Повышение качества управления и оптимизации бизнес процессов это

Бизнес-процесс крупной компании — это огромный механизм, роль шестеренок в котором играют задачи и действия, направленные на достижении цели. Чтобы деятельность была наиболее эффективной по требуемым показателям, бизнес-процесс необходимо оптимизировать — увязать все действия таким образом, чтобы достичь поставленной цели с наименьшими затратами.

Зачем нужна оптимизация: как облегчить бизнесу жизнь

В эпоху цифровой экономики как никогда важно, чтобы компания была интегрирована в сложную интернет-среду. Использование Сети для взаимодействия с клиентом не только увеличивает число задач, но и многократно уменьшает время на их выполнение. В результате выигрывает тот, кто грамотно составляет схему процесса и получает результат быстрее всех. Современному бизнесу, который хочет успеть за клиентом, не обойтись без методов оптимизации.

Под оптимизацией понимаются решения, призванные устранить недостатки и наладить работу каждого звена компании по принципу «процесс-результат». Цели зависят от отрасли и структуры предприятия, но их можно обобщить:

BPMService.ru — Оптимизация бизнес-процессов

улучшение качества управления бизнесом;
рост показателей качества;
планирование и распределение ресурсов;
ускорение производственного цикла;
повышение лояльности клиентов и т.д.

Есть различные подходы к оптимизации бизнеса: построение структурных схем, выделение сильных и слабых мест, постановка задач и граничных условий (по времени или затратам) для их выполнения, анализ информационных потоков, автоматизация работы.

Автоматизация не только ускоряет обработку повторяющихся задач (ответы на письма, звонки, заполнение таблиц), но и помогает централизовать весь бизнес-процесс в едином поле. Менеджеры могут выставлять задачи рабочим и следить за их выполнением, создавать прозрачную отчетность и, что важно, наблюдать, как действия в цепочке процессов влияют друг на друга. Такой анализ помогает держать перед глазами всю картину бизнеса и вовремя реагировать на негативные изменения.

Инструменты и сервисы для оптимизации и автоматизации

Современные инструменты для автоматизации можно разделить на несколько категорий:

управление бизнес-процессами (ведение проектов, бухгалтерия, складской учет);
планирование задач и внутреннее общение;
работа с кадрами (анализ резюме, онлайн-собеседования);
взаимодействие с дистрибьюторами и торговыми агентами;
привлечение и работа с клиентами (SEO-анализ, маркетинг, онлайн-консультации);
рекламная аналитика.

Разработчики предоставляют сервисы с конкретным функционалом для разных сфер: торговли через интернет-магазины, логистики, рекламы, деловой переписки, чат-ботов и т.д. Для удобства работы крупные сервисы связываются с 1С-приложениями, мессенджерами, почтовыми клиентами, облачными хранилищами.

Управление персоналом. Административные сотрудники. Оптимизация бизнес-процессов.

Приведем примеры сервисов для оптимизации бизнеса:

ANTOR TerraMaster — сервис для планирования работы торговых представителей. Автоматически выстраивает маршруты и зоны работы агентов, чтобы они не пересекались; отслеживает частоту и неравномерность посещений клиентов. На базе ANTOR есть сервисы для работы курьеров, мониторинга транспорта и анализа доставок.

Sever.Ai — искусственный интеллект для сбора и обработки информации. Умеет прочитывать и воспринимать на слух текст, вести деловую коммуникацию (звонки, SMS, конференции), проводить видео-интервью и онлайн-лекции. Подходит для оптимизации процессов обработки резюме (в 100 раз быстрее человека) и набора новых сотрудников по заданным требованиям.SmartSheet — многофункциональная платформа для координации действий. Включает панели для администрирования и автоматизации задач, интеграции приложений, графического анализа данных и разные формы визуального представления (сетки, диаграммы Ганта, календари).

Оптимизация рабочих процессов позволяет ускорить решение типовых задач, автоматизировать составление отчетности, спланировать ведение проекта и высвободить драгоценные ресурсы.

Деятельностью любых процессов предприятия является получение максимальной прибыли при минимальных затратах. Это первоначальная задача. Поэтому, когда реструктуризация становится неизбежной, топ-менеджмент принимает решение делать оптимизацию по сокращению затрат по наименее доходным направлениям. Такими неприбыльными «придаточными» сферами деятельности организации являются административные подразделения: бухгалтерия, отдел кадров, секретариат, юристы.

Что касается сокращения кадров, то большинство предпринимателей и наемных управленцев первоначально снижают затраты за счет обслуживающего персонала. Эти кадровые единицы считаются менее востребованными. Однако не все так просто.

Как показывает практика, проведенные мероприятия не приносят кардинальных изменений. Штат не претерпевает особых изменений, а процессы, необходимые для функционирования любого предприятия, выполнять некому. Администрация часто сокращает персонал интуитивно, не аргументированно, тем самым лишаясь важной вспомогательной, технической отрасли.

Таким образом в рабочем коллективе растет градус недовольства. Оставшиеся рабочие несут дополнительную нагрузку, уволенные сотрудники требуют компенсацию. Такие шаткие состояния компании наносят очень сильный удар по ее репутации.

К другим, довольно распространенным административным решениям, относятся:

увольнение сотрудника по собственному желанию или соглашению сторон, с выплатой компенсации;

вынуждение сотрудников предпенсионного возраста преждевременно выйти на пенсию;

ситуации, когда сотрудников переводят на другую, как правило, менее оплачиваемую ставку, в рамках одного подразделения, без возможности дальнейшего повышения зарплаты.

Очень распространены и, так называемые, кадровые перестановки и слияния подразделений, когда из двух отделов формируется один. При этом руководители отделов вынуждены либо увольняться, либо пополнять штат рядовых сотрудников.

С чего следует начать кадровую оптимизацию на предприятии

Любые кадровые изменения неизбежно наносят вред организации, независимо от того, кто занимается этим вопросом. Решение об увольнении всегда дается нелегко. Менеджер долго выбирает кандидатуры, все это время сотрудники переживают стресс в ожидании «приговора».

Сокращение кадров – дело не из легких, поскольку требует скрупулезности и объективности, но выполнить ее без эмоций невозможно. На долю HR-специалистов выпадает особенно тяжелая задача: сообщить каждому рабочему о том, что он уволен.

Оптимизация требует взвешенности решений. Следует понимать задачу, ставить четкие планы, которые должны принести ожидаемый результат. В самом начале следует определить все возможные риски, чтобы в итоге получить обратный эффект.

Если вам необходимо качественно провести оптимизацию работы персонала, соблюдайте определенный алгоритм действий:

определите стратегический план и поэтапные задачи, которые следует выполнять для достижения результата;

проанализируйте ход бизнеса фирмы;

составьте новое штатное расписание;

определите реальные потребности в персонале;

составьте четкий план мероприятий по сокращению трудовых ресурсов;

выполните все поставленные задачи;

утвердите новое штатное расписание.

Основные методы оптимизации работы компании:

Метод исключения – ликвидация всех возможных, как внутренних, так и внешних помех, которые препятствуют повышению рентабельности компании.

Метод упрощения – снижение любых сложностей в производственной, образовательной, логистической и сбытовой структурах путем равномерного распределения работы по всем участкам и подразделениям.

Метод стандартизации – внедрение инноваций, современных технологий и программ для продвижения и оптимизации работы на предприятии.

Метод сокращения – требует значительного уменьшения ресурсных, трудовых, финансовых, производственных и запасных затрат.

Метод ускорения – обусловлен необходимостью уменьшения затрат времени с параллельным внедрением рабочего инжиниринга, автоматизации труда.

Метод изменения – выявление и замена самых провальных, тормозящих производство участков на более эффективные, современные и действенные. Устаревшие технологии и материалы подлежат замене на высококачественный продукт, а малоэффективная методика должна замещаться оперативным современным аппаратом.

Метод взаимодействия – рабочий процесс объединения всех подразделений компании для следования единым интересам коллектива и предприятия в целом. Качественное взаимодействие сотрудников компании на всех уровнях способствует более продуктивной работе и улучшению трудовых ресурсов.

Сокращение персонала не должно отразится на качестве производства. Никогда не забывайте об этом. Перед тем как начать оптимизацию, следует подумать о качественных изменениях кадрового потенциала фирмы, над его эффективностью использования и нормировании труда.

Не нужно реструктуризировать отрасль, приносящую высокую прибыль компании. Кроме того, следует проанализировать особенности взаимодействия между «доходными» подразделениями и топ-менеджментом. Если коммуникация устойчива и стабильна – оставить все без изменений. Дополнительные требования и отчеты могут нарушить баланс и негативно отразиться на результатах работы отделов и компании в целом. Качественная кадровая рационализация предусматривает увеличение численности высококвалифицированных специалистов.

Очень сложно добиться позитивных результатов в тех подразделениях компании, где затраты превышают доход.

Если для сотрудника «центрального ядра» уровень затрат выше уровня прибыли, следует дополнительно проанализировать объективность этих показателей. Принимать решение о сокращении кадровой единицы следует на основании интересов предприятия, а именно: чем больше разница столбиков доходов и расходов сотрудника, тем очевиднее становится риск его увольнения.

5 советов по эффективной кадровой оптимизации предприятия

Администрация должна адекватно оценивать роль каждой кадровой единицы компании. Без этого невозможно наладить эффективное управление. Первоначальная задача руководителя – оптимизировать работу сотрудников: правильно распределять обязанности и нагрузку, оценивать способности и возможности каждого подчиненного, способствовать качественному взаимодействию между работниками.

До внедрения методов кадрового оптимизирования администрация должна принять все возможные меры для улучшения эффективности работы. Никогда не забывайте, что увольнение – последняя мера, к которой следует прибегать только в самом крайнем случае, когда все доступные способы осуществить оптимизацию оказались недейственными.

Заполните форму и свяжитесь с нашими специалистами для подробной консультации.

Укажите свои контакты и бизнес-задачи. Мы подберем наиболее эффективное решение для вашей компании.

3 клика или 1 звонок

Чтобы стать клиентом нашей компании

Оставьте ваши данные и мы перезвоним вам через 15 минут

Технологии и Инновации

Image Recognition AI
Бизнес-аналитика и визуализация данных
Онлайн технологии в обучении
SFA система
Автоматизация маршрутизации
Облачный документооборот
Универсальная Service Desk система
Геймификация
Управление продажами в ТТ

Трехсторонние проекты
Технологии краудсорсинга

Клиенты

Сети в покрытии

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ОФИС

ПРИЕМ ОБРАЩЕНИЙ

ПРИСОЕДИНЯЙТЕСЬ

Заявка на услугу

Обратный звонок

Уважаемые Партнеры!

В настоящий момент, когда коммерческие предприятия ежедневно сталкиваются с новыми вызовами из-за происходящих мировых событий, всем как никогда требуется поддержка.

За 19 лет своего существования Компания Leader Team, как и экономика России в целом, не раз сталкивалась с подобными обстоятельствами, успешно их преодолевая. Сегодня наша Компания является лидером рынка аутсорсинговых услуг и сейчас мы по-прежнему стабильны и полностью выполняем все обязательства перед всеми нашими Клиентами и Партнерами.

Услуги мерчандайзинга, аутсорсинга персонала (торговые сети, производство, складская логистика), а так же независимой инвентаризации, предоставляемые нашей Компанией, способствуют сохранению конкурентоспособности, а также сокращению издержек наших Партнеров.

Для чего нужна оптимизация управления предприятием

Что такое оптимизация управления и каковы ее функции оптимизации управления. На какие виды она подразделяется и какие задачи перед ней стоят? Какие методы используются для оптимизации?

Оптимизация управления предприятием – это процесс нахождения и введения в работу оптимального решения.

Основной задачей оптимизации управления организацией является выведение конечного результата управления объектом. Ее основная цель – повысить эффективность деятельности получить при этом наибольшую прибыль. А для достижения цели необходимо выявить и ликвидировать или исправить замедляющие факторы.

Виды оптимизации

Оптимизация управления предприятием может подразделяться на оптимизацию:

системы;
финансовой деятельности;
персонала;
информационной системы менеджмента.

Проходит оптимизация в несколько этапов. Первоначально необходимо собрать всю информацию об управленческой системе. На основе собранных данных, подготавливается и разрабатывается система мер и рекомендаций, направленная на усовершенствование. Заключающим этапом является внедрение разработанных мер.

Оптимизация управления отдельными процессами

Оптимизация управления процессом осуществляется по определенным критериям: стоимости, продолжительности, количестве транзакций и т. д. Ее целями считается:

повышение управляемости предприятием;
увеличение качественного показателя произведенной продукции;
снижение зависимости предприятия от человеческого фактора;
внедрение системы контроля за результатом;
снижение издержек производства;
рациональное распределение полномочий и ответственности между предприятиями;
исключение повторяющихся функций между подразделениями;
снижение длительности производственного цикла и т. д.

Основные задачи оптимизации управления зависят от цели, которую рассчитывает получить руководитель предприятия при решении этой задачи.

Оптимизация структуры управления

При изменении ситуации на рынке предприятиям необходимо подстраиваться, совершенствуя имеющуюся систему. Для правильной расстановки кадров используется оптимизация структуры управления, которая в своем анализе учитывает профессионализм сотрудников, их компетентность и т. д.

Структурные изменения способны решить такие задачи:

утерю и утрату непродовольственных расходов;
улучшить эффективность в распределении капитала;
улучшить качество работы с новыми клиентами и наладить деловое общение со старыми;
избавление от некомпетентного персонала, путем перегруппировки.

К первым признакам необходимости изменений на предприятии можно отнести:

расширение штата;
рост числа подразделений;
территориальная удаленность подразделений;
плохо развитая система информирования.

Внимание: все выше перечисленные признаки могут привести к замедленному и некачественному принятию и исполнению решений, к появлению бесконтрольных аспектов деятельности, к нестабильной психологической обстановке в коллективе и т. д.

Вовремя оптимизированное управление позволит избежать всех этих негативных последствий.

Что дает оптимизация управления персоналом

Все организации имеют в своем плане счетов статью расходов на обслуживающий персонал, куда включена не только зарплата сотрудников, но и затраты на повышение квалификации, предоставление социальных льгот и т. д.

Оптимизация управления персоналом на основе всестороннего анализа позволяет сократить эти расходы не ущемляя при этом интересы работников.

Важно: выявить недостатки на какой-либо стадии производства или в какой-либо деятельности – еще не значит, что все сразу же наладится. Для восстановления прежнего функционирования понадобится разработать алгоритм действий, позволяющий исправить или направить ситуацию в этой сфере в нужное русло.

Методы, анализирующие управление

Для выявления наиболее оптимального решения используются различные методы оптимизации, учитывающие большинство факторов, влияющих на управление. Многим отдельным факторам, которые важны при принятии решений, невозможно дать количественную характеристику, а некоторые из них являются практически постоянными и не изменяются.

Все методы, независимо от направления, представляют собой сравнительный анализ количественных или числовых показателей. Их использование, становится возможным дать ответ на важные вопросы, возникающие у руководителей предприятий, такие как:

в какой степени обоснованно решение;
насколько оно лучше;
по какому критерию оптимальности выбрано решение;
в какой степени учтены определяющие факторы.

Методы, в зависимости от числа параметров, подразделяются на одномерные и многомерные. Они, в свою очередь, в зависимости от применения производных, подразделяются еще на несколько типов.

Для совершенствования не целого предприятия, а некоторых его направлений, применяются другие методы:

исключения;
упрощения;
стандартизации;
ускорения;
изменения;
выделения и включения.

Наиболее подробную информацию о методах можно получить в компании «Арбор Прайм». Здесь квалифицированные специалисты, основываясь на своих знаниях и опыте, смогут предложить IT-услуги по автоматизации бизнеса, способные повысить эффективность деятельности предприятий, заводов и магазинов.

Обращение к автоматизации производственных процессов позволит предприятию получить большую прибыль, снизить зарплатные расходы с улучшением качества работ, заранее просчитать рентабельность любого заказа, снизить излишнюю трудоемкость и обезопасить хранение информации.

Как оптимизация бизнес-процессов помогает преодолеть хаос в работе

Источники

Оптимизация бизнес-процессов компании – http://programmist1s.ru/optimizatsiya-biznes-protsessov/
Какие существуют методы оптимизации? Методы оптимизации управленческих решений – https://www.syl.ru/article/169783/new_kakie-suschestvuyut-metodyi-optimizatsii-metodyi-optimizatsii-upravlencheskih-.
Оптимизация управленческого персонала – https://innans.livejournal.com/13847.html

Источник: arprime.ru

Оптимизация бизнес-процессов на предприятии Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ / МОДЕЛЬ ПРОЦЕССА / ПРИНЦИПЫ ОПТИМИЗАЦИИ / ОПТИМАЛЬНОСТЬ ПРОЦЕССА / СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ / АНАЛИЗ / ПОКАЗАТЕЛИ / КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ СХЕМЫ ПРОЦЕССА / BUSINESS PROCESS OPTIMIZATION / PROCESS MODEL / OPTIMIZATION PRINCIPLES / PROCESS OPTIMALITY / ENHANCEMENT / ANALYSIS / INDICATORS / FLOWCHART ASSESSMENT CRITERIA

Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — Андреева Екатерина Сергеевна

Рассмотрены и изучены пять уровней анализа , применение которых необходимо при оптимизации бизнес-процессов на предприятии. Выделены четыре основных принципа оптимизации . Приведены основные параметры, по которым оценивается оптимальность процесса , а также показатели и критерии оценки схемы процесса .

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

OPTIMIZATION OF BUSINESS PROCESSES AT AN ENTERPRISE

The article examines and studies five levels of analysis , the use of which is necessary for the optimization of business processes at enterprises. It distinguishes four basic optimization principles , and provides basic parameters for the assessment of the process optimality , as well as indicators and criteria for the assessment of a flowchart.

Текст научной работы на тему «Оптимизация бизнес-процессов на предприятии»

ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ Е.С.Андреева1

Национальный исследовательский Иркутский государственный технический университет, 664074, г. Иркутск, ул. Лермонтова, 83.

Рассмотрены и изучены пять уровней анализа, применение которых необходимо при оптимизации бизнес-процессов на предприятии. Выделены четыре основных принципа оптимизации. Приведены основные параметры, по которым оценивается оптимальность процесса, а также показатели и критерии оценки схемы процесса. Библиогр. 3 назв.

Ключевые слова: оптимизация бизнес-процессов; модель процесса; принципы оптимизации; оптимальность процесса; совершенствование; анализ; показатели; критерии оценки схемы процесса.

OPTIMIZATION OF BUSINESS PROCESSES AT AN ENTERPRISE E.S. Andreeva

National Research Irkutsk State Technical University, 83, Lermontov St., Ikutsk, 664074.

The article examines and studies five levels of analysis, the use of which is necessary for the optimization of business processes at enterprises. It distinguishes four basic optimization principles, and provides basic parameters for the assessment of the process optimality, as well as indicators and criteria for the assessment of a flowchart. 3 sources.

Key words: business process optimization; process model; optimization principles; process optimality; enhancement; analysis; indicators; flowchart assessment criteria.

Деятельность любой компании или организации, независимо от ее размеров и срока жизни на рынке, это комплекс взаимосвязанных бизнес-процессов, специфических для данного предприятия. Полное и грамотное описание и понимание всех деловых процессов позволяет эффективно управлять предприятием, улучшать цепочку всех операций и взаимодействий, достигать лучшего результата.

Именно поэтому основой постоянного улучшения деятельности на любом предприятии является оптимизация бизнес-процессов.

Как правило, такая процедура требуется, когда у компании есть целый ряд незначительных негативных симптомов, диагностировать причины которых достаточно сложно. Такие симптомы могут возникнуть из-за постепенного накапливания изменений в организации или могут стать следствием кардинальных управленческих решений (например, расширение или сокращение направлений деятельности).

В данном случае оптимизация бизнес-процессов позволит устранить существующие недостатки и отладить работу каждого участка и подразделения предприятия.

В настоящее время достаточно большое количество предприятий вынуждено прибегать к оптимизации. Это очень затратный и трудоёмкий процесс. Чтобы оптимизация прошла успешно, руководителю предприятия мало найти грамотных специалистов, надо хорошо разбираться во всех деталях оптимизации и непосредственно участвовать в процессе, лично контролировать все действия привлечённых работников. В то же время руководители предприятий не должны оптимизировать процессы самостоятельно -для этого есть специально обученные люди. Но им

обязательно нужно вникать в суть работы этих людей, так как это поможет им в правильной постановке задач и принятии результатов по оптимизации.

Попробуем разобрать основные моменты, которые обязан знать руководитель любой компании, принявший решение о проведении оптимизации бизнес-процессов.

Итак, перед тем как начинать работу по оптимизации, необходимо описать существующие в компании бизнес-процессы (создать их модели). Описания должны быть четкими, однозначными и затрагивать уровень, на котором видна конкретная работа сотрудников. Объем моделей может быть разным: как по отдельно выделенному бизнес-процессу, так и по группе взаимосвязанных бизнес-процессов.

Положительный результат при проведении оптимизации в основном зависит от точности и понимания мельчайших деталей текущей ситуации. Для этого нужно собрать и структурировать необходимый объём информации о деятельности компании.

Для оптимизации применяются пять уровней анализа:

• бизнес-процесс базового уровня;

Теперь попробуем разобраться, на каком уровне следует описывать схему процесса. Для этого надо учитывать следующие принципы оптимизации:

1. Бизнес-процессы — основа оптимизации. Данный принцип гласит, что перед проведением оптимизации надо четко определить существующие в компа-

2. Детализация проводится снизу вверх. Согласно этому принципу, описание деятельности компании начинается с описания бизнес-процессов базового уровня, т. е. описывается деятельность каждого исполнителя, приводящая к получению результата, значимого для организации. Только отдельные сложные процедуры бизнес-процесса детализируются до уровня действий.

3. Решения по оптимизации должны быть обоснованны. Это значит, что устранение недостатков по одному критерию может привести к ухудшению процесса по другим. При этом важно уметь выявлять возможные негативные последствия оптимизации, оценивать её преимущества и недостатки и принимать обоснованные решения.

4. Сотрудники против инноваций. В большинстве случаев по ходу внедрения коллектив вынужден долгое время работать по старой системе, параллельно имитируя новую деятельность, тем самым делать двойную работу, что и порождает сопротивление. Поэтому следует учитывать естественное возможное сопротивление со стороны непосредственных исполнителей и заранее предпринимать меры по предупреждению негативной реакции.

Опираясь на данные принципы оптимизации, можно сделать вывод, что судить о деятельности организации для всего бизнес-направления довольно сложно, если данные о том, какие операции конкретно осуществляют сотрудники и в какой последовательности, отсутствуют. Но, с другой стороны, описание процесса до уровня операций требует слишком больших материальных и физических затрат.

Оптимальность процесса оценивается по следующим основным параметрам:

1. Качество конечного результата бизнес-процесса.

3. Содержательность действий исполнителей при выполнении процедуры. Оценивая оптимальность каждой процедуры, необходимо анализировать действия исполнителей (действие — это последовательность операций, выполнив которые, работник осуществляет контроль результата).

4. Компактность и согласованность схемы бизнес-процессов.

5. Эффективность управления бизнес-процессами.

Чтобы оценить схему процесса, используют следующие показатели и критерии:

— число «входов» и «выходов» (чем меньше их количество, тем лучше; оптимально — один унифицированный «вход» и два-три «выхода);

— число процедур (необходимо проводить от 7 до 11 процедур, поскольку в этом случае процесс можно контролировать, планировать и эффективно им управлять);

— число возможных исключений (каждое исключе-

ние будет являться скрытой угрозой для управляемости процесса);

— число задействованных работников и подразделений и др.

Оценивая оптимальность, в первую очередь надо анализировать каждую часть бизнес-процесса, выполняемую конкретным исполнителем, т.е. процедуру. Оценивая ее, надо проверять, к каким результатам приводит правильное выполнение, какие данные или материалы исполнитель получает в итоге, что он с ними делает, насколько оптимальны его действия, а также время работы и продолжительность выполнения процедуры.

Результатами оценки оптимальности должны стать выявленные недостатки в процессе и (или) группе процессов.

Как правило, при оценке реально сложившихся процессов выясняется, что управляет всеми процессами — директор. При отсутствии функционального подчинения он один может вносить исправления в сквозные процессы, т. к. только ему подчиняются все участники. Менеджера процесса часто не удается выявить, поскольку за конкретный случай прохождения процесса чаще всего никто не отвечает.

Что касается описания бизнес-процессов, то существует множество методик и программных продуктов, поддерживающих эти методики. Выбор конкретной методики и программного средства зависит от многих факторов, например, от масштаба планируемой оптимизации, финансирования проекта по оптимизации и многого другого. Но независимо от выбранной методики описания бизнес-процессов, модель процесса должна отвечать на следующие основные вопросы:

1. Каковы «вход» и «выход» процесса?

2. Из каких процедур состоит процесс?

3. Кто выполняет каждую процедуру?

4. Что получается в результате ее выполнения?

5. Кто получает результат и как он его использует?

Также важно отметить, что при описании бизнес-процесса необходимо уделять должное внимание как способам передачи информации, так и её носителям.

Если компания использует технологичный путь оптимизации, то в первую очередь выявляются все основные недостатки бизнес-процесса по утверждённым параметрам, затем они подвергаются сравнению с критериями оптимальности и только потом формируются решения по их устранению.

Далее процесс оптимизации предусматривает разработку предложений по исправлению выявленных недостатков. Необходимо перестроить модель процесса, учитывая данные предложения, пересмотреть действия исполнителей и их кандидатуры, а самое главное — улучшить средства труда. Улучшение средств труда заключается в усовершенствовании форм фиксации, хранения и первичной обработки данных, используемых при выполнении конкретной процедуры.

В завершении процесса оптимизации также необходимо оценить возможные проблемы, которые могут

возникнуть в ходе оптимизации в других областях процесса, в том числе и возможное сопротивление сотрудников.

Как правило, проведение анализа уже существующих в компании бизнес-процессов не является необходимостью. Современные специалисты всегда могут предложить той или иной компании необходимые бизнес-процессы. Однако встречаются сложные ситуации, когда определить требуемые бизнес-процессы практически невозможно, например: абсолютно новый вид бизнеса или предприятие с большим количеством сложных взаимодействий между подразделениями, нуждающееся в повышении эффективности своей работы. Оптимизировать его работу возможно лишь путем детального анализа действующих бизнес-процессов.

В последние годы увеличилось число специалистов именно по вопросам оптимизации деятельности: директоров по развитию, консультантов и т. д. Они обладают соответствующим образованием и большим опытом в решении сложных задач оптимизации, а также знают и могут применить основные технологии оптимизации на практике. В то же время, обязательным условием для достижения поставленной цели является заинтересованное участие и сотрудников компании.

На самом деле однозначных методик построения бизнес-процессов нет, но есть общие рекомендации, на основе которых, используя свой и чужой опыт, сильный управленец способен, как минимум, выстроить действующую систему.

При этом следует выделить ряд критериев, на которые необходимо ориентироваться при разработке бизнес-процессов:

1. Целостность и органичность бизнес-процессов верхних уровней.

2. Расстановка приоритетов для достижения стратегических целей. Бизнес-процессы, не влияющие на основную деятельность компании, разрабатываются в последнюю очередь либо не разрабатываются вообще.

3. Степень детализации должна соответствовать потребностям компании. Основной критерий в данном случае прост: если достигнуто четкое разделение обязанностей между сотрудниками и заданы основные принципы выполнения операций, то дальнейшая детализация не обязательна.

4. Определение основных параметров бизнес-

процесса на этапе проектирования. Чаще всего после проектирования системы управления возникает необходимость проведения оптимизации, при которой и потребуются основные параметры бизнес-процесса (например, стоимость и длительность исполнения).

5. Оценка важности процесса. Именно она позволяет понять, какие процессы следует проектировать в первую очередь, а какие можно и отложить.

6. Распределение зон ответственности на предприятии.

7. Готовность к сопротивлению и протесту сотрудников предприятия всему, что тем или иным образом будет разрушать сложившуюся систему отношений. Возможно, придётся кого-то уволить, понизить в должности, перевести из одного отдела (цеха) в другой, увеличить объём выполняемой работы. Всё это может вызвать негодование и своеобразный протест у сотрудников предприятия.

Они будут преувеличивать важность своей работы — и добиваться снижения значимости работы других подразделений. Начальники же подразделений будут выбирать только выгодные для себя бизнес-процессы и всячески уходить от ответственности за необходимый вклад в «чужие» процессы. К такому развитию событий необходимо быть готовым.

В итоге проектирования необходимо получить предприятие, работающее и развивающееся по совершенно новому алгоритму. Одним из ключевых конечных продуктов проектирования является обязательная документация (например, рабочие бланки документации, уставы и положения, должностные инструкции и многое другое).

Только после полного внедрения новой системы можно сделать вывод, что физические и экономические ресурсы вложены в проектирование не зря. Идеальным решением будет разделение внедрений на отдельные этапы. Это позволит осуществлять детальный контроль над процессом внедрения инноваций, кроме того, даже самый маленький успех на каждом этапе будет стимулировать работников для продолжения дальнейших действий и достижения цели.

В заключение напрашивается вывод, что оптимизация бизнес-процессов — это необходимая, очень сложная и требующая большого внимания и ответственности работа по непрерывному совершенствованию деятельности компании, которая во многом зависит от участия самого руководителя.

1. Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес-процессы: регламентация и управление. М.: ИНФРА-М, 2005.

2. Робсон М., Уллах Ф. Практическое руководство по реинжинирингу бизнес-процессов / пер. с англ. под ред.

Н.Д.Эриашвили. М.: Аудит, ЮНИТИ, 1997.

3. Тельнов М. Реинжиниринг бизнес-процессов. М.: МЭСИ,

Источник: cyberleninka.ru