Схема документооборота бизнес процесса закупка товара

Архив > 2020 > Выпуск 11 > Настройка, разработка и отражение бизнес-процессов закупки в системе SAP ERP (часть 1)

Настройка, разработка и отражение бизнес-процессов закупки в системе SAP ERP (часть 1)

Аннотация: в статье рассмотрена реализация схем закупок в системе SAP ERP. Выполняется обзор цепочек локальной и импортной закупки товарно-материальных ценностей и материально-производственных запасов, покупки работ и услуг, приобретения оборудования, а также ответственного хранения. Предварительно были введены параметры, отличающие каждую из схем снабжения: терминологические, процессные, первичной документации, бухгалтерских проводок поступления и регистрации входящего счета-фактуры, кроме того отличия отражения в SAP.
Скачать: PDF (статья), PDF (выпуск №11).
Ключевые слова: схемы закупок на предприятии, управление закупками на предприятии, типовые бизнес-процессы закупки, анализ бизнес-процессов организации закупок, управление закупочной деятельностью предприятия, управление закупками в 1С ERP, закупки в SAP ERP, процесс закупок SAP MM, система управления закупками SAP, сквозной процесс закупки в SAP S/4HANA, закупки в системе SAP, документация о закупке 44 ФЗ.

Введение

Внедрение корпоративных информационных систем позволяет автоматизировать большинство административно-хозяйственных операций предприятия. Класс системы, например, ERP, ERP2 или MRP, специфицирует бизнес-процессы, подлежащие автоматизации. Имплементация ERP-систем затрагивает две ключевые области деятельности компании: логистику и финансы. Причем специфика страны накладывает свой отпечаток: в Европе преимущественно акцент делается на логистических операциях, в России, напротив, – финансовых [1]. Для обеспечения эффективной работы ERP-системы необходимо обеспечить разумный баланс между логистическими и бухгалтерскими требованиями, их реализацией в программной системе.

Процесс закупок относится к логистическим транзакциям и вносит свой вклад в реализацию непрерывного бизнес-процесса от потребности до списания. Определенные операции этого процесса имеют тесную интеграцию с финансовыми активностями, в частности, в момент приемки продукции на склад, а также при регистрации входящих счетов-фактур в информационной системе формируются бухгалтерские проводки. Тем самым автоматизация позволяет одновременно иметь отчетность по складским и бухгалтерским аналитикам.

Следует отметить, что, несмотря на кажущуюся простоту закупок, процесс ее отражения в ERP-системе достаточно непрост. Существуют различные виды закупок, каждая их которых имеет свои отличительные особенности и требует уникальной реализации в программной системе [2]. Зачастую в проектах внедрения ERP-систем цепочки закупок имеют сложную реализацию из-за необходимости удовлетворения бухгалтерским требованиям. Давайте рассмотрим схемы закупок, точки интеграции с финансовыми операциями и найдем способ их отражения в ERP-системе.

1. Цель и задачи

Цель статьи состоит в обзоре схем закупок и их реализации в SAP ERP. Знание особенностей реализации цепочек закупки позволит сформулировать более обстоятельные вопросы бизнес пользователям для выявления специфичных требований, тем самым обеспечивая быстрое прохождение фазы анализа при имплементации ERP-систем. Достижение этой цели потребует проработки следующих задач:

• обзор процессов закупки в России;
• выявление отличий в различных схемах закупок;
• реализация процессов закупок в системе SAP ERP.

2. Типовая схема закупки

Начнем с определения ключевых терминов. Закупка представляет собой:

• приобретение заказчиком продукции (товаров, работ, услуг) на основе договора;
• приобретение товаров крупными партиями (в большом количестве) как на внешнем, так и на внутреннем рынках;
• во внешней торговле, приобретение товаров и услуг за границей с целью ввоза в страну и продажи на ее внутреннем рынке.

Основной бизнес-процесс, который реализуется в закупках, состоит из следующих трех базовых шагов системы SAP ERP:

• регистрация заказа на закупку. Заказ на закупку отражает реальную поставку продукции, например, отзыв к контракту. Поиск источника поставки и актуализация цены проводятся в процессе контрактования;
• приход продукции на склад, в также регистрация акта выполненных работ и услуг. Регистрация прихода необходима для увеличения складского запаса закупаемой продукции, в результате чего порождается документ материала и соответствующий бухгалтерский документ;
• ввод входящего счета-фактуры. Входящий счет-фактура отражает кредиторскую задолженность по результатам оприходования материалов, приемки работ и услуг. Счет-фактура сопровождается созданием бухгалтерского документа.

Часто по бизнес-процессу операция закупок может иметь большее количество шагов. Например, к базовым шагам могут быть дополнены следующие операции:

• планирование потребности в материалах (MRP);
• составляется заявка на закупку;
• формируется документ контракта.

Можно выделить следующие виды закупок:

• купля-продажа товаров;
• закупка материально-производственных запасов;
• ответственное хранение продукции;
• закупка импортной продукции;
• закупка оборудования;
• закупка работ и услуг.

Отличительной особенностью каждого вида закупок является следующее:

• терминологическое;
• процессное;
• первичная документация;
• бухгалтерские проводки поступления;
• бухгалтерские проводки входящего счета-фактуры;
• различия в настройке системы SAP ERP.

В результате чего, реализация процесса в корпоративной информационной системе SAP будет отличаться по последовательности выполняемых шагов. В таблицах 2.1-2.2 приведено более детальное описание параметров различия схем закупок.

Таблица 2.1. Отличия схем закупок терминологические, процессные и первичной документации

Терминологическое
(название
номенклатурной
позиции)

Первичной
документации
(при
поступлении на склад)

Таблица 2.2. Отличия схем закупок бухгалтерских проволок поступления и регистрации входящего счет-фактуры, а также конфигурации SAP ERP

Бухгалтерская проводка поступления на склад (счет запаса)

Бухгалтерская проводка регистрации входящего счета-фактуры (контрольный счет)

Конфигурирование SAP ERP

3. Схема купли-продажи товаров

Рассмотрим первую схему закупок: купля-продажа. Особенности реализации бизнес-процесса закупки товарно-материальных ценностей по схеме купли-продажи в корпоративной информационной системе SAP ERP:

• продукция закупается с целью дальнейшей перепродажи клиенту, но не собственного использования, поэтому применяется терминология «купля-продажа товаров»;
• создание заказа на закупку в SAP ERP ведется стандартным образом, как для покупки обычного складируемого материала;
• по результатам регистрации прихода товара на склад в SAP ERP печатается формуляр вида ТОРГ, а именно: ТОРГ-1 (Акт о приемке товара), создается бухгалтерская проводка на балансовый счет 41 – Товары.

Модель закупки ТМЦ по схеме купли-продажи в системе SAP ERP представляется следующими шагами (рис. 3.1):

• создается заказ на закупку с указанием ТМЦ, количества, цены и пр.;
• регистрируется приход ТМЦ. На основании поступивших от поставщика накладной ТОРГ-12 и счета-фактуры в системе SAP ERP формируется и распечатывается ТОРГ-1 и регистрируется бухгалтерская проводка поступления Дт. 41 Кт. 15;
• проводится входящий счет-фактура транзакцией MIRO и регистрируются бухгалтерские проводки Дт. 15 Кт. 60 и Дт. 19 Кт. 60;
• в последующем создаются сбытовые заказы для перепродажи закупленной продукции клиентам.

Рис. 3.1. Модель процесса закупок по схеме купли-продажи товаров

С точки зрения конфигурирования выполняется настройка печатных формуляров для ТОРГ-1. Создаются дополнительные классы оценок, в контексте которых выполняется присвоение балансовых счетов поступления запасов и перерасчета для операций BSX и WRX, в частности: 41 и 15 счетов (рис. 3.2). В коде налога выполняется указание налогового счета 19.

В последующем в основной записи материала ведется присвоение класса оценки на ракурсе «Бухгалтерский счет 1», а в основной записи поставщика присваивается контрольный счет 60 (рис. 3.3).

Рис. 3.2. Особенности проводки поступления на склад

Рис. 3.3. Особенности проводки входящего счета-фактуры

4. Схема закупки материально-производственных запасов

Закупка материально-производственных запасов ведется по схеме аналогичной купле-продажи товаров. Особенности реализации бизнес-процесса закупки МПЗ в информационной системе SAP ERP выглядят следующим образом:

• продукция закупается для внутреннего потребления (например, ремонта оборудования или производства), поэтому используется термин «материал»;
• создание заказа на закупку в SAP ERP ведется стандартным образом, аналогично схеме купли-продажи товаров;
• по результатам регистрации прихода материала на склад в SAP ERP печатается формуляр вида М, а именно: М-4 (Приходный ордер), создается бухгалтерская проводка на балансовый счет 10 – Материалы;
• при необходимости продажи материала клиенту, требуется выполнить его преобразование в товар, например, проводкой перемещения «материал-материал» транзакции MIGO.

Модель процесса закупки МПЗ в системе SAP ERP представляется нижеприведенными действиями (рис. 4.1):

• создается заказ на закупку стандартным образом;
• регистрируется приход МПЗ на склад. На основании поступивших от поставщика накладной ТОРГ-12 и счета-фактуры в системе SAP ERP формируется приходный ордер М-4, а бухгалтерским документом регистрируется проводка поступления Дт. 10 и Кт. 15;
• в системе проводится входящий счет-фактура транзакцией MIRO, бухгалтерским документом регистрируются проводки Дт.15 Кт. 60 и Дт. 19 Кт. 60;
• все последующие шаги, после указанных, состоят в том, чтобы произвести списание МПЗ со склада для использования на собственные нужды, а не перепродажи.

Рис. 4.1. Модель процесса закупки материально-производственных запасов

5. Схема ответственного хранения продукции

Бизнес-процесс ответственного хранения имеет следующие особенности:

• ведется не закупка, а временное хранение продукции поклажедателя на складе организации поклажеполучателя, с последующим ее возвратом;
• поклажеполучатель несет материальную ответственность за продукцию, принятую на ответхранение, поэтому ведется забалансовый учет товаров;
• по результатам регистрации прихода ТМЦ на склад печатается формуляр вида МХ, а именно: МХ-1 (Акт о приемке ТМЦ на хранение), создается бухгалтерская проводка на забалансовом счете 002 – ТМЦ, принятые на ответственное хранение).

Процесс ответственного хранения в системе SAP ERP реализуется так (рис. 5.1):

• создается сбытовой заказ, настроенный таким образом, что автоматически генерируется заявка на закупку с контировкой E;
• далее со ссылкой на заявку можно сформировать заказ на закупку стандартными средствами транзакцией ME21N;
• позже регистрируется приход материальных ценностей на склад. В момент оприходования формируется бухгалтерский документ с проводкой Дт. Z02 (забалансовый счет) и Кт. технического счета (J-счет). Кроме того, печатается форма МХ-1 (Акт о приеме-передачи товарно-материальных ценностей на хранение), которая является первичным документом для оформления операций ответственного хранения;
• при возврате собственнику ценностей, ранее принятых от него на ответственное хранение, используется созданный ранее сбытовой заказ. В нем вводится дополнительная строка для выполнения списания (возврат владельцу) ценностей.

Рис. 5.1. Модель процесса ответственного хранения

Рис. 5.2. Особенности проводки поступления на склад

С точки зрения конфигурирования схемы ответственного хранения в системе SAP ERP выполняются настройки:

• конфигурируется стандартный формуляр МХ-1;
• создаются классы оценок для операций BSX и WRX, которым присваиваются счета Z02 и технический J-счет;
• чтобы обработать сбытовой заказ, используется тип позиции, для которого указывается новый тип партии поставок. В типе партии поставок явно прописано, что для него автоматически создается заявка на закупку вида NB с контировкой на сбытовой заказ клиента;
• для того, чтобы счета корректно определились, выполняется настраивание классов и видов потребности для такой пары параметров как тип позиции и тип планирования потребности, задаваемые в основной записи материала;
• выбор забалансового счета осуществляется на основе класса оценки, указанного для особого вида запаса Е – Сбытовой заказ (рис. 5.2). Ссылка на 2-ю часть статьи.

Литература

1. Логистика / Дыбская В.В. и др. – М.: Эксмо, 2009. – 944 с.
2. Степанов Д.Ю. Обзор логистических бизнес-процессов на примере закупочной деятельности предприятия // Логистика сегодня. – 2014. – т.65, №5. – c.268-287. – URL: https://stepanovd.com/science/28-article-2014-2-purover.

Выходные данные статьи

Степанов Д.Ю. Настройка, разработка и отражение бизнес-процессов закупки в системе SAP ERP (часть 1) // Корпоративные информационные системы. – 2020. – №3 (11) – С. 68-78. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/issue-11/132-2020-11-purchasesaperp.

Об авторе

Статьи выпуска №11

1. Новое в порядке проведения, оформления и учета консервации объектов;
2. Автоматизация бухгалтерского учета спецодежды (часть 1);
3. Дизайн-мышление в проектах внедрения информационных систем (часть 1);
4. Agile Scrum для реализации автоматизированного рабочего места врача (часть 2);
5. Закупки в системе SAP ERP (часть 1).

Источник: corpinfosys.ru

Прием товара: весь бизнес-процесс в деталях

В прошлой статье мы рассмотрели основные этапы продажи товара в розницу, одним из которых был прием товара. В рамках общего обзора мы не стали детализировать этот процесс, но на самом деле он также важен и вызывает множество вопросов.

Данная публикация полностью посвящена тому, как правильно принимать и хранить товар, причем не только в розничной торговле, но и на производстве или оптовой базе. Мы поговорим об основных этапах и важных нюансах приема товара, возможностях автоматизации и необходимом оборудовании.

Следует понимать, что после приема любой товар поступит в продажу. А потому в приходных документах обязательно должны присутствовать такие параметры, как цена, количество, сроки хранения (для соответствующих товарных групп) и другие важные характеристики.

Оглавление Скрыть

• Основные этапы приема товара
• Проверка количества
• Проверка качества
• Согласования расхождений
• Маркировка согласно правилам
• Как действовать
• Распределение по местам хранения
• Склад: оптовый или розничный
• Автоматизация процесса приемки товара

Хотите улучшить процесс торговли? Ведем учёт и контролируем остатки за вас.

от 1666 рублей в месяц

Основные этапы приема товара

1. Проверка количества
2. Проверка качества
3. Согласование расхождений при их наличии
4. Маркировка согласно правилам
5. Распределение по местам хранения

Последние два этапа опционные, они применяются не в каждой организации и не для каждой группы товаров. Об этом, а также о других этапах давайте поговорим подробнее.

Проверка количества

Ответственное лицо сравнивает количество реально поступившего товара и число единиц каждого наименования по документам. В большинстве случаев этот этап не вызывает затруднений: на приход ставят то количество товара, которое отражено в документах, после того, как их подписал ответственный сотрудник.

Но иногда возникают интересные нюансы. Например, как действовать в случае, если товар в приходных документах значится в килограммах, и приемщик его также принимает на вес, а продажа будет осуществляться поштучно?

Один из ярких примеров такого решения – продажа болтов и шурупов. Оптом их продают на вес, принимать в розничной точке также этот товар удобнее на вес. Но в магазине ценники на болты все мы видим поштучно.

Здесь есть несколько вариантов решения:

1. После приема товара осуществлять пересчет в штуки. И на приход ставить штучный товар. Прием и приход на склад также производятся на вес. Продажа идет поштучно. А со склада списывается товар по формуле: «количество штук» * «средний вес штуки». Это решение крайне трудоемко, потому применяется не слишком часто.
2. Полученный товар приходуется в электронном виде как «поступление на склад». Хорошим тоном считается отсканировать расходный документ поставщика и приложить его к приходному. Номер приходного документа должен совпадать с номером расходной накладной поставщика, чтобы при инвентаризации или возникновении спорных ситуаций сотрудники могли быстро найти оригинал документа поставщика и провести сравнение.

Второй вариант, с одной стороны, немного менее точен. С другой стороны, приход-расход товара становится простым и, что самое главное, быстрым. А небольшие погрешности, которые могут возникнуть, несущественны. Их списание можно учесть в правилах инвентаризации.

Стоит иметь в виду, что тщательный пересчет каждой единицы товара займет крайне много времени, а ошибки все равно будут присутствовать, так как люди будут ошибаться, случайно или намеренно. Избежать ошибок можно, если применять автоматизированный товарный учет, где отсутствует человеческий фактор, а все данные быстро и автоматически отражаются в системе.

Проверка качества

На данном этапе принимающий осматривает целостность упаковки, товарный вид, проверяет качественные характеристики товара. Здесь нет универсальных рецептов или какой-то подходящей для всех автоматизации. В случае работы с продовольственной группой, нужно также изучать сроки хранения товаров. При приеме технических изделий — проводить выборочную проверку партии на работоспособность и т.д.

Особенно важно помнить о подобных проверках при приемке весового товара. Например, ткань в магазины или на производство приходит рулонами и принимается общим весом. Но если в рулоне окажутся, например, технологические дыры, т.е. в партию для продажи случайно попал образец, который был выбран для производственного тестирования, этот рулон будет браком. А потому необходимо разработать правила проверки качества с учетом всех особенностей товара.

Результаты проверки качества также отображаются в приходном документе. Товар приходуется как есть: с учетом выявленного брака, недочетов и т.д.

При необходимости производится комплектация или разукомплектация, т.е. поставщик может поставить товар общим количеством, а в приходном документе будут учтены цвета, узоры, фасоны и т.д. Эти данные сотрудники компании также контролируют при проверке качества, так как помимо качества как объективного показателя, одновременно подсчитываются разновидности товара с учетом нужных для последующей продажи параметров.

Важно учитывать и внутренние правила, и характеристики товаров, которые необходимо указать в документе прихода. У поставщика могут быть указаны, например, «ботинки белые», так как он торгует только одним брендом обуви. На приход в магазине необходимо поставить «ботинки белые» и указать бренд.

Согласования расхождений

Расхождения могут возникать как по фактическому количеству товара, так и по качеству. В случае выявленного несоответствия качества товаров, т.е. бракованных или некондиционных позиций, этот товар так же не будет поступать в продажу или на производство, как и в случае его реального отсутствия.

Расхождения выявляются на предыдущих этапах. Их подтверждает ответственное лицо поставщика. Документировать расхождения можно двумя способами:

1. Поставить на приход всю партию, после чего создать документ «возврат» или «расхождения», где будут указаны позиции и причины их наличия в документе: недостача по количеству или проблемы с качеством (можно указывать, какие).
2. Вычесть возвратные или недостающие позиции сразу и не ставить их на приход вообще. В документе поставщика вручную производятся правки, которые визируются подписью ответственного лица поставщика. В случае сверок скан-копия документа подтвердит причину расхождений.

Какой вариант выбрать — зависит от внутренних правил компании. В первом случае все движения товара проводятся сразу и по бухгалтерскому учету, но при этом несколько усложняется отчетность. Во втором случае поставщик в сжатые сроки отправляет замену документов с учетом реально выявленных разночтений.

Маркировка согласно правилам

Нередко товар приходит с неразборчивым (стертым) штрих-кодом или вовсе без него. В других случаях используется внутреннее штрих-кодирование, например, для организации быстрой продажи в супермаркете на кассе. Маркировка также необходима, если упаковка товара полностью выполнена на иностранном языке, и нужны наклейки с пояснениями по-русски.

В этом случае создают в зависимости от необходимости:

• Наклейки с внутренним штрих-кодом
• Наклейки-этикетки с пояснениями на русском языке

Этот этап можно совместить с количественной проверкой товара при приемке, конечно, если вы принимаете штучные позиции.

Товароучётная система «Моё дело» помогает выполнить требования по торговле маркированными товарами. Подключайтесь — это удобно.

Как действовать

Распечатайте количество штрих-кодов на основании документов поставщика.

При приемке маркируйте товар сразу, т.е. на каждый принятый товар сразу наклейте маркировку.

Если вдруг останутся «лишние» наклейки, значит, товаров пришло меньше, чем отражено в документах. Такое решение помогает провести точную приемку товаров по количеству и сэкономить время на отдельных этапах – приема и маркировки.

Распределение по местам хранения

Хранение товаров на складе может осуществляться одним из двух способов:

1. В произвольном порядке. Обычно применяется в небольших складах, где поиск товара занимает минимум времени.
2. Адресное хранение. Каждое наименование должно находиться в соответствующей ячейке (сегменте) склада.

В последнем случае крайне важно избегать ошибок при размещении товаров, так как это напрямую связано с эффективностью их последующей продажи. Если вы отправили товар в правильную ячейку, вы быстро сможете его найти и продать. Если допустили ошибку, продажа может не состояться вообще, вплоть до инвентаризации.

Склад: оптовый или розничный

Склады для хранения товаров бывают двух типов – оптовые и розничные. Если склад оптовый, себестоимость товаров считается по приходной цене. В рознице используют розничную цену продажи.

Откуда взялась эта разница?

В розничной точке применяется минимум инструментов учета. Здесь весь товар продается по одной цене, руководство не изучает прибыльность продажи разным категориям клиентов и допустимые скидки, т.к. сумма наценки стабильна и прекрасно известна. А потому учет, в том числе, в денежном эквиваленте, также ведется по упрощенной схеме, т.е. по розничным ценам.

В случае оптовой торговли наценка различным покупателям может заметно отличаться, появляются ситуационные скидки, например, связанные с общей суммой покупки и т.д. Здесь важно анализировать различные параметры продаж. Соответственно, складской учет ведется по цене поставщика, а продавцы могут работать с разными вариантами наценки.

Автоматизация процесса приемки товара

Для автоматизации приема товара используются устройства:

• Сканер штрих-кодов. Позволяет при сканировании автоматически добавлять товар в приходный документ.
• Терминал сбора данных. По сути, это тот же сканер штрих-кодов, но предназначенный для автономной работы. Он сканирует товары, добавляет информацию о них в собственное хранилище. А потом при подключении весь массив данных передает в систему.

Какой вариант выбрать – зависит от личных предпочтений и особенностей поступающего на склад товара. Если вы принимаете небольшие по размеру товары в сравнительно небольших количествах, обычного проводного сканера будет достаточно. Тем более, что он – самый дешевый. В других случаях можно применять автономный терминал сбора данных или беспроводные сканеры.

Оба решения подходят для получения результата – приходного документа, сформированного на основе подсчета позиций при помощи сканирования штрих-кодов. Разница заключается в площади охвата, скорости передачи данных и других подобных нюансах.

Мы предлагаем использовать для приема товара так называемую корзину прихода. Это документ, который формируется исключительно на основе сканирования. Далее оператор загружает данные из расходного документа поставщика, на основании которых автоматически сравнивается корзина приходов с приходным документом.

Такой способ позволяет быстро выявить недостачу товаров, пересортицу, ошибки оператора или приемщика. Любое разночтение демонстрируется на экране и сопровождается сигналом для привлечения внимания. После чего сотрудники при помощи повторных проверок находят и устраняют причину (вносят корректировки).

Еще один важный инструмент для автоматизации прихода – это принтер этикеток. Существует очень много моделей такого оборудования. Главное, на что рекомендуем обращать внимание, это условия эксплуатации. Особенно это важно при использовании принтера в неотапливаемых складских помещениях.

Как видите, сам процесс приемки товара прост и сравнительно универсален. Во многих случаях возможна частичная автоматизация, которая поможет избежать сложностей с подсчетом или с пересчетом от одной системы измерения (вес) в другую (штуки).

С другой стороны, этот этап очень сильно зависит от товарной группы и особенностей работы компании, а потому бизнес-процесс для приема товара в каждом случае придется создавать практически с нуля. Надеемся, рекомендации выше вам в этом помогут.

А если вы хотите максимально упростить для себя товароучет, можете воспользоваться автоматизированным товарным учетом в сервисе «Моё дело». Это удобная система для товарного, складского и налогового учета с интернет-бухгалтерией и онлайн-кассой, интеграцией с банками, платежными системами, интернет-магазинами и CRM. Вы сможете легко контролировать остатки, отслеживать продажи, автоматизировать документооборот и платежи.

Автоматизируйте товарный учёт в 2 клика!

Просто загрузите товары и остатки в сервис

Источник: www.moedelo.org

Документооборот в отделе снабжения

Документооборот является основной составляющей организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Он помогает вести наблюдение за хозяйственной деятельностью организации. Исключением не является и направление снабжения и закупок, где все внутренние процессы и внешние сделки с поставщиками строятся на документарном принципе.

Электронный документооборот поглощает сферу закупок медленно, но верно. Для автоматизации и построения сквозного бизнес-процесса закупочной процедуры в компаниях себя ЕСМ-система 1С:Документооборот.

Практически на каждом предприятии существует отдел снабжения. Его функция заключается в поддержании достаточного товарного запаса на предприятии. Сотрудники отдела занимаются определением потребностей организации в материалах, товарах и технических ресурсах. В процессе снабжения организовывают хранение, выдачу и контроль за использованием материально-технических ресурсов.

Отдел снабжения изучает и учитывает:

• спрос на потребляемые материальные ресурс;
• анализирует уровень колебания цен;
• осуществляет поиск наиболее экономически выгодного варианта движения товара.

Основной функцией снабжения является обеспечение производства соответствующими материальными ресурсами подходящего качества и комплектности.

Без хорошо организованного документооборота не способно работать ни одно предприятие. Даже оплата налогов может оказаться сложной и непосильной задачей. Основанием для проведения операций в системе складского учета является каждый первичный документ, составленный представителями всех заинтересованных сторон в соответствии с типовой формой, одобренной на государственном уровне. Такой документ является законной основой для создания учетной записи.

Первичные документы – это обязательное условие для бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. В связи с тем, что на смену бумажному документообороту приходит электронный, составление первичных документов в бумажной форме совсем необязательно, достаточно электронной.

Основные этапы документооборота в практике закупок

Процесс внедрения в структуру компании некой системы, упрощающей ведение всех бизнес-процессов, называется автоматизацией документооборота. Время на работу с документами и их обработку сокращается, число сотрудников, необходимых для их обработки, уменьшается. Автоматизация документооборота предполагает, в первую очередь, внедрение и переход на электронный документооборот, а также упрощение всех этапов делопроизводства.

Электронный документооборот коснулся и сферы закупок. В деятельности поставщика постоянного потока документов не избежать. Поставщику поступают счета-оферты по заявкам на закупку от электронных торговых площадок (ЭТП), поставщик в свою очередь должен отправить заказчику акты о приемке. Ведение бумажного документооборота при закупке потребует следующих трудозатрат:

• Подготовка, составление и заполнение необходимой документации вручную;
• Распечатка бумажной формы документа;
• Передача документов ответственным лицам на подпись;
• Доставка документов курьером или экспресс почтой до места назначения.

ЭДО упрощает все этапы делопроизводства, дает возможность поставщику обмениваться электронными документами в специальной системе и не тратить время на обработку бумажной документации. Электронный документооборот в закупках позволяет поставщику принимать от операторов ЭТП закрывающие документы и отправлять сформированные документы о приемке заказчику.

Преимущества электронного документооборота в сфере закупок

Электронный документооборот поможет упростить и ускорить делопроизводство. Обладает следующими преимуществами перед бумажным документооборотом:

• документ, подписанный электронной подписьюневозможно изменить или скорректировать. Это избавляет от риска подлога документа;
• электронные документы хранятся на сервере и не требуют места (помещения) для хранения и архивирования;
• поиск документа в электронном архиве не составит труда и потребует всего лишь пару кликов;
• через систему ЭДО конечный получатель мгновенно получает документ. Риск потери или порчи документа в пути отсутствует;
• юридическую силу электронный документ получает за счет использования квалифицированной электронной подписи. По своей юридической силе она приравнивается к “живой” подписи и дает возможность обмениваться документами с контрагентами без дополнительных соглашений;
• доступ к отслеживанию этапов рассмотрения и изменения статуса электронного документа есть у каждого участника ЭДО. При изменении статуса документа приходит уведомление;
• система ЭДО помогает сократить число ошибок, опечаток, некорректно введенных ИНН и р/с при заполнении электронного документа, оказывает помощь при заполнении, в автоматическом режиме проверяет, заполнены ли все обязательные поля.

В будущем планируется добавить в систему электронного документооборота данные бухгалтерского учета участников. Благодаря этому сведения о товаре из ЕИС будут подгружаться автоматически. После подписания акта о приемке, система будет блокировать средства на р/с заказчика. Электронный документооборот поглощает сферу закупок медленно, но верно.

Электронная торговая площадка

Закрывающие документы поставщик получает через электронную торговую площадку. К таким документам относятся акты, счета-фактуры и УПД (универсальный передаточный документ). Поставщик принимает решение об использовании ЭДО в управлении закупками или бумажный документооборот. Некоторые площадки уже полностью перевелись на электронную форму документооборота.

Для подключения к ЭДО одной или нескольких площадок, направляется заявление выбранному оператору. Специалисты произведут подключение и все необходимые настройки. На сайте ФНС имеется полный перечень операторов, отвечающих за электронный документооборот между ЭТП и поставщиком.

Документооборот специалиста по закупкам

Деятельность специалиста по закупкам связана с связанной с аукционами, котировками, торгами и оформлением соответствующей документации. В его обязанности входит все, что с этим связано. Специалист по закупкам самостоятельно подготавливает документы, позволяющие разместить заказ организации в интернет-ресурсе, следит за соблюдением всех конкурсных процедур, оформляет контракты.

Человек, знающий всю суть и процесс организации тендерных мероприятий, необходим как исполнителю, так и заказчику. Обязанности специалиста по закупкам зависят от того, кто и с какой целью нанял его.

В государственной структуре специалисту по закупкам предстоит занимается следующим:

• подготовка пакета документов для закупки;
• контроль каждого этапа процесса;
• анализировать анализ и оценка расходов;
• ведение базы заказов;
• аннулирование торгов ввиду отсутствия участников;
• анализ, прием и отклонение заявок на участие;
• проведение процедуры возврата залога участникам.

В обязанности специалиста по закупкам со стороны поставщика входит:

• поиск закупок;
• подготовка и сбор необходимых документов;
• составление предложений с ценами;
• подача документов в установленные сроки;
• полное соблюдение всех условий процедуры.

Квалификация специалистов по закупкам и закупочная деятельность в целом, регулируется 44-ФЗ. В нем указаны сферы работы специалиста по организации закупок. Его обязанности заключаются в следующем:

• составление плана закупок на определенный период;
• контроль всех конкурсные конкурсных процедуры;
• документальное сопровождение каждого этапа закупки;
• определение победителя и работа с поставщиками в дальнейшем;
• мониторинг цены на товары и услуги по профилю организации.

Весь перечень обязанностей специалиста по закупкам должен быть прописан в должностной инструкции. Действия специалиста должны быть в рамках своих обязанностей и с соблюдением требований работодателя.

Источник: wiseadvice-it.ru