Если вы решили разобраться в вопросе, какие документы бизнес процесса существуют. Если для вас не очевидна разница между регламентом и описанием бизнес процесса. Если вы считаете, что политика в области управления бизнес процессами и положение об управлении бизнес-процессами — одно и тоже.
Документы бизнес процесса. О чем речь?
Все вопросы, которые мы получаем о документации в области управления бизнес процессами, можно обобщить и выделить 4 типа:
- Что из себя представляет документ?
- Каков состав документа?
- Как его правильно составить?
- Кто должен быть автором документа?
Мы решили рассказать и затронуть те документы бизнес процесса, которые, как показывает практика, являются самыми важными. А также, самыми востребованными.
Далее вы найдете ответы на 3 из 4 вопросов. Мы расскажем, что из себя представляет каждый из документов, каков его состав и кто должен его разрабатывать.
О процессе разработки, того или иного документа, вы можете прочитать в соответствующих статьях. Существующих и будущих. Ссылки даны по тексту.
Политика в области управления бизнес процессами
Каждая политика, это заявление о намерениях. Декларация руководства о том, что компания следует определенным принципам в своей деятельности. Соответственно, политика в области управления бизнес процессами описывает направления и принципы, которым компания намерена следовать, с точки зрения управления бизнес процессами. И, да, политика должна начинаться с того, что компания намерена использовать принципы и подходы процессного управления. А далее, уже необходимо раскрыть эти принципы.
Политика в области управления бизнес процессами, весьма общий документ и может показаться, что он, в общем то, и не нужен. Но это не верно.
Описание принципов крайне важно. Принципы, в отличие от более «строгих» понятий, например, правил, нужны для того, чтобы сотрудникам было понятно, в пользу чего нужно делать выбор, когда ситуация неоднозначна. Правила основываются на принципах.
Например, если в компании действует принцип главенства качества обслуживания клиентов, то в любой ситуации, когда необходимо сделать выбор между качественным обслуживанием и соблюдением процедуры, выбор должен быть сделан в пользу первого.
Еще пример. В нашей компании прописаны и строго соблюдаются 9 принципов:
- Всегда держать свое слово
- Всегда соблюдать сроки
- Качество должно быть гарантированным
- Все, что видит клиент, должно быть идеальным
- Каждый раз все с начала
- Интересы клиента важнее
- Минимум усилий со стороны клиента
- Личная ответственность
- Сотрудники компании — клиенты друг для друга
Принципы описаны достаточно подробно, чтобы каждый сотрудник однозначно понимал значение и мог ему следовать. При этом весь документ занимает лишь полторы странички. Хоть у нас это и не называется политикой, де факто это она и есть.
Так, что политика в области управления бизнес процессами — действительно важный документ, который поможет при внедрении и использовании процессного управления. Все документы бизнес процесса важны, но этот в особенности, потому что задает правила игры.
Если в компании действует направление Управление качеством, то политику в области управления бизнес процессами можно объединить с политикой по управлению качеством.
Однако, помните — сам документ ничего не стоит, если задекларированные принципы не соблюдаются в ежедневной работе. А чтобы они соблюдались во всей компании, им должно следовать руководство.
Именно поэтому, политика должна выйти из-под пера руководителей компании, и никак иначе. Это должно быть не заявление, но твердое намерение. Впрочем, как я люблю говорить, это уже совсем другая история.
Положение об управлении бизнес процессами
Положение об управлении бизнес процессами — основной документ, который определяет, как должно осуществляться управление бизнес процессами в компании. Ну, конечно, не сам документ определяет, как должно выстраиваться управление бизнес процессами, но все то, что в нем написано, именно об этом.
В отличие от политики, положение определяет и регламентирует понятия, и правила, по которым осуществляется управление бизнес процессами.
В положении об управлении бизнес процессами должно быть прописано:
- Правила определения границ бизнес процессов
- Правила определения взаимосвязей процессов
- Правила декомпозиции процессов
- Описание структуры и уровней декомпозиции процессов
- Правила моделирования и описания бизнес процессов
- Правила определения и измерения KPI процессов
- Правила внедрения и изменения процессов
- Правила мониторинга, оценки эффективности и улучшения процессов
- Порядок осуществления документооборота по бизнес процессам
- Правила определения владельцев бизнес процессов
- Ответственность и полномочия владельцев бизнес процессов
- Описание жизненного цикла процессов и правила определения текущей стадии процессов
- Правила определения зрелости бизнес процессов
- Правила организации управления бизнес процессами в компании
- Описание структуры управления бизнес процессами в компании
- Ответственность и полномочия структуры управления бизнес процессами
Такие документы бизнес процесса могут показаться большими и сложными, но, если избегать сухого, бюрократического языка и «не лить воду», то документ получиться рабочим. Хотя, конечно, в пару страничек все это не уместить. Но в этом и нет необходимости. Все-таки, положение об управлении бизнес процессами, фундаментальный документ, определяющий огромное, и сквозное, направление деятельности в компании.
Ответственность, за разработку и поддержание документа, должна лежать на сотрудниках той структурной организационной единицы, которая осуществляет основную работу по управлению бизнес процессами. Данный документ должен быть подробно рассмотрен и согласован руководящим составом компании. В противном случае, могут возникать столкновения интересов, которые потом, потребуют времени и внимания для устранения.
Соглашение о моделировании
Соглашение о моделировании, может быть как часть положения об управлении бизнес процессами, так и отдельным документом. Какой вариант выбрать, зависит от целей, с которыми документ создается, а также степени процессной зрелости компании. Если компания только становится на путь управления бизнес процессами, то, с высокой степенью вероятности, процессной документации нет, а описывать процессы нужно уже сейчас, не дожидаясь рождения полной версии положения. В таком случае, лучше создать отдельный документ, а потом просто включить его в положение об управлении бизнес процессами.
Соглашение о моделировании содержит описание:
- Правил сбора, хранения и актуализации данных для моделирования
- Нотация, или нотации, которые используются для моделирования процессов
- Что считается подпроцессом, а что операцией
- Правил декомпозиции процессов на подпроцессы, а также описание уровней типовых моделей
- Содержания типовых моделей бизнес процессов
- Правил построения модели и использования специальных элементов нотации
- Правил моделирования, описания процедур и бизнес-правил
- Правил и инструментов проверки моделей бизнес процессов на соблюдение прочих правил и требований (проще говоря, должен быть чек лист, по которому нужно прогнать модель, чтобы проверить ее на качество)
- Правил взаимосвязи моделей бизнес процессов и их элементов. Отдельно необходимо раскрыть правила взаимосвязи элементов, с использованием нескольких нотаций и типов диаграмм. Если таковые используются.
- Правил описания показателей, свойств и характеристик элементов модели
- Правил сопроводительного описания моделей
- Правил хранения, внесения поправок в модели и их актуализации
- В отдельных случаях может потребоваться описание управления репозиторием элементов моделей и самих моделей
- Если компания использует подходы имитационного моделирования, также необходимо описать правила выполнения имитаций
Для любого специалиста по моделированию, это самый важный документ, так как является основной рабочей инструкцией.
Соглашение о моделировании должно разрабатываться экспертами, внутренними или внешними, на основании особенностей и требований компании к процессу моделирования. Крайне важным аспектом является понимание уровня специалистов, которые будут осуществлять моделирование бизнес процессов. Чем ниже уровень, тем более подробным и простым должен быть документ. Как и все документы бизнес процесса.
Положение об офисе управления бизнес процессами
Офис управления бизнес процессами — организационная единица, внутри компании, которая занимается всеми вопросами, связанными с управлением бизнес процессами. Проще говоря — это департамент, или отдел, который занимается только реализацией управления бизнес процессами в организации.
В зоне ответственности офиса управления бизнес процессами лежит:
- Управление методологией управления бизнес процессами
- Проведение исследований, в том числе интервью, и мониторинг данных
- Описание и моделирование бизнес процессов
- Анализ эффективности бизнес процессов
- Разработка и управление проектами по изменению бизнес процессов
- И так далее
Проще говоря — офис управления бизнес процессами делает то же, что и наша компания, но организационно находится внутри организации.
Положение об офисе управления бизнес процессами может существовать в виде отдельного документа, или включено в положение об управлении бизнес процессами.
Разработка такого документа потребует вовлечения большого количества участников: от топ менеджмента, до непосредственных специалистов в области управления бизнес процессами и специалистов в области HR.
И, уж, конечно, само положение, это лишь отражение той огромной работы, по проектированию офиса по управлению бизнес процессами, которую нужно будет провести для его разработки.
Регламент бизнес процесса
Исчерпывающий документ, который описывает весь процесс, начиная с первого-второго уровня и до нижнего уровня декомпозиции. Включает описание процедур, бизнес правил, ресурсов, показателей процесса и так далее. Регламент процесса включает в себя не только детальное описание всего, что необходимо для осуществления процесса, но так же все, что необходимо для его управления.
Подробнее можно прочитать в статьях:
- Лучший пример регламента процесса
- Регламент процесса. Подробная инструкция
- Как сделать регламент бизнес процесса, который будет работать
Разработкой регламента процесса занимается команда процесса, специалисты по управлению бизнес процессами и, обязательно, должен участвовать владелец процесса. Такие документы бизнес процесса являются основополагающими.
Описание процесса
Описание процесса, это документ, который описывает, то, как процесс выполняется в реальной жизни. Последнее крайне важно, если документ не соответствует действительности, то он теряет смысл. Описание бизнес процесса может выполнять по-разному. На сегодняшний день, основным способом описания является создание модели бизнес процесса. Безусловно, описание, как документ, может и будет содержать в себе, и сопутствующее текстовое описание и таблицы, может содержать инфографику и все, что еще позволит сделать качественный документ.
Описание процесса, как правило, описывает только то, как процесс выполняется, но оставляет за скобками управление процессом.
Как правило, описание бизнес процесса используется для дальнейшего анализа и разработки более комплексного документа — регламента. Правда регламент выпускается уже после того, как на основании описания проведена оптимизация или улучшение процесса. Таким образом, описание процесса является одновременно предшественником и частью регламента процесса.
Стандарт процесса
Стандарт бизнес процесса — описание самого процесса, механизма его выполнения, а также параметров процесса, принятых в качестве нормы. Это означает, что стандарт, описывает процесс с точки зрения того, как он должен выполняться и какие значения показателей должны быть при этом достигнуты. Стандарт процесса, это эталон, которым необходимо руководствоваться при выполнении. Также, стандарт процесса используется для анализа отклонений реальных (выполняемых в жизни) экземпляров процесса, от того, как это было запланировано и описано.
Стандарт может существовать в качестве отдельного документа, но, гораздо эффективнее, когда стандарт включается в регламент процесса. Потому, что одной из задач регламента процесса является определение нормы процесса, то есть, его стандартизация.
Управление бизнес-процессами
Описание, стандартизация и регламентация бизнес процессов. В чем разница?
Регламентация бизнес процессов и их стандартизация, это одно и то же, или нет? Чем отличается регламент от стандарта? А что такое описание бизнес процессов? Что является результатом описания: регламент, стандарт или иной документ? Ответы на эти, и другие вопросы, вы найдете в данной статье.
Карточка бизнес процесса
Карточка бизнес процесса — краткое описание основных параметров процесса. Довольно часто карточка процесса используется для сбора основной информации по процессу, во время его исследования. Углубленное исследование процесса производится как раз с помощью карточки, а точнее, с помощью, отраженной в ней, информации.
Карточка процесса, фактически, это первый раздел регламента бизнес процесса. Карточка позволяет быстро, буквально одним взглядом, понять цель процесса, каковы его границы, и кто задействован в его выполнении.
Более обширная версия карточки будет включать в себя краткое описание основных этапов процесса, показателей эффективности, а также ключевых проблемы, отклонений и рисков.
Прочитать подробнее и скачать образец карточки процесса можно по ссылке.
Стандартная операционная процедура (СОП)
С точки зрения управления бизнес процессами, процедура, это простая последовательность действий, которая выполняется непрерывно, от начала и до конца. Это означает, что, если сотрудник приступил к выполнению процедуры, он будет выполнять действие за действием, без разрывов. Также в процедуре отсутствуют, или очень простые, ветвления.
- Поздороваться с клиентом
- Попросить паспорт
- Сверить данные паспорта с карточкой клиента
- Если данные совпадают, перейти к процессу обслуживания
- Если данные не совпадают, отказать в обслуживании
При этом в процедуре может быть несколько десятков, а в некоторых случаях, и сотен действий. Например, процедура предполётной подготовки. Единственный нюанс — отклонение на любом шаге процедуры будет ее завершать и запускать соответствующие корректирующие действия. Но после завершениям корректирующих действий, процедура начинается с начала. И только когда процедура будет пройдена полностью, можно приступать к последующим шагам процесса.
Процедура — очень удобное понятие, как с точки зрения описания в общем, так и с точки зрения моделирования, в частности. Процедура позволяет заменить последовательные цепочки операций и сжать их в одну — операцию выполнения процедуры. Таким образом модели приобретают более компактный вид, а весь процесс, даже, может быть совокупность процедур и условий перехода от одной, к другой.
В нотации BPMN, даже предусмотрен отдельный вид операции, под названием Script, что и есть операция выполнения процедуры.
Описание стандартной операционной процедуры довольно неэффективно, если существует вне описания процесса. Точнее, если у сотрудника, помимо описания процедуры нет доступа к описанию всего процесса. Потому, что необходимо понимать, что приводит и что следует за процедурой.
Описание всех стандартных операционных процедур, должно быть включено в регламент процесса.
Бизнес правило
Бизнес правило, тоже очень удобный инструмент, с точки зрения описания и моделирования процессов. И тоже должно быть включено в регламент процесса. Конечно, описание правила может существовать в виде отдельного документа, чтобы с ним было удобно работать в самом процессе. Но включать его в регламент обязательно.
Если стандартные операционные процедуры и описания бизнес правил не включено в регламент, регламент будет не эффективным.
Бизнес правило описывает условия, по которым принимается решение при выполнении операции. К примеру, если в процессе необходимо определить размер скидки клиенту, это можно выразить в виде сложного, с точки зрения восприятия, ветвления.
Бизнес-правило в виде дерева решений
Гораздо проще выразить правило в виде матрицы и прикрепить ее к операции.
Бизнес-правило в виде матрицы решений
Нотация BPMN предусматривает отдельный тип операции, которая задействует бизнес правило.
Рабочая инструкция
Инструкция, которую сотрудники используют в работе — несколько особенный тип документа бизнес процесса. Дело в том, что инструкция может быть как частью регламента процесса, так и состоять из разных его частей.
Цель инструкции — помочь сотруднику выполнить, относительно несложный, процесс или часть более сложного.
Инструкция нужна для того, чтобы сотрудник мог, условно, смотреть в инструкцию и выполнять процесс. А значит, в инструкции должно быть указано все, что для этого необходимо. Инструкция может содержать диаграммы, инфографику, описание стандартных операционных процедур и бизнес правил, таблицы с данными и так далее.
Самое важное, чтобы инструкция была ориентирована на сотрудника, выполняющего конкретную роль, и чтобы она была наглядной, и простой для использования.
А какие еще документы бизнес процессов вас интересуют?
Источник: deep-vision.one
Локальные нормативные акты работодателя — разберемся в нюансах
Появление внутренних кадровых документов в той или иной мере обусловлено требованиями законодательства. Но Трудовой кодекс РФ не дает сколь-либо определенного их перечня или четкого набора требований. Попробуем разобраться, что такое локальный нормативный акт и чем он отличается от остальных кадровых документов.
Напомним об основных признаках ЛНА
В определении понятия «локальные нормативные акты» (далее — ЛНА) большую роль играет ст. 8 ТК РФ. В ней оговорено, что это документы, которые создает организация в рамках своих компетенций с опорой на нормы трудового законодательства. Еще один важный момент — локальные нормативные акты рассчитаны на неоднократное применение для всех или нескольких работников. Это значит, что приказ об отпуске на конкретного работника, трудовой договор или график сменности нельзя рассматривать как ЛНА.
ЛНА имеют подзаконный характер, конкретизируют нормы федерального законодательства, уточняют особенности работы у определенного работодателя или на определенной должности. Эти документы позволяют автоматизировать и унифицировать многие процессы в организации.
Очень важно помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работника в сравнении с нормами централизованного законодательства. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка может быть предусмотрен увеличенный дополнительный отпуск определенным категориям работников, но ни в коем случае отпуск не может быть меньше установленного законом.
При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под роспись. Если он не исполняет положений кадрового документа, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Организации в случае нарушений грозит административная ответственность.
Издавать и утверждать ЛНА могут и обязаны работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, если они не относятся к микропредприятиям.
Важно! С 2017 года микропредприятия могут отказаться от утверждения всех или нескольких ЛНА. Такое право им предоставляет новая глава ТК РФ — гл. 48.1 (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Напомним, что критерии для микропредприятий не так давно тоже претерпели изменения (п. 10 ст.
10 Федерального закона от 29.12. 2015 № 408-ФЗ).
А конкретнее?
Как мы уже сказали, точного перечня локальных нормативных актов не существует, как нет и указаний на то, какие из них являются обязательными. В этом основная сложность работы с кадровыми документами.
Можно выделить условно обязательные. Это те, наличие которых прописано в Трудовом кодексе, их чаще всего и запрашивают надзорные органы при проверке. К таким ЛНА можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ), Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).
Однако способов оформить требования трудового законодательства может быть несколько, отсюда и вариативность в списке документов. Например, в ТК РФ прописано требование обозначить основные трудовые функции при приеме человека на работу. Работодатель может сделать это двумя способами: вписать их в трудовой договор или ознакомить нового сотрудника с должностной инструкцией.
Кроме того, большое значение имеет и специфика деятельности предприятия или отдельных категорий его сотрудников: работа, требующая обязательного медосмотра, деятельность, связанная с коммерческой тайной, и пр. В такой ситуации определить, какие из документов являются обязательными для работодателя, а какие факультативными, очень сложно.
Ниже представлен список локальных нормативных актов, которыми должны/могут пользоваться работодатели, чтобы регулировать трудовые отношения с работником. Это общие документы, действие которых распространяется на весь коллектив или на некоторые категории работников:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
- Положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»).
- Должностные инструкции (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0) — документ нужен, если трудовые функции не прописаны в трудовых договорах.
- Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников (раздел VI ТК РФ).
- Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ).
- Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).
- Инструкции по электробезопасности, пожарной безопасности и охране труда (раздел X ТК РФ).
- Штатное расписание (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
- График отпусков (ст. 123 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) — точки зрения на этот документ расходятся, чуть ниже мы поясним ситуацию.
Обратите внимание, должностные инструкции долгое время составлялись на основе ЕТКС. Сейчас идет процесс утверждения профессиональных стандартов. Для определенных профессий они уже являются обязательными. В остальных случаях профстандарты могут стать хорошей основой для разработки должностных инструкций.
Перечень локальных нормативных актов может быть дополнен положениями об отпусках, командировках, об аттестации персонала и пр. в соответствии с потребностями работодателя.
Широкое поле для трактовок Трудовой кодекс РФ оставляет и в отношении штатного расписания. Работодатель не обязан знакомить с ним работника, однако в письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 говорится, что штатное расписание все же входит в группу локальных нормативных актов. Та же ситуация складывается с графиком отпусков. В любом случае руководитель должен помнить, что это обязательные кадровые документы, их наличие обусловлено требованиями федерального законодательства.
Стройте штатное расписание и график отпусков в программе Контур-Персонал.
Очень часто к локальным нормативным актам работодателя относят коллективный договор и отраслевые соглашения, меж тем гл. 7 ТК РФ прямо указывает на то, что они являются правовыми актами и регулируют социально-трудовые отношения.
Разработать, утвердить, согласовать
Локальные нормативные акты имеют определенный порядок оформления, который устанавливается внутренним приказом руководителя. В разработке ЛНА могут принимать участие разные специалисты, включая руководителей профильных подразделений: вопросы оплаты труда курирует бухгалтер или экономист, правила внутреннего распорядка составляются при участии кадровика и пр.
После того как подробно прописаны все детали, документ должен быть согласован с другими структурными подразделениями. Свои замечания специалисты передают в письменной форме.
Трудовой кодекс утверждает правило согласовывать локальные акты еще и с профсоюзной организацией или с представительным органом работников (ст. 372 ТК РФ). В течение пяти дней их представители могут выдвинуть свои предложения в письменной форме. Но надо помнить, что эти формирования являются добровольными, на предприятии их может не быть. В таком случае документы руководитель утверждает самостоятельно.
Как правильно составить ЛНА
Трудовое законодательство не утверждает четких требований и к тому, как следует оформлять локальные нормативные акты. В большей степени это зависит от содержания конкретного документа. Однако руководителю предприятия и специалисту кадровой службы стоит ориентироваться на ГОСТ Р6.30-2003, в котором изложены требования к организационно-распорядительным документам, которые актуальны и для ЛНА.
Бланк локального нормативного акта содержит:
- название организации согласно учредительным документам;
- наименование документа (положение, правила и пр.);
- номер документа, дата и место его утверждения либо документ, которым он был утвержден;
- виза согласования, если документ согласовывался с вышестоящими организациями;
- специальная отметка, если есть приложения к документу;
- виза утверждения руководителем;
- дата, когда документ вступает в силу, если она отличается от даты подписания и если это не прописано в документе, который утверждает ЛНА.
И не забудьте о главном
Статья 22 ТК РФ обязывает работодателя под роспись знакомить работников с локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью. Большинство кадровых документов сотрудник изучает в момент принятия на работу (ст. 68 ТК РФ).
В ходе трудовой деятельности работник тоже знакомится с документами в тех случаях, когда:
- на предприятии утвержден новый локальный нормативный акт, касающийся непосредственно этого человека;
- изменившиеся условия труда работника требуют дополнительно урегулировать трудовые отношения.
Утвержденного порядка, как знакомить персонал с ЛНА, нет. Работодатель может выбрать любой из вариантов:
- оформить отдельный журнал ознакомления работников с локальными документами;
- к каждому ЛНА в качестве приложения составить лист ознакомления;
- в качестве приложения к трудовому договору подготовить перечень ЛНА, с которыми знакомится сотрудник.
В части локальных нормативных актов работодателя в трудовом законодательстве множество неурегулированных моментов, тем сложнее задача специалиста кадровой службы. От того, насколько полно и правильно составлены документы, соблюдены все процедуры оформления, зависит решение многих спорных вопросов. Разработка локальной нормативной документации — это не только обязанность работодателя, но и его «страховка» от конфликтов с недобросовестными работниками.
Сделать кадровый учет простым и эффективным
Сделать кадровый учет простым и эффективным
Поделиться
Раз в неделю — дайджест материалов, достойных внимания Актуальные материалы раз в неделю
Статьи по теме→
27 февраля
27 февраля
22 февраля
16 февраля
27 февраля
27 февраля
22 февраля
16 февраля
11 комментариев
Спасибо! кратко, четко, понятно!
2 Ответить
Благодарю снова и снова!
1 Ответить
Почему нет Положения об антикор. деятельности?
0 Ответить
Извините, но нужно ознакомиться не под «роспись», а «подпись»
5 Ответить
Настя, зачем вы вводите в заблуждение? Почитали хотя бы ТК перед тем, как написать что-либо. Если вы работник кадровой службы, не завидую вашей конторе. Все правильно в статье написано. «Роспись», а не «подпись». Если не знаете ничего, зачем поправляете других? Настоящую ошибку пропустили, а придрались к тому, что и так верно было указано
9 Ответить
Мария, все правильно Настя написала.
3 Ответить
Мария, при чем здесь ТК. Вы хотите сказать, что Трудовой кодекс регулирует использование формулировок «под подпись» и под «роспись». Вы серьезно. Не завидую вашей конторе))))) И такому кадровому работнику, как вы))))
Подпись и роспись в документе: как правильно и в чем разница
Вы наверняка замечали: кто-то говорит «ознакомить под подпись», другие — «под роспись». Так как же писать и говорить правильно? Казалось бы, это равнозначные слова и можно использовать в речи и то, и другое в одинаковом смысле. Но есть загвоздка: звучать одинаково не значит обозначать одно и тоже. Начнем с того, что «роспись» и «подпись» — это не синонимы.
Употреблять одно слово вместо другого нельзя. Сочетания «под роспись» или «под подпись» имеют разные значения.
Далее рассмотрим сферы, в которых используется слово «роспись», а затем — сферы функционирования слова «подпись».
В каких случаях употребляется слово «роспись»
Термин «роспись» употребляют в сфере судебного делопроизводства, но в весьма ограниченном смысле. Он имеет значение «список» или «перечень» по отношению и имуществу — «роспись имущества», «имущественная роспись».
Другая сфера употребления слова «роспись» еще более далека от делопроизводства — это дизайн интерьера. Здесь слово «роспись» приобретает новое значение — «украшение внутренних частей здания, потолка или колонн». Например, «художественная роспись», «роспись потолка в византийском стиле», «роспись стен». Роспись наносят не только на потолок и стены.
Ею часто украшают посуду и другие предметы быта. Например, «хохломская роспись» или «роспись по дереву». Здесь значение слова «роспись» искусствоведческое: «орнамент», «узор», «украшение».
Источник: kontur.ru
Зачем компании нужны регламенты
Регламент — это внутренний нормативный акт, который описывает бизнес-процессы, например, взаимодействие между подразделениями или порядок работы сотрудников. Действует только для той компании, которая его разработала, утвердила и внедрила. Регламент организации может быть разработан с нуля или опираться на общепринятые документы, например на ГОСТы.
Зачем нужен рабочий регламент
Любой бизнес представляет собой совокупность взаимосвязанных процессов.
Внутренний регламент — это ключевой инструмент руководителя, необходимый для организации и эффективного управления бизнесом. Он структурирует работу, обеспечивает бесперебойность процессов, помогает экономить бюджет. Разберемся подробнее в назначении регламентов:
Оптимизация рутинных рабочих процессов компании. Регламент не просто описывает процесс, но и предлагает способы более эффективной работы. Например, в колл-центре банка правила предписывают ежедневно просматривать корпоративную базу знаний. Благодаря этому сотрудники своевременно знакомятся с изменениями, что помогает им правильно консультировать клиентов.
Стандартизация деятельности. Когда в компании много подразделений, внутренние регламенты помогают привести процессы к общему знаменателю. Действия сотрудников из смежных отделов согласованы, подчинены единому алгоритму и нацелены на общий результат. Персонал может найти ответы на популярные вопросы без обращения к руководству. Так специалистам легче работать, они не отвлекаются на чужие задачи, быстрее достигают поставленных результатов.
Экономия на обучении персонала. Чтобы внедрить новый процесс в бизнес-деятельность, нужно разработать учебную программу, оплатить услуги тренинг-менеджера. Или можно пойти простым путем — составить внутренний регламент и обеспечить доведение его до персонала. Ответственному лицу остается только контролировать, получены ли знания, как качественно они усвоены, применяются ли на практике и какой дают результат.
Простота контроля. Утвержденный порядок составления отчетности поможет привести всю документацию компании к единому виду. Руководитель будет точно знать, где искать нужную информацию, чтобы быстро изучить и оценить предложенные данные.
Передача информации без потерь и искажений. Документы, описывающие процессы информационного взаимодействия в компании, помогают накапливать базу знаний, чтобы быстро обмениваться информацией между сотрудниками и подразделениями. Такой подход можно сравнить с big data, где вся информация едина, структурирована по категориям, а сотруднику открыт доступ к нужной для его продуктивности категории знаний.
Мотивация и стимулирование инициативности персонала. Когда у сотрудника есть внутренний регламент, ему не нужно ждать указания руководства, чтобы приступить к своим задачам. Нормативный документ четко описывает, какую работу нужно делать, как организовать процесс, какие результаты должны быть. В условиях автономности и личной ответственности работники лучше развиваются профессионально.
Распределение нагрузки. Благодаря регламентации каждый сотрудник занят своим делом, а с руководителя компании снимается ответственность за точечный контроль. Становится понятно, кто из подчиненных нуждается в дополнительной нагрузке, а с кого, наоборот, стоит снять ряд функций.
Повышение общей продуктивности и доходности организации. Когда все бизнес-процессы налажены, а сотрудники работают в соответствии с поставленным планом без простоев, это лучшим образом сказывается на общих результатах.
Чтобы внутренний регламент работал эффективно, он должен быть структурирован, составлен подробно и информативно.
Структура рабочего регламента
Разберемся, какие блоки должны быть в документе.
Общие положения. В этом разделе описана суть регламента и его назначение. Уместно сослаться на внутренние нормативные акты организации. Важно обозначить условия, при которых документ действует или, наоборот, может быть отменен.
Определения. Сюда входят все термины, сокращения, аббревиатуры, которые используются в описании бизнес-процессов. Для удобства необходимо оформить определения списком в алфавитном порядке.
Описание внутренних процессов. Каждый процесс должен быть описан поэтапно, с указанием начала и завершения каждого этапа, сроков, результата. Необходимо обозначить исполнителей, их права, обязанности, уровни ответственности.
Ответственность. За невыполнение требований, нарушение порядка процессов должна быть предусмотрена ответственность. Например, несоблюдение техники безопасности при работе со станком может быть травматичным или даже привести к смертельному исходу. Ответственность можно разделить по степени негативных последствий, как того требует закон.
Контроль. Блок отвечает за внедрение стандартов, степень усвоения, исполнение, результат. Изучили ли работники внутренний регламент или проигнорировали? Выполняют все предписания? Если нужный эффект не достигнут, ответственный за контроль сотрудник компании должен определить причину и принять меры, чтобы исправить ситуацию.
Приложения. В разделе собраны таблицы, схемы, диаграммы, расчеты, книги, материалы для дополнительного изучения — всё то, что поможет в усвоении новой информации.
Готовому регламенту нужно присвоить название, номер, указать дату. Документ оформляется по утвержденной форме. Он должен быть утвержден и подписан должностным лицом компании.
Плюсы и минусы рабочего регламента
С помощью регламентации можно удобно и быстро внедрить новшество сразу во все подразделения организации. Так как документ описывает желаемые результаты, на его основе можно измерять эффективность отдельных сотрудников или целых отделов. Также можно обнаружить и исключить ошибки в процессах, происходящие из-за несоблюдения внутреннего нормативного акта.
Регламентация значительно упрощает процесс внутреннего обучения или адаптации как новых сотрудников организации, так и действующих, например при повышении или переводе в смежный отдел.
Важно контролировать, чтобы внутренние регламенты были в доступе у сотрудников компании, так как обращаться к ним нужно регулярно. Необходимо поддерживать документы в актуальном состоянии, вносить обновления, заново согласовывать. Это требует определенных усилий и времени. Разработка и актуализация могут потребовать ощутимых инвестиций, особенно если ведение документации передается на аутсорсинг.
Виды регламентов
Внутренние нормативные акты различают по назначению. В таблице приведено несколько примеров.
Сервисный: Регулирует общий порядок оказания услуг.
Технический: Описывает поэтапно технологический процесс производства и ожидаемый результат.
По ведению документов: Устанавливает порядок ведения документации в организации, заполнения бумаг, правила хранения, утилизации, сведения о секретности.
По управлению бизнесом и персоналом: Включает права и обязанности работодателя и сотрудников, а также порядок взаимодействия между ними. Описывает структуру всего бизнеса, трудовой распорядок.
По общению с клиентами: Содержит информацию о политике компании по отношению к клиентам, правила поведения в спорных ситуациях.
По безопасности: Регламентирует все моменты, связанные с потенциальным вредом для здоровья: время пребывания за компьютером, правила обращения с электрическими приборами, технику безопасности при работе с оборудованием.
Должностная инструкция: Описывает задачи сотрудника на его рабочем месте.
Компания вправе разрабатывать любые необходимые внутренние регламенты — например, если есть потребность описать процесс или составить список правил для сотрудников.
Как разработать рабочий регламент
Инициатором становится владелец бизнеса или сотрудник, выполняющий одну и ту же задачу. Чтобы разработать регламент, необходимо сначала определить его назначение, затем составить сам документ. После утверждения с нормативным актом знакомят сотрудников, например посредством приказа или доведя информацию лично. Важно контролировать, как нововведения применяются в рабочих процессах, вызывает ли это сложности.
Разработать внутренний нормативный акт могут опытные сотрудники компании, опираясь на готовый образец. Они лучше знакомы с процессами, особенностями, поэтому смогут описать все в деталях. Но нет гарантии, что документ будет составлен правильно, структурирован, а информация подана в понятном и удобном формате.
Можно перепоручить задачу консалтинговому агентству. Как правило, это достаточно дорого, а разработка занимает много времени. Сначала агентство должно собрать всю необходимую информацию, на этапе утверждения могут быть правки.
Лучший вариант — когда за составление внутреннего регламента берутся профессионалы из консалтингового агентства, но они плотно взаимодействуют с сотрудниками организации. В этом случае представители агентства могут оперативно получить всю необходимую информацию для полноты картины, правильно опишут процесс и сформируют документ.
Доработку нормативных актов эффективнее всего выполнять силами сотрудников. В процессе внедрения новых правил они могут выявить ошибки, неточности и предложить варианты улучшения. Чтобы работники охотно участвовали в работе с регламентами, можно ввести поощрительные меры. Это выгоднее, чем каждый раз обращаться за помощью к сторонней компании.
Правила работы с регламентами
Чтобы успешно внедрить регламент в деятельность компании, необходима системность и общая вовлеченность в процесс. Не всегда можно добиться этого от подчиненных добровольно, поэтому необходим сотрудник или целый отдел, отвечающий за внедрение. Ответственный проконтролирует, доведен ли документ до нужных работников, изучен или нет, как выполняются требования.
Как можно организовать работу ответственного лица:
Этап 1. Распространение нового нормативного акта среди сотрудников организации.
Сегодня, когда большая часть документации переведена в электронный вид, распространить внутренний нормативный акт можно при помощи корпоративной электронной почты или CRM-системы. Цифровые сервисы для бизнеса помогут осуществить массовую рассылку, а также проверить, читают ли сотрудники письма.
Этап 2. Контроль знаний.
Проверить, насколько сотрудники компании усвоили информацию, можно при помощи тестирования. Здесь также доступны разные инструменты: от простого опроса в Google Формах до готовых цифровых платформ для корпоративного обучения.
Этап 3. Обратная связь и доработка.
Результаты тестирования помогут выявить недочеты, если они есть. Например, если опрошенные сотрудники плохо поняли информацию, стоит переписать ее более понятным языком. Если на деле соблюдение новых правил вызывает трудности, это тоже потребует доработки — возможно, есть ошибки в описании процессов.
Несмотря на то, что разработка внутреннего регламента требует усилий, времени и вложений, это окупается более эффективной работой компании в будущем. Главное — сделать регламентацию процессов частью бизнеса и регулярно уделять этому внимание.
Внедрение внутренних регламентов – это только один из способов наладить бизнес-процессы. Клиентам ВТБ доступны особые условия на подключение полезных сервисов, которые помогут оптимизировать работу компании и снизить расходы. Юридическая и бухгалтерская помощь, конструктор документов и сайтов, проверка контрагентов – только малая часть из них. Чтобы получить скидку и начать пользоваться сервисами для бизнеса, достаточно открыть расчетный счет в ВТБ.
Источник: www.vtb.ru