В этой статье мы рассказываем об эффективной модели решения проблем проектов, основанной на групповой динамике виртуальных рабочих групп. Показаны «узкие места» традиционной практики решения проблем через оперативные совещания. Предложено альтернативное решение, которое может быть построено на базе системы «Адванта».
1. Введение. Общий фон решения проблем в организациях
Основной вопрос в управлении проектами – как управлять людьми, как управлять отношениями (организационная и временная координация), а также как управлять процессом решения проблем проекта, когда решение проблемы проекта нам не совсем известно.
Лучшее решение проблемы часто можно найти только в процессе совместного взаимодействия с множеством сотрудников предприятия. Но каждый инициатор объявления проблемы в проекте может найти хорошее решение, когда используется, в т.ч., некая оптимальная модель решения проблем и стратегия решения проблем проекта, а также технические системы поддержки, позволяющие реализовать это процесс на практике (предложенное решение).
Инновационный бизнес: опыт, проблемы, решения
Цель воплощения рекомендаций:
- Получить эффективную модель решения проблем в группах сотрудников
- Разработать процесс совместного решения проблем проекта на основе данной модели в системе «Адванта»
2. Идеальная модель сотрудничества участников в целях решения проблем в проекте
Время от времени индивидуальные члены команды проекта должны выразить свою собственную точку зрения на проблемы проекта. Традиционно это проходит в формате совещаний (мы замечаем эмоции, чувства, сигналы и т.д.). В других случаях, те же самые специалисты хотят достигнуть согласия по способам решения проблемы, т.е. провести некоторое обсуждение с целью закрыть проблему.
Эти два набора процессов решения проблем мы обычно пытаемся «уложить» в формат проведения большого количества планерок, совещаний и встреч. При этом за одну встречу, мы пытаемся сформулировать проблему, обсудить и разделить представления о ней, принять решение по способам ее решения.
Но в реальности нам никогда не хватает времени для создания хорошего решения. Пример: идентификация проблемы «хищения материалов и комплектующих с площадки строительства» – поиск первопричины – политика и подходы руководства предприятия к реализации проекта. Воры приходят туда, где воплощается неправильная политика!
Здесь мы приводим некий пример идеальной упрощенной модели процесса решения проблем и принятия решений, который, вероятно, и является базовым процессом на типовом предприятии (Рис.1.). Отметим, что он состоит из двух процессов: 1- сбор расходящихся мнений или представлений по проблеме от участников проекта; 2- достижение согласия по проблеме, т.е. сведение представления о проблеме всех участников к единой точке зрения (точка принятия решений). Вся модель работает в рамках одного совещания.
Как ChatGPT решает проблему вагонетки
Рис.1. Идеальная модель процесса решения проблем и принятия решений
Можно не только заметить принципиальные отличия в этих двух процессах, но и догадаться, что совместить их в рамках одного совещания по решению сложной проблемы проекта практически невозможно (особенно с учетом уровня иерархии участников совещания – дирекция / ОКС / подрядчики, например). От совещания к совещанию проблемы накапливаются, мы не успеваем решить все.
В итоге, мы имеем слишком медленный процесс принятия решений по проблемам проекта, которые имеют высокий приоритет (проблема влияет на крупную компоненту проекта, требует участия многих лиц, требует времени для решения и ресурсы).
Табл. 1. Действия менеджеров в процессе решения проблем
В идеальной модели мы последовательно проходим этапы понимания новой проблемы, и собираем, в первую очередь, уже известные нам способы решения проблем, и стремимся принять «быстрые решения». Позже, когда решение по проблеме уже принято, за рамками быстрых решений могут «всплыть» другие, более корректные решения, но их уже никто «не услышит», потому что мы просто опоздали с новым предложением.
Таким образом, в традиционном способе решения проблем и принятия решений мы оказываемся не в состоянии собрать все мнения по проблеме, нам не хватает на это времени. Процедура решения проблем в проекте оказывается недостаточно качественной. Более того, сотрудники предприятия стремятся скрывать проблемы от глаз руководства (страусиная политика!).
Рассмотрим теперь реалистичную модель процесса решения проблем и принятия решений. В этой модели мы, в рамках открытой дискуссии среди причастных к решению проблемы сотрудников, осуществляем расширение своих представлений о проблеме, распределяя информацию о проблеме среди участников проекта в реальном масштабе времени в самой ранней стадии ее возникновения (даже когда она еще осознается как «рабочий вопрос»). Тем самым, мы получаем возможность захватить все мнения о проблеме и зафиксировать их в системе «Адванта».
3. Реалистичная модель процесса решения проблем и принятия решений
Современные системы управления проектами способны инструментально воплотить идеальную модель решения проблем и принятия решений. На рис.2. представлена расширенная модель решения проблем, в которой использована групповая динамика.
Она возникает (из теории), когда проблема объявлена в системе (создали абстрактное место представления проблемы проекта в системе «Адванта»– дискуссия, задача по проблеме). Далее, участники, которых пригласили для обсуждения («Адванта»), разделяют свое представление о проблеме, присоединяясь к дискуссии. Менеджер проекта или другое лицо, уполномоченное решить проблему, сводит все мнения к единому решению. Решение-инъекция – уйти от процесса решения проблемы в стиле «лицом к лицу», забывая собрать и распределить мнения других.
Рис.2. Групповая динамика, которая возникает при решении проблемы проекта за счет распределения представления о проблеме в системе «Адванта»
Расширение представлений о проблеме возможно только при поддержке этого процесса технической системой (корпоративной системой управления проектами).
Уровни решения проблем проекта внутри организации:
- Простые проблемы вовлекают в процесс решения менеджера проекта, функционального менеджера, технических экспертов;
- Умеренные проблемы вовлекают небольшую группу лиц, причастных к выполнению проектной задачи, поскольку проблема несколько увеличивается в размерах и требуется больше ресурсов для ее решения;
- Решение сложных проблем чаще всего предусматривает сотрудничество многих различных участников сети проекта, включая удаленных подрядчиков (т.е. совместное решение).
Уровень решения проблем определяет менеджер проекта или куратор проекта. И мы рекомендуем выносить на «вверх» умеренные или сложные проблемы. В любом случае, в системе «Адванта» формируется отчет по проблемам проекта, из которого можно легко попасть на страницу описания проблемы, руководитель или куратор может по своему усмотрению изменить статус проблемы и ее ранг. Для нас важно идентифицировать все проблемы в ранней стадии, не опасаясь критических оценок со стороны участников.
4. Рекомендации по повышению эффективности процесса решения проблем и принятия решений.
Цель решения проблем проекта:
- устранение текущей проблемы в задаче проекта
- уменьшение степени влияния проблемы на проект
- восстановление исходного состояния (до возникновения проблемы)
- уменьшение последствий влияния проблемы на проект
- идентификация и устранение корневой проблемы в деятельности по проекту
Модель процесса совместного решения проблем проекта.
Совместное решение проблем проекта предусматривает несколько шагов, которые, по сути, являются практическим воплощением реалистичной модели сотрудничества группы участников проекта (менеджер проекта, куратор проекта, начальник стройки, руководители функциональных подразделений и др.):
- Все шаги в этой модели взаимосвязаны. Каждый шаг основывается на информации, полученной в предыдущем шаге, и готовит информацию для выполнения следующих шагов.
- Сбор информации об источниках и признаках проблемы осуществляется как «виртуальный» обход всех участников, приглашенных для анализа проблемы и поиска решений, и сбор (регистрацию и хранение) их представлений о проблеме проекта. При этом используется механизм «организационной координации» — система уведомлений об открытии проблемы (дискуссия о проблеме, прикрепленная к той задаче проекта, в которой проблема обнаружена).
- Понимание проблемы и причин, поддерживающих ее существование в проекте, осуществляется через анализ зафиксированных представлений и мнений участников группы. Важность этого шага заключается в том, что в реальном масштабе времени мы учитываем (не пропуская) мнения всех причастных лиц, а не только присутствующих на традиционных «совещаниях по решению проблем». Большинство руководителей, которые начинают решать проблему проекта на планерках, не успевают проводить сбор всех мнений.
- Общая тенденция состоит в том, чтобы перескочить через стадию сбора мнений, анализа и сразу перейти в стадию принятия «быстрого решения». Обязательным условием нашего процесса является то, что менеджер проекта, или сотрудник, которому делегированы полномочия по решению проблемы, не должен пытаться сформировать решение, пока все условия, окружающие проблему, не поняты до конца.
- Эффективность процесса решения проблем характеризует «здоровье проекта», а также эффективность усилий менеджмента. Тренды в решении проблем задач проекта отражены в интегрированных отчетах по проблемам проекта. Чем меньше нерешенных проблем, тем лучше.
На Рис 3. представлена схема процесса совместного решения проблем, которая может быть реализована в решении системы «Адванта».
Рис.3. Поток работ в процессе решения проблем проекта в системе «Адванта»
5. Резюме
Решение проблем в реальном масштабе времени – это одна из стратегий управления кризисным проектом. В другом случае, мы бы не придавали этому аспекту никакого значения (ложное предположение о том, что у нас уже существует эффективный процесс принятия решений и решения проблем!). Теория и практика показывают, что это далеко не так.
Решение для проекта – организация совместного процесса решения проблем и принятия решений, которые адекватны для проекта, реализуемого в условиях высокой неопределенности (против замалчивания реальных проблем проекта или попытки быстрого решения в формате «быстрых решений»).
Поделиться в соц. сетях
Спасибо, Вы подписаны на рассылку!
С этого дня Вы будете регулярно получать полезные и исключительно практичные материалы по проектному управлению.
Станьте частью проектного сообщества!
Источник: www.advanta-group.ru
14 эффективных стратегий решения проблем |
Практика различных стратегий решения проблем может помочь профессионалам разработать эффективные решения проблем, с которыми они сталкиваются на работе и в повседневной жизни. В каждой отрасли, бизнесе и карьере есть свои уникальные проблемы, а это означает, что сотрудники могут применять разные стратегии для их решения. Если вы заинтересованы в том, чтобы научиться более эффективно решать проблемы, вам может помочь понимание того, как реализовать несколько распространенных стратегий решения проблем. В этой статье мы обсудим, что такое стратегии решения проблем, объясним, почему они важны, и перечислим несколько примеров стратегий решения проблем, которые вы можете попробовать.
Что такое стратегии решения проблем?
Стратегия решения проблем — это план, используемый для поиска решения или преодоления проблемы. Каждая стратегия решения проблем включает в себя несколько шагов, чтобы предоставить вам полезные рекомендации о том, как решить бизнес-проблему или отраслевую проблему. Эффективное решение проблем требует, чтобы вы определили проблему, выбрали правильный процесс для ее решения и следовали плану, адаптированному к конкретной проблеме, которую вы пытаетесь решить.
Почему важно понимать несколько стратегий решения проблем?
Понимание того, как работают различные стратегии решения проблем, важно, потому что разные проблемы обычно требуют, чтобы вы подходили к ним по-разному, чтобы найти наилучшее решение. Овладев несколькими стратегиями решения проблем, вы сможете более эффективно выбирать правильный план действий при столкновении с трудностями в будущем. Это может помочь вам быстрее решать проблемы и развивать более сильные навыки критического мышления.
Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)
14 типов стратегий решения проблем
Вот несколько примеров стратегий решения проблем, которые вы можете попрактиковать, чтобы увидеть, какие из них лучше всего подходят для вас в различных ситуациях:
1. Определите проблему
Потратив время на определение потенциальной проблемы, вы сможете определить определенные элементы для создания плана их решения. Разбивка различных областей и возможных решений проблемы может помочь вам понять, насколько серьезной может быть проблема, и какие стратегии следует применить для ее решения.
Например, компания с высокой текучестью кадров может сосредоточиться на быстром найме новых сотрудников, чтобы решить насущную проблему нехватки персонала. Если менеджер по найму потратил время на определение проблемы, он может понять, что конечная причина нехватки персонала заключается в том, что их система адаптации затрудняет акклиматизацию новых сотрудников к культуре компании. Обладая этими знаниями, менеджер по найму может выделить дополнительные ресурсы для разработки более эффективного и доброжелательного процесса адаптации, чтобы повысить удержание сотрудников.
2. Визуализируйте проблему
Вы можете испытывать затруднения при оценке всего масштаба проблемы или ситуации, если вы тесно связаны с ней. В этих случаях постарайтесь визуализировать проблему, сосредоточив внимание на каждом отдельном элементе. Например, если вы ремонтируете принтер в своем офисе, который не работает должным образом, вы можете визуализировать различные компоненты принтера, такие как лоток для бумаги или чернильные картриджи, чтобы определить ключевую проблему. Как только вы определите это, ваша проблема может быть намного проще решить.
3. Нарисуйте схему проблемы
Хотя визуализация проблемы может быть полезной, может быть легче понять более сложную проблему, если вы сможете ее увидеть. Попробуйте нарисовать рисунок или схему, чтобы проиллюстрировать ситуацию. Например, если вы хотите повысить скорость разработки и продажи продукта вашей командой, вы можете проиллюстрировать несколько этапов этого процесса, чтобы определить потенциальные области для улучшения.
4. Разбейте проблему на более мелкие части
Может быть полезно разбить большие проблемы на более мелкие части или этапы. Это позволяет вам сосредоточиться на решении каждой небольшой части проблемы по отдельности, что может быть более управляемым. Начните с определения требований для решения этой проблемы. Вы можете спросить себя, чего вы пытаетесь достичь и какие препятствия вам нужно преодолеть.
Составьте список каждой важной задачи, о которой вы думаете. Затем организуйте каждый шаг, перечислив их в том порядке, в котором они должны быть выполнены. Наконец, разделите список, назначив разные задачи отдельным членам вашей команды.
5. Переосмыслите проблему
Если проблема кажется неразрешимой, подумайте о том, чтобы переопределить ее. Например, если компания, на которую вы работаете, хочет разработать определенный продукт и для этого ей нужны дополнительные ресурсы, вы можете переопределить проблему, спросив, почему компания вообще хочет разработать этот продукт.
Вы можете обнаружить, что ваш бизнес хочет разработать этот продукт, потому что на него существует высокий потребительский спрос. Вместо того, чтобы сосредотачиваться на том, как бизнес может создать этот конкретный продукт, вы можете решить, что более целесообразно определить другой продукт с высоким потребительским спросом, для производства которого у вашего бизнеса есть ресурсы.
6. Соберите и систематизируйте информацию о проблеме
Конкретное действие может вызвать проблему, которая со временем усиливается. Сбор информации о проблеме и организация ее в виде диаграммы, таблицы или списка может помочь вам определить, существует ли основная закономерность.
Например, если вы хотите предсказать срок службы ноутбука, который производит компания, вы можете собрать данные от клиентов, которые сообщали о проблемах со своим ноутбуком за последний год. Затем вы можете использовать диаграмму, чтобы классифицировать возраст ноутбуков и насколько серьезными были проблемы, о которых сообщали клиенты, чтобы помочь вам точно определить средний срок службы ноутбука.
7. Работайте в обратном направлении
Иногда лучший способ решить проблему — работать в обратном направлении, чтобы решить ее. Это может быть полезно, если вам нужно воссоздать определенные события, чтобы найти основную причину проблемы. Например, производитель автомобилей может захотеть произвести автомобиль, который лучше, чем новейшая модель его конкурента. Для этого они могут перепроектировать автомобиль своего конкурента, чтобы определить, как они его разработали. Затем они могут повторить шаги, предпринятые их конкурентом, для создания нового автомобиля, который станет еще лучше.
8. Используйте метод Киплинга
Метод Киплинга, названный в честь стихотворения Редьярда Киплинга «Я держу шестерых честных слуг», является популярной системой, используемой для определения проблем. В нем выделяются шесть важных вопросов, которые вы можете задать в следующий раз, когда вам нужно будет преодолеть трудности. Вот эти шесть вопросов:
- В чем проблема?
- Почему проблема важна?
- Когда возникла проблема и когда ее нужно решить?
- Как возникла проблема?
- Где возникает проблема?
- Кого затрагивает проблема?
Ответив на каждый из этих вопросов, вы сможете определить, какие шаги необходимо предпринять для ее решения.
9. Используйте свой прошлый опыт
Потратьте время, чтобы подумать, сталкивались ли вы с ситуацией, похожей на вашу текущую проблему, в прошлом. Это может помочь вам провести связи между различными событиями. Спросите себя, как вы подошли к предыдущей ситуации, и адаптируйте эти решения к проблеме, которую вы сейчас пытаетесь решить. Например, компания, пытающаяся вывести на рынок новую линию одежды, может рассмотреть маркетинговые тактики, которые они использовали ранее, такие как реклама в журналах, кампании влиятельных лиц или реклама в социальных сетях. Анализируя, какая тактика работала в прошлом, они могут снова создать успешную маркетинговую кампанию.
10. Пригласите фасилитатора
Если вы пытаетесь решить сложную проблему с группой других людей, привлечение фасилитатора может помочь повысить вашу эффективность и стать посредником в вашем сотрудничестве. Наличие беспристрастной третьей стороны может помочь вашей группе сосредоточиться на задаче, задокументировать процесс и вести более содержательный разговор. Подумайте о том, чтобы пригласить ведущего на следующее групповое собрание, чтобы помочь вам найти лучшие решения.
11. Используйте метод проб и ошибок
Если у вашей проблемы есть несколько решений, и вы пытаетесь найти наилучшее, может оказаться полезным метод проб и ошибок. Составьте список нескольких возможных решений, а затем попробуйте их одно за другим. Делайте заметки по мере прохождения, чтобы вам было на что ссылаться после завершения испытаний. Затем используйте эту информацию для определения наиболее эффективного решения.
12. Разработайте матрицу решений для оценки
Если вы разрабатываете несколько решений проблемы, вам может потребоваться определить, какое из них является лучшим. Матрица решений может быть отличным инструментом, помогающим вам подойти к этой задаче, поскольку она позволяет ранжировать потенциальные решения. Некоторые факторы, которые вы можете проанализировать при ранжировании каждого потенциального решения:
- Своевременность
- Риск
- Управляемость
- Расход
- Практичность
- Эффективность
После того, как вы решили, какие факторы включить, используйте их для ранжирования каждого потенциального решения, присвоив взвешенное значение от 0 до 10 в каждой из этих областей. Например, одно решение может получить 10 баллов по фактору своевременности, потому что оно отвечает всем требованиям, а другое решение может получить только семь. После того, как вы оценили каждое из ваших потенциальных решений на основе этих факторов, сложите общее количество баллов, полученных каждым решением. Решение с наибольшим количеством баллов должно соответствовать наиболее важным критериям.
13. Попросите помощи у сверстников
Получение мнений от ваших коллег может открыть вам новые перспективы и уникальные решения. Друзья, члены семьи или коллеги могут иметь разный опыт, идеи и навыки, которые они могут использовать, чтобы помочь вам найти наилучшее решение вашей проблемы. Подумайте о том, чтобы попросить разных коллег или сверстников рассказать, что бы они сделали, если бы оказались в вашей ситуации. Даже если вы не примете ни одно из их предложений, беседа может помочь вам обдумать свои идеи и прийти к новому решению.
14. Отойдите от проблемы
Если проблема, над которой вы работаете, не требует немедленного решения, рассмотрите возможность отойти от нее на короткий период времени. Вы можете сделать это буквально, совершив прогулку, чтобы очистить свой разум, или образно, отложив проблему на несколько дней, пока вы не будете готовы вернуться к ней снова. Если вы дадите себе время отдохнуть, заняться спортом и позаботиться о своем благополучии, это может облегчить решение проблемы, когда вы вернетесь к ней, потому что вы можете чувствовать себя энергичным и сосредоточенным.
Источник: buom.ru
Понимание управления вопросами в бизнесе (плюс шаги)
Существует несколько мер, которые компании могут использовать для разработки стратегии и предотвращения любых потенциальных проблем в своем бизнесе. Несколько примеров проблем, которые компании надеются обойти, включают неисправности продукции, негативную огласку в социальных сетях и потенциальные экологические проблемы, которые компания может вызвать. Один из способов избежать подобных сценариев — нанять команду по управлению проблемами, которая будет отслеживать возможные ситуации до того, как они станут проблемами. В этой статье мы обсудим, что такое управление проблемами, отличие управления проблемами от кризисного управления и шесть шагов, необходимых для эффективного управления проблемами.
Что такое управление проблемами?
Проблема — это ситуация, которая может оказать негативное влияние на компанию, и задача команды по управлению проблемами — быть в курсе всех проблем, с которыми может столкнуться компания. Некоторые организации прибегают к помощи команды по управлению проблемами для изучения развивающихся тенденций или событий, которые могут привести к возникновению проблемы. Если они видят потенциальную проблему, они разрабатывают и реализуют план, чтобы максимально предотвратить ситуацию. Проактивность помогает предприятию поддерживать хорошие отношения между собой и заинтересованными сторонами.
Управление проблемами против. управление кризисом
Хотя управление проблемами и антикризисное управление похожи тем, что оба они решают проблемы, чтобы избежать негативного исхода, их главное отличие заключается в том, что компании используют управление проблемами, чтобы полностью избежать кризиса. Вот список различий между управлением проблемами и управлением кризисом:
Выбор
Управление проблемами предоставляет вам больше возможностей выбора, чтобы вы могли рассмотреть преимущества каждого варианта, а затем выбрать тот вариант, который принесет наибольшую пользу бизнесу. Кризисное вмешательство предоставляет меньше возможностей для выбора, потому что, как только вы дошли до этого момента, чрезвычайная ситуация уже возникла. По мере развития кризиса становится все меньше возможностей выбора, и времени на подготовку нескольких вариантов остается мало.
Определенность
Когда возникает проблема, обычно еще есть время для изучения важной информации, например, сбора мнений заинтересованных сторон, поиска фактов и получения мнений от экспертов. Имея всю эту информацию, вы можете чувствовать себя более уверенно в своем окончательном решении относительно плана. Во время кризиса меньше времени для проведения хорошо информированного исследования, и вам может потребоваться принять решение о плане действий, не зная всех фактов, поскольку ситуация более чувствительна ко времени.
Срочность
Скорость вашей реакции на ситуацию зависит от того, вовлечены ли вы в проблему или в кризис. При управлении проблемами ситуация, как правило, менее срочная, и есть время оценить происходящее и принять оптимальное для компании решение. При управлении кризисом ситуация уже сложилась, и решение необходимо принимать незамедлительно.
Стоимость
Как управление проблемами, так и управление кризисом позволяют справиться с издержками любой ситуации, чтобы сохранить ее как можно дольше. При возникновении проблемы команда по управлению проблемами обычно может обдумать наиболее экономически эффективные действия, прежде чем приступить к их решению. Когда случается кризис, экономия денег становится менее приоритетной, поскольку команда антикризисного управления работает над спасением бизнеса и тех, кто работает в компании.
Непрерывность
Управление проблемами — это постоянная деятельность в рамках бизнеса. Чтобы избежать потенциального кризиса, команда по управлению проблемами имеет регулярные рабочие часы в компании и работает ежедневно, чтобы найти потенциальные проблемы до их возникновения, чтобы снизить вероятность их перерастания в кризис. Кризисное управление может нарушить нормальный рабочий процесс организации из-за неожиданности ситуации и срочной необходимости справиться с ней как можно быстрее. Команды антикризисного управления не являются постоянной частью бизнеса, поскольку они обычно формируются только тогда, когда руководители нескольких отделов собираются вместе, чтобы справиться с дилеммой в случае кризиса.
Время
Временные рамки, в течение которых длится проблема, могут значительно отличаться от кризиса. проблема может растянуться на более длительный период, от нескольких недель до нескольких месяцев и даже лет, в зависимости от проблемы. Команда антикризисного управления обычно справляется с кризисом в более короткие сроки, хотя последствия кризиса могут быть более длительными, чем сам кризис.
Воздействие
Влияние, которое проблема может оказать на компанию, может повлиять на ее репутацию, лицензию на деятельность, цену акций или способность поддерживать или расширять организацию в дальнейшем. Хотя эти последствия могут возникнуть из-за кризиса, непосредственный кризис с большей вероятностью повлияет на людей или окружающую среду, вовлеченных в кризис, а также на способность компании двигаться вперед после кризиса.
Результат
Хотя и в случае проблем, и в случае кризисов предполагается, что из ситуации выйдет что-то положительное, обычно у проблемы больше шансов на положительный исход, чем у кризиса. Когда в компании возникает проблема, у команды по решению проблем обычно есть больше времени на исследование потенциальных решений, которые являются экономически эффективными, и они надеются представить более выгодный результат. Во время кризиса, скорее всего, уже произошла ситуация, в которой наилучшей стратегией для компании является минимизация ущерба, чтобы компания могла в конечном итоге преодолеть проблемы, возникшие во время кризиса.
6 шагов управления проблемами
При возникновении потенциальной проблемы полезно иметь команду по управлению проблемами, которая поможет разработать стратегию и создать оптимальный план, чтобы избежать дальнейших проблем. Чтобы избежать перерастания проблемы в кризис, полезно иметь официальную стратегию. Вот список из шести шагов, которые вы можете предпринять, чтобы обеспечить эффективный процесс управления проблемами в вашем бизнесе:
1. Выявить проблемы и тенденции
Чтобы проблема не превратилась в кризис, первым шагом должно стать определение потенциальных проблем и того, как они могут повлиять на бизнес. Команда управления вопросами ищет развивающиеся тенденции на различных платформах, которые могут заинтересовать организацию. Такими тенденциями могут быть новая тема, обсуждаемая в социальных сетях, или изменения в законодательстве, которые могут повлиять на бизнес. Команда обычно изучает тенденции внутри компании, например, текущие бизнес-стратегии, возможность утечки данных или распространения сотрудником информации о компании в социальных сетях.
2. Оцените влияние и установите приоритеты
Следующий шаг — оценка влияния потенциальной проблемы на компанию. Вы можете разделить воздействие на такие категории, как высокое, среднее и низкое. Чем выше потенциальное воздействие проблемы, тем важнее для команды управления проблемами справиться с ней до того, как ситуация станет кризисной.
3. Определите позицию по вопросу
Совместно с остальными членами команды по управлению проблемами определите план действий. При составлении плана необходимо учитывать такие аспекты, как общая стоимость и время на его выполнение. Часто команды составляют и рассматривают множество планов, прежде чем выбрать тот, который, по их мнению, является наилучшим вариантом и, скорее всего, будет иметь положительный результат для бизнеса. Иногда команды выбирают сразу несколько планов, чтобы повысить вероятность решения проблемы.
4. Разработать ответные меры
После принятия решения о плане действий команда совместно работает над его разработкой. Темы, которые они рассматривают при разработке ответных мер, включают в себя то, какой информацией они могут поделиться о текущей проблеме, как она будет представлена средствам массовой информации, список людей, которым разрешено говорить о ситуации, и решение о том, как они планируют сообщить о проблеме внутри компании.
5. Реализовать стратегию
Затем команда управления вопросами приступает к реализации плана. Команда доносит план до внутренних сетей внутри компании, а также до внешних сетей, таких как общественность и СМИ.
6. Отслеживайте проблему и оценивайте свою стратегию
После начала реализации плана вы можете оценить, насколько успешными были ваши стратегии в снижении риска перерастания ситуации в кризис. При оценке успеха следует рассмотреть такие вопросы, как общее влияние на бренд и репутацию компании, тип обратной связи, которую вы получаете от сотрудников и клиентов, предприняла ли ваша команда все необходимые шаги для разрешения ситуации, и было ли освещение в СМИ положительным, отрицательным или нейтральным. На основании результатов анализа вы сможете решить, нужно ли вносить какие-либо изменения или дополнения в стратегии в будущем.
Ключевые слова:
- indeed.com
Источник: hr-portal.ru