Бизнес-процессы являются основой, с помощью которой достигается деловая активность компании. Бизнес-процессы разбивают обычные операции на ряд отдельных, повторяемых задач для достижения большей согласованности и надежности. Таким образом, потребность в четких, эффективных и адаптируемых бизнес-процессах невозможно переоценить. Однако зачастую менеджеры и сотрудники разрабатывают бизнес-процессы без четкого осознания или реального понимания того, как каждый процесс вписывается в большую организационную структуру компании.
Практический курс бизнес аналитика предлагает решения этих проблем. Целью курса «I AM BA» является структурирование знаний и получение новых в сфере бизнес-анализа, получение практического опыта и повышение экспертизы. Бизнес-аналитик помогает согласовать развитие бизнес-процессов с целями компании, определить шаги, необходимые для выполнения каждой задачи. Затем он отражает эти шаги на существующие процессы, оптимизируя их, где это возможно, для создания более эффективного и согласованного процесса.
Стоимость управления бизнес-процессами
С помощью управления бизнес-процессами менеджерам легче:
- Измерять и корректировать операционные процессы в соответствии с потребностями бизнеса.
- Повышать производительность труда персонала путем координации потребностей в рабочей силе и бизнеса.
- Улучшать процесс.
- Быстро реагировать на изменения в проектах или выявлять появляющиеся возможности.
Преимущества управления бизнес-процессами
Повышение гибкости бизнеса
Компании должны иметь возможность реагировать на изменения. Эти изменения могут произойти из-за технологических достижений, нового конкурента или регламента, влияющего на аспект деловой активности организации. Независимо от источника, изменения требуют быстрого реагирования, чтобы компания оставалась конкурентоспособной.
Принятие BPM (Business Process Model) может дать компаниям скорость и способность удовлетворить эти требования. BPM позволяет компании приостанавливать бизнес-процессы при первых признаках проблемы, вносить коррективы в процесс и затем быстро возвращать его в нужное русло и с минимальными потерями времени.
Гибкие конструкции BPM позволяют пользователям отслеживать изменения в бизнес-процессах и совершенствовать их в соответствии с потребностями компании. По мере развития процессов точная документация дает менеджерам, в том числе affiliate manager, возможность видеть и прогнозировать влияние изменений на весь бизнес-процесс.
Повышенная эффективность
Все компании сталкиваются с проблемой более эффективного функционирования бизнес-процессов.
Неэффективные процессы тратят драгоценное время и деньги, но зачастую их трудно идентифицировать и изменить.
Практики BPM предназначены для точного определения этих недостатков и устранения замедлений, которые они создают. BPM позволяет менеджерам и работникам лучше понимать каждый этап бизнес-процесса. Эти расширенные знания могут привести к появлению новых технологических решений, позволяющих избежать узких мест в рабочем процессе и других ненужных избыточностей.
Что такое управление бизнес-процессами | Анатолий Белайчук
В идеале BPM может помочь определить, как процесс может работать в оптимальных условиях, позволяя пользователям вносить изменения в процесс с учетом этой цели. BPM также может автоматизировать ручные задачи, чтобы повысить производительность, и сократить вероятность человеческих ошибок.
Улучшение видимости процессов
BPM использует усовершенствованное программное обеспечение для отслеживания и мониторинга бизнес-процессов от начала до завершения. BPM позволяет вести постоянный реестр автоматизированных процессов, измеряя эффективность каждого шага в режиме реального времени. Автоматический мониторинг показывает производительность каждого бизнес-процесса, не полагаясь на трудоемкие ручные методы. Изучая эффективность каждого этапа процесса, руководство может лучше понять общую деловую активность, что позволяет им адаптировать или модифицировать поток каждого бизнес-процесса.
Гарантированное соответствие и безопасность
Правила и положения, влияющие на производительность бизнеса, могут создавать ненужные осложнения и приводить к дорогостоящим штрафам. Компания, использующая BPM, имеет больше возможностей для создания рабочего места, которое соответствует изменяющимся правилам и защищено от угроз мошенничества или кражи. Поскольку каждый этап процесса отображается с подробным рабочим процессом, менеджеры и пользователи могут обеспечить наличие всей необходимой документации для соответствия стандартам.
Тщательно документированный рабочий процесс может обеспечить основу для большей безопасности. Организационная структура, присущая BPM-практикам, подчеркивает важность деловых активов, частной информации и физических ресурсов, защищая их от кражи или потери.
Легкая передача информации
По мере изменения и расширения рабочей силы в компании растет потребность в надежном способе передачи данных. Слишком часто компании полагаются на отдельного сотрудника, чтобы иметь полное понимание любого конкретного процесса. Но изменения в рабочей силе делают эту модель неэффективной и потенциально дорогостоящей. По мере того как сотрудники уходят на пенсию, получают работу в другом месте, полученные ими знания уходят вместе с ними, оставляя компании существенный пробел.
Бизнес-аналитики предлагают решение этой проблемы. Поскольку BPM поддерживает хорошо документированную карту процессов каждого рабочего процесса, знания компании можно записывать, архивировать и передавать другим сотрудникам. Эти знания затем могут быть использованы при обучении и ориентации преемственных сотрудников с надеждой на снижение уровня сбоев, которые могут создать изменения в рабочей силе.
Расширение возможностей для постоянного улучшения
Инициативы непрерывного улучшения основаны на предположении, что предприятия могут быть более успешными, выполняя серию небольших постоянных улучшений. Информация, которую BPM предоставляет компании в отношении ее различных бизнес-процессов, способствует совершенствованию и адаптации процессов. BPM может гарантировать, что решения, регулирующие эти постепенные изменения, подкрепляются фактическими данными, необходимыми для обеспечения успеха.
Выводы
Обучение на бизнес-аналитика для управления бизнес-процессами позволяет заглянуть внутрь своей компании и понять, как работает каждый бизнес-процесс. Это лучшее понимание может привести к экономии затрат, увеличению доходов и повышению эффективности компании. Учитывая все эти преимущества, неудивительно, что все больше компаний обращаются к услугам бизнес-аналитиков, чтобы добиться успеха.
Источник: vlada-rykova.com
Управление бизнес процессами, менеджмент (BPM)
Управление бизнес процессами — огромная проблема для большинства организаций. Многие владельцы бизнеса полагают, что это огромные расходы или что они окупаются только для масштабных процессов. Однако BPM важен независимо от размера вашего бизнеса. Вот подробное руководство по управлению бизнес-процессами с помощью автоматизации.
Что такое управление бизнес процессами (BPM)
Управление бизнес-процессами — это организационная дисциплина, в которой компания делает шаг назад и рассматривает все эти процессы в целом и по отдельности. Он анализирует текущее состояние и определяет области, требующие улучшения, чтобы создать более эффективную и действенную организацию.
Управление бизнес-процессами (BPM) — это то, как компания создает, редактирует и анализирует предсказуемые процессы, составляющие основу ее бизнеса.
Каждый отдел компании отвечает за преобразование некоторых исходных материалов или данных во что-то еще. Каждый отдел может обрабатывать дюжину или более основных процессов.
BPM — это как управление задачами или проектами?
Управление бизнес-процессами — это не управление задачами (которое фокусируется на отдельных задачах) или управление проектами (которое обрабатывает разовые или непредсказуемые потоки).
Управление задачами — это обработка или организация набора действий, возникающих из проекта. Эти проекты часто бывают разовыми и неповторяемыми. Когда эти проекты хорошо организованы, как, например, строительные работы, используется программное обеспечение для управления проектами, такое как Microsoft Project. Trello, Asana или Kissflow Project — хорошие инструменты для управления задачами в специальных проектах.
Управление бизнес-процессами больше ориентировано на повторяющиеся и продолжающиеся процессы, которые следуют предсказуемой схеме, или на управлении процессами.
Почему важно управление бизнес-процессами?
Оставленные неорганизованными и несистематизированными, плохие бизнес-процессы могут привести к хаосу. На индивидуальном уровне люди видят только одну часть процесса, и очень немногие могут отсканировать и увидеть все эффекты процесса, где он начинается и заканчивается, основные необходимые данные и где находятся потенциальные узкие места и неэффективность.
Неуправляемые хаотические процессы наносят ущерб бизнесу и приводят к одному или нескольким из следующих сценариев:
- Потраченное время
- Больше ошибок
- Повышенная вина
- Недостаток данных
- Деморализованные сотрудники
Применяя управление бизнес-процессами, организации могут улучшить свои процессы и поддерживать оптимальную работу всех аспектов операций.
Этапы жизненного цикла BPM
Большинство процессов включают форму для сбора данных и рабочий процесс для их обработки. Создайте свою форму и определите, кому будет принадлежать каждая задача в рабочем процессе.
Изобразите процесс наглядно. Зафиксируйте такие детали, как крайние сроки и условия, чтобы дать четкое представление о последовательности событий и потоке данных в процессе. Вот подробные инструкции по моделированию BPM .
Выполните процесс, сначала протестировав его вживую с небольшой группой, а затем откройте его для всех пользователей. Убедитесь, что вы ограничили доступ к конфиденциальной информации.
Следите за процессом, поскольку он проходит через рабочий процесс. Используйте правильные показатели для определения прогресса, измерения эффективности и поиска узких мест.
Во время анализа обратите внимание на любые изменения, которые необходимо внести в вашу форму или рабочий процесс, чтобы сделать их более эффективными.
Какие бывают типы управления бизнес-процессами?
Системы BPM можно разделить на категории в зависимости от цели, которой они служат. Вот три типа управления бизнес-процессами:
BPM, ориентированный на интеграцию
Этот тип системы управления бизнес-процессами обрабатывает процессы, которые в основном переключаются между вашими существующими системами (например, HRMS, CRM, ERP) без особого участия человека. Системы управления бизнес-процессами, ориентированные на интеграцию, имеют обширные соединители и доступ к API, что позволяет создавать процессы, которые быстро меняются.
Человекоцентричный BPM
BPM, ориентированный на человека, предназначен для тех процессов, которые в основном выполняются людьми. У них часто есть много утверждений и задач, выполняемых отдельными лицами. Эти платформы отличаются удобным пользовательским интерфейсом, простыми уведомлениями и быстрым отслеживанием.
Документо-ориентированный BPM
Эти решения по управлению бизнес-процессами необходимы, когда документ (например, контракт или соглашение) лежит в основе процесса. Они обеспечивают маршрутизацию, форматирование, проверку и получение подписи документа по мере прохождения задач в рабочем процессе.
Большинство систем управления бизнес-процессами могут включать элементы каждого из них, но каждая из них обычно имеет одну специальность.
Каковы преимущества внедрения управление бизнес процессами?
Вот некоторые из основных преимуществ использования BPM в вашем бизнесе:
- Получите контроль над хаотичными и громоздкими процессами
- Создавайте, отображайте, анализируйте и улучшайте бизнес-процессы
- Управляйте повседневными операциями более эффективно
- Реализуйте большие организационные цели
- Двигайтесь к цифровой трансформации
- Улучшение и оптимизация сложных операций
- Тщательно отслеживайте отдельные элементы по мере их продвижения в рабочем процессе
Управление бизнес процессами — примеры
HR
Вы когда-нибудь чувствовали, что процесс адаптации в вашей организации слишком сложен и хаотичен? Ваш отдел кадров просит кандидатов заполнить бумажные формы, которые их утомляют? Это потому, что вашему HR-отделу не хватает принципа управления бизнес-процессами (BPM). Применение управления бизнес-процессами помогает автоматизировать процессы управления персоналом от начала до конца, тем самым сокращая затраты, время и бумажные формы. Вот несколько примеров того, как управление бизнес-процессами помогает вашему HR-отделу улучшать свои процессы:
- Утверждайте табели учета рабочего времени сотрудников быстрее
- Наем новых сотрудников без проблем
Продажи
В большинстве организаций отдел продаж тратит значительное количество времени на координацию с отделом дебиторской задолженности (AR) для утверждения счетов-фактур. Даже небольшая опечатка в счетах портит жизнь продавцам. Именно здесь на сцену выходит управление бизнес-процессами, поскольку оно автоматизирует процесс утверждения счетов, тем самым устраняя вероятность ошибок вручную и взаимных разъяснений между продавцами и командой AR. Вот несколько сценариев в отделе продаж, когда управление бизнес-процессами может помочь им оптимизировать свои процессы:
Финансы
Финансовую команду засыпают бумажными формами и электронными письмами каждый день, поскольку все, что связано с деньгами, должно пройти через них. Например, если команда по управлению активами хочет приобрести 50 ноутбуков, они отправляют предложение, полученное от поставщика, финансовой группе для утверждения. Это всего лишь один случай.
Представьте, сколько писем и бумажных форм они получают ежедневно от разных команд. Без установленной системы им сложно управлять всем этим. Система управления бизнес-процессами (BPM) помогает им управлять всем этим. Вот пара сценариев в финансовом отделе, где управление бизнес-процессами становится спасительным средством:
- Одобрение в один клик для запросов на командировку
- Настраивайте рабочие процессы для уникальных сценариев
Особенности, которыми должен обладать каждый грамотный инструмент управления бизнес-процессами
Теперь, когда вы знаете, зачем нужна BPM-система, вот список функций, которые должна иметь хорошая система управления бизнес-процессами.
- Инструмент визуального построения диаграмм процессов
- Конструктор форм с перетаскиванием
- Контроль доступа на основе ролей
- Мобильная поддержка
- Мощные функции администратора
- Единый вход (SSO)
- Интеграция с существующими программными системами
- Отчеты и аналитика
- Производительность для больших баз пользователей
- Метрики производительности процесса
Роман Капралов — специалист по развитию и продвижению бизнеса. Услуги в продвижение бизнеса, который отбирает Ваше время, силы и деньги! перейти на сайт kapralov.biz
Источник: kapralov.biz