Программы для руководителей бизнеса

Управленческий опыт: 18 лет
Консультировал в области регулярного менеджмента более 240 компаний, включая: холдинги, сети магазинов, фабрики, сервисные компании, строителей, государственных служащих, веб-агентства, интернет-магазины.

Автор книги «Системное управление на практике: 50 историй из опыта руководителей для развития управленческих навыков» https://50stories.ru/

генеральный директор и собственник агентства управленческого консалтинга «Открытая Студия»: http://openstud.ru и основатель «Школы регулярного менеджмента» (обучение для собственников и руководителей): https://regular-management.ru/

эксперт по системному управлению
Если у нас вообще есть традиция, то только одна: «Всё можно сделать лучше, чем делалось до сих пор
Генри Форд

кому: собственникам, топ-менеджерам

Аналитика продаж для руководителя бизнеса //16+

Каждый руководитель может работать эффективнее: упорядочить хаос и сэкономить своё время можно с помощью программ и сервисов

Не знаниями и не управленческими компетенциями едиными

Эффективность руководителя зависит не только от его знаний и управленческих компетенций, но и от программного обеспечения (сервисов, приложений, программ), которые управленец использует в повседневной работе. Мы ежедневно стоим в пробках или едем в транспорте, ожидаем кого-то, принимаем телефонные звонки, раздаём и получаем задачи. Наша эффективность определяется в том числе и тем, как мы это делаем.

Ко мне часто обращаются с вопросом:»Какие сервисы и программы вы порекомендуете?»Простое их перечисление большого смысла не имеет. На мой взгляд, важно написать не только названия, но кратко рассказать о сценариях использования сервисов (т.е. какие задачи решаются с их помощью), в чём заключается выигрыш от их применения. Об этом и пойдёт речь. Уверен, что статья будетполезна не только для руководителей, но и для сотрудников, которые поставят перед собой цель увеличить эффективность (или когда им эту цель ставит руководство).

Как получить пользу от статьи? Прочитайте сами, а потом перешлите сотрудникам на изучение. Сделайте для них обязательным использование на рабочем месте выбранных вами сервисов.

Сразу предупреждаю, что пошаговых инструкций не будет. В рамках статьи яконцентрируюсь на сценариях, а вы уже берите под руку своего системного администратора (а кто-то своих детей-подростков) и делегируйте им обучение вас техническим тонкостям.

Оглавление статьи

• В поисках «волшебных таблеток», или о забытой дисциплине
• Ключевые принципы работы, которые помогают мне подбирать нужные сервисы
• Список используемых мною сервисов, программ и приложений для увеличения эффективности
• 1. Мои правила “связи с внешним миром”
• 2. Временный файл для сбора идей и входящей информации
• 3. Режим работы Windows (начиная с версии 7) на два экрана (Split Screens)
• 4. Сервис Wunderlist для ведения списков личных дел
• 5. Сервис Evernote для заметок, конспектов и работы на планшете при отсутствии интернета
• 6. Программа Mindjet MindManger для решения задач и составления планов
• 7. Битрикс24 для планирования рабочих задач
• 8. Сервис Pocket для отложенного чтения статей в т.ч. без интернета
• 9. Сервис Lastpass для централизованного хранения паролей
• 10. «Быстрые клавиши» в наиболее часто используемых программах
• 11. Программа «Будильник» / будильник на телефоне для того, чтобы помнить и успевать вовремя
• 12. Сервис Яндекс.Диск для доступа к файлам и предоставление к ним доступа из любой точки мира
• 13. Приложение iBooks (для устройств на MacOS) для генерации конспектов по итогам прочитанной книги
• Заключение, или О пользе арифметики

В поисках «волшебных таблеток», или о забытой дисциплине

Даже и не надейтесь. Никакое программное обеспечение не заменит вашу личную дисциплину (смиритесь, что “волшебных таблеток” нет). Сервис может значительно сэкономить ваше время (и деньги!), но если вы не открываете список дел и/или не заносите в него каждую задачу, то едва ли вы почувствуете изменения к лучшему.

7 золотых правил тайм менеджмента и личной эффективности для руководителя в бизнесе

Для всех наёмных работников (сотрудники, средний и топ-менеджмент) личная дисциплина может быть заменена дисциплиной принудительной со стороны их руководителя или системой наказаний в компании (например, денежный штраф, если рабочая задача не занесена в план). В этом смысле сложнее всего собственникам, им остаётся уповать только на собственную дисциплину.

В статье идёт речь о моём личном опыте и опыте некоторых моих Клиентов. Необходимость использования некоторых сервисов может показаться уж слишком очевидной. Однако, к своему сожалению, я сталкивался со множеством руководителей, которые не были знакомы с программами из моего списка и/или со сценариями их использования.

Забыть что-то можно всегда. Вопрос только в значении вероятности наступления этого события

Ещё одно дополнение. Несмотря на то, что я использую все нижеперечисленные сервисы, все равно я иногда забываю что-то сделать. Однако, на мой взгляд, это происходит на порядок реже, чем если бы я жил “по старинке” и уповал на случайные бумажки на столе и свою память.

Возможно, вы используете другие сервисы и программы или нашли другие приёмы для экономии времени. Буду Вам признателен, если поделитесь наиболее полезными программами/сервисами и алгоритмами их применения в комментариях к статье (находятся в самом низу).

Ключевые принципы работы, которые помогают мне подбирать нужные сервисы

Каждую из программ я когда-то нашёл сам. О некоторых я узнал случайно. Большинство же было найдено путём целенаправленного поиска для реализации моих принципов работы. Они сейчас перед вами:

1. Не держать в голове список задач, дел, идей и т.д. Всё, что пришло в голову необходимо тут же зафиксировать.
2. Если задача не зафиксирована, то крайне велика вероятность, что она не будет сделана (вы о ней даже и не вспомните, или она напомнит о себе сама, когда будет просрочена).
3. Составление планов и фиксация задач — это только первый этап. В дальнейшем всю зафиксированную информацию (идеи, мысли, планы) обязательно регулярно обрабатывать/дополнять (если у вас есть список задач, лучше в него заглядывать с утра).
4. Там, где это возможно, необходимо избегать дублирования задач и информации (если какой-то список дел нужно вести в двух местах, подумайте, как их объединить в рамках одного сервиса).

Список используемых мною сервисов, программ и приложений для увеличения эффективности

Далее я расскажу о “фишках” и программах, которые позволяют мне быть эффективным руководителем, проводить больше времени со своей семьёй и выполнять большинство задач вовремя.

1. Мои правила “связи с внешним миром”

Постоянный онлайн режим мессенджеров телефона приводит к тому, что вы целый день “ковыряетесь” в мелких и несрочных задачах

Не удержался и решил добавить отдельным пунктом информацию о том, как я держу связь с внешним миром. Возможно она кому-то пригодится или наведёт, как минимум, на размышления в нужном направлении:

1. Те, кому я нужен срочно, знают мой мобильный телефон и могут позвонить (как по рабочим вопросам, так и по личным). Если мне звонят сотрудники с вопросом категории «срочно», я предпринимаю меры, чтобы в следующий раз эта срочная задача не требовала моей оперативной реакции (например, имеется задача «необходимо одобрить платёж», тогда я делегирую одному из топ-менеджеров права одобрять без моего согласования платежи до определённой суммы + устанавливаю срок, до которого меня необходимо информировать (не в день совершения платёжа, а за 2 дня)).
2. Остальные рабочие вопросы решаю через электронную почту, мессенджер Битрикс24, или скайп. В почтовом сервисе я помечаю звездочкой все сообщения, которые требуют моей реакции, но действия могут быть отложены на будущее. В дальнейшем выделяю временной интервал и разбираю сразу все выделенные входящие сообщения, отвечая на них «пачкой» (последовательно на все). Когда сообщение отвечено, я снимаю с него “звёздочку”.
3. Отвечаю на сообщения в мессенджерах (как на личные, так и на рабочие), только когда работаю за ноутбуком или планшетом (не прерываюсь на обработку каждого сообщения).
4. Если сообщение не требует незамедлительной реакции, я создаю себе соответствующую задачу в Битрикс24 (для личных задач я использую сервис Wunderlist).
5. На мобильном телефоне у меня отсутствуют скайп, мессенджеры соцсетей и другие приложения для приема/отправки сообщения. Это экономит кучу времени и позволяет спокойно заниматься делами.

2. Временный файл для сбора идей и входящей информации

У меня в сервисе Google Docs заведен специальный “временный файл”, куда я заношу все идеи, вводные и другие несрочные вопросы, которые не имеет смысла или нет возможности преобразовывать в задачи в данный момент времени. При отсутствии интернета я заношу их в аналогичный файл в приложении Evernote или в программе Notepad++ для Windows.

Также я использую временный файл для составления длинных писем и документов, т.к. у всех перечисленных программ есть особенность: в случае внезапного выключения компьютера или другого сбоя текст в них сохраняется. Представьте, сколько я сэкономил времени! Кстати, для моих сотрудников, которые сидят за стационарными компьютерами, использование временного файла в Google Docs обязательно.

Время от времени (как правило, 1 раз в неделю) я разбираю информацию, скопившуюся во “временном документе”: что-то преобразую в задачи, что-то отправляю в план, а что-то удаляю как неактуальную информацию.

Также на компьютере есть специальная папка, куда я сохраняю все неразобранные файлы.

Когда вам надо что-то с кем то обсудить, то использование документа Google Docs для фиксации договоренностей и тезисов — самое лучшее решение. Про другие сценарии применения Google Docs более подробно читайте в статье “Система регламентов (часть 1): общие технические требования к программному обеспечению и сервисам для реализации “хранилища регламентов”.

Из официального регламента “Отрытой Студии” для всех сотрудников

Временный файл необходимо использовать во время обсуждений, составления писем, подготовки ко встречам и переговорам, записи ключевых мыслей со слов Клиента и других обсуждений и т.д. (для руководителей проектов — обязательно к исполнению):

• Создать временный текстовый файл Google Docs (и постоянно его использовать в работе).
• Записывать информацию в файл.
• В дальнейшем периодически переносить информацию из файла в нужное место.
• В файле отработанную информацию удалять.

Выигрыши:

• Информация может быть отправлена в несколько разных мест, поэтому удобно её разбивать в рамках одного файла.
• Невозможно случайно удалить записанную информацию, в GoogleDocs ведётся история изменений документа + работает автосохранение введённого текста почти в режиме реального времени.
• У человека с открытым файлом присутствует постоянная готовность к приёму и мгновенной записи информации (время на поиск места для размещения будет затрачено, но позже).
• Все промежуточные мысли находятся в одном месте.

3. Режим работы Windows (начиная с версии 7) на два экрана (Split Screens)

При одновременной работе с двумя документами рекомендую использовать режим Split Screens (сокращает время при одновременной работе с двумя документами на 30-50%). Данный режим доступен в операционной системе Windows 7 и новее. Ссылка на обучающее видео: https://www.youtube.com/watch?v=2PLKnxkmj00 (видео на английском, но для того, чтобы понять принцип, знание языка не требуется).

Даже эту статью я готовлю в режиме Split Screens. В правом окне документ со статьёй, в левом — список всех статей для быстрой вставки ссылок.

Примеры сценариев использования:

• Составление договора. В левой части экрана можно открыть реквизиты контрагента, а в правой — шаблон договора.
• Составление регламента на основе структуры, сделанной предварительно в майнд-карте (о них пойдёт речь ниже). В левой части экрана открываем майнд-карту, а в правой — документ, в котором создаем/редактируем регламент.

С чего начать наведение порядка и переход на системное управление? Пройдите индивидуальную диагностику своего управленческого стиля по методике Евгения Севастьянова

Стоимость: 9 970 р Бесплатно только 2 места до 13 июня 2023!

Узнайте на онлайн-встрече причину ваших проблем в управлении и сделайте так, чтобы сотрудники работали самостоятельно, качественно и без косяков.

Звоните и задавайте вопросы:

• +7 (812) 643-42-70 (будни)

• +7 (495) 540-47-72 (будни)

Источник: openstud.ru

Программы для менеджера — софт, без которого не обойтись

Вместе с основателями и топ-менеджерами успешных компаний представляем подборку софта, который спасет от авралов и хаоса. Это полезно знать и начальнику небольшого отдела, и руководителю крупного бизнеса.

Как выбрать планировщик? Советуют пользователи

Если восьмичасового рабочего дня постоянно не хватает, эксперты рекомендуют завести личный планировщик. Он поможет следить за временем, лучше понимать, куда оно уходит, успевать все и перестать жить с ощущением «мир в огне».

Вот что используют руководители для повышения личной эффективности.

«Для записи персональных встреч и мероприятий я использую Google Календарь. Личные и бизнес-дела отмечаю разными цветами. Без него, пожалуй, ни один эффективный человек не справится», — говорит Рустам Айнетдинов, исполнительный директор Skyeng.

«Для личного планирования мне хватает Google Календаря — в нем нет ничего лишнего. По той же причине мелкие записи делаю в стоковых «Заметках» на айфоне», — рассказывает Игорь Подстрешный, основатель Burger Heroes.

«Dropbox Paper — это чистый, красивый и удобный инструмент для объемных заметок. Он, конечно, не работает как полноценный текстовый редактор, но его функциональность гораздо шире «Заметок» Apple. К тому же в Dropbox Paper редактировать и комментировать файлы может сразу вся команда», — объясняет Мердан Дурдымурадов, основатель сервиса «Чердак».

Можно скачать и отдельное приложение для планирования времени.

«Я использую приложение Things, оно мне чисто эстетически нравится больше всего. Туда я сливаю весь поток мыслей, которые позже превращаются в конкретные задачи или встречи», — рассказывает Александр Коровин, основатель онлайн-сервиса Qlean и проекта для поиска профессиональных сиделок «Близкие.ру».

Todoist подойдет для тех, кто потерялся в куче задач и перестал чувствовать радость от выполнения очередного проекта. Вас взбодрит мотивирующая игра: выполняете дневной план — получаете баллы в карму. Хорошая карма позволит менять статус в приложении — начав с уровня новичка, можно вырасти до магистра или гуру.

Еще одно хорошее приложение — «Хаос-контроль». В нем можно вести рабочие и личные проекты, составлять детальные планы, ставить задачи и сроки их выполнения. На основе этих данных приложение формирует план дня. А внезапно возникшие дела, которые не требуют немедленного решения, вы отправляете в специальное хранилище — «Место Хаоса».

Почитайте наш текст о софте для фрилансеров и не только (мы собрали решения для всех, кому важно быть продуктивными): как планировать время, не срывать дедлайны и меньше зависать в соцсетях.

Также
по теме

Где следить за работой сотрудников?

Разберемся, где лучше всего ставить задачи работникам, следить за ходом их выполнения, общаться и обмениваться файлами.

ПО Microsoft 365 Business решает все базовые задачи. Это набор сервисов — их больше десятка — включает в себя решение для совместной работы над задачами Planner. Он интегрируется с Teams — это персональные и групповые чаты с общими документами, возможностью проведения веб-конференций до 250 участников. Здесь можно добавлять в группы гостевых пользователей из других организаций — ваших подрядчиков и аутсорсеров. А еще удобно следить за графиком сотрудников, которые работают посменно.

Здесь можно почитать подробнее про это ПО.

Также важно выбрать таск-менеджер. Большинство CRM-систем универсальны, но есть те, которые наиболее удобны для определенной сферы деятельности. Так, в IT-компаниях часто работают в Jira. Основная аудитория этого софта — команды разработчиков программного обеспечения, которые организовывают все по agile-методикам. Николай Добровольский, сооснователь Parallels, говорит, что большинство IT-специалистов работают именно с этим ПО.

«Разработка идет в таск-менеджере Jira от Atlassian, а описываем мы все в Confluence — это Wiki на стероидах. Я знаю, что кто-то сейчас пользуется Redmine. Но 95 % людей, с которыми я общаюсь на собеседованиях, — а их я провожу много — говорят, что пользуются софтом Atlassian — Jira и Confluence. Если это не совсем стартап или госконтора, а компания, где больше 20 разработчиков, Jira подходит под все задачи», — объясняет Николай Добровольский.

Для медиабизнеса есть Setka — система управления контентом от издательства Look at Media. Компания придумала этот таск-менеджер, чтобы помочь своим редакциям. В нем можно планировать публикации, отслеживать степень готовности с помощью тегов, записывать новые идеи в специальный раздел.

И есть популярные CRM-системы, которые считаются универсальными. Например, Битрикс24, Trello, Яндекс.Трекер, Wrike.

«Мы используем CRM-систему Битрикс24. С ней работают сотрудники всех отделов. Там распределяются задачи между менеджерами, мы видим все заказы и что с ними происходит — от каждого взаимодействия сотрудника с клиентом до оплаты счета», — рассказывает Николай Ганайлюк, основатель «Научного шоу профессора Николя».

Подробно плюсы и минусы популярных таск-менеджеров мы разбираем в этом тексте.

Как видеть все, что происходит в компании

Путеводитель по всем отделам — ERP-системы (Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия). Это программы, которые содержат все данные об активах производства, финансовых операциях, трудовых ресурсах, маркетинговых стратегиях и т. д.

Популярные ERP-системы — Dynamics 365 от Microsoft, SAP ERP и Oracle E-Business Suite.

Все они предлагают широкий функционал, вам остается только выбрать ту систему, которая интегрируется в вашу привычную IT-инфраструктуру. Если вы пользуетесь решениями Microsoft — вам нужен Dynamics 365, если SAP — ее ERP-система «подружится» с сервисами компании, которые у вас уже есть. А если вы используете продукты компании 1С, рассмотрите программу «1С:ERP Управление предприятием 2». Это софт, собранный из решений «Управление торговлей 11», «Зарплата и управление персоналом 3.0», «Бухгалтерия предприятия 3.0».

Также
по теме

Где работать с документами

Самый популярный продукт — 1С:Документооборот, хит российского разработчика. Здесь можно автоматизировать полный цикл работы с документами. Их учет реализован в соответствии с положениями нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традициями делопроизводства.

Работать в программе можно в локальной сети и через интернет-браузер. А еще уточним, что это отечественный софт, чаще он стоит дешевле, чем решения иностранных вендоров. Кстати, историю появления 1C и других популярных российских программ мы подробно рассказываем в этом тексте.

Источник: www.syssoft.ru

Лидерство и развитие профессиональных компетенций

Превосходство в бизнесе начинается с образа мышления. Быть каждый день лучшей версией себя, учиться на протяжении всей жизни, приобретать навыки, отвечающие все новым вызовам бизнеса и рынка сегодня — вот концепция lifelong learning Школы управления СКОЛКОВО. На каком бы этапе своей карьеры вы ни были, какой бы опыт ни имели, насколько бы амбициозны вы ни были — вы всегда найдете программу, актуальную и подходящую именно для вас.

категорий программ
образовательных программ
человек уже прошло обучение

Аудитория

Собственники / CEO
Функциональные директора и руководители направлений
HR руководители и HiPo сотрудники

Категории программ

Программы по лидерству и развитию профессиональных компетенций – это 7 различных тематик и более 30 уникальных образовательных историй, которые откроют для вас мир бизнес-образования в самом удобном формате.

От создания стратегии цифровизации до конкретных инструментов и бизнес-процессов для ее реализации

Программы по управлению персоналом в организации для HR-руководителей и топ-менеджеров

Программы для тех, кто рассматривает капитал как средство для увеличения дохода