Примеры бизнес информационных писем

Информационные письма позволяют сообщить или заявить о каких-либо событиях, напомнить о мероприятиях, запросить информацию, предупредить о чем-либо, а также выполнить ряд иных действий.

При оформлении следует придерживать правил деловой переписки, учитывая смысл содержания и цель оформления. В статье предлагаем скачать образцы основных видов информационных писем, которые наиболее часто оформляются на предприятиях.

Что такое информационное письмо

В деловых отношениях часто практикуются так называемые информационные письма. Многообразие задач, решаемых с помощью данной корреспонденции, делает этот инструмент коммуникации весьма популярным.

Информационное письмо представляет собой особую разновидность делового документа, цель которого – оповестить адресата о каких-либо событиях, обстоятельствах или фактах, имеющих отношение к отправителю письма.

Такой документ вовсе не является обязательным. Он скорее считается проявлением деловой вежливости, лояльного отношения, хорошего тона. Подобные письма часто используются как средства маркетинговых коммуникаций, эффективно способствующие продвижению компании-отправителя на целевых рынках.

Email-маркетинг для бизнеса: как продавать с помощью писем? Просто о сложном

В официальной переписке информационные письма могут преследовать такие цели:

Рассказать деловым партнерам о важных изменениях, произошедших у отправителя.
Напомнить контрагентам – поставщикам, подрядчикам или покупателям – о необходимости выполнения обязательств, определенных условиями подписанного соглашения.
Сообщить клиенту о появлении новых позиций (услуг) в ассортименте.
Прочие цели, подразумевающие уведомление адресата (получателя) о произошедшем.

Информационное письмо не призывает адресата к каким-либо действиям. Оно только констатирует определенный факт, не требуя от получателя обязательной или желательной реакции.

Адресатами могут быть отдельный сотрудник компании-отправителя, группа таких сотрудников (как вариант, все сотрудники), а также клиенты, контрагенты, партнеры компании-отправителя, представители различных контактных аудиторий.

Какие бывают — виды

Классифицируя информационные письма, нужно понимать, что их разделение по категориям является достаточно условным. Это объясняется тем, что любое такое письмо может применяться (задумываться) для выполнения нескольких задач одновременно.

Информационные письма, наиболее часто используемые в деловой практике, могут иметь следующие типичные разновидности:

Cообщение (как вариант, уведомление). Его задача – оповестить получателя о новостях, касающихся отправителя. Например, адресату можно сообщить об изменении реквизитов компании, росте или снижении цен, а также других событиях, имеющих значение.
Заявление. Его задача – уведомить получателя о дальнейших действиях отправителя. Примеры – адресата заранее предупреждают о предстоящих сокращениях штата, о продлении договора, прочих мерах.
Напоминание. Его получателю напоминают о необходимости выполнения тех или иных обязательств (например, погасить долг).
Подтверждение. Оно подтверждает факт получения информации, посылки, другого письма.
Рекламно-информационное. Сообщает о проведении рекламных акций, может содержать предложение товаров/услуг, но не призывает получателя к совершению покупки.
Запрос. Это конкретная просьба, адресованная получателю. Отправитель просит адресата дать ответ на поставленный вопрос. Пример – просьба разъяснить порядок формирования цен.
Иные разновидности информационных писем (отказ, предупреждение, приглашение, прочие варианты).

Правила оформления и реквизиты

Объем текста в информационном письме строго не ограничивается. Текстовая часть этого документа может включать как одно предложение, так и несколько страниц. Может отправляться от имени руководителя предприятия или иного уполномоченного представителя данного предприятия.

Шаблоны деловых писем — Антон Краснобабцев

Подписывается тем лицом, от имени которого оно отправляется (руководителем компании или иным ответственным субъектом). При массовой рассылке вовсе не обязательно подписывать этот документ вручную.

Строгие правила составления для информационных писем отсутствуют. Обычно оформляются по свободным (произвольным) шаблонам. При этом всё же рекомендуется соблюдать общепринятые нормы ведения деловой корреспонденции, которые подразумевают отражение следующих сведений (реквизитов):

Если информационное письмо является стандартным (то есть типовым), оно составляется по утвержденному или общепринятому образцу.

В тексте допускается цитировать выдержки (положения) из официальной, нормативно-правовой документации.

К информационному письму могут прикрепляться необходимые документальные приложения (таблицы, схемы, фотографии и прочее). Если оформляется на бумаге, оно пересылается курьером или почтой. Электронное письмо отправляется онлайн (как правило, через e-mail).

Скачать образцы и примеры

запрос о предоставлении информации;
приглашение на мероприятие;
просьба;
соболезнование;
напоминание;
поздравление.

Источник: dokuform.ru

Информационные письма: делимся полезным контентом и вовлекаем подписчиков

Email — гибкий инструмент, который подходит не только для стандартных проморассылок. Существует несколько видов email рассылок, грамотное применение которых позволит получить максимальный эффект. В их числе:

Триггерные — сообщают о событиях на сайте (например, в продажу поступил товар, интересующий клиента), действиях человека (просматривал товары, добавил их в корзину, но не купил), внешних событиях (поздравления с праздниками и днем рождения);
Транзакционные — сообщения, основанные на действиях человека и событиях, происходящих с его аккаунтом (уведомления о заказе, оплате, бронировании, подписке, входе с незнакомого устройства и т. д);
Промописьма — информирование клиента о товарах и услугах, акциях;
Новостные, информационные — свежая информация о событиях в компании или отрасли, обновлениях.

Давайте рассмотрим подробнее потенциал информационных писем.

Суть информационных рассылок

Информационное письмо в маркетинге — это сообщение, содержащее новости, факты, советы и другую актуальную для подписчика информацию. Его целью не является непосредственно продажа товара или услуги компании.

Такая рассылка содержит полезную для получателя информацию, а значит емейлы будут открывать, увеличится доля активных читателей.

У некоторых компаний стратегия маркетинга целиком выстроена на информационных письмах. Но чаще их используют комплексно, вместе с проморассылками. Это помогает сделать продажи менее агрессивными, клиенты успевают отдохнуть от коммерческих предложений, но при этом не забывают о существовании компании. Несмотря на то, что информационные емейлы обычно не содержат call to action типа “купи здесь и сейчас”, из них на сайт тоже приходят пользователи, которые становятся реальными клиентами.

Как информационные письма превращают подписчика в клиента

Что нужно, чтобы у получателя email возникло непреодолимое желание приобрести товар или воспользоваться услугами компании? Эксклюзивный товар или лучшая цена. Но сделать предложение, от которого трудно отказаться, возможно не всегда. Конкуренты тоже не сидят сложа руки, изучают рынок и в любой момент могут снизить цену или расширить ассортимент.

Чтобы купили именно у вас, необходимо завоевывать доверие аудитории, и для решения этой задачи стоит использовать информационные емейл рассылки. Поскольку общаясь с подписчиками на интересные им темы, вы тем самым зарабатываете авторитет и лояльность.

О чем писать в информационных письмах

Как написать информационное письмо, чтобы читатели каждый раз ждали вашу рассылку? Емейлы такого рода должны содержать полезный и интересный для пользователя контент. Повод для отправки информационного письма можно найти всегда. Это может быть:

Новостная рассылка, еженедельный или ежемесячный дайджест:

Новые материалы вашего блога:

Полезные рекомендации из серии “how to”, руководство пользователя. В таких письмах полезной будет gif анимация. Как говорится, лучше 1 раз увидеть, чем 100 раз услышать. Кроме того, показывая на анимированной картинке как выполнить ту или иную операцию, вы не только донесете мысль до адресата, но и избавите себя от необходимости использования пошаговых пространных описаний всего процесса:

Анонсы мероприятий, которые собирается проводить ваша компания.

Например, мы отправляли приглашение на email conference с составом спикеров и программой конференции. В футер этого сообщения добавили блок со ссылкой на документ с аргументами, почему стоит посетить эту конференцию. Получателям оставалось его только скачать, внести название своей компании / имя руководителя/ свои данные и показать лицу, принимающему решение о вашем участии в мероприятии:

Интересные материалы, которыми вы хотите поделиться с вашими подписчиками:

Важные для клиента изменения на рынке, в отрасли и т. д.:

Данные исследований в вашей отрасли:

Интересные истории, связанные с использованием аналогичного продукта:

Примеры информационных писем, приведенные выше, показывают, что спектр применения данного инструмента достаточно широк.

В каком бизнесе работают информационные письма

Практически все компании, независимо от того, работают они в сфере В2В или В2С могут использовать информационные письма, адаптировав их контент в зависимости от особенностей продукта.

Основным видом коммуникации данный вид писем является для таких сфер деятельности как:

Новостные и развлекательные порталы. Здесь такие письма работают на удержание аудитории, подогревают интерес и не дают подписчику о вас забыть.

Компании, работающие в сфере образования. Делясь знаниями с подписчиками, вы поддерживаете интерес к вашему проекту и привлекаете аудиторию на ваши платные мероприятия, курсы, семинары, проводимые как онлайн так и офлайн.

Консалтинговые компании. Ситуация кажется парадоксальной, но несмотря на то, что за свою экспертизу сотрудники таких компаний планируют получать деньги, существенный объем полезного контента нужно отдавать бесплатно. Почему? Во-первых, подписчики при желании смогут найти то, что им нужно, на просторах интернета, — так лучше пусть они находят его именно в ваших емейл-рассылках. А во-вторых, когда им понадобится решить конкретную задачу и потребуется ваш уникальный опыт, они обратятся именно к вам.

Медицина и фармацевтика. Информационные письма — это хороший инструмент для продвижения новых медикаментов. В частности, сообщения с описанием нового препарата, его эффективности и особенностей применения можно отправить на группу врачей соответствующего профиля. В примере, приведенном ниже, добавлены три кнопки CTA: эффективность, безопасность, удобство. Второе информационное письмо об этом препарате будет посвящено той характеристике, которую выбрал пользователь в предыдущем сообщении, кликнув по кнопке.

Во всех этих сферах общение с подписчиками создает компании репутацию эксперта и формирует доверие аудитории. В дальнейшем, когда человек видит коммерческое предложение от компании, с письмами которой он хорошо знаком, ему легче принять решение о покупке. И если возникает необходимость воспользоваться товаром или услугой определенного рода, то за покупкой с большей долей вероятности обратятся к продавцу, которому доверяют.

Информационная рассылка используется также компаниями, работающими в сфере онлайн и офлайн ритейла. Такие емейлы интернет-магазинов привлекают внимание броским дизайном и анимацией:

Интернет магазин Zlato.ua сообщил своим подписчикам о розыгрыше и попросил поддержки:

У этой компании есть и другие информационные письма — с интересными сведениями, которые помогут подписчикам при выборе ювелирных изделий:

На самом деле задачей этого конкретного емейла была все-таки продажа: в его конце, уже после интересных и вдохновляющих фактов о бриллиантах, можно увидеть карточки товаров. Но на первый план выступает информативная составляющая, и email получатели открыли именно из любопытства и желания узнать больше о бриллиантах и украшениях с ними.

Особенности создания информационных писем

Оформление информационного письма не будет занимать много времени, если сделать его шаблон в нашем адаптивном редакторе и сохранить блоки в личной библиотеке. Все, что вам в дальнейшем понадобится, — это подготовить релевантный контент и красиво его преподнести. В рубрике “Примеры рассылок” вы можете вдохновиться идеями и использовать понравившиеся варианты как образец информационного письма. Среди более двухсот вариантов вы наверняка сможете подобрать не один интересный пример информационного письма, который подходит под ваши задачи.

Адаптивность электронных писем

Адаптивность емейла нельзя недооценивать. По данным исследований Adestra, 71,6% потребителей сразу удаляют сообщения электронной почты, если они некорректно отображаются на мобильном устройстве. Поэтому готовый email стоит протестировать, и только когда вы убедитесь, что он выглядит хорошо, можно отправлять его через сервис рассылок.

У нас есть профессиональные секреты, как оформить письмо, чтобы оно достигло цели, и мы готовы поделиться с вами этой информацией, чтобы ваши рассылки стали еще более эффективными.

Элементы информационного письма и актуальные варианты их оформления

Отправитель. Это первое, что увидят ваши подписчики, и во многом имя отправителя повлияет на готовность открыть сообщение. Информационные письма можно отправлять от имени компании или же подобрать для них другой адрес отправителя, например, личный емейл менеджера по работе с клиентами (с корпоративным доменом, разумеется). Этот прием используют также и для триггерных писем, чтобы получатель почувствовал персональную заботу.

До открытия письма человек видит его тему, прочтя которую решает, стоит ли углубляться в него. Поэтому над формулировкой темы стоит хорошенько подумать. Есть несколько рекомендаций, которые могут пригодиться при ее составлении:

Вам наверняка есть что рассказать получателям, но парадокс заключается в том, что тема должна быть краткой. Сформулируйте основную мысль лаконично.
Первые 3 слова должны быть самыми емкими и информативными, так как именно их увидят получатели, просматривая корреспонденцию в папке «Входящие».
Подчеркните ценность информации для получателя.
Если контекст позволяет, упомяните название компании.

Ниже приведены в качестве примеров темы информационных писем:

Полезные обучающие статьи, мероприятия и новости от Solomoto;
5 советов о еде, которых вы не знали;
Бесплатные вебинары по защите бухгалтера и экономии на налогах;
Digital Digest #12-13-14. Главные цифровые новости весны;
Приглашение на Friend’s Day и новое в блоге;

Хедер. В нем должен содержаться ваш логотип, чтобы письма были узнаваемыми. Добавьте в верхней части емейла меню, чтобы сделать удобным переход в нужный раздел сайта прямо из него. Можно разместить сразу под хедером узнаваемый основной баннер, по которому получатели смогут безошибочно идентифицировать вашу новостную рассылку:

Контент. Выделяйте заголовки и делайте отступы. Чтобы текст воспринимался легко (а его в информационном письме больше, чем в промо), важно расставить визуальные и смысловые акценты.

Футер. Хотите получить эффект вирусной рассылки? Добавьте в сообщение кнопки «Поделиться с другом» или «Переслать». Не исключено, что подписчики ими воспользуются, особенно если контент был действительно интересным для вашей аудитории.

Если вы решили отправлять информационное письмо от лица представителя компании, а еще лучше — если его автором является признанный эксперт в обсуждаемой теме, в футере можно разместить блок с его фотографией и контактной информацией. Такая подача привлечет внимание и повысит доверие к вашей компании. Например, вот футер емейла от кулинарного портала:

Эти простые советы относительно того, как оформить информационное письмо, сделают ваше сообщение стильным и запоминающимся, оно будет выделяться на общем фоне и не останется незамеченным.

Не письмами едиными… можно информировать

Информационными могут быть не только письма. К услугам маркетологов есть и другие каналы коммуникации, например, СМС, Вайбер, mobile push и web push. Поэтому смело можно экспериментировать. В частности, для информационных рассылок хорошо подходят Push notifications. Этот канал позволит достучаться даже до той части аудитории, которая не слишком активно читает почту или вовсе не подписана на емейл-сообщения. Ниже приводится пример такого Push-уведомления:

Одно из преимуществ пуш-сообщений — доступность данного канала. А еще — простота создания и отправки рассылки. Даже неподготовленный пользователь системы eSputnik легко справится с созданием пушей после ознакомления с инструкцией.

Дополняя email-рассылку другими каналами, вы увеличиваете охват своей целевой аудитории. А вероятность того, что подписчик получит ваше сообщение и прочитает его, существенно увеличивается, так как вы предлагаете ему информацию именно в той форме и в том канале, где ему удобно с ней ознакомиться.

Наш сервис для емейл-рассылки предоставляет возможность создания мультиканальных сценариев и комплексного использования сообщений разных типов для отправки информационных и промоуведомлений. Если вы еще не используете eSputnik на полную мощность, пришло время это сделать, чтоб получить максимум пользы для вашего бизнеса.

Источник: esputnik.com

Информационное письмо: задачи, виды, образцы + инструкция по составлению

Обмен информацией внутри предприятия или между разными организациями осуществляется с помощью информационных писем. Их используют при деловом общении и в email-маркетинге. Что такое информационное письмо? Каких видов бывает и какие цели выполняет? Как правильно составить, оформить и отправить письмо?

Объясним простыми словами!

Что такое информационное письмо: определение, цели и задачи

Информационное письмо – это деловой документ в организации, предназначенный для обмена официальной информацией между коллегами или партнерами. К примеру, руководитель может проинформировать сотрудников или контрагентов о расширении ассортимента товаров и услуг, сделать заявление об изменении реквизитов или пролонгировании договора и пр.

Специалисты по email-маркетингу используют информационные письма для отправки сообщений потенциальным или действующим клиентам для поддержания спроса. В них могут быть полезные или развлекательные статьи, презентации мероприятий, акций, подборки советов, новости или данные об изменениях сайта компании.

Главная цель информационных писем – донесение важной информации до целевой аудитории. Также они выполняют ряд задач:

Уведомление сотрудников или партнеров о нововведениях в бизнес-деятельности.
Напоминание о предстоящих мероприятиях, встречах или задачах, которые необходимо выполнить работнику.
Подтверждение или отклонение предложений, утверждение решений.
Обмен мнениями.
Обсуждение ценовой политики, ассортимента компании.

Если информационные письма используются в области email-маркетинга, их цель – косвенная продажа товара. С помощью писем поддерживается общение с потенциальными покупателями. В этом случае письма выполняют задачи:

Привлечение новых покупателей.
Удержание внимания прежних клиентов, бизнес-партнеров, персонала.
Подтверждение экспертности.
Напоминание о предстоящих мероприятиях.
Привлечение трафика на сайт.
Уведомление покупателей об изменениях по их заказам (о проведении или отклонении оплаты, доставке и пр).

Информационное письмо может содержать призыв к действию, к примеру, — покупка продвигаемого продукта или регистрация на сайте.

Насколько документ является обязательным

Информационное письмо – это не обязательный документ в компании. Решение о деловом информировании партнеров и коллег принимается администрацией в каждой организации отдельно. Однако, на крупных предприятиях информационные письма – неотъемлемая часть бизнес-процесса.

Виды информационных писем

В зависимости от цели информационных писем, условно их можно разделить на разные виды:

РазновидностьЦельПример

Сообщение (уведомление) Образец	Оповещение получателей о чем-то важном (изменении ассортимента товаров, повышении цен, предстоящих акциях, появлении сайта и пр.)	Компания Х уведомляет вас об изменении реквизитов для дальнейших финансовых расчетов.
Напоминание Образец	Напоминание получателю выполнить важное действие.	Напоминаем вам о необходимости своевременного внесения платежа, согласно установленному графику.
Заявление	Уведомление получателя о каких-либо действиях, которые собирается предпринять отправитель.	Уведомляем вас об автоматическом пролонгировании партнерского договора по причине истечения срока действия предыдущего соглашения.
Извещение Образец	Информирование клиентов о предстоящем мероприятии. Обычно рассылается контрагентам массово.	С радостью сообщаем, что 1 мая в нашей компании состоится презентация нового продукта. Приглашаются все желающие.
Предложение Образец	Призыв к действию получателя	Хотим предложить вам взаимовыгодное сотрудничество с нашей компанией.
Подтверждение Образец	Подтверждение получения чего-либо: письма, оплаты, товара	Уведомляем вас о получении заказного письма в наш адрес.
Запрос Образец	Просьба о конкретном действии получателя	Просим вас разъяснить порядок формирования нового ценового предложения.
Рекламно-информационное сообщение Образец	Презентация мероприятия, нового продукта, услуги	Объявляем о предстоящем дне «Открытых дверей» в рамках проведения ярмарки профессий. Вы сможете познакомиться со специалистами разного направления, задать вопросы, узнать, как получить образование, зарегистрироваться.

Для каждого вида письма есть свой образец, который проще скачать бесплатно и оформить документ по примеру. Одно письмо может одновременно выполнять разные цели и, соответственно, быть смешанного вида.

Структура информационного письма: обязательные разделы

Существует негласный регламент, как должно быть оформлено информационное письмо. Обычно структура состоит из разделов:

Верхний правый угол с информацией о должности и Ф. И. О. адресата. Обычно это руководитель предприятия или начальник отдела, который сможет донести информацию до всех подчиненных.
Под данными об отправителе прописываются данные адресата: наименование организации, адрес. Если письмо адресовано конкретному лицу, нужно указать его Ф. И. О. и должность. При массовой отправке писем, данный раздел пропускается.
Левый верхний угол с номером документа и датой его отправки. Это данное письмо – ответ на другое деловое письмо, нужно указать данные входящего документа. Эти данные необходимы для заполнения журнала регистрации исходящих писем.
Основной текст письма. Информация должна быть изложена в максимально сжатом виде – несколько предложений. Допускается использование нумерованных и маркированных списков.
Приложения (если они необходимы) – дополнительные документы, договор, статьи, с которыми должны ознакомиться получатели.
Нижняя область страницы с должностью и Ф. И. О. отправителя, наименованием компании, подписью и печатью.

ПРОТЕСТИРУЙТЕ ЗВОНКИ ДЛЯ ВАШИХ ЗАДАЧ

Все новые пользователи получают 10 звонков в подарок сразу после создания аккаунта в Программе обзвонов!

Как составить и что написать в информационном письме: инструкция

Обычно обязанности по составлению информационных писем исполняет руководитель или иное уполномоченное лицо, в чьи должностные обязанности входит эта задача. Во втором случае текст сообщений обязательно должен согласовываться с начальством.

При составлении письма нужно придерживаться всех основных правил подготовки деловых документов. Лучше всего скачать готовый образец бесплатно, хотя можно и самостоятельно составить письмо на чистом листе.

Вначале нужно определить, кто является получателем:

сотрудники вашего предприятия;
партнеры;
клиенты (будущие или постоянные).

Письмо составляется в официально-деловом стиле. Оно должно быть небольшого объема (обычно не более 1 страницы) без эмоциональных высказываний и разговорных выражений. Важно не допускать пунктуационные и грамматические ошибки. Если информационное письмо будет составлено с ошибками, у адресата может сложиться негативное мнение обо всем предприятии.

Инструкция составления текста письма:

Приветствие, заявление главной темы – с этого начинается основной текст. Эту часть можно расположить посередине листа. К примеру, «Сообщаем вам о торжественном открытии нашего нового магазина» или «Уважаемый, Николай Николаевич, компания Х приветствует вас».
Содержательная часть, которая дает подробную информацию о главной теме, заявленной выше: «Праздничное мероприятие состоится 10 мая в 17:00. Вас ждет концертная программа, розыгрыши с ценными подарками и игры для детей». Здесь указываются официальные данные, факты, даты, адреса – информация подается кратко. Обычно у получателей нет времени на длительное чтение. На знакомство с материалом должно уйти не более 2-3 минут. Язык должен быть простым. Чтобы установить контакт с получателем, он должен понять написанное.
Если к письму есть приложения, дополнительные документы и статьи, завершите текст упоминанием об этом: «С подробной концертной программой вы можете ознакомиться в Приложении 1». Перечислите все, что прилагаете к письму и зачем.
Подведение итогов письма. Традиционно используется фраза: «С уважением, команда компании Х». Можно что-то предложить – созвониться, встретиться. Не забудьте указать номер телефона, адрес почты и сайта для обратной связи.

Как оформляют информационные письма

Если информационное письмо будет отправлено традиционным способом в бумажном виде, для его написания используется фирменный бланк компании с водяными знаками и логотипом. Так организация выглядит солиднее в глазах адресатов. Кроме того, при каждой отправке нового письма не нужно прописывать реквизиты предприятия заново.

Если бланк отсутствует, письмо может быть оформлено на обычном листе формата А4. Оригинально и выигрышно смотрятся письма, написанные от руки каллиграфическим почерком.

При составлении информационного письма необходимо придерживаться стандартов ГОСТ:

поля: справа 10 мм, слева 20 мм;
верхние и нижние отступы от края листа;
выравнивание текста по ширине;
абзацы с отступами 1.25 см;
при наличии разделов, у каждого должно быть название, которое указывается с отступом 1.25 см и выравнивается по ширине;
размер межстрочного интервала 1-1.5;
нумерование страниц письма, начиная со 2 листа (порядковый номер ставится сверху посередине с отступом от края в 10 мм);
допустимо использование любого шрифта, но предпочтительнее Times New Roman № 13-14 или Arial № 12-13 (для заполнения таблиц используется шрифт № 9-10).

Несмотря на действующие рекомендации, строгих правил для оформления документа нет.

Как отправить письмо

Отправка бумажного информационного письма осуществляется через курьера или почту (заказным письмом с уведомлением о вручении). Для этого оно помещается в фирменный конверт организации, на котором должны быть указаны ее наименование, реквизиты и логотип. Если фирменный конверт отсутствует, используется обычный. Предпочтительно выбирать конверт того же оттенка, что и бумага, на котором напечатано само письмо. Желательно, чтобы конверт был прямоугольной формы.

Если письмо направляется по email, нужно придерживаться следующих правил:

Если планируется разослать электронные письма многим получателям, лучше автоматизировать процесс. Для этого существуют специальные сервисы, которые оформляют письма по шаблону (например, UniSender). Образец можно предоставить самостоятельно или скачать из каталога готовых форм на сайте бесплатно.

Еще один способ отправки – воспользоваться факсом или чатом в мессенджерах, социальных сетях. Этот вариант подходит, когда отношения между отправителем и получателем неформальные и такая переписка допустима.

Прежде чем направить информационное письмо, необходимо зарегистрировать его в журнале входящей/исходящей документации.

Общие правила для всех писем

Чтобы информационное письмо было максимально эффективным, придерживайтесь рекомендаций при его составлении и отправке:

Любое информационное письмо должно быть написано грамотно с учетом всех письменных стандартов лексики, грамматики, пунктуации. Это важный момент, на который обращают внимание почти все руководители и уполномоченные лица. Если адреса обнаружит ошибки, он может не захотеть пользоваться вашим предложением, разочаруется в имидже всей компании в целом.
Содержание письма должно отражать только особенности деятельности компании-отправителя (не должно быть данных о сторонних предприятиях).
Письмо любого вида должно быть кратким, емким, лаконичным и полным. Проявите максимальную заботу о получателе, чтобы ему было удобно открывать и читать текст, а также реагировать на прочитанное (позвонить, прийти на встречу, скачать презентацию, приобрести товар или услугу).
Всегда указывайте свои контакты в конце письма, чтобы получатель мог оперативно связаться с вами и не тратил свое время на поиск номера телефона или адреса.

Что запрещено указывать в письме

Несмотря на то, что информационное письмо составляется в свободной форме, есть несколько пунктов под запретом:

грубый, развязный тон, бранные слова;
оскорбления в чей-либо адрес;
ложь, недостоверные, непроверенные данные (информационное письмо – это официальный документ, который имеет юридическую силу).

Помимо этого нежелательно писать текст слишком сухо, со сложной терминологией, обилием цифр, большим количество причастных и деепричастных оборотов. Избегайте «штампов», «клише», ведь ваша задача – заинтересовать получателя.

Заключение

Информационное письмо – официальный инструмент компании, с помощью которого она может доносить важную информацию до клиентов, сотрудников, партнеров, продвигает свои товары и услуги. Это не обязательный документ, но все крупные предприятия его используют.

Письмо может быть составлено в свободной форме, но лучше придерживаться установленных стандартов. Так можно сформировать положительное впечатление о компании и убедить получателя в необходимости совершить нужное действие – что-то купить, прийти на встречу. Информационное письмо отправляют по почту или по email.

Будьте кратки, придерживайтесь делового стиля, но не стоит излагать информацию слишком сухо, чтобы заинтересовать адресата.

Поделиться ссылкой:

Нажмите, чтобы поделиться в Vk (Открывается в новом окне)
Нажмите здесь, чтобы поделиться контентом на Facebook. (Открывается в новом окне)
Нажмите, чтобы поделиться на Twitter (Открывается в новом окне)
Нажмите, чтобы поделиться записями на Pinterest (Открывается в новом окне)

Источник: programma-obzvonov.ru