Вы выполняете функцию руководителя отдела продаж и ежедневно ставите задачу подчиненным «обработать все входящие лиды в CRM». Простая и понятная сотрудникам задача. Вы проверяете ее ежедневно, но как только вы забываете про нее, ваши сотрудники тоже забывают. Вам приходится держать эту задачу в голове, напоминать о ней сотрудникам, проверять правильно ли они ее сделали, объяснять как надо и т.д. Вы делаете это ежедневно.
Потом их сотни
Бизнес растет и количество задач тоже. Если ничего не предпринимать, то у вас просто не хватит времени все контролировать. Можно нанимать сотрудников для контроля, но что вы будете делать когда они уйдут?
Системный подход
Наша технология позволит оцифровать и правильно загрузить все задачи в систему, чтобы любой новый сотрудник, вступивший в должность смог ее выполнить без вашего внимания. Для этого мы даем инструкцию по поиску и описанию таких задач и предоставляем контролера (коммуникатора).
Вы описываете все задачи, ваши руководители делают тоже самое. Сотрудники понимают, что от них хотят, а коммуникатор держит все под контролем. Вы освобождаете внимание, перестаете заниматься рутиной и уделяете время развитию своего бизнеса.
ПланФикс за 3 минуты: Повторяющиеся задачи
Системный взгляд на бизнес
После внедрения РУС Квант рутина превратится в понятную подконтрольную систему. Ваши руководители опишут процессы в виде повторяющихся задач, а вы сможете заняться развитием.
Список повторяющихся задач для компании
Повторяющиеся задачи в бизнесе
Как обеспечить стабильное функционирование компании? Если в компании отлажено операционное управление, то она работает без сбоев, постоянно давая потребителю тот результат, который он ожидает.
Операционное управление — это управление операциями, которые позволяют достигать результата деятельности компании.
Менеджеры по продажам делают звонки, кладовщик отпускает со склада товар, водитель отвозит груз — это всё примеры операций.
Операционная деятельность состоит преимущественно из повторяющихся задач, которые делаются изо дня в день, из недели в неделю и так далее.
Примеры повторяющихся задач в компании:
- провести планёрку;
- отправить отчёт;
- заказать воду;
- сделать 50 результативных звонков.
Что нужно сделать, чтобы операционная деятельность успешно осуществлялась и не требовала больших затрат времени и внимания руководителей на её контроль?
Правильно описать повторяющиеся задачи для каждой функции.
Подключить коммуникатора.
Посмотрите короткое видео о том, как это работает в системе «Квант»:
В несистемных компаниях за повторяющимися задачами приходится следить руководителю. Причём больше времени тратится не на контроль результатов, а на «проталкивание» задачи — ведь сотрудник может из-за сильной загрузки забыть о ней или даже сознательно «забить» на выполнение.
Повторяющиеся задачи в ЛидерТаск (Совет по продуктивности)
Контроль выполнения задач не требует компетенций руководителя, эту функцию можно передать специальному коммуникатору. Он будет направлять внимание сотрудников на регулярные задачи до тех пор, пока они не будут выполнены, а также следить за всеми коммуникациями в компании.
Может показаться, что описать можно только самые простые задачи. Таких ограничений нет! Можно прописывать любые задачи, даже те, которые направлены на рост и развитие компании.
Давайте посмотрим, какие регулярные задачи могут стоять перед руководителем отдела продаж.
Задача;Периодичность
Составить план продаж;1 раз в неделю Провести личную мотивационную беседу с каждым сотрудником;2 раза в неделю Провести тренинг по навыкам продаж;Ежедневно Пересмотреть систему мотивации;1 раз в квартал Отправить отчёт в мессенджерах;Ежедневно Оценить качество звонков, выявить критичные ситуации и улучшить разговоры каждого сотрудника;Ежедневно
Важно понимать, что повторяющиеся задачи в системе прописываются для функции, а не для человека. Это позволяет сохранить их стабильное исполнение даже в случае замены сотрудника.
Что даёт внедрение повторяющихся задач?
Источник: xn--80adxolglc.xn--p1ai
Избавление от волокиты и автоматизация повторяющихся задач: советы по устранению пробелов в бизнес-процессах
В погоне за успехом современные бизнес-лидеры стремятся использовать полный спектр факторов, которые потенциально могут оказать поддержку той или иной части их деятельности. Наряду с определением глобальной стратегии развития компании, также не последние значение могут иметь поиски пробелов в рабочих процессах, из-за которых системно снижается качество выполнения тех или иных задач.
Во всяком случае, устранение подобных изъянов может повысить эффективность бизнеса на несколько процентов, а то и в разы, если подходить к анализу комплексно и с высокими требованиями к оптимизации.
В качестве основных направлений поиска и выявления подобных бизнес-пробелов можно отметить следующие.
Волокита внутри системы
У современного сотрудника рабочее время должно посвящаться только задачам, которые не может выполнить компьютер. Если же ему приходится значительную часть времени уделять процессам, вовсе не связанным напрямую с его работой, это говорит о наличии волокиты. Заполнения форм, приведение отчетности по мелким процедурам, постоянные направления запросов с ожиданиями ответов не только технологически затрудняют рабочие процессы, но и деморализуют команду.
Решение задачи устранения волокиты вовсе предполагает ликвидацию регламентов и процедур. В состоянии полной свободы организационного управления без четких правил взаимодействия участники производственных процессов либо начнут путаться, либо остановят деятельность. Регламенты с отчетностями нужны, но в строго оптимизированных формах, которые способствуют не торможению бизнес-процессов, а повышению эффективности слаженной работы.
Упрощение технологических процессов
Как бы странно это ни звучало, но большинство компаний вполне может себе позволить упрощение целого ряда процессов ради достижения еще большей эффективности. Речь может идти о логистике, проведении транзакций, обслуживании клиентов или производстве продукта – каждый процесс стоит пересмотреть с точки зрения возможностей упрощения, сокращения и удешевления. Исключение ненужных шагов и этапов, даже если они незначительны, в долгосрочной перспективе повысит и общую эффективность компании.
Главный совет, которым необходимо руководствоваться на этом этапе улучшения компании, это стремление к рационализации. Не стоит стремиться к чрезмерному и необоснованному упрощению. Всегда должны учитываться не только плюсы оптимизации в виде экономии времени и ресурсов, но и возможные негативные факторы наподобие снижения качества процессов и их подконтрольности.
Определение приоритетности процессов
Для облегчения задач оптимизации и дальнейшего управления компанией технологические процессы, операции и процедуры должны быть четко классифицированы по уровням приоритетности. Изначально формируется несколько категорий объектов, представляющих процессы, операции и процедуры в разных сферах жизнедеятельности бизнеса, после чего в каждой группе производится оценка.
Каждый объект необходимо оценивать по критериям его значимости с точки зрения достижения конечных целей компании. Это может быть соответствие миссии бренда, оказание влияния на уровень продаж, популяризацию продукции на рынке и т. д.
Автоматизация повторяющихся задач
Уже говорилось о том, что сотрудникам должны быть поручены только те задачи, которые не поддаются машинному исполнению. Причем спектр таких операций и процессов постоянно расширяется, так как развиваются и технологии автоматизированного управления.
На базовом уровне в ведение условному искусственному интеллекту с машинным обучением могут быть переданы повторяющиеся задачи. Однако даже небольшие фирмы при желании и должном уровне квалифицированных кадров могут себе позволить автоматизацию и сложных задач, в том числе предполагающих выполнение нестандартных операций с предоставлением на выбор оператору нескольких вариантов решения.
Слабые места в технологических цепочках
Это узкие участки, которые проседают и требуют вовлечения неоправданно больших ресурсов, в том числе административных. Обычно такие места в технологических цепочках возникают из-за недостатка тех или иных возможностей у компании.
Например, недостаток коммуникаций, квалифицированных кадров, технических средств или материальных ресурсов вполне может обусловить образование таких зон. Если на данном этапе нет возможности их устранения своими силами, то есть смысл обратиться к услугам сторонних специалистов в формате аутсорсинга.
Оптимизация взаимодействия с партнерами
Будь то аутсорсинг, контрагенты, поставщики или группы клиентов, взаимодействие с ними должно происходить по отлаженным каналам, в которых также устранены слабые места. Риск наличия изъянов в данной инфраструктуре повышается именно из-за присутствия другой стороны в ее организации, поэтому не обойтись и без согласованной работы в этом направлении с партнером.
Рационализация планов и стратегий
Общая концепция развития с планами, тактиками, целями и задачами не может восприниматься как некая неизменная данность. Даже если в самом начале была проведена масштабная работа по определению будущего проекта и разработке технологий его реализации, это не значит, что намеченные планы не могут корректироваться.
Постоянно меняющиеся условия рынка – лишь один из факторов, которые может обусловить необходимость внесения корректив в стратегию развития компании. Игнорируя подобные факторы, даже компания с самой эффективной внутренней структурой рано или поздно зайдет в тупик, уступив место для движения вперед конкурентам.
Источник: businessman.ru