Принцип эффективных бизнес коммуникаций

В том что касается деловых текстов то тут принципы эффективности таковы:

1) Персональность — начинать сообщение следует с уважительного обращения и правильного указания имени получателя. Всегда уместно сопровождать обращение словами вроде «Уважаемый» и т.д.

2) KISS-принцип — наиболее успешный для деловой коммуникации. Расшифровывается как «Keep it short and simple» (придерживайтесь краткости и простоты) или более ненормативный вариант «Keep it simple and stupid» (придерживаейтесь простоты и тупости). На практике это значит:

1 слова должны быть короче

2 слов должно быть меньше

3 следует использовать картинки, если это возможно

3) Краткость (краткость — сестра таланта). Чтобы быть кратким, избегать длинных слов, многословных выражений, ненужных повторений, избитых фраз.

4) Ясность — подбор слов, определение структуры и общая организация текста. Следует исключить: абстрактные слова и выражения, эвфемизмы, незнакомые слова и жаргон.

Эффективно о бизнесе. Принципы эффективной коммуникации

5) Цельность и связность — употреблять простые предложения, для того, чтобы избежать прерывистости, комбинировать их со сложными. Связность достигается за счет выстраивания логики представления отдельных мыслей. Полезно употребление параллельных конструкций, слов-связок, структурирование текста с помощью перечисления или списков, задание в тексте ориентиров дальнейшего изложения.

6) Позитивность — восприятие текста будет более позитивным, если избегать употребления отрицательной частицы «не» в различных комбинациях с глаголами, как и слов «нельзя», «невозможно», «недоразумение», «несогласие». Стоит использовать концепцию реверсивных слов, таких как «однако», «с другой стороны», «тем не менее», акцентировать позитивную информацию в начале и в конце текста, а негативную помещать в середину, заменять страдательный залог действительным везде, где это возможно.

7) Тактичность. Следует концентрировать внимание на восприятии получателя, обращении к интеллекту адресата, его личности, не проявлять дискриминации.

8) Удобство чтения — удобным считается текст, в котором нет незаконченных мыслей, используются простые и знакомые адресату слова, среднее количество слов в предложении не превышает 20. Не рекомендуется использовать высокопарный слог.

9) Привлечение внимания — краткий, ясный, простой текстлучше подкрепить средствами, привлекающими внимание получателя. Для этого используют предложения разной длины, синонимы, образные выражения и сравнения, расставление смысловых акцентов при помощи пунктуации.

10) Визуальные образы — полезны, если помогают усваивать сложную информацию. Числа лучше представлять в виде графиков, диаграмм, схем, таблиц. Возможно использование фоторгафий, рисунков, символов, карт. Главное, чтобы визуальные средства точно соответствовали содержанию сообщения, дополняли его, а не перегружали.

11) Грамотность — Грамотный текст — это своеобразная «визитная карточка», вызывающая чувство уважения и доверия. Такой текст читатется легко, значит, не только более привлекателен, но и более понятен.

5 правил эффективной коммуникации | Радислав Гандапас

12) Стандартные элементы оформления.

Общепринятые стандарты для деловой корреспонденции таковы:

4 формат бумаги — А4 (297*210)

5 бланк организации, на котором размещается неизменная информация об организации (логотип, наименование и адрес) и отведено место для переменной (дата и номер документа)

6 образец — модель документа, на которой обозначены места для различного рода реквизитов организации.

7 реквизиты — неотъемлемые части документа, обеспечивающие его легитимность и направленность (приказ, указание, информационное письмо, годовой финансовый отчет)

— Обратная связь должна

быть описательной, а не оценочной, особенно если она негативна

соответствовать целям обеих сторон, нужно быть готовым первым пойти на уступки

Дополнительно, не из методички:

Принцип «Show must go on» («Шоу должио продолжаться», цитата из одноименной песни Ф. Меркури) — бесперебойность работы организации обеспечивается тогда, когда обеспечивается бесперебойность деловых коммуникаций (и информационных потоков в целом). Все элементы коммуникативной системы организации (источники, каналы, способы отображения, носители информации и др.) должны быть легко дублируемыми и взаимозаменяемыми.

Принцип книжной полки — вся важная информация должна быть просто организована и легко доступна. Использование этого принципа для оптимизации работы с информацией на «твердых» носителях очевидно, но несколько сложнее его использовать по отношению к устной информации. Возможными путями для реализации принципа здесь могут быть «диспетчерское решение» (когда все люди, обладающие важной и необходимой информацией, собираются в одно и то же время в одном и том же месте для обмена ею) и формализация устных коммуникаций (как в армии — устное сообщение должно соответствовать строгим «формулам», делающим это сообщение простым и удобным для понимания).

Принцип охоты за идеями — кроме формальных информацион-ных потоков в организации должны существовать способы обмена новыми идеями, сбора рацпредложений, выражения критики и т. п. Если у руководителя действительно есть желание серьезно усовершенствовать систему коммуникаций внутри организации, то это невозможно сделать без создания удобной среды для творческого неформального общения сотрудников. Важно, чтобы эта среда неформального общения имела реальные «выходы» на систему формальных коммуникаций, то есть чтобы предложенные где-нибудь в курилке ценные идеи были бы услышаны и могли бы получить реальное воплощение.

Принцип обратной связи — в организации должна существовать реальная возможность получения обратной связи; то есть на любое сообщение в случае необходимости легко должно быть получено ответное сообщение (или ответная реакция). Если говорить точнее, то коммуникации между любыми членами организации (независимо от их места в организационной иерархии) должны быть двусторонними. Этот принцип особенно актуален для многих организаций с авторитарным стилем управления, где существует единственное направление информационного потока сверху вниз. При этом обратная связь, то есть информационный поток снизу вверх вовсе отсутствует.

Принцип примерки чужой шкуры — сотрудники должны хорошо знать (а еще лучше — ощутить на практике) информационные потребности и способы работы с информацией в других подразделениях организации. «Примерку чужой шкуры» можно реализовать с помощью обучения или делегирования, а еще лучше при внедрении системы заместителей (см. раздел 6.8). «Примерка чужой шкуры» помогает выработать и согласовать наиболее удобные для заинтересованных сотрудников (подразделений) коммуникативные стандарты, в значительной мере повышающие эффективность делового общения в организации.

Источник: studopedia.org

Эффективная коммуникация: принципы и правила

Эффективная коммуникация стала неотъемлемой частью современного человека, который стремится быть успешным везде – и на работе, и в личной жизни. Ведь чтобы достигнуть высот, нам необходимо уметь зарекомендовать себя, а также поддерживать приятельские отношения с полезными знакомыми.

Сегодня каждый стремится улучшать свои социальные навыки. И даже если изначально возникают сложности, со временем эти знания все равно приносят заслуженные плоды – надежные межличностные связи. А помогает в этом всем коммуникация. Как сделать ее более эффективной, расскажем в статье.

Определение эффективной коммуникации

Коммуникация — это процесс передачи информации между людьми с использованием различных способов. В зависимости от выбранного канала отправки данных, он бывает:

• вербальным;
• пиктографическим;
• невербальным;

• пространственно-символьным;
• письменным.

Эффективной можно назвать коммуникацию, когда 2 стороны отлично понимают друг друга. При этом даже использование одного языка не гарантирует, что полученную информацию воспримут верно.

Эффективное общение дает возможность минимизировать случаи потери смысла при передаче данных. Чтобы укреплять дружбу или брачные узы, успешно вести бизнес, строить личную жизнь, необходимо научиться коммуницировать и постоянно развивать этот навык.

Простейший обмен информацией есть даже у животных, но только у человека этот процесс доведен до совершенства. Жестовую и разговорную речь постепенно дополнили письменные, образные, пиктографические способы. В результате коммуникация усложнилась, двум сторонам стало труднее понимать друг друга, общение превратилось в объект многочисленных исследований.

Процесс передачи информации состоит из 5 элементов:

1. Тот, кто делится данными (коммуникатор).
2. Само сообщение и его суть.
3. Метод, который был выбран, чтобы отправить информацию.
4. Реципиент, аудитория или получатель данных.
5. Результирующий этап, на котором делаются выводы об успешности коммуникации. К нему переходят, только если предыдущие четыре состоялись.

Принципы и условия эффективной коммуникации

Если нет успешного общения, то не будет и взаимного понимания. Чтобы убедиться в том, что получатель верно воспринимает адресованное ему сообщение, следует выполнять определенные требования.

Основные принципы эффективной коммуникации:

1. Необходима двусторонность. Для этого нужно, чтобы все участники диалога были заинтересованы в одинаковом результате.
2. Получатель должен изо всех сил стараться правильно понять смысл полученной информации.
3. Краткость, структурированность, конкретность и четкость – требования к сообщению.
4. Важно, чтобы реципиент уважал говорящего, доверял ему и не ставил под сомнение его профессиональные навыки.
5. Необходимы эмоции, соответствующие ситуации.
6. Без снисходительности к недостаткам и терпения не обойтись. Нужно принимать людей целиком, не пытаясь исправить или что-то подрихтовать в чужом характере.

Также есть ряд правил эффективной коммуникации:

• Манера речи должна быть соответствующей и адекватной. Следует избегать чрезмерной болтливости, а также разговора о том, что не касается изначально выбранной темы. Это улучшает навыки эффективной коммуникации.
• Слова подбирают логичные, полностью соответствующие смыслу и легко понимаемые, чтобы достичь цели общения. Лексику можно разнообразить через самообразование, изучение родного языка, а также чтение.

• Излагают мысли грамотно и логично, придерживаясь определенной структуры. Тогда слушателям становится легче воспринимать информацию, что повысит вероятность положительного результата.

8 приемов развития эффективных коммуникативных навыков

В психологии умение общаться считается одним из самых главных для человека. Его развивают на протяжении жизни. Рассмотрим базовые приемы, которые помогут усовершенствовать навыки эффективной коммуникации.

1. Больше слушайте.

Невозможно грамотно наладить связь с человеком без того, чтобы слушать его. Это основа общения.

Умение слушать часто недооценивают. Эгоистичность и сосредоточенность людей на себе ведет к тому, что они постоянно говорят и почти не воспринимают другую сторону диалога. Бывает так, что человек может просто ждать, когда собеседник замолчит, чтобы начать рассказывать самому. Избавиться от такой дурной склонности реально.

Самый простой вариант — на время забыть о себе и полностью сфокусироваться на диалоге, на том, что произносит собеседник. Важно переключиться с «я», выйти из внутренней вселенной и максимально сосредоточиться на том, кто сейчас говорит.

Такое активное слушание поможет понять, как дальше строить диалог и какие вопросы задавать. Причем спрашивать нужно так, чтобы ответ следовал расширенный, а не односложный. В результате беседа станет более содержательной.

2. Не растягивайте монолог: краткость — сестра таланта.

Это правило связано с предыдущим. Если долго быть рассказчиком, то меньше шансов услышать другую сторону. Полная сосредоточенность на собеседнике автоматически сокращает длительность монолога.

3. Поработайте над своим актерским мастерством.

Общение подразумевает максимальное использование жестов, разных интонаций. Именно это делает человека представителем общества. Сочность, красочность и яркость рассказов, имитация ролей — все это увеличивает коммуникабельность, вносит разнообразие в жизнь. Обладающий такими способностями человек харизматичен, умеет понравиться, с легкостью приспосабливается к ситуации и примеряет одну социальную роль за другой, не теряя при этом индивидуальности.

4. Общаясь, используйте не только слова, но и невербальные средства коммуникации.

Большую часть общения составляет язык тела. Он превалирует над словами. Мимика, тон, интонация, по утверждениям психологов, содержат 90 % сообщения. Внеся разнообразие в палитру языка тела, вы успешнее будете доносить мысли до других.

Добавьте эмоциональности в диалог. Например, чтобы показать заинтересованность в рассказе собеседника, наклонитесь в его сторону, посмотрите в глаза, выразите открытость в жестах и мимике. Не забывайте о позитивности.

Следите за движениями тела, тоном голоса при общении, вносите правки, если необходимо.

5. Уважайте мнение собеседника.

Соглашаться не обязательно, а вот выслушать нужно, даже если точка зрения другого диаметрально противоположна вашей.

После того как собеседник закончит монолог, тактично укажите ему на те фразы, с которыми вы не согласны. Критика и порицание недопустимы. Формальное согласие лучше, чем полное отрицание, ведь разговор — это поиск точек соприкосновения.

6. Проявляйте искреннюю заинтересованность в собеседнике.

Искренний интерес к другому человеку автоматически приведет к тому, что вы будете стараться вникнуть в суть его переживаний, чувств и мыслей. Это поможет понять, что стоит за словами, увидеть истинные мотивы собеседника.

Активное слушание приведет к открытию, что отличия между вами минимальны, что, оказывается, другая сторона не такая скучная, как показалось в начале общения.

Кроме того, искренняя заинтересованность поспособствует более комфортной и дружелюбной атмосфере, ведь люди заметят ваше неравнодушие к ним.

7. С пониманием относитесь к критике.

Лучше прислушиваться к критике. Это советовал еще философ Древней Греции Эпиктет. Если замечание конструктивно, то можно задуматься над ним и над тем, как исправить ситуацию.

Все вертится не вокруг вас. Поймите, что окружающие думают о вашем настроении, делах крайне мало. Облегчите себе жизнь и не придумывайте того, чего нет. Тогда боязнь критики, неправильных слов или поведения со стороны окружающих (якобы они что-то не то подумают) будет минимизирована.

8. Старайтесь выступать инициатором разговора.

Жители мегаполиса со временем привыкают на улице, в общественном транспорте отворачиваться от знакомых, делать вид, что не узнают их. При виде человека глаза автоматически опускаются, язык тела выражает нежелание общаться. Это срабатывает — знакомый проходит мимо как чужак.

Такой вариант игры в прятки по-взрослому добавляет отрицательных эмоций и стресса. И их будет больше, чем даже при общении с нежелательным собеседником.

При виде знакомого автоматически включается режим ожидания. Мозг начинают атаковать вопросы: узнал ли этот человек меня? Хочет ли он говорить или нет? Стоит подходить или лучше пройти мимо?

Чтобы избежать стресса и лишних переживаний, лучше проявить инициативу и начать разговор первым. Как ни странно, это окажется легко. Если же знакомый действительно не хочет вступать в диалог, то можно быстро завершить беседу и уйти.

Приемы деловой эффективной коммуникации

Вот ряд приёмов для эффективной деловой коммуникации:

• Важна комфортная, приятная обстановка.
• Начало разговора лучше отдать собеседнику.
• Не стоит перебивать оппонента, даже если кажется, что он неправ. Лучше пусть выскажется до конца.
• Используйте прием частичного повторения слов собеседника, чтобы показать свою заинтересованность в диалоге и выяснить, правильно ли вы поняли то, что было произнесено.
• При несогласии с предложением выдвиньте альтернативу, подкрепив ее действенными, но ясными аргументами. Идеально, если найдутся примеры, которые подтвердят, что ваш подход успешен.
• Не забудьте подвести итоги, заканчивая встречу. Нужно подчеркнуть главное.
• Каким бы ни был результат, поблагодарите другую сторону и предложите продолжить диалог в дальнейшем.

Важны также средства невербальной коммуникации:

• Поза. Открытая, т.е. такая, когда нет скрещенных ног, рук, все тело выражает доброжелательность и искренность. Когда собеседник что-то говорит, слегка наклонитесь к нему. Иногда кивайте, такой жест не означает согласия, он свидетельствует о принятии и внимании.
• Темп и громкость речи, дикция. Не частите со словами, оптимально произносить 120 слов в минуту. Проверьте, хорошо ли вас слышно.
• Внешний вид. Небрежность, неряшливость, неаккуратность порой говорят о неуважении к собеседнику.
• Жестикуляция и мимика. Старайтесь «отзеркалить» оппонента, чтобы расположить его, вызвать на откровенность и доверие. Для этого незаметно копируйте мимику и жесты собеседника, избегая пародирования.

Заключительные советы по выстраиванию эффективной коммуникации

Установленные обществом нормы необходимо соблюдать в разговоре с человеком, в противном случае вероятно возникновение непонимания, проблем, ссор и даже полное прекращение отношений.

Вот еще несколько советов для эффективной речевой коммуникации:

1. Используйте лексику, понятную собеседнику. Для этого учитывают образованность другой стороны, возраст и прочие социальные характеристики. Только принимая во внимание особенности реципиента при изложении мыслей, возможно быть услышанным и понятым.
2. Готовьтесь к диалогу заранее, например, составьте план разговора, узнайте о цели встречи и о том, с кем предстоит беседовать. Используйте технические средства и наглядные пособия.
3. Не забывайте слушать активно, чтобы расположить к себе собеседника и лучше его понять.
4. Выбирайте размеренный темп речи, но не растянутый, а тон – громкий и уверенный.
5. Составляя письмо, «не скачите» в стилях, держитесь одной манере изложения мыслей.
6. Планируя телефонный звонок или видеосвязь, продумайте заранее, о чем будете говорить и какие вопросы задавать.

Все вышеописанные приемы эффективной коммуникации и советы помогут развить навыки общения, а это положительно отразится как на карьере, так и на личностном росте.

Источник: hug.ru

5 принципов эффективной коммуникации руководителя с подчинёнными

Коммуникация руководителя с подчинёнными — неотъемлемая часть рабочего процесса. И от того, насколько эффективно она выстроена, зависят результаты работы. В сегодняшней статье мы поговорим о пяти важных принципах эффективной коммуникации.

Зачем выстраивать эффективную коммуникацию

Прежде чем что-то планировать и выстраивать, важно понимать, какой результат принесёт дело. Понимание результатов снижает прокрастинацию и повышает мотивацию. Итак, вот 3 причины выстроить эффективную коммуникацию с сотрудниками:

Повысить авторитет руководителя

Налаженный диалог подчинённых и руководителя повышает доверие к последнему, как и его авторитет. К руководителю, который адекватно ведёт коммуникацию, хочется обратиться. К нему не боятся идти сотрудники за уточнениями и понимают поставленные перед ними задачи.

Увеличить продуктивность работы

Эффективная коммуникация может мотивировать сотрудников делать работу более продуктивно, что положительно сказывается на ключевых показателях компании. При плохой коммуникации руководителя с подчиненными работа выполняется гораздо медленнее. Например, руководитель дает правки в форме монолога, не выслушивая обратную связь подчиненным. Соответственно, желание работать и продуктивность сотрудника снижается, поскольку его объяснения никто не выслушивает. В ситуации, где руководитель

Повысить качество работы

Умение донести суть поставленной задачи и дать понятную обратную связь — один из важных пунктов управленческой коммуникации. При её эффективности снижается количество правок к задачам подчинённых, возрастает качество работы.

Сейчас мы перейдем от теории к практике и расскажем про конкретные принципы эффективной коммуникации.

Принцип диалога

Суть данного принципав том, чтобы руководитель не просто ставил задачи или выдавал обратную связь в одностороннем порядке, а вовлекал в это подчинённого. Так у линейного сотрудника повышается чувство принадлежности к процессу, что положительно сказывается на его мотивации и работоспособности. Это также увеличивает лояльность к руководителю, что влияет на продуктивность.

Пример отсутствия принципа диалога: «Поставил тебе 5 задач в Trello. Возьми в работу с утра.»

Пример применения принципа диалога: «Поставил тебе 5 задач в Trello, начать нужно с утра. Напиши, всё ли понятно? Может, есть вопросы?»

Принцип конструктива

Принцип конструктива подразумевает, что любая критика имеет под собой фактологическую основу и исключает субъективную оценку. То есть при объяснении сотруднику того, что вам не нравится, стоит избегать формулировок, которые являются сугубо субъективными и давать обратную связь на основе конкретных фактов.

Пример отсутствия принципа конструктива: «‎Мне не нравится дизайн, нужно переделать»

Пример применения принципа конструктива: «‎Цвета в дизайне не соответствуют брендбуку нашей компании. Пожалуйста, пересмотри его и поменяй цвета»

Принцип вежливости

Принцип вежливости в коммуникации с сотрудниками предполагает корректное общение, употребление общепринятых слов вроде «спасибо», «пожалуйста», «благодарю» и др. Вежливость помогает расположить к себе подчинённого, демонстрирует ему ваше уважение, повышая ваш авторитет как руководителя. А это, в свою очередь, положительно влияет на мотивацию и продуктивность.

Пример отсутствия принципа вежливости: «‎Посмотри материалы, которые отправила на почту»

Пример применения принципа вежливости: «Посмотри, пожалуйста, материалы, которые отправила на почту»

Принцип результата

Ещё один важный принцип эффективной коммуникации — ваше общение с подчинёнными должно давать нужный вам результат. Перед тем, как написать обратную связь или поставить задачу сотруднику, рекомендуем задать себе вопрос — «Какой результат я хочу получить?» Мышление с позиции результата помогает отбросить лишнее и наметить главные шаги для достижения желаемого.

Пример отсутствия принципа результата: «Напиши, что у нас по итогу месяца выходит»

Пример применения принципа результата: «Подготовь, пожалуйста, отчёт по итогам месяца в твоём отделе»

Принцип развития

В коммуникации с подчинёнными следует понимать, что ваши слова должны способствовать их развитию как сотрудников и профессионалов, а не наоборот. Поэтому рекомендуем добавлять в обратную связь предложения по тому, как действовать в дальнейшем, что учесть на будущее и т.д. Это способствует росту навыков сотрудников, что положительно сказывается на уровне их работы.

Пример отсутствия принципа развития: «Открой, пожалуйста, доступ к отчётам по ссылке»

Пример применения принципа развития: «Открой, пожалуйста, доступ к отчётам по ссылке. В следующий раз проверь перед отправкой, открыт ли доступ»

Заключение

Надеемся, изложенные выше принципы помогут вам улучшить коммуникацию с сотрудниками. Если вы уже соблюдаете эти принципы, отлично! Значит, общение с подчиненными налажено.

Источник: spark.ru