Цель проекта автоматизации — получение максимальной прибыли за счет сокращения затрат, убытков и потерь при оказании услуг и качественное совершенствование управления фирмой.
Исследованы и определены основные факторы роста размера прибыли современной фирмы. К ним отнесены: сокращение времени на оформление сотрудником запросов, поиск сотрудником и клиентом необходимой информации по турам, по стоимости поездок, по виду поездки; консультирование клиентов; заказ билетов.
По проведенным в курсовой работе исследованиям можно сделать вывод, что одним из важнейших факторов, позволяющим обеспечить получение максимальной прибыли, является учет, контроль и анализ деятельности фирмы. Для достижения этой цели предназначены информационные системы. Кроме этого, ИС необходимо постоянно оптимизировать в соответствии с текущей рыночной ситуацией, требованиями заказчиков и поставщиков. Для проектирования эффективной ИС фирмы в курсовой работе исследованы и определены:
Ш задачи, источники информации и информационная база для качественного оперативного управления фирмой;
Zoho CRM автоматическая постановка задач по схеме бизнес процесса
Ш стратегия функционирования информационных систем;
Ш основные общесистемные принципы, которыми необходимо руководствоваться при создании ИС;
Ш модели создания и развития ИС;
Ш топология и сетевые операционные системы, используемые для реализации ИС.
Построение и обоснование модели новой организации бизнес-процессов
В ходе анализа предметной области было решено создать автоматизированную информационную систему для менеджера туристической фирмы. Внедрение данной информационной системы должно обеспечить значительное сокращение расходов фирмы, сокращение времени планирования денежных средств. При создании системы необходимо учесть все проблемы, выявленные ранее и ликвидировать их. Контекстная диаграмма процесса работы менеджера с клиентом в модели «как должно быть» представлена на рисунке 1.3.1.
Процесс работы менеджера с клиентом в системе происходит в несколько этапов: ввод данных о клиенте, подборка для клиента подходящего тура и затем последующее оформление заявки клиентом по понравившемуся ему туру. Каждый из этих бизнес-процессов декомпозируется на более простые. Суть создания такой модели — переход от ручной работы к автоматизированной, где основные процессы по поиску, оформлению и предоставлению документов осуществляется системой.
Рисунок 1.3.1 — Контекстная DFD — диаграмма процесса работы с клиентом в системе (модель «Как должно быть»)
Обучение Битрикс №24 Автоматизация управления проектами. Бизнес-процесс: задачи, Гант, смена стадии.
Рисунок 1.3.2 — Диаграмма декомпозицииDFD процесса работы с клиентом в системе (модель «Как должно быть»)
Рисунок 1.3.3 — Диаграмма декомпозицииDFD процесса работы с клиентом в системе (модель «Как должно быть»)
Рисунок 1.3.4 — Диаграмма декомпозицииDFD процесса поиска подходящего тура (модель «Как должно быть»)
Рисунок 1.3.5 — Диаграмма декомпозицииDFD процесса оформления заявки клиента по выбранному туру (модель «Как должно быть»)
Рисунок 1.3.6 — Диаграмма дерева узлов (модель «Как должно быть»)
Календарно-ресурсное планирование проекта, анализ бюджетных ограничений и рисков
Планирование — это то, с чего начинается любой проект. Планирование проекта позволяет определить его основные этапы и сроки. Таким образом можно сделать вывод, что на выполнение курсовой работы мне понадобился почти месяц (33 дня). Этапы состоят из:
Ш исследования организации, то есть описание миссии фирмы и изучение системы управления;
Ш исследования существующих в организации бизнес — процессов, то есть анализ работы менеджера туристической фирмы, описание процессов работы менеджера и определение степени автоматизации;
Ш постановки задачи автоматизации, то есть определение цели и задачи автоматизации, анализ недостатков и само построение проекта.
Календарный план выполнения курсовой работы показан на рисунке 1.4.
Рисунок 1.4 — Календарный план выполнения курсового проекта
Источник: studentopedia.ru
Шесть шагов к автоматизации бизнеса
В самом широком смыслепод автоматизацией понимается некоторый набор действий, который позволяет освободить человеческие ресурсы от выполнения определенных задач, как правило, рутинных и однообразных, и переложить их выполнение на определённый механизм.
6169 просмотров
Для начала, что же такое автоматизация бизнеса?
Естественно, что под механизмом сегодня мы имеем в виду компьютер, машинные алгоритмы, позволяющие при правильной настройке выполнять многие задачи, которые до этого мог выполнять только человек. Иначе говоря, автоматизация – это не что-то необъяснимое и требующее колоссальных затрат, а всего лишь процесс подбора и подготовки оборудования и программного обеспечения для эффективного решения задач конкретной организации.
Автоматизация обычно ведется в двух направлениях:
1. Автоматизация основных бизнес-процессов: например, управление продажами или работой с клиентами. В этом случае она проводится для непосредственного увеличения объема продаж, количества выпускаемой продукции и повышения доходности всего бизнеса в целом.
amoCRM — классический вариант системы для автоматизации продаж компании и процессов взаимодействия с клиентами
2. Автоматизация поддерживающих процессов, таких как бухгалтерский учет, отчетность, делопроизводство. Напрямую на увеличение доходов такая автоматизация не влияет, но помогает сократить время и издержки на ведение рутинной работы.
Битрикс24 — система для автоматизации бизнес-процессов компании.
Основными задачами автоматизации бизнеса являются следующие:
● эффективная поддержка оперативной деятельности предприятия, организация учета и контроля;
● подготовка любых документов для партнеров, включая накладные, счет-фактуры, акты сверки и деловые предложения;
● быстрое получение отчетов о состоянии дел в компании за любой период времени;
● оптимизация затрат на персонал, увеличение эффективности использования рабочего времени путем освобождения сотрудников от рутинной работы; сведение к минимуму негативного влияния «человеческого фактора» на важнейшие бизнес-процессы;
● безопасное хранение информации; повышение качества обслуживания клиентов. Автоматизация бизнес-процессов может существенно повысить качество управления в компании и качество ее продукта. Для предприятия в целом она дает ряд существенных преимуществ:
● Увеличение скорости обработки информации и решения повторяющихся задач.
● Повышение прозрачности бизнеса и его технологичности.
● Рост согласованности действий персонала и качества его работы.
● Возможность контроля больших объемов информации.
●Автоматизация ручного труда.
● Уменьшение количества ошибок и повышение точности управления.
● Параллельное решение нескольких задач.
● Быстрое принятие решений в стереотипных ситуациях.
В результате автоматизации управления бизнес-процессами руководитель предприятия получает больше информации для анализа бизнес-процессов в виде подробных аналитических отчетов и имеет возможность качественно управлять компанией с учетом внешних и внутренних показателей.
Шаг 1. Осознать наличие проблемы.
По мере роста бизнеса увеличивается и количество клиентов. На определенном этапе развития вы можете столкнуться с проблемой дыр в работе отдела продаж. Продажи — один из самых сложных и стрессовых элементов любой бизнес-системы. Именно отдел продаж поможет удержать компанию на плаву даже в самые сложные периоды, и он же с легкостью ее потопит, когда этого никто не ожидает. Поэтому, если в отделе продаж есть дыры, то их рано или поздно ощутит на себе вся компания.
Назовем наиболее распространенные проблемы:
● Нерациональное распределение времени менеджеров, много рутинных задач;
● Нет системного подхода и контроля;
● Нет анализа эффективности как отдела в целом, так и каждого менеджера в частности. Потеря клиентов является ключевой причиной падения продаж. Почему может происходить утечка клиентов?
● Уходит менеджер и забирает клиентов с собой. Если отдел продаж не имеет общей клиентской базы, то определить, кого именно потеряла компания (потенциальных или реальных покупателей), довольно трудно, а выйти с ними на связь еще сложнее.
● Неправильная работа с клиентской базой. Все записано на ненадежных носителях (в Excel или на бумажках) или не записано вовсе. Менеджеры теряют историю общения с клиентом.
● База не монетизируется, т. е. не используется для повторных продаж.
● Невозможность анализа клиента и последующего подогрева на повторную покупку.
● Плохой контроль работы менеджеров. Неизвестно как менеджеры общаются с клиентами.
Решить все эти проблемы поможет создание единой базы клиентов и отлаженной системы бизнес процессов компании. Остается лишь вопрос как сделать это максимально качественно, причем так, чтобы не усложнить, а наоборот упростить работу сотрудников. Лучший способ качественно наладить работу компании и в частности работу отдела продаж — автоматизировать управления продажами и работу с клиентами путем формирования единой клиентской базы. Непросто осуществить автоматизацию без четкой постановки задач и их пошагового выполнения.
Шаг 2. Постановка целей.
Итак, мы решились на такой масштабный процесс как автоматизация, с чего же начать? Первое что стоит сделать — это поставить цель, что конкретно автоматизировать и как должен выглядеть результат. В противном случае процесс может сильно затянуться и при этом вы получите не то, что хотелось.
Для правильной постановки цели по автоматизации отдела продаж Вам необходимо ответить на 5 простых вопросов:
1. Сколько наименований товаров или продуктов реализует ваша компания? Можно ли их сгруппировать?
2. Какое среднее количество закрытых сделок у вас в день?
3. Сколько человек или отделов компании принимает участие в процессе продаж?
4. Какова продолжительность цикла сделки (от первичного контакта и до закрытия)?
5. Какие специализированные IT системы или сервисы Вы уже используете?
После четкого ответа на каждый из этих вопросов вы сможете поставить цель, что конкретно автоматизировать, где именно происходит эффект “Узкого горлышка” и как максимально эффективно помочь отделу продаж продавать еще больше. И кроме того, на пяти этих ответах формируется техническое задание для автоматизации отдела продаж. Передав эти ответы нашему системному аналитику, вы получите ответ о том какая именно CRM система вам подходит и на что следует обратить внимание при автоматизации.
Шаг 3. Выделение ресурсов на проект.
Автоматизация требует ресурсов таких как:
● Команда. Должны быть работники которые будут пользоваться системой, как минимум один человек. Система не будет работать пока ей не начнут пользоваться, поэтому сначала люди, а потом интеграции.
● Деньги. Деньги потребуются как на закупку инструментов интеграции, так и на людей которые будут внедрять систему. Привлечение профессиональной команды интеграторов сэкономит вам и деньги и время.
● Время. Любое внедрение новой технологии требует времени. Причем это не только время на процесс интеграции, но и на привыкание сотрудников работать по новой системе.
● Инструменты. Так как автоматизация — это IT технология, то вам потребуются такие средства как компьютер, телефон и интернет.
Шаг 4. Выбор команды интеграторов.
Выбрать и внедрить программу автоматизации бизнес-процессов своими силами и одновременно с этим грамотно, могут далеко не все компании. В любой системе есть огромное количество нюансов и на то чтобы разобраться в них требуется ни один год. И тут как минимум требуется консультант. Но консультант поможет выбрать CRM систему и возможно обучит сотрудников работе, а вот интегрировать все что вам нужно придется уже самостоятельно. Поэтому для качественного внедрения требуется целая команда специалистов.
Существуют маркетинговые агентства, консалтинговые компании с полным циклом, IT-интеграторы, которые занимаются созданием и реализацией проектов такого плана. Главнейший критерий при выборе необходимого подрядчика – это наличие опыта внедрения систем автоматизации, разноплановых специалистов в команде, ваш бюджет и временные границы.
Шаг 5. Описание бизнес процессов.
При отсутствии описания имеющихся бизнес-процессов сложно провести автоматизацию продаж. Для облегчения этих работ следует в деталях разобрать и отобразить все процессы, касающиеся продаж. Это осуществляется в три этапа, для которых следует выполнить: инициацию (оформить все бизнес-процессы буквально и отыскать в них слабые места); оптимизацию (усовершенствовать свои бизнес-процессы и обеспечить обратную связь с собственными сотрудниками и клиентами); автоматизацию (исключить рутину и довести процессы до автоматизма).
Выполнить комплексный аудит бизнес процессов и детальный разбор воронки продаж вам поможет системный аналитик компании DigitalSales . Кроме того он составит техническое задание на автоматизацию вашего отдела продаж и согласует все вопросы с вами.
Шаг 6. Выбор инструментов.
Источник: vc.ru
Разработка в Business Studio ТЗ на автоматизацию бизнес-процессов в BPMS
В статье Владимира Репина представлен пример описания бизнес-процесса и настройки среды моделирования Business Studio для создания технического задания на автоматизацию бизнес-процесса в BPMS. Обсуждаются вопросы вовлечения руководителей и сотрудников подразделений компании в работу по проектированию исполняемых процессов и формированию ТЗ на автоматизацию.
Возможная постановка задачи
Довольно распространенной является ситуация, когда в компании есть много схем бизнес-процессов, созданных в MS Visio. Беглый анализ показывает, что они явно неисполняемые, содержат логические ошибки, операции разного масштаба и проч. На рис. 1 представлен пример такой схемы процесса, предоставленный заказчиком.
Рис. 1. Схема процесса в MS Visio
В целом, схема вполне нормальная, но содержит две логических ошибки. С точки зрения архитектуры, схему можно покритиковать за то, что наиболее важная часть процесса, создающая реальную ценность, показана в виде одной операции. Все остальное — это планирование работы, контроль, согласование и утверждение результатов.
Постановка задачи. Необходимо с использованием Business Studio перевести все подготовленные схемы в универсальный формат, при этом:
- создать архитектуру бизнес-процессов компании;
- сделать процессы исполняемыми;
- подготовить ТЗ на автоматизацию процессов в BPMS.
Поставленная задача может быть решена путем использования программного продукта Business Studio и нотации BPMN.
В данном случае, я привел пример только одной схемы. Если бы речь шла об автоматизации одного процесса, то не было бы никакого смысла переводить схему из MS Visio сначала в Business Studio, а потом в BPMS. Но совсем другое дело, когда нужно подготовить сначала модели нескольких процессов, взаимосвязанных с точки зрения технологии и входов-выходов. Если рассматривать/автоматизировать N процессов, не продуманных в единой архитектуре, можно упустить ряд важных деталей и не получить решение бизнес-задачи в целом. Поэтому роль среды моделирования при разработке и автоматизации нескольких взаимосвязанных процессов кардинально возрастает.
Специалист по Business Studio Иван Глебов считает, что «дополнительным положительным результатом использования среды моделирования Business Studio для формирования ТЗ является документирование функциональной архитектуры информационных систем, используемых для автоматизации бизнес-процессов. Архитектура информационных систем формируется в разделе «Программные продукты» среды моделирования Business Studio».
Перевод схемы в нотацию BPMN в Business Studio
Схему, представленную на рис. 1, можно было бы разделить на три-четыре части и сформировать отдельные модели. Но я не пошел на этот радикальный шаг, а просто перерисовал диаграмму в Business Studio в нотации BPMN, устранив логические ошибки и некоторые, на мой взгляд, лишние операции. Полученная схема представлена на рис. 2.
Рис. 2. Схема процесса после перевода в нотацию BPMN
Замечу, что можно использовать полученную схему для создания имитационной модели процесса. Такая модель в Business Studio применяется для валидации процесса, то есть проверки, будет ли процесс на практике стабильно выдавать результат с установленными характеристиками по стоимости, времени и качеству. К слову, практически в каждой BPMS можно тестировать подготовленные схемы (т. е. запускать токены и смотреть, дойдет ли процесс до конца), но вот запускать имитацию и получать статистические параметры процесса для его анализа и оптимизации — нельзя.
Фрагмент схемы показан на рис. 3. Использованы маркеры операций, чтобы показать, какая операция будет выполняться пользователем в интерфейсе BPMS (Business process management system), а какая может быть выполнена скриптом (соответствующий маркер и серая заливка).
Не все операции процесса при переводе в исполняемый формат сохраняются в том виде, как на оригинальной схеме в MS Visio. При разработке модели процесса для BPMS многие действия рационально объединить в рамках одной операции.
Также показаны информационные системы, которые в текущий момент используются для выполнения операций процесса, например, «АИС «Управление планом ПИР». Кроме того, в качестве примера, показана возможность отобразить документооборот на схеме процесса и используемые для хранения документов базы данных компании.
Рис. 3. Фрагмент схемы в нотации BPMN
Стоит упомянуть, что возможен импорт схем, созданных в MS Visio, в Business Studio. Но в данном случае было быстрее нарисовать «правильную» схему заново, чем редактировать схему, полученную после импорта. Но этот пример не говорит о том, что так поступать нужно всегда. Функция импорта полезна.
Настройка аналитики по бизнес-процессу и формирование ТЗ на автоматизацию
Для того, чтобы схему процесса можно было передавать для настройки BPMS, процесс должен быть исполняемым. Это означает, что токен, запустивший процесс, «добежит» до конца процесса при любом возможном сценарии. Важно, чтобы при формировании схемы процесса соблюдалась семантика нотации BPMN. В противном случае, схема не будет универсальной и пригодной для настройки исполняемого процесса в любой BPMS.
Кроме того, для настройки BPMS требуется дополнительная информация, которая не представлена на схеме. Необходимо определить, какие аналитические данные нужны автоматизации процесса в конкретной исполняемой системе. Затем настроить Business Studio путем расширения объектной модели с использованием модуля Meta Edit так, чтобы можно было удобно вносить данные через интерфейс системы.
На рис. 4 показан пример возможной настройки. Для каждой операции процесса доступна закладка «ТЗ на автоматизацию», которая содержит ряд полей (атрибутов), которые необходимо заполнить.
Рис. 4. Заполнение атрибутов операции процесса
Например, можно выбрать тип операции процесса: «в интерфейсе BPMS», «сценарий», «ручная операция» и т. д. Можно указать, что требуется настройка нормативного времени выполнения операции и указать это время. Можно добавить, что нужно измерять фактическое время выполнения т.п. Так же есть атрибут, показывающий необходимость интеграции с другой системой и проч.
После занесения информации по всем операциям процесса, можно автоматически сформировать готовое Техническое задание на автоматизацию бизнес-процесса. Для этого в Business Studio настраивается специальный шаблон отчета. Возможна выгрузка в MS Word или в MS Visio в зависимости от требований проекта. На рисунках 5 и 6 показаны фрагменты такого ТЗ. В данном случае, ТЗ сформировано в весьма упрощенной, демонстрационной форме.
Рис. 5. Фрагмент ТЗ на автоматизацию бизнеса-процесса. Часть 1.
Рис. 6. Фрагмент ТЗ на автоматизацию бизнеса-процесса. Часть 2.
Какая еще аналитика может и должна быть собрана при подготовке к автоматизации процесса в BPMS? В своей статье Андрей Чепакин предлагает следующую структуру:
- Схема инициации процесса.
- Роль «Инициатор бизнес-процесса».
- Мотив инициации бизнес-процесса.
- Способы запуска бизнес-процесса.
- Типизация клиентов/заказчиков бизнес-процесса.
- Составляющие ценности, формируемой процессом, по типам клиентов.
- Сценарии использования процесса его клиентами.
- Спецификация входов процесса.
- Спецификация выходов процесса.
- Определение единицы потока и ее состояний.
- Ролевая модель процесса.
- Спецификация метрик и показателей процесса.
- Спецификация данных процесса.
- Определение источников данных для процесса.
- Спецификация контролируемых метрик и показателей.
- Способы сбора и обработки данных.
- Способы доставки информации владельцам процесса.
- Способы доставки обратной связи участникам процесса.
- Способы получения обратной связи от клиентов процесса.
- Способы доставки обратной связи высшему руководству.
- Требования к перечню участников процесса.
- Требования к компетенциям участников процесса.
- Реестр возможностей снижения требований к компетенциям.
Обратите внимание, что графическая схема процесса содержит только часть информации, необходимой для автоматизации, а главное, последующего управления и развития бизнес-процесса. Так, например, необходимо заранее определить показатели, которые нужно собирать, способ их измерения и способ доведения до руководителей (план/факт, отклонения, визуализация цветом и т. п.).
Интересные мысли по аналитике высказывает Денис Котов в своей статье. Он рекомендует включать в ТЗ на автоматизацию процессов в BPMS (кроме схемы) следующую информацию:
- Модель данных.
- Объекты системы (например, договор, закупочная процедура или клиент).
- Данные процесса (информация, относящаяся к конкретному экземпляру процесса).
- Отчеты.
- Автоматизации: эскалации руководителям, расчеты («математика»), бизнес-правила, проверка из базы данных, триггеры, интеграции.
Многие специалисты считают, что модель данных, кроме схемы, является ключевой для эффективного решения задачи автоматизации процесса в BPMS. В текущей версии Business Studio, к сожалению, нельзя создать графическую модель структуры данных, как это можно сделать, например, в ERWin (ER модель — entity-relationship model, модель «сущность — связь» — модель данных, позволяющая описывать концептуальные схемы предметной области). В Business Studio можно только описать атрибуты для всех документов, которые используются в моделях бизнес-процессов, как показано на рис. 7.
Рис. 7. Описание атрибутов документа в Business Studio
Иван Глебов отмечает, «что хотя в настоящий момент в среде Business Studio нет возможности графически моделировать структуру данных для ТЗ, но зато в ней есть возможность давать детальное описание атрибутов документов, используемых в процессах, что позволяет достаточным образом смоделировать необходимую структуру данных в «текстово-табличном» виде. При этом, посредством MetaEdit, таблицу атрибутов документа можно дополнить колонкой, в которой, при необходимости, можно указать другой документ в бизнес-модели, с которым атрибут документа должен иметь связь при автоматизации документа в информационной системе».
Кто будет настраивать BPMS?
Настройка любой BPMS включает, как минимум:
- Создание модели организационной структуры компании.
- Создание графической модели процесса.
- Определение участников процесса и их прав.
- Определение необходимых данных.
- Настройка показателей для контроля и управления процессом.
- Создание экранных форм.
- Проверка процесса и публикация на исполняемом сервере.
К более сложным задачам настройки относятся такие задачи, как: написание скриптов, создание различных плагинов, создание сложных экранных форм и, наконец, интеграция со внешними системами.
Можно ли научить руководителей и сотрудников подразделений всем указанным выше аспектам? Да, можно. Но это, на мой взгляд, нерационально. Сотрудники компании должны понимать, что означает исполняемый процесс, и знать основные функциональные возможности конкретной системы BPM. Но учить их нюансам настройки системы долго и дорого.
Достаточно иметь команду специалистов, хорошо знающих BPMS (количество зависит от масштаба проекта, конечно). При этом важно, что руководители и сотрудники подразделений могут проектировать исполняемые процессы на уровне, приемлемом для последующей быстрой настройки BPMS.
Важно, что сотрудники компании вовлекаются в «процессную работу», получают навыки проектирования эффективных процессов и заинтересованы в совместном результате.
На рис. 8 показано возможное видение организации работы различных команд в рамках проекта описания, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов компании.
Рис. 8. Совместная работа команд в проекте
Может быть создано несколько команд, состоящих из сотрудников разных подразделений, которые проектируют бизнес-процессы в Business Studio, проводят анализ и формулируют требования и пожелания (например, автоматизировать выполнение конкретных операций или применить RPA). Участникам рабочих групп не нужно знать нюансы настройки BPMS, поэтому они могут сосредоточиться на проектировании эффективных бизнес-процессов. Такой подход может существенно ускорить работу по оптимизации и автоматизации бизнес-процессов компании.
Однако, есть сторонники другой точки зрения. Ее суть заключается в том, что дублировать схемы процессов в разных системах крайне нежелательно, а нужно проектировать и автоматизировать бизнес-процессы сразу в BPMS. Ниже я сделал попытку сравнить два подхода. Вы можете использовать это сравнение для анализа и принятия решений по методу, который будете использовать в своей компании.
Сравнение двух подходов. Таблица.
В случае Варианта I руководители и специалисты подразделений владеют компетенциями:
- по описанию и анализу бизнес-процесса;
- по использованию базового функционала BPMS на уровне пользователей.
При этом бизнес-пользователей не нужно учить несвойственным и ненужным им аспектам.
Например, менеджера по продажам, цель которого продавать товар компании, не нужно учить программировать скрипты на C# или создавать ER-модель.
В свою очередь ИТ специалистов не нужно специально учить методам анализа и оптимизации процессов (TOC, Lean, KPI).
В случае Варианта II руководители и специалисты подразделений должны овладеть специальными компетенциями (см. красный шрифт) на весьма глубоком уровне.
Могут ли бизнес-пользователи проектировать процессы сразу в графическом редакторе BPMS? Да, могут. При этом они, в любом случае, должны в какой-то форме фиксировать требования к дальнейшей, более сложной настройке исполняемого процесса. Вопрос — где именно? На клочке бумаги, устно или все-таки в формализованном, структурированном виде?
Еще один момент. В BPMS нужно сразу выполнять настройки, а не фиксировать требования к ним. Например, необходимо настроить шлюз с проверкой условий скриптом и т. п. Такие навыки уже выходят за границы компетенции бизнес-пользователей.
Приведу пример. В моей книге «Моделирование бизнес-процессов в нотации BPMN. Пособие для начинающих. Часть I» представлены модели трех процессов. Первый процесс называется «Подача заявки на оплату». В компании может быть одновременно инициировано несколько экземпляров этого процесса. Второй процесс — «Согласование графика платежей на неделю».
Он запускается по таймеру и выполняется один раз в неделю. Третий процесс называется «Оплата счетов». Он инициируется процессом «Согласование графика платежей на неделю». Модели процессов были созданы в Business Studio в нотации BPMN.
Используя семантику BPMN, я показал на схеме, что каждый экземпляр процесса «Подача заявки на оплату» должен получить сообщения из процессов «Согласование графика платежей на неделю» и «Оплата счетов». Далее эти три схемы были переданы в качестве ТЗ специалисту по Elma, который быстро настроил исполняемые процессы в этой системе (большое спасибо!). При настройке нужно было решить несколько задач, явно выходящих за пределы компетенций бизнес-пользователя, а именно: дополнение структуры данных, создание переменных процессов, создание скриптов на C#, управляющих отправкой сообщений, доработкой модели процесса с учетом технологических особенностей работы скриптов.
Добавлю, что в силу архитектурных ограничений в BPMS невозможно создавать архитектуру бизнес-процессов компании в целом и использовать ее для решения таких задач, как: обоснование реорганизации компании, формирование регламентирующих документов и проч.
Стоит отметить, что компетенции участников проекта должны в разумной степени пересекаться, как показано на рисунке 9.
Рис. 9. Зоны компетенций
В идеальном случае, руководители и специалисты функциональных подразделений должны хорошо владеть методами процессного управления и развития бизнеса и знать общие возможности настройки и использования BPMS. В свою очередь, ИТ-специалисты, профессионально владея настройками BPMS, должны в достаточной степени знать предметную область и методы анализа и развития бизнес-процессов.
Источник: www.businessstudio.ru
