Любые принимаемые решения требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться. Это необходимо знать и понимать будущим руководителям и экономистам. От этого зависит не только судьба конкретной личности, но и предприятия. Поскольку, наши дни диктуют острую необходимость уверенно чувствовать себя на ногах в обществе, где значение информации для всех сфер общественной жизни постоянно увеличивается. Не вызывает сомнения тот факт, что ключом к успеху в таком обществе будет являться умение четко ориентироваться в огромном океане информации и умение эффективно воспользоваться этой информацией.
Введение
1 Роль информации в деятельности предприятия
2 Краткая характеристика деятельности предприятия
3 Использование внешней текущей маркетинговой информации
4 Краткая характеристика деятельности предприятия
5 случаев использования ролей при описании бизнес-процесса
Заключение
Список использованных источников
Прикрепленные файлы: 1 файл
1 Роль информации в деятельности предприятия
2 Краткая характеристика деятельности предприятия
3 Использование внешней текущей маркетинговой информации
4 Краткая характеристика деятельности предприятия
Список использованных источников
Информация играет важную роль в обществе, она связывает между собой различные материальные и интеллектуальные виды деятельности людей и выступает важнейшим ресурсом жизнедеятельности. Характерной особенностью этого вида ресурсов, в отличие, например, от природных, является то, что он не только не убывает со временем, но и постоянно нарастает, создавая тем самым условия для накопления опыта, способствуя выработке и принятию эффективных управленческих решений.
Для современных условий развития информационных технологий характерно все более широкое использование высокоэффективных автоматизированных информационных систем, позволяющих существенно повышать уровень управления экономическими объектами. Современные информационные системы предоставляют возможность осуществлять сбор и хранение информации, оперативно и точно передавать ее по назначению, осуществлять ее обработку, выявлять отклонения от намеченных показателей, производить анализ данных. На этой основе появляется возможность поэтапно осуществлять систематический контроль за всеми участками деятельности банка, координировать и своевременно вносить соответствующие коррективы, отслеживая изменение условий внешней среды. Применение развитых информационных систем создает предпосылки для усиления централизации и оперативности контроля, перенесения на высший уровень руководства контрольных функций.
Коммерческие организации в силу своей деятельности могут располагать возможностями по накоплению информации, касающейся своей деятельности, а также функционирования многих других объектов и субъектов экономической и социальной жизни общества. Вместе с тем, потребности предприятий в информации продолжают неуклонно нарастать, и удовлетворение их происходит явно не в полной мере.
Использование специализированных программных средств для сбора информации о бизнес-процессе
При организации информационной системы предприятий важно определить основные требования, предъявляемые к информации, необходимой для эффективного управления. Информация должна быть надежной или достоверной. Информацию можно считать достоверной в том случае, если она не искажает истинного положения дел.
В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления.
Любые принимаемые решения требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться. Это необходимо знать и понимать будущим руководителям и экономистам.
От этого зависит не только судьба конкретной личности, но и предприятия. Поскольку, наши дни диктуют острую необходимость уверенно чувствовать себя на ногах в обществе, где значение информации для всех сфер общественной жизни постоянно увеличивается. Не вызывает сомнения тот факт, что ключом к успеху в таком обществе будет являться умение четко ориентироваться в огромном океане информации и умение эффективно воспользоваться этой информацией. Именно поэтому данная тема кажется мне очень современной, актуальной и интересной для рассмотрения в курсовой работе.
- Роль информации в деятельности предприятия
В экономической деятельности информация как средство снижения неопределенности и риска представляет большую или меньшую ценность для потребителя, исходя из уровня и полезности принимаемого решения, а также от степени снижения неопределенности. Знания как продукт для дальнейшей коммерциализации, например, осуществления в средствах труда, товарах, технологиях, имеют ценность, обусловленную размерами вероятных будущих прибылей от коммерциализации.
Таким образом, можно сказать, что информация, независимо от форм ее существования и использования в экономической деятельности, коренным образом отличается от таких ресурсов, как капитал, природные ресурсы, труд, что оказывает существенное влияние на специфику обращения информации в экономической системе. Поэтому особый интерес представляет изучение сущности и характеристик информации и знаний.
Очевидно, что в условиях информационной экономики на первый план выдвигаются скорость и качество обработки новых информационных сигналов, появляющихся знаний. Стремительность получения экономической действительности влияет на неопределенность и устойчивость компаний, рынков, национальных экономик.
Это позволяет сделать вывод о том, что информация выступает в качестве экономического ресурса не только в определенных формах и при наличии определенного содержания, но и в конкретное время. Материальные ресурсы в процессе производства переносят свою стоимость на товары и услуги, в результате чего после окончания производственного цикла перестают существовать. Информация не исчезает, но перестает иметь экономическую ценность из-за потери актуальности или невозможности ее применения. Можно говорить о том, что информация обладает свойством ограниченности в определенное время, поэтому от скорости ее получения и использования зависят выгоды, получаемые от ее применения в хозяйственной деятельности.
В последние десятилетия информация стала важным ресурсом в хозяйственной деятельности. Использование микропроцессорной технологии, электронно-вычислительных машин и персональных компьютеров обусловило коренное преобразование отношений и технологических основ деятельности в сфере экономики. Развертывается процесс информатизации как единство трех взаимосвязанных процессов — компьютеризации, совершенствования технологий сбора, накопления и использования информации и интеллектуализации. Внедрение компьютерной техники, совершенствование информационно-коммуникационных технологий, развитие человеческого капитала на этой основе становятся одними из важнейших задач управления.
Информация в современной экономике востребована и как ресурс, и как товар, удовлетворяющий информационные потребности. На всех стадиях обращения информации как экономического блага проявляются ее уникальные свойства, способствующие совершенствованию организации бизнеса.
- Краткая характеристика деятельности предприятия
Качественные строительные и отделочные материалы являются в прямом и в переносном смысле фундаментом строительства. Основой рынка строительных и отделочных материалов на сегодняшний день являются материалы такие как, сухие смеси, шпатлевка, акриловая грунтовка, клей плиточный, гипсовая штукатурка и другие разновидности строительных и отделочных материалов. На данный момент многие фирмы занимаются производством и продажей строительных материалов в Москве в связи с активно ведущимися работами по строительству.
ООО «Омега», занимающееся производством строительных и отделочных материалов, активно работает на российском рынке в сфере строительных материалов с 2001 года и на данный момент представляет собой динамично развивающееся высокотехнологичное производство. Компания имеет ряд неоспоримых преимуществ по сравнению с другими компаниями, занимающимися производством и продажей строительных и отделочных материалов. Компания ООО «Омега» пользуется услугами ограниченного круга поставщиков сырья, обеспечивающих соблюдение стандартов качества поставляемой продукции. Важнейшим преимуществом является то, что компания имеет собственный производственный комплекс в Московской области, где и изготавливаются строительные материалы. Удобное расположение, наличие собственного автопарка позволяют осуществлять оперативную доставку и продажу строительных и отделочных материалов потребителю.
Продукция ООО «Омега» является образцом высочайшего качества среди строительных материалов Москвы. Среди продукции вы найдете гипсовую штукатурку, шпатлевку, гипс (алебастр) и другие строительные и отделочные материалы непревзойденного качества, производимые по европейским стандартам, применяемые от ремонта и отделки квартир и коттеджей до строительства и ремонта здание и офисов.
Следует обратить внимание на то, что при производстве строительных и отделочных материалов ООО «Омега» ведет постоянное сотрудничество с ведущими отечественными и зарубежными научно-исследовательскими лабораториями, что позволяет оперативно реагировать на все изменения конъюнктуры строительного рынка и обеспечивать высокие стандарты качества производимой продукции. Все строительные и отделочные материалы ООО «Омега» сертифицированы. При производстве строительных материалов компания использует только высококачественное сырье европейских стандартов. Организационная структура ООО «Омега»
Местоположение: Московская обл., Мытищинский район, Осташковское шоссе д. 1 корп. 10.
Руководство текущей деятельностью Общества осуществляет Генеральный директор, действующий на основании Устава. Он входит в состав Администрации. Также туда входит Заместитель генерального директора по основной деятельности и Заместитель генерального директора по экономике.
Бухгалтерия состоит из Главного бухгалтера, его Заместителя и бухгалтера. Главный бухгалтер отвечает за правильное ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с действующим законодательством.
К административно-хозяйственной части относятся заведующая складом, водитель-экспедитор, курьер, также штатным расписанием предусмотрены должности секретаря-делопроизводителя, водителя-механика и уборщицы.
Коммерческий отдел состоит из 8 специалистов. В их обязанности входит поиск потенциальных покупателей, организация отгрузки товаров, анализ цен на приобретаемые для последующей перепродажи товары.
Экономическая группа включает в свой состав финансового аналитика и экономиста. Финансовый аналитик занимается управленческой отчетностью, то есть определением прибыльности отдельных контрактов и финансового результата по компании в целом. Кроме того, в его задачи входит оценка представленных соответствующими службами бюджета продаж, бюджета закупок и других финансовых планов.
Управлением финансами на предприятии занимается экономическая группа, тесно взаимодействуя с бухгалтерией. Назовем их в целом финансовая служба.
Цель деятельности финансовой службы ООО «Омега»: наиболее эффективное использование всех видов ресурсов и получения прибыли, контроль за использованием оборотных средств и кредитов.
Источник: www.referat911.ru
Роль информации в менеджменте
Информация — это совокупность различных сообщений об изменениях, которые отражают конкретный аспект явления, события производственно-хозяйственной деятельности, то есть изменения, которые проходят в системе и окружающей ее среде. Управление как процесс состоит из обмена информацией между органом управления, управляемым объектом и внешней средой. В общем понимании, информация — это документированные или публично объявленные сведения о событиях и явлениях, происходящих в обществе, государстве и окружающей природной среде. При этом информация отражает состояние и его изменения в определенной системе.
К информации относятся все виды сведений, сообщений (устные, письменные, графические и т.д.) и знаний, необходимых для реализации функций менеджмента.
Роль информации неодинакова для различных этапов или стадий процесса управления. На одних стадиях управления важный объем информации, ее виды, возможности получения новой, дополнительной информации, на других — ее движение, на третьих — возможности ее обработки.
Информация, используемая в управлении, делится на три больших класса:
1. Научно-техническая информация Источником ее возникновения результаты научных исследований ученых и специалистов в различных сферах деятельности. Эти сведения содержатся в научно-технической литературе, патентах, проектно-конструкторской и технологической документации.
2. Управленческая информация
Она возникает непосредственно в процессе управления. Это плановая, нормативная и другая информация, необходимая для организации управления. Такая информация содержится в хозяйственных договорах, заявках и заказах, различных распорядительных документах.
3. Учетно-статистическая информация Ее источник — результаты деятельности административно-хозяйственных единиц. Она создается как обобщение данных о фактах и явлениях, которые произошли, происходят или могут произойти.
7. Актуальные проблемы кросскультурного менеджмента в области деловых коммуникаций.
Кросскультурный менеджмент — это управление отношениями, возникающими на границе национальных и организационных культур, исследования причин межкультурных конфликтов и их нейтрализация, выяснение и использование при управлении организацией закономерностей поведения, свойственных национальной деловой культуре.
Эффективный кросскультурный менеджмент означает совместное с представителями других культур ведения бизнеса, основанное на признании и уважении кросскультурных различий и формировании общей корпоративной системы ценностей, которые бы воспринимались и признавались каждым членом многонационального коллектива. Речь идет о формировании специфической корпоративной культуры, которая возникала и базе национальных деловых культур, гармонично сочетала в себе отдельные аспекты культуры каждой нации, но не повторяла полностью ни одной из них.
возникают кросс-культурные проблемы в международном бизнесе – противоречия при работе в новых социальных и культурных условиях, обусловленные различиями в стереотипах мышления между отдельными группами людей. Формирование человеческого мышления происходит под воздействием знаний, веры, искусства, морали, законов, обычаев и любых других способностей и привычек, приобретенных обществом в процессе своего развития. Почувствовать эти различия можно только слившись с новым обществом – носителем отличной культуры.
В международном бизнесе факторы культурной среды создают самые большие сложности. Именно поэтому корректная оценка различий национальных культур и адекватный их учет становятся все более и более важными. Принять во внимание факторы культурной среды также заставляет сложная и многоуровневая структура культуры, которая определяет разнообразие ее функций в жизни каждого общества.
Атрибуции (приписывание) как источник ошибок при восприятии.
от англ. attribute — приписывание] — приписывание воспринимаемому и оцениваемому социальному объекту характеристик, свойств, качеств, которые в отчетливом непосредственно воспринимаемом плане не представлены в актуальной ситуации взаимодействия и не проявились в достаточной мере в предшествующих случаях контакта.
Атрибуция в современной социальной психологии расценивается как один из основополагающих механизмов восприятия, реализация которого как раз и позволяет впервые воспринимаемую реальность содержательно и системно увязать с личностным опытом конкретного человека и системой его смысловых и ценностных установок.
большую роль при интерпретации поведения играет так называемая фундаментальная ошибка атрибуции, суть которой заключается в склонности при поиске причин поведенческого акта к переоценке диспозиционных факторов и недооценке ситуационных. В результате отношение к конкретному поступку переносится на личность в целом. Тем самым нередко создается стереотип восприятия, препятствующий адекватной оценке партнера по социальному взаимодействию и пониманию его истинных побудительных мотивов.
9. Б еседа при увольнении с работы. Проблемные или дисциплинарные беседы.
Беседа при увольнении с работы Имеет две разновидности: Ситуация незапланированного, добровольного ухода сотрудника; Ситуация, когда работника приходится увольнять или сокращать.
Беседа с работником, которого приходится увольнять Процедура увольнения по решению руководства крайне трудна для всех, кто принимает в ней участие. Эта процедура опирается на знание специфики такого разговора и на владение техникой его проведения: прощальный разговор не назначается перед выходными днями или праздниками; не проводится на рабочем месте увольняемого или в помещении, где работает большое количество народа; он не должен продолжаться более 20 мин (т.к. работник, переживающий неприятное известие, не в состоянии внимательно слушать и обдумывать различные подробности, которые излагает ему руководитель).процесс подготовки проблемной беседы Руководитель должен заранее ответить на вопросы о смысле, цели, результатах, средствах и методах решения проблемы, стремясь к тому, чтобы в ходе беседы подчиненный принял позицию руководства. Для этого следует: 1. получить необходимые сведения о сотруднике и его работе; 2. построить беседу, соблюдая следующую очередность в сообщении информации: сообщение, содержащее положительную информацию о деятельности сотрудника; сообщение критического характера; сообщение похвально-поучительного характера; 3. быть конкретным и избегать неясностей (оборотов типа «Вы сделали не то, что нужно», «Вы не выполнили задания» и т.п.); 4. критиковать выполнение задания, а не личность.
При проведении проблемной беседы важно выяснить: Не является ли возникшая проблема средством привлечения внимания? Не вызваны ли нарушения личными затруднениями? Не связана ли проблема с недостатком квалификации, помощи, обучения? Может быть, работнику нужна 6ольшая самостоятельность? Или дело в том, что он не приемлет стиль руководства?
10.
Вербальное общение (речь) как универсальная знаковая система человеческой коммуникации.. На основном, вербальном, уровне в качестве средства передачи информации используется человеческая речь. Именно речь, как проявление активности воли и сознания говорящего, является условием духовного преобразования личности. Процесс выговаривания своих трудностей переводит их из плана индивидуального и эгоцентрического в план общечеловеческий.
К невербальной коммуникации относятся воспринимаемый внешний вид и выразительные движения человека — жесты, мимика, позы, походка и т. д. Они во многом являются зеркалом, проецирующим эмоциональные реакции человека, которые мы как бы «считываем» в процессе общения, пытаясь понять, как другой воспринимает происходящее. Сюда же можно отнести такую специфическую форму человеческого невербального общения, как контакт глаз.
Роль всех этих невербальных знаков в общении чрезвычайно велика. Можно сказать, что значительная часть человеческого общения разворачивается в подводной части «коммуникативного айсберга» — в области невербального общения. В частности, именно к этим средствам чаще всего прибегает человек при передаче обратной связи партнёру по общению.
Через систему невербальных средств транслируется и информация о чувствах, испытываемых людьми в процессе общения. К анализу «невербалики» мы прибегаем в тех случаях, когда не доверяем словам партнёров. Тогда жесты, мимика и контакт глазами помогают определить искренность другого.
Невербальные средства являются важным дополнением речевой коммуникации, естественно вплетаются в ткань межличностного общения. Их роль определяется не только тем, что они в состоянии усилить или ослабить речевое влияние коммуникатора, но и в том, что они помогают участникам общения выявить намерения друг друга, делая тем самым процесс коммуникации более открытым.
Передача любой информации возможна лишь посредством знаков, точнее знаковых систем. Существует несколько знаковых систем, которые используются в коммуникативном процессе, соответственно им можно построить классификацию коммуникативных процессов. При грубом делении различают вербальную и невербальную коммуникации.
Однако этот второй вид сам требует более детального деления на различные формы. Сегодня описаны и исследованы многочисленные формы невербальных знаковых систем. Из них главные: кинесика, паралингвистика и экстралингвистика, проксемика, визуальное общение. Соответственно возникает и многообразие видов коммуникативного процесса.
Вербальная коммуникация, как уже было сказано, использует в качестве знаковой системы человеческую речь, естественный звуковой язык, то есть систему фонетических знаков, включающую два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. Правда, этому должна сопутствовать высокая степень общности понимания ситуации всеми участниками коммуникативного процесса.
При помощи речи осуществляется кодирование и декодирование информации: коммуникатор в процессе говорения кодирует, а реципиент в процессе слушания декодирует эту информацию.
Американским исследователем Г. Лассуэллом предложена простейшая модель речевого коммуникативного процесса для изучения убеждающего воздействия средств массовой информации (в частности, газет), включающая пять элементов:
1. Кто? (передаёт сообщение) — Коммуникатор.
2. Что? (передаётся) — Сообщение (текст).
3. Как? (осуществляется передача) — Канал.
4. Кому? (направлено сообщение) — Аудитория.
5. С каким эффектом? — Эффективность.
Существуют характеристики коммуникатора, способствующие повышению эффективности его речи, в частности, выявлены типы его позиции во время коммуникативного процесса. Таких позиций может быть три: открытая — коммуникатор открыто объявляет себя сторонником излагаемой точки зрения, оценивает различные факты в подтверждение этой точки зрения; отстранённая — коммуникатор держится подчеркнуто нейтрально, сопоставляет противоречивые точки зрения, не исключая ориентации на одну из них, но не заявленную открыто; закрытая — коммуникатор умалчивает о своей точке зрения, даже прибегает иногда к специальным мерам, чтобы скрыть её.
Источник: infopedia.su
Принятие решений на основе информационных систем и контроллинга
Аннотация: Рассматриваются сущность, функции, задачи новой концепции управления – контроллинга, а также некоторые вопросы реинжиниринга бизнес-процессов. Основная часть лекции посвящена информационным системам управления предприятием (ИСУП), их классификации, решаемым ими задачам и их месте в системе контроллинга.
Роль информации при принятии решений
Одним из наиболее мощных инструментов в руках менеджера является информация. Эффективное управление невозможно без сбора информации и ее обработки различными методами с целью подготовки и принятия управленческих решений. Методы получения информации многообразны и не являются предметом рассмотрения в данной работе. Методы обработки и анализа экономической информации составляют суть эконометрики. Для целевого распределения информации по адресатам необходима интегрированная информационная система, направленная на решение задач, стоящих перед предприятием, и являющаяся отражением протекающих бизнес процессов.
Современный менеджер должен обладать незаурядными аналитическими способностями, которые позволяли бы ему адекватно оценивать текущую и специально собранную информацию, касающуюся всей гаммы внешних и внутренних факторов. Это необходимо для того, чтобы ставить реальные цели, разрабатывать, принимать и реализовывать соответствующие управленческие решения. Важно постоянно контролировать выполнение принятых решений, вовремя корректировать цели и, как следствие, корректировать средства их достижения.
Другими словами, стратегическое управление является фундаментом общего подхода к управлению всей компанией. Говорят, что исполнительный директор одной из компаний удачно сформулировал важную мысль: «В основном наши конкуренты знают те же самые фундаментальные концепции, методы и подходы, что и мы, и они также имеют все возможности для скрупулезного следования им, как и мы. Зачастую разница достигнутого ими и нами успеха заключается в относительной тщательности и дисциплинированности, с которой они и мы разрабатываем и исполняем свои стратегии на будущее».
Преимуществами стратегического подхода к управлению (в противоположность свободной импровизации, интуиции или бездеятельности) на основе интенсивного использования информационных систем являются:
- обеспечение направленности идей организации на ключевой вопрос стратегии «что мы собираемся делать и чего добиваемся?»
- необходимость для менеджеров более четко реагировать на появляющиеся перемены, новые возможности и угрожающие тенденции;
- возможность для менеджеров оценивать альтернативные варианты капитальных вложений и расширения персонала, т.е. разумно переносить ресурсы в стратегически обоснованные и высокоэффективные проекты;
- возможность объединить решения руководителей всех уровней управления, связанных со стратегией.
Итак, можно сделать следующий вывод : стратегический менеджмент представляет собой современный вариант системного подхода к управлению промышленным предприятием или иной организацией.
Сущность контроллинга
В литературе можно найти десятки определений понятия «контроллинг». Однако практически во всех определениях подчеркивается, что контроллинг — это новая концепция управления, порожденная практикой современного менеджмента. Контроллинг (от англ. control — руководство, регулирование , управление, контроль ) далеко не исчерпывается контролем. В основе этой новой концепции системного управления организацией лежит стремление обеспечить успешное функционирование организационной системы (предприятия, торговой фирмы, банка и др.) в долгосрочной перспективе путем:
- адаптации стратегических и оперативных (тактических) целей к изменяющимся условиям внешней среды;
- согласования оперативных планов со стратегическим планом развития организационной системы;
- координации и интеграции оперативных планов по разным бизнес-процессам;
- создания системы разработки управленческих решений и обеспечения менеджеров информацией для различных уровней управления в оптимальные промежутки времени;
- создания системы контроля над исполнением планов, корректировки их содержания и сроков реализации;
- адаптации организационной структуры управления предприятием с целью повышения ее гибкости и способности быстро реагировать на меняющиеся требования внешней среды.
Одной из главных причин возникновения и внедрения современных принципов разработки и принятия управленческих решений на основе концепции контроллинга стала необходимость в системной интеграции различных аспектов управления бизнес-процессами в организационной системе. Контроллинг обеспечивает методическую и инструментальную базу для поддержки основных функций менеджмента: планирования, контроля, учета и анализа, а также оценки ситуации для принятия управленческих решений.
Следует подчеркнуть, что контроллинг — это не та система, которая автоматически обеспечивает успех предприятия, освобождая менеджеров от функций управления. Это — лишь инструмент менеджмента, но весьма эффективный инструмент.
Узловыми компонентами концепции контроллинга являются:
- ориентация на эффективную работу организации в относительно долговременной перспективе на основе философии доходности и формирование организационной структуры, ориентированной на достижение стратегических и тактических целей;
- создание информационной системы, адекватной задачам эффективного управления;
- разбиение задач контроллинга на циклы, что обеспечивает итеративность (цикличность) планирования, контроля исполнения и принятия корректирующих решений.
Функции и задачи контроллинга. Контроллинг как концепция системы управления послужил ответом на изменения внешних условий функционирования организаций (предприятий). К началу XXI века произошла эволюция функций управления организацией. Планирование по отдельным аспектам трансформировалось в комплексное программно-целевое планирование, управление сбытом и продажами — в маркетинг, бухгалтерский и производственный учет — в систему контроля и регулирования. В целом наблюдаемая эволюция функций управления организацией с их интегрированием в систему контроллинга отражает основную тенденцию комплексного (системного) подхода к управлению.
Контроллинг ориентирован прежде всего на поддержку процессов принятия решений. Он должен обеспечить адаптацию традиционной системы планирования, учета и контроля на предприятии к информационным потребностям должностных лиц, принимающих решения, т.е. в функции контроллинга входит создание, обработка, проверка и представление системной управленческой информации. Контроллинг также поддерживает и координирует процессы планирования, обеспечения информацией, контроля и адаптации.
Цели контроллинга, как направления деятельности, непосредственно вытекают из целей организации и могут выражаться в экономических терминах, например, в увеличении объемов продаж и расширении доли рынка, в достижении определенного уровня прибыли, рентабельности или производительности организации при заданном уровне ликвидности.
Функции контроллинга определяются поставленными перед организацией целями и включают те виды управленческой деятельности, которые обеспечивают достижение этих целей. Сюда относятся: учет, поддержка процесса планирования и принятия решений , контроль за реализацией планов, оценка протекающих процессов, выявление отклонений, их причин и выработка рекомендаций для руководства по устранению причин, вызвавших эти отклонения.
В сфере учета задачи контроллинга включают создание системы сбора и обработки информации, существенной для принятия управленческих решений на разных уровнях руководства. Это необходимо для разработки и в дальнейшем для поддержания системы ведения внутреннего учета информации о протекании технологических процессов. Важными являются подбор или разработка методов учета, а также критериев для оценки деятельности предприятия в целом и его отдельных подразделений.
Поддержка процесса планирования заключается, в частности, в выполнении следующих задач контроллинга:
- формирование и развитие системы комплексного планирования;
- разработка методов планирования;
- определение необходимой для планирования информации, источников информации и путей ее получения.
Система контроллинга информационно поддерживает разработку базисных планов предприятия (продаж, ликвидности, инвестиций и т.д.), координирует отдельные планы по времени и содержанию, проверяет составленные планы на полноту и реализуемость и позволяет составить единый оперативный (годовой) план предприятия на основе эффективных процессов принятия решений . В рамках системы контроллинга определяется, как и когда следует планировать, а также оценивается возможность реализации запланированных действий.
Служба контроллинга не определяет, что планировать, а советует, как и когда планировать, и оценивает возможность реализации запланированных мероприятий. Ответственность за реализацию планов остается в компетенции линейных руководителей, менеджеров соответствующих звеньев управления.
При обеспечении аналитической информацией руководства организации в задачи контроллинга входят, в частности:
- разработка архитектуры информационной системы;
- стандартизация информационных каналов и носителей;
- выбор методов обработки информации.
Система контроллинга должна обеспечивать сбор, обработку и предоставление руководству существенной для принятия управленческих решений информации.
В каждом отдельном случае функции службы контроллинга зависят от многих обстоятельств, но если обобщить существующую практику предприятий, то можно получить некоторый идеальный перечень основных функций и задач контроллинга, представленный ниже.
Основные функции и задачи контроллинга разделяем на следующие группы: учет, планирование, контроль и регулирование , информационно-аналитическое обеспечение, дополнительно — специальные функции. Опишем состав каждой из этих групп.
- сбор и обработка информации;
- разработка и ведение системы внутреннего учета;
- унификация методов и критериев оценки деятельности организации и ее подразделений.
- информационная поддержка при разработке базисных планов (продаж, производства, инвестиций, закупок);
- формирование и совершенствование всей «архитектуры» системы планирования;
- установление потребности в информации и времени для отдельных шагов процесса планирования;
- координация процесса обмена информацией;
- координация и агрегирование отдельных планов по времени и содержанию;
- проверка предлагаемых планов на полноту и реализуемость;
- составление сводного плана предприятия.
Контроль и регулирование :
- определение величин, контролируемых во временном и содержательном разрезах;
- сравнение плановых и фактических величин для измерения и оценки степени достижения цели;
- определение допустимых границ отклонений величин;
- анализ отклонений, интерпретация причин отклонений плана от факта и выработка предложений для уменьшения отклонений либо коррекции плана.
- разработка архитектуры информационной системы;
- стандартизация информационных носителей и каналов;
- предоставление цифровых материалов, которые позволили бы осуществить контроль и управление организацией;
- сбор и систематизация наиболее значимых для принятия решений данных;
- разработка, изучение и внедрение эконометрического, экономико-математического и иного инструментария для планирования, контроля и принятия решений;
- консультации по выбору корректирующих мероприятий и решений;
- обеспечение экономичности функционирования информационной системы.
- сбор и анализ данных о внешней среде: состояние финансовых рынков, конъюнктура отрасли, правительственные экономические программы и др.;
- сравнение с конкурентами;
- обоснование целесообразности установления контактов (вплоть до слияния) с другими фирмами или открытия (закрытия) филиалов;
- проведение калькуляций и иных расчетов для особых заказов;
- расчеты эффективности инвестиционных проектов, и др.
На основе приведенного перечня функций и задач контроллинга можно достаточно четко представить себе сферу его применения. Объем реализуемых в организациях функций контроллинга зависит в основном от следующих факторов:
- экономического состояния организации;
- понимания руководством и/или собственниками организации важности и полезности внедрения функций контроллинга;
- размера организации (численность занятых, объем производства);
- уровня диверсификации производства, номенклатуры выпускаемой продукции;
- сложившегося уровня конкурентности в отрасли;
- квалификации управленческого персонала;
- квалификации сотрудников службы контроллинга.
В крупных организациях целесообразно создавать специализированную службу контроллинга. Небольшие по размеру организации не всегда имеют в своей структуре такую службу. На малых предприятиях основные функции контроллинга выполняет либо руководитель фирмы, либо его заместитель. При этом многие задачи интегрируются и упрощаются.
Например, задачи разработки планов, их координации и проверки на реализуемость можно рассматривать как единую задачу, если ее выполняет сам руководитель предприятия. На среднем по размерам предприятии с монопроизводством объем функций и задач учета, планирования и отчета будет, естественно, меньшим по сравнению с многопрофильным предприятием.
В условиях ухудшения экономического положения на предприятии, которое проявляется в снижении уровня ликвидности и рентабельности, от служб контроллинга ожидают в большей степени услуг по координации планов, анализу причин отклонения планов от факта, а также рекомендаций по обеспечению выживания на ближайшую перспективу.
Источник: intuit.ru