Вакорин, М. П. Разработка проекта по внедрению информационной системы в деятельность организации / М. П. Вакорин, А. С. Тайлакова. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2023. — № 9 (456). — С. 12-16. — URL: https://moluch.ru/archive/456/100513/ (дата обращения: 03.06.2023).
В статье будут рассмотрены задачи, проблемы и особенности внедрения корпоративной информационной системы. Изложены основные методологии для укоренения и запуска в эксплуатацию ИС, а также процессы структурирования большого комплекса работ на фазы.
Ключевые слова: информационная система, SAP, внедрение, проект, автоматизированная система, техническое задание.
При рассмотрении вопросов, связанных с организацией внедрения информационных систем, прежде всего, необходимо уточнить значение термина «информационная система». Информационная система — это сложнейший программно-аппаратный комплекс. Российский ГОСТ РВ 51987 определяет информационную систему как «автоматизированную систему, результатом функционирования которой является представление выходной информации для последующего использования».
Как построить системный бизнес | Обязательные IT инструменты для руководителя | Примеры внедрения
Задачей проекта внедрения информационной системы является создание (адаптация) и запуск в продуктивную эксплуатацию технологических элементов, гарантирующих функционирование системы и управленческих элементов, гарантирующих организацию эксплуатации системы.
Причинами проблем при внедрении информационных систем, охватывающих различные аспекты деятельности частных проектов и предприятия в целом, являются: отсутствие постановки менеджмента на предприятии; необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия; необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах; сопротивление сотрудников предприятия; временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы; необходимость формирования квалифицированной команды для внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы [4].
Кроме того, внедрение системы требует единой ИТ-стратегии предприятия, в которой соответствующим образом сочетаются разработка (создание) программно-технических средств системы с развитием существующей ИТ-инфраструктуры предприятия.
Рациональная структура проекта внедрения информационной системы описана в стандартах (международных, национальных и стандартах предприятия), которые часто называют методологиями внедрения.
Методологии внедрения обычно разрабатываются ведущими производителями информационных систем с учетом характеристик программных продуктов, а также сферы внедрения. Методология внедрения системы Microsoft Axapta направлена во многом на управление настройками модулей и доработками; а в функционально схожих модулях SAP и Oracle EBS при внедрении преобладает идея реинжиниринга бизнеса, когда организациям предлагается изменить свои бизнес-процессы, записанные в системе, адаптируя их под «лучший опыт». Наиболее известные примеры применения методологий включают следующий список [5]:
Внедрение информационной системы. Бизнес-процессы, автоматизацией бизнеса, регламенты.
– разработки компании Microsoft — методологии «OnTarget», «MSF (Microsoft Solutions Framework)», «Business Solutions Partner Methodology»;
– разработки компании SAP — методологии «Процедурная модель SAP», «ASAP (Accelerated SAP)»;
– разработки компании Oracle — комплекс методологий «Oracle Method».
Такое разнообразие стандартов позволяет организациям выбирать рациональную стратегию на их основе и формировать собственные процедуры внедрения, обеспечивая при этом конкурентное преимущество. Адаптация методологии к потребностям конкретной компании — это не столько перевод текстов и шаблонов документов на русский язык, сколько адаптация подхода с учетом российских условий. При этом обычно изменяются сроки и последовательность задач, рекомендованных стандартом, создаются методы сбора, проверки и преобразования исходных данных, разрабатываются решения для интеграции с унаследованными системами.
Для Заказчика информационной системы основными результатами использования методологии являются:
– создание решения, оптимально соответствующего требованиям клиента;
– максимально эффективное использование ресурсов проекта;
– минимизация сроков и затрат на внедрение;
– уменьшение рисков проекта.
В то же время организация работы в соответствии с документально зафиксированной методологией оказывается полезной и для разработчика системы [6]: появляется методическая база для обучения новых сотрудников стандартным методам внедрения; сокращаются внутренние расходы на организацию и реализацию проектов; улучшается взаимодействие и взаимопонимание между членами проектной группы; повышается эффективность совместного использования ресурсов между проектами, командами.
Структурирование комплекса работ начинается с разделения проекта на фазы (этапы). Причина разделения проекта на этапы обусловлена высокой сложностью проекта и затраченным временем, необходимым для внедрения информационной системы, что позволяет достичь значительных результатов в короткие сроки и реализовать следующие преимущества в организации проекта [1]: данные проектной документации не устаревают; после выполнения каждой фазы проекта появляется возможность уточнить или скорректировать задачи к решению на последующих фазах; снижаются проектные риски, обусловленные организационными изменениями на предприятии Заказчика в ходе проекта; оптимизируются бюджет проекта и график платежей.
Состав этапов проекта и распределение работ по этапам зависит от конкретной методологии, однако можно выделить типовой состав этапов, которые в той или иной степени присутствуют во всех методологиях и определяются самой логикой внедрения. А именно, этапами являются: определение проекта, обследование объекта автоматизации, анализ результатов обследования и разработки дизайна системы, создание (настройка) системы, запуск системы в эксплуатацию, сопровождение системы [2].
Далее определяются процессы, которые должны выполняться на каждом этапе проекта. Состав и последовательность исполнения процессов определяются конкретной методологией, которая составляет основу плана проекта, то есть иерархическую структуру работ.
Таким образом, методология внедрения строится как пересечение двух различных областей знаний: специфической технологии создания продукта — информационной системы — и достаточно универсальной технологии управления проектной деятельностью.
Разработка стратегии и целей является основным фактором успешного внедрения информационных систем предприятия. Проекты, основанные на четком стратегическом видении и стратегических оценках, имеют положительные результаты в 53 % случаев (22 % при отсутствии такого стратегического подхода). Тщательный анализ текущей ситуации был определен опрошенными как ключ к успешному внедрению. В 56 % случаев проекты, в которых был проведен детальный анализ возможностей бизнеса, дали положительные результаты (только в 8 % случаев, когда анализ не проводился).
Комплексная корпоративная информационная система охватывает все бизнес-функции и все процессы управления предприятием. В условиях крупных предприятий и корпораций она может быть более эффективна, поскольку обеспечивает взаимодействие массовых и хорошо организованных процессов быстродействующими средствами современных информационных и телекоммуникационных технологий высокого научно-технического уровня.
Разработка процесса внедрения программного продукта «1C:Зарплата и управление персоналом» на предприятии АО «ПО «Север»
Анализ деятельности компании АО «ПО «Север»
ПО «Север», АО зарегистрировано по адресу 630020, г. Новосибирск, ул. Объединения, д. 3. Генеральный директор организации АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ «СЕВЕР»
Одно из предприятий госкорпорации «Росатом».
Основным видом деятельности компании является производство конденсаторов, электротехнического оборудования и бортовых систем питания (БСП). Также ПО «Север», АО работает ещё по 18 направлениям.
Организация насчитывает 1 филиал и 1 учрежденную компанию. Имеет 6 лицензий, что говорит о высокой надежности контрагента.
Основным заказчиком является ПО «МАЯК», ФГУП.
В ПО «Север» иерархическая организационная структура (рис. 1). Достоинствами такой структуры являются упорядоченный процесс управления, точное распределение задач и обязанностей внутри компании, отсутствие дублирования функций специалистов, а также предсказуемость процессов для сотрудников. Потеря информации при переходе с одного уровня на другой и зависимость нижестоящих сотрудников от вышестоящих могут создать некоторые трудности на предприятии.
Рис. 1. Организационная структура предприятия
Выбор продукта внедрения
На основе анализа деятельности предприятия необходимо определиться с продуктом внедрения. Поскольку персонал является одним из самых важных ресурсов любой компании и эффективным инструментом конкурентной борьбы, а правильно подобранный коллектив способен сделать компанию лидером своего рынка, повысить ее прибыльность и создать положительный образ работодателя среди персонала и клиентов, то необходимо наличие информационной системы, которая бы позволила упростить работу с кандидатами по вакансиям, сократить операции, выполняемые вручную, а именно дала возможность автоматически загружать данные с сайта по подбору персонала, вести кадровый план, вакансии, резюме, должности и формировать отчеты. Для этих целей выберем программу 1C:Зарплата и управление персоналом.
Этапы внедрения ИС «Управления персоналом» на предприятии АО «ПО «Север»
После этапа выбора корпоративной информационной системы наступает этап внедрения (рис. 2). Все декларируемые разработчиками корпоративного ПО выгоды и преимущества, получаемые в результате приобретения конкретной корпоративной информационной системы, проявятся только в случае ее успешного внедрения.
Рис. 2. Этапы внедрения ИС «Управление персоналом»
- Обследование предприятия. Описание текущих бизнес-процессов
Обследование предприятия включает основные процессы, такие как: сопутствующие, вспомогательные, обеспечивающие, процессы управления, процессы развития. Идет анализ предыдущего автоматизированного продукта, если таковой имеется.
- Разработка концепции проекта автоматизации
Этот процесс начинается с изучения входных, внутренних и выходных информационных потоков, системы документации, системы классификации и кодирования информации, фондов информации. На основании проделанной работы проводится определение и проектирование:
Организации и технологии работ учреждения в условиях функционирования автоматизированной системы.
Состава подсистем и комплексов функциональных задач системы.
Методов организации информации, необходимость использования приобретенных баз и банков в данных.
Сетей передачи данных.
В настоящее время на этапах решения таких функциональных задач автоматизированной системы обеспечивается использованием общесистемного и универсального программного обеспечения и приобретаемого специализированного программного обеспечения, приобретаемых баз и банков данных, автоматизированных систем, сетей передачи данных. Это значительно упрощает создание АС и упрощает на стадии разработки технического задания принять окончательное решение по многим компонентам всех видов обеспечения.
- Разработка технического задания, Модификация программных комплексов в соответствии с ТЗ
Разработчикам и заказчикам следует помнить, что окончательный состав документации на конкретную систему автоматизации всегда должен быть указан в ТЗ.
ТЗ в компании АО «ПО «Север» заключалось в доработке программистов, логистики, специальных отчетных форм и документов.
- Обучение персонала.
Обучение персонала происходило по сферам деятельности: программисты, менеджеры, руководители.
- Разработка контрольного примера
Был разработан контрольный пример полного цикла работы фирмы: от покупки коробки 1с до поддержки пользователей после внедрения.
- Разработка инструкций
Разработка инструкций происходила по сферам деятельности: программисты, менеджеры, руководители.
- Опытная эксплуатация
Предварительные испытания, опытная эксплуатация, сертификационные и приемочные испытания специализированного программного обеспечения и автоматизированной системы в целом должны осуществляться в соответствии с методиками и программами, утвержденными руководителем организации-заказчика. Продолжительность опытной эксплуатации с момента подписания акта сдачи системы должна быть не менее 3 месяцев. Состав приемочной комиссии по приемке автоматизированной системы в целом утверждается руководителем организации-заказчика.
На этой стадии должны быть выполнены следующие работы:
- Выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами в течение установленных сроков с внесением, при необходимости, изменений в документацию;
- Послегарантийное обслуживание в случае обнаружения недостатков.
До ввода в действие автоматизированной системы необходимо выполнить следующие основные организационные мероприятия:
Назначить ответственного исполнителя работ для создания и ввода в действие АИС;
Ввести в штатное расписание системного программиста и инженера по автоматике и телемеханике (или оформить хозяйственные договора со сторонними специалистами) для создания и обеспечения качественной подготовки к вводу в действие;
Провести обучение персонала основам автоматизации информационных систем с целью его квалифицированного участия в процессе создания и ввода в действие автоматизированной системы;
Решить вопросы финансирования работ.
Таким образом, внедрение информационной системы предприятия зависит от характеристик самой системы, возможностей компании, внедряющей ее, и целей проекта. Важным аспектом внедрения является правильное выполнение всех задач проекта. Другим важным фактором является то, кто внедряет систему на предприятие, от этого зависят шансы на успешное завершение проекта.
На российских предприятиях обычно эту работу выполняет консалтинговая компания или компания-поставщик системы. Однако если исходить из практики успешных проектов, внедрением лучше заниматься самой компании. Во-первых, это сокращает стоимость проекта. Во-вторых, повышается эффективность проекта. Ведь эффективность зависит не от самой системы, а от профессионализма и заинтересованности сотрудников.
На примере внедрения «1С:Зарплата и управление персоналом» в АО «ПО «Север» были рассмотрены специфика и преимущества внедрения КИС, проанализированы варианты внедрения, выявлены проблемы, связанные с внедрением информационной системы 1С, а также способы их решения. Данный программный продукт позволил улучшить качество ведения учета, систематизировал процесс документооборота. Кроме того, сократил временные и трудовые затраты, что повлияло на качество подбора персонала и работы HR-специалиста.
Применение корпоративных информационных систем в деятельности организации дает возможность компании выйти на новый уровень развития, и, кроме того, делает ее более конкурентоспособной на рынке развивающихся информационных технологий.
- Software project management — A Unified Framework. Walker Royce 1998
- Баронов В. В., Калянов Г. Н., Попов Ю. И., Рыбников А. И., Титовский И.Н — Автоматизация управления предприятием: учебное пособие — Академия АйТи., М-2000
- Ефимов Г. Жизненный цикл информационных систем [Электронный ресурс] // Сетевой. 2001. № 2. URL: http://www.abn.ru/inf/setevoi/ %20cycle.shtml %20 (дата обращения: 17.02.2023)
- Причины неудач внедрения ERP-систем в России [Электронный ресурс]. URL: https://www.cfin.ru/press/loginfo/2001–07/70–80.shtml (дата обращения 17.02.2023)
- Рассел Д. Арчибальд — Управление высокотехнологичными программами и проектами: учебное пособие — Академия АйТи., Москва, 2010
- Чарльз Треппер — Управление проектами ERP-ключ к успеху их реализации. 18.02.2003 Планета КИС
Основные термины (генерируются автоматически): SAP, автоматизированная система, информационная система, Техническое задание, внедрение, корпоративная информационная система, методология внедрения, обучение персонала, опытная эксплуатация, успешное внедрение.
Источник: moluch.ru
Внедрение информационных технологий в гостиничный бизнес на примере гостиницы «Марриотт Грандъ-Отель», город Москва
За последние десятилетия ничто так не способствовало успешному развитию экономики стран во всём мире, как различные технологические инновации. Технологический прогресс позволяет создавать новые и улучшать существующие предприятия различных направлений.
Сегодня мы видим, что использование информационных технологий в индустрии гостеприимства применяются повсеместно. Компьютерные технологии позволяют создавать интегрированные программные комплексы, помогающие не только налаживать технологические процессы на предприятии, но и принимать стратегические решения. Информационные технологии и глобальные системы объединяют воедино гостиницы, турфирмы и авиакомпании, облегчают работу и минимизируют затраты. Сегодня компьютеры и компьютерные системы позволяют повысить эффективность системы управления, повысить безопасность гостей, расширить клиентскую базу гостиницы и решить ряд маркетинговых задач [26].
Системы бронирования, управления номерным фондом, бухгалтерия и др. представлены в каждой гостинице, однако их автоматизация позволяет получить новое качество сервиса для гостей, обеспечить активный режим экономии ресурсов, снизить расходы на обслуживание и продлить срок эксплуатации инженерного оборудования [16].
Применение некоторых из этих систем было изучено нами на примере гостиницы «Марриотт Грандъ-Отель» города Москвы.
Краткая характеристика предприятия. Гостиница была построена в 1996 году на улице Тверской между Садовым и Бульварным кольцом. В гостинице 391 номер, в каждом из которых находятся: регулятор температуры; кондиционер; комнаты оснащены цветными телевизорами с платными кабельными каналами, радио, компьютерными портами с выходом в Интернет, телефонами, минибарами, сейфами.
В здании гостиницы располагаются 3 ресторана (вечерний, с международной кухней, русский), бар, бизнес-центр, конференц-залы, оздоровительный клуб, бассейн, сауна, массажный салон, солярий, салон красоты, парикмахерская. К услугам гостей прачечная и химчистка. В гостинице имеются 7 банкетных залов площадью 650 квадратных метров и вместимостью 350 человек. Для проведения банкетов и встреч предоставляется аудио-видео оборудование, услуги синхронного перевода.
Реализация инновационной программы гостиницей. В гостиничной цепи Marriott была установлена автоматизированная система Fidelio Front Office, которая представляет собой полностью интегрированный пакет программного обеспечения, предназначенный для максимального повышения эффективности работы гостиницы.
Система поддерживает все этапы работы гостиницы: от компьютерного резервирования номеров, регистрации, размещения и выписки гостей до управления номерным фондом, ведения бухгалтерии и финансов. Функционально комплекс разбит на несколько модулей: бронирование, блок управления номерным фондом (создание, просмотр, анализ блоков комнат), управление тарифами (просмотр, изменения, оптимизация), пакетирование услуг, регистрация и выписка гостей, подготовка отчётов.
Модуль бронирования (Reservation Module) выполняет следующие функции: индивидуальное бронирование, бронирование для компаний, туристических агентств, групповое бронирование; индивидуальный файл для гостей, компаний и турагентств, наличие мест, информация о расценках, различные тарифы, автоматическая распечатка писем подтверждения. Также важны такие функции как поиск постоянных гостей по их номерам, компаний по их названиям и турагенств по номеру IATA, возможность общей отмены по типу бронирования в любое время с указанием причины, многократное бронирование для одного и того же гостя, возможность прогнозирования с помощью функциональных клавиш.
Модуль наличных расценок (Fidelio rate availability module) помогает организовать систему продажи номеров в гостинице. Очень важно, чтобы гостиница была распродана круглый год. Для этого менеджеры отдела продаж заключают договора с компаниями и турагентствами, которые с целью получения более низких цен обязуются купить у гостиницы определённое количество ночей в год. Но для того, чтобы увеличить общий доход, иногда гостиница может отказаться от низких цен, даже при неполной занятости номеров, предвидя, что будет возможность продать их гостям, желающим поселиться по официально объявленной цене.
Для постоянных клиентов гостиницы существуют специальные программы поощрения. Разнообразные программы, организованные Marriott, дают возможность пользоваться всевозможными скидками, получать различные бонусы. Набрав определённое количество очков, гости могут пользоваться услугами гостиницы с существующими скидками, получать различные льготы или бесплатно жить в гостинице. Сотрудничество с такими компаниями, как Дельта Эрлайн, Американ Экспресс и др. даёт возможность часто путешествующим гостям пользоваться услугами этих партнёров и также получать скидки и бонусы.
Marriott Rewards Program предлагает эксклюзивные возможности получения дополнительных скидок её участникам. Проживая в любой из гостиниц Marriott по всему миру, гость накапливает очки. Набрав определённое количество очков, участник программы может их использовать для бесплатного проживания в одной из гостиниц (2300 гостиниц по всему миру участвуют в программе) или, если он часто пользуется услугами авиакомпаний – для получения бесплатного билета. Членство бесплатное и весь процесс вступления в члены программы занимает не более нескольких минут. Надо всего лишь заполнить бланк при заселении в любую из гостиниц Marriott.
Marriott Exklusive предоставляет скидки на размещение в гостинице, ресторане и других службах. Члены клуба получают весьма привлекательные скидки, ваучеры для своих друзей, а также подарки, например, торт на день рождения. Золотая членская карта даёт возможность получения скидок не только в гостиницах сети Marriott в Москве, но и в Варшаве и Будапеште.
В течение последнего года «Марриотт Грандъ-Отель» перешёл на новую телефонную систему для служащих отдела бронирования. Обычные телефоны заменены новой телефонной системой, дающей агенту возможность отвечать на звонки в наушниках с микрофоном, что освобождает обе руки для работы на компьютере. Также эта система уникальна тем, что она чётко по заданному алгоритму распределяет звонки по агентам, а также подсчитывает точное количество звонков в течение дня, сколько минут клиент ждал на линии, сколько звонков сорвалось или рассоединилось.
Также за прошедшее полугодие была установлена новая система отправки подтверждений Right Fax. Подтверждение содержит в себе полную информацию, своеобразный отчёт перед гостями, о том, как был забронирован номер: даты приезда и выезда, тип комнаты, цена, чем гарантировано бронирование. С помощью новой системы подтверждения теперь могут отправляться на электронный адрес, что очень удобно гостям.
Наиболее быстро развивается во всём мире, да и в нашей стране, глобальная сеть Интернет. Сегодня персональный компьютер и возможность подключения к сети даёт гостю возможность сделать, отменить или изменить своё бронирование, находясь на другом континенте.
С помощью Интернета клиенты могут зайти на сайты многих гостиниц, посмотреть гостиницы, комнаты, а также изучить всевозможные системы поощрений, бонусы, сезонные скидки, специальные предложения. К сожалению, на сегодняшний день в гостинице «Марриотт Грандъ-Отель» взаимодействие между центральной системой бронирования, бронированием через Интернет и системой Fidelio не автоматизировано и требует больших доработок [31].
Сегодня гостиница не может функционировать без телефона, телевизора с общими, кабельными и платными каналами, Интернета и системы управления доступом. Современные сетевые решения позволяют гостинице «Марриотт Грандъ-Отель» существенно сэкономить на предоставлении этих услуг за счет использования единой информационной сети. Такое решение также позволяет существенно расширить спектр предоставляемых сервисов, а за счет объединения систем упростить и ускорить оплату и предоставление внутренних услуг в гостинице [16].
По аналогии: В гостиницах «Калининград» и «Москва» установлены программные комплексы. В гостинице «Калининград» — «Эдельвейс», в гостинице «Москва» — «Интеротель». В гостинице «Москва» города Калининграда была установлена автоматическая система доступа.
Таким образом, рассмотренный пример реализации инновационной программы внедрения новых информационных технологий в гостиницу «Марриотт Грандъ-Отель» является подтверждением необходимости внедрения инноваций. Данные нововведения позволили систематизировать работу гостиницы; интегрировать работу разных отделов и служб; хранить полную историю о гостях и компаниях, являющихся постоянными клиентами гостиницы, что даёт возможность предлагать цену, выгодную им. Всё это, несомненно, привело к улучшению позиционирования отеля в индустрии гостеприимства; а ускорение и координация всей деятельности персонала гостиницы привело к повышению дохода.
Дата добавления: 2018-04-15 ; просмотров: 2109 ; Мы поможем в написании вашей работы!
Источник: studopedia.net
Новости Форума All-over-IP
Умный город: кейсы цифровизации и локальные примеры внедрения информационных технологий
автор Юлия Городецкая , дата 11 ноября 2020 г. 9:45:00 MSK
Производители и заказчики передовых технологических решений, направленных на поиск интересных решений для создания Умных Городов и кварталов, собираются 26 ноября 2020 на конференции » Smart квартал, умный город, цифровой регион » в рамках Форум All-over-IP. Программа и регистрация →
В этом году All-over-IP будет проходить онлайн в течение трех недель с 24 ноября по 10 декабря. В центре внимания конференции » Smart квартал, умный город, цифровой регион » – технологии и решения, которые позволят создавать единую систему для работы цифровых технологий в различных сферах: регулировать движение транспорта, уличное освещение, верно оценить показания счетчиков ЖКХ и другое.
Генеральный партнер конференции:
Партнеры Форума:
Конференция собирает более 200 руководителей и специалистов: городские и
региональные администрации, строители, архитекторы, девелоперы, застройщики, управляющие компании, проектировщики, системные интеграторы и поставщики решений и технологий
В программе конференции:
- Умный город: как обеспечить эффективность решений и единство систем
Никита Уткин, председатель ТК 194 “Кибер-физические системы”, руководитель программ АО “РВК”
Три недели праздника цифровых технологий! Сквозная тема Форума: цифровая трансформация отраслей и предприятий, выгоды внедрения информационных технологий и новые возможности для бизнеса.
Главная ценность «живых»событий – несколько тысяч человек резервируют и затем используют своё время для встреч, отвлекаясь от других дел. Концентрация 10 конференций, центров консультаций и он-лайн пер еговоров под брендом All — over — IP позволяет не только сохранить эту ценность, но и выйти на новый уровень по качеству участников, удобству взаимодействия и географическому охвату.
Форум All — over — IP объединяет участников индустрии цифровых технологий в сообщество. Создает новые поводы для общения поставщиков и покупателей. Обеспечивает содержательные контакты. Присоединяйт есь!
Источник: www.all-over-ip.ru