Современные реалии заставляют приспосабливать аппарат управления к динамично развивающейся среде с жесткой конкуренцией. Мнения профессионалов в этом плане расходятся. Одни полностью отрицают важность организационно-экономических методов, другие предлагают назначать ответственного за каждую функцию управления.
Практический опыт показывает, что применение только функционального подхода ведет к снижению эффективности менеджмента. В чем суть других управленческих методов? На что ориентирован процессный подход и каковы его преимущества?
4 подхода к управлению
В современном менеджменте выделяют четыре вида, которые позволяют по-разному взглянуть на организацию и процесс управления. Это количественный, процессный подход, системный, ситуационный, возникшие в ХХ веке.
Возник в 1950 г., с развитием точных наук. Компьютеры, достижения математики, физики стали активно использоваться в управлении. Конструирование виртуальных моделей по распределению ресурсов, управлению запасами, обслуживанию, стратегическому планированию и т. д.
Основатель направления А. Файоль, время возникновения – второе десятилетие ХХ века. Согласно подходу, управление представляется в виде непрерывного процесса или цикла. Его фундамент составляют основные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.
Появился в середине ХХ века. Рассматривает организацию как открытую систему, взаимодействующую с внешней средой. Внутренняя среда содержит элементы подсистемы: подразделения, технологии, уровни менеджмента.
Сформировался в 60 г. ХХ века. Сторонники подхода рекомендуют выбирать управленческие методы с учетом ситуации и факторов среды. Более эффективен тот метод, что соответствует сложившимся обстоятельствам.
Процессный подход в менеджменте
Современный процессный подход базируется на системном подходе к управлению и рассматривает любую организацию как единый организм. На каждом предприятии протекают разнообразные бизнес-процессы, на входе принимающие ресурсы, а на выходе дающие полуфабрикат или продукт. Весь цикл замкнут на выпуске готового товара, услуги.
Данный подход состоит в такой организации работы, которая основана на разделении всей деятельности предприятия на бизнес-процессы, а аппарата управления по блокам. Вся система может быть представлена в виде схемы, цепочки с отдельными звеньями – операциями. Конечным итогом производственной цепочки становится продукт. Звенья, отвечающие за конкретный бизнес-процесс, формируются из структурных подразделений.
Основы процессного подхода
Для того, чтобы было более понятно, мы все постулаты скомпоновали в таблице, представленной ниже.
Процессный подход базируется на нескольких принципах
Основные черты подхода
- Ориентация на повышение качества продукции и потребительские предпочтения.
- Все участники цепочки несут ответственность за хозяйственные результаты.
- Мотивация сотрудников на высоком уровне.
- Ослабление бюрократии.
- Полномочия и ответственность широко делегируются рядовым сотрудникам руководством.
- Решения принимаются быстрее за счет сокращения числа управленческих ступеней.
- Качество продукта или услуги находится под пристальным вниманием.
- Все технологии, связанные с бизнес-процессами, формализованы и автоматизированы.
Проблемы по внедрению процессного подхода
В теории процессный подход выглядит просто и логично, но его внедрение в деятельность предприятия на практике оказывается сложным. При этом стоит обращать внимание на реальные примеры, практический результат других организаций, мнение профессиональных консультантов. Для любой организации воплощение в жизнь непроверенной теории выливается в большие денежные и другие затраты.
Применение на практике процессного подхода связано с рядом проблем:
- руководство внедряет процессный подход в управлении только на формальном уровне;
- созданная система не соответствует реальному положению дел в организации;
- попытка внедрить подход на неформальном уровне;
- менеджеры не воспринимают подход как новую организационную идеологию;
- руководство не задумывается о необходимости регламентации процессов или не умеет ими управлять;
- менеджеры не готовы к кардинальным переменам, например, пересмотру структуры компании;
- недостаток компетентности, мотивации, целеустремленности, настойчивости в деле оптимизации процессов.
Процессный подход в организации и система менеджмента качества
Одно из главных предписаний ИСО 9001:2000 – это внедрение процессного подхода. Согласно стандарту необходимо провести выделение процессов и организовать управление ими, но не дана конкретная система действий.
Многие руководители, начиная работу по созданию СМК, воспринимают ее внедрение как неформальное. При этом подчеркивают, насколько значимы ожидаемые перемены к лучшему, возникающие по мере внедрения, а не сам сертификат СМК. На практике воплощение проекта порождает сложности. Они пугают руководство организации, которое решает ограничиться соблюдением формальных предписаний ИСО.
Таким образом, СМК остается на формальном уровне. В результате разочарованный персонал с негативом относится к самой системе и к процессному подходу.
Методы перехода на процессное управление
Все они представлены в таблице:
Процессный и системный подход базируется на выделении бизнес-процессов на основе действующей организационной структуры. После происходит переход к процессной структуре. Его фундаментом являются несколько положений.
Процессный и ситуационный подход. Руководство выделяет сквозные бизнес-процессы, для которых готовят описание документооборота и последовательности работ. Следующим этапом они включаются в новую процессную структуру, как правило, матричную.
- Выделение и классификация требуемых бизнес-процессов.
- Формирование цепочки бизнес-процессов в пределах работающей структуры.
- Разработка стандартов и методов, обеспечивающих результативность управленческих процессов.
- Создание информационной базы и подбор ресурсов для выполнения работ в рамках бизнес-процессов.
- Мониторинг и анализ процессов.
- Внедрение мер по достижению запланированных целей.
- Улучшение бизнес-процессов.
- Подготовка модели по ситуации.
- Анализ существующих бизнес-процессов.
- Разработка улучшенной модели.
- Реорганизация бизнес-процессов на ее основе.
- Подготовка новой процессной организационной структуры.
Что дает описание и регламентация процессов?
Увеличение эффективности напрямую не связано с регламентацией процессов. Описаний и регламентов может и не быть на предприятии. Работа все равно будет выполняться сотрудниками по принятым правилам, так как персонал знает процесс производства. Подобная организация работы приводит к постоянным потерям ресурсов. Описание и регламентация процессов открывают ряд возможностей:
- Деятельность в рамках стандартов, повторяемость процессов создают возможности для управления.
- Выявление проблем, сложных моментов, потерь ресурсов при осуществлении процессов.
- Разработка мероприятий по улучшению процессов.
- Опыт и знание рабочих процессов, которые можно передать новым сотрудникам, филиалам, другим организациям.
- Осуществление бенчмаркинга, сравнения своего предприятия с конкурентами для улучшения бизнес-процессов.
- Внутренний аудит.
Регламентация приносит эффект, если сопровождается анализом, разработкой и внедрением улучшений.
Идеология процессного подхода
Процессный подход и его реальное, а не формальное внедрение в систему управления вызывает много трудностей. Проблемой для руководства становится недостаток лидерских качеств и умения вовлечь персонал. Перемены при создании новых систем прежде всего должны произойти в умах работников.
Вовлечение сотрудников облегчается, если воспринимать данный подход как идеологию. Сначала идея проникает в сознание людей, а потом становится инструментом. Тогда персонал будет готов применить новые методы и программы, за что обязательно должен быть поощрен.
Заключение
Во многих странах мира процессный подход в управлении воспринимается как основной фактор успеха в бизнесе. Он неслучайно стал основой стандартов менеджмента качества. Результативность подхода пока не подтверждается реальными примерами внедрения на российских предприятиях. Примеров, как и новых преимуществ от реализации стандарта немного.
Причина в том, что многие организации просто сменили терминологию: был отдел продаж, стал процесс «Продажи». Начальники подразделений превратились во владельцев процессов.
Процессный подход в менеджменте – это основной инструмент среди средств, которые применяются руководством для реорганизации управленческой системы.
Источник: www.syl.ru
Внедрение процессного подхода в организации
Процессный подход — это совокупность принципов и методов управления деятельностью организации, которые исходят из необходимости выделения и рассмотрения взаимосвязанных бизнес-процессов.
Сущность процессного подхода
В настоящее время у бизнесменов все большую популярность набирает такая методология управления организациями, как процессный подход. Он известен так же, как управление бизнес-процессами.
Замечание 1
Процессный подход к управлению организацией (точнее говоря — ее функционированием) заключается в том, чтобы выделить и рассмотреть взаимосвязанные бизнес-процессы. Причем данная взаимосвязь имеет место не только между самими бизнес-процессами, но и еще между ними и внешней средой.
Китайский с нуля для начинающих
Увлекаем Китаем, китайским языком и культурой
Все бизнес-процессы современной организации существуют в виде системы или сети. При этом отдельно выделяют такие крупные блоки бизнес-процессов, как процессы производственного цикла и процессы управления / обеспечения необходимыми ресурсами.
Внедрение процессного подхода в организации — это один из принципов стандартов ISO 9000, которые устанавливают требования к системе менеджмента качества. Это значит, что деловое сообщество на основе мирового опыта признало необходимость реализации данного принципа. Во многом это объясняется теми преимуществами, которые процессный подход может принести организации:
- клиентоориентированность;
- нацеленность на результат;
- гибкость, которая проявляется в более оперативном принятии решений и в проведении инноваций в связи с изменением внешней среды;
- непрерывность управления;
- возможность построения эффективной системы мотивации, которая была бы направлена на максимальный учет результатов работы;
- прозрачность за счет описания бизнес-процессов, их разумной формализации.
«Внедрение процессного подхода в организации»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы
Ключевым понятием процессного подхода является понятие бизнес-процесса. Им принято называть регулярно повторяющуюся последовательность действий, которые ориентированы на получение заданного, ценного для организации результата.
Этапы внедрения процессного подхода в организации
Процессный подход в организации обычно внедряется в результате реализации последовательного ряда этапов. В обобщенном виде их можно представить следующим образом:
- Создание каталога бизнес-процессов.
- Выполнение верхнеуровневого и детального описания бизнес-процессов.
- Формирование ролевой модели.
Для того чтобы управлять бизнес-процессами в организации, можно воспользоваться многочисленными методическими рекомендациями и стандартами. В то же время каждая организация имеет право на самостоятельный выбор себе ролевой модели и принципов процессного подхода. Как правило, эта информация находится в специальном документе организации, который называется политикой управления бизнес-процессами.
Составление каталога бизнес-процессов является первым шагом к внедрению процессного подхода в организации. Каталог бизнес-процессов представляет собой полный иерархический перечень всех бизнес-процессов организации.
Обычно каталог бизнес-процессов визуализируют в виде таблицы (иерархического перечня) или графической схемы. Он содержит в себе основные сведения о бизнес-процессах, а именно — тип бизнес-процесса, роли в нем, регламентирующие его документы, результаты бизнес-процесса, требования к результату.
В организациях, как правило, выделяют следующие типы бизнес-процессов:
- основные процессы — это процессы, ради которых была создана организация;
- обеспечивающие (поддерживающие) процессы — это процессы, которые необходимы для функционирования организации, но не имеют внешнего по отношению к ней потребителя (например, кадровые и финансовые процессы);
- управленческие процессы — это процессы принятия решений внутри организации, которые направлены на управление организацией в целом;
- процессы развития — это процессы управления изменениями внутри организации, а также процессы, которые направлены на развитие всех ее элементов.
Каталог бизнес-процессов должен быть согласован со всеми структурными подразделениями организациями. При этом важно учесть границы бизнес-процессов (это предотвращает возникновение «пустых» зон в каталоге). С этой целью проводят верхнеуровневое описание бизнес-процессов. Оно заключается в использовании модели SIPOC. В соответствии с ней определяют потребности пользователя, заказчика, необходимые шаги для получения продукта и сигнал для начала выполнения процесса.
Детальное описание каждого бизнес-процесса может быть осуществлено в текстовой (наиболее распространенная форма), табличной (шаги внутри бизнес-процесса представляют в виде иерархического перечня) или графической (в виде схематического изображения, блок-схемы и т.п.) форме. Стоит учитывать, что при описании бизнес-процесса важно изучать, как он идет в реальной жизни. С этой целью регулярно проводят аудит.
Формирование ролевой модели управления бизнес-процессами организации означает распределение четырех основных ролей: владельца, архитектора, участника и процессного офиса. Владелец как ключевая фигура несет ответственность за бизнес-процесс и наделен по отношению к нему полномочиями и ресурсами. Архитектор обычно знает все детали бизнес-процесса. Участник выполняет шаги бизнес-процесса, которые закреплены за подразделением или сотрудником. Процессный офис отвечает за методологию, описание бизнес-процессов, мониторинг и оптимизацию.
Источник: spravochnick.ru
