Авторская колонка Светланы Грошевой , бизнес-аналитика, HR-консультанта Hi-tech HR
Концепция бережливого производства позволяет улучшить практически любой бизнес-процесс за счет выявления и устранения действий, которые не добавляют ценности для конечного потребителя услуги/продукта. Возможно, именно такой подход базово трактуется как метод снижения себестоимости, и если рассуждать логически, то так и получается: чем меньше в процессе участков, тем меньше себестоимость конечного результата и ниже стоимость обслуживания бизнес-процесса. Как концепцию бережливого производства можно применить к решению HR-проблем?
Сбор заявок на подбор персонала – каким он должен быть в идеале?
Автоматизированный сервис сбора заявок – это тот инструмент, который бы хотел иметь любой HR-специалист в своем арсенале. Однако его внедрение в компании, например, из трех человек расточительно. Но если попытаться решать проблемы с точки зрения бережливого производства, то можно оптимизировать большинство процессов и без дорогой автоматизации.
«Подбор персонала»: с чего начать
Рассмотрим данную гипотезу на примере процесса сбора заявок на подбор. Оговоркой в данном случае будет служить описание требований к такому процессу. Эффект будет особенно заметен, если дело касается распределенной сети филиалов с выделенной функцией HR в отдельном центре либо кадрового агентства, оказывающего услуги по подбору на территории всей страны и за ее пределами.
Типичный бизнес-процесс подачи и сбора заявок на подбор персонала:
Важный момент – рассмотрение процесса с точки зрения удовлетворения конечного потребителя. Что для него важно? Максимально полно описать кандидата, которого необходимо найти, передать информацию и не отвлекаться на уточняющие вопросы в процессе подбора, в кратчайшие сроки получить либо кандидата, либо понимание текущей ситуации по своей заявке.
Обратите внимание на «акценты» в представленной цепочке действий:
, где является действием, добавляющим ценность для бизнеса,
а – действием, не добавляющим ценности для конечного потребителя услуги.
Казалось бы, очевидная вещь, но что происходит в реальности?
Если речь идет об HR-центре/департаменте компании, то, как правило, это либо электронное письмо с просьбой найти сотрудника на открытую позицию (в лучшем случае с описанием требования а-ля hh-style), в большинстве же случаев – телефонный звонок с устным рассказом о том, кто, когда и за сколько очень срочно нужен. В части компаний, в которых отношения между подразделениями хоть как-то регламентированы, – это служебная записка на подбор персонала с полями: наименование позиции, размер оклада, краткое описание функционала и стандартные требования к сотруднику.
Бизнес-процесс: подбор персонала. Схема
Тем не менее в работе с кадровыми агентствами становятся заметны новые подходы, в частности – переход в онлайн, который влияет на качество и количество собранной первичной информации по заявке. Так, например, в молодом поисковом сервисе для работодателя в Нижнем Новгороде необходимо заполнить порядка 15 полей и еще дать дополнительные уточнения по заявке, при этом вам все равно перезвонят для уточнения деталей по профилю должности или потенциальному кандидату. Не нужно забывать и о том, что некоторые уточнения по кадровым вопросам в силу законодательных ограничений запрещается размещать онлайн.
Получается, что время, потраченное на формирование и заполнение карточки заявки, является отнюдь не тратой времени, а инвестицией в результат и гарантом минимизации потерь при переключении задач, связанных с телефонными звонками/встречами и обсуждениями дополнительных требований к кандидату. Все было бы хорошо, если бы не одно «но», а именно: несмотря на логичность данного вывода, зачастую те же HR-специалисты или руководители-заказчики услуги стараются «сократить» этот этап как по времени, так и по вложенным усилиям. Здесь виновата только природа человека – по натуре он ленив, и с этим сложно спорить.
Пример создания карточки заявки на подбор
Как говорится, «Не можешь победить – присоединяйся», поэтому то, что можно сделать сейчас, – это продумать карточку заявки на подбор таким образом, чтобы получить:
1. исчерпывающую информацию о профиле должности;
2. исчерпывающую информацию о желаемом профиле кандидата;
3. диапазон изменения основных характеристик кандидата (к сожалению, не бывает так, чтобы все и сразу, поэтому при подборе кандидата однозначно придется чем-то жертвовать, и этот допустимый интервал надо знать до начала поиска потенциальных претендентов);
4. информацию по желаемым срокам закрытия вакансии, а также дедлайну;
5. информацию о возможных альтернативах, которые на текущий момент видит заказчик услуги. Ситуации в бизнесе бывают разные, поэтому для обеспечения качественного результата бизнес-процесса надо с самого начала стараться снизить уровень неопределенности и получить хотя бы потенциально управляемую вероятность наступления того или иного события, напрямую влияющего на оказание услуги по подбору.
Пример внутренней карточки заявки на подбор – ниже. Чем ближе организационная культура компании к «бюрократической» или «рыночной», тем детальнее должны быть описаны поля карточки заявки, в случае же с «клановой» и «адхократической» организацией поля вполне допустимо оставить без более глубокой детализации (при условии, что дополнительных уточняющих звонков не понадобится) [1] .
В конкретно взятом примере сервис сбора заявок на подбор реализован собственноручно с помощью SharePoint Online в рамках Office 365. Такие данные по заявке, как «Заказчик»/«Автор заявки» и «Дата создания»/«Дата изменения заявки» фиксируются системой автоматически.
Разобравшись с частью бизнес-процесса, создающей итоговую ценность для конечного продукта, следует определиться с этапами, которые мы не можем «удалить» из процесса, но которые не несут дополнительной ценности, а именно: отправка, получение заявки и назначение ответственного.
Данные этапы должны быть максимально минимизированы по стоимости. Минимизация стоимости достигается за счет уменьшения времени на выполнение данных операций и обуславливается низкой стоимостью администрирования данных участков.
Под администрированием я понимаю количество времени руководителя на контроль процесса, а также потраченный ресурс на ручное исправление хода бизнес-процесса в случае его сбоя/нестандартного поведения.
Благодаря настроенному рабочему процессу на SharePoint Online, после того как заказчик создает заявку:
1. Ему и руководителю центра подбора приходят автоматические оповещения о создании новой заявки.
2. Заявке автоматически присваивается уникальный номер, статус, заполняется ответственный либо автоматически по заранее настроенному процессу, либо в ручном режиме руководителем службы. И в том и в другом случае затраты на администрирование минимальны, особенно по сравнению с ручным сбором заявок в почте, по телефону и в Excel-файле.
3. Заявка оказывается в базе данных (список SharePoint), которая обладает различными преимуществами: версионность, откат к предыдущей версии, контроль внесенных изменений. По-настоящему ощущаешь силу единой базы данных в одном списке, который можно совместно редактировать и понимать, кто и что изменил. У каждого на местах есть свой Excel-файл, который ведется с незапамятных времен в своем собственном формате (двух одинаковых, естественно, нет). Более того, чуть ли не через заявку в «комментариях» к заявке приписана важная информация – именно та, которую нельзя автоматически вытащить для анализа (не потрудившись как следует).
Два последних этапа бизнес-процесса подачи и сбора заявок на подбор также добавляют ценность к конечному результату, и здесь я не только и не столько буду говорить о том, насколько финальный кандидат соответствует идеальному профилю заявки/должности, а о той части работы, которую зачастую оставляют без внимания, а именно –накопление данных и их последующая аналитика по работе с заявками.
Единая база данных всех заявок нужна как заказчику услуги, так и исполнителю. Очевидные преимущества:
Со стороны исполнителя:
•Понимание текущей загрузки: общее кол-во заявок, распределение заявок по городам, по исполнителям, по статусам. Динамика количества заявок: рост, снижение, изменение по месяцам, по периодам
•Анализ активности конкретного Заказчика для прогнозирования собственной загрузки на будущие периоды
•Выявление рентабельных и нерентабельных Заказчиков на основе стоимости и сроков закрытия заявок
Со стороны заказчика:
•Наличие единого окошка для работы со своими заявками
•При смене сотрудника все данные для последующей работы остаются в рабочем состоянии (нет привязки к настольному ноутбуку/компьютеру бывшего сотрудника и архиву его файлов)
•Понимание текущей загрузки на аутсорсе /в работе. Возможность оценить качество и скорость работы выбранного сервиса.
Описанные в текстовом виде преимущества имеющейся аналитики сложно распознать. Поэтому мы обращаемся к Microsoft Power BI, который легко подключается к нашей базе данных заявок на SharePoint Online и выводит в общую панель все необходимые данные:
Результат
Благодаря грамотному подходу с вдумчивым анализом данного бизнес-процесса нам удалось:
- Сократить время на прохождение одной итерации по данному бизнес-процессу.
- Снизить итоговую стоимость услуги и стоимость администрирования бизнес-процесса за счет простейшей автоматизации на платформе Office 365.
- Увеличить итоговую ценность услуги для заказчика.
Таким образом, базовые ИТ-инструменты и подходы в концепции бережливого производства способствуют выживанию и процветанию HR-функционала в экономически нестабильное время.
[1] Типология К. Камерона и Р. Куинна.
Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены
Комментарии
2016-09-02 07:31:38 ololo #
все выглядит здорово и круто, только проблема в том, что судя по первой части статьи вы не представляете себе процесс формирования, подтверждения и работы над заявкой со стороны клиента.
Кому: ololo, #7550606
Источник: neohr.ru
Пример бизнес процесса по подбору персонала
В данной статье обоснована актуальность автоматизации бизнес-процессов по подбору персонала в целях сокращения времени закрытия вакансии посредством уменьшения ошибок в выходных документах и сокращения временных затрат на их обработку. Предлагается концепция автоматизированной системы (АС), разработанная на основе формализованного описания бизнес-процессов по подбору персонала с использованием унифицированного языка моделирования (Unified Modeling Language – UML). Назначением создаваемой АС является реализация современных программных средств информационной поддержки деятельности подразделения по подбору персонала. Представленная концепция АС включает в себя вариант реализации системы, ожидаемые результаты, предлагаемую оценку эффективности АС, а также требования, гарантирующие качество создаваемой АС. Разработанная концепция АС является основой для создания технического задания на АС по подбору персонала.
автоматизированная система
унифицированный язык моделирования
бизнес-процессы
моделирование
1. ГОСТ 34.601-90 Автоматизированные системы. Стадии создания.
2. Григорьева Ю.С. Автоматизация кадрового менеджмента или управления талантами // Экономический журнал. – 2011. – № 24. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://cyberleninka.ru/article/n/avtomatizatsiya-kadrovogo-menedzhmenta-ili-upravleniya-talantami.
3. Далецкая А.С., Синявец Т.Д. Подбор персонала в банке: процессный подход // Вестник Омского университета. Серия «Экономика». – 2009. – № 1. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://cyberleninka.ru/article/n/podbor-personala-v-banke-protsessnyy-podhod.
4. Насейкина Л.Ф. Автоматизация подбора персонала IT-отдела // Вестник Оренбургского государственного университета. – 2014. – № 9 (170). [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://cyberleninka.ru/article/n/avtomatizatsiya-podbora-personala-it-otdela.
5. Олейник П. Корпоративные информационные системы: учебник для вузов. – СПб.: Питер, 2011. – 176 с.
6. Создание концепции внедрения крупной ИТ-системы. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.pcweek.ru/management/article/detail.php >В настоящее время в мире ярко выражена тенденция проведения автоматизации различных бизнес-процессов тех или иных предприятий. Чаще других автоматизация бизнес-процессов осуществляется с целью сокращения времени выполнения конкретных деятельностей и атомарных операций, что существенным образом отражается на стоимости конечного продукта или услуги, предоставляемых предприятием, что, в свою очередь, повышает его конкурентоспособность в рамках конкретного сегмента рынка.
Автоматизация бизнес-процессов по подбору персонала занимает достаточно важное место в автоматизации всех бизнес-процесcов предприятия. Как правило, критическим значимой для предприятия является возможность оперативного поиска специалиста необходимой квалификации, так как именно качественно подобранный персонал обеспечивает основу успешной деятельности любого из предприятий. К тому же производственно-хозяйственная необходимость создания АС по подбору персонала обусловлена наличием ошибок в выходных документах при их оформлении вручную при работе с резюме кандидатов, высокими временными затратами на оформление таких документов.
Проблеме автоматизации бизнес-процессов кадрового менеджмента, в том числе и подбору персонала, в последнее время уделяется довольно много внимания. Так, в работах [2–4] рассматриваются вопросы процессного подхода к подбору персонала и автоматизации данных бизнес-процессов.
В работе [2] рассматривается автоматизация кадрового менеджмента в целом как средство увеличения эффективности управления персоналом и, следовательно, сокращения расходов на данные бизнес-процессы. В работе [3] рассматривается процесс формализации уже конкретно бизнес-процессов по подбору персонала с целью повышения эффективности данных бизнес-процессов, а именно сокращения финансовых, трудовых и временных ресурсов при закрытии вакансии. В работе [4] предлагается один из вариантов реализации АС по подбору персонала в сфере информационных технологий на основе оценки сформированности профессионально значимых и личностных качеств кандидатов, что также позволяет повысить эффективность подбора персонала, сократить расходы на данный бизнес-процесс. Из вышесказанного можно сделать вывод, что в настоящее время автоматизация бизнес-процессов по подбору персонала с целью увеличения эффективности данных бизнес-процессов является актуальной задачей. Таким образом, создание АС по подбору персонала является актуальным и на данный момент.
Созданию АС в целом также уделяется повышенное внимание в настоящее время, так как данные системы позволяют сократить издержки компании. Так, издается учебная литература, содержащая основные теоретические сведения о распространенных стандартах, на основе которых строятся современные автоматизированные информационные системы [5], публикуются работы, посвященные созданию концепции внедрения ИТ-систем в организациях [6], и так далее. Так, в работе [6] рассматриваются подходы к созданию концепции информационной системы, ее структура, проблемы при ее разработке.
Целями разработки концепции АС являются: разработка альтернативных вариантов концепции создаваемой АС и планов их реализации, оценка необходимых ресурсов на их реализацию и обеспечение функционирования, оценка преимуществ и недостатков каждого варианта, определение порядка оценки качества и условий приёмки системы, оценка эффектов, получаемых от системы [1], создание основы для разработки технического задания на АС. Концепция призвана до определенного уровня структурировать идею автоматизации, учесть стратегические аспекты деятельности организации, определить, существует ли принципиальная возможность создания системы, сформулировать цели, определить автоматизируемые процессы и участников автоматизации [6].
Назначением разрабатываемой АС является автоматизация деятельности отдела по подбору персонала (ОПП) и отдела кадров (ОК).
Особенностями бизнес-процессов, производственных и хозяйственных задач, решаемых объектом автоматизации, являются следующие:
– решаемые задачи часто являются комплексными и в их решении могут быть задействованы несколько подразделений (ОПП, ОК, подразделение-заказчик, например: информационно-технологический отдел);
– многие бизнес-процессы носят сквозной характер, что подразумевает наличие потребности в одних и тех же данных в нескольких подразделениях (ОПП, ОК, подразделение-заказчик);
– для многих задач качество и оперативность получения данных из других подразделений существенно влияют на эффективность их решения (например, сокращение времени принятия решения по кандидату).
Источниками данных для АС являются данные по вакансии: резюме кандидата, заявка на подбор персонала, профиль должности, объявление о вакансии, письма кандидатам, анкеты кандидатов. Актуализация введенных данных должна выполняться сотрудниками ОПП при получении информации от кандидата и заказчика.
Состав бизнес-процессов по подбору персонала был определен по результатам обследования объекта автоматизации, а именно наблюдения (работа в ОПП), проведения интервью с работниками ОПП и ОК, изучения необходимой документации.
Бизнес-процесс «Подбор персонала» включает следующие этапы:
- оформление заявки на подбор персонала;
- определение источников подбора персонала;
- выявление кандидатов;
- проведение собеседований;
- решение по кандидату;
- предложение кандидату о работе;
- отказ кандидату;
- закрытие вакансии.
Этапы бизнес-процесса «Подбор персонала» были описаны с использованием UML. Результаты описания бизнес-процесса по подбору персонала представлены на рисунке.
Каждый этап бизнес-процесса «Подбор персонала» так же был детально описан с использованием UML.
В табл. 1 представлен перечень потребностей подразделений, требующих автоматизации, полученный на основе изучения бизнес-процессов по подбору персонала и формализованного описания данных бизнес-процессов с использованием UML.
На основе состава бизнес-процессов по подбору персонала и их формализованного описания определен состав подсистем АС, требования к каждой подсистеме, ее функции и типовые проектные решения, с использованием которых будут реализованы требования и функции.
В табл. 2 представлен список подсистем АС, выявленных на основании анализа бизнес-процессов по подбору персонала и пользовательских потребностей, и их связь с бизнес-процессами по подбору персонала.
В табл. 3 представлен дополнительный перечень подсистем АС, необходимых к реализации для целей функционирования создаваемой АС, определение которых осуществлялось на основе анализа системных бизнес-процессов.
Основные этапы бизнес-процесса «Подбор персонала»
Перечень потребностей подразделений
Потребности, требующие автоматизации
Формирование объявления о вакансии
Размещение объявления о вакансии на специализированном ресурсе
Внесение резюме в базу данных БД
Формирование и отправка письма с приглашением и описанием вакансии
Формирование графика собеседований
Подтверждение времени собеседования, формирование и отправка письма с подтверждением времени собеседования
Внесение в АС данных о результатах собеседования и принятого решения по кандидату
Формирование предложения о работе
Формирование уведомления об отказе
Формирование анкеты кандидата
Формирование заявки на трудоустройство
Формирование сводного отчета по закрытию вакансии
Формирование заявки на трудоустройство
Подсистемы АС и автоматизируемые бизнес-процессы по подбору персонала
Оформление заявки на подбор персонала
Оформление заявки на подбор персонала
Определение источников подбора персонала
Определение источников подбора персонала
Источник: top-technologies.ru
Смарт-процесс подбора персонала в Битрикс24
Да. Пока что кандидаты в список автоматически не попадают. Но этот недостаток не стал критичным для нашего клиента, потому что внесение информации максимально упрощено и не занимает много времени.
Внедрение Битрикс24 от «Соль»
Вы можете задать вопрос о внедрении и наши специалисты обязательно помогут!
В открывшейся карточке кандидата необходимо заполнить следующие поля:
- Имя (текстовое поле)
- Фамилия (текстовое поле)
- Телефон (текстовое поле)
- E-mail (текстовое поле)
- Должность (списочное поле)
- Пожелания к ЗП (поле типа «Деньги»)
- Резюме (поле типа «Файл»)
При создании карточки, название элемента автоматически меняется на название вида: #Должность#: #Имя# #Фамилия#. Данный функционал реализован при помощи бизнес-процессов, что позволяет легко менять шаблон названия, если это со временем будет необходимо.
После проведения встреч и движения карточки кандидата по этапам собеседований, итоги встречи в виде текста могут быть зафиксированы в поле «Итог встречи (мнение о кандидате)». Что позволяет накапливать информацию и анализировать её спустя время.
Для просмотра списка кандидатов доступно два представления — список и канбан.
В представлении канбан вид краткой карточки кандидата на создание и редактирование может быть настроен отдельно в каждом направлении:
- Если выбраны причины отказа «не ответил на приглашение», «отказался выполнять тестовое задание», «не пришёл на собеседование», карточка кандидата попадает «В резерв» на стадию «Коммуникация не удалась»;
- Если выбрана причина отказа «не справился с тестовым заданием», карточка кандидата попадает «В резерв» на стадию «Мало опыта»;
- Если выбраны иные причины, карточка кандидата попадает «В резерв» на стадию «Общие».
Права доступа — так же очень важный нюанс раздела. Они настраиваются в CRM в разделе Настройки -> Права -> Права доступа аналогично правам доступа к другим сущностям CRM.
При добавлении нового направления смарт-процесса по умолчанию все имеющиеся роли в CRM получают к нему полный доступ.
