Схема бизнеса организации что это

Что такое организационная структура предприятия (оргструктура)? Ценный инструмент или бесполезная бумажка? Как при помощи этого инструмента навести порядок в компании и вырасти?

Разбираем, зачем она нужна даже небольшим организациям, в чем преимущества, и как составить.

Во многих компаниях организационной структуры вообще нет. В некоторых это просто бумажка на стене, которая существует в отрыве от действительности. И висит, скорее, для пафоса, чтобы произвести впечатление, а не принести пользу.

Без функционирующей оргструктуры в компании царит хаос

Каждый сотрудник знает только свои функции и обязанности. Максимум — еще нескольких коллег, с которыми он тесно взаимодействует. Если возникают вопросы, которые к нему не относятся, он не знает, к кому обращаться.

Решения принимаются медленно. Чтобы что-то согласовать, нужно пройти цепочку от специалиста до гендиректора. Затягивание с решениями тормозит развитие компании.

Сотрудники не всегда знают конечный результат , который они производят. К примеру, менеджер по продажам думает, что результат его деятельности — проведенная презентация, а не продажа.

Что такое «Оффшор»?

Развитие организации хаотичное : непонятно, как масштабироваться, какая функция перегружена, где требуется больше людей. Действия предпринимаются только тогда, когда уже нужно «тушить пожары».

Частые конфликты в стиле «Кто виноват?» и «Это не входит в мои обязанности» .

Сделать из хаоса систему помогает оргструктура компании

Организационная структура — это инструмент управления компанией, который отображает ее деятельность. По ней наглядно видно все функции, ответственных и исполнителей.

Ключевой момент, который делает оргструктуру ценным инструментом, а не просто бумажкой — она должна функционировать.

Если схема предприятия работает, то:

1. Новым сотрудникам легче адаптироваться. Они видят свое место в общей схеме, понимают ожидаемый конечный результат, знают, кто руководитель, кто коллеги. Это сильно облегчает работу.
2. Становится понятно, за счет чего компания будет расти.
3. Сразу видно «бутылочное горлышко». То есть место, где произошел затор. Ограничивающий показатель, который не дает организации расти.
4. Каждый фокусируется на главной цели. Благодаря иерархии видно приоритетные направления, и нет «перетягивания одеяла».
5. Общая работа эффективнее. Проблемы «операционки» решаются на уровне сотрудников и руководителей, а предприниматель занимается стратегией.

Источник: rus-kvant.ru

Схема организации бизнеса что это такое

Организационная структура предприятия: виды и схемы

Финансовый план для бизнеса Зачем он нужен?

Организационная структура формируется в зависимости от целей деятельности предприятия и необходимых для этого подразделений. Именно подразделения осуществляют функции, которые составляют бизнес-процессы предприятия.

Что такое организационная структура предприятия?

Говоря об организационной структуре, мы имеем в виду концептуальную схему, вокруг которой организуется группа людей, основу, на которой держатся все функции. Организационная структура предприятия — это, по сути, руководство для пользования, которое объясняет, как организация выстроена и как она работает. Если говорить конкретнее, то организационная структура описывает, как в компании принимаются решения и кто является ее лидером.

Почему необходимо разрабатывать организационную структуру предприятия?

Организационная структура дает четкое понимание того, в каком направлении движется компания. Ясная структура — это инструмент, с помощью которого можно придерживаться порядка в принятии решений и преодолевать различные разногласия.
Организационная структура связывает участников. Благодаря ей люди, присоединяющиеся к группе, имеют отличительные черты. В то же время и сама группа обладает определенными особенностями.
Организационная структура формируется неизбежно. Любая организация по определению подразумевает какую-то структуру.

Элементы организационной структуры

Организационная структура любой организации будет зависеть от того, кто является ее участниками, какие задачи она решает и как далеко организация зашла в своем развитии.

Независимо от того, какую организационную структуру вы выбираете, три элемента всегда будут присутствовать в ней.

Конкретный человек или группа людей, которые принимают решения в организации.

Правила, по которым работает организация

Многие из этих правил могут быть заявлены явно, в то время как другие могут быть скрытыми, но при этом не менее обязательными для исполнения.

Распределение труда может быть формальным или неформальным, временным или постоянным, но в каждой организации непременно будет определенный тип распределения труда.

Традиционные организационные структуры

Эти структуры основаны на функциональном подразделении и отделах. Они характеризуются тем, что на верхнем уровне сосредоточены полномочия стратегических и оперативных задач.

Существует несколько типов традиционных структур.

Линейная организационная структура

Самая простая структура из всех существующих. Характеризуется наличием определенной цепи инстанций. Решения спускаются сверху вниз. Этот вид структуры подходит для маленьких организаций вроде небольших бухгалтерских фирм и адвокатских контор. Линейная структура позволяет легко принимать решения.

Самый простой вид организационной структуры.
В результате жесткого управления формируется жесткая дисциплина.
Быстрые решения приводят к быстрым и эффективным действиям.
В структурах власти и ответственности существует ясность.
Поскольку контроль лежит на одном начальнике, в ряде случаев он может проявлять гибкость.
Есть хорошие перспективы карьерного роста у людей, которые выполняют работу качественно.

Есть возможности оказывать влияние на начальника отдела.
Постоянная проблема — отсутствие специализации.
Начальник отдела может быть перегружен работой.
Коммуникации осуществляются только сверху вниз.
Начальник, обладающий властью, может неправильно использовать ее для своей выгоды.
Решения принимаются одним человеком.

Линейно-штабная организация

Такая структура характеризуется наличием линейных руководителей и подразделений, которые по факту не имеют права принятия решений. Главная их задача — оказывать помощь линейному менеджеру в выполнении отдельных функций управления. Процесс принятия решений в такой структуре медленнее.

Позволяет сотрудникам быстро выполнять задачи.
Помогает сотрудникам брать на себя ответственные функции и специализироваться на конкретных функциях.
Помогает линейным руководителям сконцентрироваться на определенных задачах.
При организационных изменениях минимален риск возникновения сопротивления.
Сотрудники чувствуют, что их вклад оценен.

Среди сотрудников может возникать путаница.
У сотрудников недостаточно знаний, чтобы ориентироваться на результат.
Слишком много уровней иерархии.
Сотрудники могут расходиться во мнениях, что замедляет работу.
Более дорогостоящая структура, чем простая линейная организация, из-за наличия начальников подразделений.
Решения могут приниматься слишком долго.

Функциональная структура

Этот вид организационной структуры классифицирует людей согласно функции, которую они выполняют в профессиональной жизни.

Высокая степень специализации.
Ясный порядок подчиненности.
Четкое понимание ответственности.
Высокая эффективность и скорость.
Отсутствие необходимости в дублировании работы.
Все функции одинаково важны.

Коммуникация сталкивается с несколькими барьерами.
В центре внимания находятся люди, а не организация.
Решения, принятые единственным человеком, могут не всегда идти на пользу организации.
По мере роста компании становится труднее осуществлять контроль над действиями внутри нее.
Отсутствие командной работы между различными отделами или единицами.
Поскольку все функции отделены, сотрудники могут не знать о том, что творится у коллег.

Дивизиональная структура

Сюда относятся виды структур, которые основаны на различных подразделениях в организации. Они группируют сотрудников на основе продуктов, рынков и географического положения.

Продуктовая (товарная) структура

Такая структура основана на организации сотрудников и работы вокруг различных продуктов. Если компания производит три различных продукта, то у нее будут три различных подразделения для этих продуктов. Этот тип структуры лучше всего подходит для розничных магазинов с множеством продуктов.

Структурные единицы, которые не работают, можно легко закрыть.
Каждая единица может управляться как отдельное структурное подразделение.
Быстрое и легкое принятие решений.
Большая независимость у лиц, принимающих решения.
Отдельные продукты привлекают отдельное внимание в зависимости от проблем, которые возникают.
Организация характеризуется высокой производительностью и эффективностью.

Поскольку каждая структурная единица работает самостоятельно, организационные цели не могут быть достигнуты.
Нездоровая конкуренция среди внутренних подразделений.
Большое количество организационных уровней препятствует развитию бизнеса.
Все единицы не могут быть равнозначными.
Маркетинг отдельных продуктов может сильно отличаться по стоимости.

Рыночная структура

Сотрудники группируются исходя из того, на каком рынке работает компания. У компании может быть пять различных рынков, согласно этой структуре каждый из них будет отдельным подразделением.

Сотрудники могут общаться с клиентами на местном языке.
Они доступны клиентам.
Проблемы на конкретном рынке могут решаться изолированно.
Поскольку люди ответственны за конкретный рынок, задачи выполняются вовремя.
Сотрудники специализируются на работе на конкретном рынке.
Могут выводиться новые продукты для специализированных рынков.

Может возникнуть острая конкуренция среди сотрудников.
Принятие решений может вызывать конфликты.
Трудно определить производительность и эффективность.
Все рынки могут не рассматриваться как равные.
Может отсутствовать связь между начальниками и сотрудниками.
Сотрудники могут неправильно использовать свои полномочия.
Географическая структура

У крупных организаций есть офисы в различных местах. Организационная структура в этом случае следует за зональной структурой.

Хорошая коммуникация среди сотрудников в том же самом местоположении.
Местные работники лучше знакомы с местной деловой средой и могут приспосабливаться к географическим и культурным особенностям.
Клиенты чувствуют лучшую связь с местными менеджерами, которые могут говорить на их языке.
Отчеты по работе отдельных рынков.
Решения принимаются взвешенно.
Могут вводиться новые продукты или модификации продуктов, удовлетворяющие потребности определенной области.

Может возникать нездоровая конкуренция среди различных географических зон.
Этика компании и ее принципы могут отличаться от региона к региону.
Отслеживание работы и прибыли каждой области может отнимать много времени.
Возможна плохая коммуникация среди сотрудников в различных регионах.
Взаимодействие между сотрудниками различных регионов может не сложиться.

Читайте также: Типы кейсов в бизнесе

Матричная структура

Это комбинация продуктовой и функциональной структур. Она объединяет преимущества обеих структур для большей эффективности. Эта структура самая сложная из существующих. Отличительная особенность матричной структуры — подчинение сотрудников двум или более руководителям одного уровня.

Существует функциональная матрица. В этом типе матричной структуры менеджеры по проекту следят за функциональными аспектами проекта. Однако они обладают очень ограниченной властью, фактически управляет ресурсами и проектом руководитель функционального подразделения.

Сотрудники не работают на временной работе.
Руководитель функционального подразделения управляет проектом.
Руководитель функционального подразделения несет ответственность в случае, если что-либо идет не так, как надо.
Чем больше менеджер по проекту общается с сотрудниками, тем лучше результаты.
Менеджер по проекту может реально повлиять на ситуацию, не будучи под контролем.
Принятие решений сосредоточено в руках руководителя функционального подразделения.

Менеджер по проекту может столкнуться с апатией со стороны сотрудников.
Менеджер по проекту не имеет полной власти.
Будучи не контролируемыми, сотрудники могут показывать меньшую производительность всего подразделения.
Менеджер по проекту обладает слабой властью, которая не позволяет ему контролировать сотрудников.
Менеджер по проекту не имеет никакого контроля над управлением рабочей нагрузкой и определением приоритетов в задачах.
Менеджер по проекту не может дать отчет о работе.

Есть еще проектная матрица, когда прежде всего ответственен за работу менеджер по проекту, в то время как руководитель функционального подразделения может давать методические консультации и распределять ресурсы.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Организация эффективного управления

Главная страница » Блог » Схема бизнес процесса для нетерпеливых

Схема бизнес процесса для нетерпеливых

Схема бизнес процесса отражает его суть и механизм работы. Создать схему само по себе не очень сложно. Достаточно понимать, на какие вопросы должна отвечать схема, а далее придерживаться алгоритма создания. Если вам не терпится приступить к созданию моделей или вы не знаете, с чего начать — эта статья для вас.

Хочу напомнить, что до начала описания бизнес процессов необходимо установить их границы. Список всех бизнес процессов компании — платформа, с которой необходимо начинать.

Алгоритм, который я здесь привожу, будет полезен тем, кто только собирается описывать бизнес процессы. Для тех, кто проходил у меня обучение, статья будет отличным повторением пройденного))))

Схема бизнес процесса — инструкция для нетерпеливых

1 — Задайте границы процесса

Каждый бизнес процесс начинается и заканчивается с события. Первое, что необходимо сделать — обозначить события начала и окончания.

2 — Нарисуйте основные блоки процесса

Расположите основные блоки (подпроцессы, операции) бизнес процесса в том порядке, в котором они выполняются.

Не усложняйте схему на данном этапе. Отобразите блоки так, будто процесс выполняется идельно.

3 — Добавьте развилки и другие события

А вот теперь пора немного усложнить. Добавьте основные варианты развития процесса и основные промежуточные события. Дополните схему недостающими операциями.

4 — Обозначьте роли участников процесса

В бизнес процессах нет должностей или конкретных сотрудников. Вместо этого используется понятие «роль». Один сотрудник может выполнять множество ролей. Одну роль может выполнять множество сотрудников. Из набора ролей складывается должность.

По необходимости добавляйте недостающие операции.

5 — Разместите на схеме документы

Документ — это не обязательно официальная бумага с семью подписями. С точки зрения управления бизнес процессами документ — это информация на любом информационном носителе. Электронное письмо, доклад, презентация, СМС — все это документы.

Иногда необходимо отобразить промежуточные продукты. Это заготовки, полуфабрикаты или просто важные части работы, которые переходят из одного блока процесса в другой. Добавьте их на этом этапе. По необходимости.

6 — Добавьте используемые программы и базы данных

Процесс должен отражать, какие программы и базы данных в нем используются.

7 — Расположите инструменты и материалы

Если в процессе используются инструменты и/или материалы, это также нужно отобразить. Основные моменты можно обозначить на схеме бизнес процесса. Детальное описание лучше дать в комментариях и специальных разделах описания. Отличный вариант — составить схему, ориентированную именно на использование инструментов и материалов. В подобной схеме упор делается не на поток работ, а на то, как, в каком количестве и какие материалы используются в бизнес процессе.

8 — Определите показатели эффективности в бизнес процессе

Расположите на схеме бизнес процесса показатели эффективности, которые тем или иным способом учитываются в системе.

9 — Свяжите полученную схему с другими процессами

Каждый бизнес процесс — это лишь часть большой системы. Все процессы связаны между собой. По сути, связь является чем-то, чем процесс обменивается с другими процессами. Обратите внимание: необходимо указать процессы, с которыми связан текущий процесс, а также то, чем они обмениваются.

Связь бизнес процесса с другими процессами

10 — Проверьте полученную модель бизнес процесса

В принципе, схема готова. Схема бизнес процесса должна отвечать на следующие вопросы:

С чего начинается и чем заканчивается бизнес процесс?
С какими процессами он связан? Чем обменивается?
Какие операции выполняются? В каком порядке?
Кто выполняет операции в процессе?
Какие документы используются и появляются в процессе? В каких операциях эти документы используются/появляются?
Какие инструменты, материалы, ПО и базы данных используются в процессе и в каких операциях?
Какие показатели эффективности и где именно фиксируются в бизнес процессе?

Качественно подготовленная схема должна быть проста для восприятия и достаточно информативна.
Схема бизнес процесса должна быть понятна «человеку с улицы».
Схема бизнес процесса на этапе описания должна отражать то, как процесс выполняется в реальной жизни.

Организующая схема предприятия

Фундаментом систематизации бизнеса является организующая схема. Поэтому сегодня я хочу остановиться именно на ней. Что такое организующая схема? Чем она может быть полезна в организации? Чем организующая схема отличается от организационной?

Зачем нужна организующая схема?

Помогает устранить бардак и снизить нагрузку на собственника.
Снизить зависимость от персонала, упростить адаптацию и обучение.
Повысить эффективность взаимодействия сотрудников.
Лучше понять, как работает ваш бизнес.
Подготовить надежный фундамент для роста, расширения и масштабирования бизнеса.
Увеличить прибыль на сотрудника и организации в целом.
Получение удовлетворения от ведения бизнеса.

Оргсхема — это один из инструментов владельца бизнеса. Благодаря ей в организации упорядочиваются, структурируются бизнес-процессы, определяются взаимосвязи между сотрудниками, для того чтобы компания стала устойчивой. Организующая схема схематически отражает состав и иерархию (вложенность) подразделений компании.

Организационная структура формируется на основе задач, которые стоят перед предприятием, и необходимых для их достижения ресурсов, в первую очередь сотрудников, выполняющих функции, составляющие бизнес-процессы организации.

Организующая схема показывает:

взаимодействие между сотрудниками, кто может ставить задачи, по каким вопросам к кому можно обращаться;
функции, какие роли в компании что выполняют, за что отвечают;
функции, которые в существующей структуре на за кем не закреплены, в этом случае необходимо сформировать недостающие центры ответственности, которые должны будут обслуживать «ничейные» процессы;
обязанности сотрудников, у кого какие зоны ответственности;
маршруты коммуникации;
последовательности действий, как компания создает свои ценности, какой продукт она производит;
полномочия в организации.

Как описать организационную структуру компании?

Описание организационной структуры должно включать следующие элементы:

1. Схема организационной структуры. Показывает состав структурных подразделений компании и отношения подчиненности между ними.

2. Описание функций, полномочий и ответственности каждого структурного подразделения с учетом их ролей в бизнес процессах.

При этом указывается в каких бизнес процессах участвует подразделение, и как оно связано со своими внутренними поставщиками и клиентами. Важно , чтобы это описание было процессно-ориентированным методом.

3. Концептуальное описание наиболее значимых для компании системообразующих процессов , таких как стратегическое управление, годовое планирование, управление заказами, управление разработкой и выпуском на рынок новых продуктов, управление проектами развития компании.

Организационную структуру компании можно создать в Excel, Trello, mind-картах, специализированных программах.

Схему своей компании я создал в Platrum . Организующая схема — это живой организм, она редактируется исходя из ваших целей и задач в организации. Вы можете проанализировать, какие нужны ресурсы для реализации поставленных задач.

Организующая структура совершенствуется непрерывно, появляются новые технологии, новые каналы продвижения.

Логика расположения функций на схеме может меняться. Метод отображения данных на схеме может меняться. Схема должна быть адаптирована именно под вашу организацию, а не как описана в учебнике.

Поэтому схема должна быстро и удобно редактироваться. Также, все сотрудники компании должны иметь доступ к организационной схеме, чтобы найти по каким вопросам к кому следует обращаться.

Компания BCR.EXPERT является официальным партнером Platrum , которая позволяет эффективно управлять своим бизнесом, автоматизировать процессы компании, следить за ключевыми показателями бизнеса и сотрудников, управлять финансами компании. Если интересно узнать с ее возможностях, или нужен готовый шаблон оргсхемы, напишите мне, предоставлю эту информацию бесплатно. Еще могу поделиться бонусным промокодом на скидку оплаты Platrum .

Успехов Вам в продвижении бизнеса!

Больше полезных материалов для фаундеров бизнеса на моем TG-канале . Присоединяйтесь!

Источник: dzen.ru