В качестве вспомогательно описания используются компоновочные схемы, мнемосхемы, диаграммы Ганта и сетевые графики. Две последние удобно использовать для процессов управления проектами.
Развернутое описание бизнес-процесса может быть в любой удобной для предприятия форме, но должно содержать основные положения:
· полное наименование бизнес-процесса;
· владелец бизнес-процесса, отвечающий за перспективное планирование процесса;
· руководитель бизнес-процесса, отвечающий за текущее ведение процесса;
· входы бизнес-процесса (потоки, поступающие извне и подлежащие преобразованию);
· выходы бизнес-процесса (результаты преобразования);
· ресурсы, которыми располагает бизнес-процесс;
· бизнес-процессы внутренних и внешних поставщиков — источники входов;
· бизнес-процессы потребителей — пользователи результатов рассматриваемого бизнес-процесса;
· измеряемые параметры процесса;
· показатели результативности процесса.
Бизнес-процессы, входящие в систему СМК, подлежат документированию. Наиболее удобной формой описания является процедура. Бизнес-процесс может быть описан одной или несколькими процедурами, в зависимости от сложности. Удобно сделать единый вид для описания всех бизнес-процессов.
Для чего нужен регламент // Как правильно составить регламент // Atis Group
Бизнес-процесс должен быть охарактеризован некими показателями, чтобы процесс можно было измерить и оценить его эффективность. Все показатели входят в 4 основные группы:
Кроме того, принято выделять особые группы — группу индикаторов бизнес-процесса, группу требований, группу обеспечения желаемого протекания процесса, группу рекомендаций.
Группа индикаторов бизнес-процесса показывает степень достижения цели.
Группа требований включает в себя:
· условия производственной среды.
Группа обеспечения желаемого протекания процесса:
· инструкции по выполнению работ;
Группа рекомендаций:
Крупные бизнес-процессы целесообразно оформлять в виде отдельного документа «Регламента выполнения бизнес-процесса». Остальные бизнес-процессы могут быть оформлены в виде положений о подразделении и должностных инструкций.
В регламент следует заложить требования, обеспечивающие соответствие циклу Шухарта-Деминга:
· определение плановых показателей бизнес-процесса на следующий период;
· анализ владельцем бизнес-процесса отклонений от нормального хода процесса и их документирование;
· анализ результативности корректирующих мероприятий;
· формирование отчетности для вышестоящего руководства.
Разработка и описание бизнес-процессов — первый шаг на пути внедрения СМК на предприятии. Впереди — постоянная и кропотливая работа по их доведению до всего персонала, анализу и, в случае необходимости, внедрению корректирующих действий.
Что такое система бизнес-процессов?
Система бизнес-процессов — это последовательность связанных определенным образом действий, нацеленых на достижение поставленных бизнес-задач (См. Задачи стратегического менеджмента) и целей. Выстраивание и управление такой последовательностью предполагает использование управленческих алгоритмов, схем. Система складывается из взаимосвязанных бизнесс-процессов.
РЕГЛАМЕНТЫ. Регламентация бизнес-процессов. Я-Агентство. s1e11 18+
Осуществление небольшого проекта в рамках любой организации можно уже назвать бизнес-процессом. При этом этот проект может являться частью другого более крупного проекта. Вместе эти два проекта — уже некая система. [1]. Бизнес-процесс — это структурированный, измеряемый набор действий, направленных на получения конкретных результатов для конкретного клиента или рынка [2].
Термин на английском языке: Business process
Источник: studopedia.su
Внедрение
Облачные решения в бизнесе применяются для хранения и обработки информации. Такие решения пользуются спросом среди малого, среднего и крупного бизнеса. Небольшие организации переносят в облако почтовые сервисы, бухгалтерию, приложения для обмены данными. Крупные предприятия пользуются cloud-решениями для организации виртуальных офисов и контакт-центров.
Разделы
Регламент бизнес-процесса: что это такое и зачем он нужен
12.07.2021
Несколько слов о целесообразности и критериях качества регламентов компании
Александр Высоцкий, эксперт по стратегическому планированию и разработке организующих схем, основатель консалтинговой компании «Visotsky Consulting» — о важной части проектирования системы управления компанией.
Что такое регламент бизнес-процесса? Когда его нужно писать, чтобы он помог вашему бизнесу, а не стал пустой тратой времени? В этом материале на конкретном кейсе разберу случай, когда регламент бизнес-процесса действительно принес пользу компании. Также назову главный критерий, который поможет вам оценить качество написанного и взятого в работу регламента.
Что такое регламент бизнес-процесса
Это документ, который описывает, как происходит тот или иной бизнес-процесс. Например, в вашу типографию поступает заказ, и у вас есть бизнес-процесс его выполнения:
- Клиент дает задание на расчет, вы его производите.
- После идет продажа, клиент подписывает определенную форму, которая с заявкой и оплатой попадает в бухгалтерию.
- После того как все вопросы с деньгами и документами решены, заказ попадает в отдел предпечатной подготовки. В этом отделе файлы клиента обрабатываются, идет проверка на ошибки и корректировка.
- Далее заказ идет в печатный цех, и так до отгрузки продукции.
Регламент бизнес-процесса — документ, в котором этот путь четко описан. Проще говоря, уточняется, кто и что должен делать для успешного выполнения заказа в срок.
Как проверить качество
Есть только один способ проверки качества — воплотить написанное в жизнь. Запустите бизнес-процесс и проверьте, что происходит на самом деле, а не на бумаге. Недавно я одобрял схему нового бизнес-процесса в своей компании и понял, что есть один подвох: важно ответить на вопрос о том, а зачем мы вообще это делаем.
Чтобы проверить качество чего-то, нужно иметь отправную точку. Например, я хочу проверить качество салата цезарь в ресторане. Моей отправной точкой должно стать некоторое представление, каким, с моей точки зрения, должен быть этот салат. Какие ингредиенты нужны, а какие — нет? Какие вкусы являются допустимыми и недопустимыми?
Регламент как решение проблемы
Когда речь идет о проверке качества разработанного регламента бизнес-процесса, первый вопрос, который я задаю, звучит так: «А зачем вообще он был разработан? Какие проблемы вы хотели решить?»
В начале статьи я приводил пример описания бизнес-процесса в типографии. Схема взята из жизни, мы разрабатывали ее в нашей консалтинговой программе для клиента. В этой типографии заказы почти никогда не выполнялись в установленный срок, поэтому при разработке этого бизнес-процесса мы решали несколько задач:
- Во-первых, хотели разобраться, что было упущено, из-за чего конкретно происходили сбои в изготовлении и выполнении заказов.
- Во-вторых, хотели регламентировать бизнес-процесс таким образом, чтобы минимизировать сбои.
Проблемы в типографии
В этом примере сбои происходили по весьма идиотической причине. Например, продавец пообещал клиенту, что его заказ будет готов в течение двух недель. И это абсолютно нормальный срок. Но когда заказ поступал в отдел предпечатной подготовки, его сотрудники никак не могли получить файлы от клиента на следующий день после оформления заказа и подтверждения оплаты. Заказчики просто не выдавали их вовремя.
Были случаи, когда клиенты отправляли файлы на проверку через три дня или даже через неделю! Также они могли отправить не все документы, и приходилось еще какое-то время ждать, пока пришлют недостающие файлы или согласуют правки редактора-корректора. Из-за этого компания не успевала производить все работы в срок.
При этом в отделе предпечатной подготовки не было принято кричать караул, если клиент вовремя не подготовил файлы. А стоило бы поступить следующим образом: если клиент на следующий день после оформления не предоставил файлы, отправлять ему официальное уведомление, что сроки выполнения заказа смещаются, и точная дата будет установлена только тогда, когда будут получены конкретные файлы.
Как помог регламент
Это был упущенный кусочек бизнес-процесса, причем отдел предпечатной подготовки считал, что контролировать клиентов должны продавцы, и наоборот. В общем, обычное положение дел в несистематизированной компании. И мы смогли обнаружить проблему только с помощью описания бизнес-процесса. Когда мы его регламентировали, вся работа в типографии буквально начала летать.
Я не говорю о том, что они вовсе перестали срывать сроки, бывают разные ситуации. Но такие проблемы перестали быть постоянной частью игры.
Качество регламента бизнес-процесса можно оценить только по одному критерию: решает он проблемы компании или нет.
Вывод
Мне не очень нравится, когда регламенты бизнес-процессов разрабатываются только для того, чтобы в компании якобы был порядок в бумагах — это какая-то ерунда. Всегда должна быть конкретная проблема, которую необходимо решить с помощью регламента.
Оценить качество можно, посмотрев на него с точки зрения проблемы: устранили ли ее после внедрения регламента? Если нет, то вы действительно потратили время зря. Регламент бизнес-процесса должен решать существующие в компании проблемы, иначе в нем нет никакого смысла.
Источник: www.intercalation.ru
Регламент — понятие и виды, подробный обзор
Понятие регламент пришло в Россию из Франции. У него может быть несколько разных значений, поэтому слово широко используется в различных направлениях деятельности, включая научные процессы. Зачастую, регламентом называют какой-либо нормативный акт, описывающий выполнение конкретной работы.
1. Что такое регламент простыми словами
Регламент (от франц. «reglement») – это правила или установленный порядок действий, которые следует выполнить для достижения поставленной цели.
Регламент переводится как «свод правил». Например, кулинарный рецепт, также можно считать регламентом, так как в нем описывается процесс приготовления блюда, указан список ингредиентов и их количество. Ещё в рецепте установлен порядок приготовления, а также время. Но, в народе рецепт никогда не называют регламентом. Это понятие принято использовать в других областях.
Регламент – это документ, где описан порядок и этапы, которых следует придерживаться группе участников для выполнения какого-либо бизнес-процесса. Как правило, здесь указывают сроки начала и завершения процесса. В разговорной речи понятие часто используется для обозначения ограничений публичного выступления. Например, это может происходить на собрании в компании во время обсуждения разных вопросов.
2. Обозначение понятия регламент
В зависимости от сферы, в которой применяется понятие «регламент», он может иметь разное обозначение:
- Этапы проведения массового мероприятия. В первую очередь, речь идет о собраниях, заседаниях, конференциях и съездах участников разных представительных государственных органов;
- Документ, где описаны особенности выполнения конкретных действий. В данном случае, процесс возглавляет один человек, в чьём подчинении есть группа людей. Она набрана с целью выполнения текущего бизнес-проекта. В таком регламенте указывают сроки выполнения каждого из этапов;
- Совокупность правил, направленных на урегулирование работы какого-либо из учреждений. Также это может касаться конкретной организации или предприятия;
- Регламентом иногда называют нормативные акты международного назначения;
- Документ, устанавливающий обязательные требования, которые касаются объекта технического регулирования;
- Разновидность использующихся в ЕС документов, но их чаще всего называют постановлениями;
- Совокупность временно действующих или постоянных правил для урегулирования внутренней деятельности парламента, конкретного лица или нескольких представителей власти. Данный документ готовят, опираясь на действующие в государстве законы. Основной для формирования документа является Конституция. В данном случае, независимо от созыва, в парламенте формируют специальные комитеты. Их деятельность направлена на проверку выполнения всех требований по регламенту.
Понятие «регламент» используют для обозначения большого количества документов и сводов правил в зависимости от вида деятельности.
3. Особенности регламентов
Регламентом можно назвать любой документ, который разрабатывался и принимался ответственными лицами для урегулирования и оптимизации работы проекта, учреждения или сообщества. В нём поэтапно прописаны все шаги, а также ключевые моменты и требования, которые нужно обязательно выполнить. Иногда здесь указаны показатели, которых следует достигнуть по завершению проекта.
Например, если это бизнес-проект, для качественного и оперативного выполнения необходимо указать сроки, ресурсы (на которые можно опереться в процессе выполнения), а также рамки ответственности. Документу также может содержать обязанности и права каждого из участников проекта. Иногда это правила работы для комитетов, профессиональных сообществ, общественных учреждений или корпораций.
Регламент, это постоянный распорядок, отражающий особенности организации работы фирмы, правительственной палаты, политической партии или отдельных лиц. Такой же распорядок действует для контроля работы депутатов. Данные документы принимают совместно на голосовании всего парламента, опираясь на Конституцию и действующее законодательство.
Если необходимо отменить регламент, это можно сделать, обратившись к специальным комитетам, которые были созданы для контроля соблюдения прописанных в регламенте правил.
4. Какими бывают регламенты
На данный момент существует несколько разновидностей регламентов, которые используются как в отдельных обществах, так и во всех странах мира. При подробном изучении каждого из них можно заметить, что документы имеют большое отличие друг от друга. Всё зависит от сферы деятельности организации, сообщества или отдельной страны.
4.1. Административный регламент
Государством управляют специальные органы. Главной целью управленческого аппарата является защита прав и интересов жителей страны. Данное правило говорит о том, что для корректной работы государственных органов требуется взаимодействие с гражданами. Любой из них рано или поздно может обратиться в государственные органы за конкретными услугами.
Чтобы они предоставлялись в соответствии с законом, создают специальные административные регламенты, регулирующие исполнение государственных функций. В России, эти процессы осуществляются, опираясь на административную реформу. Функции административного регламента, это:
- Определение перечня государственных услуг, которые могут понадобиться юридическим или физическим лицам;
- Установить полномочия гос. органов и их права. Также здесь следует учесть ответственность сотрудников соответствующих ведомств на основании должностных инструкций;
- Установление обязанностей и вариантов взаимодействия органов. Имеется ввиду способ решения проблем, в том числе вопросов, которые касаются процесса передачи документов. Совместно органы должны определить порядок документооборота и распределить обязанности;
- Установление сфер, на которое могут воздействовать органы власти.
Административным регламентом называется правовой нормативный акт, который устанавливает порядок предоставления муниципальных или государственных услуг, а также определяет стандарты их предоставления.
Административный регламент нужен для того, чтобы создать прозрачную схему оказания государственных услуг. Также он помогает уменьшить коррупционную составляющую при работе государственных органов. Документ регламентирует действия госслужащих, что необходимо для повышения эффективности их действий, а также работы в целом.
Благодаря интернету, электронный документооборот становится всё популярнее. Бумаги передаются через современные электронные средства связи. Благодаря этому прогрессу, административный регламент постоянно совершенствуется, что положительно отражается на эффективности работы государственных органов, предоставляющих услуги.
4.2. Генеральный регламент
Другими словами, этот документы можно назвать уставом государственной службы. В первую очередь, он предназначен для простых граждан, проживающих в стране. Этот регламент впервые издали в начале XVIII века, а конкретно в 1720 г. Его главная особенность на тот момент, это регулирование системы делопроизводства. Это касалось коллегий, на тот момент нового типа учреждений.
Генеральный регламент регулировал порядок осуществления действий в решении разных вопросов. Также в документе необходимо было указать порядок ведения документооборота, а также способ взаимодействия властей с организациями. В 1833 г. генеральный регламент перестал существовать, так как утратил свою силу. Это произошло благодаря созданию нового свода законов Российской Империи, которые принимались с целью регулирования более важных сфер деятельности для государства.
4.3. Технический регламент
Этот документ устанавливает порядок, нормы, а также условия выполнения каких-либо задач. В момент перехода от плановой экономики к рыночной, необходимо было обязательно придерживаться ГОСТов. В первую очередь, негативные стороны этих правил ощутил на себе конечный потребитель. Чтобы обезопасить потребителей от некачественной продукции, в 2002 г. был разработан соответствующий закон.
Именно с этого момента были введены технические регламенты. Эти документы определяли обязательное требования касательно критериев безопасности производимой продукции. Также здесь устанавливались правила производства, а также были прописаны требования, обеспечивающие безопасность рабочих на производстве.
Данная разновидность регламентов разрабатывается специалистами, работающими в соответствующих сферах. Но, стоит понимать, что технический регламент не создают абсолютно для всего. Это требуется только в случае с той продукцией, которая может повлиять на здоровье граждан, сохранность их имущества, а также способной повлиять на природу.
Например, документ разрабатывают, чтобы производить невредную и полезную еду. Но при этом, он не может оказывать влияние на вкус колбасы, молока и т.д. Технические регламенты имеют юридическую силу в пределах ЕАЭС. Сюда входят Киргизия, Россия, Армения, Белоруссия и Казахстан. Говоря о Европейском Союзе, здесь действуют иные регламентирующие документы.
4.4. Регламент для управления бизнесом
Планомерно развивать бизнес, не организовав его работу на разных уровнях независимо от направления, невозможно без регламента управления. Он включает в себя инструкции, обязанности и правила, призванные регулировать деятельность компании и распределять задачи работников каждого из подразделений.
Чтобы иметь возможность развивать бизнес, необходимо создать регламенты на всех уровнях управления. В совокупности они сформируют системы управленческих регулирующих актов. В процессе создания организации, необходимо придерживаться следующих правил:
- опираясь на мнение и опыт участников бизнеса, следует сформировать главную идею компании. На этом этапе определяются цели, а также пути для их достижения;
- один из основополагающих этапов, это разработка устава компании;
- далее подписываются контракты между всеми учредителями, регулирующие совместную деятельность;
- следующей этап, это регистрация компании в ФНС;
- после этого необходимо приступить к формированию штатного расписания, а также положениях об оплате труда;
- один из последних этапов, это наем рабочих, а также заключение трудовых контрактов.
Такая разновидность регламентов необходима на этапе создания компании. В процессе её работы понадобятся другие регулирующие акты, которые следует определять, опираясь на сферу деятельности. Устанавливающие нормы, порядок, правила действий, а также управленческие регламенты могут иметь разное название, например, положения, инструкция или методические указания. Но, они все объединены единой сутью, а именно регламентированием ведения предпринимательской деятельности внутри конкретной организации.
Регламент можно считать регулирующей основой практически всех бизнес процессов. Это один из лучших способов организации деятельности предприятия, производства, публичных собраний или других событий. Правильно разработанный регламент поможет обеспечить плодотворную и корректную работу государственных органов.
Смотрите также видео «Алгоритм разработки регламента [Как создать и внедрить профессиональный стандарт?]»:
Источник: vsdelke.ru
