Роль документов в бизнесе

Значение документов для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит 60% рабочего времени.

Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией это в значительной степени непрерывная череда процессов составление перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договоры, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы.

Руководитель предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований Трудового Кодекса Российской Федерации.

Выход из операционки? Роль владельца vs масштаб бизнеса

С документацией связана деятельность всех работников — от технических исполнителей до руководителей. Один создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третье руководствуется этими документами и на их основе принимают решения.

Делопроизводство на предприятии должно вестись на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Она помогает избежать излишеств и дублирование в работе, так как в ней сформулированный единые требование и требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и группировки их в дела.

Делопроизводство или документационное обеспечение управления -это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависит правильность и своевременность принятого решения. Носителем информации, т.е. результатом отражения фактов выступает документ.

Документ определен также как «материальный объект с информацией», закрепленный созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Зафиксировав информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение информации во времени. Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учета и является доказательством чего-либо, т.е. документ многофункционален. Информация, зафиксированная в документе, является основанием не только для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщения, т.е. документ в управленческой деятельности выступает как предмет труда и результат труда.

Как создать системный растущий бизнес // Создание системных документов

Таким образом, документ – это информация, записанная на материальном носителе любым способом, изданная или полученная юридическим или физическим лицом для использовании в своей деятельности.

Процесс управления включает следующие основные типовые документированные операции:

— сбор и обработку документации;

— принятие и документирование решений;

— сбор информации об исполнении;

— передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;

— хранение и поиск информации.

Каждая из этих операций реализуются документационно.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД).

ОРД зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз. Учетно-отчетные документы поступают с нижнего уровня на верхний. По ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Полученная информация является базой для планирования и прогнозирования.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на АУ функций. Ряд функций управления является типовым. К таким функциям относят:

— учет и отчетность;

— материальное и техническое обеспечение; и т.д.

Эти функции отражаются в документах общих для всех учреждений, организаций и предприятий. Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документаций. В результате НТП, увеличения объемов информации возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления единого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления.

Требование к оформлению документов базируется на требованиях государственных стандартов, т.е. при работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатурных дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Форматы, размеры полей документов, входящие в состав унифицированной системы, расположение частей и зон документа устанавливает формуляр-образец.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

Документационное обеспечение коммерческого предприятия

Коммерческое предприятие, АО – коллектив, организация людей объединенных коммерческими целями и зарегистрированных в установленном порядке.

Коммерческое предприятие имеет определенную структуру: внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти.

Внешние и внутренние связи предприятия можно рассматривать как информационные. Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения до исполнения. Для принятия решения необходима достоверность, оперативность и полнота информации. Полноту информации характеризует объем, который должен быть достаточен для принятия решения, а также оперативность, такая, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось.

В управленческой деятельности используются самые разнообразные документы: графические, по телефаксу, машинописные, рукописные.

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

На современном этапе развития экономике отмечается стремление руководства организаций к реструктуризации систем и совершенствованию процедур управления и к уменьшению объемов документации на бумажных носителях, снижению стоимости ее обработки и повышению эффективности работы с ней на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов.

Переход к безбумажной технологии управления предполагает выбор и применение методов организации безбумажной технологии управления, основывающейся на четырех основных концепциях: автоматизация рабочих мест службы ДОУ, электронный документ, система электронного документооборота, система корпоративного электронного архива.

Основные понятия дисциплины:

Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Архивная опись -архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

Бланк документа -это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Движение документов -это движение управленческой информации для выполнения функций управления, принятия решений и их претворения в жизнь.

Дело – совокупность документов (в отдельных случаях –документ), сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Делопроизводство или документационное обеспечение управления -это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Документ – это информация, записанная на материальном носителе любым способом, изданная или полученная юридическим или физическим лицом для использовании в своей деятельности.

Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот -движение документов в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки.

Инструкция — это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Номенклатура дел -систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Объяснительная записка — документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета / разработки ). По-своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

Положения — нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию организацию работы.

Приказ — наиболее распространенный правовой акт, руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

Распоряжение — распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для едино начального решения оперативных вопросов.

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путём проставления на нём индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Реквизит — обязательный элемент оформления официального документа.

Решение — распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.).

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида и сферы деятельности, единых требованиям к оформлению.

Служба документационного обеспечения управления – специальная структурное подразделение организации, обеспечивающая работу с документами.

Справка —документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера.

Структура и штатная численность — документ, который закрепляет наименование структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности.

Телеграмма (телетайпограмма) — обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу. Этот вид документов используют в случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки).

Телефакс (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (рукописного, печатного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Трудовой контракт — это документ, фиксирующий согласие сторон об установление трудовых правоотношений и регулирующий их.

Унификация документов – приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам.

Устав — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы, — основной организационный документ в деятельности учреждений, организаций и предприятий, различных организационно-правовых форм собственности, регулирующий взаимоотношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела.

Штатное расписание — документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом.

Источник: studopedia.org

Глава 1 Роль делопроизводства в современном бизнесе.

Любая управленческая деятельность связана с запечатлением информации в документе и любое управленческое решение фиксируется в форме документа. Если создание док-та обычно является функцией руководителей, то их оформление, как правила, поручается секретарю-референту или работникам службы делопроизводства. Таким образом, все работники сферы управления занимаются оформлением документов. Сегодня совершенствование управления производственно- хозяйственными системами, повышение уровня организации управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в организации делопроизводство. Многие руководители фирм не знают делопроизводства.

Несмотря на высокие темы компьютеризации в работе предприятий и организаций, их деятельность пока невозможна без огромного количе­ства бумажной документации, циркулирующей в сфере производства или в процессе принятия управленческих решений. И только благодаря четко организованному делопроизводству руководители могут в любое время получить реальную картину деятельности органи­зации.

При отсутствии четко установленного порядка работы с документа­ми руководство предприятия не сможет принимать юридически и орга­низационно правильные решения, в результате чего предприятие рано или поздно утратит свои позиции на рынке.

Современная организация документационного обеспечения управления не ограничивается только соблюдением правил оформления и контроля исполнения документов, но вклю­чает целый комплекс методических, технических, психологичес­ких аспектов, знание которых необходимо любому.

Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности (бизнес, политика, туризм ) зависит от мно­гих факторов, в том числе и от умения надлежащим образом пре­поднести информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любой организа­цией при работе с документами. В ежедневной практической деятельности им приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исхо­дящих и внутренних документов; формированием их в дела; определением сроков хранения; передачей в архив и др. Вся эта совокупность работы с документами, начиная с момента их создания вплоть до передачи на хране­ние в архив или уничтожения, определяется понятием «дело­производство». Без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно справиться с потоком документов, оборачивающихся в ней, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

1.2. Предмет делопроизводства. Термин «делопроизводство» появился в конце в XVI в. в центральных органах управления Российского государства — приказах. Процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов («дел») в приказах назывался «производст­вом дел». Поскольку производство дел фиксировалось пись­менно, документы учреждений по отдельным вопросам получили название «дел», а работу по письменному оформлению производимых дел и совокупность самих дел учреждения до передачи в архив стали называть делопроизводством.

Составной частью делопроизводства является документи­рование — процесс составления и оформления документов. Ис­торически документирование развивается по двум направлениям:

1. документирование по общим вопросам управления и
2. документирование специальных сторон управленческой деятельности.

Документирование по общим вопросам управления охватывает основную, оперативную деятельность учреждений. Комплекс документов, возникший при документальном офор­млении этой деятельности, получил название общей докумен­тации.

Отдельные специальные стороны деятельности учреж­дений находят отражение в системах специальной документа­ции (бухгалтерской, статистической, военной, технической, дипломатической и другой). Выделение систем специальной документации было вызвано особенностями содержания доку­ментов, входивших в эти системы, и отличными от других пра­вилами их составления и работы с ними.

1.3.Понятие «документ». Общая характеристика документов. Функции документов.

В состав каждого документа входит ряд элементов (рек­визитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст — «ре­чевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи».

Все документы могут быть классифицированы по раз­личным признакам. По происхо­ждению на внутреннюю и внешнюю, служебную (официаль­ную) и личную. По сложности содержания, отраженного в до­кументах, они делятся на простые и сложные, по воспроизве­дению — на подлинники (оригиналы) и копии. Важной является классификация документов по видам и разновидностям.

Вид — это понятие, употребляемое для обозначения группы докумен­тов одного названия, например, приказ, акт, записка. Разно­видность документа уточняет ха­рактер деятельности, документированной данным видом, на­пример, служебная записка, докладная записка, объяснитель­ная записка, пояснительная записка.

Все документы образуют многочисленные системы документации. Самая массовая из систем документации, применяемая в каждом учреждении при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности — организационно-распорядительная документация (ОРД).

В состав организационно-распорядительной документации входят:

• организационные документы (устав организации, по­ложение об организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распоряд­ка, положение о структурном подразделении организации, дол­жностная инструкция работнику);
• распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, решение, постановление);
• справочно-информационные документы (протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, те­леграмма, телефонограмма и др.).

1.4. Функции документов. Знание функций документов имеет существенное значе­ние для выяснения подлинных целей создания документов и за­ключенной в них информации, для правильного понимания роли документа.

Функция документа — это целевое назначение, прису­щее ему.

Следует отметить, что не существует документов, несу­щих лишь одну строго ограниченную функцию. Документ по­лифункционален, то есть в одном и том же документе наблю­дается переплетение различных функций, и потому разграни­чить их можно только условно, для удобства их классификации и анализа.

1.Основной функцией документа является информационная. Она прису­ща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления лю­бого из них. Информационная функция имеет сложную струк­туру. В ее состав входит фиксация, сохранение и передача информации.

Наиболее важной информацией, которую содержит документ, является социальная, то есть информация о процессах, проис­ходящих в обществе.

2.Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации. Со­циальную функцию выполняет любой документ. Инфор­мация может содержаться как в готовом виде, так и в форме, которая позволяет извлечь ее только в результате анализа. До­кумент является не только продуктом определенных социаль­ных отношений, но и сам может воздействовать на эти отно­шения, в определенной степени формировать их. Поэтому со­циальная функция документа определяется местом и ролью до­кумента в данном обществе.

Социальная информация — это информация не только об обществе, но и о конкретной личности, ее социальных связях. Следовательно социальная функция документа — это отражение в нем деятельности, места и роли данного человека в обществе.

3.Коммуникативная функция документа. У этой функции есть своя специфика — передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная функция — это организация и поддержание информационной связи в обществе между от­дельными элементами общественной структуры.

В коммуникативной функции можно выделить две под­функции:

— документы, ориентированные в определенном направ­лении: сверху вниз (то есть от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы);

— документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

4.Управленческая функция. В ней документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процес­се его реализации.

Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, орга­низации, предприятия.

5.Правовая функция — функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их дейст­вие. Это, прежде всего, правовые акты органов государствен­ной власти и государственного управления (указы, законы, по­становления и др.), акты управления, издаваемые учреждения­ми, предприятиями, организациями и влекущие за собой опре­деленные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и др.). Сюда же можно отнести все договорные до­кументы, фиксирующие договорные отношения.

В эту категорию входят имеющие юридическое значение удостоверительные документы (метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании и др.) и оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, наклад­ные и др.).

6.Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета — это регистра­ция и группировка в цифровом выражении информации, свя­занной с хозяйственными, демографическими и иными соци­альными процессами с целью их анализа, контроля. В доку­ментах, выполняющих функцию учета, отражены и системати­зированы прежде всего многообразные проявления хозяйствен­ной деятельности государства и его исполнительно-распоря­дительных органов. Поэтому документы, наделенные функци­ей учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации. Основные виды учета находят отражение в статистиче­ских и финансово-экономических документах.

7.Культурная функция. В данной функции документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции. В этом смысле документ мо­жет быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото-, фоно-и аудиовизуальных способов запечатления.

Культурную функцию выполняет крупный комплекс до­кументов (например, научно-техническая документация, про­изведения искусства). В них находят отражение уровень науч­ного и технического развития общества, художественного творчества.

Следовательно, культурная функция документов состоит в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, эс­тетических норм, систем ценностей, поведения и деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе.

Значение той или иной функции со временем изменяет­ся, так как изменяется и роль самого документа в обществен­ных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д.

Источник: studfile.net

Роль документооборота в работе предприятия

Документооборот — один из важнейших компонентов, необходимый для построения системы бизнеса. Выстраивание эффективного документооборота необходимо как для успешной работы бизнеса в целом, так и организации деятельности подразделений бизнеса и взаимодействия между ними.

Например, для организации работы профессионального отдела продаж необходимо до 27 ВИДОВ документов. Причем, не менее половины из них необходимо для того, чтобы отдел хотя бы начал нормально работать. При консалтинге по построению такого отдела продаж мы внедряем и передаем заказчику 61 такой документ. И это — минимум. Для сложных проектов количество документов серьезно возрастает.

2. Какова роль документооборота как управленческого инструмента?

Опять же проще ответить на конкретных примерах. Возьмем 27 видов документов, необходимых для организации работы профессионального отдела продаж. Часть этих документов используется для выстраивания работы с клиентами. Сюда входят стандарты работы менеджера по продажам: как звонить, как встречаться, как отвечать на каверзные вопросы клиента.

Вторая часть используется для самоорганизации работы менеджера по продажам. Сюда относятся, например, «рабочий журнал» и «Анкета Клиента». Третья часть документов используется для выстраивания управления отделом продаж. Это, прежде всего, «Статистика коммерческой работы», «Прогноз продаж» и Приказ по оплате труда менеджеров по продажам.

Основных целей, которые достигаются благодаря использованию этого документооборота, три:
А) обеспечение уровня ведения переговоров с клиентами не ниже заданного, приемлемого для компании;

Б) обеспечение высокой интенсивности работы менеджеров по продажам при минимизации времени на управление продажами;

В) обеспечение принципа, что клиент должен быть собственностью компании, а не менеджера по продажам, который с ним работал. Из этого следует принцип абсолютной стандартизации документооборота. И запрещение записей контактов на клиентов куда либо, кроме стандартных форм. Все контакты должны записываться в стандартизованные «длинные списки», «рабочие журналы», «Анкеты Клиента», «Досье Клиента» и в компьютерную базу Клиентов (CRM). А записывать контакты клиента в личные записные книжки и ежедневники ЗАПРЕЩЕНО (is forbidden).

Как любой нормальный коммерсант, я ненавижу рутину и бумажки. И именно по указанным выше причинам я постоянно разрабатываю и использую технологии и стандарты продаж, контрольные и отчетные формы. Я постоянно занимаюсь этим последние 14 лет. И тоже самое делают мои руководители.

3. Используете ли государственные делопроизводственные стандарты и методические разработки в сфере документоведения?

Источник: delovoymir.biz