Любой бизнес нуждается в цифровизации. Сложно представить компанию, которая завершила какой-то проект по автоматизации бизнес-процессов и решила, что на этом можно остановиться. Это касается как малого бизнеса, которому всегда есть куда расти, так и гигантов вроде «Сбербанка» и Amazon, которые никогда не остановят развитие технологий.
3923 просмотров
Зачем нужна цифровизация, сколько это стоит и в каком случае лучше не автоматизировать бизнес — рассказывает Сергей Висленев, директор компании Транссеть.
Зачем бизнес вкладывает в технологии
Цифровизация — это не только скорость, которая необходима бизнесу для решения рутинных задач «одним движением». Цифровизация также помогает собирать необходимые данные, работать удаленно в условиях кризиса, структурировать правила и делать невозможным нарушение этих правил.
Данные. Чтобы закупать и производить, нужно принимать управленческие решения, а действенные решения принимаются на основе данных. Чем точнее данные, тем эффективнее решения. Бизнес понимает это: достаточно посмотреть на рынок труда и убедиться, что компании в последнее время активно ищут Data Scientists и других специалистов по работе с данными. Понимание важности данных пришло давно, но инструменты и технологии, позволяющие агрегировать данные — лишь в недалеком прошлом.
Почему важно и нужно оцифровывать сотрудников и бизнес-процессы
Удаленная работа. Сегодня предприятия массово переходят на удаленную работу, и возникает вопрос: а сколько компаний вернутся с удаленки? Если бизнес видит, что эффективность сотрудников и количество выполненных задач хотя бы остались на прежнем уровне, то зачем нужны расходы на офис? Люди работают в комфортных для себя условиях и экономят время на дороге, при этом продолжая общаться с коллегами и решать интересные задачи. Благодаря цифровизации компании получают средства производства, доступные из любой точки мира, и удобные способы коммуникации.
Правила. Цифровизация — это еще и правила, по которым работает бизнес: например, не получится подать заявление на «Госуслугах», если не заполнить необходимые поля. В крупных компаниях со штатом 10 000 человек каждый день может выходить три—пять новых инструкций и распоряжений, а иногда гораздо больше. Поддерживать комплексную систему этих инструкций очень тяжело: новые правила часто противоречат старым, а старые — игнорируются по незнанию или нежеланию их выполнять. Цифровизация решает эту проблему.
Соответственно, цифровизация гарантирует реализацию приказов руководства. Если собственник оцифровывает свои решения по бизнес-процессам, их не получится проигнорировать. Более того — задачи будут выполнены правильно, потому что у пользователя (сотрудника) просто не будет технической возможности что-то неверно трактовать и сделать задачу «как понял».
Это делает цифровизацию средством прямого воплощения принятых правил в жизнь. В системах управления эксплуатацией предприятий, которыми мы занимаемся, можно предпринять огромное количество неверных действий, руководствуясь десятками или сотнями технических регламентов. Система же сделает так, чтобы сотрудник предпринимал действия, которые предписаны ему технологически. Например, если есть задача работать с оборудованием, то сотрудник выполнит ее определенным образом в определенное время. Нет возможности проигнорировать или забыть задачу, равно как не получится предпочесть задаче какие-либо другие работы.
Как оцифровать свой бизнес? Практический пример в бизнесе | Истории успеха с учениками Владимира
Поэтому цифровизация – это инструмент прямого и непосредственного осуществления решений топ-менеджмента, а решения топ-менеджмента во многом определяют успех в работе компании. Именно руководители высшего звена определяют цели компании, ценность ее процессов и продуктов. Без их решений невозможны развитие и коммерческий успех любого предприятия.
Сколько стоит оцифровать бизнес
Чтобы ответить на вопрос о стоимости цифровизации, можно подсчитать стоимость часов разработки, прибавить цену оборудования и лицензионных программ — и получить ориентировочную сумму затрат. Но вопрос стоимости лучше обсуждать в другой плоскости: исходя из ценности цифровизации.
Ценность — это то, что поставщик и потребитель создают вместе. Это ключевой аспект понимания стоимости. Когда вы внедряете технологии, есть не только сумма, которую вы платите разработчику — есть также сумма, которую вы сами тратите на внедрение, освоение и применение технологии. Если эта сумма равна нулю, ценность цифровизации тоже будет равна нулю. Поэтому, чтобы технология приносила пользу, заказчику тоже нужно вложиться — и деньгами, и личным участием.
Разработчик делится продуктами и компетенциями, а заказчик точно формирует видение ценности для себя. Это позволяет разработчику понимать, что необходимо сделать, как предоставлять данные и как принимать организационные меры по внедрению технологии. Это и называется цифровая трансформация — не просто внедрение продуктов, а перестройка бизнес-процессов с учетом цифровизации.
Если технология не перестраивает бизнес-процессы, возможно, она и не нужна. А нужна она в том случае, если нужно сделать бизнес-процессы более эффективными, чтобы они стали лучше. «Лучше» измеряется в деньгах: увеличивается производительность, сокращаются издержки, возникают возможности по созданию новых продуктов. Добиться таких результатов невозможно без личного участия заказчика: совместная работа начинается еще на этапе расчета финансово-экономической эффективности.
Классическая формула расчета возврата инвестиций (ROI) здесь бесполезна. Также нет и условий, соблюдая которые можно было бы сказать, что автоматизация окупится через полгода, год или пять лет. Она может вообще не окупиться напрямую, но вместо этого дать возможность бизнесу выйти на новый рынок — все зависит от целей, поставленных топ-менеджментом.
Если говорить более конкретно о затратах, то в сумму расходов следует включать стоимость самого внедрения технологии: лицензии, оборудования, разработки, часов работы внутренней команды внедрения. Эти затраты всегда есть — даже если вы ИП и работаете один, вы сами становитесь «командой внедрения». Ваше время можно оценить вполне конкретной суммой.
Внедрение программ подразумевает изменение бизнеса, соответственно, к затратам прибавляются расходы на изменение организационной структуры, создание регламентов и инструкций. Дальше нужно смотреть на нишевые затраты. Например, если вы внедряете «Безопасный город», то значительной статьей расходов будет электроэнергия. Любое изменение бизнеса — это затраты, но поддержание бизнес-процессов — это тоже не бесплатно. Главное — подвести расходы и сравнить их с ценностью, которую вы создаете совместно с разработчиком.
Когда нужно автоматизировать бизнес, а когда лучше ничего не трогать
Польза цифровизации зависит от компании и от того, как именно предприниматель собирается интегрировать и использовать технологии. Если вы хотите масштабировать компанию и найти способы повышения эффективности работы, без цифровизации едва ли можно обойтись. Повышение эффективности не заканчивается в бизнесе никогда, а технология упрощает этот процесс — высвобождает время ключевых сотрудников на формирование решений и тестирование гипотез.
У РЖД время реакции на сбой в устройствах связи составляло более 45 минут. После цифровизации — 7 минут при нормативе в 15. Количество серьезных отказов на сети, которые оказывали влияние на движение поездов, составляло более 44 в год, а сейчас — 9. Время устранения отказов снизилось в 8 раз, а надежность инфраструктуры выросла более чем в 10 раз: бизнес стал эффективнее.
Количество задержек поездов в 2000 году было таким, что люди удивлялись каждый раз, когда электричка приходила вовремя. Руководители РЖД решили, что это недопустимо, и планомерно из года в год повышали точность движения поездов по расписанию. В результате сегодня в России поезда ходят минута в минуту, а, например, в Германии задержать отправление на 15 минут или даже отменить поезд — нормальная практика. Это тоже показатель эффективности бизнеса, причем в случае с РЖД — экономики в целом: опоздание поезда выливается в большие потери рабочего времени сотрудников и пассажиров.
Другой пример — крупная компания, которую мы не можем назвать в силу соглашения о конфиденциальности. Мы централизировали и автоматизировали договорную работу, конкурсные процедуры и финансово-экономические операции — в первую очередь, бухгалтерский и налоговый учет. В результате удалось в два раза сократить количество филиалов, которые были заняты административными операциями и фактически дублировали функции друг друга. Снизили издержки от постоянного нарушения внутренних правил компании сотрудниками: в одном предприятии этого холдинга делали закупки по одним правилам, в другом – по другим. В одном выполнялись приказы генерального директора, а в другом не выполнялись, что приводило к снижению экономической эффективности.
Раньше филиалы обладали достаточной самостоятельностью, для того чтобы заключать контракты. Когда новый менеджмент устанавливал правила проведения процедур перед заключением контракта, сотрудники их игнорировали. Как только появилась платформа, которая блокировала оплату любого договора, не согласованного в установленном порядке, сотрудникам пришлось соблюдать новые регламенты. Автоматически решился вопрос с сомнительными закупками, когда отдельные предприятия холдинга заключали контракты втайне от центрального руководства.
Поэтому цифровизация — действительно лучшая инвестиция в бизнес, но при условии, что собственник и разработчик видят конечный результат и понимают ценность, которую они собираются совместно создавать.
Источник: vc.ru
Как оцифровать рутинные процессы без помощи IT-отдела
Мало найти в своем отделе шаблонные процессы, которые съедают время и требуют автоматизации. Еще нужно убедить IT, что именно твой запрос горящий, — пока другие бизнес-направления делают то же самое.
Георгий Ржавин — сертифицированный эксперт с 10-летним опытом в Business Process Management. Сейчас он руководит BPM-направлением в GlowByte Consulting, ранее внедрял методологию BPM в бизнесах из разных сфер — финансовой, строительной, юридической и торговой. Совсем скоро в Laba стартует курс Георгия «Автоматизация процессов».
Нам эксперт рассказал о возможностях подхода Low-code в BPM-системах — как он помогает оцифровать процессы независимо от помощи IT-специалистов.
#1. Автономия в автоматизации
IT-отделы зачастую перегружены заявками от разных бизнес-функций, желающих делегировать рутинные процессы технологиям. Подразделения конкурируют внутри компании, ведь каждое считает свои задачи приоритетными. В итоге страдает скорость и качество обработки запросов. Поэтому бизнесы становятся перед выбором: создавать очередь заявок в IT-отдел или обучать бизнес-функции простым инструментам автоматизации.
Один из таких инструментов — это подход Low-code: создание, а также настройка систем и приложений, которое практически не требует написания программного кода. Платформы Low-code имеют понятные интерфейсы, простую логику и управляются мышью или сенсорным экраном. Благодаря этому бизнес-подразделения могут самостоятельно автоматизировать операции, а не ждать, пока освободится программист.
Например, типовой процесс в бизнесе — написание заявления на отпуск. Обычно для этого сотрудник должен согласовать с руководителем даты, обратиться к HR-у и взять пример заявления, написать, в случае ошибок — переписать. С помощью Low-code операцию можно оцифровать: сотрудник выбирает в мобильном приложении запрос с отпуском — кликает нужные даты — руководитель подтверждает — система генерирует заявление и отправляет в HR-отдел.
#2. Не нужно владеть навыками программирования
В Low-code пользователям не нужно знать код или нюансы разработки ПО. Но необходимо освоить один из инструментов стандартизации процессов. Я рекомендую нотацию BPMN 2.0, потому что в ее идеологию изначально заложена возможность не просто регламентировать, но и делать схемы исполняемыми (понятными для BPM-систем).
Так пользователь убивает двух зайцев:
- создает описание процессов, понятное ему самому и «читабельное» для других сотрудников
- формирует схему, которую понимают движки (программы)
8 шагов, чтобы описать бизнес-процессы с помощью нотации BPMN
Для автоматизации нотацию BPMN нужно освоить на среднем уровне. Если процессы необходимо просто описать — часть информации допустимо подать схемой, часть — в виде текстовых комментариев. Но автоматизация требует соответствия стандарту: движок не имеет искусственного интеллекта, который читает комментарии, и ему нужен четкий алгоритм. Причем процессы в бизнесе не линейны — это не просто последовательность действий, а развилки (например, следующий шаг в схеме может зависеть от суммы сделки).
Стандартом рынка в применении Low-code стали решения класса BPMS (Business Process Management System) — программное обеспечение для поддержки концепции BPM в компании.
#3. Большой выбор платформ
Для работы с Low-code есть много решений, в том числе — Open Source. Мы на курсе по автоматизации процессов изучаем два инструмента:
Выбор ПО зависит от задач автоматизации. Так, в каждой компании есть основные (сквозные) процессы, на которых бизнес зарабатывает: на входе — заявка от клиента, на выходе — выручка. Качество таких процессов критично. Например, возможность контролировать нагрузку подразделения в реальном времени, а не постфактум. Когда отдел завален заявками — падает скорость обработки, качество продукта и удовлетворенность клиента.
Для автоматизации основных бизнес-процессов выбирайте так называемые true BPM-системы. Дело в том, что на рынке есть решения — например, ECM- и CRM-системы, — которые «притворяются» BPMS. Производители таких платформ уже оценили перспективы и пришли к выводу, что BPMS могут вытеснить с рынка более громоздкие и негибкие системы, поэтому установили в них похожие процессные движки, аналогичные BPMS.
Чтобы отличить true BPMS, нужно проверить:
1. Соответствие стандартам нотации BPMN 2.0. Например, номинально платформа может работать на ней — но по факту многие значки в программе отличаются от стандарта, это вносит путаницу.
2. Какими элементами «мыслит» решение. True BPMS — только процессами, другие — документами, клиентами, статусами заявок и т. д.
3. Универсальность (см. п. 5).
Как понятно и доступно визуализировать бизнес-процессы
Подсказка: чтобы оценивать возможности IT-продуктов, следите за регулярными аналитическими отчетами исследовательских компаний — Gartner Magic Quadrant for iBPMS и The Forrester Wave BPMS (c 2019 года заказать эти отчеты в Gartner и Forrester можно на платной основе).
ECM- и CRM-системы с BPMS-движком больше подойдут организации, если она осознанно решила автоматизировать отдельное направление (например, документооборот).
BPMS меньше подходит для пакетных процедур. Например, если компания хочет каждый день обрабатывать базу клиентов и с помощью метрик выделять тех, кто «остыл», — нужно создать полноценный сервис. А вот когда уже есть результаты обработки базы — список клиентов, которых необходимо «разогреть», — построить схему этого процесса и автоматизировать его можно именно с помощью BPMS.
#4. Упрощение, ускорение и улучшение обработки запросов
Классическая цепочка обработки заявок на автоматизацию в бизнесе обычно включает несколько этапов:
1. В подразделении возникает идея — оцифровать некий процесс (например, подачу заявлений на отпуск).
2. Бизнес- и/или системный аналитик обрабатывают запрос, составляет техническое задание.
3. Разработчики создают нужную программу или приложение для автоматизации процесса.
В 80% случаев ту же работу с подходом Low-code может выполнить один человек — бизнес-аналитик: наладить процесс так, чтобы сотрудники могли зайти в систему, выбрать нужные даты, отправить запрос руководителю, и если тот подтверждает — автоматически сгенерировать заявление на отпуск. Не нужно для каждой задачи готовить новое техзадание с нуля и вручную — опрашивать вовлеченные стороны, «лопатить» документы и т. д. Low-code тоже предусматривает ТЗ, но оно готовится просто и без потери качества.
Автоматизация рутины снижает затраты на производство продукта, а значит — цену для клиента, и это можно использовать в конкурентной борьбе. А также такой подход помогает масштабировать бизнес — автоматизированные процессы при открытии новой локации позволяют сохранить нужное качество услуг (пример — глобальная сеть ресторанов McDonald’s).
Бизнес-процессы
Олег Зубченок
15 лет опыта в развитии бизнеса, операционной деятельности и продажах
Узнать больше
#5. Универсальность
Подход Low-code BPMS хорош тем, что его элементы можно использовать вместе или отдельно, как детали Lego. Например, «квадратик» (сервис) «оборудование рабочего места» (установка компьютера, софта, мебели) можно создать в конструкторе программы один раз. А потом — встраивать его во все процессы: прием нового члена команды, ротация сотрудника, переезд в другой офис и т. д.
Единый стандарт позволяет общаться на одном языке с коллегами из других проектов. А также легко переходить на новые BPMS-решения — например, если сменился работодатель. Это удобно и для удаленных сотрудников. В моей практике был случай с командой, которая привыкла сидеть в одном офисе.
Люди не понимали, зачем автоматизировать основной процесс (продажи), если его можно обсудить лично. А когда начался локдаун и все разделились по домам — сохранить продуктивность помогло именно то, что координацией вместо людей уже занималась система.
#6. Удобные формы для пользователей
Low-code системы построены на графических (визуальных), интуитивно понятных элементах. Пользователь работает в специальных формах — есть удобный интерфейс, а не «вываливается» черный экран, где непонятно, куда вводить данные. Динамические формы не перегружены полями и кнопками, они подстраиваются под информацию, которую вводит пользователь.
Например, дата не может быть раньше сегодняшнего дня. Если человек ошибся — система высвечивает предупреждение. Так снижается операционный риск (возврат заявок).
Low-code системы работают по контекстной модели — это аналог архитектуры базы данных в программировании. Как и в архитектуре БД, в ней есть:
- примитивы (простейшие формы данных — Number, Boolean, String и пр.)
- и полноценные объекты (например, клиенты), у которых — свои примитивы
Хотите получать дайджест статей?
Одно письмо с лучшими материалами за неделю. Подписывайтесь, чтобы ничего не упустить.
Спасибо за вашу подписку!
При этом пользователю не нужно знать сложные термины — например, что такое реляционная база данных или вторая нормальная форма. Юзер задает упрощенный контекст, а модель с помощью движка транслирует его в архитектуру БД.
Также подобные решения помогают избавляться от лишних действий — например, в XXI веке уже несерьезно просить клиентов каждый раз вводить в заявку дату и ФИО (система должна подтягивать эти данные автоматически).
#7. Не нужно вникать в сложные процессы
Например, в программировании есть алгоритм переноса данных в три этапа: сервер разработки, сервер тестирования, продакшн-сервер.
В Low-code BPMS эта процедура уже встроена в платформу. Если пользователь создал схему процесса — перенос данных можно сделать в несколько кликов.
#8. Перевод качества на системный уровень
Автоматизация повышает качество продукта для клиента — внешнего и внутреннего, поскольку снижает влияние человеческого фактора на результат.
В моей практике был такой случай использования Low-code BPMS. Компания задалась целью: привести все процедуры в строгое соответствие с законом. Процесс заключался в том, что юристы отслеживали новости законодательства, в случае изменений — рассылали заинтересованным подразделениям. Был установлен срок, в течение которого отделам нужно адаптировать свои регламенты, иначе бизнесу грозили высокие штрафы.
Но успешность исполнения все равно зависела от людей: сводилась к тому, дисциплинирован ли менеджер направления. Если да — он следил за внесением изменений, если нет — все оставалось как есть. Решение класса BPMS позволило настроить взаимный контроль: о нарушителях система оповещала генерального директора письмом. Вскоре все стало работать как швейцарские часы — качество процесса перешло на системный уровень.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Источник: l-a-b-a.com
Цифровизация бизнес-процессов в кризис
Стремительно меняющиеся реалии требуют от бизнеса как никогда взвешенных, целевых и оперативных действий, которые позволят преодолеть кризисную ситуацию и обеспечат рост. Внедрение BPMS можно назвать одной из наиболее актуальных задач, выполнение которой поможет многим не только сохранить компанию, но и нарастить обороты. Рассмотрим практические рекомендации по внедрению BPMS для малого и крупного бизнеса, а также примеры — от «тяжелых» внедрений до самых «легких».
1 
23 13/05/2020
Сейчас все мы переживаем непростые времена. Это касается и нас, и нашего бизнеса. Многие сферы либо уже столкнулись с кризисными ситуациями, либо потенциально могут оказаться под ударом в ближайшее время. Каждая бизнес-модель подвергается жесткому стресс-тестированию. Кто-то легко адаптируется под текущую ситуацию, а кто-то до сих пор не осознает важности незамедлительных изменений и скорейшей адаптации.
Не будем обсуждать все нюансы текущей ситуации, а сразу рассмотрим главный вопрос: как изменились или меняются способы управления компанией.
Доминирующим способом управления в России, да и во всем мире, является прямой контроль — классическая иерархическая структура с руководителями и подчиненными. Плюс, прямой контроль «разбавляется» ежедневными встречами.
О существующих способах вы можете прочитать в статье «BPM для всех».
В настоящее время встречи перешли в онлайн, а их число существенно возросло, так как многие пытаются компенсировать невозможность быстрой коммуникации с соседом по офису из-за удаленной работы. Не будем забывать о том, что каждая встреча отнимает наше драгоценное время. Поэтому качество работы и, как следствие, наших товаров и услуг падает.
Чтобы предотвратить кризисные ситуации, связанные с недостаточно эффективной коммуникацией и расфокусом, важно задуматься о результативных и проверенных альтернативах. Давайте обратимся к последним наработкам в области BPM . Речь пойдет о BPMS . Представим, что мы счастливчики, которые автоматизировали основные процессы еще до текущего кризиса. Что в итоге мы имеем:
- SLA (уровень предоставления качества услуг) контролирует сама система.
- Компания не зависит от местонахождения участников бизнес-процесса. Люди могут сидеть в одном офисе или находиться на разных континентах. Это не повлияет негативно на работу, так как вся коммуникация будет осуществляться через систему.
- Абсолютная прозрачность всех процессов. Руководство в режиме реального времени отслеживает ситуацию.
- Возможность перестраивать процессы за часы и дни. Не нужно переписывать регламенты и обучать сотрудников, чтобы изменить процессы компании. Достаточно опубликовать новую версию процесса.
- Организация может тестировать новые идеи, продукты, рынки за минимальный временной промежуток. Подробнее в статье «Успеть за спросом».
Думаю, каждый из нас на вопрос: «Как ты и твой бизнес чувствуете себя в текущей ситуации?» — хотел бы ответить, что именно так. Если у вас еще нет BPMS, расстраиваться не стоит. Цель данной статьи — помочь вам внедрить эту систему максимально быстро и эффективно.
Шаг 1. Определить роль и место BPMS в вашей компании
Перед тем как выбрать систему из данного класса, необходимо определить ее роль и место в компании. Делать выбор достаточно легко, так как есть лишь два эффективных способа использования этой системы:
1. Замена или поглощение текущих систем
В этом случае BPMS последовательно начинает играть роль CRM , ECM и т.д. Если всего этого набора у вас нет, то вы просто добавляете этот функционал в BPMS. Если же какие-то системы уже присутствовали, то последовательно их заменяете.
Когда может возникнуть подобная ситуация?
- в компании еще нет этих систем , и вместо покупки и внедрения целого набора систем, которые еще надо будет «подружить» друг с другом, вы настраиваете все процессы в одной BPMS;
- в компании уже есть подобные системы, но был негативный опыт, связанный с долгосрочностью или высокой стоимостью внесения изменений в эти системы.
На собственной практике я неоднократно сталкивался с ситуациями, когда компании, представители разработчика системы, за небольшие изменения просят деньги, сопоставимые с внедрением новой BPMS.
Если идете этим путем, попросите разработчика системы продемонстрировать вам примеры реализации CRM, ECM и т.д. на их платформе. Очень часто у разработчика на сайте есть готовые группы процессов под эти задачи, которые можно взять за основу и за короткий срок адаптировать под ваши нужды.
2. Оркестровка текущими системами
В этом случае BPMS играет роль единого центра управления людьми и системами, который склеивает ваш бизнес в один организм. В итоге у вас появляется возможность создания сквозных процессов, когда заявка клиента последовательно пробегает по всем системам и сотрудникам компании.
При этом ваши сотрудники как работали в привычных для них системах, так и продолжают работать
Отсюда вытекают преимущества данного подхода:
- нет дополнительных затрат на обучение;
- нет проблем с сопротивлением со стороны персонала;
- вы получаете возможность вынесения всей бизнес-логики в BPMS.
В данном случае необходимость постоянно вносить изменения в ваши системы отпадает сама собой.
Если вы выбрали оркестровку, то обращайте внимание на те системы, где уже есть готовые модули (коннекторы) для связи с вашими системами. Кроме того, обращайте внимание на те BPMS, где подключать сторонние сервисы по API можно в самой BPMS без единой строчки кода. Готовые модули и инструменты по работе с API помогут вам в кратчайшие сроки собрать все системы воедино и эффективно управлять ими из BPMS.
Шаг 2. Выбрать BPMS
В первую очередь нужно определить, что больше подходит вашей компании — BPMS или BPM-движок. Разберемся, в чем отличие?
BPMS — готовая платформа, которая включает в себя множество инструментов для быстрого прототипирования и автоматизации. Схема процесса, объектная модель, пользовательская форма, перенос процесса с сервера разработки на сервер тестирования и т.д. — для всего есть свои внутренние инструменты.
Главная цель BPMS — сместить тяжесть разработки непосредственно с разработчиков на аналитиков. Следовательно, если вы выбираете BPMS, основную работу в них будет выполнять либо аналитик, либо сам бизнес.
Основной эффект от этих систем вы получите, если будете максимально использовать штатный функционал, который они предоставляют
Если у вас уже есть сильная команда разработчиков, которая будет заниматься внедрением BPMS, то обратите внимание на BPM-движки (Camunda, Zeebe, Activiti и т.д.) У них противоположная философия: дать инструмент по описанию процесса, а дальше максимально не ограничивать разработчиков. Все вышеперечисленные шаги: пользовательская форма, объектная модель и т.д., потребуют программирования. С одной стороны, это, безусловно, дольше, чем в BPMS, но с другой — никак не ограничивает вас и ваших разработчиков.
Далее нужно разделиться. Для крупных компаний первоочередной является следующая последовательность: составьте список ПО из выбранного класса и пригласите разработчиков этих систем или их представителей поучаствовать в тендере. В обязательном порядке попросите провести онлайн-мастер-класс по автоматизации небольшого процесса. Всем участникам давайте один и тот же процесс. Обратите внимание на сложность и особенность реализации этого процесса в различных BPMS.
Для маленьких компаний я готов дать более конкретный совет:
- если у вас нет собственных серверов и вы не хотите арендовать их, то обратите внимание на облачные решения. Например, на отечественный сервис quickbpm.io;
- если у вас есть сервера или вы готовы арендовать сервер под новую систему, обратите внимание на бесплатные решения от различных российских и мировых разработчиков. Например, один из лидеров — Gartner — предоставляет полнофункциональную систему на 20 лицензий абсолютно бесплатно. Речь идет о Bizagi Studio;
- если BPMS для вас кажутся слишком сложными и у вас пока нет ни денег, ни времени на их изучение, обратите внимание на облачные сервисы, которые позволяют объединять системы в цепочки без единой строчки кода. Например, Integromat. Конечно, подобный сервис не является заменой полноценной BPMS, но выстроить небольшие процессы и собрать различные сервисы с его помощью можно легко.
Шаг 3. Как автоматизировать первый процесс
Это очень важный этап. В текущей ситуации мы не можем себе позволить ни шести месяцев автоматизации, ни, тем более, неудачного проекта, когда за отведенное время и деньги не будет получен нужный результат. Поэтому при автоматизации первых процессов разделите проект на два этапа: MVP и целевой процесс.
Цель на этапе MVP — получить процесс, работающий не хуже текущих процесса и процедур, но при этом максимально исключить из данного этапа все интеграции, которых у вас пока нет в наличии и которые потребуется разрабатывать, тестировать и т.д. Включите в этот этап только те интеграции, которые уже есть в системе. Все новое оставьте на следующий этап. Таким образом вы за короткий промежуток времени (это могут быть дни, а не недели) получите автоматизированный процесс и попробуете его в деле.
Вы откроете для себя много нового, ведь наше представление о процессе зачастую разительно отличается от самого процесса
На следующем шаге, имея на руках замечания и предложения по изменению первой версии, вы приступите к реализации второй, постепенно добавляя новые интеграции и автоматизируя рутинные задачи. Постепенно, этап за этапом вы будете приближаться к целевому процессу, при этом минимизируете риск построения «космического корабля», который окажется никому не нужен. Второе преимущество данного подхода — быстрый эффект от автоматизации, так как работающий продукт вы получаете уже на этапе MVP.
Как быстро получить эффект?
Для ответа на этот вопрос давайте рассмотрим несколько простых примеров с трудозатратами, которые требуются на каждом из этапов.
Предположим, мы — небольшой магазин, который до текущего момента работал только офлайн. Теперь владелец бизнеса сталкивается с суровой реальностью. Либо придется переходить в онлайн, адаптируясь к современным вызовам, либо закрывать бизнес, признавая фиаско. Предположим, что в нашей команде есть системный администратор (сотрудник компании или «приходящий» исполнитель). Какие шаги мы будем предпринимать?
Шаг 1
Оркестровать системы в этом случае нечем, поэтому просто с нуля внедрим BPMS.
Шаг 2
Выбор и подготовка BPMS. Просим нашего администратора подготовить сервер и установить на нем Bizagi Studio:
- выбор и аренда сервера, 2 часа,
- установка и настройка Bizagi Studio, 2 часа.
Шаг 3
Автоматизация сквозного процесса от заявки клиента до доставки товаров клиенту:
- настройка Google-формы для приема заказов, 1 час,
- автоматизация процесса по приему и обработке заявок в Bizagi (сбор требований, схема процесса, пользовательские формы, и т.д.) на сервере разработки, 8 часов,
- тестирование и доработка процесса, 4 часа,
- соединяем Google-таблицу и процесс в Bizagi без единой строчки кода в сервисе Integromat, 2 часа.
Итого
За три полных дня у вас в компании появляется сквозной процесс по приему и обработке заявок, а также вы получаете возможность эффективной организации удаленной работы. В дальнейшем Google-форму можно заменить на полноценную форму на вашем сайте, вместо Integromat разработать интеграцию напрямую с BPMS. А самое главное — вы можете поэтапно улучшать свой новый процесс, добавляя в него оповещение по SMS, накапливая статистику по клиентам и т.д.
В разобранном примере приведены реальные сроки (даже с учетом небольшого временного запаса). Оптимизировать процессы и выйти на более эффективный способ организации вы сможете за короткий промежуток времени, что и требуется в современных реалиях.
Оперативно адаптирующиеся компании смогут не только выжить, но и приумножить свою эффективность, а долго раскачивающийся бизнес рискует пойти на дно. Это лишь вопрос времени.
На сегодняшний день рекордом в нашей практике является автоматизация курьерской службы в строительной компании. Автоматизация процесса была выполнена за 4 часа. Такой скорости удалось достичь, так как процесс ранее был формализован и описан.
Конечно, на скорость оптимизации влияют разные факторы. Например, в вашей команде может не быть администратора. Тогда, во-первых, вы можете сами попробовать установить BPMS, т.к. установка подобных систем мало отличается от установки программы на домашний компьютер. Во-вторых, вы можете взять на вооружение тот же подход, но еще сильнее упростив его. Например, оставив лишь Google-форму и небольшой процесс в сервисе Integromat.
Если вы по-прежнему не знаете, с какой стороны подойти к решению данной задачи, обращайтесь в нашу Ассоциацию профессионалов по управлению бизнес процессами. Здесь вы легко найдете специалистов, которые помогут вам сделать шаг в цифровой мир. Особенно сейчас, когда скорость перехода на дистанционную работу и своевременная оптимизация всех процессов многим может стоить бизнеса.
Внедрение и настройка BPMS сегодня становятся краеугольным камнем в решении многих бизнес-задач и автоматизации процессов
Нравится: 23 Была ли статья полезна? Да Нет
Источник: kachestvo.pro
