Путевой лист нужен ли в бизнесе

С 1 марта 2023 г. в новой редакции изложена ст. 6 Устава автомобильного и городского наземного электрического транспорта (далее — Устав), посвященная путевым листам.

Главное новшество этой статьи заключается в возможности оформления электронных путевых листов. Также уточняется, что путевой лист оформляет собственник (владелец) транспортного средства, а если оно предоставлено по договору аренды с экипажем, то путевой лист оформляется арендодателем.

Во исполнение требований статьи вышел и также применяется с 1 марта 2023 г. Приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390 «Об утверждении состава сведений, указанных в части 3 статьи 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ „Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта“, и порядка оформления или формирования путевого листа». В этом документе новшеств уже гораздо больше по сравнению с его предшественником — Приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368.

Новые сведения в путевом листе

Сведения о собственнике (владельце)-юрлице должны содержать полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, ОГРН. Прежний Приказ не оговаривал, что наименование должно быть полным, зато требовал указывать организационно-правовую форму. От ИП требуется указать свои ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРН. Обратите внимание: раньше ИП просили привести почтовый адрес, а теперь — адрес по прописке.

Путевой лист нужен ли частнику!?

Одним из обязательных реквизитов остаются показания одометра (полные километры пробега). Их раньше следовало указывать на момент выезда транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства и при заезде транспортного средства на парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя. Теперь дополнительно приводятся показания одометра на момент приёма-сдачи транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство).

Данные о проведении предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинских осмотров водителя дополнены наименованием медицинской организации (если медицинский работник состоит в штате медицинской организации), а также обязательным указанием серии, номера, даты выдачи и срока окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров.

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе, по договору аренды транспортного средства с экипажем);
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
организованная перевозка групп детей автобусами по договору фрахтования;

перевозки для собственных нужд;

Когда путевой лист и предрейсовый осмотр не нужен

Поле «Сведения о виде сообщения» может принимать значения «городское», «пригородное» или «междугородное».

В новом Приказе четко оговорено, что путевой лист может оформляться более чем на один календарный день. Тогда в нем нужно обозначить даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован. Это дает возможность организации и ИП разработать удобный бланк путевого листа, рассчитанный на комфортный срок использования. В организации утвердить его необходимо приказом об учетной политике.

Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов

Вплоть до 1 марта 2023 г. собственники (владельцы) транспортных средств обязаны были регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

Журнал можно было вести на бумажном носителе или в электронной форме.

Новый НПА об обязанности ведения такого регистра не упоминает, следовательно, отказаться от него или продолжать заполнять — решать самой организации или ИП.

Если журнал больше не ведется, не торопитесь от него избавляться: срок хранения журналов, баз данных учета путевых листов — 5 лет (п. 554 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Электронный путевой лист

Применение электронных путевых листов факультативно.

Формат такого документа разрабатывается ФНС России, свой использовать нельзя.

Пп. 27 ч. 1 ст. 2 Устава относит электронный путевой лист к категории электронных перевозочных документов наряду с электронной транспортной накладной, электронным заказ-нарядом, электронной сопроводительной ведомостью, электронным договором фрахтования, электронным заказом и электронной заявкой.

Это означает, что при оформлении и обмене электронными путевыми листами нужно руководствоваться одноименной ст. 18.1 Устава.

лица, заполняющего сведения об организации или ИП, о сроке действия путевого листа, о транспортном средстве, о водителе (водителях), о виде перевозки и виде сообщения;
медработника, проводившего предрейсовый (предсменный, послерейсовый, послесменный) медосмотр водителя (если он проводится);
лица, ответственного за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если проводится);
лица (лиц), уполномоченного(ых) на заполнение сведений о показаниях одометра (например, водителя, диспетчера, ИП).

Все подписанты файлов обмена должны обладать хотя бы одним из указанных видов подписей и применять их;

обмен электронными путевыми листами между участниками информационного взаимодействия осуществляется посредством использования информационных систем электронных перевозочных документов (ЭПД), т. е., только через уполномоченных операторов ЭДО и никаким иным способом;

В случае использования электронного путевого листа при приеме груза для перевозки перевозчик или водитель транспортного средства должен предъявить для сверки грузоотправителю путевой лист в форме электронного документа, либо его копии на бумажном носителе (п. 1 ст. 10 Устава, п. 15 Порядка оформления или формирования путевого листа, утв. Приказом Минтранса № 390).

Вносить исправления в электронный путевой лист нужно в общем порядке, предусмотренном для электронных документов. Допускается исправление путем составления нового (исправленного) документа; новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного путевого листа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первоначальный документ (п. 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете»).

Хранить электронные путевые листы необходимо в форме электронных документов, распечатка не обязательна и не может заменить оригинал (п. 23, 24 ФСБУ 27/2021). Срок хранения в общем случае составляет 5 лет, а если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредные и опасные условия труда водителя, срок его хранения увеличивается до 50 лет (п. 553 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Всё для электронного документооборота в сфере перевозок грузов
«Такском» подберёт для организаций-перевозчиков решения для электронного документооборота, благодаря которым вы без проблем сможете обмениваться электронными документами с контрагентами.
Контакт для консультаций: Илья Конохов, старший менеджер продукта, +7 (495) 739-07-97, доб. 2192.

Источник: taxcom.ru

Путевой лист в 2023 году: актуальная форма и правила заполнения

С марта 2023 года изменился порядок заполнения путевых листов, а еще для них появилась электронная форма. Разбираемся, какие реквизиты в путевых листах обязательны с 2023 года и как их теперь заполнять.

Что такое путевой лист и зачем он нужен

на эксплуатацию авто;
на оплату труда водителей;
на компенсации сотрудникам, которые используют личный транспорт в работе.

Путевой лист обязателен, если компания (ч. 1 ст. 6 Устава) сама занимается перевозками — перевозит пассажиров и багаж, грузы или предоставляет свой транспорт по договору аренды с экипажем. При аренде без экипажа автомобиль использует арендатор: именно он и составляет путевой лист (ч. 1 ст.

6 Устава).

Путевой лист лучше оформить, если:

сотрудник периодически использует машину, чтобы перевозить грузы для нужд компании;
в других целях, для перевозок по заданию компании.

Минтранс объяснил, почему нужно оформлять путевые листы для каждой поездки (Письмо от 17.03.2017 № 03-525ПГ). Если компания перевозит грузы и пассажиров не по договору, а для себя, на нее распространяются все правила и обязанности перевозчиков (п. 3 Постановления Пленума ВС от 26.06.2018 № 26). А по этим правилам надо делать «путевку» для каждой рабочей машины.

Что поменялось в путевых листах с 2023 года

Порядок оформления путевых листов изменили с 1 марта 2023 года (Приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390):

Название, номер путевого листа больше не относятся к обязательным реквизитам. Но если путевой лист используется как первичный документ для подтверждения расходов, нужно указывать его название (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Вместо сведений о собственнике автомобиля теперь пишем сведения о компании или предпринимателе, которые выдали «путевку».
Виды перевозок и сообщения заполняем по новым правилам.
Медработники и технические специалисты могут подписывать электронную «путевку» своей усиленной КЭП/НЭП.
Журнал заполнения путевых листов больше необязателен. Компании ведут его по своему усмотрению. Если вы ведете такой журнал, распечатайте, прошнуруйте и пронумеруйте его страницы.

Электронный путевой лист состоит из четырех файлов обмена:

о рейсе и его особенностях;
о результатах предсменного, предрейсового медосмотра;
о показаниях одометра при выезде с парковки или при приеме машины от другого водителя;
о показаниях одометра при заезде машины на парковку или при сдаче другому водителю.

Электронный лист оформляют через оператора ЭДО, который передает сведения в ГИС ЭПД — госсистему электронных перевозочных документов. Подписывают электронный лист УКЭП или УНЭП.

Если компания использует электронный вариант путевого листа, при приеме груза можно предъявить его или бумажную распечатку. Полиции тоже можно показать электронный путевой лист.

Отчитывайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!

Какая форма и реквизиты обязательны для путевых листов

Можно использовать унифицированную форму путевого листа из Постановления Госкомстата от 28.11.1997 № 78 или же разработать бланк самостоятельно с учетом отраслевых особенностей. Форму собственной разработки утвердите в учетной политике.

Но какой бы ни была форма путевого листа, в нем должны быть все обязательные реквизиты из Приказа Минтранса № 390 и ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

название и дата документа (эти реквизиты не относятся к числу обязательных, но нужны, если путевой лист используется в бухгалтерских и налоговых целях);
срок действия путевого листа;
название компании или ФИО индивидуального предпринимателя;
тип, марка, модель и регистрационный номер машины;
ФИО водителя;
дата и время выезда/возвращения на парковку;
показания одометра;
отметки о техническом контроле и медосмотре;
вид перевозки;
вид сообщения.

Путевой лист для легкового автомобиля обычно заполняют по типовой форме № 3 из Постановления Госкомстата № 78, включая в нее все обязательные реквизиты.

Для такси заполняют типовую форму № 4. Для грузоперевозок используют типовые формы № 4-С или № 4-П. Если у вас автобус, воспользуйтесь типовой формой № 6.

Путевой лист надо передать водителю до выпуска машины на линию (п. 11 Состава сведений из приказа № 390). На каждый автомобиль оформляют одну «путевку». А если одну машину будут посменно использовать несколько водителей, надо сделать путевой лист для каждого из них.

Как заполнять путевой лист

Вы сами выбираете, как оформить путевой лист — на бумаге или в электронном виде. Главное — включить в него все обязательные реквизиты.

Приведем пошаговую инструкцию по заполнению путевого листа.

Шаг 1. Заполняем срок действия

«Путевку» можно оформить на день, неделю, месяц или другой срок:

если оформляете на день, укажите дату использования в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ;
если оформляете больше чем на день, укажите даты начала и окончания «путевки».

Шаг 2. Заполняем сведения об оформителе

Юрлица указывают свое полное наименование, адрес, телефон и ОГРН. Индивидуальные предприниматели — ФИО, адрес, телефон, ОГРНИП.

Шаг 3. Заполняем информацию по транспорту

тип, марку и модель, номер госрегистрации автомобиля;
марку и модель, номер госрегистрации прицепа — если у машины есть прицеп;

инвентарный номер — для троллейбусов и трамваев;
предрейсовый технический контроль — дату, точное время и результат. Предрейсовый контроль не надо заполнять, если используйте легковое авто для собственных нужд и не перевозите в нем пассажиров и грузы (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ);
выпуск/возвращение транспорта на линию — дату и точное время;

показания одометра при въезде/выезде/передаче ТС следующему водителю — полные километры пробега. Если нужно сделать несколько «путевок» на одну машину, показания одометра сверяют и пишут на каждом листе при сдаче-приемке авто следующему водителю. Под показателями ставит подпись технический специалист или водитель, который принимает ТС.

А вот маршрут — необязательный реквизит путевого листа. Однако без подробного маршрута сложно доказать рабочий характер поездки. А это может привести к спорам с налоговой.

Причем суды становятся как на сторону налоговиков, так и на сторону плательщиков:

Решение в пользу ФНС — Постановление АС МО от 21.08.2018 № Ф05-12699/2018.
Решение в пользу налогоплательщика — Постановление АС ПО от 29.03.2016 № Ф06-6442/2016.

Поэтому если вы используете путевой лист для подтверждения расходов, маршрут заполнять очень желательно.

Шаг 4. Заполняем сведения о водителе

Пишем ФИО водителя, а также дату, точное время и результаты предсменного и послесменного медосмотра.

Если водитель прошел медосмотр — у него нет заболеваний и признаков опьянения — медработник пишет в «путевке»: прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен. После рейса водители тоже проходят медосмотр, и если он пройден, в «путевке» указывают: прошел послерейсовый медицинский осмотр.

Обязательно проводятся (п. 1 ст. 20, п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ):

предрейсовые медосмотры — для сотрудников на должности водителя, а также если в должностные обязанности работника входят поездки на служебном авто (экспедиторов и др.);
послерейсовые медосмотры — для водителей, которые перевозят пассажиров или опасные грузы.

Если запланирован долгий рейс на несколько дней, отметки о медосмотре ставят в день выезда и в день возвращения. А если водитель делает несколько рейсов в течение одного дня, осмотр проводят перед первым выездом и после последнего рейса (Письмо Минтранса от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ).

ИП, самостоятельно водящий машину в предпринимательских целях, не может сам ставить отметки о медицинском и техническом осмотре. Медосмотр должны проводить только медработники: предприниматель может заключить договор на прохождение осмотров с медучреждением (Письмо Минздрава от 21.08.2003 № 2510/9468-03-32).

Также предприниматель должен пройти технический осмотр машины перед рейсом (ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ). В этом случае он может пройти обучение, получить удостоверение контролера и самостоятельно ставить отметки о техконтроле в путевом листе.

С 1 сентября 2023 года запустят автоматическую систему передачи данных о состоянии здоровья водителей: они смогут проходить медосмотр дистанционно (Федеральный закон от 29.12.2022 № 629-ФЗ). Для идентификации участников будут использовать портал Госуслуг, информационную систему персональных данных и другие способы.

Дистанционно разрешат проводить предрейсовые и послерейсовые медосмотры водителей. Если компания перейдет на удаленные осмотры, надо будет обеспечить идентификацию личности работника: нельзя, чтобы вместо водителя осмотр проходил другой человек. Вся ответственность за дистанционный контроль будет на организации. А водителям, которые будут проходить удаленные осмотры, придется дополнительно проходить химико-токсикологическое исследование не реже двух раз в год.

Шаг 5. Заполняем сведения о виде перевозки

Есть несколько вариантов:

Коммерческая — перевозка пассажиров и багажа регулярными рейсами и по заказу, перевозки на такси, перевозка грузов по договору. К коммерческим относят и организованные перевозки детей на автобусе по договору фрахтования (Постановление Правительства от 23.09.2020 № 1527). Если перевозите детей, укажите «организованная перевозка группы детей» автобусом. Перевозки по заказу или для собственных нужд здесь не подойдут (Письмо Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ).
Для собственных нужд — перевозка пассажиров и багажа, грузоперевозки собственным транспортом. Договоры перевозок, фрахтования по ним не заключают.
Работа специального транспорта. Это перевозки специальными автомобилями, автобусами необщего пользования.

Шаг 6. Заполняем сведения о виде сообщения

городское — если запланирована поездка в границах одного населенного пункта;
пригородное — если поездка между пунктами на расстоянии не больше 50 километров;
междугородное — если поездка между пунктами на расстоянии больше 50 километров;
международное — если поездка пройдет за пределами российских границ или в России, но с пересечением границ или транзитом.

Если запланировано несколько видов сообщения, указываем все через запятую.

Шаг 7. Подписываем «путевку»

Путевой лист подписывают:

водитель;
врач;
технический специалист.

Врач и техспециалист ставят отметку о предрейсовом и послерейсовом осмторах водителя и транспорта. Если «путевку» заполняют на бумаге, специалисты расписываются собственноручно. Если же оформляют электронный путевой лист, нужны УКЭП или УНЭП ответственных сотрудников. Когда ведете электронный журнал путевых листов, подписывайте его электронной подписью.

Ответственность за путевые листы

Если путевой лист необходим по Уставу автомобильного транспорта, то за его отсутствие или ошибки в нем грозит ответственность. Наказание зависит от вида нарушения.

За отсутствие путевых листов

Положена административная ответственность:

для водителя — предупреждение или штраф в 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ);
для должностного лица — штраф от 5 000 до 10 000 рублей (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ). За повторное нарушение наказание строже.

За ошибки при составлении путевого листа

За эти нарушения штрафуют разные ведомства:

Если нет отметок о технических и медицинских осмотрах. ГИБДД или транспортный надзор штрафуют водителей на 3 000 рублей, должностных лиц — на 5 000 рублей, а организацию — на 30 000 рублей (ч. 2, 3 ст. 12.31.1, ст. 23.3, ст. 23.36 КоАП РФ, Письмо Минтранса от 02.02.2021 № Д3-194-ПГ).
Если нет отметок об обязательном медосмотре в начале смены, Роструд оштрафует должностных лиц или ИП на 15 000 — 25 000 рублей, организацию — на 110 000 — 130 000 рублей (ч. 3 ст. 5.27.1, ст. 23.12 КоАП РФ, п. 21 Постановления Пленума ВС от 23.12.2021 № 45).
Если нет отметок об обязательном медосмотре, Росздравнадзор оштрафует должностное лицо на 2 000 — 3 000 рублей, организацию или ИП — на 30 000 — 50 000 рублей (ст. 11.32, п. 18 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ).

Визуализируйте в одной таблице отчетность и требования контролирующих органов по всем клиентам

Налоговая ответственность за отсутствие путевых листов

Когда путевой лист используют как первичный документ для подтверждения расходов (на ГСМ, зарплату водителей и т.д.), но не все «перевозочные» расходы подтверждены путевыми листами или в них есть ошибки, могут быть штрафы по ст. 120 НК РФ.

Отсутствие первички — грубое нарушение правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Штраф — от 10 000 до 30 000 рублей. А если в результате отсутствия первичных документов оказалась заниженной налоговая база, штраф составит 20% от недоимки, но не меньше 40 000 рублей.

Но вы можете оспорить требование инспекции об уплате налога и отправить все подтверждающие документы через Контур Экстерн.

Источник: www.kontur-extern.ru

Особенности оформления путевого листа в 2023 году

С 1 марта 2023 года путевой лист может оформляться как на бумаге, так и в электронном виде. Вне зависимости от формы, документ должен быть заполнен так, чтобы исключить претензии со стороны контролирующих служб. Поэтому к заполнению путевого листа привлекают специалистов разных направлений.

Кому и для чего нужен путевой лист

Путевой лист – документ, в который вносят информацию о техническом состоянии автомобиля, пройденном маршруте, времени работы водителя.

В соответствии с законом № 259-ФЗ от 08.11.2007 путевые листы нужны предпринимателям и организациям всех форм собственности, если они эксплуатируют транспорт на:

внутригородских, пригородных, междугородных пассажирских перевозках на маршрутных такси, автобусах, трамваях, троллейбусах;
грузоперевозках на любые расстояния.

Для остальных же юрлиц и ИП путевой лист – важный документ финансово-хозяйственной деятельности.

На основании путевого листа:

Компания может сделать расчет стоимости транспортных услуг.
Водитель – подтвердить правомерность использования автомобиля.
Кадровик – рассчитать отработанное время и заполнить табель.
Бухгалтер – уменьшить налогооблагаемую базу, рассчитать зарплату, списать топливо и ГСМ, начислить амортизацию.

Форма путевого листа

С 01.03.2023 компания или ИП вправе вести путевые листы или на бумаге или в электронном виде (закон от 06.03.2022 № 39-ФЗ). До этой даты электронно можно оформлять транспортные накладные, сопроводительные ведомости и заказ-наряды.

Такском – аккредитованный Минтрансом оператор информационной системы перевозочных документов. Электронные документы проходят проверку на соответствие законодательству и поступают от подрядчиков мгновенно, после осуществленных перевозок.

Требования к содержимому и правила оформления путевых листов закреплены распоряжением Минтранса от 28.09.2022 № 390. Эти требования обязательны к применению с 01.03.2023.

Кто заполняет путевой лист

В общем случае оформление путевого листа лежит на владельце транспортного средства. Он обязан открывать путевой лист на каждую имеющуюся единицу транспорта, участвующую в грузовых или пассажирских перевозках, даже если речь идет об автомобиле, переданном в аренду с экипажем.

При этом графы путевого листа требуют заполнения специалистами, отвечающими за соответствующее направление.

Медработник

Медицинский работник ставит отметку о допуске или недопуске водителя к управлению транспортным средством по результатам предсменного или предрейсового медосмотра. По возвращении водителя медик также осматривает его, о чем делает соответствующую запись. В обоих случаях медработник ставит подпись, дату и время проведения осмотра.

В электронных путевых листах запись подтверждается усиленными квалифицированной или неквалифицированной электронными подписями.

Если штатного медика нет, компания вправе заключить договор со сторонней лицензированной медицинской организацией или с физическим лицом, имеющим диплом о высшем или среднем специальном медицинском образовании.

Механик

Механик, начальник гаража или любой другой технический специалист, отвечающий за техническое состояние транспорта, также участвует в заполнении путевого листа. Он разрешает или не разрешает выход автомобиля на линию, ставит подпись, дату и время проведения техосмотра.

Цифровой путевой лист механик подписывает УКЭП или УНЭП.

Такском – Управление сертификатами – сервис для быстрого и массового выпуска электронных подписей. Компания сможет отслеживать процесс выпуска ЭЦП, а работники – подписывать цифровые документы с любого мобильного устройства.

Другие специалисты

Кроме медицинских и технических отметок, в путевом листе проставляют показания одометра – прибора, измеряющего пройденное транспортным средством расстояние.

Ответственный исполнитель записывает в путевой лист дату и время выезда транспорта из гаража (парковки), возвращения на базу, а также значение на одометре. По приказу руководителя эту обязанность может выполнять диспетчер или другой работник.

Помимо всех перечисленных должностных лиц, путевой лист утверждает и руководитель компании.

Оставьте заявку на подключение к сервисам Такском.

Как верно заполнить платёжку по единому налоговому платежу?

Забирайте статью-подсказку бесплатно

Заполните форму ниже, отправим статью на ваш e-mail:

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8KbDKw

#Такском
#путевой лист
#электронный документ
#2023

Источник: www.klerk.ru