С течением определённого периода в каждой компании начинают накапливаться различные процессы и схемы, когда-то придуманные, но давно не функционирующие. Абсолютным чемпионом среди ответов на множество вопросов «Почему делается именно так, а не иначе?» является ответ «Так сложилось». Некоторая система существует, потому что она не то, чтобы очень эффективна, а потому, что подобная стратегия была всегда. Что необходимо для того, чтобы бизнес решения были наиболее эффективными?
Анализ существующего состояния бизнеса
Прийти по окончанию к лучшим бизнес решениям позволит тщательный анализ прошлых ошибок в деятельности компании и существующего состояния фирмы. Решение новых задач требует особого масштабирования привычных и понятных методов. Однако, в восьмидесяти процентах планируемый результат остаётся недосягаемым. При этом руководство компании преследует определённые цели – удвоить объём продаж, оптимизировать расходы, сменить оборудование. Каким образом найти в каждой ситуации наиболее оптимальное и лучшее решение и не только найти, но и успешно реализовать его без каких-либо потерь в будущем?
ТРИЗ в бизнесе: решение задач и получение прибыли
В условиях существующей конкуренции появляются определённые стимулы обновить бизнес процесс. Существуют четыре достаточно простых метода уникального тестирования, которые помогут отыскать следующие эффективные решения в бизнесе. Каждый способ обладает определёнными производственными вопросами, которые сумеют подсказать необходимое направление в дальнейшем развитии компании. В совокупности они позволяют подробно рассмотреть непосредственный процесс организации фирмы, дать подробную оценку достоинствам компании и указать на те ошибки оптимизации управления, которые тормозят развитие.
Метод 1. Работа с материальными ресурсами
Если представить себе ситуацию, в которой достаточное количество сотрудников, клиентов, поставщиков, но не достаточный уровень финансовых ресурсов, то станет ясно, что материальные ресурсы компании, которые обеспечивают сам процесс работы, имеют трудности.
В подобной ситуации необходимо вновь тщательно продумывать, как лучше суметь организовать ежедневную деятельность компании, а также, что за материальные составляющие могут быть задействованы в данном процессе. Важно задаться такими вопросам: «Почему необходим именно этот ресурс?», «В каком объёме необходим ресурс?», «Как лучше использовать данный ресурс?»
Ключевой задачей является поиск оптимальной точки предела, где материальные ресурсы исчерпывают собственные возможности. Необходимо дать максимальный прогноз этой задаче, чтобы она вдруг не выявилась неожиданностью и сбалансировала деятельность абсолютно всех служб. При этом, следует задуматься, что производство является лишь частью общей цепочки и требуется повышать его эффективность. Увеличение его пропускной способности ранее предшествующих и последующих после звеньев цепи также является важной задачей в бизнесе.
Пример существующей проблемы:
Управляющему фабрикой по производству определённой продукции необходимо срочно повысить на тридцать процентов производительность. Вначале управленцы действуют привычной стратегией – они увеличивают продолжительность рабочего дня, вводят на производстве вторую смену, однако данные меры мало помогают. Даже обработка новых материалов не даёт ожидаемых результатов. В подобном случае необходимо представить всю ситуацию с самого начала – вообразить, что компания имеет человеческий и сырьевой ресурсы, но не имеет оборудования.
Учитывая требуемую скорость увеличения объёма, необходимо точно определить предел каждого ресурса. Для этого нужно выявить окончание запаса мощности производственных цехов, когда произойдёт нехватка свободных материалов и продукции. Также важно знать, смогут ли поставщики успеть предоставить требуемый объём сырья к оговоренному сроку. Все точки предела обязаны отмечаться в календаре производства, чтобы подготовить схему заранее с учётом соотношения увеличения объёмов и денежных возможностей.
Решение проблемы:
Первоначально был определён необходимый предел. Удешевление процесса и увеличение объёма возможно только при новом оборудовании, которое позволит повысить производительность на необходимые тридцать процентов. Но для этого требовалось ресурс старого оснащения, а также предел для приобретения нового оборудования.
С прежним объёмом производства можно было бы использовать старую мощность. Для достижения своей новой стратегической цели компания запланировала пять лет. В тоже время технологи фирмы должны оценить возможный объём с использованием старых ресурсов, максимально приближенных к реальной деятельности, чтобы продажи не опередили производство.
Преуспевание в бизнесе: ценные советы
Эффективное решение бизнес задач сохраняет бюджет и позволяет справиться с запланированными объёмами производства. Расчёты показывают приблизительную ситуацию спустя несколько месяцев. Подобным методом компания сразу выделяет все необходимые суммы, что не ударяет по бюджету.
Также немаловажным был фактор возможности производственных станков справиться с необходимым объёмом работы. При этом финансовые возможности ограничивали нужный выбор. В результате пришлось остановиться на специальном оборудовании, которое, возможно, исчерпает свои ресурсы спустя три года. После производительность оборудования просто перестанет повышаться.
То есть, расчёты оказались верны – за три года оборудование сумеет себя окупить, а также принести желаемую прибыль. После компания сумеет приобрести точно такое же оборудование.
Предположительно на начальном этапе количество старых станков заменит точно такое же количество новых. Спустя три года добавятся ещё новые станки, а ещё через три года оборудование будет списано, при этом полученный доход позволит приобрести один дорогостоящий станок, заменяющий несколько штук устаревших производственных станков.
Метод 2. Работа с человеческим ресурсом
В ситуации, когда есть материальные и финансовые ресурсы, есть поставщики и клиенты, но нет надлежащего количества персонала, требуется пересмотреть весь состав сотрудников. При этом необходимо поставить перед собой следующие вопросы: «Почему в компании существует подобная организационная структура?», «Как она отражает существующую схему бизнеса?», «Отвечает ли персонал задачам компании?»
Пример существующей проблемы:
В крупном холдинге отчёт готовило сто различных специалистов. При этом сотрудники компании трудились по старой и привычной за долгие годы схеме. Информация с разнообразных розничных точек оформлялась в соответствующую таблицу, после чего экономистами формировалась следующая таблица, в которой показатели группировались по финансовой ответственности.
Таким способом определялись, кто укладывается в бюджет компании. Лишь после этого сведения поступали в центральный офис холдинга. Его финансовая служба подготавливала ещё один отчёт по различным направлениям деятельности.
С ростом компании увеличивались и финансовые службы, и расходы. Процесс оформление таблиц занимал около трёх месяцев, поэтому скоро управление компанией вынуждено было сократить сроки составления отчётности.
Решение проблемы:
Для решения подобной проблемы был выбран метод, основанный на опросах, которые позволяют провести очень глубокий и действенный анализ для выяснения необходимых действий на самых нижних уровнях системы. В итоге оптимизации управления была разработана особая программа с достаточным количеством вложения денежных средств и обучением сотрудников. Результат был достигнут совсем скоро – сократилась финансовая служба, а сроки отчётности ожидаемо уменьшились.
Метод 3. Работа с производственным процессом
В случае, если перед ассистентом отдела продаж стоит бизнес задача увеличить продажи компании, не нанимая при этом новый персонал, можно ли подключить новые ресурсы? А также, сколько времени необходимо на непосредственный процесс? Быстрое принятие бизнес решений позволит повысить нужную производительность.
Пример существующей проблемы:
Предприятие занимается производством упаковки. Маркетологи запускают новую рекламную компанию, вследствие чего резко увеличивается поток клиентов. Для того, чтобы клиенты не были утеряны, в короткий срок организовывалась правильная работа отдела продаж. При этом штат вовсе не расширяется. То есть персонал компании работает на предложенных руководством условиях.
Решение проблемы:
Поставленную бизнес задачу помог решить вышеописанный метод. Данная идея была предложена финансовым директором и заключалась в предварительном анализе деятельности сотрудников компании. При этом на протяжении всего месяца записываются и прослушиваются необходимые телефонные разговоры.
Оказалось, что персонал компании не умеет выстраивать необходимую беседу с клиентом надлежащим образом таким образом, чтобы получить желаемый результат. Поэтому руководство компании решило внедрить применение скриптов, что стало эффективным бизнес решением. Позднее была проведена сегментация общей клиентской базы.
Идеи беспроигрышного бизнеса
В вышеописанной бизнес идее рассчитывалось определённое время, затраченное менеджером компании на переговоры по телефону. Затем данное время делилось на общее количество баллов для получения результата оптимального времени беседы. Была определена периодичность рабочих звонков, а работа со скриптами построена таким образом, что время менеджера компании было строго ограничено. При этом некоторых неэффективных сотрудников пришлось всё же сменить.
Все нововведения показали отличный результат. Продавцы принимали участие в процессе вместе с принятием необходимых решений. При этом беседы продавцов вносились в специальную форму, и информация оставалась внутри компании, не связанная с конкретным сотрудником фирмы. При этом заказы были разделены, а для работы с постоянными клиентами создана форма для заказа на сайте компании.
За сделку с постоянным клиентом процент сотруднику был несколько понижен, однако персонал очень быстро понял, что данное решение было выгодным. Бонус начислялся за самостоятельные действия клиентов. Это позволило освободить время менеджеров на деятельность с разработкой новых входящих заказов. А за три месяца были увеличены продажи упаковки.
Метод 4. Работа со временем
В ситуации, когда в наличии есть все необходимые ресурсы и требуется в несколько раз быстрее достичь нужных показателей в месячном обороте, необходимо понимать, почему именно данный процесс занимает такое количество времени. Обнаружить необходимое решение не просто. Иногда помогает увеличение нагрузки на уже существующие ресурсы.
Пример существующей проблемы: компания занимается реализацией машинного масла. Её ежемесячный оборот необходимо получить за две недели. Какое решение может помочь в данной бизнес задаче?
Решение существующей проблемы:
Вариант подбирается по максимально сформулированным вопросам. Ставка делается на расширение рынка сбыта. При этом к традиционному опту добавляется розница, благодаря электронной торговле. Был разработан специальный сайт и введена онлайн форма розничного заказа. На решение проблемы ушло около четырёх месяцев.
Нововведение позволило розничному покупателю самостоятельно сформировывать необходимый ему заказ, проверяя наличие товаров на складе компании и наблюдая за выполнением заказа. Также со сторонними службами были заключены необходимые договора. Все затраты составили довольно внушительную сумму, но уже через полгода двухнедельный оборот стал приравниваться к прежнему ежемесячному обороту. После закрепления результата бизнес задача была решена.
Источник: utmagazine.ru
Сильное мышление для решения бизнес-задач
Четыре истории от Рэма Латыпова – как сложные задачи блестяще решались благодаря системному мышлению.
Красивые решения всегда просты
(Генрих Альтшуллер)
Если обозначить успех в бизнесе как:
- сокращение издержек и расходов,
- увеличение прибыли,
- завоевание новых рынков (целевых групп),
то одним из факторов, играющих решающую, критическую роль в достижении бизнес-успеха, автор считает способ мышления.
Мышление предпринимателя отличается от мышления простого человека исключительной нацеленностью на результат. В разного рода интернет-пабликах «про успех» это иллюстрируется картинками с надписью что-то типа «вижу цель – иду к ней».
Дальше начинается самое интересное.
Две технологии мышления
Двигаться к цели/результату можно одним путем/способом, а можно разными. И здесь кроется фундаментальная разница между сильным (системным) мышлением и слабым (традиционным).
Когда встает вопрос о достижении какой-либо значимой цели или решении сложной (или несложной) проблемы человек со слабым (традиционным) способом мышления:
а) выберет знакомый ему по прошлому опыту (личному или навязанному) «оптимальный» вариант, который сразу приходит в голову;
b) либо начнет заниматься перебором знакомых ему (опять же по прошлому опыту) вариантов с целью нахождения, как ему кажется, наилучшего.
И все это, скорее всего, в характерной для слабого мышления суете и спешке.
Человек с новым (сильным) способом мышления будет технологично решать задачу (на достижение результата или изменение неблагоприятной ситуации) по алгоритму, основанному на знании естественных законов развития систем.
Пример №1
«В Народной Республике Бангладеш, как утверждает статистика, 13 миллионов финиковых пальм. За сезон каждая пальма может дать 240 литров сладкого сока, идущего на изготовление пальмового сахара. Но для сбора сока надо сделать надрез на стволе под самой кроной. А это 20 метров высоты. Как быть?
Задачу предложили фирме, выпускающей сельскохозяйственные машины и механизмы. Специалисты попробовали «альпинистский способ» – человек поднимается, вырубая ступеньки на стволе. Способ оказался непригодным: много ступенек – дерево погибает, мало ступенек – трудно подниматься. Начали проектировать нечто вроде пожарной машины с раздвижной лестницей. Каково же было удивление проектировщиков, кода они узнали, что бангладешские крестьяне обладают секретом, позволяющим легко подниматься на пальму без всяких машин…».
(Генрих Альтшуллер. «Найти идею: Введение в ТРИЗ – теорию решения изобретательских задач»).
Секрета тут на самом деле никакого особого нет. Бангладешские крестьяне подошли к дереву как к естественной системе, которая имеет циклы роста, и начали работу с маленькой пальмы: сока она не дает, но на ней легко можно сделать зарубку – будущую ступеньку. От одной-двух зарубок дерево не погибнет. На следующий год – еще несколько зарубок. И к тому времени, когда дерево вырастет и будет способно давать сок, на стволе окажется готовая лестница (там же).
Просто? Просто! Но чтобы дойти до такого простого решения, ситуацию следует превратить в задачу, а задачу решать системно, по алгоритму. Это и есть сильное мышление
Решения на миллион
С точки зрения нормального, «приземленного» бизнеса, критерий полезности любой идеи, методики, технологии и прочего практически всегда один – это прибыль.
Так прибыльно ли сильное мышление? Может ли оно принести компании хорошие деньги, довольных клиентов и прочие конвертируемые активы?
Пример №2
«Некая зарубежная фирма выпустила кольца с камнями, меняющими цвет в зависимости от настроения владельца. Обычно камень в этих кольцах зеленый, но если человек чем-то взволнован, зеленый цвет сменяется фиолетовым. На страх и угнетенное состояние камень реагирует почернением. Забавно, правда? А секрет прост.
Под прозрачным камнем помещен слой жидкокристаллического вещества, меняющего свой цвет при изменении температуры. Температура пальца зависит от эмоционального состояния человека. Колебания температуры невелики – от 31 до 33 °С, но этого достаточно для чувствительных жидких кристаллов. Самое потрясающее: за первые полтора месяца было продано 35 млн этих колец!
Итак, обыкновенное кольцо плюс грошовая добавка жидкокристаллического вещества и капелька, самая маленькая капелька фантазии – в итоге получается новое ювелирное изделие, выпуск которого гарантирует фирме сенсационный успех».
(Генрих Альтшуллер. «Найти идею: Введение в ТРИЗ – теорию решения изобретательских задач»).
Казалось бы, быть умным – престижно. Создавать творческие продукты (к числу которых относятся и решения) – престижно и выгодно.
Но в реальности продуктивное целенаправленное движение в этом направлении подменяется в лучшем случаем поиском уже готовых «выстреливших» решений (тот же перебор вариантов – ведущий инструмент слабого мышления), в худшем – «наукообразной» заумью, модными «фишками», пустопорожней болтовней и показухой.
Как этого избежать? Как не попасть в ловушку слабого, ограниченного мышления, выдающего слабые, затратные решения?
Здесь можно дать такой ответ:
У сильного (и красивого!) решения есть достаточно четкие критерии:
a) оно [решение] просто;
b) процесс его получения требует минимальных ресурсов (в идеале – это голова, ручка и бумага);
c) на процесс его внедрения также затрачивается минимум ресурсов (или прибыль значительно, в несколько раз превышает издержки).
Пример №3
Одна крупная фирма по производству пищевых продуктов решила наладить выпуск мороженой рыбы, которая является важным источником белка в рационе англичан. Эта фирма объединяла предприятия по изготовлению и сбыту рыбных продуктов, имела свой рыболовецкий флот, а также собственную сеть рыбных магазинов. Фирма установила морозильное и фасовочное оборудование на своих портовых предприятиях, куда доставлялся улов. Организовав широкую рекламу, фирма начала поставлять мороженую рыбу английским потребителям.
Вначале продукция пользовалась большим спросом, но неожиданно спрос резко упал. Фирма решила изучить рынки сбыта и выяснить в чем дело. Беседы с женщинами, которые покупали продукцию фирмы, помогли установить причину резкого спада спроса на замороженную рыбу: оказалось, что у мороженой рыбы не такой хороший вкус, как у свежей.
После подтверждения этого факта со стороны дегустационных комиссий фирма предложила своим специалистам по химии пищевых продуктов установить причину ухудшения вкусовых качеств рыбы. Химики заявили, что причиной этого являются химические изменения, происходящие в мертвой рыбе, даже если на траулерах она хранится во льду. Эти изменения совместно с влиянием процесса замораживания и приводили к потере вкусовых качеств рыбы. В связи с этим было предложено замораживать рыбу на борту суда либо сохранять ее в живом виде до момента доставки на береговую морозильную установку.
По заданию руководства фирмы было проведено сравнение затрат в случае реализации каждого из двух предложенных способов. Было установлено, что дешевле превратить трюмы судна в бассейны, чем оборудовать его холодильными установками. И снова первоначальный уровень сбыта оказался высоким, но затем опять резко снизился.
Тогда было предпринято еще одно исследование рынка, которое показало, что вкусовые качества мороженой рыбы по-прежнему оставляли желать лучшего. Снова были призваны на помощь специалисты по химии пищевых продуктов. На этот раз они обнаружили, что трюмы были слишком забиты рыбой, и она практически не могла двигаться. Это и было причиной тех химических изменений, в результате которых рыба теряла свои вкусовые качества. Было рекомендовано создать такие условия в трюмах, чтобы рыба могла двигаться.
Инженеры-исследователи установили в лаборатории резервуары с водой, выпустили в них рыбу и стали пробовать различные способы перемешивания воды, пытаясь заставить рыбу двигаться. Все, что они не пробовали, не приводило к успеху: каким бы способом и как бы сильно не перемешивалась вода, рыба не двигалась.
Однажды лабораторию посетил (по совсем другой причине) специалист по естественной эволюции рыб. Увидев резервуары с рыбой, он поинтересовался, что с ней делают инженеры. Выслушав их объяснения, он стал молча наблюдать, как они пытаются заставить рыбу двигаться. Когда инженеры закончили эксперимент, он направился к выходу и, уже открывая дверь, заметил: «А почему бы вам не пустить в резервуар хищную рыбу?».
Инженеры так и поступили, после чего дело пошло на лад: рыба двигалась, чтобы не быть съеденной до замораживания. Конечно, некоторым особям «не повезло», но зато ценой малых потерь была получена вкусная мороженая рыба.
(Рассел Акофф «Искусство решения проблем»).
Сильное мышление в маркетинге
Одной из самых актуальных бизнес-областей применения сильного мышления является маркетинг. Ведь если у компании нет клиентов, то кому она что будет продавать?
И наоборот, если есть поток клиентов, уже предварительно (с помощью сильных маркетинговых решений) подготовленных, то процесс продажи сводится к простой технологичной процедуре.
Пример №4
«Предприимчивый торговец повесил у входа своего магазина обращение к посетителю: «Просьба на потолок не смотреть!» Представленная на потолке в примитивной форме реклама имела гораздо больший успех, чем другие – тонко и красиво оформленные».
(Гусейнов Г.К., Неоплаченные счета, М., «Знание», 1987 г. – цитируется из Викентьев И.Л. «Приемы рекламы и Public Relation»).
Похожий прием автор встречал в книжке американского автора по маркетингу и продажам, где рассказывалось о том, как один из владельцев заурядного магазинчика выкрасил витрину и дверь в белый цвет и оставил не закрашенным лишь небольшой кружок, через который можно было посмотреть внутрь. Этот кружок и стал привлекать внимание любопытных посетителей, желавших знать: чем же на самом деле торгует этот загадочный магазин?
Четыре рекомендации по развитию сильного мышления
Важно понимать, что сильное мышление не осваивается и не «встраивается» на одно- двухдневном семинаре. Оно – результат практики и самостоятельной работы. И здесь хорошим подспорьем могут служить следующие рекомендации:
1) Сильное мышление основано на знании закономерностей, которые выявляются через статистику, содержащую достоверные факты. Поэтому сбор таких фактов, кейсов, примеров в своей бизнес-области – дело перспективное и полезное. Собственная картотека – это уже ценный актив.
2) Ослабление и устранение инерции мышления – выход за пределы ограниченности имеющейся интеллектуальной модели (личного опыта), поскольку в рамках такой модели все «сложные проблемы всегда имеют простые, легкие для понимания неправильные решения» (Закон Мерфи).
3) Системный взгляд на мир: каждая система (искусственная или естественная) является частью другой системы, и сама включает в себя системы меньшего масштаба и каждая система проходит через цикл появления-роста-стабилизации-завершения существования.
4) Поиск нескольких решений для проблемы. Человек со слабым мышлением при решении даже несложной (!) задачи практически всегда выбирает один-два привычных варианта решения, основанных на прошлом опыте. Тогда как на самом деле возможны несколько десятков способов решения. Поэтому для любой профессиональной или бизнес-задачи следует искать несколько решений. В дальнейшем эти решения могут послужить основой для создания методики решения бизнес-задач.
Как получить полный бесплатный доступ к публикации?
- Авторизоваться или зарегистрироваться на сайте
Источник: www.e-xecutive.ru
PSW: как правильно описывать бизнес-задачи
Прежде чем решать задачу, нужно понять, чего от вас ждут. Если заранее не договориться о сроках, KPI, ограничениях и списке людей, с которыми нужно согласовать результат, к концу работы вы столкнетесь с разочарованием и негативом от заказчика. Как избежать ситуаций, когда вы потратили на проект десятки часов, а в итоге нужно все переделать с нуля? В этом поможет PSW (Problem Statement Worksheet) — шаблон для описания бизнес-задачи, который используют в консалтинге и других сферах.
Освоить все навыки, необходимые для старта карьеры в консалтинге, можно на комплексной программе «Профессия бизнес-аналитика». Всего за шесть месяцев вас прокачают эксперты-практики из McKinsey 2) ключевые эксперты; 3) аналогичные проекты.
Шаблон Problem Statement worksheet и вопросы, которые стоит задать
Пункты 3 и 4 в PSW часто путают. Как понять разницу между пространством решений и ограничениями? Рассмотрим на примере. Допустим, вы консультант, и ваш клиент хочет найти клад на дне озера. Он знает приблизительное местонахождение клада и обводит его на карте пунктиром. Нужная часть озера — это пространство вашего решения.
Вы приступаете к задаче и предлагаете использовать три моторные лодки, чтобы быстро найти клад. Однако клиент против: в озере он разводит редких рыб, и шум их напугает. Кроме того, три плавательных средства привлекут зевак. Вы столкнулись с ограничением пространства решений — невозможностью использовать моторные лодки и обязательством взять только одно судно.
Разница между пространством решений и ограничением пространства решений
Источник: changellenge.com