Правила бизнес встречи с тобой

Как минимум, уточните, кто именно будет на встрече. Какую должность они занимают? С какими проектами работают?

Если мы предлагаем креативную стратегию крупному автопрому и знаем, что принимает решение руководитель отдела закупок — в презентации будет меньше образов и трендов, но больше цифр.

E-Com Heroes: бесплатное закрытое сообщество русскоязычных предпринимателей, которые хотят запустить или развивать зарубежный e-com-бизнес. Подать заявку

Найдите след заказчика в интернете

Менеджеры крупных брендов могут выступать на публике, писать статьи, вести личный Facebook — это расскажет об их тональности, симпатиях и антипатиях.

Хороший прием — найти свежую фотографию или видео с собеседником. Психологически вам будет проще увидеть на встрече знакомые лица.

Проанализируйте прошлый опыт

Помимо деталей проекта вшейте в бриф вопросы о минусах и плюсах предыдущей работы по вашему направлению. Не нужно просить упоминать конкретных подрядчиков. Что было самым эффективным рационально? Что эмоционально нравилось?

Секрет Миллиардера о Правилах переговоров в Бизнесе и Жизни | Как решать проблемы и добиться успеха?

Нужно понять, за что ваши клиенты уже платили деньги и почему перестали это делать.

Фото: Roman Samborskyi/Shutterstock

Презентация

Выстраивайте презентацию на сравнении «до» и «после»

То есть на различии того статуса, который есть сейчас, и того, как он изменится с вашей помощью. Картины настоящего и будущего должны быть очень разными.

Например, вы предлагаете новый имидж бренда или другую структуру логистики закупок. Соберите всю возможную информацию, уделите существенное время брифингу и анализу. Картина настоящего должна быть правдивой и создавать желание улучшить ее, но не быть оскорбительной для тех, кто отвечает за это направление сейчас.

Картина будущего в презентации должна вызывать боль от того, что пока все не так.

Например, вы защищаете креативную стратегию перед топ-менеджером заказчика. Сначала показываете свой ресерч актуальной ситуации. После — отражаете конкретный результат: каким он будет, если вы реализуете стратегию. Основная часть — как вы добьетесь этих результатов — будет третьей. Ее ваш собеседник изучает, когда уже заинтересовался разницей настоящего и предложенного будущего.

Используйте тезисные заголовки

Заголовки не должны быть назывными: «Рынок», «Проблемы», «Условия». Они должны быть тезисными, чтобы показывать суть слайда: «Рынок на дне», «TikTok — это миллион уникальных касаний». Если речь о креативной стратегии, идеально, если заголовки будут отражать tone of voice, который вы рекомендуете бренду.

Из заголовка должна быть понятна суть слайда, даже если нет времени вчитываться в детали.

Расположите слайды в порядке логики изложения

Логику презентации легко выстроить на трех основных вопросах:

Основы делового протокола и этикета

1. Что это?
2. Как мы это реализуем?
3. Что это даст?

Задайте их к каждому блоку и подготовьте ответы. Вероятно, это и будет весь текст, которым потребуется сопроводить презентацию.

Отразите тактические ходы

В конце презентации заказчик должен увидеть тактические ходы. Не нужно уходить в детали, но важно показать ваше принципиальное внимание к тому, по каким этапам и в какой срок будет реализован проект.

Ключевая встреча

Займите лидерскую позицию

Люди хотят работать с теми, кто будет управлять процессом, принимать решения и предугадывать проблемы, поэтому сразу начните мягко модерировать вашу встречу. Опишите ситуацию и ее развитие: с каким предложением вы пришли, какие итоги уже принесли предварительные обсуждения в звонках и переписках. Сообщите, сколько будет идти ваша встреча, какие вы раскроете вопросы и к какому результату должны прийти. Это поможет людям расслабиться.

Лидерская позиция не предполагает, что вы должны стоять, широко расставив ноги. Она предполагает, что ваш клиент чувствует себя на встрече в надежных руках.

Идите на встречу, чтобы объяснить, а не чтобы продать

Эта встреча — место, где вы можете помочь заказчику разобраться в вашем предложении: деталях проекта, креативной стратегии, плане корпоративного обучения. Вы уже создали стратегию, которая сама себя продаст, если вы поможете в ней разобраться. Вы должны быть немного фасилитатором, чуть-чуть психологом и настраивать себя на то, чтобы помочь в решении возникшей у заказчика проблемы. Это приятная роль, она придает уверенность и вызывает доверие.

Убедитесь, что любая часть коммуникации несет очевидный смысл

Нужно понимать, зачем вы рассказываете о себе, о своих клиентах, о своей команде. Если очевидного смысла нет — не рассказывайте. В ключевую встречу нужно вынести только то, что принципиально важно обсудить в реальном времени.

Иногда можно подсветить пару релевантных кейсов вместо того, чтобы вводить в презентацию слайд с кладбищем логотипов. Или отразить в справке реальную роль отдельных участников команды, привлеченных к реализации стратегии, вместо наград и премий босса.

Суть в том, чтобы правильно расставить акценты и привести релевантный пример, а не брать количеством логотипов или офисов по всему миру. Удалите все слайды, которые сами бы пролистали, не вглядываясь. Персонифицируйте презентацию и сконцентрируйте всю информацию на целях конкретного заказчика.

Объясните, когда можно задавать вопросы

Есть две стратегии работы с вопросами собеседников. Вы можете сказать, что ответите на все вопросы прямо по ходу презентации, или попросить записать их и задать их в конце. Если вы предпочитаете динамичную коммуникацию и чувствуете себя уверенно, дайте возможность задавать вопросы в любой момент.

Тем не менее, я не очень рекомендую этот вариант. В ходе презентации слушатель обладает только частью информации, а в финале — более полной картиной, поэтому вопросы в конце будут глубже. А если встреча проходит в онлайне, тактично перебивать вас будет сложно, особенно когда на экране презентация, а не окошки собеседников.

Задавайте встречные вопросы

В своих вопросах люди часто отражают свои сомнения: в вашей компетентности, в способности реализовать масштабный проект, реалистично анализировать риски. Важно ловить эти сомнения и прямо спрашивать, есть ли проблема, которую вы почувствовали — и давать информацию, которая закроет вопрос.

Встреча — ваш шанс быстро проработать такие возражения или отбросить их за ненадобностью. В переписке, если за презентацией не последует встреча, эти сомнения могут вообще не подниматься, а потом стать роковыми для сделки.

Вскройте все сомнения, которые найдете. Если человек останется с невысказанными и нерешенными вопросами, он может вам отказать, потому что «не убедили», «вроде ничего, но у других было как-то понятнее» и т.д..

Не спорьте о деталях

Много мелких возражений в разных частях проекта означают, что где-то на этапе выше вы не договорились о том, зачем вообще работать вместе. Вернитесь к целям и причинам своих предложений.

В конце встречи сделайте саммари, как в начале

Проговорите, о чем вы рассказали, о чем договорились и какие шаги должна сделать каждая сторона.

Возражения

Обсудите и скорректируйте детали в позиции win-win

Скорее всего, заказчику уже все принципиально понятно, но он хочет много всего уточнить, продавить вас по цене, выразить свои сомнения. Обычно процесс успешных переговоров маркируется стратегией win-win: люди стоят на одной стороне и вместе ищут оптимальное решение.

Плохой вариант — конфликтующие переговоры, когда мотивация слышать друг друга и находить компромиссы снижается. Здесь важно остаться в позиции человека, который готов услышать, что думают на той стороне, и корректировать стратегию.

У вас нет цели отстоять свое предложение любой ценой. Вы эксперт в своей нише, собеседник — в своей. С помощью его экспертизы вы можете создать продукт, который нужен этой компании. Тогда компания его купит.

В ответ на давление действуйте рационально

Агрессивные переговорщики со стороны заказчика могут лихо давить на вас по цене, по срокам, требовать изменений и уступок. Удобная позиция в этом случае — обозначить взаимозависимость комплекса ваших предложений. например, когда все детали креативной стратегии связаны, изменение одного элемента повлечет изменение остальных. Изменение стоимости приведет к снижению объемов работ, снижение объемов влияет, например, на регулярность, и так далее.

Ваша экспертиза должна помочь всем собеседникам понять эти связи: как все изменится и почему. Изменения в этом случае возможны, но не с наскока: вы открыты для обсуждения приоритетов и альтернатив. Покажите клиенту, что предлагаете комплексный и детально проработанный продукт.

Как подготовить и провести встречу с клиентом по максимуму

• На этапе подготовки узнайте как можно больше об участниках встречи. Включите в бриф вопросы о предыдущей работе по вашему направлению: что было хорошо, что плохо?
• Постройте презентацию на структуре: реальное настоящее — привлекательное будущее — как его достигнуть. Покажите готовность реализовать предложение.
• На встрече займите лидерскую позицию и настройтесь объяснять, а не доказывать. Задавайте встречные вопросы, вскрывайте сомнения собеседника и отрабатывайте их. В конце — подведите итоги.
• В переговорах будьте с заказчиком на одной стороне, ведь его экспертиза поможет вам успешно завершить сделку с ним же. В ответ на давление действуйте рационально: вы готовы к гибкости, но корректировка цены повлияет на объем работ, и так далее.

Фото на обложке: fizkes/Shutterstock

Источник: rb.ru

Правила деловой встречи

Соблюдение элементарных правил деловой встречи позволяет с первых минут встречи расположить к себе собеседника и создать атмосферу взаимоуважения между участниками мероприятия. Безразличие к устоявшимся правилам бизнес-этикета является одной из основных причин, по которым деловая встреча может закончиться безуспешно. Любому профессионалу своего дела известны основные правила деловой встречи:

1) Не следует опаздывать на деловую встречу. Наиболее верный шаг – приехать к месту назначения за 15 минут до назначенного часа, чтобы привести себя в порядок и собраться с мыслями.

2) Необходимо планировать встречу заранее. Серьезные люди дорожат своим временем и временем своих партнеров, поэтому необходимо заранее продумать течение предстоящей встречи, структуру беседы и основные моменты, которые необходимо затронуть в разговоре. Если деловая встреча проходит в режиме группы, хорошим тоном считается предварительное ознакомление всех участников встречи с ее планом.

Ваш браузер не поддерживает встроенные фреймы!

3) Подготовка – важный шаг. Если на встрече могут понадобиться документы, буклеты или ознакомительный материал, рекомендуется заранее подготовить и структурировать его, чтобы не выглядеть растерянным перед деловым партнером и подкрепить у него уверенность в том, что вы – деловой и практичный человек.

4) Важно соблюдать этикет деловой беседы. Деловая беседа предполагает, что оппоненты заинтересованы в точке зрения друг друга, поэтому внимательно слушают собеседника, не перебивают, а свои комментарии и вопросы оставляют только в специально отведенное время, которое лучше обговорить заранее.

5) Перед встречей нужно отключить мобильный телефон и другие средства связи (Skype на ноутбуке, мессенджеры), которые могут помешать прямому контакту с собеседником. Если один из участников встречи ожидает важного звонка и должен оставить телефон включенным, ему необходимо предупредить партнеров заранее, чтобы не возникло неловкой ситуации в ходе беседы.

6) Следует избегать монотонных действий и речевых паразитов, которые могут нервировать собеседника. Монотонное постукивание ручкой по столу, бесконечное качание ногой и другие неосознанные действия, которые часто повторяются в повседневной жизни, для деловой встречи являются сигналом нервного возбуждения и несобранности человека. Поменьше жестов, резких выпадов и засоряющих речь слов – и успех гарантирован, а у собеседника не сложится мнения, что перед ним невоспитанный и неуверенный в себе субъект.

7) Время – деньги. В ходе встречи всегда необходимо следить за временем, если мероприятие распланировано по блокам, важно, чтобы каждый блок занимал ровно столько времени, сколько на него отведено в плане, и тем более важно вовремя закончить, ведь в бизнесе каждая минута – это чьи-то деньги, не стоит злоупотреблять драгоценным временем своих партнеров.

Ваш браузер не поддерживает встроенные фреймы!

Источник: www.yourfreedom.ru

18 правил этики онлайн-бизнес-встреч

25 Апр 2022 02 Ноя 2020 #Бизнес-образование и MBA

Многие из нас слышали, знают и применяют базовые рекомендации по бизнес-этикету в реальной жизни.

Сегодня, когда большая часть переговоров по объективной необходимости переместилась в онлайн, стоит ознакомится с правилами поведения, актуальными для встреч на вебинарных платформах и других сервисах для переговоров в сети.

В нашей подборке мы собрали два десятка проверенных правил и рекомендаций. Они помогут не ударить в грязь лицом перед партнерами и сотрудниками, укрепить деловую репутацию, а, возможно и подписать выгодный контракт.

Самопрезентация

1. Представляйтесь полностью — называйте имя и фамилию

В деловой обстановке принято делать именно так, но учитывать желания и особенности самопрезентации партнеров или коллег тоже важно. Например, люди с длинными и сложными именами (из Китая, Индии и других стран) часто придумывают сокращенные варианты, более понятные западным коллегам и партнерам.

2. Объективно оцените свой ник и аватар

Это актуально для всех, кто использует для переговоров Skype и другие подобные программы. Убедитесь, что ваш пользовательский никнейм и фото для профиля соответствуют стилю деловых переговоров.

Коммуникации

3. Не злоупотребляйте словами «спасибо», «пожалуйста» и другими вежливыми оборотами

Одного-двух раз за разговор достаточно. В противном случае эффект от употребления этих слов ослабевает, а сторона, которая их употребляет, автоматически оказывается в позиции нуждающегося в помощи.

При этом отправить электронные письма или сообщения с благодарностью в течение 24 часов после встречи считается хорошим тоном.

4. Учитывайте особенности языка и культуры партнеров из других стран

Это распространенная практика, особенно для компаний, которые ведут бизнес и заключают сделки онлайн. Кроме культурно-языковых традиций стоит освежить в памяти и базовые правила бизнес-этикета. Многие из них применимы только для встреч в оффлайне, но помогают понять общие принципы делового общения и настроиться на переговоры.

5. Осторожнее с юмором

Хотите разрядить обстановку и пошутить прямо на переговорах? Посмотрите на ситуацию со стороны и подумайте, насколько уместной будет такой подход. Ситуация с юмором упрощается на внутренних переговорах, а во время общения с клиентами или потенциальными партнерами лучше подстраховаться.

6. Соблюдайте конфиденциальность

Информация, которая звучала на переговорах, не должна выходить за рамки вебинарной комнаты. Допускается обмен сведениями с другими коллегами, если об этом предварительно договорились.

Организация встречи

7. Фиксируйте поставленные задачи и реализуйте их

Итогом переговоров часто становится постановка конкретных задач от партнеров или коллег. Их желательно поставить в приоритет, а также выполнить в срок и без ошибок. Такой подход кажется чем-то самим-собой разумеющимся, но соблюдение элементарных правил приносит дивиденды — например, повышает лояльность клиентов.

8. Подведите итоги

Сделайте небольшое и понятное сообщение по итогам встречи, напомните всем, кто присутствовал на переговорах о принятых решениях и поставленных задачах и поблагодарите за уделенное время.

9. Оставляйте только приоритетные вопросы

Особенно это актуально если в переговорах участвуют много людей. Когда каждый задаст друг другу один-два вопроса, возможность высказаться будет у всех. К этому и нужно стремиться.

10. Проверьте сервисы и оборудование для презентации

Заранее подготовьте слайдер, проектор, звук, свет, убедитесь, что все работает корректно и готово к использованию в ближайшее время.

Также заранее проверьте сервисы — например, вебинарную платформу. В начале встречи убедитесь, что все без проблем вошли в комнату, могут пользоваться чатом, слышат звук и видят качественную картинку. Протестируйте все дополнительные функции и программы, которые планируете использовать во время встречи.

Если вы ищете платформу для онлайн-встреч и вебинаров, попробуйте ClickMeeting — 30 дней бесплатно и заботливая техподдержка.

11. Сделайте копии документов

Если во время встречи вы ссылаетесь на какие-то внутренние документы, например, чертежи, макеты или инструкции, подготовьте и разошлите копии всем участникам онлайн-встречи.

12. Ставьте ссылки на источники

Планируете использовать чужой контент или материалы? Обязательно дайте ссылку на источник. Например, после прочтения этой статьи также рекомендуем заглянуть на сайт с подборкой из 50 правил делового этикета онлайн.

Тайминг

13. Соблюдайте тайминг и предупреждайте о задержках

Это касается не только организаторов встречи, но и гостей. Выделите небольшой промежуток времени на подготовку и выходите в эфир согласно заявленному расписанию.

Иногда, по причине форс-мажора, приходится выходить на связь позже. Часто это происходит из-за технических проблем. Как только стало понятно, что может произойти нечто подобное, предупредите об этом участников или организатора переговоров. Если накладка случилась прямо перед началом встречи, позвоните и убедитесь, что все участники в курсе неожиданных изменений.

14. Перед организацией встречи учитывайте часовые пояса

Возможно, участники будущей встречи живут в разных временных зонах, в других странах и даже на других континентах. Назначьте понятное всем время встречи, например, 18.00 по МСК и убедитесь, что этот вариант действительно устраивает всех.

15. Дождитесь, пока все будут в онлайне

Приветствуйте всех, кто уже присоединился ко встрече сразу после выхода онлайн, но не спешите начинать обсуждение. Подождите, пока в сети появятся все заявленные участники.

16. Согласовывайте задержки

Не получилось обсудить все запланированные вопросы? Спросите присутствующих, хотят ли они продолжить переговоры? Если такой возможности нет, давить и уговаривать точно не стоит. Каждый участник встречи имеет право уйти в заранее оговоренное время.

17. Сделайте перерыв во время длинной встречи

Когда переговоры длятся от двух часов и более, внесите в регламент несколько перерывов. Участники встречи — живые люди, дайте им возможность перекусить, заглянуть в телефон и привести себя в порядок.

18. Выделяйте для вопросов отдельное время

Эта рекомендация актуальна для руководителей и гостей встречи. Выделяйте время для ответов на вопросы. Присутствуете на переговорах в качестве гостя? Наберитесь терпения и задавайте вопросы в специально отведенное время.

Вместо итогов

Конечно, этот список правил нельзя назвать полным или исчерпывающим, но основные, базовые понятия мы перечислили. Держите эту подборку под рукой, пробегитесь по тексту глазами перед важной встречей в сети, чтобы облегчить подготовку и проведение переговоров онлайн.

Дистанционное MBA от City Business School

MBA Intensive — 1 год, 122 000 руб. В курс входит одна специализация на выбор. Выдается два диплома: российский и европейский. Присваивается степень MBA.

Mini-MBA — 6 месяцев, 67 000 руб. В курс входит одна специализация на выбор. Выдается два диплома: российский и европейский.

Источник: enjoy-job.ru