Схема бизнес процессов верхнего уровня

DFD (Data Flow Diagrams) — диаграммы потоков данных, обеспечивающих анализ требований и функциональное проектирование информационных систем.

WFD (Work Flow Diagram) — диаграмма потоков работ

STD (State Transition Diagram) — диаграммы перехода состояний для проектирования систем реального времени.

ERD (Entity-Relationship Diagrams) — диаграммы «сущность-связь».

SADT (Structured Analysis and Design Technique) — технология структурного анализа и проектирования и семейство.IDEF (ICAM — Integrated Computer Aided Manufacturing Definition):

· IDEF0 (Integration Definition method for Function Modeling) – методология функционального моделирования, позволяющая описать процесс в виде иерархической системы взаимосвязанных функций

· IDEF1 (Integration Definition method for Information Modeling) — применяется для построения информационной модели, которая представляет структуру информации, необходимой для поддержки функций производственной системы или среды.

· IDEF1X (Integration Definition method for Semantic Data Modeling) — методология моделирования структуры информации, основанная на концепции «сущность-связь».

Зачем нужна Модель процессов верхнего уровня?

· IDEF2 (Integration Definition method for Simulation Modeling) — позволяет построить динамическую модель меняющегося во времени поведения функций, информации и ресурсов производственной системы или среды.

· IDEF3 (Integration Definition method for Process Description Capture) – методология документирования технологических процессов. Методика потокового моделирования, а не структурного как IDEF0. WFD (Work Flow Diagram) — диаграмма потоков событий, инструмент графического представления функций системы, моделируемой в нотации IDEF3.

· IDEF4 (Integration Definition method for Object-Oriented Design) — методология объектно-ориентированного проектирования сложных систем, описывающая структуру, поведение и реализацию систем в терминах класса объектов.

· IDEF5 — методология, обеспечивающая наглядное представление данных обработки онтологических запросов. IDEF5 — методология онтологического анализа систем, т.е. анализа основных терминов и понятий (словаря), используемых для характеристики объектов и процессов, границ использования, взаимосвязей между ними.

Методологии объектно-ориентированного подхода

Построение диаграмм потоков данных — DFD

Стандарт описания бизнес-процессов DFD — Data Flow Diagram переводится как диаграмма потоков данных и используется для описания процессов верхнего уровня.

На диаграмме потоков данных показываются работы, которые входят в состав описываемого бизнес-процесса, а также показываются входы и выходы каждой из работ. Данные входы и выходы представляют из себя информационные, либо материальные потоки. При этом выходы одной работы могут являться входами для других.

Входы и выходы, которые были показаны при описании окружения бизнес-процесса являются внешними. Внешние входы на DFD–схеме поступают из вне от поставщика процесса, а внешние выходы уходят наружу к клиенту процесса. При построении DFD-схемы бизнес-процесса их нужно перенести со схемы окружения процесса DFD-диаграмму. Для окончательного описания бизнес-процесса остается описать только внутренние информационные и материальные потоки. Каждый из них является выходом одной из работ и в то же является входом для другой

2-уровневая схема организации работ по описанию бизнес-процессов

При построении DFD-схемы бизнес-процесса нужно помнить, что данная схема показывает потоки материальных и информационных потоков и ни в коем случае не говорит о временной последовательности работ.

При построении DFD-схемы бизнес-процесса также нужно показать подразделения и должности участвующие и отвечающие за выполнение работ, входящие в состав процесса. Рекомендуется каждой работе присвоить номер или идентификатор, а также использовать два правила при формулировке названия работ.

Правило 1. Названия работы нужно формулировать согласно следующее формуле.

Например, если эта работа связана с действием по продаже продукции, то ее нужно назвать «Продажа продукции», а еще лучше конкретизировать что это за продукция. В данном случае «Закупка» это действие, а «продукция» — объект над которым действие по продаже производится.

Правило 2. При формулировании названия работы нужно стараться использовать краткую и лаконичную формулировку, что повысит эффективность дальнейшей работы по оптимизации бизнес-процесса. Идеальным вариантом является случай когда название работы формулируется при помощи 2-3 слов. В крайнем случае нужно стремится использовать в названии не более 50 символов. В сложных случаях также рекомендуется для каждого краткого названия работы сделать ее подробное описание, которое поместить в глоссарий.

При формулировании названий материальных и информационных потоков также нужно использовать подобные правила. В данном случае второе правило используется без изменений, а первое правил формулируется следующей формулой:

Например, если речь идет о продукции, которую отгрузили клиенту, то данный поток нужно сформулировать следующим образом – «Продукция, отгруженная» или «Продукция, отгруженная клиенту». В данном случае «Продукция» это объект, представляющий поток, а «отгруженная клиенту» — статус объекта.

В таблице приведены названия, обозначения и смыл элементов, используемых при построении DFD-схемы бизнес-процесса в нотациях Гейна-Сарсано и Йордона-Де Марко.

Построение диаграммы потоков работ — WFD

При описании бизнес-процессов нижнего уровня используются немного другие процессные схемы, под названием WFD — Work Flow Diagram, что переводится как диаграмма потоков работ. На этой схеме появляются дополнительные объекты, с помощью которых описывается процесс: логические операторы, события начала и окончания процесса, а также элементы, показывающие временные задержки (рис. 10).

С помощью логических операторов, которые еще называют блоками принятия решений, показывают альтернативы, которые происходят в процессе, показывается в каких случаях процесс протекает по одной технологии, а в каких случаях по другой. Например, с помощью данных элементов можно описать ситуацию, когда договор стоимость которого меньше определенной суммы согласуется одной группой сотрудников, а договор с большей стоимостью согласуется по более сложной технологии, в цепочки которой участвуют большее количество сотрудников.

С помощью событий начала и окончания процесса показывается, когда процесса начинается и когда заканчивается. Для жестко формализованных бизнес-процессов, например, таких, как бюджетирование, в качестве событий может выступать время.

В случаях, когда описание бизнес-процесса проводится с целью его дальнейшей временной оптимизации, используют элементы задержки времени, которые показывают места, в которых между последовательно выполняемыми работами имеется временной разрыв. В данном случае последующая работа начинается только через некоторое время после завершения предшествующей.

В классическом подходе WFD на данной схеме не показывают документы, так эти схемы используются для описания процессов нижнего уровня, которые содержат детальные работы, и по названию которых понятно, что является входом и что является выходом.

Отличительной особенностью WFD — диаграммы является то, что стрелки между операциями бизнес-процесса обозначают не потоки объектов (информационные и материальные), а потоки или временную последовательность выполнения работ. Итак с помощью двух классических схем DFD и WFD можно описать подробно все бизнес-процессы компании.

Дата добавления: 2018-02-18 ; просмотров: 5035 ; Мы поможем в написании вашей работы!

Источник: studopedia.net

Методика формирования моделей бизнес-процессов верхнего уровня организации

Создание моделей бизнес-процессов верхнего уровня организации является важнейшей задачей, которую выполняет рабочая группа на втором этапе проекта.

Для чего нужны схемы процессов верхнего уровня? Нельзя ли сразу присту­пить к описанию детальных бизнес-процессов, например, используя нотацию IDEF3? Ответ на этот вопрос достаточно прост. В рамках комплексного подхо­да к описанию процессов организация рассматривается как сложная система.

170___________________________ ВВ. Репин. В.Г. Елиферов Процессный подход к управлению

Устройство такой системы проще понять, описывая ее процессы сверху, укруп-ненно. Попытки сразу перейти на детальный уровень описания на практике не приводили к успеху.

Можно выделить несколько целей описания бизнес-процессов верхнего уровня организации:

• понимание основ деятельности организации;

• увязка результатов деятельности (выходов) и процессов, определение гра­
ниц процессов;

• определение проблемных областей при выполнении процессов;

• подготовка фронта работ для детального описания процессов.
Выполнив описание бизнес-процессов верхнего уровня, рабочая группа полу­
чает комплексное представление о деятельности организации, которое является
основой для дальнейшей детализации моделей процессов. Информацию на этом

папе работ следует заносить в таблицы (табл. 3.8—3.10). Отметим, что до начала работ с таблицами целесообразно составить простейшие эскизы процессов верх­него уровня. Эти эскизы позволят быстрее и точнее сформировать таблицы.

Насколько точно можно выделить в организации процессы верхнего уровня? Строго говоря, четкое определение границ процессов возможно только после де­тального анализа потоков информации и материальных ресурсов, пересекающих границы подразделений. Вся деятельность организации является процессом. В ка­ких местах разделить эту деятельность на отдельные бизнес-процессы?

Это не про­стой вопрос. Еще один аспект, который нужно рассмотреть. — определение вла­дельца процесса — руководителя, обладающего ресурсами и реальной властью.

В началеглавы 3 была описана методология «ускоренного» моделирования бизнес-процессов организации, согласно которой первый шаг построения мо­делей — определение внешних входов и выходов организации (см. на рис.3.7).

Какие входы и выходы должна выделить рабочая группа? В первую очередь, входы и выходы, связанные с основной деятельностью организации. В табл. 3.8 приведен пример выделения входов и выходов организации.

Определив перечень входов и выходов, рабочая группа составляет предвари­тельный перечень бизнес-процессов верхнего уровня, причем основных про­цессов. Заметим, что в ходе этих процессов создается добавленная ценность, их выходами яГотовая продукция Б?**

* Предварительное формулирование процесса.

** Можно отнестиэти выходы как к процессу «Сбыт», так и к процессу «Производство».

Таблица 3.9 Перечень основных процессов

Таблица 3.10Входы и выходы основного процесса

172_________________________________ В.В. Репин, В Г. Елиферов Процессный подход к управлению

Таблица ЗЛО (окончание)

При формировании табл. ЗЛО могут появиться входы, которые являются результатом выполнения вспомогательных процессов, и выходы, которые яв­ляются входами для вспомогательных процессов. Анализируя данные входы и выходы, рабочая группа составляет перечень вспомогательных бизнес-про­цессов организации.

Может показаться, что распределение входов ивыходов по процессам явля­ется несколько субъективным. К сожалению, такая ситуация действительно су­ществует. Единственный путь устранить эту субъективность — максимально при­ближать границы основных процессов к границам подразделений предприятия.

Следует отметить, что работа по выделению процессов верхнего уровня выполняется рабочей группой итерационно. Может появиться необходимость пересмотреть два-три раза таблицы, пока не будет получен адекватный ре­зультат. Рабочая группа может менять формы таблиц в зависимости от конк­ретного проекта.

Следующим шагом по разработке моделей процессов верхнего уровня яаая-ется определение функций (процессов), из которых они состоят. Рабочая груп­па формирует таблицы следующего вида (табл. З.И).

Таблица 3.11 Состав функций пронеси

На каком основании присваивать названия функциям, входящим в процесс? Поскольку «новоиспеченный» бизнес-процесс как объект управленияне регла­ментирован в документах организации, то источниками информации о нем мо­гут служить:

а) мнения руководителей и специалистов подразделений, участвующих в про­
цессе;

б) документы: положения о подразделениях, инструкции, определяющие
границы ответственности подразделений и выполняемые в них функции.

Глава 3 Описание и анализ бизнес-процессов 173

Далее рабочая группа вынуждена самостоятельно интегрировать полученную информацию по функциям и субъективно приписывать функции к процессам. К чему это может привести в дальнейшем’ 1 Субъективность распределения функ­ций по процессам выливается в противоречия при дальнейшей работе с моделя­ми: кто отвечает за процесс в целом, кому целесообразно делегировать те или иные функции, как распределена ответственность и т.д. Тем не менее, боль­шинство предлагаемых на рынке методик предполагает описание процессов вер­хнего уровня без привязки к подразделениям, что на наш взгляд неэффективно.

Итак, рабочая группа разработала перечень функций, входящих в процесс. Теперь этот процесс нужно представить в виде графической схемы. Как это лучше сделать? Есть несколько правил формирования схем моделей бизнес-процессов верхнего уровня:

• ограниченное количество функций на схеме (не более шести-восьми);

• все функции должны быть одного уровня;

• названия функций (групп функций)должны быть, по возможности, ре­
альными;

• на схеме должны быть отображены основные материальные и информа­
ционные потоки;

• должна быть отражена информация по управлению процессом;

• все функции должны быть привязаны к подразделениям.

Важно понимать, что на модели процесса верхнего уровня отображаются группы функций, а не отдельные функции нижнего уровня. На рис. 3.29 при­веден пример трех вариантов некорректно выполненной схемы процесса вер­хнего уровня.

Какой из представленных на рис. 3.29 процессов на ваш взгляд является более корректным? Первый вариант процесса не устраивает нас по нескольким причинам. Во-первых, функция «Обработка заявки клиента» весьма детальна и не исчерпывает всех работ, связанных с деятельностью по формированию портфеля заказов. Во-вторых, объект «Приход денег» вовсе не является функ-

цией, он отображает событие. При кажущейся простоте примера, он часто встре­чается на практике, когда руководители, не обученные методикам описания процессов, пытаются сформулировать и описать реальный ход процесса. Вто­рой вариант несколько лучше первого, но функция «Оформление накладной» — это функция нижнего уровня. Наконец, третий вариант содержит функции при­близительно одного уровня, но он не полон.

При формировании моделей процессов (как и при формировании таблиц) руководителии специалисты организации часто не могут соблюсти единый уро­вень описания для всех рассматриваемых функций. Особенно сильно данный •эффект прояатяется в случае интервьюирования руководителей разного уровня. Рабочая группа должна стремиться отображать процесс верхнего уровня макси­мально корректно, используя функции одного уровня.

При описании процесса верхнего уровня полезно помнить, что любой по­добный процесс содержит пять основных групп функций (см. главу 1): функции планирования, собственно выполнение работы, функции учета фактической информации, функции контроля и оперативного управления, функции анализа (и управления в долгосрочной перспективе).

Какую информацию отражать на схеме процесса верхнего уровня? Помимо группфункций следует отображать основные материальные и информацион­ные потоки. На рис. 3.30 представлена схема процесса верхнего уровня, разра­ботанная руководителями и специалистамиодного из предприятий в ходе се­минара-тренинга. Заметим, что приводимый процесс не лишен недостатков и не может служить шаблоном для разработки аналогичных процессов в других организациях.

Представление типового процесса «Закупки» на верхнем уровне приведено на рис. 3.31. Процесс сформирован при помощи нотации ARIS Value-added Chain Diagram (ARIS VAD).

Рнс. 3.30. Пример процесса верхнего уровня. Процесс «Закупки»: МТО — материально-техническое обеспечение; ТМЦ — гпмрте шптрмдшыгценности.

По сути, это простейшая схема процесса, в которой входящие и исходящие потоки отображаются четырехугольными графическими объектами. Процесс состоит из пяти основных групп функций:

1) функции планирования закупок ТМЦ;

2) функции формирования заказов на ТМЦ;

3) функции получения, хранения и отпуска ТМЦ в производство;

4) функции оплаты ТМЦ и контроля дебиторской задолженности;

5) функции бухгалтерского учета операций по закупкам ТМЦ.
Обратные связи показаны на схеме процесса (см. рис. 3.31) при помощи

входящих и исходящих объектов. Например, функция «Получать, хранить и отпускать ТМЦ» имеет выход под названием «Данные по состоянию склада и движению ТМЦ», который является входом функции «Планировать закупки ТМЦ». На приведенной схеме процесса можно найти и другие обратные связи. Информационные и материальные потоки показаны на схеме процесса «За­купки» в укрупненном виде. При последующей декомпозиции процесса на бо­лее детальные эти потоки также будут рассмотрены более подробно.

176__________________________ ВВ. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлении)

Тот же самый процесс, но разработанный в нотации IDEF0,предстаааен нарис. 3.32. Этот процесс будет подробно рассмотрен в главе 4 при описании цикла PDCA.Таким образом, при формировании процесса верхнего уровня очень важно отобразить основные типы потоков и существующие обратные связи. Если схема процесса верхнего уровня сформирована корректно, то существенно облегчается задача последующей декомпозиции процессов.

Какую нотацию следует использовать для описания процессов верхнего уров­ня? На наш взгляд, вполне достаточно простейших средств рисования блок-схем, таких как MS Word или MS Visio. Если использовать более серьезные инструменты,то, безусловно, стандарт IDEF0 (см.главу 2).

Рис. 3.31. Процесс «Закупки-

ТМЦ — шварно-маюриальные ценности;

Ппрод — показатель продукта;

ПЭ — показатель эффективности процесса;

БП отнес процесс;

ОПЗ — Отдел планирования икупок;

ТО УЗ — Технический отдел управления закупками.

Глава 3 Описание и анализ бизнес-процессов 177

В данном параграфе внимание было в большей степени уделено формирова­нию схем процессов верхнего уровня. Это сделано в силу того, что во многих организациях руководители требуют в качестве первого результата проекта именно эти схемы. Подчеркнем еще раз, что в нашем понимании, понятие процесса гораздо шире. Определить процесс — не значит «нарисовать» его графическую схему (об этом мы писали ранее, кроме того, глава 4 целиком посвящена опре­делению процессов как объектов управления).В данной главе бульший акцент сделан на формирование графических схем бизнес-процессов.

После того, как схемы процессов верхнего уровня сформированы, они долж­ны быть проверены на соответствие реальной ситуации. Такую проверку назо-

Верхний уровень. VAD ARIS:

ОАП — Отдел анализа поставщиков;

03 — Отдел закупок;

ЛВК — Лаборатория входного контроля;

ДЗ — дебиторская задолженность;

КЗ — кредиторская задолженность;

ДУК — данные удовлетворенности клиентов;

ФО — Финансовый отдел.

178__________________________ ВВ. Репин, В. Г. Елиферов, Процессный подход к управлению

Глава 3 Описание и анализ бизнес-процессов_________________________________________ 179

вем проверкой адекватности. Существует методика проверки адекватности мо­делей бизнес-процессов, которая будет рассмотрена в следующем параграфе.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:

Источник: stydopedia.ru

Технология бизнес-процессов DFD и WFD

Технология бизнес-процесса практически не изменилась с момента своего появления и зарождения самого подхода к управлению, ориентированному на процесс в бизнесе. И по сей день технология бизнес-процесса строится на использовании двух главных стандартов описании бизнес-процессов, которые, будучи не столь существенно изменены, вновь стали частью ряда новых стандартов. Итак, современная технология бизнес-процесса основана на двух описаниях — DFD и WFD (IDEF3).

Хотите изменит способы управления предприятием и даже его структуру. Весьма вероятно, что данная статья о технологии бизнес-процессов и ее вариантах сможет показать, каким образом можно этого достичь.

Технология бизнес процесса в вариантах

Рассмотрим их подробнее.

Вариант 1, основанный на Диаграмме потоков данных, DFD.

Его используют, чтобы дать описание бизнес-процессов, происходящих на верхнем уровне. Речи идет об описании работ, документов, подразделений и сотрудников, которые принимают участие в данных бизнес-процессах. Приводятся табличные сведения о хранилище данных.

Технология бизнес процесса предусматривает наличие внешних входов с выходами, поступающими от поставщиков и уходящих в окружение бизнес-процесса, к клиентам. Технология бизнес процесса в данной схеме DFD требует вывести их из схемы окружения в поле диаграммы DFD. Чтобы описать бизнес-процесс окончательно, требуется показать внутренние материальные, а также информационные потоки и показать внутреннюю работу бизнес-процесса. Эта схема, являясь схемой верхнего уровня, не сообщает о том, как строится временная последовательность работ, хотя, как правило, она находится в соответствии движению потоков в бизнес-процессе.

Технология бизнес-процессов допускает строение схем DFD с разным числом работ, но примерно равным семи.

Такое ограничение технология бизнес-процесса связывает с тем, что излишняя детализация усложнит всю схему, а потому бизнес-анализ не будет качественным. Вместе с тем и малая детализация тоже не лучший вариант, так как укрупненность работ может привести к такому же некачественному анализу. При укрупнении придется составлять дерево бизнес-процессов и стоить подпроцессы. Но лучшей наглядностью обладают все жн не дерево, а сеть, представляющая схему DFD, так как она показывает все взаимодействие бизнес-процессов с внешним окружением, не усложняя картину при этом дополнительными и не столь существенными иерархическими связями. К тому же в этом случае удается показать взаимодействие всех элементов организации, а не просто их и их внешнее окружение, а также проверять целостность модели, находить не использующиеся выходы и отсутствие обратных связей и пр.

Вариант 2, основанный на диаграмме потоков работ WFD.

Иначе его называют диаграммой алгоритмов. Технология бизнес-процесса использует его для того, чтобы проводить описания, происходящих на нижнем уровне бизнес-процессов. Особенность этого стандарта технологии бизнес-процесса в том, что он позволяет сделать описание не просто статической ситуации в бизнес-процессах, но и показать логику их взаимодействий.

Технология бизнес-процесса в данном случае имеет описание событий, которые происходят до и после процесса, оценивает задержки по времени, графические описания позволяют увидеть движение информационных потоков и взаимоотношения разных процессов на объектах и в информации. Таким образом, становится возможным описание развития действий и последовательности исполнения работ. При этом, в отличие от описания нижнего уровня, технология бизнес-процесса не предусматривает при классическом подходе ко второму варианту схемы демонстрацию документов и детализацию.

Что отличает WFD – диаграмму, так это то, что с помощью стрелок здесь обозначаются временная последовательность работ или потоки между операциями.

В качестве заключения о технологии бизнес-процесса.

Нередко в бизнесе не учитывается технология бизнес-процесса, некоторые предприятия старались полагаться только на собственный опыт или интуицию. Это связано с тем, что технология бизнес-процесса развита там слабо или недостаточно распространена. В итоге была опасность накопления целого ряда проблем. Но грамотное использования данной технологии позволило избежать каких-либо неприятностей для компании.

Как вычислить “корпоративного крота”? Как его распознать? Как с ним вести коммуникации? И самый главный вопрос: что сподвигло сотрудника на предательство?

Часто управленцы обходят эти вопросы стороной, убеждая себя тем, что их это не коснется. На втором управленческом РУПОР-турнире “Расчеты войны” участникам была предоставлена возможность познакомиться с типичными стратегическими ошибками, приводящих к предательству ключевого персонала. Об этом читайте в статье «Второй управленческий РУПОР-турнир «Расчеты войны»».

Остались вопросы? Звоните по номеру +7(937)586-86-66- Тэнгри Булатович

Источник: dar-link.ru