Бейсетаев, Д. Б. Принципы разработки функциональной модели образовательного портала вуза / Д. Б. Бейсетаев, Г. Д. Когай. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2016. — № 9 (113). — С. 106-109. — URL: https://moluch.ru/archive/113/28908/ (дата обращения: 01.06.2023).
В данной статье рассматривается один из подходов к организации единого информационно-образовательного пространства в вузе в условиях развития информационного общества.
Ключевые слова: функциональная модель, управление учебным процессом, отчеты, образовательный портал, вуз.
Функциональная модель образовательного портала как базис информационной системы управления учебным процессом вуза предполагает наличие четко сформулированной цели, единственного субъекта моделирования и одной точки зрения. Система имеет границу, которая определяет область моделирования. Взаимодействие системы с окружающим миром описывается как вход (нечто, что перерабатывается системой), выход (результат деятельности системы), управление (стратегии и процедуры, под управлением которых производится работа) и механизм (ресурсы, необходимые для проведения работы). Находясь под управлением, система преобразует входы в выходы, используя механизмы.
Как строить блок-схемы и рисовать бизнес-процессы [для начинающих]
Корпоративную информационную систему вуза составляют множество бизнес-процессов, характеризующихся различной степенью охвата структурных подразделений, различной сложностью.
Для построения образовательного портала вуза и автоматизации бизнес- процессов необходимо разбить задачи на отдельные блоки. Модульный подход позволяет снизить сложность процесса автоматизации, повышает уровень управляемости, обеспечивает возможность независимой разработки (или замены) отдельных модулей системы.
В результате сбора данных и анализа процессов, связанных с учебной деятельностью, были выделены следующие бизнес-процессы, подлежащие более тщательному анализу и оптимизации на начальном этапе создания системы:
– формирование структуры данных по учебной деятельности;
– управление учебными планами;
– управление контингентом студентов;
– управление успеваемостью студентов;
– управление персоналом;
– формирование учебных графиков;
Любая корпоративная информационная система имеет в качестве фундамента справочные данные, содержащие информацию по структуре и обеспечивающие функционирование остальных подсистем.
Контекстная диаграмма, глобально описывающая процесс формирования структуры данных по учебной деятельности, представлена на рисунке 1.
Рис.1. Контекстная диаграмма процесса формирования структуры данных по учебной деятельности
Для обеспечения основных бизнес-процессов вуза, которые, прежде всего, связаны с учебным процессом, выделим функциональные подсистемы (модули), которые используют информацию по структуре в качестве единых справочных данных: деканаты, кафедры, специальности, дисциплины, вид обучения, система обучения, время занятий по системе обучения.
Схема бизнес процесса Как нарисовать схему процесса в BPMN за 2 минуты?
Оперативное управление данными справочниками должна выполнять служба управления учебной деятельностью (учебный отдел или учебно- методическое управление). Это обосновывается спецификой информации — она должна заноситься централизовано и быть актуальной для всех подразделений вуза. Организация данного процесса позволит предоставлять для заинтересованных служб и разрабатываемых функциональных подсистем информацию по структуре вуза, базовые справочные данные.
Централизованное ведение информации обеспечивает целостность и актуальность данных, исключает дублирование и необходимость процессов синхронизации информации в подразделениях и задачах вуза.
Общий вид разработанной иерархии выполняемых функций показан на рисунке 2.
Управление учебными планами. Данные учебного плана необходимы для всех учебных подразделений вуза и подразделений, связанных с учебным процессом. Они являются основой не только для оперативной работы по учебным планам, но и таких задач как формирование рабочих графиков учебного процесса, составление расписания занятий, управление успеваемостью студентов.
Рис. 2. Иерархия диаграмм процесса формирования структуры данных по УД
В сложившейся практике учебные планы формируются на кафедрах. При этом в ходе учебной деятельности кафедры могут производить некоторые корректировки учебных планов. Зачастую складывается такая ситуация, что актуальной информацией по действующему учебному плану обладает одно лицо кафедры, ответственное за данный вид деятельности. Получение необходимой информации может занимать некоторое время, или вовсе быть затруднено в случае отсутствия ответственного лица (отпуск, болезнь и т.п.).
Для оперативного управления учебным процессом, необходимо организовать процесс формирования учебных планов таким образом, чтобы информация по ним хранилась централизовано, а ввод и корректировка данной информации выполнялась распределено на рабочих местах авторизованными лицами.
Разработанный бизнес-процесс управления учебными планами представлен на рисунке 3.
Рис. 3. Контекстная диаграмма информационной системы управления учебными планами
Бизнес-процесс управления учебными планами состоит из следующих процессов: сопровождение системы, занесение учебных планов, оперативная работа. Сопровождение системы выполняется службой эксплуатации вуза. Занесение учебных планов должен выполнять методист кафедры. Оперативная работа над учебными планами осуществляется как специалистами кафедры, так и сотрудниками учебного отдела.
Операция занесения учебных планов должна включать в себя такие действия как: ввод данных по госзаказу на специальности, ввод свойств учебного плана, занесение дисциплин по учебному плану, распределение дисциплин по семестрам, назначение дисциплинам учебных пособий, назначение дисциплинам работ, предусмотренных графиком учебного процесса по учебному плану. Все операции могут выполняться как с одного рабочего места, так и с разных рабочих мест (это может распределить нагрузку в случаях занесения больших объемов данных).
Функциональный блок «Оперативная работа» включает следующие операции: оперативная корректировка учебных планов; формирование отчетных форм и предоставление данных для других функциональных подсистем. Декомпозиция функции «Оперативная работа», которая связана с корректировкой существующих учебных планов, формированием отчетных форм, а также предоставлением данных для других подсистем.
Общий вид построенной иерархии функций управления в виде иерархии показан на рисунке 4.
Рис. 4. Иерархия диаграмм функциональной модели ИС «Управление учебными планами»
Данная схема управления учебными планами структурирует работу, исключает бумажный документооборот между подразделениями, что значительно повышает скорость обработки данных, обеспечивает доступность своевременной и актуальной информации, позволяет контролировать доступ к данным и соответствует требованиям системы менеджмента качества.
Управление контингентом. Обеспечение оперативной информации по группам и студентам. Актуальная информация по группам и студентам жизненно необходима практически для всех подразделений вуза — от кафедры и до бухгалтерии. Данная информация используется и является основой для большинства задач и отчетов, создаваемых как для внутренних целей, так и для внешних пользователей (к примеру, для МОН РК).
Бизнес-процесс обеспечения оперативной информацией по группам и студентам имеет в своей основе следующие цели:
– создание единой базы данных по группам и студентам;
– предоставление потребителям информации актуальных и своевременных данных (потребителями могут являться как службы вуза, так и функциональные подсистемы, реализованные в виде программного обеспечения);
– унификация занесения и представления данных, создание управляемого процесса, соответствующего системе менеджмента качества.
При этом, помимо отмеченных задач, появляются дополнительные выгоды за счет формализации и упрощения процессов, исключения бумажных форм передачи и согласования данных.
Разработанный бизнес-процесс обеспечения оперативной информацией по группам и студентам представлен на рисунке 5.
Рис. 5. Контекстная диаграмма ИС «Управление контингентом студентов»
МОДЕЛИРОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ТЕХНИКУМА НА ПРИМЕРЕ АНО “БИТ”
Пример готовой дипломной работы по предмету: Информационная безопасность
Глава 1 . Принципы разработки бизнес-процессов в организации
1.1 Понятие и сущность бизнес — процессов
Любое предприятие, независимо от его отрасли, размера или сложности его организационной структуры имеет свои бизнес-процессы. Очевидно, что чем более эффективно протекают бизнес-процессы, тем более конкурентно-способным является предприятие.
Моделирование бизнес-процессов проводится с целью повышения эффективности и их дальнейшей отработки. Поскольку процесс моделирования достаточно сложный, существуют различные стандарты и программные средства для моделирования бизнес-процессов предприятия.
У бизнес-процесса существует множество различных, но между тем довольно схожих определений. [10]
А .В. Шеер , например, определяет бизнес-процесс как «связанный набор повторяемых действий (функций), которые преобразуют исходный продукт и/или информацию в конечный продукт (услугу), в соответствии с предварительно установленными правилами ». [6]
В стандарте ISO 9000 процесс рассматривается как « Набор взаимосвязанных и взаимодействующих операций (действий), которые преобразуют входы в выходы ».
Бизнес-процессы строятся таким образом, что каждый процесс должен иметь ценность для заинтересованных лиц. При идентификации бизнес-процесса исключаются излишние активности. В бизнес-процесс также должен включаться только минимально возможный набор сотрудников необходимый для его выполнения. Это необходимо для того, чтобы снизить себестоимость товара или услуги (выхода бизнес-процесса).
Интерес к бизнес-процессам и процессному подходу развернула серия стандартов ISO 9000, в которых описаны требования к системам менеджмента качества. Согласно процессному подходу, управление — это серия взаимосвязанных и универсальных управленческих процессов (планирование, организация, мотивация, контроль и связующие процессы — процесс коммуникации и процесс принятия решения)
Процессами необходимо управлять как единой системой путем создания сети процессов и их взаимодействия. [1]
Если организация (в том числе и образовательное учреждение) использует процессный подход, это значит, что в ней деятельностью и ресурсами управляют как процессом. Процессный подход является эффективным способом для организации предпринимательской деятельности и управления ею для создания ценности для заинтересованных лиц. Если в функциональном подходе управление идет через функции подразделений организации, то в процессном подходе объекты управления – процессы. Таким образом, процесс может затрагивать несколько подразделений, и управляют уже им.[7]
Процессный подход предполагает отсутствие жесткой вертикальной иерархии между организационными единицами в компании, и усиление горизонтальных связей между ними. Процессный подход ориентирован на интеграцию и согласование процессов для достижения запланированных для организации целей. Горизонтальная ориентация бизнес-процессов предполагает ориентацию на заказчика.
Процессный подход дает возможность наиболее полно и формализованно описывать деятельность компании графически, поскольку в описании процессов преобладают модели, построенные на основе какой-либо методологии.
Существуют три вида бизнес-процессов:
1. Управляющие — бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы. Примером управляющего процесса может служить Корпоративное управление и Стратегический менеджмент.
2. Операционные — бизнес-процессы, которые составляют основной бизнес компании и создают основной поток доходов. Примерами операционных бизнес-процессов являются Снабжение, Производство, Маркетинг и Продажи.
3. Поддерживающие — бизнес-процессы, которые обслуживают основной бизнес. Например, Бухгалтерский учет, Подбор персонала, Техническая поддержка, АХО.
Бизнес-процесс начинается со спроса потребителя и заканчивается его удовлетворением. Процессно-ориентированные организации стараются устранять барьеры и задержки, возникающие на стыке двух различных подразделений организации при выполнении одного бизнес-процесса.
Бизнес-процесс может быть декомпозирован на несколько подпроцессов, процедур и функций, которые имеют собственные атрибуты, однако также направлены на достижение цели основного бизнес-процесса. Такой анализ бизнес-процессов обычно включает в себя составление карты бизнес-процесса и его подпроцессов, разнесенных между определенными уровнями активности.
Выдержка из текста
Введение
Современное эффективное управление возможно лишь на базе управленческой культуры совершенно нового уровня, как часто подчеркивается, — культуры XXI века, которая и должна сформировать понимание российскими менеджерами современных концепций управления, умение пользоваться ими на практике. Однако это только один аспект понятия эффективности. Большое значение в связи с этим приобретает комплекс средств, которые позволили бы менеджеру видеть и понимать прежде всего функциональную структуру своей компании во всех ее ипостасях и соответственно прогнозировать ее развитие на разумный период. Ошибки в оценке состояния дел на текущий момент, равно как и ошибки прогноза в развитии компании, являются самыми дорогими, так как чреваты непрогнозируемыми, часто тяжелыми для дела, последствиями.
Цель данной работы состоит в разработке модели бизнес-процессов образовательного учреждения на примере техникума с точки зрения образовательного процесса от приема абитуриента и до выпуска специалиста. Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- Рассмотреть сущность и методы моделирования бизнес — процессов в организации;
- Определить основные направления деятельности объекта исследования, оргштатную структуру, управленческие и рабочие бизнес- процессы.
- Изучить порядок поступления и обучения, выпуска студентов из учебного заведения.
Хочу отметить, что целью работы является изучение процессов связанных с образовательной стороной, а не финансовой, поэтому в данной работе не описываются процессы поступления и движения денежных средств.
Моделирование бизнес-процессов подразумевает и описание, которое позволяет руководителю знать, как выполняют свои обязанности рядовые работники, а последним – как работают их коллеги. Это является эффективным средством поиска возможностей оптимизации и улучшения деятельности компании, позволяющим предвидеть и минимизировать риск, который возникает на различных этапах реорганизации работы предприятия.
Список использованной литературы
Список используемой литературы
1. А. Вендров «CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем».
2. С. В. Маклаков “ERwin и BPwin. CASE-средства разработки информационных систем” Москва «Диалг-МИФИ» 2001.
3. Пожидаев В. Г. Методы и средства проектирования информационных систем: Учебное пособие.-Калининград: КГТУ, 2003, 240 с.
4. Черемных СВ. Моделирование и анализ систем. I DEF-технологии: практикум/ С.В.Черемных, И.О. Семенов, B.C. Ручкин. — М.:Финансы и статистика, 2006. — 192 с : ил. — (Прикладные информационные технологии).
5. Войнов И. В., Пудовкина С. Г., Телегин А. И. Моделирование экономических систем и процессов. Опыт построения ARIS-моделей: Монография. — Челябинск: Изд. ЮУрГУ, 2012. — 392 с
6. Волков О. Стандарты и методологии моделирования бизнес-процессов. Режим доступа: http://www.connect.ru/article.asp?id=5710. — Загл. с экрана.
7. Григорьев Д. Моделирование бизнес-процессов предприятия. Режим доступа: http://www.valex.net/articles/process.html . — — Загл. с экрана.
8. Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов // М.: Финансы и статистика, 2006.
9. Менеджмент процессов / Под ред. Й. Беккера, Л. Вилкова, В. Таратухина, М. Кугелера, М. Роземанна; [пер. с нем.].
— М.: Эксмо, 2007. — 384 с. — (Качественный менеджмент).
10. Пинаев Д., Веретенников Д. Моделирование бизнес-процессов: доступно о сложном / Д. Пинаев // 2013.
Похожие работы
Эффективность бизнеса компании
Бизнес план по предмету Бизнес планирование на примере Ай-Ти организации
Бизнес-план агенства недвижимости для ЦЗН
Разработка бизнес-плана кинологического предприятия на примере организации
Бизнес план Студия загара для получения субсидии на открытие собственного дела
элементы организации в системе менеджмента
Анализ эффективности логистического процесса компании (перевозчика), моделирование оптимального логистического пути доставки контейнерного груза.
Оценка возможностей использования методов моделирования для анализа внешней среды малого предприятия
Оценка возможностей использования методов моделирования для анализа внешней среды малого предприятия 2
Формализация бизнес-процессов торговой компании на примере ОАО ВымпелКом
- Сочинения по литературе
- Краткие содержания
- Писатели
- Эпохи
- Контакты
- Подбор репетитора
Источник: referatbooks.ru
Анализ подходов к автоматизации бизнес-процесса формирования документов об окончании вуза
Статья посвящена вопросам автоматизации процесса печати дипломов. Дается сравнительный анализ информационных систем, позволяющих подготавливать данные выпускников для печати государственных дипломов о высшем образовании. Приведена системная модель программного продукта, разработанного на платформе 1С:Предприятие, и описаны перспективы его использования.
Ключевые слова
ПЕЧАТЬ ДИПЛОМОВ, ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ МОДЕЛЬ, 1С:ПРЕДПРИЯТИЕ
Текст научной работы
Введение
Проблема повышения эффективности аппарата управления и учебно-методического обеспечения вуза в последнее время обострилась с новой силой. Причиной является крайне невысокая заработная плата учебно-вспомогательного персонала, колоссальный объём документации, необходимой для сопровождения учебного процесса по новому закону об образовании, а также стратегия государственных органов на борьбу с неэффективными образовательными программами вузов.
Таким образом, вузы оказываются в ситуации экзистенциального кризиса, определяющего — станут ли они драйверами роста в своей отрасли или регионе, либо бесславно растратят авторитет и ресурсы, чтобы присоединиться к другим, более успешным в виде филиалов. Решение поставленной проблемы повышения эффективности видится в автоматизации основных бизнес-процессов вуза, особенно тех, которые обладают высокой степенью воспроизводимости и поэтому включают значительное число повторяющихся рутинных операций. Значительная доля таких бизнес-процессов сосредоточено в деканатах. Рассмотрим подробно одну из задач деканатов как объект для автоматизации.
Задача автоматизированного формирования экземпляров дипломов государственного образца и вкладышей к ним на данный момент особенно актуальна. Особенно для крупных вузов, поскольку количество студентов выпускаемых ежегодно достаточно велико, а количество бланков выдается в соответствии с числом студентов, поэтому ошибки недопустимы. Проблема печати таких дипломов заключается в нестандартном для стандартных текстовых редакторов расположении текстовых полей, что приводит к постоянному смещению текста. Чтобы избежать данной проблемы и не испортить официальные бланки прибегают к предварительной печати и подгонке, а это значительно задерживает оформление дипломов и существенно повышает денежные затраты. Данная статья посвящена вопросу разработки информационной системы формирования документов о высшем образовании (дипломов) и вкладышей к ним.
Обзор имеющихся вариантов автоматизации
Анализ рынка программного обеспечения, предназначенного для автоматизации процесса печати дипломов о высшем образовании и приложений к ним, выявил большой выбор различных продуктов, особенно популярными среди которых являются «Диплом-стандарт ФГОС ВПО», «Диплом Мастер», Галактика ERP.
Программа «Диплом-стандарт ФГОС ВПО» — это самостоятельная программа, имеющая интуитивный пользовательский интерфейс, проста и удобна для пользователей, предназначена для автоматизации заполнения бланков титулов и приложений к дипломам о высшем профессиональном образовании, документов о профессиональной переподготовке, а также сертификатов специалистов медицинским и фармацевтическим работникам.
Кроме того, программа формирует книгу регистрации выданных документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, книгу учета выданных сертификатов и книгу регистрации выданных документов переподготовки [1].
Плюсами данной программы являются:
- проверка правильности заполнения реквизитов диплома и таблиц и выдача протокола ошибок и предупреждений;
- возможность настройки и создания шаблонов печатных форм документов в Word, Writer;
- возможность печати на бланках всех типографий;
- печать документов на любых принтерах;
- возможность автоматического заполнения суммарной трудоемкости и продолжительности [1].
- много времени требуется на загрузку программы и в последующем на загрузку шаблонов;
- много ошибок в работе программы;
- при большом количестве пользователей система начинает виснуть.
Программа «Диплом Мастер» позволяет в сжатые сроки заполнить и распечатать документы об образовании ВПО и СПО, включая:
- титульный лист диплома;
- лист приложения к диплому;
- академическую справку [2].
