К переходу на электронный документооборот организации подталкивают и законодательные изменения, и контрагенты, которые уже сделали шаг в сторону цифровизации. Но некоторых руководителей компаний останавливает непонимание, какими конкретно преимуществами отличается электронный документооборот (ЭДО) и сопряжен ли переход на него с большими трудностями. Рассказываем о плюсах и минусах ЭДО.
Преимущества перехода на ЭДО
Электронный документооборот — способ обмена электронными документами, который происходит по телекоммуникационным каналам связи оператора ЭДО. Одна из систем, обеспечивающих ЭДО, — Диадок от оператора СКБ Контур. Благодаря квалифицированной электронной подписи (КЭП) документы получают юридическую значимость, а значит, такой документооборот ни в чем не уступает традиционному.
Какие преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным? О плюсах ЭДО рассказали наши эксперты на конференции DiadocDay. А ниже опишем все основные преимущества подробнее.
Электронный документооборот: преимущества
Упорядочивание работы внутри организации
С ЭДО стопки бумаг, заполненные папками шкафы, архивы-лабиринты останутся в прошлом. Все отправленные и полученные письма, акты, соглашения, договоры сохранятся в электронном архиве, доступном постоянно, с любого устройства. Поиск займет пару секунд: нужно лишь выбрать нужные параметры, а единая база исключит дублирование документов.
Ускорение бизнес-процессов
Работа с электронными документами ведется быстрее, чем с бумажными. К примеру, на отправку или получение файла уйдет пара минут, тогда как бумажные документы отправляют с курьерами или почтой. Более того, в Диадоке можно сразу изучить полученный договор или соглашение, внести правки, подписать. Сэкономленное время сотрудники смогут потратить на другие задачи.
Сокращение административных расходов
Бумажное делопроизводство требует больших затрат на бумагу, печать, отправку. С ЭДО расходы будут намного ниже: получение документов в Диадоке бесплатное, а отправка — в 5–7 раз дешевле.
Точный документооборот
Система ЭДО не даст потерять документ и позволит отследить статус каждого файла, отправленного контрагенту. Данные передаются по защищенным каналам связи — третьи лица не получат к ним доступ. Еще одно преимущество системы электронного документооборота: проверка документа на соответствие форматам ФНС до его подписания. Диадок также проверит срок действия сертификата КЭП, чтобы обеспечить юридическую значимость. Благодаря этому число ошибок снижается, следовательно, растет лояльность партнеров.
Оцените все возможности ЭДО
Попробуйте работу с электронными документами Подключиться
Возможные проблемы при переходе на ЭДО
ЭДО внедряется в России с начала 2000-х годов. Но некоторые компании по-прежнему опасаются перехода, поскольку ожидают проблем внедрения электронного документооборота. Каких сложностей могут опасаться руководители организаций?
Преимущества электронного документооборота
Сложный переход
Порой главы компаний обеспокоены тем, что для внедрения ЭДО нужно выбрать оператора и систему ЭДО, приобрести, установить ПО, переобучить персонал, что может вызвать негатив в коллективе, всесторонне пересмотреть систему работы. Проанализировать бизнес-процессы внутри компании на самом деле будет полезно.
Это поможет оптимизировать работу, устранить слабые места и найти точки роста. Но сам переход на ЭДО может пройти почти незаметно. Так, веб-версия Диадока предлагает работу в браузере и напоминает электронную почту. Другие решения можно интегрировать в привычную учетную систему.
ЭДО бесполезен, если контрагенты еще не перешли на электронные документы
Обмен документами — процесс обоюдный. Но немалая часть бизнеса уже перешла на электронный документооборот. Проверить, работают ли ваши контрагенты с электронным форматом, можно с помощью специального сервиса Диадока. Если ваш партнер не работает с ЭДО, наладить взаимодействие помогут эксперты Диадока. Они отправят приглашение, расскажут об удобстве и выгоде безбумажной работы, помогут с переходом и научат пользоваться сервисом.
Ненадежность хранения
Нередко в компаниях опасаются, что электронный архив может быть поврежден и без дублирования на бумаге документы могут быть утеряны. На самом деле бумажные документы легче потерять, испортить или выкинуть по ошибке. В электронном архиве документы не подвержены внешним влияниям. А использование резервного копирования избавит от последних страхов утери важных файлов.
Долгое подключение
На заре развития электронного документооборота переход на него мог занять месяцы. Сегодня же Диадок позволяет автоматизировать работу в считанные дни — например, подключив веб-версию системы. Это еще один плюс ЭДО. Чуть больше времени займет настройка персональных интеграционных решений. Зато возможность работать в привычных учетных системах упростит обучение сотрудников.
Плюсы и минусы ЭДО
- Необходима разработка регламента по работе с СЭД, внесение изменений в учетную политику. Но эти документы — типовые, так что работа с ними не займет много времени.
- Для обслуживания системы, ее своевременного обновления понадобится компетентный сотрудник. На самом деле большинство технических вопросов решает техподдержка Диадока. Она работает круглосуточно.
- Для взаимодействия с контрагентами, использующими другого оператора ЭДО, придется вручную настраивать роуминг. Но к автоматическому роумингу с Диадоком подключается все больше операторов. Так что для работы с контрагентами понадобится только отправка приглашения.
Так что эти минусы электронного документооборота точно не помешают бизнесу полностью автоматизировать рабочие процессы и отказаться от бумажного делопроизводства.
При этом в числе дополнительных достоинств электронного документооборота можно назвать:
- оперативное представление документов по требованию налоговой;
- повышение процента выполненных работниками задач;
- легкая адаптация сотрудников к новому формату.
Переход на электронный документооборот сделает компанию мобильной, готовой к любым изменениям, способной подстроиться даже под сложные условия. Это позволяет бизнесу оставаться на волне, быть конкурентоспособным на рынке.
Обязательно ли переходить на ЭДО
Законодательство сегодня не обязывает переводить все в ЭДО. Но тенденция очевидна: все больше процессов во взаимодействии с контролирующими государственными органами происходит именно в электронном формате. Например:
- ФНС требует электронную отчетность с организаций и ИП с численностью работников более 100 человек;
- ПФР принимает только электронную отчетность с организаций и ИП с численностью работников от 25 человек.
Кроме того, некоторые законодательные новшества в области бизнеса сразу предусматривают только электронный документооборот. Например, национальная система прослеживаемости товаров предполагает отправку счетов-фактур и УПД, а также взаимодействие с ФНС только через оператора ЭДО. По той же схеме уже с 1 января 2022 года будут работать и все участники оборота маркированной продукции.
Плюсы перехода на электронный документооборот очевидны и во взаимодействии с контрагентами. Все вопросы решаются быстро — минимум времени занимает даже двустороннее подписание документов. Все это позволяет развивать бизнес, не тратя ресурсы на рутинные задачи.
Для перехода на ЭДО достаточно оставить заявку: эксперты Контур.Диадока подберут решение, помогут оформить квалифицированную электронную подпись и подключить ваших контрагентов к ЭДО.
Подключиться к Диадоку, чтобы использовать все преимущества ЭДО
Источник: kontur.ru
Нужен ли бизнесу электронный документооборот
Электронный документооборот (ЭДО) помогает упростить бизнес-процессы, касающиеся работы с документами. Причем использовать ЭДО можно как внутри компании, так и при взаимодействии с партнёрами или контрагентами.
Если вы решили внедрить этот механизм, нужно учесть все нюансы. Open Academy разбирает преимущества и недостатки электронного документооборота в бизнесе.
Электронный документооборот — это «безбумажное» делопроизводство, при котором все документы оформляют в электронной форме. То есть документы создают на компьютерных устройствах, подписывают цифровой подписью и хранят на электронных носителях.
Плюсы ЭДО
Основное преимущество электронного документооборота — это отказ от «бумажной волокиты». Можно выделить такие плюсы:
- ускорение согласования внутренних документов за счёт их хранения в едином пространстве;
- оперативный доступ к документации, быстрота изменений и простое управление движением документов;
- повышение ответственности сотрудников, поскольку видно, кто, как и когда работал с документом;
- снижение расходов на делопроизводство и организацию документооборота;
- предотвращение дублирования информации и автоматическое формирование архива;
- невозможность несанкционированного доступа к документам благодаря шифрованию.
Внедрение ЭДО необходимо, прежде всего, компаниям с большим объёмом внешнего документооборота. За счёт упрощения работы с документами, ускоряются бизнес-процессы и снижаются затраты на делопроизводство.
Также электронный документооборот пригодится тем предпринимателям, которые хотят повысить уровень обслуживания потребителей и оптимизировать взаимодействие с контрагентами.
Подлинность электронной документации удостоверяет электронная цифровая подпись. При этом удалённые друг от друга люди могут подписать документ почти одновременно:
Минусы ЭДО и способы их решения
У электронного документооборота есть некоторые недостатки. Но если знать о них заранее, серьёзные проблемы можно предотвратить.
Рассмотрим основные минусы ЭДО, причины и возможные решения:
- Проблема сохранности документации. Если при работе с документами произойдет какой-то сбой в работе техники, отключат электроэнергию или в компьютер проникнет вирус, то автоматическое сохранение может не сработать. Решением станет создание системы резервного копирования, которая позволит восстановить документы в случае форс-мажора.
- Географическая удалённость участников документооборота. Из-за отсутствия единого информационного пространства наладить ЭДО удаётся не со всеми контрагентами. Решить проблему можно частично, совмещая электронный и бумажный документооборот.
- Человеческий фактор. В электронном документообороте большое значение имеет грамотный ввод данных. Низкая квалификация и недостаточные навыки сотрудников могут нарушить функционирование системы. Выходом станет обязательное обучение персонала до предоставления доступа к пространству ЭДО.
К минусам можно отнести и неизбежность расходов на внедрение ЭДО. Однако затраты будут компенсированы оптимизацией бизнес-процессов и ускорением документооборота. Чем раньше вы начнете внедрять электронный документооборот, тем меньше потратите времени на оцифровку документов в будущем.
Учтите, что для организации электронного документооборота можно использовать уже привычные решения. Например, такая функция реализована в программе «1C:Документооборот». На каждый отдельный документ создается отдельная карточка, в который хранятся все необходимые для работы сведения.
Безусловно, электронный документооборот современному бизнесу необходим. Но мы в Open Academy рекомендуем вам начинать изменения постепенно. Разработайте схему ЭДО для внутреннего использования или выберите подходящую систему электронного документооборота (СЭД) для внешнего взаимодействия. Протестируйте выбранный вариант на небольшом отделе или отдельных проектах.
Обучите сотрудников. Только после этого переводите весь документооборот в электронный формат. Такой подход позволит вам избежать непоправимых ошибок и позволит успешно внедрить ЭДО в бизнес-процессы.
Заполните форму ниже. Это займет не более 2 минут
Консультация
Мы перезвоним в течение 30 минут и договоримся о встрече
Открытие счета
Подпишите документы и пользуйтесь счетом в день подачи заявки
Плата за подключение к Пакету услуг «Первый шаг» — 0 руб. Открытие и обслуживание первого счета в рублях РФ — 0 руб. Внутрибанковские переводы на счета юридических лиц и ИП — 0 руб. 3 (Три) платежа в другие банки на счета юридических лиц и ИП — 0 руб. К Пакету услуг «Первый шаг» могут быть подключены только новые клиенты, не имеющие открытых расчетных счетов в Банке «Открытие».
Обязательными условиями подключения и обслуживания в рамках Пакета услуг являются выпуск корпоративной карты и подключение к системе ДБО Банка. Обслуживание корпоративных карт «Бизнес карта»: первые 6 мес. — бесплатно, с момента совершения первой транзакции по карте, далее 149 руб. — ежемесячно. Категория карт может быть изменена. Услуги, не включенные в Пакет услуг, предоставляются в соответствии с условиями Сборника тарифов. Полные условия обслуживания, оформления и использования карт указаны в сборнике тарифов.
Источник: academyopen.ru
Что такое электронный документооборот и как он работает
Можно подписывать документы на бумаге, но это долго и неудобно, плюс они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.
Что вы узнаете
- Кому подходит
- Схема работы
- Преимущества ЭДО
- Как совмещать бумажный ЭДО с электронным
- Как понять, что пора переходить на ЭДО
- Как начать работу с ЭДО
- Какую ЭП использовать
- Частые вопросы
Кому подходит
Система электронного документооборота на крупном предприятии с сотнями и тысячами внешних документов в месяц помогает снизить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год, а также уменьшить риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой.
Малому и среднему бизнесу важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов, безбумажный документооборот поможет им ускорить этот процесс, ведь чем быстрее документы дойдут до получателя, тем быстрее их оплатят. Пускай сейчас предприниматель заключает пару-тройку контрактов в месяц и не нуждается в ведении электронной документации, но у него могут появиться крупные заказчики, которые работают только по ЭДО, и потребуют подключиться.
Схема работы
Неважно, какого размера ваш бизнес, схема ЭДО для работы с документами будет одинаковой.
- 1. Отправитель создает документ, подписывает своей ЭП и отправляет контрагенту.
Если получатель еще не пользуется технологией электронного документооборота, то получит на электронную почту приглашение зарегистрироваться. - 2. Контрагент получает документ, утверждает его или отклоняет, указав причину.
- 3. Отправитель получает подписанный контрагентом экземпляр.
Если были замечания, исправляет документ и отправляет корректировку либо генерирует новый электронный документ.
Преимущества ЭДО
Как совмещать бумажный ЭДО с электронным
Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Вам придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии — их можете хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве. В СБИС к архиву электронных документов можно добавлять сканы бумажных оригиналов, чтобы находить их по первому требованию и без лишних усилий. Система напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.
Как понять, что пора переходить на ЭДО
Проверьте себя по небольшому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.
- В спорной ситуации вы легко найдете не просто карточку документа, но и подписанные оригиналы, и даже скан-копии бумажных документов.
- Вы понимаете, на ком зависло подписание, так как видите всю цепочку согласования документа.
- Вы видите, какие из выставленных документов подписаны контрагентами, а какие — нет.
- По запросу ФНС вы быстро отберете и отправите документы по конкретному контрагенту за определенный период.
На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО:
- возможность ведения архива документов с удобным поиском по фильтрам;
- разграничение прав доступа различным категориям сотрудников;
- персональные доработки СЭД под потребности компании;
- интеграция с сервисами, которые уже используете — CRM, банковские и бухгалтерские системы, ПО для кадрового учета и т.д.;
- доступ и работа в электронной системе документооборота с различных мобильных устройств.
Подключить ЭДО в СБИС
Как начать работу с ЭДО
Для обмена электронными файлами участники процесса должны:
- 1. купить электронную подпись;
- 2. подключиться к оператору данных;
- 3. внедрить систему электронного документооборота.
С последним пунктом помогут специалисты компании-оператора: настроят бизнес-процессы для документооборота в вашей организации, обучат сотрудников, помогут пригласить контрагентов к ЭДО. В СБИС уже есть типовые форматы первичных документов для организаций разных сфер бизнеса — подключились и можно пользоваться без дополнительных настроек. А также под ряд клиентов уже созданы адаптированные модели ЭДО, например, обмен данными со сбытовой компанией, документооборот, в том числе и в системе EDI, с несколькими торговыми сетями, заключение договоров с тремя и более сторонами, электронная подпись на сайте и электронные документы с физлицами.
Какую ЭП использовать
Для обмена первичной документацией с контрагентами вам потребуется квалифицированная подпись (КЭП). Ее же используют для сдачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и других видах торгов. С помощью КЭП можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.
Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок) и обмена документами с иностранными контрагентами.
Простую подпись компании используют редко, в основном она требуется физлицам для отплаты штрафов ГИБДД, получения некоторых услуг на портале «Госуслуги», покупок в интернете и т.п.
Отличия электронных подписей
| Способ выдачи | Самостоятельно, при регистрации на сайте | В любом УЦ | В аккредитованном УЦ |
| Защита документа от подделкиё | Не защищает | Защищает | Защищает |
| Юридическая значимость | Требует соглашения о признании | Требует соглашения о признании | Равна собственноручной подписи |
| Носитель | Любой | Любой | Защищенный (Рутокен, eToken) |
| Стоимость | Бесплатно | Бесплатно или от 200 рублей | От 500 рублей |
Источник: sbis.ru
