Ресурсы бизнес процесса пример

В ы — руководитель, а, значит, вам, вероятно, доводилось слышать в своей компании многочисленные дискуссии, посвященные «совершенствованию бизнес-процессов», их «улучшению» и даже «редизайну». Быть может, вы задумывались, что именно означают эти термины?

Для начала давайте разберемся, что же это такое — бизнес-процессы.

А для этого объясним кое-какие понятия, которые нам пригодятся.

Базовые ресурсы, действия, результаты

Формально бизнес-процессы — это последовательность шагов, которые осуществляет компания для создания товара или услуги, нужных клиентам. Любой процесс состоит из трех основных компонентов:

• • Базовые ресурсы. С них все начинается. К примеру, если мы собираем велосипед, базовыми ресурсами для нас будут шины, колеса, гайки, болты, цепь, зубчатая передача и так далее.
• • Действия. С их помощью мы преобразуем начальные ресурсы в результат. Например, в случае с велосипедом нам предстоит собрать раму, прикрутить колеса и отрегулировать передачи.
• • Результаты. Это итог вашей деятельности. В рассматриваемом примере это будет, собственно, готовый к эксплуатации велосипед.

Понять суть бизнес-процессов проще на конкретных материальных примерах — таких, как велосипеды. Но бизнес-процессы идут в каждой компании, а не только в тех, чьи товары можно пощупать руками. К примеру, в фирме, которая занимается управленческим консалтингом, существуют и базовые ресурсы (опыт и знания консультанта), и действия (например, исследование морального духа коллектива в организации заказчика), и результаты (к примеру, план действий по совершенствованию корпоративной культуры в организации клиента).

Источник: studref.com

Ресурсы бизнес процесса – важная экономическая категория

Бизнес по своей сути являет целенаправленную деятельность по преобразованию экономических ресурсов в достижение определенных целей предпринимательства (доходы, товар, услуги).

Поэтому ресурсы бизнес процесса выступают важной и неотъемлемой экономической категорией.

Экономические ресурсы, которые могут использоваться в бизнесе:

• сырьевые запасы,
• денежные средства,
• имущество,
• профессиональная компетенция,
• кадры,
• знания,
• информация,
• инновации,
• технологии,
• другие возможности осуществления коммерческой деятельности.

Существующие ресурсы бизнес процесса можно разделить также на:

• финансовые — средства на расчетных счетах, наличные деньги, ценные бумаги,
• информационные — документы, данные, файлы, программное обеспечение,
• кадровые — персонал,
• материальные — сырье, оборудование, материал,
• временные.

Иными словами, ресурсы бизнес процесса — это совокупность средств, необходимых для использования в предпринимательстве: производстве, создании, реализации товара, услуг, управлении этими процессами.

Поэтому ресурсы бизнес процесса являются источниками, предпосылками достижения целей предпринимательства, составными элементами, превращающими возможности в реальные результаты.

Ресурсы – движущая сила любой деятельности, включая бизнес, призванная при грамотном сочетании элементов, их правильном взаимодействии обеспечивать эффективное достижение результатов.

Проблема эффективности (результативности) бизнеса часто заключается в том, что в бизнесе мало уделяется внимания системе управления ресурсами, которая должна присутствовать на предприятии.

А это существенно снижает процентные показатели эффективности управления издержками, вызывает нерациональность использования ресурсов, порождает непредвиденные, кризисные явления.

Затраты бизнеса без системы управления ресурсами будут недостаточно оптимизированы, так как не станут восприниматься в связи с результатами, которые они призваны обеспечивать (прибыль, доход, конкурентные преимущества).

Система управления ресурсами бизнес процесса состоит в привлечении необходимых, достаточных ресурсов для достижения запланированных целей, их соединении в производящей силе, обоснованном, сбалансированном распределении для получения доходов (прибыли), превышающих затраты на такие ресурсы.

Кроме того ресурсная база должна формироваться, развиваться на основе стратегических устремлений, поскольку тактический подход (базирующийся на текущих целях) на практике повышает фактические затраты.

Особенности ресурсов бизнес процесса:

• потребности в них всегда безграничны, но в силу добываемости, исчерпаемости, созидаемости, платности, они всегда в реальности ограничены.

Поэтому оптимальное привлечение ограниченных ресурсов и эффективное, рациональное их использование есть проявление бизнес-способностей;

• привлечение отдельных их видов происходит на ресурсных рынках: труда, капитала. Существует конкурентная борьба за привлечение ресурсов;
• обладают свойствами: альтернативностью (взаимозаменяемостью), мобильностью, комплексностью, комбинированностью;
• их стоимость часто определяется не расценками на ресурсы, а ценой того, чем приходится жертвовать, чтобы их заполучить (альтернативная стоимость);
• здесь действует закон убывающей производительности (отдачи) ресурсов во времени;

Получается, что ресурсы бизнес процесса – это определенный перечень необходимых объектов, потребляемых в ходе предпринимательства и без которых невозможно получение конечных результатов коммерческой деятельности.

Источник: berichnow.ru

ПРИМЕР МОДЕЛИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА «ОБЕСПЕЧЕНИЕ МАТЕРИАЛЬНЫМИ РЕСУРСАМИ»

Построение моделей «как есть» бизнес-процесса «Обеспечение материальными ресурсами»

Модель «как есть» («as-is») представляет собой «снимок» положения дел на предприятии (оргструктура, взаимодействия подразделений, принятые технологии, автоматизированные и неавтоматизированные процессы) на момент обследования и позволяет понять, что делает и как функционирует данное предприятие с позиций системного анализа, а также выявить ряд ошибок и узких мест и сформулировать ряд предложений по улучшению ситуации.

В данном разделе приведены IDEF0- и /DTT-3-модели бизнес- процесса «Обеспечение материальными ресурсами» машиностроительного предприятия 4 . При моделировании был достигнут третий уровень декомпозиции.

8.1.1. Построение IDEFO-модели

Первая диафамма в иерархии диафамм IDEE0 всегда изображает систему в целом. Она представляет собой общее описание бизнес- процесса и называется контекстной. В качестве вершины древовидной структуры будет служить функция — «Обеспечение материальными ресурсами» (рис. 8.1). Входы и выходы контекстной диафаммы являются границами бизнес-процесса.

Определив название главного функционального блока диаграммы, необходимо описать объекты, которые использует и преобразует функция. Результаты выполнения процесса, которые в свою очередь являются выходами контекстного блока, перечислены ниже:

• • ТМЦ в производстве, т.е. материалы или комплектующие, являющиеся основой для производства продукции;
• • ТМЦ, подлежащие возврату, т.е. материалы или комплектующие, признанные бракованными при прохождении входного контроля или выявленные в процессе производства для обмена необходимого количества и соответствующей номенклатуры с предприятием — поставщиком.

Рис. 8.1. Контекстная диаграмма бизнес-процесса «Обеспечение материальными ресурсами»

Выходы функции являются результатом преобразования входных объектов, в качестве которых могут служить материалы или информация. Входными данными для процесса закупок являются:

• • НД и ТД ТМЦ, т.е. документация и значения показателей, определяющие технические характеристики продукции;
• • план закупок — план закупок материалов или комплектующих определенной номенклатуры, являющийся основанием договорной компании:

где ПМРП — потребность в материальных ресурсах для производства; ОстМЦ — остатки материалов в цехах; НорЗМ — нормативный запас материалов.

Для выполнения процесса необходима информация, которая будет управлять выполнением функции (работы). В качестве управляющей информации могут быть правила, стратегии, процедуры или стандарты, которыми руководствуется работа.

Процессом закупки управляет информация:

• потребность в снабжении — определяет, что должна выполнять функция;

• • ПСК — процедуры системы качества предприятия;
• • НД — нормативные документы.

Для выполнения любой функций необходимы ресурсы, которыми могут быть, например, персонал предприятия, станки, оборудование и т.д. Для реализации функции закупок задействованы механизмы:

• • подразделения потребителя — управленческие и производственные подразделения предприятия потребителя;
• • материальные ресурсы — ресурсы, необходимые для выполнения бизнес-процесса, такие как транспорт, КИС, средства связи, сеть ПК и т.д.

После формирования контекста системы производится построение иерархии диаграмм, при этом дочерняя диаграмма содержит более подробное описание по сравнению с родительской диа1раммой.

Диаграмма АО. В результате декомпозиции функционального блока контекстной диаграммы получен набор функций, являющихся субпроцессами моделируемого процесса закупок. Диаграмма АО состоит из шести блоков — по одному для каждого субпроцесса (рис. 8.2), исходя из описания бизнес-процесса:

• • обобщение и уточнение характеристик ТМЦ;
• • оценка и выбор поставщиков (рис. 8.3);
• • заключение договора;
• • формирование заявки поставщикам на поставку ТМЦ;
• • организация поступления и хранение ТМЦ;
• • обеспечение потребности производства (рис. 8.11).

В качестве примера можно рассмотреть особенности построения первых двух субпроцсссов.

Блок А1 «Обобщение и уточнение характеристик ТМЦ». Выполнение данной функции начинается с приходом управляющей информации о наличии потребности в закупке материала или комплектующего определенной номенклатуры. Функция не была декомпозирована, но в действительности содержит совокупность действий, выполняемых подразделениями ОГК, ОГТ, ОВК и ОМТС, которые являются механизмами реализации данной работы.

Рис. 8.2. Диаграмма 1-го уровня «Обеспечение материальными ресурсами»

Рис. 8.3. Диаграмма «Оценка и выбор поставщиков»

Основные виды работ, входящие в состав данного субпроцесса, следующие:

• • подготовка документации на закупку товарно-материальных ценностей (осуществляется ОГК с использованием ПД и ТД на ТМЦ);
• • распределение закупки определенных ТМЦ между ведущими инженерами ОВК и ОМТС;
• • анализ документации на ТМЦ, полученной из ОГК.

Выходом данной функции служат результаты документирования (уточненные ТД и НД ТМЦ) и анализа (решения о замене ТМЦ).

Блок А2 «Оценка и выбор поставщиков». Это постоянно действующая процедура, заключающаяся в сборе информации о деятельности поставщика в области качества и формировании на ее основе количественной, выраженной в баллах, и сравнительной, выраженной в терминах категорий, характеристик поставщика. Данный блок имеет декомпозицию, состоящую из шести работ и построенную на основе соответствующей процедуры системы качества и интервьюирования ведущих инженеров отделов логистики (см. рис. 8.3). Она включает следующие функции.

Блок А2.1 «Определение альтернативных поставщиков». Входной информацией для функции будут данные ТД и НД ТМЦ, полученные из субпроцссса «Обобщение и уточнение характеристик ТМЦ». Эта информация содержит данные о потенциальных поставщиках и планируемых закупаемых ТМЦ. При помощи управляющей информации, которая также содержит некоторые сведения о поставщиках из рекламы и периодической печати, сотрудники ОВК и ОМТС, являющиеся механизмами исполнения функции, составляю)’ перечень потенциальных поставщиков, который будет служить выходом для функции.

Блок А2.2 «Сбор данных о поставщике». Входной информацией для функции будет служить перечень альтернативных поставщиков, полученный из блока А2.1. Функция выполняется сотрудниками ОТК при помощи средств связи, которые являются одним из перечисленных материальных ресурсов. Управляющей информацией служит анкета, направляемая поставщику для сбора данных. На основании данных, полученных из анкеты, будет составляться характеристика поставщика, являющаяся выходной информацией для функции.

Блок А2.3 «Оценка поставщика». Оценка производится на основании данных из характеристик поставщиков, полученных на предыдущем этапе. Функция выполняется тремя управленческими подразделениями: ОТК, ОВК, ОМТС. По полученным данным специалист отдела, ведущий оценку, определяет балльные значения показателей и категорию поставщика, которые и будут являться выходными данными для функции. Карта учета поставщика, определенная процедурой системы качества, служит управляющей информацией для этой функции.

Блок А2.4 «Сравнительный анализ поставщиков». Входными данными, необходимыми для сравнительного анализа, является выходная информация, полученная в результате выполнения функций — сбор данных и оценка поставщика.

Процедура управления включает в себя конкурентную карту, в которую заносятся результаты оценки как потенциальных, так и действующих поставщиков. Сравнительный анализ осуществляется отделами ОВК и ОМТС, а его результаты являются выходной информацией для данной функции (сведения о наиболее предпочтительном поставщике).

Блок А2.5 «Проверка поставщика». В результате проверки сотрудниками отделов ОВК и ОМТС принимается решение о занесении выбранного поставщика в перечень действующих.

Если после выбора оказалось, что поставщик временно не сможет обеспечивать необходимой продукцией из-за ряда, например, форс-мажорных причин, то возникает управляющее воздействие, включающее информацию об отсутствии поставщика. Данное обстоятельство приводит к появлению обратной связи по управлению, замкнутой на блок с большим доминированием, т.е. на сравнительный анализ поставщиков, а также может служить началом выполнения функции по замене ТМЦ. При этом происходит повторное выполнение функции анализа поставщиков с целью нахождения альтернативного. Перечень действующих поставщиков утверждается коммерческим директором и служит выходной информацией субпроцесса «Оценка и выбор поставщиков».

Блок А2.6 «Оформление документов по замене ТМЦ». Данное действие активизируется двумя способами:

• • по управляющему воздействию «решение о замене ТМЦ», являющемуся результатом работы субпроцесса «Обобщение и уточнение характеристик ТМЦ», выполняемого представителями ОГК;
• • по управляющему воздействию «отсутствие поставщика», являющемуся результатом работы функции «Проверка поставщика», выполняемой представителями ОВК или ОМТС.

Саму же функцию реализуют сотрудники отделов ОВК или ОМТС на основании карты замены ТМЦ. Результатом выполнения функции служат данные, характеризующие замененное ТМЦ. Они являются еще одним выходом субпроцесса «Оценка и выбор поставщиков».

8.1.2. Построение моделей IDEF3

Модели IDEFQ и DFD позволяют точно описать функциональность системы и организацию документооборота. А для описания логики взаимодействия информационных потоков, последовательности выполнения работ и сценариев взаимодействия эти модели дополняют диаграммами методологии IDEF3, также называемыми диаграммами workflow.

В качестве примера моделирования бизнес-процесса с использованием методологии IDEF3 можно рассмотреть модель описания последовательности этапов субпроцесса «Организация поступления и хранения ТМЦ». Описание логики работы данного субпроцесса будет дополнено декомпозицией двух содержащих его функциональных элементов, что даст возможность представить часть процесса закупок в виде иерархически организованной совокупности диаграмм, построенных в стандарте IDEF3. Данное детальное описание субпроцесса подразумевает построение диаграмм-потомков «Входной контроль» и «Работа с несоответствующей продукцией». Сначала следует рассмотреть организацию родительской диаграммы.

Диаграмма «Организация поступления и хранение ТМЦ». Соответствующий субпроцссс включает в себя работы по организации поступления на склады предприятия необходимых материалов или комплектующих, проведению процедуры оценки качества закупок в соответствии с заданными требованиями и, в случае выявления в процессе контроля несоответствующей продукции, принятие решения о возможности использования бракованных ТМЦ (рис. 8.4, 8.5).

Входным объектом для выполнения данного сценария является отправляемая поставщику заявка на доставку необходимой партии ТМЦ в заданный срок. Центральными компонентами модели являются UOB или так называемые функции, действия, события или работы. Таким образом, сгенерированная заявка обрабатывается первой функцией субироцесса, которая называется «Планирование поставки ТМЦ».

Рис. 8.4. IDEFO-диаграмма «Организация поступления и хранение ТМЦ» («как есть»)

Рис. 8.5. ШЕИЗ-диаграмма «Организация поступления и хранение ТМЦ» («как есть»)

В процессе планирования по данной заявке оформляются документы на поставку продукции: командировка и доверенность на получение. После этого производится непосредственная доставка необходимого материала или комплектующих. Между данными функциональными элементами используется связь старшинства, которая обозначает, что первый элемент должен завершиться прежде, чем начнет выполняться следующий. К операции доставки подключен объект ссылки «Object/Транспорт», описывающий участие этого объекта в выполнении данной работы.

Он отражает ресурсы, которые нельзя связать со стрелкой или работой. В результате выполнения функции доставки привезенные объекты ТМЦ поступают в следующий функциональный блок «Складирование и хранение». В реализации данной функции используется элемент ссылки тина Object/Склад. Итогом выполнения будет разгрузка привезенной продукции и ее размещение на складе.

Необходимое количество доставленных ТМЦ, определяемое объемом выборки, подвергается входному контролю. Во время прохождения входного контроля может быть выявлен брак, поэтому возникает множество событий, которые можно отобразить с помощью перекрестка разветвления. Успешное прохождение входного контроля сигнализирует о начале выполнения маркировки принятых ТМЦ. Если же в процессе контроля был установлен факт наличия бракованных ТМЦ, то оформляется извещение о браке, а затем инициируются работы с несоответствующей продукцией. Поскольку будет запущен только один из перечисленных субпроцессов, необходимо применять ХОЛ-перекресток.

Работа с несоответствующей продукцией включает:

• • принятие решения о дальнейшем использовании несоответствующей продукции;
• • маркировку бракованных ТМЦ на складе.

Здесь имеет место событийное разветвление, которое может быть представлено на диаграмме с помощью

Поэтому здесь применяется ХОЛ-псрскресток разветвления.

В случае принятия решения о замене ТМЦ поставщиком происходит планирование замены бракованной продукции. Иногда существует возможность замены в ходе доставки новой партии продукции другой номенклатуры. В противном случае обмен производится в строгом порядке с оформлением соответствующих документов о замене ТМЦ. В результате все равно осуществляется доставка продукции, поэтому здесь применяется О-перекресток слияния, который подразумевает, что один или несколько предшествующих процессов должны быть завершены.

Декомпозиция функционального элемента «Входной контроль». Сущность данного сценария заключается в следующем. Лаборатория входного контроля выполняет проверку сырья, материалов и комплектующих изделий с целью оценки соответствия качества закупаемой продукции заданным требованиям (согласно нормативной и технической документации, договорам о поставках) и предотвращения запуска в производство продукции, несоответствующей требованиям ТД (рис. 8.6).

Входными данными для работы являются привезенные ТМЦ и сопроводительная документация, удостоверяющая их качество. Первым шагом в реализации данного сценария служит проверка наличия сопроводительной документации на продукцию.

После этого сотрудники ОТК под контролем складских работников осуществляют отбор образцов или проб согласно техпроцессу входного контроля с регистрацией в журнале номера партии, количества образцов, проб, выборок и т.д. Отобранная продукция проходит контроль качества по техпроцессу входного контроля. После прохождения контроля качества в зависимости от вида продукции могут потребоваться испытания в центральной заводской лаборатории. Если они необходимы, то требуется начать работы по проведению испытаний согласно техпроцессу. Если же надобности в них нет, то данная работа нс выполняется.

Рис. 8.6. ГОЕРЗ-диаграмма «Входной контроль»

Поскольку только один из перечисленных вариантов возможен, в качестве перекрестка используется ХО/?-перекресток разветвления.

Далее производится анализ результатов, полученных во время прохождения контроля качества и испытаний. Возможны два варианта, определяющие итог анализа:

• • продукция прошла входной контроль, что инициирует выполнение работ но маркировке принятых ТМЦ;
• • продукция не прошла входной контроль, что инициирует выполнение проверки использования повторной выборки.

Так как здесь только один последующий субпроцссс запускается, то в качестве перекрестка разветвления применяется XOR.

Испытание повторной выборки означает следующее. Если в результате испытаний выявляется несоответствие требованиям ТД и НД и проверка данной партии продукции выполняется в первый раз, то проводятся повторные испытания на удвоенной выборке. Если же обнаружены несоответствия в ходе повторных испытаний, то поступившая продукция считается бракованной и подлежит соответствующему документированию. Как и в предыдущем случае, здесь используется ХОЛ-перекресток разветвления.

Подтверждение результатов несоответствия служит сигналом к началу выполнения двух процедур:

• • поступление бракованной продукции, которое документируется извещением о браке;
• • маркировка бракованных ТМЦ на складе.

Источник: bstudy.net