Программные продукты управления организацией и их использование при моделировании бизнес процессов

Использование программных продуктов, поддерживающих ту или иную методологию описания процессов, в масштабах всей компании дает несколько неоспоримых преимуществ. Во-первых, это помогает сузить как спектр специализированных решений для моделирования, навыки работы с которыми необходимы сотрудникам компании, так и спектр детально изучаемых методологий. Это, в свою очередь, расширяет потенциальные границы использования на предприятии созданных моделей процессов. Во-вторых, программные решения позволяют использовать единый внутренний репозиторий объектов, что способствует связности моделей и проведению их верификации.

Перевод информации о процессах организации в цифровой вид и моделирование описания процессов в конкретной нотации требует выполнения следующих действий:

• • организация рабочей группы и проведение ее заседаний в целях анализа имеющихся данных по бизнес-процессам, их объектам и существующим взаимосвязям;
• • создание предварительных моделей существующих процессов (в состоянии «как есть»), их последующее обсуждение, доработка и согласование;
• • преобразование данных о процессах в вид моделей выбранной методологии описания в виде «как есть»;
• • создание, доработка и утверждение моделей вида «как должно быть»;
• • непрерывный анализ, мониторинг и оптимизация процессов.

Поддерживать системный и структурный уровни рассмотрения организации, а также модели бизнес-процессов позволяют CASE-технологии, реализованные в том числе в виде отдельного класса программного обеспечения (Computer-Aided Software/System Engineering). Данные системы позволяют системным аналитикам и командам разработчиков после общения с бизнес-заказчиком сформировать проект описания деятельности компании и в дальнейшем перейти к се автоматизации.

Завершая разговор о различных моделях описания процессов и инструментальных средствах, перечислим возможности основных платформ моделирования.

СА ERWin Data Modeler. Комплекс CASE-срсдств, среда моделирования и коллективной работы с данными, проектирования и генерации баз данных. Интеграция процессов и данных (с IDEFO, DFD, IDEF3), проверка и оптимизация дизайна баз данных, доступ к метаданным и их интеграция.

Среди ключевых функций:

• • визуализация структур данных;
• • создание проектов баз данных (по графическим моделям);
• • определение стандартов (например, шаблонов моделей);
• • сравнение моделей и баз данных;
• • отчетность и публикация (в том числе в HTML-виде с экспортом изображений графических моделей и метаданных).

Данный программный продукт интегрирует возможности BPWin и ERWin, обеспечивая также создание логических и физических моделей и трансформацию между ними.

Bizagi ВРМ Suite. Bizagi ВРМ Suite — достаточно широко известная и популярная система для моделирования бизнес-процессов и управления ими. Данная система состоит из трех компонентов:

• • Bizagi Process Modeler (дизайнер процессов);
• • Bizagi Studio (автоматизация процессов);
• • Bizagi BPM Server (исполнение процессов).

Моделирование бизнес-процессов осуществляется в нотации BPMN. В целом система считается достаточно удобной, если не требуется моделировать большое предприятие. В противном случае работа в графическом редакторе может быть затруднена.

Microsoft Visio. Один из первых инструментов создания графических диаграмм. Со временем расширяя репозиторий доступных моделей и новых объектов, он существенно упрощает создание наиболее распространенных видов диаграмм, хотя и не предоставляет автоматизированных инструментов их анализа.

ARIS Express. Все базовые возможности ARIS реализованы в программном продукте ARIS Express, полнофункциональная версия которого находится в свободном доступе. В ней пользователи могут создавать все девять базовых типов диаграмм.

Кроме этого, ARIS Express предоставляет такие возможности, как печать моделей, экспорт в форматах PDF и EMF, создание собственных шаблонов диаграмм, панель инструментов моделирования, онлайн-поддержку, а также автоматическая генерация моделей из определенных форматов документов и импорт диаграмм MS Visio.

ARIS Platform. Гораздо более широкой функциональностью обладает семейство программных продуктов ARIS Platform (в 2013 г. — ARIS Architect и ARIS Designer). Этот продукт исходит из идеи, что любая организация может быть описана с помощью целой иерархии моделей (от верхнего уровня цепочки добавленной стоимости VACD до диаграмм конкретных процедур и ресурсного окружения).

В нем доступны также центральный репозиторий моделей, версион- ность, поддержка множества языков, многопользовательская работа, конструктор отчетов WYSIWYG, конфигурируемые метамодели и многие другие возможности.

Кроме того, для формирования специфических аналитических отчетов, регламентов процессов, создания базы моделей по спецификациям возможно использовать технологию ARIS Script и писать сценарии (подпрограммы) на языке SAX Basic.

Software AG ARIS (ранее IDS Scheer ARIS). Моделирование организации, процессов, данных, функций, продуктов и услуг. Поддержка создания ИС от анализа требований до разработки (через интерфейсы экспорта моделей в средства разработки). Дополнительные возможности работы с системой сбалансированных показателей, операционными рисками, стандартами качества.

Источник: studme.org

Программные продукты управления предприятием

В зависимости от направления деятельности консалтинговой фирмы, ее размеров и известности, руководители и собственники могут получить самые различные предложения: от продажи компании дорогостоящего программного продукта с последующим внедрением, обучением и сопровождением до разовых консультаций в области построения корпоративных систем управления.

Функциональное назначение программных продуктов, присутствующих сегодня на рынке и позиционируемых как «программа управления предприятием», условно можно представить в виде трех групп.

Группа 1 — информационные системы. Эти продукты также встречаются под названиями: корпоративные информационные системы (КИС), информационно-аналитические программные продукты, автоматизированные рабочие места (АРМ), учетно-управленческие программы, ERP-продукты (Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия), MRP(MRP П)-продукты (Manufacturing Resource Planning — планирование производственных ресурсов предприятия).

К ним относятся программные продукты, которые способны собирать информацию о деятельности организации, обобщать ее, осуществлять управленческий и/или бухгалтерский учет, предоставлять руководителям информацию для принятия решений в удобном для них виде. Иногда эти программные продукты имеют в своем составе модуль «Планирование», который позволяет генерировать некоторые планы, например, рассчитать план закупки сырья и материалов на следующий месяц, исходя из планируемых объемов производства.

Правда, программный продукт не учитывает, есть ли на расчетном счете компании достаточное количество денег, чтобы реализовать эту закупку, поэтому окончательное решение по плану и бюджету закупок приходится принимать человеку. Таким образом, эти программные продукты не могут самостоятельно принимать управленческие решения, а если и могут, то в очень ограниченном объеме и в хорошо алгоритмизированном управленческом пространстве.

Чаще всего такие программные продукты используют ряд референтных моделей, построенных на опыте предыдущих внедрений продукта. Не всегда эти референтные модели соответствуют практической действительности компаний, которые их приобретают. В лучшем случае программный продукт может быть адаптирован под нужды компании. В худшем случае специалисты по внедрению рекомендуют организовать бизнес по «правильной западной референтной модели». К таким информационным программным продуктам относятся:

• • продукты компании «1 С»;
• • продукты корпорации «Парус»;
• • продукты корпорации «Галактика» и других отечественных производителей.

Из зарубежных, наиболее известны следующие продукты:

• • 5АР Я/З;
• • М8 АХАРТА (№ушоп);
• • ВААЫ и др.

Группа 2 — программные продукты для моделирования бизнес-процессов. Они позволяют отобразить бизнес-процессы организации в графическом или табличном виде. Основное их назначение — визуализация технологических и управленческих цепочек действий, событий и функций. Отсюда вытекает их применение в деятельности организации — чаще всего они задействованы в проектах по реорганизации и реинжинирингу бизнес-процессов. Поскольку модель организации, пусть даже хорошо нарисованная, тоже не умеет управлять без участия человека, то эти программные продукты в еще меньшей степени можно отнести к классу «программ управления предприятием», чем информационно-аналитические программные продукты.

Наиболее характерные и распространенные программные продукты этого типа:

• • ARIS Toolset (программный продукт, поддерживающий методологию ARIS — архитектура интегрированных информационных систем);
• • BPWin (поддержка стандартов описания процессов IDEF0, IDEF3, DFD), ЕМ Tool и IDEFO Doctor;
• • пр.

Более подробно об их роли в описании и реорганизации бизнес-процессов организации рассказано в главе 3.

Группа 3 — программное обеспечение класса DocFlow и Work Flow. Фактически эти программные продукты выполняют функции хранения, учета, передачи информации и обеспечивают контроль за прохождением потока документов и работ. Выполняя контрольную функцию, они помогают руководителю в ходе управления, но тоже не могут его заменить. Алгоритм работы с данными в этих программных продуктах приходится адаптировать под нужды конкретной компании в соответствии с ее целью, структурой и принятой технологией.

Источник: studref.com

Программные продукты бизнес-моделирования

Книги представляют собой электронные органайзеры, которые состоят из графических слайдов, схем, , примеров и содержат минимум «сухой» текстовой информации. Книги предназначены для банковских специалистов и руководителей, а также для специалистов по и различным областям менеджмента, преподавателей ВУЗов и студентов.

Ниже представлена одна из глав, посвященная использованию специализированных программных продуктов для моделирования . Авторская методика сравнительного анализа программных продуктов и оценки экономического эффекта их внедрения может представлять интерес не только для банковских , но и для самого широкого круга специалистов по и организационному развитию.

Глава 7. Программные продукты

(печатается с сокращениями)

Использование программных продуктов (ППБМ) имеет большое значение при реализации в банке проектов развития, а также при выполнении постоянных ежедневных задач . Это позволяет значительно сократить время на выполнение проектов и задач, выполнять их в соответствии с общепринятыми успешными практиками и методиками, снизить издержки и повысить эффективность.

Главное предназначение ППБМ — автоматизация всех этапов формализации и функционирования систем и объектов управления банка: стратегия, , оргструктура и персонал, качество

Сравнительный анализ ПП

Для сравнительного анализа программных продуктов на основе перечисленных далее критериев рекомендуется использовать специальную матрицу, которая разработана автором в программе Microsoft Excel. Данная матрица позволяет автоматизированно определить оптимальный выбор программного продукта на основе предпочтений пользователя.

В первом столбце перечисляются критерии сравнения, которые объединены в несколько групп. Затем эксперты по ППБМ проставляют баллы по каждому критерию для каждого программного продукта.

• 0 — в ППБМ не предусмотрено автоматическое формирование регламентирующей документации;
• 1 — автоматическое формирование регламентирующей документации реализовано, но требует разработки пользователем специальных скриптов и шаблонов;
• 2 — ППБМ позволяет автоматически сформировать все основные регламентирующие документы на основе , без дополнительных настроек и доработок.

Веса критериев задаёт сам банк (будущий пользователь ППБМ).

Например, если наиболее важна функциональность ППБМ, то напротив этой группы критериев ставится высокий вес, например, 0,7. Разумеется, сумма весов для всех групп критериев должна равняться 1.

Когда заданы экспертные оценки и веса критериев, матрица сравнительного анализа на основе задолженных в неё формул автоматически определяет оптимальный выбор для пользователя, один из сравниваемых программных продуктов. Говоря простыми словами, программа Microsoft Excel суммирует значения критериев для каждого программного продукта, умножая их на веса, и записывает полученное число в нижнюю строчку. Тот программный продукт, который наберёт больше баллов, и будет оптимальным выбором.

Изменяя веса критериев, меняется и оптимальный выбор, по определённым группам критериев один программный продукт может превосходить другой.

В приведенном примере автор использовал усреднённые оценки критериев от специалистов из различных банков и наиболее популярные веса для групп критериев, которые обычно указываются пользователями. Итогом расчетов по представленной методике является выбор оптимального программного продукта для решения типовых задач для большинства банков. В данном примере таким продуктом стала система Business Studio.

Критерии сравнения ППБМ

1. Широта методологии:
2. Количество поддерживаемых методологий (нотаций) / описания ;
3. Количество моделируемых систем управления (стратегия, , оргструктура, качество ).

Существуют универсальные программные продукты, которые позволяют разрабатывать любые в различных нотациях. Такие продукты обладают большой широтой методологии. Напротив, программные продукты с низкой широтой методологии моделируют только и только в нотациях.

• Возможность графического отображения информации;
• Возможность сетевой (групповой) работы;
• Возможности настроек ПП и параметров проекта;
• Возможность самостоятельной доработки ПП;
• Поддержка и возможности встраиваемых модулей;
• Быстрота и простота в установке;
• Интеграция с другими приложениями;
• Надёжность ПП и устойчивость в работе;
• Наличие средств защиты информации и управления правами пользователей;
• Система хранения данных .

• Генерация отчётов и регламентов на основе ;
• Синхронизация объектов на , интеграция . Одна из важнейших функций, которая позволяет создать систему взаимосвязанных и автоматизированно синхронизировать их;
• Возможность декомпозиции ;
• Аналитические функции (, и др.);
• Управление изменениями;
• Проверка на целостность и ошибки;
• Публикация в WEB ( HTML ) и доведение информации до сотрудников;
• Оперативное информирование сотрудников всех уровней о достижении целей и показателей, задачах, проектах и других элементах — сигнальная функция;
• Разработка новых типов , изменение текущих. Конфигуратор () . Данная функция полезна в случаях, когда необходимо создать новый тип , которого нет в стандартной библиотеке , изменить фигуры объектов, параметры объектов существующих и др;
• Импорт информации в , сбор и занесение показателей (KPI) — как из информационных систем банка, так и от сотрудников.

• Соответствие методическим рекомендациям и стандартам в области и менеджмента;
• Лёгкость адаптации к специфике отрасли (проекта);
• Интерфейс;
• Необходимые навыки при работе с ПП;
• Наличие оперативной поддержки и подробной документации;
• Удобство работы с моделями;
• Русификация.

• Стоимость ПП. Складывается из стоимости лицензий в соответствии с количеством автоматизируемых рабочих мест, стоимости сервера (если требуется коллективная работа) и вспомогательных модулей, решающих специализированные задачи;
• Стоимость использования и поддержки. Она включает стоимость труда и обучения сотрудников, которые будут работать с ППБМ, стоимость технической поддержки. Стоимость труда сотрудников зависит от сложности и трудоемкости использования программного продукта.

• Авторитет ПП и ;
• Распространённость в России.

Для кого необходимы ППБМ

Роли и обязанности пользователей программных продуктов.

Организация проекта по внедрению ППБМ

Основные этапы проекта.

Ключевые факторы успеха проекта:

• Внедрение ППБМ должно соответствовать стратегии банка;
• Вовлечение руководства и персонала банка в работу с ППБМ;
• Тщательная формулировка требований и разработка технического задания;
• Правильный и обоснованный выбор ППБМ на основе сравнительного анализа критериев;
• Обучение сотрудников работе с ППБМ;
• Внутренний PR (обоснование необходимости) нового ППБМ среди сотрудников;
• Детальное планирование проекта внедрения и дальнейшего использования ППБМ;
• Обязательное назначение ответственных по всем ролям работы с ППБМ: администратор/разработчик, аналитик, /руководитель;
• Использование типовых отраслевых и баз данных в ППБМ.

Разработка технического задания на внедрение ППБМ

Структура типового технического задания (ТЗ):

1. Общие сведения:
2. Наименование ППБМ (или перечень для выбора);
3. Наименование, реквизиты разработчиков и заказчика ППБМ;
4. Сроки разработки / внедрения ППБМ;
5. Тип лицензий (серверная, персональная) и количество рабочих мест.
6. Назначение, цели и задачи ППБМ;
7. Требования к ППБМ:
8. Требования к структуре (перечень модулей) ППБМ;
9. Требования к методологиям и нотациям, поддерживаемым ППБМ;
10. Требования к функциональности ППБМ;
11. Требования к интерфейсу ППБМ.
12. Требования к реализации ППБМ:
13. Требования к взаимодействию с другими ПП;
14. Требования к хранению и защите информации;
15. Требования к техническому обеспечению и эксплуатации ППБМ.
16. Требования к численности и квалификации персонала, работающего с ППБМ;
17. Порядок контроля и приёмки ППБМ;
18. Детальный разработки / поставки и внедрения ПП.

Пример расчёта окупаемости ППБМ

В данном расчёте окупаемость определена за счёт уменьшения (экономии) временных трудозатрат сотрудников на управленческие задачи и сбор / обработку данных.

Реальная же выгода для предприятия от внедрения ППБМ намного выше, что можно будет оценить на основе отсроченных показателей эффективности KPI, на которые влияет внедрение ППБМ:

• Время выполнения и стоимость процессов «Управление », «Менеджмент качества», «Организационное развитие», «Управление персоналом», «Управление рисками», «Документооборот»;
• Эффективность систем управления, удовлетворённость клиентов (индекс).

Типовой интерфейс ППБМ

Организационная диагностика

Программные продукты решают задачи формализации (описания), оптимизации и контроля деятельности банка. Но перед тем как выполнять данные задачи, рекомендуется провести организационную диагностику банка или его отдельного . Общая цепочка может выглядеть следующим образом:

Организационная диагностика позволяет определить недостатки в работе банка, причины проблем и неэффективности , более качественно и комплексно спланировать задачи и проекты.

Если ограничений по срокам или ресурсам нельзя выполнить организационную диагностику традиционными способами (в формате интервью, совещаний, наблюдений, анализа документов), решить эту задачу поможет использование BIZDIAGNOSTICS.

Благодаря системе BIZDIAGNOSTICS банку не нужно большое количество времени, трудовых и финансовых ресурсов на проведение внутреннего аудита, диагностики различных , получение обратной связи от сотрудников. Особенно полезна эта система в крупных и средних коммерческих банках с численностью сотрудников от 1000 человек и более.

В таких банках многие являются «сквозными», проходят через большое количество подразделений (исполнителей), имеют сложную структуру и технологии реализации. Часто возникают проблемы при взаимодействии подразделений, а также при изменении и актуализации . Все эти факторы оказывают негативное влияние на деятельность банка, его финансовые показатели и удовлетворённость Клиентов. Выявление данных факторов и проведение комплексной диагностики является для многих банков серьёзной и сложной задачей. Как уже неоднократно убеждался автор на практике, использование BIZDIAGNOSTICS существенно упрощает её решение. Поэтому рассмотрим систему BIZDIAGNOSTICS более подробно.

Система организационной диагностики BIZDIAGNOSTICS

Система организационной диагностики BIZDIAGNOSTICS (bizdiag.com) — это управленческий инструмент, который позволяет быстро и без больших затрат получить достоверную и объективную информацию о реальном положении дел в управлении компанией, выяснить, что мешает эффективно работать, и получить рекомендации для исправления ситуации.

Разработчик системы: ГК «Современные технологии управления» (Россия).

Систему можно использовать для диагностики различных организаций. Методика оценки основана на использовании нормативных моделей , описывающих виды деятельности и функции, которые должны быть в эффективной компании. Благодаря этому BIZDIAGNOSTICS адаптирована для оценки системы управления производственных предприятий, банков, сервисных компаний, проектных организаций, а также управляющих компаний, работающих c несколькими .

Особенности системы BIZDIAGNOSTICS

• BIZDIAGNOSTICS предоставляет не только детальную информацию о состоянии и проблемах управления, но и рекомендации по устранению проблем;
• Особенно важно, что BIZDIAGNOSTICS также адаптирована для оценки системы управления коммерческих банков;
• Удобство:
  Чтобы использовать BIZDIAGNOSTICS, достаточно иметь только браузер и доступ в Internet. Работать в системе можно как на рабочем месте, так и с мобильных устройств, iPad и других планшетов;
• Быстрый результат:
  Благодаря набору специально разработанных тестов, которые заполняются сотрудниками банка в , организационная диагностика проводится в кратчайшие сроки — для небольших организаций даже за один день;
• Достоверность:
  Для исключения необъективных оценок используются статистические методы фильтрации результатов заполнения анкет;
• Практичность:
  BIZDIAGNOSTICS предоставляет не только детальную информацию о состоянии и проблемах управления, но и рекомендации по устранению проблем;
• Доступность:
  Чтобы провести диагностику организации, достаточно просто зарегистрироваться в системе на bizdiag.com.

Работа системы BIZDIAGNOSTICS

1. Оценка качества распределения зон ответственности
   Диагностируемый объект: организационная структура. Тест предназначен для оценки качества распределения зон ответственности между руководителями и позволяет найти зоны пересечения ответственности, зоны безответственности, а также перегруженных или ни за что не отвечающих руководителей. В тесте участвуют руководители всех уровней.
2. Оценка качества
   Диагностируемый объект: . Тест предназначен для определения качества организации и выполнения компании. В результате, формируется отчет о:
3. Слабых , которые замедляют работу всей компании;
4. , требующих внимания;
5. Сильных , находящихся в хорошем состоянии.

В тесте участвуют все руководители и сотрудники компании, способные дать объективную оценку .

По итогам проведенной организационной диагностики система BIZDIAGNOSTICS рассчитывает интегральную оценку качества системы управления компании.

Система BIZDIAGNOSTICS позволяет получить детальную информацию о сильных и слабых сторонах системы управления компании. Каждый негативный показатель можно рассмотреть более подробно, чтобы определить возможные причины проблем.

Итак, в чём же заключаются секреты успешных банков? Почему первый банк становится одним из лидеров отрасли, а второй похожий банк остаётся на одном и том же уровне развития и прибыльности в течение многих лет.

По мнению автора, главный фактор успеха — это применение банком современных процессов, технологий и управленческих решений по всем областям его деятельности: стратегия, финансы, маркетинг и работа с
клиентами, персонал, продукты и услуги, связи с общественностью и государственными органами, риски, безопасность, организационное развитие, менеджмент качества, филиальная сеть и многое другое.

Рекомендуемая литература и

• http://bankiram.blogspot.com;
• http://.livejournal.com;
• http://bankir.ru/dom/blog. php ?u=223412.

Источник: www.businessstudio.ru