✓ Решите заранее, о чем вы хотите писать. Продумайте не только общую тему письма, но и подпункты, на которые вы планируете ссылаться. Это поможет вам определиться с количеством параграфов в вашем деловом письме.
✓ Проверьте написание всех сложных слов, которые вы планируете употреблять. Если вы на 100% не уверены, как, к примеру, пишется какая-нибудь машинная деталь, то обязательно проверьте ее написание в словаре.
✓ Придерживайтесь вежливо-дружелюбного тона. Представьте, что вы ведете обыкновенную деловую беседу с получателем вашего письма.
✓ Используйте простые, стандартные шрифты. Times New Roman или Arial прекрасно подойдет для делового письма. Даже если ваше письмо совсем маленькое, не стоит увеличивать шрифт, чтобы зрительно заполнить страницу. Это будет выглядеть непрофессионально. Кстати, деловая корреспонденция пишется исключительно на компьютере. Не стоит писать деловые письма от руки.
К сожалению, в наше время мало кто оценит красоту чистописания и изящный наклон букв.
Деловое письмо на английском
✓ Помните о структуре делового письма. Конечно, если вы пишете от лица компании, то вам, скорее всего, заранее дадут знать, как должно выглядеть письмо. Чаще всего жесткая структура письма соблюдается, если вы отправляете его реальной почтой, а не виртуальной. Обычно сначала вы пишете свой адрес и дату. Затем указываете адрес вашего получателя.
После этого вы «здороваетесь» с получателем и переходите к делу. В конце вам следует «попрощаться», используя свое полное имя и должность. Если письмо «реальное», то в конце необходимо поставить свою подпись.
✓ Удостоверьтесь, что вы точно знаете, как правильно пишется имя и должность получателя вашего письма. Так же обратите внимание на пол собеседника. Ведь как мы помним, вам следует использовать сокращение Mr. для мужчины, а Ms. для женщины. Ставьте эти сокращения исключительно перед фамилией получателя (Mr. Jones, Ms. Jones).
Вы можете использовать и сокращение Mrs., но помните, что вы должны быть точно уверены, что эта дама замужем. Если вы хотя бы чуть-чуть сомневаетесь, то смело пишите Ms.
✓ Постарайтесь писать позитивно. Не стоит использовать много отрицаний в вашем письме. К примеру, лучше заменить отрицание в этом предложении: “We can’t decide until tomorrow” («Мы не можем решить до завтра»). Лучше будет, если вы напишите что-то типа: “We should decide tomorrow” («Мы должны решить завтра»). Обратите внимание на такие словосочетания как “not on time” или “not very often”.
Было бы лучше заменить их на синонимы, в которых отсутствует частица «не» (“late”, “rarely”).
✓ Обратите внимание на даты. В США используется другой порядок в написании дат. Американцы обычно пишут сначала месяц, а потом день и год. К примеру, 12/07 для нас будет обозначать 12 июля, а для американцев — 7 декабря. Так что пишите даты полностью, чтобы избежать лишних недоразумений, даже если вы переписываетесь не с американцами (к примеру, July 12-th).
✓ Пишите четко и ясно. Не стоит использовать слишком много длинных предложений и запутанных фраз в своем письме. Постарайтесь не использовать слишком устаревшие слова и выражения. Конечно, такая лексика используется в контрактах и официальных документах, но не стоит насыщать ваше письмо такими словами.
Как писать деловое письмо Email на английском языке + готовые фразы
Поберегите, к примеру, такие слова как “herewith” (настоящим, при этом) и “aforementioned” (вышеупомянутый) для других жанров. Будьте готовы переписать предложения, после прочтения которых не совсем четко ясно, что вы хотели сказать.
✓ Используйте активный залог. Конечно, проще скрыться за пассивным залогом. Вашему собеседнику больше понравится, если вы будете четко обозначать, кто и что сделает. Так что смело пишите, что “I will send this report tomorrow” («Я завтра пошлю этот доклад»). Постарайтесь заменить фразы типа «there is”, “it appears», «are done» на предложения с активным залогом.
✓ Помните о принципе порядка слов. Идеально будет, если ваше предложение будет попадать под следующую схему: Subject (Who), Verb (Does), Object (What), Manner (How), Place (Where), Time (When). К примеру: “Our technician will deliver the equipment to your office on Wednesday at 3pm” («Наш специалист доставит оборудование к вашему офису в среду в 3 часа дня»).
Чтобы учить английский дальше, переходите на эту статью с лексикой английского языка о переговорах.
- Это интересно
- Я рекомендую
- Твитнуть
- Поделиться
Источник: begin-english.ru
Золотые правила написания делового письма на английском
Сколько писем в день приходит вам по электронной почте? Десять? Двадцать? Скорее всего, их даже больше, чем тридцать. Часть писем вы смело отправляете в спам, даже не открывая. Но есть письма, которые требуют серьезного и развернутого ответа. Все хорошо, если это деловые письма на русском языке.
Но в нашей «большой деревне» (Global Village) все уже давно пользуются английским в бизнес-переписке (business correspondence). Когда дело касается английского языка, все привычно просят помощи в поиске образца делового письма на английском у могущественного Google. Не легче ли самому разобраться раз и навсегда с основными пунктами любого типа письма?
Если вы работаете с деловой корреспонденцией и вам нужно знать, как написать деловое письмо на английском языке быстро и правильно, читайте нашу статью. Каким бы особенным не было ваше письмо, существует несколько «золотых» универсальных правил ведения бизнес-корреспонденции, которыми всегда нужно пользоваться. Каждое письмо проходит 3 этапа «созревания» прежде, чем превратиться в прекрасный плод ваших трудов. Назовем их “Before you write”, “While you write” и “Before you send”.
Before you write. Перед написанием
Вы сели за рабочий стол, перед вами открытый и, к сожалению, пустой документ Microsoft Word. С чего начать, как написать деловое письмо, да еще и на английском? Паническая мысль «я ничего не смогу» не дает сосредоточиться на главном. Главное же — ответить на три простых вопроса: кому пишу, зачем пишу, что уже известно адресату?
- Определитесь, кому вы пишете. Понимание вашего адресата поможет вам установить уровень формальности письма (официальное или неофициальное письмо). Если вы пишете вышестоящему руководству или клиентам, то, естественно, тон письма должен быть серьезным, а стиль письма — точным и лаконичным. Другое дело, если вы пишете коллегам, где можно позволить себе быть более свободным в высказываниях. Тем не менее, многие известные бизнес-деятели предостерегают от слишком фамильярного стиля переписки, все-таки вы общаетесь не с друзьями, нужно всегда быть вежливым и учтивым.
- Определитесь, зачем вы пишете. Запишите на бумаге главную мысль вашего сообщения перед тем, как начать писать письмо. Эта стратегия даст вам стимул к написанию и пищу для размышлений. Кроме того, поможет сосредоточиться и всегда оставаться в фокусе темы письма.
- Определитесь, что уже знает адресат. Самая большая ошибка всех, кто начинает писать письма — неверное предположение, что у адресата уже есть вся необходимая информация, чтобы верно понять ваше сообщение. Зачастую это не так, адресат не знаком со спецификой вашей работы и со спецификой вашего послания. Это может привести к неверным выводам. Ваше письмо обязательно должно включать дополнительную информацию (background information), которая нужна для понимания послания.
When you write. Во время написания
Независимо от того, пишете ли вы деловое письмо, заявление или отчет, любой тип письма должен иметь определенные характеристики. Следуйте трем простым правилам написания делового письма на английском языке:
- Be brief, clear and concise — будьте кратким, понятным и лаконичным. Используйте короткие предложения и фразы. Вы должны помнить, что среднестатистический человек читает более 20 тысяч слов в день. Облегчите этому человеку его работу, откажитесь от «словесной Ниагары», и он обязательно скажет вам спасибо. Другими словами, пользуйтесь простым английским (plain English). Don’t write:
If there are any points on which you require further assistance or particular explanations, we will be glad to provide you with additional details as may be required by telephone. — Если есть какие-либо моменты, которые нуждаются в дальнейшей помощи или определенных разъяснениях, мы будем рады предоставить вам дополнительные детали, которые могут потребоваться, по телефону. Do write:
If you have any questions, please give us a call. — Если у вас возникли вопросы, пожалуйста, позвоните нам. - Don’t be over-technical or use slang — не используйте технические термины, профессиональный жаргон или сленг по одной простой причине: ваш адресат может быть не знаком со специфической терминологией. Don’t write:
I’m on a roll here. — У меня все классно здесь. Do write:
The trip has been successful so far. — Поездка проходит успешно. - Don’t overuse people’s first name — не злоупотребляйте именем адресата в письме. Обращение к человеку, которому вы пишете, должно стоять единожды в начале письма. Don’t write:
Dear Simon, . so you see, Simon, . now you know, Simon, the story, . etc. — Дорогой Саймон, . так ты понимаешь, Саймон, . теперь ты знаешь, Саймон, историю . и т. д.
Before you send. Перед отправкой
Всегда перечитывайте ваше деловое письмо перед отправкой. Чтение вслух — отличная тактика, которая поможет самостоятельно выявить сомнительные фразы и предложения. Некоторые читают не только вслух, но и задом наперед, начиная с последнего слова в предложении. Говорят, это убирает эффект «замыленного глаза», когда в тексте перестаешь видеть свои ошибки.
Задайте себе вопрос: сможет ли человек с первого раза понять, что от него хотят и что ему сообщают? Если сможет, вы великолепно справились с заданием.
Кроме того, мы советуем не полагаться целиком и полностью на программы по проверке правописания (spellcheck), потому что их надежность оставляет желать лучшего. Объемы, с которыми spellcheck programs могут справляться, поражают воображение, но прогресс еще не шагнул до той степени, чтобы различать advice (существительное) и advise (глагол), form и from или their и there. Здесь нужно полагаться только на себя или хорошего редактора, которому можно дать на вычитку очень важное письмо.
И последнее табу — использование онлайн-переводчиков. Вы даже не представляете, какое количество неприличных казусов произошло по вине нерадивых «транслейтеров». Невольно возникает вопрос: это вина online-переводчика или человека, который решил пойти по легкому пути? Решать вам, но от перевода фразы «ж/д вокзал» как “j/d vokzal” никто не застрахован.
Правила написания делового письма на английском языке совершенно простые, верно? Более того, они актуальные и легко применимые. Не бойтесь потратить много времени на написание вашего первого письма на английском. Этот документ станет образцом для ваших новых посланий, что существенно сократит время написания будущих бизнес-писем.
Источник: englex.ru
Общие международные правила оформления англоязычных деловых писем
Данная статья поможет вам правильно оформить реквизиты служебного письма в США и Великобританию, а также лучше понять документы, полученные оттуда. Их правила легли в основу международной англоязычной переписки, поэтому если вам надо написать письмо в другую страну, особенности оформления документов которой вам неизвестны, то можете следовать этим устоявшимся правилам.
В России при оформлении делового письма следует руководствоваться требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые помогают унифицировать расположение многих реквизитов. В международной практике подобного документа нет. И каждая компания самостоятельно разрабатывает бланки деловых писем с учетом сложившихся традиций. Правила составления деловой корреспонденции и ведения переписки сформировались более 150 лет назад. Принято считать, что впервые они были введены в Англии.
Рассмотрим более подробно международные правила оформления делового письма (но стоит отметить, что оформление корреспонденции для европейских и американских коллег имеет некоторые отличия). Уже с первого взгляда видно, что расположение привычных для нас реквизитов значительно отличается от российских стандартов (см. возможные варианты в Примерах 1 и 2). Поэтому при составлении деловых писем зарубежным партнерам стоит учитывать их правила.
Связанный материал
Англоязычная деловая переписка по электронной почте
См. статью «Англоязычная деловая переписка по электронной почте» в № 7′ 2018
Пример 1. Возможные варианты расположения некоторых реквизитов
Пример 2. Структура стандартного делового письма на английском языке
Связанный материал
Бланк письма для переписки с иностранцами
Бланк письма и адрес отправителя
Письмо может оформляться как на фирменном бланке организации, так и на чистом листе бумаге.
При составлении письма российская компания может использовать либо двуязычный бланк, согласно требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016, либо специально разработанный бланк для международной переписки. В случае использования двуязычного бланка наименование организации и справочные реквизиты о компании на русском языке пишут слева, на английском – справа.
Каждая страна имеет свои формы собственности и организационно-правовые формы, что отражается в законах. Поэтому переводить русские аббревиатуры этих терминов на английский язык неверно с юридической точки зрения, это может исказить реальное значение организационно-правовой формы компании.
В комментариях к письму Банка России от 20.04.2005 № 64-Т: SWIFT BIC (международный стандарт ISO 9362) даются следующие рекомендации:
- форма собственности и организационно-правовая форма приводятся в сокращенном виде после указания наименования заглавными латинскими буквами: ООО, ZAO, OAO, AKB;
- наименование организации указывается без кавычек и апострофов в сокращенном виде заглавными буквами на английском языке или транслитерируется латинским алфавитом в соответствии с таблицей транслитерации, сформированной на основе Межгосударственного стандарта ГОСТ 7.79-2000 (ИСО 9-95) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом».
Если письмо оформляется на бланке, то он уже, как правило, содержит:
- наименование компании (возможно только на английском языке либо еще и на русском – сравните Примеры 1 и 2). Должна быть выполнена полная транслитерация русского названия и организационно-правовой формы латиницей, например ООО «Уральский цветок» станет Ural’skij czvetok OOO. Аббревиатуру также следует транслитерировать, при желании можно дать в скобках расшифровку, например, НПП «Спецпроект» – NPP Speczproekt (Speczproekt Research and Production Enterprise);
- логотип, если он есть;
- адрес и иные контактные данные: сайт, электронную почту, телефон. Эти сведения могут располагаться как в верхнем правом углу, так и в самом низу листа (сравните Примеры 1 и 2, см. реквизит, обозначенный цифрой «5»). По международным правилам элементы адреса надо указывать в следующем порядке: сначала номер дома, название улицы, номер офиса и только потом город, почтовый индекс и страну.
Если письмо многостраничное, то вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине нижнего поля документа и могут дополняться словами «page 2», «page 3» и т.д. Второй и последующие листы письма могут печататься как на бланке, где в колонтитуле указывается только наименование компании или логотип, так и на чистых листах бумаги.
Не следует оставлять на последнем листе письма 1 строчку последнего абзаца, только подписи, указания на приложения или рассылку копий – это может привести к печальным последствиям из-за потери этого листа. Лучше полностью перенести концовку текста вместе с подписью и дополнительной информацией на последний лист документа.
Письмо можно составить и не на фирменном бланке, а на чистом листе бумаги. Тогда контактные данные автора письма, как правило, располагают в верхнем правом углу:
Пример 3. Наименование и адрес автора письма
Пример 4. Имя и адрес автора письма
Жирным шрифтом можно выделять ключевую информацию, но можно обойтись и без этого. Подчеркивание используется реже.
В зарубежной практике приняты следующие поля письма (со всех сторон они одинаковые):
- минимум 1 дюйм – это 2,5 см;
- максимум до 1,5 дюйма – это 3,75 см.
Соседние реквизиты стоит отделять друг от друга 1 или 2 пустыми строками. Многосоставные реквизиты дополнительными межстрочными интервалами не разделяются. См. целый документ в Примере 2.
Ссылка (Reference), тема письма
Составитель письма может указать свою ссылку («Our reference» или сокращенно «Our ref.» 1 , отмечена цифрой «1» в Примерах 1 и 2). Тогда при ответе на данное письмо ее надо упомянуть в зоне, отмеченной цифрой «2»: «Your reference» или «Your ref.» 1 . Это аналог ссылки на регистрационный номер поступившего документа в наших письмах, только мы еще и дату входящего документа указываем на своем ответе. А они пишут только номер.
Но эти ссылки редко используются в международной практике, несмотря на то что их наличие существенно облегчает связь документов, относящихся к единому вопросу.
- если ваше письмо является ответом на письмо партнера, то в этой строке указывают информацию в виде ссылки, которая обозначается как «Re:» или «Ref.», что переводится: «В ответ на ваше письмо» (соглашение, предложение и т.д.). Например, «Ref: Your Contract 236/01» или «Rе: your letter 10/5/2020»;
- если это первое письмо в иностранную компанию, то «Re:» («Ref.») опускают и вместо этого рекомендуется писать «Subject:». Например, «Subject: Agreement U‐40-SA and cooperation with Maribor Bus RUS» или «Subject: IBM Corporate Law Deparent letter November 29, 2019 regarding IBM Stockholder Proposal of John C. Fila».
Если необходимо послать личное письмо, после фамилии нужно указать «Лично» («Personal» – в США, «Private» – в Англии).
Дата письма
Дату письма обычно размещают справа ниже контактных данных автора после ссылок (при их наличии), см. «4» в Примерах 1 и 2. Обратите внимание на разницу способа указания полной даты в разных странах. Самыми «неожиданными» становятся даты, у которых день в пределах 12 и тогда вы гадаете, где тут месяц, а где день (см. Таблицу 1). Хуже, если получатель письма не гадает и понимает дату неправильно – на свой манер, например, ваше 8 сентября 2020 года может превратиться для него в 9 августа 2020 года или 10 мая 2020 года – в 5 октября 2020 года. Чтобы избежать подобных недоразумений, пишите месяц словом.
Таблица 1. Указание даты в письме в разных регионах
Адресат
- название компании или имя частного лица и
- адрес в «перевернутом» порядке от частного к общему: дом, улица или т.п. (слова «Street», «Place», «Avenue» пишутся с заглавной буквы), населенный пункт (обычно город), название штата (графства), почтовый индекс, страна.
Если известно точное имя и должность адресата, они должны быть написаны перед адресом (как в Примере 5). Вначале пишется имя, на следующей строчке наименование структурного подразделения и ниже должность получателя письма.
Если этих сведений у вас нет, то указание, кому адресовано письмо, следует поместить после слов «Attention of:» (см. Пример 6). В русскоязычном варианте это звучит как «Вниманию определенной» службы/должностного лица/конкретного человека. В Примере 2 мы показали расположение максимума реквизитов, хотя, заметьте, если мы не знаем имени нужного нам человека, то личного обращения вписать не сможем.
Пример 5. Адресат и обращение
Пример 6. Адресат, когда не знаем имени
Текст письма и обращение
- начинается сразу от левого поля, т.е. красная строка в начале абзаца отсутствует;
- отделяется от следующего дополнительным межстрочным интервалом.
Широко принятый шрифт письма – Times New Roman, размер 12. Хотя могут использоваться и другие шрифты, например Arial, Calibri. При выборе шрифта всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, лучше выбрать Times New Roman, если вы пишете в коммерческую компанию, у вас больше свободы при выборе шрифтов.
Обратите внимание: в Европе после обращения ставится запятая, а в США – двоеточие. Само обращение пишется слева ниже адреса получателя (см. Пример 5).
Таблица 2. Наиболее часто встречающиеся обращения в англоязычной переписке
Раньше при адресации письма конкретному человеку его имя вместе с должностью могли вписать после слов «Attention of:» или сокращения «Attn.», например: «Attn. Mr. Brown, Head of Sales Department» – переводится как «Вниманию мистера Брауна, начальника департамента продаж». Но сейчас этот вариант встречается реже, считается устаревшим. Лучше следовать образцу, показанному в Примере 5.
Заключительная формула вежливости всегда должна соответствовать обращению (см. «8» в Примере 2 и Таблицу 3). В ответном письме должна быть употреблена та же формула вежливости, что и в присланном.
Если это не первое ваше письмо к деловому партнеру и у вас сложились дружеско-деловые отношения, тогда в конце письма перед подписью допустимо писать «Best regards» («C наилучшими пожеланиями»).
Таблица 3. Пары «обращение» – «заключительная формула вежливости»
Подпись автора письма
После заключительных формул вежливости автор письма ставит свой личный росчерк. Подпись должна включать еще полное имя и занимаемую должность либо имеющееся звание.
Пример 7. Подпись с заключительной формулой вежливости
Пример 8. Подпись с заключительной формулой вежливости
Если письмо подписано другим человеком, должно быть указано «От имени» такого-то («pp» – «per pro») либо «По поручению». В российском варианте – это исполнитель, подготовивший проект документа. В отличие от отечественных стандартов в международной практике исполнитель имеет право подписывать документы, указав свое имя и должность.
Пример 9. Подпись по поручению с заключительной формулой вежливости
Приложение и дублирование письма другому адресату
Обратите внимание, что в отличие от российских правил отметка о приложении к международному англоязычному письму располагается ниже заключительных форм вежливости и подписи автора письма. Она включает только наименование документа обычно без указания количества листов и экземпляров. Такая отметка начинается со слова «Enclosures» или его сокращения «Encl.» или «Encls.» (см. «9» в Примере 2).
Приложений может быть несколько, тогда они нумеруются (Пример 10). Гораздо реже отметку пишут без наименования прилагаемого документа – только «Encl.».
Пример 10. Отметка о наличии приложений
Enclosures: 1. Invoice 2. Bill of Lading
Фраза «Сс: Ms. Ann Brown» после строчки о наличии приложения означает, что копия письма будет послана еще Ms. Ann Brown («10» в Примере 2).
Оформление почтового конверта
- на первой строке почтового конверта указывают инициалы и фамилию получателя. Перед инициалами необходимо поставить сокращенную форму обращения к респонденту (см. Таблицу 2). После имени и фамилии при желании можно указать должность адресата. Обратите внимание, что в Британии принято указывать все титулы;
- на второй строчке пишут название компании;
- на третьей – номер дома, наименование улицы, номер офиса;
- на четвертой – наименование города, штата (графства, региона и т.д.) и почтовый индекс;
- на пятой строке – название страны.
В Примерах 11 и 12 показаны конверты, адресуемые в Великобританию и США. В других странах есть свои незначительные особенности в порядке написания адреса. Чтобы не ошибиться при заполнении почтового конверта, направляемого в конкретную страну, можно воспользоваться специальным интернет-ресурсом www.addressexamples.com.
Пример 11. Оформление почтового конверта в Великобританию
Пример 12. Оформление почтового конверта в США
- по рекомендации почтовой службы США при указании адреса не следует использовать точки или запятые;
- наименование штата в США указывается аббревиатурой из 2 букв, полностью прописывать название штата не обязательно;
- по требованию Royal Mail (это почтовый оператор Великобритании) название города необходимо писать заглавными буквами, например: «LONDON»;
- в британских почтовых индексах используются цифры и буквы, в то время как в большинстве стран – только цифры;
- при отправлении письма из России название страны адресата необходимо дублировать на русском языке.
Если на вашем компьютере стоит Microsoft Office 2000 и выше, можно на первых порах воспользоваться мастером писем для создания бланка для международной переписки, см. Пример 13. Шаблоны писем можно найти по следующему пути: Файл – Создать – Шаблоны Office.com – Письма и выбрать наиболее подходящий вариант. Но шаблоны мастера не всегда применимы: в некоторых зарубежных компаниях могут быть свои правила размещения реквизитов – относитесь к этому с пониманием.
Для российских компаний, которые ведут официальную переписку с иностранными партнерами, желательно иметь минимум 2 вида бланков письма: один по ГОСТ Р 7.0.97 для переписки с отечественными корреспондентами, второй – англоязычный для зарубежной переписки. Если есть активные деловые связи с конкретной страной, то полезно будет прояснить именно ее особенности оформления служебных писем. Важным подспорьем в этом станут письма из этой страны, которые присылают в вашу организацию.
Пример 13. Шаблон международного письма из Мастера писем в MS Word
Источник: delo-press.ru