Схема бизнес процесса заключения договора

По данным исследования MCC, 25% сотрудников организации участвует в подготовке и согласовании договоров, что говорит о высоком уровне межфункционального сотрудничества в процессе подготовки контрактов. И большую часть времени – 92% – занимает именно процесс согласования. Трения, возникающие в процессе согласования, снижают скорость заключения контрактов и могут повредить закрытию сделки.

Договорной документооборот – ключевой процесс организации

Подобный уровень вовлечённости в критически важный процесс требует его автоматизации. В результате алгоритмизации процесса и определения владельца процесса, заинтересованного в развитии его качества, компания может увеличить скорость работы с договорами, минимизировать ошибки. То же исследование MCC показывает, что инвестиции в процесс подготовки возвращаются сполна, усиливают конкурентные преимущества компании. В этой статье мы покажем, какие ИТ-решения позволят добиться новых результатов в договорной деятельности.

Преимущества для организаций, которые инвестируют в договорной документооборот:

Бизнес-процесс согласования договора для сотрудников

• На 80% сокращается среднее время подготовки договора: от подачи заявки до подписания.
• До 8% компания снижает среднюю стоимость контракта.
• Усовершенствованная аналитика рисков и потоки данных обеспечивают раннее предупреждение и упреждающую аналитику в неопределённых условиях, снижают финансовые и репутационные риски.
• Организации, которые инвестируют в возможности, демонстрируют высокий уровень прибыльности.

Результаты от автоматизации согласования договоров

Большая часть времени в процессе подготовки договора тратится на его согласование, которое объединяет сотрудников разных уровней: от инициатора контракта до генерального директора предприятия. Большая вовлечённость, по идее, должна снизить риски ошибок в договоре. Однако, если обрабатывать правки «руками», есть риск сделать другие ошибки: не учесть все правки, запутаться в исправлениях и пожеланиях к документу. Автоматизация процесса согласования договоров, как любого другого процесса, позволяет измерять результат и эффективность, предупреждать несоответствия. Компания получает измеримый и быстрый результат в виде ускорения цикла.

По какому маршруту должен пройти договор, чтобы быть согласованным, зависит от ряда параметра: тип договора, сумма контракта, контрагент, ответственное за исполнение подразделение – в каждой организации процесс будет свой, и будет не один. Например, компания «Вебзавод» реализовала порядка 200 маршрутов согласования договоров в зависимости от десятка параметров — подробнее можно посмотреть запись вебинара. Платформа Docsvision обладает инструментами для построения маршрутов любой сложности и для их адаптации под новые бизнес-требования. В результате автоматизированный процесс полностью соответствует правилам и сложившейся практике в компании.

В завершение компания пересылает договор контрагенту для подписания. СЭД в результате интеграции с операторами ЭДО обеспечивает юридическую значимость электронных документов. В 2023 г. в силу вступят новые правила работы с электронными подписями. Сотрудник компании сможет подписать договор подписью физического лица, но подпись будет валидной вместе с машиночитаемой доверенностью, которая подтверждает право этого человека на подписание такого типа документов.

Бизнес процесс заключения договора аренды жилья

Демонстрация работы с договорами в интерфейсе платформы Docsvision

Преимущества от автоматизации согласования договоров

• Исключение ошибок и «человеческого фактора»:
  «есть риск взять не тот шаблон договора или указать в нём старые реквизиты контрагента».
• Сокращение срока согласования:
  «пока договор не подписан, компания не получит товар или деньги за него».
• Повышение прозрачности процесса и контроля за ним:
  «сложно понять, сколько в среднем в компании согласовывается договор и где он «зависает».
• Безбумажный обмен, особенно в дистанционном режиме:
  «в дистанционном режиме сотрудникам сложно согласовывать договоры, а руководителю — их подписывать».

Результаты от автоматизации всего процесса управления контрактами: от создания до архива

Создание договора

Создание договора начинается с создания текстового документа в виде файла. Этот файл вводится в систему электронного документооборота, и запускается процесс согласования по маршруту. Система определяет маршрут автоматически в зависимости от данных о документе.

Запись вебинара про автоматизацию договорного документооборота

Однако при создании документа ответственный менеджер может использовать устаревший шаблон. Если юридический отдел каждый раз готовит уникальный договор, то он занимается рутиной, уделяя меньше внимания важным договорам. Оптимизировать процесс подготовки договора можно, если использовать конструктор. В интерфейсе платформы Doczilla инициатор отвечает на вопросы о типе договора, вводит данные контрагента – получает корректный относительно типовой договор. Юридический отдел больше концентрируется на важных задачах, чем проверяет повторяющиеся контакты.

В результате интеграции платформы Docsvision и конструктора документов Doczilla процесс создания будет проходить быстрее.

Проверить благонадёжность контрагента также можно в СЭД в онлайн-режиме в результате интеграции с сервисом Контур.Фокус.

Информация о контрагенте из сервиса Контур.Фокус:

• Реквизиты, выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, статистика по арбитражным делам, финансовые показатели, статистика по связанным организациям, банкротство, наличие в санкционных списках.
• Формирование отчётов благонадёжности по контрагенту.
• Получение экспресс-отчёта в PDF, загрузка бухгалтерской отчётности, формирование финансового анализа.
• Автоматический контроль за контрагентами.
• Мониторинг изменения показателей контрагента, автоматическое уведомление сотрудников об изменениях.

Исполнение договора

Когда компания и контрагент подписали договор, бизнес начинает исполнять принятые обязательства. Этот этап можно также автоматизировать и отслеживать, например, процесс поступления своевременных платежей по договору. Компания «Диджитал Дизайн» полностью выстроила процесс управления лизинговой сделкой: от подготовки и согласования договора с клиентом до отслеживания своевременного поступления платежей по договору. Завершение работы по этапу договора закрывается актом, который фиксируется в СЭД и должен быть связан с сохранённым договором. Платформа Docsvision может быть интегрирована с ERP-системами организации для организации сквозного бизнес-процесса.

Архив

После завершения всех контрактных обязательств бухгалтерия обязана хранить договора, акты на протяжении 5 лет. Запросы контролирующих органов, банков или аудиторов могут заставить сдуть пыль с документов, чтобы ответить на поступивший вопрос. Поэтому косвенно бухгалтерия получает выгоду от автоматизации договорного процесса и организации архива электронных документов. Интеграция с системой Soica позволяет распознавать и извлекать данные из бумажных и электронных документов, а затем сохранять эти данные в электронном архиве. И уже с помощью системы поиска оперативно находить и выгружать нужные документы.

Оценка результатов

Договорной документооборот вовлекает в процесс согласования и подготовки четверть сотрудников организации. Автоматизация этого процесса в рамках системы электронного документооборота позволяет выстроить мосты между всеми участниками процесса, сделать каждый этап понятным. 65% компаний, реализовавших такие проекты, сделали это с целью «улучшения процессов». С другой стороны, подобные проекты – это предварительный этап к разработке цифровой стратегии, развитию ИТ-инструментов.

Показатели, свидетельствующие об оптимизации договорного документооборота:

• Измеримое ускорение процесса согласования и повышения скорости принятия управленческих решений в рамках рабочей недели.
• Снижение числа инцидентов с контрагентами в рамках финансового года.
• Рост оборачиваемости финансов в рамках года.

Источник: docsvision.com

Работа с договорами. На что обратить внимание

Ведение договорного документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договора, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок и контроля соблюдения обязательств сторон.

Ведение договорного документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договора, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок и контроля соблюдения обязательств сторон.

Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу.

Зачастую работа строится по принципу — кто свободен, тот и ответственный. Но это в корне не верно.

Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.

Зачем создавать регламент?

СЭД — система электронного документооборота , которая переводит в автоматический режим процессы согласования договоров и любой другой документации организации, например, приказов или документов отдела кадров.

Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.

Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.

Если все сделано правильно, то в организации:

• Оптимизируются сроки каждой процедуры;
• Юридически договоры будут более грамотно составленными;
• Снизятся риски;
• Повыситься качество претензионной работы;
• Легко выявлять, кто и за какое решение отвечает..

При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например, менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.

Второй вариант более гибкий, т.к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента.

Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.

Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами. Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д.

Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор. Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.

Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.

С чего начать?

В Положении предусмотрите несколько разделов:

• Формирование проектов, образцов договоров для различных видов сделок;
• Проверка контрагента, с которым будет заключаться сделка и предоставление собственных подтверждающих документов (что можно и нельзя передавать);
• Согласование;
• Порядок подписи;
• Контроль за сделкой;
• Хранение и архивирование .

По каждому этапу должен быть назначен ответственный, который будет вести учет, координировать работу и следить за исполнением.

Когда вы подготовили регламент, можно переходить к составлению стандартных форм, которые будут универсальны и могут использоваться без специального согласования.

В таком договоре можно сразу установить обычные условия для клиентов, например — срок поставки товара 10 рабочих дней, транспортные расходы за счет покупателя, 100% предоплата. Если какие-то условия будут меняться, их необходимо согласовать по регламенту.

Не забудьте о деталях

Определите формат проекта договора. Изначально ведь не обязательно иметь бумажный оригинал или электронный договор, достаточно обычного файла, составленного в Word или pdf.

Рассчитайте ориентировочные сроки согласований , но не давайте на каждый этап слишком много времени, если сотрудники будут загружены, то станут тянуть до дедлайна — период согласования будет сильно затягиваться.

Уточните информацию, относящуюся к коммерческой тайне , которую нельзя раскрывать.

Обговорить алгоритм действий на случай, если не получается прийти к единому мнению по тексту договора.

Если у вас есть юридический отдел или юрист, то, скорее всего он и сам знает, что делать. Если нет — постарайтесь обратить внимание на некоторые важные особенности:

• Текст контракта должен соответствовать действующему законодательству . Если принципиально в нем вы ничего корректировать в будущем не планируете — лучше попросите составить несколько стандартных проектов профессионального юриста. Проверьте ссылки на законы или статьи НК, если они присутствуют в тексте;
• Изучите судебную практику, связанную с вашим видом деятельности — какие камни преткновения чаще всего мешают спокойно вести бизнес, какие ошибки в договоре могут повлиять на исход дела и т.п.;
• В первую очередь делайте упор на собственные интересы . Если контрагента не устоят какие-то условия, он это отметит и вы сможете найти «золотую середину», но далеко не всегда договоры пристально изучают, поэтому ваша задача — сделать так, чтобы обеспечить собственную финансовую и правовую безопасность;
• Обговорить четко сроки выполнения договора, сроки передачи документов, условия и размер оплаты . Если договор заключается на длительный срок, а конкретные условия сделки оговариваются, например, в спецификациях, то необходимо отслеживать подписание таких документов также жестко, как и сам контракт;
• На случай претензий опишите порядок действий — кому они передаются, в каком виде и в какие сроки. Это касается претензий с обеих сторон. Здесь тоже важно изучить судебную практику и самые частые причины разбирательств.

Чем вы рискуете, заключая договор: ТОП рисков и способы, как их избежать

Самый распространенный риск — выбор проблемного контрагента . Проверять бизнес-партнеров необходимо тщательно, т.к. здесь речь не только о прямых возможных потерях — отсутствие оплаты, задержка поставок, отказ возврата аванса и т.п., но и налоговый ущерб — снятие НДС и расходов. ФНС сейчас активно использует электронные сервисы, межотчетную сверку, встречные проверки.

Если ваш контрагент ненадежен, то вам грозит в лучшем случае запрос на целую кучу документов, в худшем — серьезные финансовые потери и доплата налогов.

Второй риск в нашем ТОПе — отсутствие у лиц, подписывающих договор, соответствующих полномочий . По умолчанию только директор имеет право бесспорно подписывать документы от имени компании. Другие сотрудники получают такое право путем выдачи соответствующей доверенности или на основании приказа. В договоре необходимо указать основание, по которому то или иное лицо его пописывает.

Пример преамбулы договора: ООО «Спутник», в дальнейшем именуемое Поставщик, в лице коммерческого директора Иванова И.И., действующего на основании доверенности № 456 от 01 февраля 2021 года, и ООО «Петров и Ко», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице менеджера Сидорова С.С., действующего на основании Приказа № 6 от 31 декабря 2020 года.

У предоставленных полномочий есть границы и сроки. Допустим менеджер может подписывать договор, но не имеет право вносить в него изменения, а его доверенность действует только 1 месяц.

Доверенность должна содержать данные о доверителе и доверенном лице, иметь номер и дату, срок действия.

Очень часто документы, связанные со сделкой — соглашения, протоколы разногласий, переписка и другие, теряются или дублируются . Чтобы этого избежать необходимо создать удобный архив документации .

Снизить риски работы с договорам позволяет СЭД .

В чем же плюсы СЭД?

Первый этап автоматизации — подготовка договора . Сперва создается проект или типовой бланк, на основе которого будут формироваться все последующие договоры. На этом этапе вам нужно будет указать тип договора, стадию работы, сроки и суммы платежей, а также всех ответственных лиц для его согласования и подписания.

Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации электронного документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования.

На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.

При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования.

После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.

Поддержка работы с электронной подписью и интеграция с Диадок позволяет максимально ускорить подписание договора вашим контрагентом.

Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация договорного документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами.

Кроме того, система электронного документооборота предполагает и создание электронного архива , модуль которого входит в СЭД. Управлять документами и согласованиями становится просто, удобно и прозрачно.

Для этого подойдет СЭД EnDocs Cloud . Вот только несколько ее преимуществ:

• Информация удобно систематизирована — на каждый договор существует своя карточка со всеми основными данными;
• Сроки согласований контролируются, а о дедлайне вам напомнить оповещение на e-mail;
• Перемещение документа фиксируется — ответственное лицо всегда в курсе, у кого находится договор;
• Можно настроить маршруты согласования, по которым должен пройти договор;
• Вы сможете формировать аналитические отчеты о проведенных согласованиях;
• Вы можете подписывать договоры электронной подписью, в т.ч. через Диадок;
• Благодаря интеграции с 1С, все согласованные договоры передаются в вашу программу 1С.

EnDocs Cloud — это не только сервис для работы с договорами, но и электронный архив . В нем все документы хранятся в виде сканов или в электронном формате. Их можно удобно группировать, собирать в подборки, распечатывать, пересылать, скачивать и т.д.

С документами могут работать сразу несколько сотрудников, даже если они находятся на удаленке.

Подключите бесплатный тариф СТАРТ

Не ограничен по времени. Электронный архив, согласование документов, интеграция с 1С.

• #договор
• #контрагент
• #электронный документооборот
• #электронные документы
• #электронный обмен данными
• #СЭД
• #недействительность договора
• #переход на ЭДО

Источник: www.klerk.ru

Блок-схема процесса «Заключение договора»

Целью настоящей процедуры является принятие и подписание взаимовыгодного соглашения на поставку потенциальному клиенту образовательной и/или консалтинговой продукции ООО «…».

2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

2.1 Процедура описывает установленный способ заключения договора на образовательную и консалтинговую продукцию, поставляемую ООО «…».

2.2 Настоящая процедура применяется в составе маркетинговой деятельности ООО «…».

3. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

3.1. ООО «…» — это организация, предоставляющая …….

3.2 Потенциальный клиент – организация, рассматривающая коммерческое предложение от, высшее руководство которой выразило согласие на получение коммерческого предложения. которого было выражено представителем высшего руководства организации.

3.3 Клиент – организация, принявшая соглашение о взаимных обязательствах.

3.3 Процесс заключения договора – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности по принятию и подписанию соглашения о взаимных обязательствах между 2-мя сторонами

3.4 Хозяин процесса заключения договора – лицо, уполномоченное на представление интересов ООО «ЛУЧ» и переговоры от имени ООО «ЛУЧ»; отвечающее за достижение цели процесса заключения договоров.

3.5 Менеджер по развитию ООО «ЛУЧ»– это сотрудник ООО «ЛУЧ», наделенный полномочиями и ответственностью за деятельность по развитию бизнес – процессов.

3.6 Договор – соглашение о взаимных обязательствах между 2-мя сторонами в письменной форме.

3.7 Заключение договора – принятие соглашения о взаимных обязательствах между 2-мя сторонами в виде договора.

3.8 Протокол разногласий – документ, содержащий перечень разногласий, выявленных в ходе рассмотрения позиций договора.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1 Ответственность за адекватность данной процедуры и ее использование в организации несет директор ООО «ЛУЧ».

4.2 Ответственность за адекватность исполнения данной процедуры несет менеджер по развитию, являющийся хозяином данного процесса.

4.3 Ответственность за результативность процесса заключения договора несет менеджер по развитию в соответствии с пп.7.1, 7.2.

ПОЛНОМОЧИЯ

5.1 Менеджер по развитию имеет право самостоятельно планировать и координировать деятельность процесса заключения договора в соответствии с пп.7.1, 7.2, 7.3.

5.2 Менеджер по развитию имеет право выбирать методы и инструменты для улучшения процесса заключения договора.

5.3 Менеджер по развитию имеет право на получение и использование необходимой информации в соответствии с описываемым процессом.

5.4 Менеджер по развитию имеет право в пределах своей компетенции привлекать для осуществления процесса заключения договора финансовые ресурсы по следующим статьям:

ü ФОТ (заработная плата, премиальные выплаты, начисления на оплату труда),

ü Услуги связи (телефон, Интернет и пр.),

ü Расходные материалы: канцелярские товары (бумага, ручки, карандаши, маркеры, стикеры) и пр.,

ü Транспортные услуги (компенсация ГСМ и амортизации ТС, оплата услуг ТС: такси, автобус, поезд, самолет),

ü Представительские расходы (компенсация питания, проживания и пр.).

5.5 Менеджер по развитию имеет право в пределах своей компетенции привлекать для осуществления процесса заключения договора материальные ресурсы:

ü рабочее место (стол, стул, шкаф, помещение),

ü ПК (процессор, монитор, клавиатура, мышь или ноутбук),

ü доступ в Интернет.

5.6 Менеджер по развитию имеет право в пределах своей компетенции привлекать для осуществления процесса заключения договора юрисконсульта.

5.8 Менеджер по развитию имеет право на передачу ответственности и полномочий юрисконсульту.

ВХОД И ВЫХОД

6.1 Входом в процесс является Потенциальный клиент – организация, рассматривающая коммерческое предложение от ООО «ЛУЧ»., согласие на получение которого было выражено представителем высшего руководства организации. Информация о Потенциальном клиенте содержится в Карточке потенциального клиента Базы потенциальных клиентов, сформированных в приложениях MS: Outlook, Word. Потенциальный клиент является выходом в процесс «Поиск клиентов на образовательную и консалтинговую продукцию». Коммерческое предложение сформировано в приложении MS Word.

6.2 Выходом из процесса является Клиент – организация, принявшая соглашение о взаимных обязательствах. Клиент является входом в процесс «Оказание образовательных и консалтинговых услуг». Договор на образовательную и консалтинговую продукцию, подписанный 2-мя сторонами: ООО «ЛУЧ».и клиентом сформировано в приложении MS Word.

7. ИЗМЕРЕНИЯ И КРИТЕРИИ

7.1 Основными критериями результативности процесса заключения договора являются:

· срок заключения договора – не более 5 месяцев,

· срок по устранению разногласий — 1 месяца.

7.2 Для оценки динамики достижения целей и выявления возможностей улучшения, должны использоваться статистические методы, и систематически через определенные промежутки времени (1 раз в месяц) результаты должны анализироваться и предоставляться директору.

8.1 Менеджер по развитию ООО «ЛУЧ» имеет право привлечения ресурсов в соответствии с пп.5.3, 5.4, 5.5, 5.6.

9. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

10.1 На входе в процедуру необходимо имеем:

· Коммерческое предложение (формат приложения MS Word). Приложение ХХ процедуры «Поиск клиента»

10.2 В ходе исполнения данной процедуры формируются следующие документы:

· Договор (бланк) (формат приложения MS Word). Приложение В.

· Протокол разногласий (формат приложения MS Word). Приложение С.

· Перечень документов для клиента (формат приложения MS Word). Приложение D.

10.3 На выходе из процедуры имеем:

· Договор, подписанный сторонами (формат приложения MS Word). Приложение В.

11. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

11.1. Блок – схема представлена в Приложении А.

Источник: studopedia.ru