организация, переходящая на новый порядок учета аренды, прописывает в учетной политике:
- счет или счета бухучета, где отражаются права пользования активами;
- случаи (из перечисленных в п. 11 ФСБУ 25/2018), когда не признаются права пользования активами и обязательства по аренде;
- порядок признания доходов от операционной аренды;
- применение упрощенного (единовременного) перехода на новые правила вместо полноценной ретроспективы;
- неприменение новых правил (если примет такое решение) к договорам, истекающим в 2022 году.
Кроме того, организации, имеющие право на упрощенный учет, могут:
- упрощенно оценивать права пользования активами и обязательства по аренде;
- все объекты, переданные в аренду, классифицировать как объекты операционной аренды;
- не применять ФСБУ 25/2018 к договорам до 2021 года включительно.
Источник: kontur.ru
Порядок ведения бухгалтерского учета. Порядок ведения. Этапы работы с документацией.
Правильность ведения бухгалтерского учёта во многом определяет благополучие хозяйствующего субъекта.Правила его ведения в России имеют много общего с другими странами. Государство является участником соглашения о международной системе финансовой отчетности. Помимо этого, в России действует стандарт Положений по бухучету (ПБУ). Основой же законодательства национального уровня является Федеральный закон №402-ФЗ, единый для всей страны. В указанном документе федерального уровня автор прописывает основные правила ведения бухгалтерского учета и определяются все стадии этого процесса.
Порядок ведения бухгалтерского учёта устанавливается с принятием во внимание принципов, таких как непрерывность и соответствие доходов и расходов, а также интересов государственных налоговых служб.
Порядок ведения учёта и функции
Операции, связанные с имуществом и финансами, обязательно находят документальное оформление. Закон требует обязательного выполнения процедур документирования не только от коммерческих фирм, но и от ИП.
Учёт начинается с момента создания (сразу после регистрации) и до самого последнего момента – времени исключения из государственного реестра.
Предприниматели ограничивают фиксацию товарно-денежных потоков лишь в виде документальной записи доходов и расходов. Филиалы компаний иностранной юрисдикции ограничиваются тем же, что и ИП. Порядок документирования указанной функции у юрлица будет более комплексным, чем у индивидуальных предпринимателей.
Ответственными за ведение финансовых учётов являются руководители юридических лиц и наёмный персонал. Бухгалтерия может быть представлена одним лицом или органом в штате или аутсорсинговой структурой по договору оказания соответствующих финансовых услуг.
В отдельно взятой фирме проводится учётная политика по своим правилам со своими особенностями (предполагается свой порядок ведения бухгалтерского учёта). Обязательно должны обеспечиваться при этом:
- Достаточная полнота фиксируемых показателей (информации).
- Однозначность показателей.
- Рациональность и эффективность.
Политика экономического учёта, в том числе и налогового, представлена множеством методов решения учётных задач, которые характеризуются неповторимостью (разные фирмы используют разные комбинации).
Непрерывно осуществляемая функция субъекта экономической деятельности как юридического лица в области финансовой отчётности может претерпеть изменения в силу ряда тех или иных обстоятельств.
В обязанности бухгалтерии входит документирование всех хозяйственных операций. Первичный документ включает в себя текущие сведения о факте сделки, операций, а также иных значимых обстоятельств, сопряженных с экономическим положением хозяйствующего лица. Первичная документация должна быть заполнена корректно. Ведь в противном случае налоговая проверка причинит массу неудобств.
Рабочая документация
Финансовые операции и определяемые ими сделки, если они не имели место и признаются фиктивными, не могут и не должны включаться в финансовую документацию. Временем первичного учёта является момент совершения сделки или непосредственно следующий за ним период, если своевременно зафиксировать процедуру не получилось.
Сведения, являющиеся данными первичного учёта, содержатся в документах:
- Акты сдачи-приёмки, официально свидетельствующие факты предоставления и получения сторонами услуги в рамках сделок.
- Товарные накладные, в которые включён перечень оборачиваемых между сторонами благ.
- Расчётно-платёжные ведомости и документы, подтверждающие трудовые и социальные выплаты.
- Кассовые документы: ордеры, поручения, авансовые отчёты.
Сведения, полученные из этих документов, должны отражаться в предназначенных для этих целей регистрах, сгруппировано по счетам и времени.
Отчётность — это совокупность документированных сведений о материально-технической базе, балансе, а также все отчёты о движении денежных средств (входящие и исходящие потоки, также перемещение активов в пределах предприятия). В целостном виде она включает в себя подлинную информацию на основе полученных из регистров сведений.
Инвентаризация
Одним из направлений проведения бухучёта является осуществление инвентаризации находящихся на балансе материальных средств и обязательств хозяйствующего субъекта. Указанная проверка определяет факт действительного наличия указанных объектов и нахождения их в нужном месте, то есть соответствии реального положения дел тому, что указано в регистре.
При установлении факта несоответствия имеющих место в действительности обстоятельств данным регистра, управомоченные представители организации обязаны внести сведения об указанном несоответствии в официальные учётные документы. То есть нарушения должны быть зафиксированы в установленном порядке.
Требования об обязательной процедуре инвентаризации предусмотрены для следующих случаев:
- сдача имущества в наём другим организациям, предпринимателям или физическим лицам;
- переход материальной ответственности иным лицам;
- выявлены факты незаконного присвоения имущества или хищения его иным способом, а также порча имущества или её нецелевая реализация;
- форс-мажорные обстоятельства, как естественного, так и искусственного происхождения;
- составление плановой отчётности бухгалтерией за очередной отчётный год;
- реорганизация юридического лица или прекращение им функционирования в установленном порядком форме.
Инвентаризация может осуществляться с привлечением специалистов из других подразделений.
Главный бухгалтер как второе лицо
Непосредственным ответственным за исполнение функции органа лицом является главный бухгалтер. Основанием назначения его на должность и снятия с нее являются решения генерального директора организации, причём это могут быть единоличные решения.
На главбуха возлагаются следующие обязательства и функции:
- организация проводимой им и другими бухгалтерами учётной политики;
- исполнения бухгалтерских процедур, отражение операций в документах;
- организация контроля за регулируемым перемещением имущества и активов юрлица;
- представление отчётности руководству и обеспечение доступа контролирующих органов и аудиторов к материалам по требованию;
- единоличное подписание документов, относящихся к денежно-расчётным, что является единственным основанием признания действительности указанных документов.
Главный бухгалтер имеет ту же значимость, что и первый заместитель директора, это нашло отражение и в законодательстве о труде кадровой политике.
Этапы работы с документацией
Работа хорошо организованного в деятельности структурного подразделения предполагает алгоритмичность, то есть выполняется в определённом порядке.
Этапы ведения бухгалтерского учета:
- Первичное наблюдение предполагает обработку уже имевших место операций и сделок.
- Второй этап предполагает составление внутренней документации или принятие документов из внешней среды (первичной документации) с дальнейшей регистрацией.
- Третья этап предполагает представление сгруппированных данных в соответствии с системой бухгалтерских счетов, определении бухгалтерской проводки операций, по методу двойной записи согласно выбранной учётной форме. Информация заносится в регистры.
- Четвёртый этап – это итоговое обобщение всех показателей с составлением финансовой отчётности в строго установленных формах. Эта отчётность включает в себя все основные показатели хозяйственной активности и имущественного положения.
- Пятой стадией является анализ проделанной работы бухгалтерии как «второго начальства».
Эти этапы свойственны любой организации. Каждый из них может делиться на несколько шагов в зависимости от вида конкретного предприятия и его функциональных особенностей.
Отчётность и государство
Правила ведения бухгалтерского учёта могут устанавливаться как государством, так и самой фирмой.
Государство – это политическая форма выражения общества, социально-экономическое положение государства определяется отражёнными результатами деятельности его хозяйствующих субъектов.
Учёт данных и их обобщённое представление позволяет:
- облегчить процесс определения налоговой базы;
- обеспечивать контроль за соблюдением финансового законодательства.
Для самого хозяйствующего субъекта упорядоченность отношений, включающая в себя и управление денежными потоками – это залог уверенности в завтрашнем дне. Улучшение внутреннего порядка ведения бухгалтерского учета на предприятии – это вполне ожидаемый шаг для любой развивающейся фирмы. От корректности осуществления документирования финансово-хозяйственного оборота зависит время проверок и функционирование предприятия.
Источник: valen-tax.com
