С помощью чего можно повысить эффективность бизнеса

Инструкция для собственника: как повысить эффективность бизнеса

Быть в курсе всех процессов своего бизнеса считает необходимым каждый собственник. Но не все владельцы имеют представление о том, как повысить эффективность своей компании при помощи отлаженной системы внутреннего контроля. Рассмотрим зарубежный опыт и практические рекомендации от российских управленческих консультантов.

Представьте себе, извилистая дорога, по ней мчатся машины, как во встречном, так и в попутном направлении. Знаки, указатели, пешеходы, светофоры. Что произойдет, если водитель хотя бы одного автомобиля перестанет контролировать дорожную ситуацию?

Или, например, дети в школе. Кушают, играют, гуляют, учатся. Если сотрудники школы перестанут контролировать качество еды и условия пребывания детей, последствия ненадлежащего контроля могут оказаться поистине плачевными.

Меры по устранению последствий никогда полностью не восполняют нанесенный ущерб. Необходимо оценивать риски на том этапе, когда ими еще можно управлять, а значит совершать действия, направленные на то, чтобы максимально снизить вероятность наступления негативных последствий.

Как повысить эффективность бизнеса с помощью BPM-системы?

Приведенные примеры полностью соответствуют ситуации в бизнесе. Отсутствие владельческого контроля (контроля собственника над бизнесом), как правило, приводит к возрастанию рисков финансовых потерь, злоупотреблениям и мошенничеству, недобросовестному отношению сотрудников и нерациональному использованию внутренних и внешних ресурсов.

Российская и зарубежная практика внутреннего контроля

Большинство собственников уверены: раз я доверяю своим управленцам, значит все под контролем. Среди основных контролируемых финансовых показателей лидируют: чистая прибыль, рентабельность, показатель остатка денежных средств на счетах.

Большинство топ-менеджеров уверены, что контролировать — значит следить за тем, чтобы сотрудники соблюдали режим рабочего дня и вовремя выполняли свою работу, тем самым подменяя внутренний контроль соблюдением тайминга рабочего времени.

Ничего удивительного в этой ситуации нет. В России пока не сложилась нормативная практика в отношении построения внутреннего контроля.

На сегодняшний день у нас есть Закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и аудиторский стандарт № 8 «Оценка аудиторских рисков и внутренний контроль, осуществляемый аудируемым лицом».

Первый источник напрямую адресован руководству организаций. Статья 19 402-ФЗ обязывает организацию осуществлять внутренний контроль фактов своей хозяйственной жизни. С какой целью и как это организовать, Минфин не разъясняет.

Второй предназначен исключительно для аудиторов, которые в рамках проведения внешнего аудита должны оценить систему внутреннего контроля и учесть ее состояние при выражении мнения о достоверности бухгалтерской отчетности.

Отсутствие нормативной практики в России и должного уровня компетенции в вопросах организации внутреннего контроля приводит к тому, что большинство российских предприятий ведут работу этого направления по наитию, опираясь на доверие к управляющему персоналу. Отрицание, нежелание взглянуть на текущую ситуацию с точки зрения возможных рисков делает бизнес более уязвимым и ставит под угрозу не только его деловую репутацию, но и безопасность.

Приведем пример из практики, показывающий, как доверительные отношения закончились судебным решением.

Реальная история: совместно начатый бизнес по заправке картриджей закончился решением суда о взыскании убытка в размере 1 574 825 руб. с одного из партнеров. Выполняя функции генерального директора, он организовал на арендуемой территории компанию с аналогичным набором услуг и перехватывал поток заказчиков на пороге их общего офиса (дело № А55-6679/2013 ФАС Поволжского округа от 03.06.2014 г.)

Благодаря череде громких скандалов, связанных с махинациями внутреннего персонала компаний, в зарубежной пракике отношение к этому вопросу было пересмотрено.

Например, еще в 1992 году была разработана концепция внутреннего контроля американской некоммерческой организацией COSO [1] , которая стала основой для построения надежной системы финансового контроля и усовершенствования процесса управления рисками. После многочисленных скандалов, связанных с недобросовестностью менеджеров крупных корпораций в 2002 году в США был принят закон Сарбейнза-Оксли [2] . Его цель – ужесточить требования к финансовой отчетности и к процессу ее подготовки, противодействовать злоупотреблениям и продвигать принципы честного ведения бизнеса.

В России также существуют компании, применяющие положения закона Сарбейнза-Оксли [3] : Вымпелком, МТС, Мечел, СТС Медиа.

Российские предприниматели тоже не стоят на месте. В условиях кризиса у многих возникает желание сократить расходы, повысить надежность бизнеса и, таким образом, свою уверенность в завтрашнем дне. Пусть мы не имеем нормативной практики, но у нас есть колоссальная возможность учиться на чужих ошибках.

Главный вывод для собственников — не следует ждать, когда грянет гром среди ясного неба. Уже имеется сложившаяся практика, позволяющая принимать должные меры и управлять рисками в бизнесе.

Как внедрить внутренний контроль

Опыт экспертов компании показывает, что эффективность функционирования системы внутреннего контроля напрямую зависит от заинтересованности собственника. Поэтому владелец бизнеса должен лично для себя определить, в чем же заключается основная ценность системы внутреннего контроля.

Во-первых, необходимо сохранить, то, что уже есть: активы, репутацию, бизнес и тем самым минимизировать риски мошенничества и злоупотреблений, финансовых потерь от недобросовестных действий сотрудников или от их бездействия. Во-вторых, чтобы преумножить доходы, необходимо повысить эффективность бизнес-процессов и снизить необоснованные затраты, в том числе риски финансовых потерь от неэффективного использования внутренних ресурсов компании. В-третьих, повысить репутацию собственника и компании на рынке. Для этого существенно снизить налоговые риски, риски потери бизнеса и репутации.

Не следует рассматривать систему внутреннего контроля (СВК) только как инструмент для исключения фактов воровства и фальсификаций в бухгалтерской отчетности. Это слишком ограниченное представление о возможностях хорошо отлаженной системы внутреннего контроля.

На самом деле, СВК охватывает еще и такие аспекты деятельности организации, как повышение эффективности бизнес-процессов и управление рисками.

Для этого, в первую очередь, необходимо диагностировать текущие бизнес-процессы с целью оценки их эффективности и определения всех потенциально возможных рисков. Результаты такой диагностики должны стать основой для разработки плана мероприятий по созданию системы внутреннего контроля и снижению выявленных рисков (злоупотребление, мошенничество, финансовые потери, искажения информации, налоговые риски и т.д.).

При построении системы внутреннего контроля должны быть регламентированы текущие бизнес-процессы с учетом потенциально возможных рисков. Если есть риск воровства, значит должны быть предусмотрены контрольные процедуры в бизнес-процессах документооборота и учета. Если есть риск неэффективного использования трудовых ресурсов из-за низкой квалификации персонала или задвоения функционала, то на этапе регламентации эти риски учитываются и исключаются за счет контрольных процедур, которые позволяют выявить подобные факты.

Эффективная система внутреннего контроля базируется на 5-ти принципах:

1. Рациональность – СВК не панацея от всех проблем. Расходы на ее создание не должны превышать стоимость от ее выгоды.
2. Независимость – ключевой принцип, без соблюдения которого трудно представить эффективную систему внутреннего контроля.
3. Регулярность – контроль от случая к случаю сведет на нет любые хорошо прописанные регламенты.
4. Гибкость – система внутреннего контроля должна быстро подстраиваться под перемены в деятельности организации.
5. Вовлеченность собственника – только при личной заинтересованности собственника система внутреннего контроля даст плоды.

Вы не получите ожидаемого результата, если не будете придерживаться принципов эффективности.

Самая распространенная и существенная ошибка – нарушение принципа независимости, когда регламентация, внедрение и мониторинг осуществляется штатными сотрудниками без привлечения независимых экспертов. Это лучше чем было до внедрения СВК, но не так хорошо, как надо.

Выгода от внедрения системы внутреннего контроля для владельца бизнеса очевидна.

В число тех, кому это выгодно, попадают также ответственные топ-менеджеры. Они заинтересованы в том, чтобы внедрить систему внутреннего контроля, хотя бы потому, что в силу закона любой наемный генеральный директор несет полную материальную ответственность перед обществом в соответствии со ст.277 ТК РФ. Собственнику следует глубоко задуматься о чувстве доверия, если нанятый им управленец находит причины, чтобы не выстраивать систему внутреннего контроля.

Неоспоримый факт: бизнес не может существовать абсолютно бесконтрольно. Намного выгоднее предотвращать возможные риски, чем устранять возникшие негативные последствия в виде финансовых и репутационных потерь. В настоящее время зарубежный опыт является для российского бизнеса образцом, к которому следует стремиться. Не выгодно это только тому, кто заинтересован в хаосе. По понятным причинам в неразберихе проще утаить то, что не должно быть найдено.

Как показывает опыт, при правильном подходе эффект от функционирования системы внутреннего контроля намного превышает сумму затрат на ее внедрение.

Все фото, использованные в материале, Евгения Смирнова, ИА «Клерк.Ру»

Методы, правила и примеры оптимизации бизнес‑процессов

Для того, чтобы оптимизировать бизнес-процессы, необходимо понять, что нужно улучшить: поднять продажи, снизить риски и расходы, повысить эффективность сотрудников и т.д. От этого будут зависеть дальнейшие шаги.

Что такое бизнес-процесс и зачем его описывать

Бизнес-процессом называют стандартный набор действий, который выполняется в компании для получения заданного результата. Алгоритм их совершенствования можно закрепить, а затем совершенствовать, снижая затраты и сокращая время выполнения.

Бизнес-процессы важно описать так, чтобы они действительно выполнялись. Если они не описаны, значит они и не выполняются.

Владельцы компании получают от формализации бизнес-процессов много преимуществ:

• четкое понимание того, как работает компания;
• стандартизацию процессов;
• повышение качества работ и управляемости бизнеса;
• возможность осознанно улучшать деятельность компании;
• уменьшение зависимости бизнеса от человеческого фактора;
• возможность найма более дешевого персонала;
• повышение удовлетворенности клиентов, снижение издержек и рост прибыли.

Для выявления сильных и слабых сторон бизнеса, его возможностей и угроз используется SWOT-анализ. С помощью него мы сможем определить риски и пути их предотвращения. При прогнозе негативных событий необходимо учитывать новые инфекции, стихийные бедствия, которые ранее не наблюдались. К примеру, в этом году всех нас затронул коронавирус.

Кризис привел к потере платежеспособности и сложностям с получением финансовых ресурсов. Предприятия, которые заранее оценили риски возникновения непредвиденных обстоятельств, пережили ситуацию легче.

Сейчас компаниям приходится восстанавливаться после длительного простоя и создавать бизнес-модель, устойчивую к кризисным ситуациям. Для этого нужно внедрять новые подходы к работе.

Ошибки при создании бизнес-процессов

При создании бизнес-процессов следует избегать следующих ошибок:

• делать бизнес-процессы слишком сложными и запутанными;
• предусматривать лишние и неэффективные шаги;
• создавать проблемы на стыке людей и процессов,
• сильно вовлекать руководство в процессы;
• осуществлять недостаточный или, наоборот, избыточный контроль — он отрицательно влияет на эффективность процессов;
• оставлять бизнес-процессы только на бумаге.

С неприятным примером неотработанного бизнес-процесса столкнулась недавно моя сестра в санатории. Когда она заселилась, попросила фен. Фен ей так и не принесли. Но когда она уже возвращалась домой, ей позвонили и потребовали вернуть фен. Ответственные работники не отметили, что фен ей не давали и что он числился на предыдущей гостье.

Сестре долго по телефону пришлось объяснять, что она ничего не забирала из санатория. Настроение у неё было испорчено из-за того, что процесс выдачи фенов в санатории не был отработан.

Категории бизнес-процессов

Процессы предприятия можно разделить на четыре категории:

Основные — процессы, вследствие которых компания зарабатывает деньги. Например, процесс производства холодильника, розничные продажи.

Вспомогательные. Например, управление финансами, управление персоналом, логистика.

Процессы управления. Например, стратегическое, тактическое и оперативное управление.

При описании процессов бизнеса необходимо определить ключевые параметры бизнеса, первый и последний шаги, цели процесса. Менеджер процесса отвечает за выполнение данной операции. Также нужно будет определить выходы и входы процесса. Процесс не зависит от организационной структуры управления, он может пересекать границы подразделений.

Предположим, фирма разрабатывает проект нефтехимического завода. В нем задействованы разные подразделения — отдел строительства, электротехнический отдел, сантехнический отдел и т.д. Каждый отдел отвечает за свою часть.

Настраиваем Контур.CRM под процессы компании и помогаем внедрить систему в бизнес

Правила описания процессов

Нужно помнить о том, что при описании бизнес-процессов важно:

• отображать только нормальный ход процесса;
• не мельчить, но и сильно не абстрагироваться, оптимальное количество шагов — 5-12, лучше 7;
• удерживаться на выбранном уровне детализации.

Процессы разбивают на большее количество шагов для того, чтобы подробно описать все действия. Предположим, процессы должны происходить в удаленных филиалах компании. Или процессы выполняются массово и на них набирают людей с минимальным опытом.

Для того, чтобы подробно описать бизнес-процесс конкретного шага, мы его сначала выбираем, затем рисуем блок-схему процесса. Она не обязательно должна вписываться в стандарт, например, можно символически обозначать людей, предметы, оборудование. Затем делаем пошаговую презентацию, описываем процесс таблицей и текстом. Можно также включить фотографии, снять видеоролик.

Точки контроля на каждом этапе

Контроль выполнения бизнес-процессов должен быть выстроен оптимально, чтобы он не мешал работе, но и в то же время не давал упустить ситуацию.

Я часто замечаю, что на предприятиях достаточно много начальников в расчете на одного исполнителя и каждый из них своим избыточным контролем раздражает работников. Но чтобы понять, насколько правильно работники выполняют возложенные на них задачи, контроль тоже нужен. Например, сами работники контролируют друг друга или руководитель подразделения. Здесь важно не допустить перекоса в ту или иную сторону. Главное — понятно описать все процессы.

Примеры оптимизации бизнес-процессов

Кризис — тот момент, когда наступает необходимость в оптимизации бизнес-процессов. Возьмем, к примеру, ресторанный бизнес.

В связи с самоизоляцией заведения не работали несколько месяцев. Когда им разрешили открывать летние веранды, сразу делать спонтанные большие закупки продуктов было нецелесообразно. Поэтому в целях оптимизации бизнес-процессов необходимо было определить минимальный объем запасов по каждой группе товаров. Это хозяйственные товары, продукты питания, алкогольные напитки и т.д.

Затем нужно было составить квартальные планы заказов с ежемесячной корректировкой. Заказы лучше разбить на мелкие партии, чтобы тратить меньше денег на складские запасы. В одном из ресторанов внедрение такой системы привело к высвобождению 10 % денежных средств.

Автоопределение категорий доходов и расходов, виртуальные счета для учета наличных, аналитика по проектам и подразделениям и другие инструменты для бизнеса.

Невыгодные бизнес-процессы можно найти в отчетах. Допустим, в отчете о прибылях и убытках. Сам по себе отчет не покажет, какие процессы на предприятии работают эффективно, а какие нет.

Рассмотрим пример предприятия, производящего станки.

• Свежие записи

• Ятрогенные побочные эффекты это
• Ярина плюс побочные эффекты кровяные выделения
• Янтарная кислота для растений эффект
• Яковлева т г мотивация персонала построение эффективной системы оплаты труда
• Яйцо куриное с1 эффект se синявинское 10шт

Источник: tur-mir.ru

Как добиться повышения эффективности деятельности предприятия?

Любая организация рано или поздно сталкивается с проблемой повышения эффективности производства. И не всегда идёт речь об экономической составляющей.

Какие методы предпочесть при организации подобной работы, решает руководство предприятия. Основываясь на знаниях внутренней и внешней среды, особенностях процессов производства, можно разрабатывать план, который приведёт к достижению намеченной цели.

Что понимают под эффективностью деятельности?

Эффективность предприятия является экономической категорией. Под этим понятием подразумевают результативность компании, которая может выражаться в:

• росте темпов производства;
• снижении затрат, налоговой нагрузки;
• уменьшении количества выбросов в окружающую среду;
• повышении производительности труда и т. д.

Также существуют научные работы, определяющие эффективность организации как результативность операции или проекта, при котором полученный продукт или новое действие приносит больше средств, чем было потрачено. Или же эти манипуляции экономят определённый объём ресурсов, который также превышает затраты на работы, связанные с их осуществлением.

Условия эффективности

В большинстве случаев, стремясь повысить эффективность организации, руководство рассчитывает получить определённый финансовый результат. Но это не всегда отражает стратегическое будущее производства. Поэтому считается, что правильнее добиваться темпов роста. Можно говорить, что удалось добиться экономической эффективности производства, если:

• полученный финансовый результат выше, чем у конкурентов;
• в организации выделяется достаточно ресурсов для проведения производственных или управленческих изменений;
• темпы роста финансовых показателей будут выше в ближайшей перспективе, чем у конкурентов.

Такой подход постоянно мотивирует на поиск решений, повышающих конкурентоспособность производства. Это является важным, для того чтобы проводить работы, направленные на стратегическое развитие.

Имеет значение и то, чтобы каждое структурное подразделение организации было озабочено поиском путей повышения своей экономической эффективности. Ведь если слабо работает одно из них, организации не удастся повысить свою результативность в целом.

Инструменты для роста эффективности

Пути повышения эффективности деятельности предприятия весьма разнообразны. Основные способы, позволяющие увеличить прибыль организации, сводятся к следующему:

• снижение затрат, добиться которого можно путём сокращения ценовых условий по закупкам, оптимизации производства, сокращения персонала или уровня оплаты труда;
• модернизация процессов или всего производства, которая позволяет добиться повышения производительности труда, снижения объёмов перерабатываемого сырья, отходов, автоматизации большинства операций;
• изменения в организационной системе, способные затрагивать структуру управления, принципы обслуживания клиентов, коммуникации и т. д.;
• усиление маркетинговых коммуникаций, когда задачей является максимальный рост объёмов сбыта товара, изменение отношения к организации, нахождение новых возможностей для производства.

Каждое из этих направлений может быть детализировано и имеет свои методы работы. Вся система управления в компании должна быть настроена так, чтобы на любом уровне сотрудники выступали с инициативой, приводящей к повышению экономической эффективности.

Зачастую комплекс мероприятий, которые должны повысить эффективность работы, затрагивает сразу все блоки деятельности. Такой системный подход позволяет использовать синергетический эффект.

Факторы, влияющие на эффективность

Если руководство предприятия заинтересовано в том, чтобы добиваться улучшенных результатов, оно должно анализировать информацию о состоянии внешней и внутренней среды. Тогда будет понятно, какие из существующих факторов необходимо использовать во благо будущему стратегическому развитию. К ним можно отнести:

• Минимальное задействование ресурсов. Чем меньше используются технологии, оборудование, персонал при сохранении объёмов выпуска продукции, тем эффективнее организация.
• Повышение эффективности персонала за счёт оптимизации структуры, повышения квалификации и обучения, поиска более компетентных кадров, изменения мотивационной системы.
• Повышение эффективности персонала за счёт его оздоровления, улучшения условий труда. Мероприятия, направленные на решение этих задач, приводят к сокращению числа больничных (экономия средств работодателя), повышению производительности и лояльности сотрудников.
• Усиление социально-психологических факторов. Использование инструментов децентрализации в управлении может стать хорошим толчком для развития.
• Применение результатов научно-технического прогресса. Игнорирование современных технологий или отговорки от их внедрения в связи с необходимостью инвестиций приводят к снижению конкурентоспособности и возможной ликвидации впоследствии. Опасаясь неблагоприятной экономической ситуации в текущем периоде, компании часто закрывают себе дорогу для развития в будущем.
• Использование диверсификации, кооперации и других стратегий, позволяющих применять существующие ресурсы в разных проектах.
• Привлечение инвестиционного капитала и других механизмов стороннего финансирования. Даже приватизация способна открыть пути повышения эффективности деятельности предприятия.

Все эти факторы приводят не только к росту экономической, но и управленческой эффективности. Чтобы отслеживать результативность проводимой работы, следует наметить сроки контроля и показатели, которые будут проверяться.

Отдельно остановимся на факторе оздоровления сотрудников – по той причине, что немногие работодатели пока что уделяют этому должное внимание. Между тем забота о коллективе напрямую отражается на прибыли компании. Например, согласно исследованию, проведённому в рамках проекта «HR Lab. – Лаборатория HR Инноваций», курящий сотрудник тратит на перекуры 330 рабочих (!) часов в год.

Если его зарплата составляет 50 000 рублей в месяц, то выходит, что за год компания теряет до 100 000 рублей на оплату труда плюс порядка 40 000 рублей на налогах и социальных взносах; плюс затрата на больничные, которые курящие, по статистике, берут чаще. А если зарплата сотрудника выше, то и расходов ещё больше. А если таких сотрудников в компании десятки, сотни?

С целью устранения этой лишней статьи расходов и повышения эффективности курящих работников можно посоветовать компаниям корпоративные программы по отказу от курения . (По ссылке вы найдёте калькулятор, с помощью которого сможете вычислить, какую сумму сэкономит ваша компания, если сотрудники бросят курить.)

С чего нужно начинать?

Чтобы понять, какие работы нужно провести, чтобы повысить эффективность производства, следует провести тщательный анализ. У руководителя компании должно быть обоснование для будущих управленческих решений, поэтому требуется:

• собрать статистику за предыдущие годы по выпуску продукции, её продажам, количеству сотрудников в штате, фонду оплаты труда, рентабельности и т. д.;
• узнать среднеотраслевые показатели или показатели конкурентов;
• провести сравнение экономической результативности предприятия и других участников рынка;
• в зависимости от того, какой показатель больше отстаёт, провести анализ факторов, который привёл к такому результату;
• определить ответственных лиц за разработку мероприятий, которые должны изменить ситуацию, и сроки для достижения новых показателей.

Не исключено, что руководству придётся принять множество решений в отношении себя. Например, преобразовать функции и стиль управления, распределение обязанностей, объём делегируемых полномочий, методы работы с персоналом и передачи информации внутри компании.

Что может мешать повышению эффективности?

Даже если руководство видит смысл в изменениях, которые должны привести к повышению эффективности компании, результатов может не быть. Как ни странно, проблемы заключаются в психологическом восприятии управленческих изменений, а также в их юридическом сопровождении.

Например, внедрение новых технологий и установка оборудования почти всегда приводит к сокращению персонала. Естественно, что сотрудники предприятия не захотят остаться без работы. Их задачей является максимальная отсрочка подобных изменений. Они могут прибегать и к экономической аргументации, говоря о том, что переустановка оборудования на какое-то время потребует прекращения работ.

С точки зрения законодательства процесс увольнения сотрудников жёстко регламентируется. Если процедуры нарушаются, предприятие обречено нести дополнительные расходы, что снижает показатели экономической деятельности.

Для того чтобы преодолеть все эти сопротивления, нужно продумывать систему оповещения сотрудников о преобразованиях, демонстрируя положительные стороны от внедрения изменений.

Дополнительные трудности могут быть связаны:

• с недостатком финансирования или невозможностью получить доступ к инвестиционным источникам;
• с отсутствием компетенций у сотрудников предприятия, что не позволяет реализовать намеченные планы;
• с отсутствием системы стратегического планирования в организации и аналитики за предыдущие годы осуществления работ.

Чтобы добиться экономической эффективности, потребуется проведение системных и масштабных работ. Нельзя исключать необходимость привлечения сторонних специалистов, которые могут сэкономить время на внедрение изменений.

В целом, при грамотном подходе и применение обоснованных мер можно повысить эффективность деятельности каждого предприятия, несмотря на то, в какой ситуации и на какой стадии своего развития оно находится.

Источник: legkopolezno.ru

Повышение эффективности работы

Эффективность каждого сотрудника напрямую связана с успешностью и прибыльностью компании. Чем лучше работает персонал, тем увереннее предприятие чувствует себя на современном, постоянно изменяющемся рынке. Эффективность означает способность выполнять поставленные задачи с минимальным расходованием ресурсов (денег, времени).

Почему снижается эффективность сотрудников

Низкая эффективность персонала может быть вызвана:

• Завышенными требованиями к сотрудникам со стороны руководства. Из-за сложности поставленных задач людям приходится работать «на износ», испытывая постоянную усталость. Это приводит к снижению производительности.
• Стремлением заменить полноценную команду специалистов одним универсальным сотрудником. Выделение одного работника приводит к снижению инициативности со стороны команды, уменьшает интерес к общему делу, что негативно сказывается на результатах труда.
• Отсутствием контакта между руководством и исполнителями. Обе стороны должны уметь договариваться об организации рабочего процесса, выработать общее мнение о реализации поставленных перед компанией задач.
• Нежеланием руководителя участвовать в рабочем процессе. Его отдаление от подчинённых приводит к потере взаимопонимания, снижению влияния руководящего звена на деятельность компании.
• Постоянной текучестью кадров. Вызывается недостаточным уровнем заработной платы, плохими условиями труда.

Чтобы сотрудники компании работали эффективно, нужно организовать для них подходящие условия. Повышение эффективности персонала – это не комплекс отдельных мероприятий, а продуманная, грамотная политика компании.

Понятие и оценка эффективности

Понять, насколько эффективно работают сотрудники, поможет регулярный мониторинг персонала. Возможно, кто-то нерационально распоряжается своим рабочим временем. Излишне перегружен или исполняет чужие обязанности.

Вклад каждого работника в общее дело оценивается отдельно. Как это происходит: за счёт выполнения прямых поручений руководства или взаимодействия с заказчиками? Он выполняет порученные задания самостоятельно или привлекает других сотрудников? Укладывается в сроки или откладывает работу «на последний момент»? Все показатели отслеживаются и анализируются.

Эффективность не стоит путать с результативностью. Это только один из параметров, входящих в данное понятие. Совместно с результативностью также рассматривают:

• Продуктивность персонала. Это способность качественно выполнять работу в минимально короткие сроки. Продуктивно работающий секретарь сделает нужные отчёты не за неделю, а за один день.
• Экономичное расходование ресурсов. Умение достигать поставленных целей с минимальным расходом материальных ресурсов. Пример: офис-менеджер взял на себя задачу организовать корпоративное мероприятие для сотрудников и выполнил эту работу с минимальным бюджетом, не привлекая других помощников. Решил поставленную задачу и сэкономил деньги компании.
• Организованность сотрудников. Они заранее планируют задания, расставляют приоритеты и всегда укладываются в установленные сроки. Об организованности контент-менеджера можно говорить, когда он заранее готовит посты к публикации и размещает их в нужное время.
• Рациональный подход. Работник умеет достигать поставленных задач, используя лучшие способы и инструменты. Пример рационального распределения ресурсов в интернет-магазине одежды: специалист по контекстной рекламе распределил рекламный бюджет не на один товар, а на все позиции в каталоге.
• Функциональность. Соответствие общим целям и задачам компании. Каждый сотрудник выполняет свою работу в рамках общей стратегии компании. Продавец-консультант магазина не ведёт переговоры с поставщиками. Его прямая обязанность – обслуживание клиентов.

Эффективность работы сотрудников измеряется в нескольких категориях. К ним относится оценка качества, объёма выполненных работ, экономическая эффективность и функциональная оценка персонала.

Почему нужно стремиться к повышению эффективности

По данным статистических исследований производительность труда, рентабельность и объём продаж в компаниях с эффективной командой на 17-20% выше по сравнению с конкурентами.

Эффективные сотрудники берут на себя ответственность. Это способствует получению лучшего результата. Является источником мотивации для коллег. С них берут пример другие участники команды и растут в профессиональном плане. Здоровая конкуренция между сотрудниками помогает добиться лучших результатов.

Эффективные сотрудники способны выполнять сложные задачи. При грамотном делегировании полномочий это позволяет разгрузить руководящее звено для решения стратегических и глобальных задач в управлении компанией.

Эффективный персонал выполняет больший объём работы за короткое время. Получает лучшие результаты и учит этому коллег. Он заинтересован в своей работе. Стремится улучшить свои результаты. Использует новые технологии организации труда для быстрого достижения целей.

Помогает своей компании продвигаться вперёд.

Способы оценки работоспособности, эффективности персонала

Оценка сотрудников помогает определить:

• компетентность управленческого персонала;
• объём работы, выполняемый сотрудником;
• соответствие уровня зарплаты потраченным усилиям;
• оптимальные методы мотивации;
• потребность компании в сотруднике;
• необходимости его дальнейшего развития и обучения.

Для этого используются следующие способы оценки:

• Тестирование. Определяет профессиональные умения работника, его личностные характеристики, коммуникативные навыки.
• Аттестация. Позволяет оценить соответствие сотрудника занимаемой должности. Уточняет, есть ли у него соответствующие знания, образование, квалификация.
• Целевое управление. Применяется для оценки эффективности отделов. Помогает разработать оптимальную схему оплаты для работников компании. Заключается в постановке чётких задач перед отделом, обсуждения сроков, способов их выполнения.
• Управление эффективностью. Оценивает эффективность каждого сотрудника. Задачу, поставленную перед командой, делят на небольшие подзадачи, выполнение которых поручают каждому члену коллектива.

Методы повышения эффективности

Проанализировав проблемы в работе персонала, руководитель совместно с HR менеджером выбирает пути повышения эффективности сотрудников. К ним относят:

1. Оптимизацию бизнес-процессов компании при помощи автоматизированных средств. Использование СМС-оповещения о доставке товара на пункт выдачи компании сэкономит время сотрудника на оповещение клиентов о доставке. Свободное время менеджер сможет потратить на выполнение более важных задач.
2. Модернизацию средств управления. Применение функций программного контроля над использованием рабочего времени удалённых сотрудников улучшит их дисциплину. Поможет выявить факторы, снижающие продуктивность.
3. Должностные инструкции для всех участников рабочей команды. Зная свой круг обязанностей, сотрудники будут понимать, за что они отвечают и каких результатов от них ждёт компания.
4. Комфортные условия труда. Это не только стабильная, высокая заработная плата и кофе-машина в офисе. Это: время на перерывы, отдых, организация досуга сотрудников, формирование и развитие корпоративной культуры внутри компании, дружеская атмосфера в команде.
5. Мотивация. Это могут быть деньги в виде премий или бонусов за качественно выполненную работу. Или продвижение по карьерной лестнице отличившихся специалистов. Особые привилегии в виде компенсации проезда, выгодного тарифа сотовой связи. Или другие способы благодарности, в том числе награждение почётными званиями: «Работник месяца» или «Лучший менеджер».
6. Постоянная связь руководства с коллективом. Совместное обсуждение задач, методов их выполнения помогает работать эффективнее.

Определить более эффективные способы помогает регулярный мониторинг производительности сотрудников.

Практические рекомендации по повышению эффективности

Ведущие компании мира используют следующие способы повышения эффективности персонала:

• Тимбилдинг. Коллективные мероприятия, направленные на сплочение, объединение коллектива в неформальной обстановке.
• Повышение квалификации. Постоянное обучение сотрудников на курсах, участие в семинарах, конференциях, связанных с деятельностью компании, способствует их профессиональному и личностному росту. Хорошо обученная команда будет работать намного эффективнее коллектива с базовыми навыками.
• Здоровое соперничество. Соревнуясь друг с другом в достижении результатов, сотрудники будут стремиться самосовершенствоваться, искать оптимальные пути к решению поставленной задачи.
• Избавление от демотиваторов. Не стоит держать в компании людей, недовольных рабочей обстановкой, критиков, скандалистов и других сотрудников, разлагающих обстановку внутри коллектива.

Улучшить эффективность помогает строгая дисциплина в коллективе. Научно доказано, что большую часть своего времени на работе сотрудники посвящают своим личным делам. И только 30-40 % времени в течение дня уделяют прямым обязанностям. Чтобы требовать от подчинённых конкретного результата, нужно выработать строгий распорядок дня, с обязательным исполнением для всех сотрудников.

Регламентировать время работы и отдыха. Главное, не перегибать палку. На исполнение жёстких правил должна быть соответствующая мотивация.

Как повысить эффективность сотрудников на удалёнке

Если с контролем работников в офисах или на предприятии обычно нет серьёзных проблем, то с развитием дистанционной работы у руководства компаний появились новые вопросы. Как повысить эффективность труда удалённого сотрудника? Как помочь ему использовать своё рабочее время рационально? Как сохранить рабочий настрой, зная о том, что рядом нет человека, контролирующего работу?

Чтобы сотрудник комфортно себя чувствовал при работе на «удалёнке», необходимо его подготовить к работе в новом формате. Организовать рабочее место с доступом к корпоративной системе. Обеспечить взаимодействие между отдельными сотрудниками, удалёнными командами и руководящим менеджментом. Продумать способы коммуникации между работниками и наладить их стабильную работу.

Для организации эффективной работы в удалённом режиме предусмотрены автоматизированные программы, помогающие прорабатывать и планировать совместные задачи, контролировать ход рабочих процессов. Благодаря внедрению электронных помощников сотрудники будут чётко понимать свои задания и требования. Руководству не придётся тратить лишнее время на контроль исполнителей и подгонять их, чтобы уложиться в установленные сроки.

Проблемы повышения эффективности

К наиболее распространённым проблемам, возникающим при внедрении мероприятий по повышению эффективности, относят:

• Сопротивление со стороны персонала;
• Необъективная оценка;
• Некомпетентность руководителей отделов, оценивающих работу своих подчинённых.

Все изменения должны быть продуманными и обоснованными. В противном случае они дадут противоположный результат.

Другие проблемы, препятствующие повышению эффективности работников:

• Раздутый управленческий штат. Невозможно ждать продуктивности от сотрудника, над которым стоят пять руководителей. И каждый из них требует для себя отчёт о работе. В этом случае работник большую часть своего времени будет тратить на бюрократические процедуры, а не на свои основные обязанности.
• Контрольные службы. Проверка деятельности персонала – важная часть жизни компании. Но, они не должны мешать основной работе. Поэтому количество сотрудников в контрольных службах компании должно быть минимальным.
• Неправильно организованный рабочий процесс. Не понимая поставленную перед ним задачу, сотрудник не сможет выполнить её эффективно. Руководитель должен грамотно объяснять, чего он хочет от подчинённого. Ставить исполнителя в известность о поощрениях за выполненную работу.

Применение программы ЛидерТаск для повышения эффективности сотрудников

Повышение эффективности работников компании невозможно без рациональной организации рабочего процесса. Добиться своевременного и систематического исполнения порученных заданий можно только при условии регулярного контроля со стороны руководства. Для этого удобно использовать приложение ЛидерТаск — современный, функциональный планировщик задач, помогающий сохранять всю важную информацию в единой системе.

Используя программу ЛидерТаск, проще выполнять мониторинг деятельности каждого сотрудника, оценивать его результативность. В приложении предусмотрено множество полезных функций, включая:

• опцию постановки задач с разбивкой на подзадачи;
• назначение ответственного за выполнение задания;
• присвоение статусов задач;
• графики, диаграммы и статистическую информацию по проекту.

Программа работает на всех цифровых платформах, в том числе в автономном режиме, что позволяет пользоваться планировщиком в удалённом режиме.

Заключение

Чтобы получить отдачу от подчинённых, помочь им работать результативно и эффективно, руководитель должен сам стать для них примером. За качественно выполненную работу сотрудники должны получать соответствующее вознаграждение. Не стоит также забывать о других способах поощрения персонала, включая выделение положительных результатов, награждение отличившихся работников и предоставление им различных льгот.

Рациональный контроль сотрудников – залог эффективности и работоспособности компании. Каждый работник должен знать, что делать в рамках порученной ему задачи. И какое наказание он получит, если не будет выполнять свои обязанности должным образом.

Обучение должно стать неотъемлемой частью рабочего процесса. Обученный, грамотный персонал достигнет большей эффективности в работе.

Какие преимущества предоставляет повышение эффективности работы?

Михаил Калашников

Повышение эффективности работы в организации позволяет достигнуть лучших результатов и улучшить производительность сотрудников. Это также способствует снижению затрат на производство, уменьшению ошибок и повышению уровня удовлетворенности как для сотрудников, так и для клиентов.

Какие методы существуют для повышения эффективности работы в организации?

Михаил Калашников

Для повышения эффективности работы в организации существует множество методов, таких как GTD (Getting Things Done), метод Помодоро, метод 80/20, метод SMART и другие. Важно выбрать наиболее подходящий метод или их комбинацию в зависимости от задач и целей и применять их регулярно для достижения лучших результатов. Кроме того, необходимо учитывать индивидуальные особенности каждого сотрудника и адаптировать методы к их потребностям.

Пройдите тест и получите гарантированный бонус!
Поздравляем, вы прошли тест!

Вы на начальном пути к эффективному управлению, но чтобы стать Гуру на 100%. Вам предстоит идти дальше, учиться и нарабатывать навык. Мы дарим вам книгу «Секреты управления временем» и верим, что в ближайшее время вы постигнете азы эффективного управления.

Источник: www.leadertask.ru