Актуальные тренды в предпринимательской среде предписывают не отставать от прогресса и регулярно совершенствоваться. Одна из главных тенденций — автоматизация процессов. Она позволяет облегчить сотрудникам выполнение текущих задач и за счет этого сделать компанию эффективной, параллельно увеличив ее. Как сделать бизнес современным — выясняем вместе со специалистами компании «Простой софт».
Для чего нужна автоматизация и чем она поможет бизнесу
Уже на протяжении нескольких лет автоматизацию называют главным бизнес-трендом. И неспроста, ведь поручать людям рутинные однотипные задачи — значит увеличивать издержки и терять в эффективности. В посткризисный период такой подход крайне нецелесообразен, тем более что весь мир устремляется в онлайн.
Так, только за 2020 год объем e-commerce в Европе по итогам перевалил за 717 миллиардов евро (данные belretail.by). Доля онлайн-покупателей при этом составила целых 83 %. Обеспечить бизнесу клиентский поток из этой огромной аудитории довольно просто: стоит внедрить ту же CRM (систему управления взаимоотношениями с клиентами). Она позволит существенно облегчить работу отдела продаж. Используя CRM, можно легко построить путь клиентов прямо с заполнения формы на сайте, звонить заказчикам из персональных карточек, а также анализировать статистику переговоров и продаж.
Автоматизация Бизнеса. С чего начать? Мифы и заблуждения.
Для интернет-магазинов определенно будут полезны CMS — автоматизированные системы управления контентом. В таких сервисах есть готовые скрипты досок объявлений, каталогов и других интерфейсов, адаптированных под нужды конкретного бизнеса — от бьюти-индустрии до автохимии. Некоторые системы также оснащаются встроенными редакторами для точечной настройки функционала.
CMS можно интегрировать с любыми платежными и логистическими системами, с которыми работает бизнес для максимального упрощения процесса покупки и доставки.
Как провести автоматизацию
1. Оценить, каким процессам она необходима
Начать модернизацию компании стоит с определения и осознания имеющихся проблем. Их может быть несколько:
— нерациональное распределение времени менеджеров на смежные задачи;
— отсутствие централизованной системы хранения данных;
— множество рутинных задач;
— отсутствие системы контроля;
— падение продаж и потеря клиентов.
Обнаружить две последние проблемы не сложно, а для остальных стоит погрузиться в непосредственную работу отделов и оценить ее изнутри. Можно также провести опрос персонала и понять, чего не хватает сотрудникам для максимальной эффективности.
2. Прописать сценарий автоматизации
Определившись с кругом проблем, необходимо представить новый цикл бизнес-процессов в виде детализированных списков. Стоит разбить их на простые действия, которые обычно выполняет персонал, и прописать роль каждого сотрудника.
Благодаря этому можно понять, есть ли в компании проблема с повторением одних и тех же действий, а также определить точки соприкосновения между работой отделов.
С чего начать автоматизацию бизнес-процессов. Новый релиз 3.0.18
3. Определить новые рабочие последовательности
Заключительный этап перед внедрением систем автоматизации — формирование новых рабочих сценариев. К примеру, в производственных компаниях процессы могут выглядеть так:
— закупка сырья;
— поиск клиентов;
— рассылка коммерческих предложений;
— отслеживание статуса сделки и ее согласование через CRM;
— заключение сделки;
— этапы производства, распределенные по отдельным цехам;
— согласование и отчетность по проделанной работе.
Для этого обычно требуется обучить начальников и бригадиров работе со списками проделанных операций и программам контроля.
А внедрить программное обеспечение для автоматизации бизнеса любых видов и масштабов поможет компания «Простой софт». Эта фирма занимается разработкой программ для налаживания работы систем учета и ведения отчетности, ускорения выполнения типовых задач и, главное, увеличения прибыли. «Простой софт» реализует IT-проекты в максимально короткие сроки, чтобы модернизация клиентов проходила как можно быстрее и безболезненнее. Также компания предоставляет заказчикам возможность бесплатно протестировать готовые решения и адаптировать их под свою работу самостоятельно или при помощи штатных специалистов.
Источник: brodude.ru
«Оптимизируй это немедленно!»: с чего начать автоматизацию в компании
Повысить эффективность компании можно с помощью автоматизации. Георгий Нанеишвили, директор по развитию партнёрской сети компании QlikTech в России и специалист по внедрению систем управления предприятием, в своей книге «Оптимизируй ЭТО немедленно» рассказывает, как эффективно подойти к процессу автоматизации. С разрешения издательства «Альпина Паблишер», выпустившего эту книгу, мы публикуем рекомендации о том, с чего начать внедрение IT-решения.
Упорядочить хаос
Первое правило автоматизации гласит: «При автоматизации бардака итогом всегда становится автоматизированный бардак». Именно поэтому так важно изучение руководством компании процесса автоматизации. Когда глаз не замылен, выявляется очень много проблем, которые требуют оперативного вмешательства и выравнивания.
Никто же об этом не задумывается – отдел как-то работает, прибыль приносит. Только вот это «как-то» может сильно выстрелить, когда наступает очередной кризис или рядом появляется конкурент, у которого процессы хорошо выстроены.
Именно поэтому небольшие компании зачастую гораздо более эффективны – у них простые бизнес-процессы, чётко считаются затраты, им не надо содержать автопарк или столовую.
Если они хотят включить питание в социальный пакет, то им достаточно раздать сотрудникам талоны на питание, которые можно обменять на обед в близлежащих кафе. И у сотрудников больше выбор, и можно посмотреть, какое кафе популярно. А если им не понравится – люди перейдут в другое, а владельцам кафе придётся выкладываться, чтобы удержать клиентов. При необходимости машину с водителем можно взять в аренду – и не будет трат на обслуживающих их бухгалтеров и кадровиков, и прочих сопутствующих расходов.
Так что придётся компаниям покрупнее или с неотлаженными процессами самим разбираться, «почему так сложилось», «так всегда работали» и «а по-другому нельзя, потому что…».
Слушать и слышать
Важно уметь слушать персонал – многие из сотрудников прекрасно понимают, что в работе идёт не так. И могут не просто чётко указать на узкие места, но и дать рекомендации по улучшению ситуации.
Хорошие консалтинговые компании так и делают: они внимательно слушают менеджеров среднего звена и даже рядовых сотрудников, красиво оформляют идеи и преподносят топ-менеджменту – всё равно руководство не может так детально знать процессы, как рядовые исполнители, а для досконального изучения у них мало времени.
Руководители, которые разговаривают (а не просто говорят) со своими сотрудниками, в подобных услугах по оптимизации не нуждаются – они и так знают, что у них происходит, и стараются оптимизировать процессы, сократить избыточные затраты и ускорить время внедрения любых решений.
Самое страшное – браться за автоматизацию невыстроенных процессов, да ещё с запутанным взаимодействием между различными подразделениями, когда за прохождение процесса отвечает большое количество сотрудников разных отделов, при этом нечётко прописан уровень сервиса реагирования на заявку (SLA – от англ. Service Level Agreement).
В этом случае часть заявок проходит моментально, а часть – застревает на недели и требует неимоверных усилий и временных затрат по проталкиванию. А время – это деньги, которые вы платите сотрудникам, ожидающим, пока другой отдел не проставит «крыжик» или «галочку».
Да, зачастую всё это вскрывается во время внедрения, и иногда удаётся выровнять часть процессов и сократить другие за счёт автоматизации и использования более современных инструментов. Но обычно всё автоматизируется «как есть», создавая автоматизированный бардак и привнося новый, а руководство потом недоумевает: «Как же так, поставили новую дорогую систему, а лучше не стало!»
С чего начать преобразования
- Проведите аудит процессов в вашей компании. Можете начать с одного небольшого подразделения, например, отдела по работе с VIP-заказчиками или интернет-торговли. Помните, отдел продаж и интернет-магазин – это витрина компании.
Выполнение данных пунктов даст хороший фундамент для начала преобразований.
Подробнее о том, как компания может сократить издержки благодаря использованию IT-инструментов, читайте в книге Георгия Нанеишвили «Оптимизируй ЭТО немедленно!».
Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал , страницу в Facebook и канал на «Яндекс.Дзен» .
biz360
Источник: biz360.ru
Автоматизируй с умом: как начать автоматизацию и когда она не нужна
С автоматизацией связано множество страхов. Собственники бизнеса и ЛПР считают, что это дорого и не всегда необходимо. Одни уверены, что, автоматизировав бизнес раз, больше никакой работы проводить не нужно, другие — что от автоматизации не изменится ровным счётом ничего.
- сократить издержки и оптимизировать прибыль;
- избавить бизнес от рутинных операций.
Часто мы встречаем несистемный бизнес, и здесь как раз на помощь приходит автоматизация. Новый сотрудник, который приходит на работу в автоматизированную компанию, не хочет оттуда потом уходить. С чем это связано?
Сама работа для людей становится приятнее. Они направляют свои действия на решение интересных задач, тем самым помогая бизнесу оказывать более качественный сервис.
Стоит отметить, что ни одна автоматизация в мире фактически не лишила бизнеса рабочих мест. Да, некоторые профессии со временем канули в лету, но нельзя не упомянуть, что в таких ситуациях скорее людям находят другой вид работы.
Как начать автоматизацию?
- Для чего мы автоматизируем бизнес. Автоматизация ради автоматизации — это, наверное, самое глупое, что можно сделать!
- Когда чёткая цель прописана, то необходимо провести анализ бизнес-процессов. Дальнейший план действий зависит от уровня автоматизации компании.
- Необходимо детально прописать на бумаге сами процессы: что и в какой последовательности идёт, алгоритмы работы, что мы хотим исправить и к чему хотим прийти.
- В процессе автоматизации важно участие собственника или флагманов автоматизации. Технический аспект занимает лишь 20%, а 80% — это уже внутренняя работа. Собственнику бизнеса нужно разъяснять необходимость автоматизации, тем самым беречь нервы своих сотрудников.
- Для нее необходима целая команда специалистов с достаточными компетенциями и опытом в сфере автоматизации бизнес-процессов.
- Автоматизация влечёт за собой большие траты, а это не всегда оправдано. Бизнес-консультанты или сами собственники должны оценить затраты и срок окупаемости.
- Необходимо чётко прописать бизнес-процессы, которые будут автоматизировать. Нередки случаи, когда деньги тратят впустую.
- Автоматизация лишает бизнеса души. Заполняя отчёты, человек ненароком начинает анализировать проделанную работу. Иногда не стоит полностью лишать специалиста этого процесса.
Я всегда выступаю за последовательную автоматизацию. Начинать эту работу необходимо задолго до: если ты до этого не систематизировал бизнес, автоматизация не пройдёт гладко. Чтобы это избежать, стоит обратиться к профессионалам.
Автоматизация не работает
Я часто слышу от собственников: «Автоматизация не работает! ». Нет, на самом деле это не работают бизнес-процессы в компании. Поэтому, как я уже упоминал, важно перенести на бумагу сами процессы: что и в какой последовательности идёт, алгоритмы работы, что мы хотим исправить и к чему хотим прийти. Исходя из этого можно составлять план и ставить автоматизацию на рельсы.
Если что-то идёт не так и эти процессы неидеальны, то давайте их сначала допишем и докрутим, а потом будем автоматизировать.
Будущее за автоматизацией
- Одна из ключевых — люди ленивые. Человеку абсолютно не нравится рутина, которая угнетает и не позволяет развиваться.
- Двигатель прогресса — конкуренция, а за автоматизацией как раз победа в конкуренции. Тот, кто занялся автоматизацией раньше и делает её качественнее, тот и выигрывает.
И если задать вопрос — если ли конец у автоматизации? Я скажу — нет. Автоматизация позволяет быть лидером. Развиваются и совершенствуются не только инструменты, но и компании. Этот процесс бесконечен, но всегда нужно сверяться с бюджетом.
Нам всегда очень важно понимать истинную цель заказчика. Для ITGRADEконечный KPI — внедрённый продукт, который приносит компании пользу и прибыль.
*Полную версию разговора вы можете услышать в нашем подкасте «Автоматизируй с умом: как начать автоматизацию и когда она не нужна».
Источник: spark.ru
