5.4 Реформирование процессов Рано или поздно любая организация начинает чувствовать потребность в совершенствовании организационных и технологических процессов, происходящих внутри компании, и задумываться о выборе методологии и инструментов для решения этой задачи. В мире эта область активно развивается и именуется технологиями анализа и реинжиниринга бизнес – процессов (технологических, организационно — деловых, управленческих).
Анализ и реинжиниринг бизнес — процессов, как правило, включает в себя следующие этапы: — определение потребностей бизнеса; — анализ существующих процессов; — определение необходимых реформ; — планирование проведения реформ; — реализацию намеченных планов. Определение потребностей бизнеса.
Технологии анализа и реинжиниринга бизнес-процессов являются средством, которое дает возможность реформировать и усовершенствовать процессы деятельности предприятия. К таким процессам относятся проектно- конструкторские разработки, процессы снабжения и материально- технического обеспечения, технологические и производственные процессы, процесс сопровождения продукта после его продажи. Любое мероприятие, связанное с внедрением CALS, должно быть обусловлено реальными потребностями предприятия. Это могут быть внутренние потребности, возникшие в ходе реализации общей стратегической задачи по повышению конкурентоспособности бизнеса, либо внешние потребности, возникшие в ответ на требования важного заказчика. В обоих случаях присутствует наличие желания упростить и оптимизировать процессы.
Бизнес-процессы. Что это, как описывать, зачем это нужно?
Рекомендуемые материалы
Моделирование бизнес-процессов трикотажной фабрики
Информатика
Автоматизация технологических процессов и производств
Информатика
Численное моделирование и анализ переходных процессов в электрической цепи
Информатика
Компьютерное моделирование технологических процессов
Информатика
Компьютерный файлово-загрузочный полиморфный стелс-вирус ONEHALF 3544, особенности алгоритма и методы борьбы с ним
Информатика
Моделирование основных бизнес-процессов предприятия
Информатика
В зависимости от потребностей предприятия в оптимизации бизнес-процессов стратегия проведения работ может быть следующей: — автоматизация существующих процессов; — замена существующих процессов; — адаптация существующих процессов к особенностям новых систем, новым возможностям, новой инфраструктуре бизнеса; — отдельные улучшения. Анализ существующих процессов.
Для того, чтобы оценить, как из указанных выше стратегий является наилучшей, необходимо четко разобраться в материальных и информационных потоках предприятия. Если проводимые реформы продиктованы отношениями с клиентами, то следует сфокусировать все внимание на вопросах обеспечения и поддержки клиента.
Вместе с тем можно воспользоваться появившейся возможностью и расширить область реформирования на другие процессы внутри организации. Если организация широко сотрудничает с другими предприятиями и располагает средствами взаимодействия со многими заказчиками и поставщиками , то в число рассматриваемых процессов стоит включить процессы взаимодействия с заказчиками, партнерами и поставщиками . Если основным стимулом реорганизации является желание внедрить методы «наилучшей современной практики», то необходимо провести широкомасштабное совершенствование бизнес — предприятия.
Процессы и бизнес-процессы
Для наглядного представления структуры бизнес — процессов, их взаимодействия используется функциональная модель в виде, регламентированном стандартом IDEF0. Визуально модель выглядит как система иерархических и взаимосвязанных диаграмм, но, по сути, представляет собой базу данных.
Важнейшей особенностью метода является то, что описание строится вокруг процессов, а не вокруг оргструктуры. Из описания процесса видно, кто в него вовлечен, то есть какие элементы оргструктуры задействованы, виден перечень работ, фактически выполняемых подразделением.
Чтобы вскрыть все проблемы, полезно рассмотреть основные процессы (как создание нового бизнеса, разработка нового продукта, поддержка и обеспечение заказчика) как с точки зрения руководства, то есть «сверху вниз», так и с точки зрения исполнителей работ. Рабочие семинары по отображению и документированию конкретных существующих процессов с точки зрения высшего руководства и конкретных исполнителей работ могут очень быстро указать на расхождения в понимании процесса.
При этом выявляются присущие процессу проблемы информационного и коммуникационного характера и реальные возможности рационализации процесса. Документирование существующего процесса совместно с заказчиками, партнерами показывает, что реально происходит при обмене информацией или продуктами.
Установив, что и как происходит в существующих процессах, следует перейти к поиску путей совершенствования процессов, экономии времени, усилий и ресурсов. Сущность анализа процессов заключается в изучении их характеристик и составных частей, таких как: — число и характер взаимосвязей между составными частями процессов; — затраты и их распределение внутри бизнес — процессов; — потенциал используемых ресурсов (персонала, оборудования, инфраструктуры); — фактическая загрузка используемых ресурсов.
Таким образом, выявляется фактическая картина состояния «как есть», что уже само по себе является чрезвычайно важным результатом, необходимым для принятия управленческих решений. Анализ и моделирование бизнес-процессов являются серьезным инструментом повышения эффективности работы предприятия, так как: — представление о работе предприятия как о выполнении совокупности бизнес — процессов позволяет руководителю по-новому взглянуть на процесс функционирования подчиненной ему структуры, а рядовым сотрудникам осознать свое место и обязанности в ней; — модель бизнес — процессов предприятия служит источником объективной информации о выполняемых функциях и связях между ними; — использование количественных характеристик (затрат на выполнение функции, производительности функции и механизма, мощности функции и механизма, коэффициентов загрузки) позволяет оценить оптимальность организации бизнес – процессов и их составляющих, определить источники потерь, контролировать целенаправленно вносимые в систему изменения, обеспечивать оптимальную работу предприятия и взаимодействие его работников при решении различных задач.
Определение необходимых реформ. На основе сложившегося понимания действующих процессов можно приступить к оценке возможных направлений реформ и определить, какие из существующих процессов нужно упростить, отладить или модифицировать. Обычно на этом этапе выявляется целый ряд возможных действий, и следует решить, какое из них больше всего подходит в конкретном случае.
Логическая последовательность действий по реформированию процессов должна начинаться с анализа возможности упрощения процесса и сокращения количества операций в нем за счет исключения операций, не приносящих прибавочной стоимости. Уменьшение количества операций может повысить эффективность, производительность, снизить производственные издержки.
При рассмотрении возможных усовершенствований процессов особое внимание следует уделить поддержке и обеспечению более тесного информационного взаимодействия всех субъектов, задействованных в проектно – конструкторских работах, в производстве и других этапах жизненного цикла продукта. Основная мысль – не следует применять информационные технологии для автоматизации существующих сложных процессов.
Упрощенные процессы можно перенести в более простую архитектуру и быстро внедрить «стандартные» прикладные программные средства. Вместе с тем применение технологии к существующим сложным процессам может привести к применению сложных архитектурных систем, высоким затратам, к растянутому во времени или бесконечному внедрению.
Результатами анализа и реинжиниринга бизнес — процессов являются: Рекомендуем посмотреть лекцию «4 — Операнды и режимы адресации операндов». — совершенствование организационной структуры; — совершенствование бизнес — процессов; — построение оптимальной модели информационных потоков, необходимой для настройки интегрированной системы управления. Планирование проведения реформ.
По завершении описанных выше работ необходимо задокументировать согласованные изменения в процессах и средства реализации таких изменений. Ожидаемый конечный результат документируется в форме модели процесса, часто определяемой как «должно быть». Очень важно, чтобы процессы реформирования и внесения изменений были ранжированы по приоритетам.
Необходимо определить приоритеты, последовательность работ по усовершенствованию процессов с учетом потребностей бизнеса, а также подготовить план взаимосвязанных действий и мероприятий. Первые мероприятия такого плана должны быть посвящены действиям, связанным с подготовкой к началу работ.
По некоторым процессам невозможно заранее предусмотреть все детали окончательного или предпочтительного решения. В таких случаях целесообразно предусмотреть выполнение пилотного проекта, в других же случаях, когда степень риска или неуверенности может быть меньше, достаточно лишь предусмотреть в графике реализации проекта этап апробирования.
Все новые процессы должны быть подробным образом задокументированы, поэтому любой план должен содержать работы по разработке и аудиту документации с тем, чтобы обеспечить соблюдение требований контроля качества или сертификации, например, по стандарту ISO 9000. Документирование бизнес — процессов позволяет решить задачу разработки и сертификации системы обеспечения качества продукции. Сама по себе система качества – это совокупность организационной структуры, ответственности, методик, процессов и ресурсов, необходимых для осуществления общего руководства качеством, которая охватывает все планируемые и систематически осуществляемые виды деятельности. Формально или, как говорят сами специалисты по ISO 9000, в узком смысле, это обязывает предприятие задокументировать аспекты производственной деятельности (или же деятельности , связанной с оказанием услуг), а также обеспечить реальное функционирование соответствующих бизнес — процессов в организации. Разработанные функциональные модели содержат все типовые элементы системы качества в соответствии со стандартами серии ISO 9000: выполняемые функции, персонал, документацию, полномочия и обязанности.
Поделитесь ссылкой:
Рекомендуемые лекции
- Краны
- Построение и редактирование диаграмм и графиков
- 4 — Операнды и режимы адресации операндов
- 7. Взаимоблокировка процессов
- 11. Струнные датчики
Источник: studizba.com
Совершенствование бизнес-процессов корпорации как направления генерации устойчивости
Одной из важнейших проблем современной организации является проведение ее реформирования в целях создания такой системы управления, которая бы удовлетворяла его запросы для наиболее эффективного достижения поставленных целей, быстрой адаптации к резко меняющейся рыночной среде.
В современной экономической литературе и практике широкое распространение получили следующие понятия, касающиеся вопросов совершенствования деятельности корпорации: «реформирование», «реструктуризация», «реорганизация», «реинжиниринг».
В целях определения различия между названными терминами, сходными как по звучанию, так и по значению, а также характера их взаимосвязи проведем этимологический анализ данных лингвистических конструкций. Все они образованы посредством единой аффиксальной морфемы «ре-». Данный префикс, в конструкции с самостоятельным словом, содержащим другую морфему − корень, отражает процесс изменения (возобновления) последнего.
Иначе говоря, реформирование подразумевает изменение формы, реорганизация − изменение организации, реструктуризация − изменение структуры и т.д. Следовательно, все различие между ними заключается именно в объекте производимых изменений. Отсюда, можно представить следующие концептуальные аспекты обозначенных категорий:
1) Реформирование − действия субъекта управления организационно-правовой структурой, направленные на внешние и внутренние изменения компании с целью улучшения положения на рынке.
2) Реструктуризация – структурные изменения предприятия в целях более эффективной организации бизнес-процессов предприятия, роста операционной эффективности хозяйствующего субъекта, т.е. выполнения сходных операций лучше, чем это делают другие контрагенты на рынке. Частный случай реформирования.
Реструктуризация проводится в трех направлениях: реструктуризация бизнеса, реструктуризация активов, реструктуризация управления.
Реструктуризация бизнеса – это адаптация предприятия к рыночным реалиям спроса и конкуренции.
Реструктуризация активов – это приведение масштабов предприятия в соответствии с масштабами бизнеса. Сегодня в промышленности доминирует тенденция выделения непрофильных активов и перехода на аутсорсинг.
Реструктуризация управления – это адаптация бизнес-процессов и организационной структуры предприятий к новым условиям функционирования.
Ключевая цель проведения реструктуризации – повышение конкурентоспособности, эффективности и устойчивости предприятия. Однако поскольку реструктуризация – комплексный процесс, затрагивающий все стороны деятельности компании, при ее проведении возникает ряд частных задач:
− оптимизация организационной и функциональной структур и системы управления компании в соответствии со стратегическими целями развития (при необходимости оптимизация стратегии и политики компании);
− реинжиниринг бизнес-процессов и, главным образом, процессов коммерческой и финансовой деятельности в целях улучшения показателей;
− обновление производственной базы;
− переориентация организации на прибыльные сегменты рынка;
− рациональное использование ресурсов компании;
− оптимизация количественного и качественного состава персонала.
Таким образом, реструктуризация – это не просто изменение организационной и функциональной структуры предприятия, она предполагает также изменение принципов и методов организации всех видов деятельности.
3) Реорганизация − проведение мероприятий, направленных на изменение организационно-правовой формы предприятия, слияние, положение либо выделение предприятий, с целью роста социальной и экономической результативности деятельности компании в условиях негативного влияния внешних факторов. Это частный случай реформирования и реструктуризации.
4) Реинжиниринг − процесс детального анализа бизнес-процессов в организационно-правовой структуре и их изменение с учетом передового опыта отрасли, результатов хозяйственной деятельности самого предприятия для повышения эффективности деятельности предприятия. Особая форма реструктуризации.
Концепция так называемого бизнес-процесса реинжиниринга (БПР) создана в 1990-х гг. и принята на вооружение почти всеми ведущими компаниями мира. БПР – это совокупность методов и средств, предназначенных для кардинального улучшения основных показателей деятельности компании путем моделирования, анализа и перепроектирования существующих бизнес-процессов.
Основные принципы реинжиниринга бизнес-процессов состоят в следующем:
1. Несколько работ объединяют в одну. В современных условиях функционирования предприятия большая часть времени по процессу тратится не на саму работу, а на взаимодействие между работами, которая является непродуктивной и не добавляет стоимости, то есть происходит сокращение времени на ожидание и другие неэффективные процедуры.
2. Исполнители самостоятельно принимают решения. Этот принцип позволяет минимизировать количество вертикальных взаимосвязей по процессу и дает возможность сотруднику быть готовым самому принимать отдельные решения, не тратя время на обращение к выше стоящему начальству.
3. Работы по процессу выполняются в ихестественном порядке. Этот принцип не требует дополнительных требований в процессе по изменению организационной структуры илиустоявшейся линейной технологии.
4. Работа выполняется там, где это наиболее целесообразно. Распределение функций должно исходить от процесса и необходимости его эффективного исполнения, а не от некогда закрепленных обязанностей.
5. Процессы имеют различные варианты исполнения. Вместо жестких и неадаптивных процессов внедряют процессы, ориентированные на максимальное число возможных случаев их реализации. Каждый из вариантов процесса выполняется в зависимости от сложившейся ситуации.
6. Уменьшается количество входов в процессы. Чтобы усовершенствовать процесс, следует просто убирать те входы, которые нужно сопоставлять с другими входами.
7. Снижается доля работ по проверке и контролю. Операции по проверке и контролю не добавляют стоимости, поэтому следует трезво оценить их стоимость в сравнении со стоимостью возможной ошибки, предотвратить или устранить которую они обязаны.
8. Снижается доля согласований. Требуется минимизация этих работ путем сокращения точек внешних (по отношению к процессу) контактов.
9. Ответственный менеджер является единственным контактным лицом по процессу. Для этого менеджер должен иметь доступ ко всем информационным системам, используемым в процессе, и ко всем исполнителям.
10. Сочетание централизованных и децентрализованных операций.
Последствия реинжиниринга бизнес-процессов заключается в следующем:
1. Происходит переход от функциональной структуры подразделений к так называемой проектной.
2. Работа исполнителей становится многоплановой. Работа исполнителей обогащается, а это может стать сильным фактором мотивации их труда.
3. Сотрудники не дожидаются контроля выполнения заданий, принимают самостоятельные решения и самостоятельно выбирают возможные варианты достижения целей, что значительно расширяет их полномочия.
4. Изменяются требования к подготовке сотрудников: в связи с многоплановостью выполняемых работ необходимо не только проводить курсы обучения по выполнению каких-либо конкретных работ, но и внедрять широкое образование своих сотрудников.
5. Изменяется оценка эффективности работы и оплаты труда. После проведения реинжиниринга внедрить систему оплаты от оценки деятельности к оценки результата. Поэтому предприятие может измерить эффективность работы сотрудников и оплатить ее в соответствии с полученным результатом.
6. Критерий продвижения в должности изменился. Продвижение по службе есть функция от способностей сотрудника.
7. Целью исполнителя становится удовлетворение потребностей клиента, а не потребностей конкретных начальников.
8. Функции менеджеров изменяются от контролирующих к тренерским. Его задача состоит теперь не в выдаче управляющих и контролирующих воздействий, а в помощи членам команды в решении проблем, возникающих у них в ходе выполнения процесса.
9. Изменяется роль высшего руководства. Уменьшение уровней управления приближает руководство к непосредственным исполнителям и клиентам.
Дальнейшее управление процессами позволит: переориентировать службы на достижение конкретного результата, значимого для клиента; достичь согласованности работы людей, объединенных вокруг процесса; изменить параметры процессов; непрерывно совершенствовать бизнес-процессы; повысить прозрачность и управляемость компании; создать систему показателей, адекватно отражающих ход и результат деятельности процессов.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
5.4. Реформирование процессов
Рано или поздно любая организация начинает чувствовать потребность в совершенствовании организационных и технологических процессов, происходящих внутри компании, и задумываться о выборе методологии и инструментов для решения этой задачи. В мире эта область активно развивается и именуется технологиями анализа и реинжиниринга бизнес – процессов (технологических, организационно — деловых, управленческих).
Анализ и реинжиниринг бизнес — процессов, как правило, включает в себя следующие этапы: — определение потребностей бизнеса; — анализ существующих процессов; — определение необходимых реформ; — планирование проведения реформ; — реализацию намеченных планов. Определение потребностей бизнеса.
Технологии анализа и реинжиниринга бизнес-процессов являются средством, которое дает возможность реформировать и усовершенствовать процессы деятельности предприятия. К таким процессам относятся проектно- конструкторские разработки, процессы снабжения и материально- технического обеспечения, технологические и производственные процессы, процесс сопровождения продукта после его продажи.
Любое мероприятие, связанное с внедрением CALS, должно быть обусловлено реальными потребностями предприятия. Это могут быть внутренние потребности, возникшие в ходе реализации общей стратегической задачи по повышению конкурентоспособности бизнеса, либо внешние потребности, возникшие в ответ на требования важного заказчика.
В обоих случаях присутствует наличие желания упростить и оптимизировать процессы. В зависимости от потребностей предприятия в оптимизации бизнес-процессов стратегия проведения работ может быть следующей: — автоматизация существующих процессов; — замена существующих процессов; — адаптация существующих процессов к особенностям новых систем, новым возможностям, новой инфраструктуре бизнеса; — отдельные улучшения.
Анализ существующих процессов. Для того, чтобы оценить, как из указанных выше стратегий является наилучшей, необходимо четко разобраться в материальных и информационных потоках предприятия. Если проводимые реформы продиктованы отношениями с клиентами, то следует сфокусировать все внимание на вопросах обеспечения и поддержки клиента.
Вместе с тем можно воспользоваться появившейся возможностью и расширить область реформирования на другие процессы внутри организации. Если организация широко сотрудничает с другими предприятиями и располагает средствами взаимодействия со многими заказчиками и поставщиками , то в число рассматриваемых процессов стоит включить процессы взаимодействия с заказчиками, партнерами и поставщиками . Если основным стимулом реорганизации является желание внедрить методы «наилучшей современной практики», то необходимо провести широкомасштабное совершенствование бизнес — предприятия.
Для наглядного представления структуры бизнес — процессов, их взаимодействия используется функциональная модель в виде, регламентированном стандартом IDEF0. Визуально модель выглядит как система иерархических и взаимосвязанных диаграмм, но, по сути, представляет собой базу данных.
Важнейшей особенностью метода является то, что описание строится вокруг процессов, а не вокруг оргструктуры. Из описания процесса видно, кто в него вовлечен, то есть какие элементы оргструктуры задействованы, виден перечень работ, фактически выполняемых подразделением.
Чтобы вскрыть все проблемы, полезно рассмотреть основные процессы (как создание нового бизнеса, разработка нового продукта, поддержка и обеспечение заказчика) как с точки зрения руководства, то есть «сверху вниз», так и с точки зрения исполнителей работ. Рабочие семинары по отображению и документированию конкретных существующих процессов с точки зрения высшего руководства и конкретных исполнителей работ могут очень быстро указать на расхождения в понимании процесса.
При этом выявляются присущие процессу проблемы информационного и коммуникационного характера и реальные возможности рационализации процесса. Документирование существующего процесса совместно с заказчиками, партнерами показывает, что реально происходит при обмене информацией или продуктами.
Установив, что и как происходит в существующих процессах, следует перейти к поиску путей совершенствования процессов, экономии времени, усилий и ресурсов. Сущность анализа процессов заключается в изучении их характеристик и составных частей, таких как: — число и характер взаимосвязей между составными частями процессов; — затраты и их распределение внутри бизнес — процессов; — потенциал используемых ресурсов (персонала, оборудования, инфраструктуры); — фактическая загрузка используемых ресурсов.
Таким образом, выявляется фактическая картина состояния «как есть», что уже само по себе является чрезвычайно важным результатом, необходимым для принятия управленческих решений. Анализ и моделирование бизнес-процессов являются серьезным инструментом повышения эффективности работы предприятия, так как: — представление о работе предприятия как о выполнении совокупности бизнес — процессов позволяет руководителю по-новому взглянуть на процесс функционирования подчиненной ему структуры, а рядовым сотрудникам осознать свое место и обязанности в ней; — модель бизнес — процессов предприятия служит источником объективной информации о выполняемых функциях и связях между ними; — использование количественных характеристик (затрат на выполнение функции, производительности функции и механизма, мощности функции и механизма, коэффициентов загрузки) позволяет оценить оптимальность организации бизнес – процессов и их составляющих, определить источники потерь, контролировать целенаправленно вносимые в систему изменения, обеспечивать оптимальную работу предприятия и взаимодействие его работников при решении различных задач.
Определение необходимых реформ. На основе сложившегося понимания действующих процессов можно приступить к оценке возможных направлений реформ и определить, какие из существующих процессов нужно упростить, отладить или модифицировать. Обычно на этом этапе выявляется целый ряд возможных действий, и следует решить, какое из них больше всего подходит в конкретном случае.
Логическая последовательность действий по реформированию процессов должна начинаться с анализа возможности упрощения процесса и сокращения количества операций в нем за счет исключения операций, не приносящих прибавочной стоимости. Уменьшение количества операций может повысить эффективность, производительность, снизить производственные издержки.
При рассмотрении возможных усовершенствований процессов особое внимание следует уделить поддержке и обеспечению более тесного информационного взаимодействия всех субъектов, задействованных в проектно – конструкторских работах, в производстве и других этапах жизненного цикла продукта. Основная мысль – не следует применять информационные технологии для автоматизации существующих сложных процессов.
Упрощенные процессы можно перенести в более простую архитектуру и быстро внедрить «стандартные» прикладные программные средства. Вместе с тем применение технологии к существующим сложным процессам может привести к применению сложных архитектурных систем, высоким затратам, к растянутому во времени или бесконечному внедрению.
Результатами анализа и реинжиниринга бизнес — процессов являются: — совершенствование организационной структуры; — совершенствование бизнес — процессов; — построение оптимальной модели информационных потоков, необходимой для настройки интегрированной системы управления. Планирование проведения реформ.
По завершении описанных выше работ необходимо задокументировать согласованные изменения в процессах и средства реализации таких изменений. Ожидаемый конечный результат документируется в форме модели процесса, часто определяемой как «должно быть». Очень важно, чтобы процессы реформирования и внесения изменений были ранжированы по приоритетам.
Необходимо определить приоритеты, последовательность работ по усовершенствованию процессов с учетом потребностей бизнеса, а также подготовить план взаимосвязанных действий и мероприятий. Первые мероприятия такого плана должны быть посвящены действиям, связанным с подготовкой к началу работ.
По некоторым процессам невозможно заранее предусмотреть все детали окончательного или предпочтительного решения. В таких случаях целесообразно предусмотреть выполнение пилотного проекта, в других же случаях, когда степень риска или неуверенности может быть меньше, достаточно лишь предусмотреть в графике реализации проекта этап апробирования.
Все новые процессы должны быть подробным образом задокументированы, поэтому любой план должен содержать работы по разработке и аудиту документации с тем, чтобы обеспечить соблюдение требований контроля качества или сертификации, например, по стандарту ISO 9000. Документирование бизнес — процессов позволяет решить задачу разработки и сертификации системы обеспечения качества продукции. Сама по себе система качества – это совокупность организационной структуры, ответственности, методик, процессов и ресурсов, необходимых для осуществления общего руководства качеством, которая охватывает все планируемые и систематически осуществляемые виды деятельности. Формально или, как говорят сами специалисты по ISO 9000, в узком смысле, это обязывает предприятие задокументировать аспекты производственной деятельности (или же деятельности , связанной с оказанием услуг), а также обеспечить реальное функционирование соответствующих бизнес — процессов в организации. Разработанные функциональные модели содержат все типовые элементы системы качества в соответствии со стандартами серии ISO 9000: выполняемые функции, персонал, документацию, полномочия и обязанности.
Ограничение
Для продолжения скачивания необходимо пройти капчу:
Источник: studfile.net
