Процессный подход в управлении — подход, определяющий рассмотрение деятельности любой компании как сети бизнес-процессов, связанных с целями и миссией этой компании.
Согласно стандарту ИСО 9001:2000 процессным подходом может считаться систематическая идентификация и менеджмент применяемых организацией процессов и, прежде всего, обеспечения их взаимодействия.
Динамизм бизнеса и внешней среды всё чаще и чаще приводит компании к пониманию управления бизнесом не как к управлению совокупностью отдельных функций, но как совокупностью бизнес-процессов, которые определяют суть деятельности бизнеса. Сам термин «процессный подход» известен довольно давно (он был предложен приверженцами школы административного управления), но популярность стал приобретать лишь сравнительно недавно, в условиях высокой динамики внешней среды и конкуренции. Процессный подход нацелен на повышение гибкости бизнеса, сокращение времени реакции на изменения рынка и внешней среды, улучшение результатов деятельности организации.
Процессный подход, бизнес-процесс и бизнес-модель ➫ ➫ ➫
Процессный подход, однако, не является единственным в управлении — существуют и другие подходы, например, такие, как системный и ситуационный. Первый подход рассматривает организацию как совокупность взаимосвязанных элементов, ориентированных на достижение разных целей на фоне меняющихся внешних условий, а второй, в отличие от процессного и системного, утверждает, что применение тех или иных методов управления определяется ситуацией.
Внедрение процессного подхода в организации можно разбить на несколько этапов: прежде всего, выявляется сеть бизнес-процессов компании, затем процессы ранжируются по значимости, документируются и моделируются «как есть» (см. модель AS-IS). Затем проводится анализ построенных моделей и выявление «узких мест» процессов. На следующей стадии внедрения процессного подхода на основании полученных результатов строятся модели «как надо» (TO-BE) (с соблюдением той же последовательности действий, что и в случае с моделями AS-IS).
Процессный подход является базой построения Системы Менеджмента Качества на предприятии.
Процессный подход, наряду с общей идеологией, включает в себя не только описание бизнеса как сети взаимосвязанных процессов, но и постоянный контроль, управление и совершенствование процессов. Таким образом, применение процессного подхода требует описания, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов. Здесь, в свою очередь, встает вопрос о программном обеспечении управления бизнес-процессами.
Примером продукта, который обеспечивает выполнение указанных функций, может послужить «ПитерСофт: Управление процессами» на платформе «1С:Предприятие 8», который сочетает в себе особенности систем электронного документооборота и систем класса Workflow, BPMS.
Смотри также:
- Бизнес-процесс
- Система менеджмента качества
- Системный подход
- Описание бизнес-процесса
Источник: piter-soft.ru
Суть процессного управления | Naked BPM
V Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум — 2013
Цель любой предпринимательской деятельности — получение прибыли. В условиях рыночной экономики предприятие должно постоянно повышать свой потенциал — предполагаемый уровень получения прибыли в будущем. Уровень конкурентоспособности предприятия является интегральным показателем его потенциала. Повышение потенциала подразумевает совершенствование деятельности предприятия: повышения качества, снижения себестоимости продукции, выполнение заказов в запланированные сроки и т. д.
Процессный подход в управлении – это подход, определяющий рассмотрение деятельности любой компании как сети бизнес-процессов, связанных с целями и миссией этой компании, является важнейшим признаком совершенного управления.
Согдасно стандарту ИСО 9001:2008, «применеие в организации системы процессов наряду с их идентификацией и взаимодействием, а также менеджмент процессов для достижения требуемого результата могут считаться «процессным подходом».
Динамизм бизнеса и внешней среды всё чаще и чаще приводит компании к пониманию управления бизнесом не как к управлению совокупностью отдельных функций, но как совокупностью бизнес-процессов, которые определяют суть деятельности бизнеса. Сам термин «процессный подход» известен довольно давно (он был предложен приверженцами школы административного управления), но популярность стал приобретать лишь сравнительно недавно, в условиях высокой динамики внешней среды и конкуренции. Процессный подход нацелен на повышение гибкости бизнеса, сокращение времени реакции на изменения рынка и внешней среды, улучшение результатов деятельности организации.
Процессный подход, однако, не является единственным в управлении – существуют и другие подходы, например, такие, как системный и ситуационный. Первый подход рассматривает организацию как совокупность взаимосвязанных элементов, ориентированных на достижение разных целей на фоне меняющихся внешних условий, а второй, в отличие от процессного и системного, утверждает, что применение тех или иных методов управления определяется ситуацией.
Внедрение процессного подхода в организации следует разбить на несколько этапов, представленных в 1-таблице.
Таблица №1. Этапы внедрения процессного подхода в организации
І-этап
ІІ-этап
ІІІ-этап
ІV-этап
Выявляется сеть бизнес-процессов компании
Процессы ранжируются по значимости, документируются и моделируются «как есть» (см. модель AS-IS).
Проводится анализ построенных моделей и выявление «узких мест» процессов
На основании полученных результатов строятся модели «как надо» (TO-BE) (с соблюдением той же последовательности действий, что и в случае с моделями AS-IS).
При этом процессный подход базируется на нескольких основных принципах:
- Восприятие бизнеса как системы.
- Любое предприятие рассматривается как система, а его развитие — как происходящее по законам сложных систем.
- Будучи в устойчивом состоянии, никакая система не может эволюционировать.
- Решение локальных проблем не может изменить систему. Ее изменение возможно лишь в целом.
- Восприятие деятельности как процесса.
- Можно рассматривать любую деятельность как процесс, и поэтому ее можно улучшить.
- Деятельность любого предприятия можно рассматривать как сеть связанных между собой процессов, поскольку все виды деятельности предприятия и процессы, соответствующие им, взаимосвязаны.
- В любой деятельности может иметь место разделение как по времени, так по материальным ресурсам и персоналу.
- Любая целенаправленная, спланированная и при этом использующая ресурсы деятельность преобразует входную продукцию в выходную.
- Каждый процесс имеет внешнего или внутреннего поставщика входных ресурсов и внешнего или внутреннего потребителя выходного продукта или услуги.
- Стандартизация и прозрачность ответственности.
- Высшее руководство должно полностью отвечать за создание системы качества на предприятии и управление качеством.
- Каждый процесс должен иметь владельца, то есть должна иметь место персонификация, и ответственность должна распределяться по всем видам деятельности.
- Все процессные составляющие должны быть по возможности максимально стандартизированными и прозрачными.
- Следует проводить стандартизацию на основе взаимосвязанных стандартов, которые реализуются в виде нормативной документации и корпоративных стандартов.
Процессный подход является базой построения системы менеджмента качества на предприятии, что является важным фактором развития управления предприятием. Данный подход, не разрушает полностью функциональный менеджмент (специализация нужна везде, в том числе и в управлении), и позволяет соединить цепочки процессов, выбросить лишние цепочки и исключить дублирующие процессы.
Для освоения на предприятиях процессного подхода можно использовать опыт, накопленный в военных отраслях промышленности, где в соответствии с механизмом военной приемки представители заказчика (а не государственные чиновники) сопровождают разработку и изготовление изделия с первого до последнего шага. Однако использования опыта военной приемки явно недостаточно для необходимого обновления промышленности. Ведь процессный подход, свойственный военной приемке, навязывается заказчиком, а должен стать результатом реализации внутренней потребности компании повысить эффективность своей деятельности. Поэтому для предприятий и организаций более актуален сейчас реинжиниринг — перепроектирование используемых процессов [5].
В некотором смысле понимание процессов близко к представлению об алгоритмах. Дело в том, что в жизни организаций все большую роль играют информационные технологии (ИТ). А ИТ не понимают иного языка, кроме языка алгоритмов.
Во многих сферах человеческой деятельности ИТ — необходимое условие обеспечения конкурентоспособности, поэтому процессное описание деятельности организации вполне уместно. Кроме того, процессный подход удобен и вне контекста ИТ прежде всего потому, что открывает широкие возможности для визуализации, а значит, и для вовлечения сотрудников. Таким образом, речь идет о феномене процессного мышления, т.е. такого взгляда на мир, который превращает все видимое в этом мире в процессы. Для этого предлагается мета-процесс, состоящий из следующих 14 шагов:
- выявить (задать) полную систему процессов, требуемых для менеджмента качества;
- определить последовательность, взаимосвязь и взаимодействия в этой системе процессов;
- с позиций стратегических целей и планов определить ключевые процессы;
- найти сотрудника, готового взять на себя ответственность за данный процесс и наделить его соответствующими полномочиями, сделать владельцем, собственником процесса;
- определить заказчика или потребителя процесса и описать выход процесса, т.е. требования к качеству результатов его функционирования;
- определить поставщиков процесса и требования к элементам входа процесса, т. е. к ресурсам;
- определить критерии эффективного менеджмента данного процесса и выбрать для них метрологически обеспеченные измерители;
- спланировать процессы измерения показателей качества и эффективности процесса;
- описать сам процесс в виде блок-схемы или схемы потоков с учетом системы менеджмента процесса;
- определить входные и выходные документы по стадиям процесса (например, регламент, должностные инструкции, рабочий журнал и т.п.);
- обеспечить информационные потоки, требуемые для эффективного менеджмента и мониторинга процесса;
- вести регулярную оценку, мониторинг и анализ данных, относящихся к процессу;
- систематически проводить корректирующие и предупреждающие действия, направленные на достижение целей процесса;
- определить порядок внесения в процесс изменений.
Мета-процесс обеспечивает систематический подход к выявлению и описанию всех процессов, представляющих интерес для качества, как, впрочем, и для управления вообще. Однако особый интерес представляют так называемые бизнес-процессы. Они характеризуются тем, что имеют конкретного потребителя, готового платить за результаты бизнес-процессов, которые и существуют до тех пор, пока есть потребитель. Их организация и систематизация осуществляются в соответствии не с удобствами производителя, а с принципом ориентации на потребителя. А это означает, что на смену традиционной организационной структуре, как правило, придет проектный подход и командная форма работы [6].
Процессы организации могут быть разделены на три основные типа по характеру деятельности и создаваемому продукту: основные процессы, вспомогательные и процесс управления организацией.
К основным процессам организации следует относить процессы, добавляющие ценность продукции для потребителя. Примерами таких процессов являются: маркетинг, проектирование продукции, снабжение, производство, хранение, сбыт, сервисное обслуживание.
Вспомогательные процессы напрямую не добавляют стоимости и являются по своей сути затратными. К таким процессам обычно относят: управление персоналом, финансовое и бухгалтерское обеспечение деятельности организации, обеспечение безопасности, административно-хозяйственное обеспечение и др.
Процесс управления в ряду процессов стоит отдельно. Согласно рекомендациям многих источников по процессному подходу, в каждой организации должны быть выделены процессы стратегического и тактического планирования, процесс мониторинга и анализа деятельности, процесс проведения внутреннего аудита, процесс улучшения [7,8,9].
Непрерывное улучшение процессов — необходимая стратегия бизнес-деятельности на конкурентном рынке, поскольку:
— степень приверженности потребителя зависит от величины той ценности, которую он приобретает у компании;
— приобретенная ценность является результатом бизнес-процессов;
— длительный успех в условиях конкуренции требует постоянного повышения ценности того, что поставляется на рынок; для непрерывного повышения способности создавать ценности компания должна постоянно улучшать свои процессы создания ценностей.
Значимость процессов уже при создании не одинаковая. Поэтому даже кардинальные улучшения второстепенных процессов обычно не приводят к каким-либо значительным результатам в бизнесе, в то время как небольшие улучшения важных процессов могут дать существенный прирост бизнес-результатов [10].
Таким образом, С внедрением процессного подхода к управлению промышленное предприятие имеет следующие возможности:
— позволяет оптимизировать систему управления, сделать её прозрачной для руководства и способной гибко реагировать на изменения внешней среды;
— позволяет получить и использовать систему критериев оценки результативности управления на каждом этапе производственной / управленческой цепочки;
— обеспечивает уверенность у инвесторов организации в том, что существующая система управления нацелена на постоянное повышение результативности и максимальный учёт интересов заинтересованных сторон;
— управление процессами высвобождает высшее руководство от рутины оперативного управления, позволяя ему, сосредоточится на стратегических процессах;
- ИСО 9004:2009 «Менеджмент для обеспечения устойчивого успеха организации. Подход к менеджменту качества».
- ISO / ТС 176 / SC 2 / N544R «Руководство по концепции и использованию процессного подхода для систем менеджмента. — М.: НП Интерсертифика Холдинг. -2004. -С. 33 — 43.
- Санто, Б. Р. Теория управления / Б. Р. Санто. — М.: Прогресс, 2007.
- Медынский, В. Г. Теория управления: Учебник / В. Г. Медынский. — М.: Инфра-М, 2008.
- Гончаров Э. Как разработать систему менеджмента качества в соответствии с процессным подходом//Стандарты и качество. 2003. № 12. С. 65-69.
- Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес-процессы: регламентация и управление: учебник. – М.: ИНФРА-М, 2005.- 319 с.
- Репин В.В., Елиферов В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – М.: РИА «Стандарты и качество», 2005. – 408 с.
- Прокофьева, Н. П. Разработка и внедрение системы менеджмента качества. // Стандарты и качество. 2006. — № 2. — С. 25 — 29.
Источник: scienceforum.ru
Процессный подход из ISO 9001. Одна статья и вы все поймете
По данным ежегодного доклада ISO (International Organization for Standardization, – ред.) The ISO Survey of Certification (ISO: Обзор по сертификации, – ред.), в 2010 году, в Европе, включая Россию, было выдано 530722 сертификата ISO 9001:2008 « Системы менеджмента качества. Требования». Вместе с тем, так называемый, « процессный подход» в менеджменте, на который опирается этот стандарт, как и многие другие нормативы ISO, понятен далеко не всем. В тексте ISO 9001:2008 его принцип растолковывается очень бегло – основное внимание уделено практическому приложению. Там говорится, что для применения процессного подхода, организация должна «идентифицировать» и осуществить менеджмент «многочисленных и взаимосвязанных видов деятельности». И еще:
Цитата: ‘…деятельность, использующая ресурсы и управляемая в целях преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс’
После этих пояснений, в стандарте идет описание цикла PDCA – Plan-Do-Check-Act (Планируй-Выполняй-Проверяй-Действуй, – ред.). Создание механизмов, позволяющих выполнять этот незамысловатый, на первый взгляд, цикл – часть большой работы по внедрению СМК (системы менеджмента качества, – ред.). Что планируй? Как действуй? В чем суть процессного подхода?
Понять все это, ограничившись только текстом стандарта, непросто.
Более подробно тему раскрывает специальное руководство, выпущенное тем же 176 комитетом ISO, который работал над созданием ISO 9001. Оно так и называется: «Руководство по концепции и использованию процессного подхода для систем менеджмента».
В кругах специалистов по качеству этот текст считается наиболее доступным объяснением того, в чем же суть процессного подхода и каково его практическое приложение. Итак, процессный подход – это конкретные методы работы с качеством, которые опираются на видение организации под углом процессов, которые в ней происходят.
Процесс – это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности в организации. Характер протекания этих деятельностей или процессов, в контексте менеджмента процесс и деятельность – это синонимы, определяется рядом исходных требований и ресурсов, других условий, которые закладывает в них руководство (для краткости все эти требования, ресурсы и условия называют входами, – ред.).
Процессы, которых в любой системе очень много, преобразуют входы в выходы, – результаты в самом широком смысле этого слова. К входам может относиться очень обширный круг аспектов организационной деятельности: люди, материалы, оборудование, методы, измерения, среда. В конечном счете, все, что способно повлиять на эффективность процесса и находится во власти менеджмента, принимающего решения. Процессы в организациях: изучение рынка, закупки, менеджмент ресурсов – постоянно повторяются, поэтому выход одного процесса может быть одновременно и входом следующего.
Осмысление работы организации под углом процесса на чей-то взгляд может показаться терминологическим жонглерством, особенно если он еще не внедрял у себя процессный подход. Но догадываться о каких-то вещах и выстраивать менеджмент на их основе – вовсе не одно и то же.
На практике, чаще всего случается так, что важнейшие следствия тех или иных действий, на которые затрачены ресурсы, выпадают из поля зрения. Это происходит просто и естественно. Даже те, кто давно и систематически занимается качеством и внедряет стандарты у себя на предприятии, могут ошибиться.
Справедливость этого утверждения хорошо иллюстрирует случай, описанный Г. Нивом, учеником создателя процессного подхода У. Деминга, американского математика-статистика. Речь идет о книге «Вселенная доктора Деминга». Нив пишет, что наблюдал за внедрением системы менеджмента качества основанной на статистических, то есть, по преимуществу, математических методах качества. Это происходило на известной в Великобритании фирме по производству бытовой техники, которую автор не называет. Нив осведомился: как определяют процессы работы компании, которые должны быть учтены при совершенствовании системы управления качеством. Ему ответили, что это происходит в результате «мозгового штурма» экспертов организации и добавили, что…
Но, если тот или иной фактор не анализируется статистически – это совсем не значит, что он не может оказывать существенного влияния на ход процессов. Добросовестно заблуждаясь, в компании подогнали результат анализа под систему качества, а не наоборот, как следовало бы. Такие ошибки чреваты серьезными убытками, поэтому очень важно не просто понимать работу фирмы как процесс, во всей сложности этого явления, но и выстроить систему, в которой процесс и его свойства – стержневые элементы.
Цикл PDCA – это, так сказать, «расписание» процессного подхода. Оно дает представление о том, когда и в какой последовательности нужно применять выработанные в рамках этого подхода инструменты менеджмента. Постоянное повторение PDCA позволяет не только поддерживать качество продукции или услуг, которыми занимается та или иная компания, но и улучшать его.
Планировать (Plan, – ред.) – значит, как раз, идентифицировать все важные для результата процессы, создать новые, если это окажется целесообразным, выработать цели, иначе говоря, запланированные выходы, сформулировать политику качества на предприятии, установить критерии мониторинга запускаемых процессов, иначе говоря, определить индикаторы, по которым можно будет судить об эволюции процессов. На этом этапе рекомендуется, там, где это возможно, использовать статистические методы оценки процесса.
Выполнять (Do, – ред.) – значит внедрить процессы, которые были созданы. Проверка (Check,- ред.) подразумевает анализ выхода, который не реален без «буквоедского» по своей тщательности документирования процессов. Анализ опирается на данные мониторинга процессов, который был осуществлен по ходу деятельности.
Результаты сверяются с политикой и целями в области качества, требованиями к продукции. Информация о результатах анализа должна быть соответствующим образом доведена до всех вовлеченных в работу с ISO 9001 специалистов. Вновь планируются ожидаемые выходы. В последнюю очередь на этом этапе определяют конкретные возможности для улучшения процесса производства. Ну и, наконец, действовать (Act,- ред.) – значит сделать оргвыводы из произведенного анализа и внести необходимые изменения на уровне входов.
Кроме процессного подхода к менеджменту, существует ряд других теоретических наработок: ситуационный подход, комплексный, маркетинговый и ряд других. Основным преимуществом процессного подхода перед ними является тщательно проработанный горизонтальный менеджмент, то есть менеджмент на границах процессов.
Процессный подход исходит из того, что виды деятельностей, из которых складывается вся работа предприятия или организации взаимодействуют, если организовать это взаимодействие можно получить колоссальный синергетический эффект. Очень важно, что принудительный контроль со стороны руководства стыков процессов при их взаимодействии создает непрерывное управление, что не достигается большинством других подходов. Оценить его в числовом выражении вряд ли получится, ведь не все процессы могут быть выражены через статистику, но целое несводимо к сумме частей – зазор – и есть возможная прибыль. Среди других конкретных выгод, которые сулит процессный подход: прозрачность операций внутри организации, оптимизация затрат, более четкое представление всех сотрудников об их обязанностях, четкая расстановка приоритетов в области качества. Важными узловыми моментами, которым уделяется огромное внимание при внедрении процессного подхода, являются:
- понимание и выполнение предписанных требований;
- необходимость рассмотрения процессов с точки зрения добавленной ценности;
- рассмотрение результатов выполнения процессов;
- результативность и постоянное улучшение процессов.
Посмотрим же, как при помощи процессного подхода можно решать текущие задачи на производстве. Появилась проблема: в крупном ресторане N необходимо постоянно обновлять меню. Новая редакция этого важнейшего с точки зрения прибыли ресторана документа должна быть готова первого числа каждого месяца.
В реальности меню готовится с опозданием и оказывается неудовлетворительного качества. Процессный подход позволяет осознать, что дело в несогласованности подразделений. Составление меню – сквозной процесс, вовлекающий сотрудников из разных подразделений, но не подконтрольный ни одному из руководителей отделов.
Поняв проблему, руководство назначает хозяина процесса – этот человек, выделенный из состава высшего руководства, получает право и полномочия контролировать ход сквозного процесса. При условии, что он компетентен в вопросах создания меню – проблема решена. Вот лишь одна из возможных иллюстраций эффективности процессного подхода. Их можно приводить еще много, но это выходит за рамки нашей статьи.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Кроме того, интересно почитать:
- PDCA простыми словами
- Разрубая Гордиев узел ISO 9001
- Управленческий цикл PDCA в стандарте ISO 14001:2015
- Список стандартов экологического менеджмента и руководств
- Изучение практики внедрения ISO 9001:2015 в мебельном производстве
- Преимущества внедрения ISO 9001:2015 в колл-центрах
- Риски и ISO 9001:2015
- Цикл «PDCA – Plan-Do-Check-Act – Планируй-Делай-Проверяй-Действуй» в стандарте ISO 9001:2008
- ISO 9001 против «Шесть Сигм»: в чем они похожи и чем отличаются
- Непонимание ISO 9001
- ISO 9001: важность процессного подхода
- Управление СМК после того, как ушел консультант
Источник: 1cert.ru