Схема бизнес процесса проверки

Модели бизнес-процессов, подготовленные рабочей группой, могут содер­жать несоответствия, которые необходимо устранить до момента передачи этих моделей на проверку адекватности в подразделения. Их можно условно разде­лить на два типа: 1. Несоответствия выбранной нотации; !2. Несоответствия требованиям утвержденной «Методики описания бизнес-процессов». Строго говоря, можно было бы отнести все ошибки в моделях процессов к разряду несоответствий Методики. На наш взгляд, целесообразно все-таки вы­делить указанные два типа. В первую очередь, модели процессов должны быть подвергнуты тщательно­му анализу на соответствие выбранной нотации. Это означает, что необходимо проверить соблюдение правил моделирования объектов и связей между ними, регламентируемых в нотации. На рис. 3.47 показан пример модели, построен­ной в ARIS еЕРС, не соответствующей данной нотации. / Рис. 3.47. Несоответствия модели нотацииARISеЕРС. На рис. 3.47 показано несколько видов несоответствий:

• одно событие «запускает» выполнение двух функций без использования логического символа ветвления процесса;
• в одну функцию входят две стрелки;
• в начале процесс ветвится при помощи символа логического «И», а в конце стоит символ исключающего логического «ИЛИ».

На первый взгляд кажется, что подобные нарушения нотации трудно допус­тить. К сожалению, их совершают недостаточно квалифицированные сотрудни­ки. Очевидно, что модель процесса, содержащая такие ошибки, будет понятна только тому аналитику, который ее создал. Еще одним примером несоответствий является некорректное наименование объектов моделей. Каждый аналитик должен соблюдать правила наименования объектов. При этом очень важно пользоваться глоссарием проекта. На рис. 3.48 приводится пример некорректного наименования объектов. Вариант 1 Получить .документ Ау Вариант 2 ‘ Документ A Вариант 3 / Поступил документ А/ Обработать документ А Обработать документ А Обр-ка док. А ФО 1Финансовык отдел /Документ А Чобработан/ Док. А об-н /Документ А обработан/ Рис. 3.48. Некорректное наименование объектов. Вариант 1 содержит несколько несоответствий: 1) нельзя давать событию название функции («Получить документ А»); 2) если в Методике принято име­новать объекты типа «Подразделение» при помощи сокращений, то название объекта «Финансовый отдел» является несоответствием. Вариант 2 — событие названо «Документ А», что недопустимо. Приводятся произвольно сокращенные названия функции, второго события и подразделе­ния, что является несоответствием. Вариант 3 — несоответствий нет. Таким образом, все модели должны быть проверены на соблюдение правил наименования объектов как принятых в нотации, так и сформулированных в Методике. Следующей группой несоответствий являются несоответствия требованиям Методики к оформлению моделей. На рис. 3.49 представлены два варианта мо­делей. Первая модель выполнена с нарушением требований, вторая полностью соответствует им. Очень часто на практике аналитики не придают значения требованиям к оформлению моделей. В результате получаются модели нестандартного вида, которые не только плохо выглядят (Вариант 1), но и значительно затрудняют возможности визуального анализа. Напротив, модели, подготовленные с учетом требований к оформлению (Вариант 2), легко читаются и могут быть использо­ваны для документирования и анализа. При построении модели (Вариант 2) Учтены следующие требования:

1. Построение модели «сверху вниз»;
2. Соблюдение стандартных размеров объектов модели;
3. Выравнивание объектов модели по вертикали и горизонтали.

Проверку корректности построения моделей выполняет квалифицирован­ный аналитик. В крупных проектах целесообразно выделять отдельного сотруд­ника, ответственного за работу с базой данных моделей, проверку связности процессов, проверку корректности моделей, консультации аналитиков по пост­роению моделей. После того как модели бизнес-процессов проверены на корректность, они должны быть переданы в подразделения для проверки адекватности.

Разбираем блок-схему бизнес-процесса подбора кадров в компании.

Моделирование бизнес-процесса тестирования ПО в ELMA

05.06.2015 866.66 Кб 36 biznes-protsessyi_modelirovanie_vnedrenie_upravlenie.html

05.06.2015 8.15 Mб 151 Borodushko_Strategicheskoe_planirovanie_i_kontrolling.257451.rtf

Ограничение

Для продолжения скачивания необходимо пройти капчу:

Источник: studfile.net

Бизнес-процесс контроля качества сырья и товарной продукции

Проанализируем типичный бизнес-процесс контроля качества в лаборатории на примере нефтеперерабатывающего завода, которые действительны для многих других отраслей. Упрощенная типичная схема бизнес-процесса приведена на Рис.3.2, где, помимо основных функций бизнес-процесса, указаны такие компоненты как используемые ресурсы и основные виды документов и действий.

Рис. 3.2 Типовая схема бизнес-процесса получения информации о качестве продукции

Схема содержит значительное количество действий с использованием разного рода объектов и документов. Ошибка на любом этапе выполнения бизнес-процесса влияет на достоверность конечного результата. Например, на достоверность результата анализа могут влиять такие факторы, как:

— точность построения градуировочного графика для проведения измерений;

— правильность приготовления образцов или титров растворов для калибровки;

— сроки годности стандартных образцов;

— отсутствие ошибок в маркировке пробы;

— подготовка измерительного прибора (своевременность поверки, калибровки);

— точное соблюдение методики выполнения измерений (МВИ) в соответствии с нормативно-технической документацией (НТД);

— отсутствие ошибок при проведении расчетов и оценке результатов измерений на соответствие НТД;

— отсутствие ошибок в оформлении результатов испытаний

Табл. 3.1 Количественные показатели бизнес-процесса контроля качества на нефтеперерабатывающем заводе

Приведенные данные свидетельствует о большом объеме и сложности выполняемых лабораториями задач, в рамках которых возникает вероятность влияния человеческого фактора на достоверность и оперативность информации.

Для ведения процесса контроля качества продукции в соответствие с современными требованиями в качестве инструмента автоматизации рекомендуются системы контроля качества продукции последнего поколения ЛИМС (LIMS – Laboratory Information Management System).

ЛИМС осуществляет взаимодействие со следующими основными системами уровня управления производством (MES):

Система оптимального планирования;

Система диспетчерского управления производством;

Система расчета материального баланса;

Система учета отгрузок готовой продукции;

Система анализа план-факт.

Приведенный перечень систем является условным и характерным для предприятий нефтепереработки (Рис.7.3). Реально состав систем может оказаться иным в зависимости от отрасли и текущих особенностей предприятия.

Рис 3.3 Интеграция ЛИМС с другими системами уровня управления производством

При внедрении современной ЛИМС особенно остро встают два вопроса:

Как правильно выбрать ЛИМС, соответствующую функциональным требованиям и финансовым возможностям Заказчика?

Как максимально полно в заданные сроки реализовать заложенную в ЛИМС функциональность?

Можно выделить три основных стадии процесса, это – выбор программного средства, настройка системы и сопровождение. Каждая стадия включает в себя несколько этапов. Схема процесса внедрения приведена на Рис.3.4.

Учитывая общую стоимость системы важно правильно выбрать ЛИМС и поставщика услуг по ее настройке (конфигурированию). Критерием является выбор решения, позволяющего реализовать требуемую функциональность при минимальных затратах средств на закупку и внедрение.

Рис.3.4 Основные этапы внедрения ЛИМС

Описание функций ЛИС » Химик-аналитик»
1. Контроль пробоотбора
1.1. Регистрация пробы в ЛЖ
В типовом электронном ЛЖ из выпадающих списков вводятся сведения общего характера (место отбора пробы, цех, установка, кто отобрал пробу, условия отбора) и ведется автоматизированная регистрация отобранных проб, предназначенных для последующего проведения анализа: присвоение порядкового номера записи, даты и времени ввода информации о пробе. Автоматически устанавливается список показателей.
1.2. Дополнительная информация о пробе в каждом лабораторном журнале своя, индивидуальная, определяемая настройкой журнала, например:
— сведения о партии продукта (№ партии, дата)
— числовая исходная информация, необходимая для последующих расчетов
— можно использовать спецполя для подтверждения начальником смены или лаборатории доставки пробы, дата и время окончания всех анализов и др.
1.3. Автоматизированный ввод информации по повторяющимся пробам
Ввод контрольной точки из выпадающего списка, обеспечивающий автоматическую установку задания лаборанту.
2. Ввод результатов анализа, ведение лабораторных журналов
В ЛЖ автоматически устанавливается список показателей, по которому должна анализироваться проба в данной КТ, для каждого показателя устанавливается методика анализа, величина нормы, размерность.
2.1. Ручной ввод данных о показателях в ЛЖ
— ввод результатов параллельных измерений величины показателя может осуществляться либо с клавиатуры непосредственно в поле » Результаты анализов» (как конечные результаты параллельных определений), либо с помощью калькулятора по расчетной формуле из методики анализа (исходные данные и результаты расчетов сохраняются), число параллельных измерений может быть нескольким.
— при уходе курсора с поля » результаты» результаты параллельных измерений проходят проверку приемлемости, вычисляется Хср, оно проверяется на соответствие Хмин используемой методики, рассчитывается приписываемая погрешность измерения, проводится сравнение с нормой; автоматически заполняется поле «Исполнитель» ФИО пользователя, выполнившего анализ.
2.2. Возможен ввод данных в ЛИС от аналитических приборов.
2.3. Возможность изменения пользователем формы ввода данных, ведения ЛЖ
Пользователь может редактировать настройку формы ЛЖ, кроме создания новых полей и изменения их типа. Для изменения полей необходимо создать новую форму ЛЖ.
2.4. Имеется возможность переустановки методик анализа или изменения расчетных формул, используемых в методиках.
2.5. Для «Расчетов до анализов» и «Расчетов после анализов» имеется возможность редактирования расчетных формул и распределения полученных результатов расчетов.
3. Проверка достоверности вводимых данных
3.1. Проверка достоверности данных на основе процедуры проверки приемлемости результатов, сравнения с нормой, сравнения с Хмин и оповещение о превышении максимального или максимального предела при вводе данных у любой переменной. Блокировка изменений введенных данных по отдельному показателю.
3.2. Подтверждение проверки начальником смены достоверности введенных данных осуществляется путем нажатия на кнопку » Анализы завершены», после чего изменения в ЛЖ не допускаются.
4. Контроль качества сырья, компонентов, готовой продукции
4.1. Проверка полученных Хср для показателей на соответствие нормам,

оповещение о превышении нормы.
4.2. Возможность изменения нормы для уже введенных данных путем переустановки КТ с другим нормативом (с другим сортом).
4.3. Сезонные колебания норм на сырье или готовую продукцию устанавливаются в справочнике » Объекты анализа» и учитываются в ЛЖ при выборе КТ.
5. Вычислительные функции
Поле » Формула» дает возможность вписывать формулы для выполнения арифметических действий, тригонометрических вычислений и осуществления инженерных расчетов: извлечения корней, возведения в степень, взятия логарифмов и специальные функции, возможность ввода констант. Поле » формула» находится в разных местах ЛИС.
5.1. В «Лабораторных журналах»:
5.1.1. Вычисления проводятся по формулам методик анализа для каждого показателя.
5.1.2. Вычисления проводятся в целом по пробе перед анализами и в целом после анализов, результаты расчетов сохраняются сами по себе или используются при определении величин показателей.
5.2. В «Документах»:
5.2.1. Вывод в документ среднего значения какой-либо величины, максимального и минимального значений, осуществление других статистические операций.
5.2.2. Инженерные расчеты с индивидуальной настройкой в прямоугольниках документов, в том числе по специальным функциям.
5.3. В «Журнале расчетов»
В меню «Сервис» имеется специальный «Журнал расчетов» (и специальные вспомогательные формы ввода для него «Наборы формул», «Вычисления») для выполнения произвольных расчетов, не связанных с выполняемыми анализами.
5.4. В журнале учета «Контрольные процедуры» расчеты по отдельным процедурам и сериям контрольных процедур.
6. Метрологическое обеспечение проведения анализа
6.1. Ввод данных о диапазоне (поддиапазонах) концентраций, на который рассчитана методика анализа. Ввод и хранение сведений о метрологических характеристиках методик и метрологических характеристиках результатов анализа, полученных в конкретной лаборатории. Использование этих сведений в ЛЖ, где каждая средняя величина показателя сопровождается указанием погрешности.
6.2. Автоматическая проверка приемлемости результатов параллельных измерений, полученных в условиях повторяемости, для каждого показателя в рабочих ЛЖ по ГОСТ Р ИСО 5725-6-2002 п.5..
Автоматический контроль повторяемости результатов параллельных определений в ЛЖ «Контрольные измерения» по МИ 2335-2003 п.5.10. Оба

варианта проверок могут быть отключены.
6.3. Оперативный контроль процедуры анализа по МИ 2335-2003.
6.4. Выполнение контрольных процедур для контроля точности результатов, внутрилабораторной прецизионности и повторяемости, используя ЛЖ «Контрольные измерения» и журнал учета «Контрольные процедуры».
6.5. Контроль стабильности результатов анализа с использованием контрольных карт Шухарта, в форме выборочного статистического контроля, периодической проверки подконтрольности процедуры анализа по МИ 2335-2003.
6.6. Выполнение расчетов при построении калибровочных графиков и использование коэффициентов, полученных по методу наименьших квадратов (по МУ 6/113-30-19-83 и РМГ 54-2003 (МИ 2345-95)), в качестве констант в расчетах по методикам в ЛЖ Проверка стабильности калибровочной зависимости.
7. Подготовка отчетных документов
7.1. В ЛИС » Химик-аналитик» набор форм отчетных документов определяется приложением к договору, кроме того, поставляется ряд типовых форм документов
7.2.Возможность создания новых форм документов, их корректировка пользователем в ЛИС не ограничивается, но обучение этому не предусматривается типовым договором.
8. Графическое представление информации
Имеется возможность представления графических зависимостей величин показателей от времени, и от других величин в документах, печать графиков и диаграмм. Электронные графики есть в журналах учета «Контрольные процедуры» и «Калибровочный график».
9. Блок системы менеджмента качества лаборатории
Блок СМК содержит:
9.1 Руководство по качеству
9.2. Документированные процедуры
9.3. Должностные и рабочие инструкции
9.4. Журналы и документы по СМК лаборатории
10. Защита информации
Защита информации в ЛИС «Химик-аналитик» складывается из ряда элементов.
10.1. Идентификация пользователей, каждый из которых имеет своё имя (логин), свой пароль и определенные права доступа.
10.2. Ограничение прав доступа (администрирование) пользователя с помощью «Утилиты настройки прав пользователей»:
а) Справочники – чтение/запись/нет доступа;
б) Внутрилабораторные журналы (алгоритмы контроля, КП, КГ, учет реактивов, химпосуды, оборудования, журнал приготовления растворов): нет

доступа/доступ только к своей лаборатории/доступ к любой лаборатории
в) ЛЖ – общие права: — право на создание и настройку форм ЛЖ – да/нет
— право на работу с ЛЖ: — да/нет, если » да», то право на » создание» + » удаление» + » сдача в архив» + » восстановление из архива»; /во всех лабораториях — да/нет
— для каждой формы журнала: » доступ на ЛЖ закрыт», если нет, то » доступ на чтение журнала» + » доступ на запись в журнале» + » установка » Анализы завершены» + » отмена » Анализы завершены» /» Доступ ко всем лабораториям» – да/нет.
г) Документы – общие права: — право на » Настройку форм» документов
-» Право на работу с архивом»
— » Права на работу с документами»
— для каждой формы документа право на — » Создание документов» + » Удаление документов» + » Утверждение документов» + » Удаление утвержденных документов».
10.3. Ограничение прав пользователя отдельными полями первой вкладкой ЛЖ или только определенными показателями в ЛЖ с помощью «Утилиты “СМЛ”».
10.4. Наличие переключателя «Анализы завершены», после включения которого запрещены изменения в данной записи ЛЖ.
10.5. Наличие процедуры «Копирование базы данных» и хранение копии ЛИС в другом месте (только для Ассess), которую рекомендуется выполнять в конце рабочего дня
10.6. Архивирование ЛЖ и хранение в виде файлов с возможностью дезархивации.
10.7. Архивирование документов и хранение в виде файлов с возможностью дезархивации.
10.8. Нельзя удалить запись в справочнике, если она используется в другом справочнике или лабораторном журнале.
10.9. Ежедневная распечатка лабораторных журналов с данными за прошедший день также является элементом защиты информации ЛИС.

Источник: lektsia.com

Как проверить качество графической схемы процесса?

Разработка и анализ графических схем процессов – важнейший инструмент процессного управления. Как оценить качество создаваемых в компании моделей? В статье в виде чек-листа представлен перечень критериев оценки качества.

Структура чек-листа

Качественная графическая схема бизнес-процесса является основой для:
• выполнения анализа процесса и разработки мероприятий по его оптимизации;
• формирования понятного и практически полезного регламента (стандарта).

В данной статье я предлагаю рассмотреть структуру чек-листа проверки качества графической схемы, а приведу пример его использования.

Ниже представлены название разделов чек-листа и их краткие характеристики.

Тип модели процесса

Можно условно выделить три типа моделей процессов:
• аналитическая (показывает общую логику процесса; нужна для анализа и регламентации, может содержать некоторые упрощения из расчета, что человек сможет додумать, как надо выполнять работу с учетом своего опыта и компетенции);
• имитационная (позволяет выполнять имитационное моделирование процесса для определения времени выполнения, загрузки исполнителей, стоимости результатов выполнения процесса);
• исполняемая (может быть экспортирована для автоматизации в системе класса BPMS или запущена на выполнение прямо из среды моделирования).

Соответствие стандартной нотации моделирования

Необходимо проверить соответствие схемы общепринятым нотациям моделирования. Вариантов не много: IDEF0, eECP, CFFC, BPMN.

По-хорошему, в организации должен быть стандарт, в котором установлены требования к графическим моделям процессов. Его часто называют «Соглашение по моделированию».

Если стандарт есть, то в данном и последующих пунктах необходимо учесть его требования.

Корректность формулировок названий объектов на схеме

Объекты схемы это: документы, информация, операции процесса, субъекты (должности, роли), логические операторы (шлюзы) и проч.

Следует обратить внимание на соответствие названий Стандарту моделирования. Если в нем нет требований в части названий объектов, то стоит их внести.

Пример некорректной формулировки процесса: «Разработка и утверждение плана работ в случае согласования руководителем не позднее второй недели третьего месяца квартала». (Думаю, не нужно объяснять, что здесь не так).

Корректность описания входов/выходов

Входы/выходы могут быть информационные и материальные.

Важно, чтобы входы/выходы были описаны корректно и не «повисали» в воздухе. Это означает, например, что для любого входящего документа был указан процесс (в виде какой-либо ссылки), который является поставщиком входа и т.п.

Корректность описания событий

События могут быть инициирующие (стартовые), промежуточные и завершающие процесс. Ошибки при описании событий могут быть как формальные, так и содержательные.

Пример – название стартового события «Возникла потребность в сырье». Почему неправильно? Не может потребность возникнуть случайно, ниоткуда, путем медитации. При такой формулировке исполнителю не понятно, в какой ситуации реально должен стартовать процесс.

Отсутствие логических и содержательных ошибок

Это самый важный раздел в чек-листе.

В первую очередь, здесь нужно указать логические ошибки. Например, некорректное использование в паре логических операторов «И» и «ИЛИ».

Но главное, это содержательный анализ схемы. Необходимо продумать, как будет выполняться процесс, если следовать строго по его графической схеме. Насколько он будет выполним, результативен и эффективен.

При проведении содержательного анализа схемы целесообразно привлечь эксперта по предметной области (узкоспециализированный отраслевой специалист).

Аккуратность исполнения схемы. Визуальная наглядность

Стоит обратить внимание на такие моменты, как:
• наличие объектов одного типа, но разного размера;
• надписи выходят за границы объектов;
• наложение стрелок, надписей друг на друга;
• чрезмерное количество элементов на схеме и проч.

Отсутствие физической нереализуемости

Физическая нереализуемость может возникнуть, например, когда схема процесса предполагает одновременное выполнение двух операций одним и тем же исполнителем.

Отсутствие возвратов (переделок работы)

Довольно часто на схемах рисуют возвраты на предыдущую операцию (или какую-то другую — по смыслу). Это, как правило, означает, что документ не согласован, и нужно отправить его на доработку.

Теоретически, несоответствия возможны на каждой операции процесса. Но тогда придется везде рисовать возвраты на предыдущий шаг. Схема станет чрезмерно сложной.

Поэтому надо определить правила, когда рисовать возвраты, а когда – нет.

Для аналитических схем возвраты стоит показывать только в случае наиболее существенных, важных отклонений. Это отклонения, при которых невозможна дальнейшая работа и требуется запуск дополнительных операций процесса.

В любом случае, чем меньше возвратов, тем эффективнее бизнес-процесс.

Отсутствие дублирования операций (прямое или косвенное)

Как это ни странно, иногда на схеме процесса можно увидеть дублирование операций.

Стоит обратить внимание на схожие по смыслу или почти одинаковые названия операций процесса.

Отсутствуют пропущенные важные операции

Для того, чтобы вывить пропущенные важные операции процесса, надо внимательно посмотреть на него с содержательной точки зрения. Например, мы описываем процесс выполнения работы на каком-то агрегате. Но не показываем, что для этого нужно получить сырье на складе и т.п.

Другой пример. Перед помещением на склад, нужно упаковать и идентифицировать товар (приклеить ярлык со штрих-кодом), но эта операция пропущена и т.д.

Отсутствует чрезмерный контроль

Это относительная вещь. Но если в процессе слишком часто начальник перепроверяет (согласует) работу подчиненных, это повод задуматься о том, насколько хорошо продуман процесс.

Отсутствуют узкие места («бутылочные горлышки»)

Бутылочное горлышко, это ситуация, когда какая-то операция тормозит весь процесс.

Визуально это можно увидеть, когда несколько параллельных потоков сходятся на одной операции. При этом надо понять, есть ли ограничение по пропускной способности на данной операции.

Иногда визуально выявить узкое место сложно. Нужен содержательный анализ на основе конкретных данных.

Отсутствуют возвраты в прошлое

Возвраты в прошлое (или переходы в не наступившее будущее) означают, что на схеме показан возврат на операцию, которая уже не может быть физически выполнена.

Ситуацию можно выявить только путем содержательного анализа. Пример. Мы не можем вернуться и повторить процесса заливки опалубки бетоном, если фундамент дал трещину. Нужно ломать и переделывать.

Отсутствие смешения единичного потока и накопления (объектов обработки)

Это довольно тонкая, но очень распространенная ошибка.

Например, процесс инициирован единичным событием (например, предоставить заявку на оплату), а далее по ходу процесса выполняется формирование графика платежей и оплата.
Если следовать строго по схеме (если она не была спроектирована специальным образом), мы получим, что график платежей будет состоять из одного пункта.

Отсутствие «процессной грыжи»

Процессная грыжа, это ситуация, когда внутри процесса в виде одной операции появляется другой большой и сложный процесс, требующий значительных ресурсов и времени для своего выполнения.

Например, в процессе получения информации об оплате счета, возникает операция «Ведение бухгалтерского учета».

Отсутствие неоднородности масштаба операций

Довольно просто выявляется. Например, на одной схеме процесс представлены операции под названиями: «Получить сменное задание у начальника» и «Изготовить продукцию». Первую делает мастер, а вторую выполняет весь цех численностью 30 человек.

Обратите внимание, что определенные проблемы, выявленные в чек-листе, могут явно указывать на необходимость дополнительно проработки самого процесса с целью повышения его эффективности.

Стоит подчеркнуть, что я рассматриваю в данном случае только графическую схему, а не бизнес-процесс в целом. (Тем, кто не видит разницы, рекомендую почитать мои предыдущие публикации, а лучше книгу «Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление»).

Например, я не включил в чек-лист информацию о целях и показателях, ограничениях, методах контроля и т.п. Поэтому, для проверки процесса в целом, в чек-лист нужно включить дополнительные разделы.

Графическая схема процесса для тестирования чек-листа

Ниже представлена графическая схема бизнес-процесса, разрабатывая которую я попытался допустить все описанные выше ошибки (несоответствия). После схемы приводится чек-лист.

Рекомендую сначала попробовать найти несоответствия в схеме самостоятельно, а уже потом посмотреть мой вариант чек-листа.

Заполненный чек-лист

Надеюсь, Вы нашли все ошибки в схеме? В любом случае, я приведу ответы, правильные с моей точки зрения.

Надеюсь, что данный пример не только Вас повеселил, но и заставил задуматься о серьезных вещах.

После данной тренировки попробуйте проверить качество моделей процессов Вашей компании.

В.В. Репин,
к.т.н., доцент, тренер, консультант.

Средняя оценка 0 / 5. Количество оценок: 0

Источник: repin.guru