Принцип одного окна в бизнесе это

Ни для кого не секрет, что взаимодействие с чиновниками и подготовка каких-либо документов — процесс неприятный, который всегда сложно и проблематично завершить. Чтобы освободить граждан от необходимости получать справки в различных государственных учреждениях, созданы учреждения, работающие по принципу «одного окна».

Режим «одного окна» давно используется в других странах. Например, в Германии. Там сначала была проведена административная реформа, в ходе которой округа были расширены. В каждом районе открыты приемные, где граждане могут подавать документы, получать необходимые справки и разрешения. Необходимость разбивать пороги институтов сведена к нулю.

Обращение документов осуществляется в электронном виде, оплата услуг производится через банк.

Похожая система была введена в России. Начало было положено в Подмосковье. Администрация Бескудниковского района начала осваивать новую схему работы, используя информационные технологии, обслуживая физических и юридических лиц. Особо оцененной услугой стало обращение граждан с просьбами о перепланировке жилых помещений.

Принцип одного окна

В настоящее время такие центры работают практически во всех регионах России.

Особенности системы

МФЦ стремится помочь людям получать различные государственные услуги. Что такое принцип «одного окна»? Предполагается, что гражданин однажды обратится в учреждение с вопросом и через некоторое время получит результат. При этом всю необходимую работу за него выполнят сотрудники МФЦ и других госструктур.

Удобство заключается в том, что при заказе услуги ни одному гражданину не нужно напрямую посещать органы власти, собирать документы и связываться с чиновниками. Эта система сводит к минимуму моральные, временные и материальные затраты потребителей государственных услуг. По этой причине МФЦ становятся все более популярными.

Преимущества системы

Система «одного окна», внедренная в консолидированных центрах, является результатом реформы государственного управления. Это нововведение, призванное облегчить жизнь рядовому гражданину и деловому человеку.

Деятельность МФЦ направлена ​​на:

• сократить продолжительность оказания государственных услуг;
• снижение приоритета;
• повышение удовлетворенности граждан от общения с государственными органами.

Центры упрощают бюрократические процедуры, объединяют работу различных отделов, обеспечивают комфорт заявителям во время подачи заявки и сокращают затраты времени и денег.

В центрах документы принимают не госслужащие, а специалисты фронт-офиса, которые обрабатывают заявки на услуги из любого отдела. Решение о предоставлении услуги, как и прежде, принимает государственный орган. Но с чиновником соискатель не выходит, за него это делает сотрудник офиса. Специалист связывается с чиновниками разного уровня, что значительно повышает комфорт соискателя, а также предотвращает коррупцию.

Принцип одного окна

Законодательные рамки

Реализация принципа «одного окна» и взаимодействие с МФК граждан и государственных органов регулируется законодательством.

В 2010 году был принят федеральный закон, регулирующий деятельность МФЦ. Содержит:

• Нюансы оказания коммунальных услуг по принципу «одного окна».
• Список услуг, по которым можно запрашивать сущности.
• Правоспособность и ответственность МФЦ.
• Обязательства других государственных органов перед МФЦ.

МФЦ может иметь любую форму организации, которая должна соблюдать нормы закона и реализовывать главную идею: принцип «одного окна».

В 2012 году вышло постановление правительства, в котором прописаны требования к деятельности МФЦ, а также к материально-техническому оснащению органа, к используемым информационным технологиям, для связи с другими государственными структурами. Определены количество окон, площадь завода, зонирование, режим работы, расположение.

Постановление 2011 года регулирует взаимодействие МФЦ с органами власти, органами местного самоуправления, внебюджетными фондами и определяет перечень вопросов в этой деятельности, а также перечень услуг, предоставляемых МФЦ.

Ориентиры деятельности

Центры, работающие по принципу «одного окна», выполняют следующие функции:

• представляет интересы граждан в различных государственных органах и структурах;
• прием обращений граждан на оказание государственных услуг;
• информировать заявителей о порядке оказания услуг и давать консультации по другим вопросам, касающимся государственных услуг;
• принимать и обрабатывать информацию от государственных органов и выдавать на ее основе документы.
• контакты с государственными органами по вопросам обслуживания граждан;
• предоставлять потребителям необходимые документы после оказания услуги;
• отражать интересы государственных органов при общении с кандидатами;

В схеме оказания услуг в одном месте применен принцип «одного окна». Таким образом, МФЦ является организатором в процессе организации услуг государственных и муниципальных структур.

Реализуемая идея

Идея создания центров по всей стране заключается в том, что люди запрашивают разные документы в разное время своей жизни. Наиболее частые ситуации:

• оформление первого паспорта;
• регистрация брака;
• рождение детей;
• открыть свой бизнес.

В таких случаях очень важно как можно быстрее заполнить все необходимые документы и вернуться к осуществлению основных жизненных мероприятий. Этому способствует технология «единого окна.

МФЦ становится спутником в жизни человека, помогая в разные периоды жизни получить документы максимально простым и быстрым способом, устраняя возможные трудности.

Правовая база для организации этой системы постоянно совершенствуется. Конечная цель — чтобы человеку не нужно было обращаться в разные инстанции для сбора документов, а достаточно было обратиться только в МФЦ и воспользоваться необходимыми услугами. Поэтому нормативные акты постоянно меняются, перечень оказываемых в МФЦ услуг расширяется.

Перечень услуг

Сегодня МФЦ предоставляет услуги в таких ситуациях:

• смена фамилии;
• появление детей;
• потеря документов;
• купить дом.
• начать собственное дело;
• смена места жительства;
• жилищное строительство;
• потеря родственников;
• пенсионный процесс;

Полный перечень коммунальных услуг по принципу «одного окна» доступен в самом МФЦ. Всего в центрах населению обслуживается 131 услуга. Из них 36 федеральных, 43 муниципальных и еще 52.

Многофункциональный центр помогает в получении российских и загранпаспортов, в получении выписок из земельной книги, в приеме документов для регистрации брака и расторжения брака, на получение регулярных семейных пособий, в получении билетов на охоту, в распределении стипендий, в получении выписки из архив, на учёт детей в дошкольных учреждениях.

Название и ценности бренда

Правительство поручило создать единый бренд для всех МФЦ в России.

В 2014 году МФЦ получил новое название: «Мои документы». Под этим названием создаются новые центры, а существующие проходят процесс ребрендинга. Ребрендинг проводится под слоганом «На все случаи жизни».

Ценности бренда МФЦ:

• внимание к людям и их жизненным ситуациям;
• вежливое обслуживание;
• комфорт в общении;
• доступность государственных услуг любому гражданину.
• близкое расположение центров;
• удобный сервис;

Отношения между государственными органами регулируются указами и постановлениями.

По статистике, по состоянию на январь 2016 года доля населения, охваченного МФЦ, составляла более 94%.

Алгоритм обращения в МФЦ

Как взаимодействовать с многофункциональным центром?

1. Позвоните и спросите, принимаются ли заявки на конкретную услугу. Специалист центра посоветует, какие документы необходимы.
2. Гражданин идет в центр для заполнения заявления.
3. Если необходимо оплатить госпошлину, она оплачивается в терминале центра.
4. Претендент приходит вовремя, чтобы получить результат.

В идеале гражданин должен подавать заявление только дважды: при подаче заявления и для получения результата. Так в МФЦ реализован принцип «одного окна.

Перспективы

По закону МФЦ считается полноправным участником взаимоотношений между любыми ведомствами и органами. Это избавляет гражданина от необходимости обращаться за информацией во многие учреждения. Государство стремится к тому, чтобы система «одного окна» была внедрена во всех округах и регионах России.

Законодательная база постоянно совершенствуется, что дает возможность расширять перечень предоставляемых услуг.

В 2007 году, когда был запущен пилотный проект, посетителям все еще приходилось стоять в очереди за оформлением документов, но это уже был большой шаг вперед. Сегодня практика «одного окна» стремительно распространяется в регионах России. Больше нет привычных длинных очередей. Абитуриент получает все необходимые услуги в одном учреждении.

Минэкономразвития составляет и утверждает программы работы сервисных центров.

Новые МФЦ постоянно открываются во всех субъектах Российской Федерации. Для оптимизации их работы была создана информационная система, помогающая контролировать региональные планы по развертыванию сети центров «одного окна». Система показывает открытые баллы в каждом регионе России, и с каждым годом их становится все больше.

Похожие записи:

1. Что означает понятие «франко завод»?
2. «ЕМС Почта России»: что это такое, особенности и тарифы
3. Бракераж — это что такое? Определение, условия, правила проведения и особенности
4. Как ламинировать бумагу в домашних условиях? Популярные способы

Источник: roscomrealty.ru

Единое окно

Универсальный магазин — это фирма, которая предлагает своим клиентам множество продуктов или услуг, так сказать, под одной крышей. Универсальный магазин может относиться буквально к крыше — конкретному физическому месту, где может быть осуществлен весь бизнес клиента, — или к компании, которая занимается различными товарами или услугами.

Например, банк может предложить вам не только счета и ссуды, но и советы по инвестициям в дополнение к инвестиционным инструментам (например, депозитным сертификатам) и страховым полисам . По сравнению с посещением отдельного учреждения для каждой области потребностей, универсальный магазин экономит много времени и усилий потребителя.

Термины «полный комплекс услуг», как в случае брокера с полным спектром услуг, и «работа под ключ » иногда синонимичны термину «комплексное обслуживание».

Понимание единого окна

Концепция универсального магазина восходит к Америке начала 20-го века, когда поход по магазинам означал объездить весь город за мясом у мясников, овощами с Хеймаркета, хлебом из пекарни — и это было только для продовольственные товары. Принадлежности для оборудования, чистящие средства и другие предметы домашнего обихода требовали еще большего количества посещений, еще большего количества мест.

Тогда, как и сейчас, люди хотели сэкономить время, поэтому магазины в ответ предложили более широкий ассортимент товаров, так что покупателям достаточно было прийти к ним, чтобы проверить большую часть своих списков покупок.

Piggly Wiggly, известный как первый продуктовый магазин самообслуживания, открылся в 1916 году. Компания Great Atlantic P, стала обычным явлением в американских городах в 1920-х годах. Кинг Каллен открыл магазин площадью 6000 квадратных футов в 1930 году — первый супермаркет. Сетевые магазины, такие как Woolworth и JC Penney, в которых продавались всевозможные предметы повседневного обихода, также быстро росли.

Фактический термин «комплексное обслуживание», возможно, сначала относился к компаниям, которые выполняли всю работу для этого нового элемента американской жизни, автомобиля — от продаж до ремонта и запчастей. Одна такая фирма, Western Auto Supply Co., выросла с трех до 54 в 1920-х годах.

Ключевые моменты

• Универсальный магазин — это бизнес или офис, который предлагает клиентам несколько услуг или продуктов.
• Бизнес-стратегия, лежащая в основе единого окна, заключается в обеспечении удобства и эффективности для клиентов, получении лояльности, а также дохода.
• Для потребителя использование единого окна может быть эффективным и дать представление о его делах, но оно также может ограничивать возможности и быть более дорогостоящим.

Со временем концепция единого окна расширилась и стала включать в себя бизнес-услуги. Нюанс также сместился с широкого предложения продуктов, чтобы охватить больше продуктовых покупок клиента, на предложение всех дополнительных продуктов и услуг клиенту в определенной области. Например, в 1980-х годах наблюдался рост « финансовых супермаркетов » — брокерских компаний, таких как Merrill Lynch, которые начали расширяться в сфере розничных банковских услуг, страховых продуктов, кредитных карт и даже услуг в сфере недвижимости.

Бизнес-стратегия, лежащая в основе модернизированной концепции «единого окна», заключается в предоставлении удобных и эффективных услуг, которые создадут возможность для компании продавать больше клиентам. Таким образом, компания может увеличить доход, продавая больше существующим клиентам в дополнение к росту от новых клиентов.

Плюсы и минусы единого окна

У единого окна есть некоторые очевидные преимущества как для потребителей, так и для предприятий, которые ими управляют. Как уже упоминалось, удобство очень важно. Если фирма, занимающаяся уплатой налогов, также может помочь вам в минимизации налогов, поступающих от ваших инвестиций.

Высокий уровень доверия, который со временем растет, когда потребитель больше использует конкретный бизнес и устанавливает с ним личную связь. Для потребителя могут появиться льготы за лояльность, и у бизнеса появляется более высокая степень уверенности в том, что покупатель не полетит к другому провайдеру, основываясь только на цене.

Обратной стороной принципа «одного окна» является поговорка «Мастер на все руки, мастер на все руки». Хотя различные услуги и возможности, предлагаемые в одном учреждении, вероятно, являются компетентными, они могут быть не такими экспертными или изобретательными, как те, которые предлагаются профессионалами, специализирующимися в различных областях налогообложения, права или инвестирования.

Возможности и выбор клиента могут быть ограничены не только определенными людьми — сотрудниками фирмы, — но также и ее собственными продуктами и услугами. Работа с комплексом по принципу «одного окна» может сэкономить деньги благодаря экономии на масштабе фирмы, но, опять же, это может не быть. За удобство универсального обслуживания обычно приходится платить.

С точки зрения магазина, существуют естественные ограничения на то, сколько продуктов и услуг одна компания может предложить покупателю при сохранении высшего качества. Некоторые компании слишком широко расширяют свой набор услуг, разрушая те основные услуги, которые изначально делали их выдающимися для этого клиента.

Похожие статьи

• Брокерское окно
• Универсальный банкинг
• Окно скидок
• Universal Banking: обзор
• Будущее розничной торговли: Руководители компаний и аналитики обсуждают тенденции праздничных покупок и то, что ждет нас в 2022 году
• Всплывающее окно
• Учетная ставка
• Sears закрывает последний оставшийся магазин в Иллинойсе
• Предприниматель
• Страхование единого интереса

Источник: nesrakonk.ru

Принцип «одного окна» в управлении технической документацией

С древних времен накопление знаний, а также возможность их регулярного использования было приоритетом развитых цивилизаций. В Греции, Римской Империи возводились невероятные архитектурные ансамбли, многие сооружения сохранились до наших дней. Безусловно, архитекторы тех лет руководствовались чертежами и планами, которые были мало похожи на современные, но стремление к стандартизации и унификации зародилось именно тогда. Известны случаи, когда найденные чертежи помогали в реставрации объектов.

Сегодня большие архивы технической документации промышленных предприятий и проектных организаций – норма. С течением времени работа с кульманом уступила место САПР. Новые разработки появляются уже в электронном виде, но бумага не утратила свое значение. Подлинники по-прежнему сдаются в архив: документы распечатываются, подписываются и отправляются на хранение.

Все изменения в проектах оформляются на бумаге. На предприятиях существует реальная потребность в регулярном обращении к бумажному архиву.

Почему нужна автоматизация

Главная причина – низкая скорость доступа и неудобство использования информации, причем как в бумажном, так и в электронном виде. Здесь важным фактором является не только сложность нахождения документа в бумажном архиве, но и трудности последующей работы – отсутствие возможности получения консолидированной и всеобъемлющей информации по проекту или объекту, отраженному в документации, если таковая потребуется. Другими словами ни бумажный архив, ни весь спектр информационных систем, функционирующий на современных предприятиях, не может предоставить оперативный доступ ко всем необходимым документам и проектам из единой точки входа. Все это негативным образом отражается на эффективности производственных процессов, увеличивает трудозатраты и трудоемкость выполнения задач. Особенно, диссонируя с лозунгами цифровизации и наступлением Индустрии 4.0.

Решение

Специализированные ИТ-решения: CAD/CAM, PDM/PLM, ERP, СЭД, каждое из которых выполняет безусловно важную, но обособленную функцию, все-таки являются разрозненными системами со своим собственным контентом, структурой и пользователями. В такой ситуации обратиться к сквозному поиску и найти выборку нужной вам информации не представляется возможным – ее придется собирать поэтапно. Не хватает дополнительного программного слоя – звена для взаимодействия прикладных систем и накопленного документального фонда, работающего по принципу «одного окна». Таким коннектором, который смог бы объединить архивные документы, разработки, справочную информацию и бизнес-процессы все чаще становятся платформы класса ECM (Enterprise content management).

Сегодня сервис-ориентированные ECM предлагают пользователям набор функциональных модулей, из которых, как в конструкторе, собирается то или иное решение. Такой подход позволяет взять только необходимое, и в будущем, при возникновении потребностей, всегда иметь возможность безболезненно масштабировать решение. В качестве модулей доступны сервисы хранения и управления документами, автоматизации бизнес-процессов (BPM), сканирования и распознавания, готовые интеграционные коннекторы для различных программных продуктов (SAP, 1C, TeamCenter и т.д.) и многое другое.

За счет этого ECM-платформа решает множество задач предприятия: от автоматизации документооборота и внедрения электронного архива до организации совместной работы проектных команд и автоматизации учета бумажных документов.

С чего начать

Основа – это повышение доступности информации. Ситуация, при которой чтобы получить документ необходимо прийти за ним в архив, выглядит, в общем-то, патовой. И дело именно в том, что подобный подход с точки зрения доступных сегодня технологий архаичен. Хранение оригиналов документов и обращение к ним только в исключительных ситуациях – да. Регулярная работа – нет.

Представьте себе, вы обращаетесь к инвентарной книге, находите нужный номер, затем берете папку и ищете там необходимый документ. Вы его можете не найти. Если вносились изменения, то инвентарный номер, полученный при первичной регистрации, не обязательно совпадает с номером, присвоенным после изменения. Тогда вам необходимо прибегнуть к книге регистрации извещений об изменении.

Сколько времени это займет? Дополнительно в ходе работы вам может понадобиться контрольный список проекта, личная карточка ответственного сотрудника, техническое задание и много чего еще.

Поэтому целесообразней начинать с внедрения системы электронного архива. Чтобы вся необходимая информация была всегда «под рукой» и стала доступна «в один клик».

Электронный архив будет хранить реестры проектов, включая необходимые реквизиты и документы. Будет организована перекрестная связь между всеми единицами, задействованными в техническом документообороте: к примеру, из электронной карточки проекта можно обратиться к любым формам учета технической документации (инв. книга, книга извещений, книга регистрации и т.д.), ведомостям, перепискам. А также к спискам и личным карточкам сотрудников и, конечно, просмотреть любой из документов проекта в электронном виде.

Наполнение системы электронного архива организуется двумя способами – единовременный залповый ввод ретрофонда, чаще всего с помощью заказа услуг оцифровки востребованного количества бумажного архива, а также регулярная оцифровка собственными силами для текущего пополнения системы. И перенос сведений существующих в электронном виде: справочных данных, проектов и чертежей, документов и другой информации из учетных и специализированных систем, файловых хранилищ и систем документооборота.

Безусловно, электронные карточки, структура связей и экранные формы разрабатываются индивидуально с учетом специфики документов, деятельности организации и установленных проектом требований. Электронный архив может иметь несколько самостоятельных разделов, включать и конструкторскую, и проектно-сметную, и любую другую документацию. Для каждой из них выстраивается структура и определяются собственные принципы хранения. Электронный архив, построенный на основе промышленной ECM-платформы, способен хранить неограниченный объем контента и любые форматы файлов (dwg, Tiff, PDF, Jpeg, Xml, видео/аудио и т.д.), а встроенные средства просмотра дают возможность работать с документами не устанавливая дополнительных приложений. Между тем, современные ECM с полнофункциональным веб-клиентом полностью снимают любые территориальные ограничения, связанные с доступом к документам и данным.

Следующий аспект – это безопасность и неизменность информации. ECM-платформа позволяет исключить риски несанкционированного доступа, кражи или удаления информации. Все данные хранятся в собственном зашифрованном формате, который невозможно открыть извне.

Настраивается ролевая модель доступа к документам и разделам системы в соответствии с организационной структурой и полномочиями сотрудников. При необходимости модель запретов распространяется до уровня документов или определенного сегмента документа (например, сокрытие штампа чертежа для выбранных категорий сотрудников). Ведется полный аудит действий, используется механизм версионности – любые изменения отслеживаются и добавляются в качестве новой версии.

Формирование «одного окна»

Для окончательного формирования «единого окна» необходима интеграция электронного архива с профильными ИТ-системами предприятия. Интеграция настраивается в части синхронизации справочной информации и установления взаимосвязей между объектами, хранимыми в электронном архиве и профильных системах. Структурно – это выглядит, как подключение к единому электронному архиву на базе ECM всех задействованных в бизнес-процессах предприятия систем, где выполняется та или иная производственная деятельность.

В итоге специалисты, работая в привычных интерфейсах, могут из собственных систем получать доступ к сведениям и объектам в электронном архиве: скан-копиям документов, чертежам в электроном виде и т.д. И наоборот в едином электронном архиве обращаться к консолидированной информации собранной из внешних систем.

Остается автоматизировать процессы. На предприятиях довольно много бизнес-процессов, связанных с управлением проектами и технической документацией, которые не эффективны или четко не регламентированы. Развитые функции BPM (business process management) в современных ECM-платформах позволяют унифицировать и оптимизировать работу практически всех подразделений предприятия, в том числе в рамках холдинговой структуры.

Автоматизировать процессы можно поэтапно, например, начав с архивной службы. Перенеся в электронный вид процедуры передачи документов в архив, топографирование архивохранилищ, учет использования и выдачи документов и другие функции архивного хранения. Причем организованных в форме смешанного учета комплектов электронных и бумажных документов. И закончив созданием сервисов для совместной работы проектных команд с возможностью предоставления регламентированного удаленного доступа к необходимым разделам и документам в электронном виде внешним партнерам и проектировщикам. С функциями коллективного согласования проектов, обсуждения разработок и редактирования документов.

Итоговым решением является единая корпоративная ECM-платформа, обеспечивающая консолидированный доступ ко всему многообразию технической информации предприятия, быстрый поиск и надежное хранения документов. Система позволяет автоматизировать процессы согласования и предоставления доступа к проектам и информации, регламентировать процедуры учета архивной службы, в том числе помогая сократить издержки на эксплуатацию бумажного архива.

Материал подготовлен на основе опыта реализованных проектов в промышленности и ТЭК на базе отечественной ECM и BPM платформы «ЭЛАР Контекст» (реестр отечественного ПО рег. № 4144, сертифицирована ФСТЭК, имеет ряд партнерских сертификатов и разработанных коннекторов для интеграции с 1C/SAP, PDM/CAD, поддержки ЮЗ ЭДО, ЭП и пр.)

Источник: www.tadviser.ru