Пример письма бизнес партнеру

Среднестатистический человек тратит на электронную почту 28% рабочего дня. Мы пишем и получаем письма каждый день. И чем больше писем мы пишем — тем выше шанс ошибиться и произвести неверное впечатление.

В статье расскажу про шаблонные фразы для деловой переписки, и на примерах объясню правила и ошибки деловой коммуникации.

Общие правила деловой переписки

У письма есть понятная тема . Так через какое-то время адресат сможет найти письмо по ключевым словам и вспомнить, по какому поводу вы общались полгода назад.

Как написать письмо партнеру, чтобы вам ответили // Переговоры с партнерами 16+

У письма есть четкое целевое действие . Обращаясь к собеседнику, вы всегда чего-то хотите: о чем-то попросить, договориться, узнать. Держите фокус внимания на том, с какой целью вы пишете, избегайте обтекаемых формулировок. Это позволит сделать текст простым и понятным.

Если вы впервые пишете незнакомому человеку или коллеге, с которым до этого не работали вместе, придерживайтесь нейтрального тона и обязательно представьтесь. Первое письмо — один из способов произвести первое впечатление, второго шанса может и не быть.

КАК НАПИСАТЬ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО. Разбираю образец письма

Перечислены выгоды для собеседника . Деловое письмо — это что-то вроде коммерческого предложения. Расскажите не только о своих целях, но и пользе для адресата. Важно его заинтересовать: если собеседник поймет свою выгоду от общения, шансы получить ответ возрастут.

Контекст налажен . Мало правильно описать выгоды и заинтересовать собеседника. У вас может быть крутое предложение, но адресат не выспался и прочитал письмо мельком, не заметив полезную информацию. Или ему не нравится ваша компания, и холодность распространяется на вас тоже. Или ему уже пришла сотня раздражающих писем от спамеров, а тут еще и вы со своим. Таких «или» может быть очень много.

Даже если вы коллеги и письмо не холодное, а обычное рабочее, многое может зависеть от контекста. Если вы постоянно пропускаете дедлайны, на вашу письменную просьбу будут реагировать менее охотно. Если заваливаете сотней сообщений, коллега может сделать вид, что письмо случайно попало в спам.

В такой ситуации сначала нужно попытаться исправить контекст. Поговорить с собеседником лично, извиниться за прошлые косяки, написать в максимально удобное время — не на выходных, не вечером, не посреди обеда. Если вы уже знакомы с адресатом, стоит сослаться на прежнюю коммуникацию.

Как написать деловое письмо

Приветствие и обращение . По умолчанию начинать коммуникацию лучше с обращения на «вы». Если сомневаетесь, с какой буквы писать «вы» или «Вы», обратите внимание на то, какой вариант использует собеседник, и подстройтесь.

Если же хотите перейти на «ты», делать это нужно по обоюдному согласию и лучше всего во время устной коммуникации. Желательно, чтобы к этому моменту у вас уже была история взаимодействия.

Также не забывайте обращаться к собеседнику по имени или по имени и отчеству, если адресату так удобнее или он выше по статусу.

В качестве приветствия используйте стандартное «здравствуйте», которое не зависит от времени суток или часовых поясов. В деловой переписке не стоит панибратничать, писать «доброе утречко» или «привет».

Основная часть . Еще один важный момент — структура текста. От того, как вы расположите информацию в письме, зависит ответ, который вы получите. Существует так называемый принцип пирамиды, который предполагает, что в начале вы пишете все самое важное, а уже потом вдаетесь в детали.

Если в письме вы ссылаетесь на какой-то документ, не забудьте его прикрепить. То же самое касается ссылок. Обязательно назовите все вложения, чтобы собеседник понимал, что за файл он сейчас открывает или куда попадет, если нажмет на ссылку.

Заключение . В конце письма нужен четкий призыв к действию — чего вы ожидаете от собеседника. Без этого у адресата возникнет вопрос «и что дальше?» Если он не разберется, что делать, вряд ли он быстро ответит на ваше письмо.

В подписи к письму указывайте имя, фамилию, должность и контакты, чтобы с вами было легко связаться.

руководитель маркетингового отдела ООО «Радуга»

8 999 888 77 66

Чего не стоит делать в деловом письме

Писать капслоком . Сообщение, написанное заглавными буквами, зачастую воспринимается как повышение тона.

Отправлять цепочку из двух и более писем . Из-за этого нарушается логика сообщения, ориентироваться в письмах становится сложнее.

Иван: Сегодня было совещание.

Иван: Обсуждали новый проект.

Иван: Это Ваня из «Радуги», помнишь?

Грубить, если человек вовремя не ответил . В процессе работы может случиться всякое. Иногда адресат пропадает с радаров, и далеко не всегда это означает конец сотрудничества. В такой ситуации стоит ненавязчиво напомнить о договоренностях и уточнить сроки.

Благодарить заранее . Фразы вроде «заранее спасибо» — это манипуляция. Человек еще вам не помог, а вы уже поблагодарили. Теперь собеседнику будет неудобно вам отказать. Благодарить нужно после того, как вам оказали услугу, а не до.

Писать фразы вроде «я вас услышал» или «асап» . Такие фразы раздражают, потому что показывают надменность собеседника или его неорганизованность.

Указывать на ошибки собеседника . Мы не в школе, и никто не обязан владеть всеми правилами русского языка. Кроме того, человек мог допустить опечатку. Это не конец света, если вы все равно поняли смысл письма.

Использовать штампы . Официально-деловые штампы усложняют текст и наполняют его водой. Не нужно изъясняться трехэтажными конструкциями. Просить о чем-то или благодарить можно простыми словами.

Запомнить

Кажется, что нет ничего проще коммуникации. С одной стороны, так и есть, мы общаемся всю жизнь. С другой — есть правила и рекомендации, соблюдение которых упрощает коммуникацию и помогает получить желаемое.

Чтобы на ваше письмо точно ответили, запомните эти правила:

• помните о том, зачем вы обращаетесь к собеседнику;
• показывайте собеседнику выгоды от вашего взаимодействия;
• перед началом общения поработайте с контекстом;
• пишите просто;
• будьте вежливы;
• соблюдайте договоренности.

Источник: www.unisender.com

Как правильно написать деловое письмо

Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.

Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).

Виды деловых писем

Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:

По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:

• циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);
• стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).

Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

Правила написания делового письма

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т. д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.

Основные правила делового письма следующие:

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Составляются письма на фирменном бланке организации.

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

Составление делового письма

Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Структура делового письма

Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций.

Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.

Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

• название организации;
• почтовый адрес;
• ИНН, КПП;
• контактные данные;
• банковские реквизиты;
• е-mail;
• дата и номер письма;
• отметка о получении.

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О . Пример делового письма (стандартные реквизиты):

Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид). Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т. д.).

Следующим пунктом идет вступление. Начинаться может со слов «Уважаемый». Здесь обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Юрий Иванович!». В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку.

Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

• вступительная часть (причина, цель, повод для написания);
• основная часть (решения, предложения, суть, рекомендации);
• итоговая часть (просьба, предложение и прочее, вытекающее из основной части);
• формула вежливости (фразы « с уважением», « с надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на понимание» и т. д.);
• должность руководителя и его подпись;
• указание на приложения (если таковые есть);
• ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.

Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

Пример делового письма:

Деловой стиль письма

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

• точность подачи информации;
• официальность;
• содержательное, но краткое изложение;
• объективность и структурированность.

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

Деловой стиль письма исключает малоинформативные и «водяные» тексты. Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать.

Проверяйте написанное на слух. Деловой стиль письма приходит со временем и опытом. Соблюдая основные правила, вы будете знать, как написать деловое письмо и овладеете навыками написания официальных документов любой тематики.

• Профессиональная деформация личности
• Самые необычные профессии – 101 работа (примеры), фото и описания
• Профессия – пилот дронов. Зарплаты, обучение, вакансии
• Список новых и перспективных профессий будущего
• Как использовать Правило Парето 80/20

Обращение в деловом письме

Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне. Этот же тон носит и обращение. Ни в коем случае нельзя писать «Добрый день (вечер, утро, сутки)». Грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте». Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству.

Если сомневаетесь в достоверности информации по этим данным, писать «Здравствуйте, господин (госпожа)» не нужно.

• Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

Обращение на «вы» помогает сохранить межличностную дистанцию и является проявлением уважения к человеку выше по должности и старше по возрасту. Но в некоторых компаниях, принято обращение внутри подразделений, независимо от должности, на «Ты».

Не пишите «Уважаемы господин» без последующего обращения по имени. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. Пример: «Уважаемый Станислав Игоревич!»

При обращении к группе лиц уместно написать «Уважаемые господа!». В заключительной части могут применяться варианты: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на сотрудничество» и т. д. здесь обращение должно носить официальный дружелюбный тон.

Оформление делового письма

Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

• бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
• отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
• текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
• если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
• у каждого приложения идет отдельная нумерация;
• в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами. Пример, 25.07.2017. Допустимо и буквенное оформление месяца. Пример, «25 июля 2017 г.»

Реквизит «подпись» состоит из должности и расшифровки подписи. Например:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов

Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Пример:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов
Главный бухгалтер А. Н. Петрова

Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.

Электронное деловое письмо

Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

Электронное деловое письмо состоит из частей:

• тема;
• приветствие:
• суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
• подпись с контактными данными.

При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение). Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:

Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. Пример:

В этом примере имя и отчество представлено в виде инициалов. Данный вариант допустим, но не стоит удивляться, когда в ответ на письмо вам будут звонить с вопросом: «Как я могу к вам обращаться?». Не создавайте ненужных сложностей. Укажите полное имя и отчество.

Сохраняйте историю переписки.

Отвечайте не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию, напомнит о вас получателю, а также уменьшит вероятность отправки вашего послания в спам.

Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.

• « Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Наши специалисты в ближайшее время свяжутся с Вами»
• « Ваше письмо было получено и принято к рассмотрению. Ответ будет направлен в течение трех рабочих дней. Спасибо за понимание»

Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.

Пример делового письма

Гарантийное деловое письмо. Образец:

В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют. Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка.

В рекламации всегда указывается основание приобретения (чек, накладная и прочее), дата покупки, наименование и количество бракованных единиц.

В заключительной (резюмирующей) части необходимо указать одну просьбу. То есть это или замена, или возврат или ремонт. Писать просьбу, сделать или то или другое не следует. Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации. Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений.

Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств.

Источник: equity.today

Как составить предложение о сотрудничестве: образец письма

Разбираемся, как правильно составить предложение о сотрудничестве и как не ошибиться при его написании.

Найти надежных партнеров – основа взаимовыгодного сотрудничества, которое позволить развить свою фирму, повысить продажи, качество товаров и услуг. Но как заинтересовать их и предложить им совместную работу? Поможет в этом предложение о сотрудничестве. Разберемся, как правильно его составлять.

Что такое предложение о сотрудничестве

Предложение о сотрудничестве – это официальное письмо, направляемое в фирму с целью заинтересовать потенциальных партнеров в совместной работе. Результатом может быть сотрудничество в поставках, в пиаре, в местах для проведения различных мероприятий. Это взаимодействие выгодно для обеих сторон, но самая главная задача во время составления письма – заинтересовать потенциальных партнеров и выделиться среди конкурентов. Именно это – первый шаг к будущему продуктивному сотрудничеству.

Письмо с предложением обычно составляется лично директором фирмы или его уполномоченными подчиненными, но обязательно с его согласия. Также оно может направляться не руководству потенциальной компании-партнера напрямую, а его заместителям или сотрудникам, но окончательное решение обязательно принимается именно главой фирмы.

Виды и особенности предложений о сотрудничестве

Итак, предложения о сотрудничестве бывают трех видов, каждый из которых отличаются своими особенностями:

Холодные предложения направляются в компании, с которым ранее не было ни устных, ни письменных обязательств. Его составить гораздо сложнее, так как небольшой процент таких писем вообще дочитывается до конца и еще меньший – получает обратный отклик. При его написании следует придерживаться следующих рекомендаций:

• не составлять слишком длинные письма, на чтение которых уходит больше минуты;
• тщательно продумывать заголовок письма;
• выражаться кратко и четко;
• выбирать яркий и запоминающийся способ подачи информации.

Теплые предложения направляются в компании, с которыми фирма ранее уже сотрудничала. Шанс того, что их откроют и прочитают, гораздо выше. В них нет необходимости расписывать особенности компании: достаточно напомнить о предыдущих договоренностях и кратко описать новые условия сотрудничества. Придерживаться стоит следующих рекомендаций:

• красочно представлять информацию, например, в виде инфографики;
• не составлять тексты более чем на 3-4 минуты чтения;
• продумывать четкий заголовок, чтобы было понятно, какая именно компания предлагает сотрудничество.

Горячие предложения о сотрудничестве направляются в компании, с которыми уже существуют определенная договоренность о партнерстве. В этом случае их цель не заинтересовать, а рассказать об условиях сотрудничества, прояснить обязательства сторон, документально закрепить планируемую выгоду. В этом случае стоит следовать следующим советам:

• можно оформлять информацию в виде слайдов в pdf или инфографик, но стоит выражаться кратко и точно;
• честно описывать условия о сотрудничестве;
• допустимо писать более объемные тексты – до 5-10 минут на чтение.

Пример партнерского предложения в виде презентации

Желательная структура КП о сотрудничестве

Независимо от вида предложения, оно должно соответствовать четкой структуре: это значительно повышает шансы, что его дочитают до конца и ответят.

Например, дизайн-агентство предлагает услуги по ребрендингу кафе и отправляет письмо с заголовоком «Хотите поднять продажи с новым фирменным стилем от дизайн-агентства «Печать»?».

Вступление. Обязательно нужно начать с приветствия и обратиться по имени и отчеству к читателю, чтобы не создавалось впечатление безличной массовой рассылки. Поэтому важно определить, кому отправляется письмо: например, руководителю фирмы, креативному директору или начальнику отдела закупок. Приветствие можно выделить жирным шрифтом и сделать отступ от остального текста. После этого необходимо представиться и указать, какая фирма является отправителем, затем кратко описать свою компанию: хватит 1-2 предложения.

Например, в случае с дизайн-агентством: «Здравствуйте, уважаемый Павел Игоревич! Меня зовут Анна Ушакова, я представляю дизайн-агентство «Печать». Мы оказываем услуги по созданию и ребрендингу фирменного стиля и наружной рекламы для фирм и предприятий». В случае с теплым коммерческим предложением можно указать проекты, по которым компании сотрудничали ранее.

Суть предложения. Сразу после приветствия нужно конкретно сформулировать, что именно предлагает фирма. Если получатель в холодном и даже теплом предложении не найдет этой информации в первые секунды чтения, то, скорее всего, не станет тратить время на письмо. Поэтому следует четко очертить условия совместной работы и возможную выгоду.

Этот раздел также должен занимать не больше 3-4 предложений для холодного и теплого письма. Например, «Нам стало известно о ваших намерениях произвести реновацию кафе, и мы готовы провести ребрендинг. Мы предлагаем услуги по созданию фирменного стиля, наружной рекламы и оформления интерьера помещения.». А вот в горячем предложении можно более подробно и конкретно расписать перспективы дальнейшего сотрудничества: в этом случае оно будет являться офертой.

Выгода. Если получатель заинтересовался предложением и продолжил читать письмо, стоит убедить его в том, что сотрудничество будет взаимовыгодным. Для этого стоит кратко описать свои преимущества, которые будут полезны для партнеров и отличат компанию от конкурентов. Можно рассказать о выгоде по цене, качество материалов и выполнения работ, точность, скорость. Уместно будет также рассказать о реализованных проектах с партнерами.

Например: «Мы предлагаем комплексный ребрендинг с разработкой брендбука в кратчайшие сроки: от 3-х дней. Работа по договору, индивидуальный подход, бесплатные правки. Наша компания сотрудничала с такими фирмами, как…».

Заключение. Этот блок должен призывать к действию и содержать все контакты: номер телефона, адрес электронной почты для обратной связи, сайт компании. Также можно отдельно приложить ссылку на портфолио, кейсы или отзывы клиентов. Если компания готова предоставить скидки или особые условия, это также стоит указать в конце, чтобы убедить получателя в его выгоде.

Например, «Если вас заинтересовало наше предложение, будем рады взаимовыгодному сотрудничеству. До Нового года – скидка на услуги 15%! Свяжитесь с нами, и мы обсудим условия партнерства».

Секреты эффективного предложения

Четкое следование структуре – важная часть успеха письма, но, чтобы оно гарантированно было эффективным, стоит прислушиваться к следующим советам:

• всегда указывайте имя получателя в личном письме;
• если предложение на корпоративную почту, в приветствии лучше указывать общую формулировку;
• подкрепляйте все факты доказательствами;
• используйте картинки, но не злоупотребляйте ими в холодном предложении;
• указывайте на уже существующие отзывы клиентов и партнеров;
• пишите о преимуществах перед конкурентами, делайте ваше предложение уникальным;
• правильно оформляйте письмо – сопроводите его логотипом, инфографиками, в теплом и горячем предложении – слайдами презентации.

Частые ошибки

Неправильно составленное письмо не только не будет эффективным и останется без ответа, но и вызовет отвращение к компании, повредит ее репутации. Чтобы этого избежать, необходимо не допустить следующих ошибок.

• Несоответствие смысла письма ценностям получателя. Если компания предлагает совместную работу разным компаниям по разным направлениям, то для каждой из них письмо должно составляться индивидуально. Например, если при для проведения семинара нужна площадка и пиар, то партнеры, предоставляющие место проведения и организовывающие рекламу, получат совершенно разную выгоду, которую необходимо отразить в письме. Если отправлять всем типовой текст, меняя только имя получателя, отклик будет минимальным.
• Безосновательные преимущества. При составлении предложения о сотрудничестве нужно учитывать, что будет интересно партнеру и какую выгоду он должен получить. Если не подтверждать слова фактами и только расхваливать себя, предложение не заинтересует получателей. Например, нельзя употреблять такие общие фразы, как «мы лучшие на рынке», «клиенты довольны нашими услугами», «мы будем рады с вами сотрудничать». Лучше указать фирмы, с которыми уже заключены договоры о сотрудничестве, прикрепить ссылку на их отзывы, указать, какую выгоду получит партнер в результате сотрудничества.
• Неправильный язык повествования. Слишком сухой и официальный язык повествования оттолкнет читающего, а иногда и помешает уловить основную мысль сказанного. Изобилие узкоспециализированных терминов и понятий, особенно когда письмо адресовано фирме с другим родом деятельности, сделает его непонятным и значительно снизит эффективность. Но и художественный стиль также не подходит – изобилие художественных оборотов, прилагательных, длинных предложений создаст впечатление несерьезности и ненадежности. Нужно писать понятно, короткими точными фразами, разбивать текст на абзацы.
• Перегружать текст информацией. Цель предложения о сотрудничестве – заинтересовать потенциальных партнеров, вызвать у них заинтересованность и вывести на дальнейший диалог. Не стоит долго перечислять историю компании, ее преимущества, рассказывать о спектре оказываемых услуг или выпускаемой продукции. В письме должно быть только то, что важно для будущих партнеров: что требуется с их стороны и что предлагает фирма, какую выгоду они могут получить, как связаться для дальнейшего диалога. Исключение составляют горячие предложения: если договоренность о партнерстве уже имеется, то можно описать подробные условия будущего сотрудничества.
• Ложь. Несмотря на то, что в предложении о сотрудничестве необходимо заинтересовать потенциальных партнеров собственными преимуществами, все они должны быть правдивыми. Даже если удастся вызвать отклик неверными фактами, они вскроются в процессе заключения договора и приведут к конфликтам и повредят репутации компании. Лучше описать меньше реальных преимуществ, чем больше, но ложных. Также стоит воздержаться от фактов, которые сложно проверить.
• Отсутствие предложения и призыва. При прочтении письма должно быть понятно, что предлагает отправитель и что делать после его получения. Если писать только о своей компании и рассказывать об услугах и продуктах, предложение не будет эффективным и не вызовет отклик.

Источник: www.tvoibrand.ru