Как часто в одном и том же процессе появляются сбои? Сколько времени затрачивается на подготовку каждого этапа и распределение ролей? Как оценить результат и как увидеть его в динамике?
Всё это вопросы, которые возникают в случае если процессы компании не систематизированы, не описаны и не внедрены.
Как привести в порядок процессы, с чего начать, какими инструментами пользоваться, каких ошибок избежать — описано в статье.
Для чего нужно вообще описывать процессы?
Предположим в компанию обратился клиент с обратной связью о продукте/услуге, его выслушал менеджер, пометил в своем ежедневнике, возможно обсудил это с коллегами или же просто предпринял меры для решения вопроса и все.
Но через несколько недель обратился другой клиент — его вопрос прошел по той же схеме. Потом третий. С появлением таких вопросов у менеджера стало уходить больше времени на их решение. В зависимости от его текущей занятости решение вопросов разнится. А в период его отпуска и вообще аналогичный вопрос решался с другим сотрудником, который благополучно забыл об этом к концу месяца.
В результате по окончанию года компания имеет минимум 4-5 обращений, а это уже система. Однако проследить их взаимосвязь не представляется возможным, т.к. записи в разных ежедневниках разных менеджеров, критерии оценки и варианты решений тоже разные. Анализа и выработки действий на будущее нет.
Но если после второго обращения менеджер заметит системность и продумает процесс реакции на подобные обращения, критерии оценки и влияние. А далее каждое следующее обращение будет пропускать по этой системе — к концу года будет аналитика уже по нескольким случаям, из которой можно будет генерирововать действия по улучшению.
Это и есть построение процесса, которое дает систематизацию подобных друг другу действия, запуск их по одному алгоритму и последующий анализ.
Описание процессов и действий по ним дает:
анализ проблем, рисков и потерь
систематизицию улучшения (создает версионность);
распределение зон ответственности между исполнителями
повторяемость процессов и возможность управления ими;
формирование базы знаний для участников (в том числе новых)
копирование опыта в другие подразделения (филиалы)
Стоит один раз вложиться в эту работу и в последующем вы будете экономить значительное количество времени на повторение, объявление и исправление ошибок.
В зависимости от цели описания бизнес-процессов и требуемого уровня детализации, могут применяться различные правила — нотации: IDEF0, IDEF3, CFC, eEPC, BPMN и другие.
Способы:
Графический (блок схемами)
Текстовый (регламенты, положения)
Табличный (среднее между первым и вторым)
Инструменты:
✔️Business Studio,
✔️ARIS,
✔️AllFusion Process Modeler,
✔️Бизнес-инженер,
✔️Microsoft Visio,
✔️Bizagi
Основные этапы работы над созданием и оптимизацией процессов:
- Собираем фокусную группу, именно тех кто работает по процессу.
- Собираем их мнения по имеющейся ситуации и предложения по ее улучшению.
- Описываем доработанный процесс.
Здесь надо отступить и сказать, что не только предложения — основа для изменений в процессе. Процесс должен изменяться если есть новые вводные по срокам, ресурсам или получаемому результату. - Показываем результат фокусной группе и «проходим» с ними по каждому этапу, проговариваем сроки, необходимые документы, способы их передачи это все фиксируем (если нужно в текстовом описании процесса, прилагаем формы).
- После всех корректировок, запускаем новый процесс.
- Проводим тренинг для всех участников процесса.
- Назначаем куратора процесса и мониторим его работу некоторое время.
И главное помнить, что процесс создается для систематизации работы и помощи его участникам, не наоборот! Это живой организм и не нужно бояться легко и оперативно вносить изменения.
Наиболее частые ошибки в описании процессов:
- теоритический подход (без учета реальных факторов и рисков)
- остутсвие основания на используемой документации и «нагромождение» новой
- низкая степень участия в построении реальных участников процесса
- игнорирование основных болевых точек
- слабое внедрение процесса, отсутствие поддержки со стороны основных исполнителей
- отсутсвие сопровождение при внедрении.
После того как процесс создан, описан, доведен до исполнителей и внедрен в работу с сопровождающей документацией имеет смысл назначить куратора, который в течение не менее 15-20 итераций по одному процессу будет отслеживать результаты и фиксировать сбои. Также задача куратора помогать исполнителям процесса шлифовать свои навыки. Кураторство может быть закончено тогда, когда процесс прошел тестовый период, все замечания исправлены и учтены, а каждый участник и исполнитель четко знает свою роль и зону отвественности.
Источник: hrtime.ru
Презентация на тему Бизнес-процессы. Моделирование и описание
Требования – это жизнь проекта. Требования – это четкие формулировки цели. Правильно сформулированные требования помогут сосредоточить усилия на самых важных задачах. Требования, как навигационные карты, определяют направление движения и необходимые остановки
- Главная
- Бизнес и предпринимательство
- Бизнес-процессы. Моделирование и описание
Слайды и текст этой презентации
Слайд 1Сергей Сыроежкин
Бизнес-аналитик, консультант
В рамках курса лекций: «Разработка
требований к программному обеспечению», мехмат, БГУ
01.09.2010
Бизнес-процессы. Моделирование
и описание
Слайд 2Требования – это жизнь проекта.
Требования – это
четкие формулировки цели.
Правильно сформулированные требования помогут сосредоточить
усилия на самых важных задачах.
Требования, как навигационные карты, определяют направление движения и необходимые остановки для проверки
Требования дают вам средства и механизм управления, помогающие достичь выбранной цели
Слайд 3Эффект домино…
Неправильная работа с требованиями приводит к
эффекту домино, который может сказаться на любом
из этапов жизненного цикла
Пропуск (неучет) пожелания пользователя ведет к пропуску системного требования, которое – в свою очередь — приводит к отсутствию элемента дизайна, отсутствию функциональности и, фактически, к провалу проекта
Около 60%-70% общего числа всех IT-проектов заканчиваются плачевным результатом только из-за неудовлетворительной комплектации требований, их анализа, управления и контроля
Слайд 4Зачем нужно понимание процессов Заказчика?
Что бы
лучше его слышать!
Что бы лучше его понимать!
Что
бы предугадывать его потребности.
Что бы предлагать ему то нужное, о чем он может и не догадываться.
Для того, что бы уметь постоянно увеличивать объем проекта и зарабатывать больше денег, в конце концов.
Слайд 5Что такое процесс?
Процесс — это совокупность взаимосвязанных
или взаимодействующих видов деятельности, которые преобразуют «входы»
Слайд 6Бизнес-процесс это:
поток работы, переходящий от
одного человека к другому, а для больших
процессов, вероятно, от одного отдела к другому.
Слайд 7Основные характеристики бизнес-процесса
Границы бизнес-процесса
Начало бизнес-процесса
Конец бизнес-процесса
Конечный
клиент
Владелец процесса
Слайд 8Начало бизнес процесса
Действие или событие, означающее начало
выполнения бизнес-процесса
Слайд 9Конец бизнес-процесса
Результат потребляемый первичным (конечным) клиентом процесса
Слайд 10Конечный клиент
Потребитель выхода процесса
Человек
Отдел
Другой процесс
Слайд 11Владелец процесса
Лицо, имеющее полномочия, необходимые для организации
работ по процессу и отвечающее за результат его выполнения
Слайд 12В каких случаях необходимо описывать бизнес-процессы?
Оптимизация деятельности предприятия
Подготовка предприятия к сертификации по стандартам
Слайд 13Автоматизация
Описание бизнес-процессов в решении данной задачи исполняет важную
роль посредника между заказчиком и программистами, переводя потребность
заказчика на понятный для разработчиков язык.
Слайд 14Оптимизация деятельности предприятия
Изменение или модернизация существующих бизнес-процессов
позволяет решать не только организационные, но и технологические проблемы, повышает
качество продукта (товара, услуги).
Слайд 15Автоматизация
Из чего состоит система автоматизации предприятия:
из базы
данных, в которой храниться картина бизнеса;
из форм
ввода и механизмов обмена данными, с помощью которых модель бизнеса взаимодействует с внешним миром;
из отчетов, с помощью которых Заказчик может видеть и анализировать реальную картину бизнеса;
Слайд 16Автоматизация – совет № 1
Чтобы грамотно спроектировать
базу данных, необходимо докопаться до сути процессов,
происходящих в фирме. Увидеть то незримое, но реально существующее, те шестеренки, которые крутят машину бизнеса.
Слайд 17Автоматизация – совет № 2 – Принцип
Паретто
Чтобы реализацию проекта автоматизации не превратить в
долгострой имеет смысл автоматизировать не все поголовно, а лишь самую необходимую часть, которая даст максимальный эффект.
Слайд 18Форматы и способы описания бизнес-процессов
Описание бизнес-процесса
состоит из следующих этапов.
Описание окружения бизнес-процесса
Описание
внутренней структуры бизнес-процесса
Слайд 19Описание окружения бизнес-процесса
Описание входов и выходов бизнес-процесса
Описание
поставщиков бизнес-процесса
Описание клиентов бизнес-процесса.
Слайд 20Окружение бизнес-процесса
Слайд 21Описание входов бизнес-процесса
Первичный вход — Поток объектов,
инициирующий «запуск» бизнес-процесса — заказ клиента, план
Вторичный вход — потоки объектов, обеспечивающие нормальное протекание бизнес-процесса – стандарты, правила, механизмы выполнения действий, оборудование и пр.
Слайд 22Описание выходов
Первичный выход — Основной результат, ради
которого существует бизнес-процесс. Определяется целью, назначением бизнес-процесса.
Вторичный выход — Побочный продукт бизнес-процесса, который может быть востребован вторичными клиентами. Не является основной целью бизнес-процесса.
Слайд 23Описание внутренней структуры бизнес-процесса
При вертикальном описании
должны быть показаны работы, из которых бизнес-процесс
состоит (процессы нижнего уровня).
На этапе горизонтального описания описываются взаимодействия между работами, включая материальные и информационные потоки.
Слайд 24Способы описания бизнес-процессов
Слайд 25Текстовое описание
Текстовое последовательное описание
Документы, регламентирующие работу компании
Стандарты
компании
Слайд 26Пример
Отдел маркетинга делает заявку в письменной форме
на замещение вакансии аналитика в соответствии с
обозначенными в заявке требованиями.
Отдел HR осуществляет поиск кандидатов самостоятельно или с привлечением сторонних организаций.
Кандидаты проходят собеседование в представителем HR.
В случае положительного результата кандидату выдают тестовое задание для выполнения.
В случае положительного результата кандидат проходит собеседование с представителем подразделения.
Если кандидат подходит указанным в заявке параметрам, он может быть принят на работу.
В случае, если кандидат не проходит один из этапов, его кандидатура помещается в резерв, с пометкой о причине.
Слайд 27Табличное описание
Облегчает понимание последовательности выполнения работ.
В каждой
строке таблицы можно расположить один бизнес-процесс.
В столбцах
таблицы может быть текстовая информация обо всех входах и выходах бизнес-процесса, его владельце, и т.д.
Вся таблица в целом может составлять один бизнес-процесс более высокого уровня.
Источник: thepresentation.ru