Схема организационной структуры бизнеса

Эффективность работы любой компании в первую очередь зависит от правильности выбора и построения её оргструктуры. Полный спектр услуг по её разработке предлагает АКГ «АИП».

Наши эксперты просчитают любые имеющиеся риски, оптимизируют все виды нагрузок на бизнес, включая налоговые, и обезопасят активы. Управление после принятия всех мер станет более гибким и максимально эффективным, все бизнес-процессы будут протекать правильно, компания сможет получить максимальную прибыль и развиваться.

Что такое оргструктура организации, её основные элементы

Организационная структура предприятия является главной системой, которая поддерживает в нём порядок. Помимо состава она включает в себя иерархию, взаимодействие и распределение функций по подразделениям, отделам и сотрудникам. Построение организационной структуры осуществляется индивидуально для той или иной организации.

В процессе нужно учесть целый ряд факторов, начиная с конкретных задач, которые она должна решать, перечня и стандартов ключевых бизнес-процессов. Чаще всего в качестве основы используют традиционную модель горизонтального разделения труда. Она предусматривает разбивку работы компании на отдельные элементы, которые увязываются между собой для эффективного взаимодействия.

Основными элементами организационной структуры являются:

• Иерархия подчинения, которую ещё называют вертикалью власти;
• Предельный объём ответственности для руководящих должностей;
• Сосредоточение власти на одном, головном предприятии, её централизация;
• Распределение ресурсов и видов деятельности в логичные цепочки и единицы для выполнения тех или иных организационных задач;
• Разделение работы предприятия на отдельные должности и рабочие места;
• Формальная организационная структура управления.

Аудиторско-консалтинговая компания «АИП»

20 лет
успешно работаем
для клиентов!

Член международной ассоциации
EuraAudit International

12-е место в рейтинге налоговый консалтинг

В числе лидеров рейтинга: Налоговое консультирование и споры

Член
СРО
«Содружество»

ISO 9001:2015

Сертификация
ISO
9001:2015

Учебный центр

Собственный
учебный
центр

Член
Российского
общества оценщиков

Казначейство

Пройден
внешний контроль
качества

Пройден
контроль качества
СРО содружество

Реальные
аудиторы
в штате компании

Построение организационных структур управления организациями от АКГ «АИП»

При разработке организационной структуры и соответствующем разделении сотрудников на группы эксперты «АИП» руководствуются принципом функциональности. В зависимости от ситуации они могут руководствоваться такими параметрами, как знания, навыки, функции, или же – ориентироваться на рыночную составляющую в виде отрасли, продуктов, целевой аудитории, прочего. Поскольку грамотное построение оргструктуры организации позволяет получить по-настоящему эффективный основной элемент, способный поддерживать работу компании в целом, ему уделяют максимально внимание. Это обусловлено ещё и тем, что она оказывает прямое влияние на размеры прибыли и развитие бизнеса в целом. Для того чтобы добиться наилучших результатов, команда АКГ «АИП» действует по таким правилам:

• Влияние на управление компанией любых субъективных факторов сведено к минимуму;
• Все элементы системы управления действуют слаженно для решения общей задачи;
• Объёмы работ равномерно распределены по уровням управления и их непосредственным исполнителям;
• Управленческая система работает на решение не только текущей, но и долгосрочных задач развития компании;
• Постоянное прикладывание усилий к тому, чтобы сделать управление компанией ещё более эффективным;
• Гибкость и ориентированность на нужды рынка, способность адаптировать цели и программы под его изменения;
• Оптимизация расходов на осуществление функций управления, согласование его процессов в пространстве и времени за счёт внедрения новых технических средств;
• Предоставление достоверной информации в полном объёме высшему руководству и всей системе.

Помимо этого, наши эксперты добиваются оптимального соотношения процессов де- и централизации управленческой системы. Они стремятся сделать её максимальной простой и прозрачной за счёт вовлечения минимального числа уровней и формирования короткой цепи команд.

Что в результате получают клиенты АКГ «АИП»?

Помимо чёткой и хорошо продуманной организационной структуры предприятия, клиенты нашей компании получают следующее:

• Полноценный анализ всех показателей предприятия, который позволяет выстроить максимально эффективную структуру, подходящую конкретно ему, с возможностью её постоянного совершенствования;
• Определение самого перспективного направления развития компании, выявление самых сильных и слабых сторон её деятельности и эффективное использование этой информации для развития бизнеса;
• Максимально детальная проработка каждого элемента организационной структуры предприятия с предоставлением её наглядной схемы.

Грамотно сформированная организационная структура обеспечит чёткое понимание таких важных составляющих управления, как взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками, а также принятие решений различной направленности. Наши эксперты исключат такие явления, как дублирование функций, и распределят обязанности и полномочия между сотрудниками, которые имеют соответствующие знания, навыки и практический опыт. Такой подход является залогом максимальной результативного каждого процесса, что, в свою очередь, обуславливает конкурентную способность производимых товаров или предоставляемых услуг.

Как мы работаем

• 01 Свяжитесь
  с нами
• 02 Проводим
  встречу
• 03 Обсуждаем
  решения
• 04 Подписываем
  договор
• 05 Реализуем
  проект

01 Свяжитесь с нами

Связаться с нами можно любым удобным способом, позвонить, заказать обратный звонок, написать на электронную почту, в WhatsApp или Telegram.
Вы можете написать нам даже в выходной или праздничный день, а мы свяжемся с вами на следующий рабочий день в удобное для вас время.
Мы согласовываем диагностическую встречу с нашими специалистами, а так же сообщаем какая информация потребуется от вас для максимальной продуктивности.

02 Проводим встречу

На встрече мы предварительно диагностируем ситуацию и определяем чем можем быть полезны. Мы заранее скажем, какая информация понадобится. Непосредственно на встрече, со стороны клиентов, присутствуют собственники бизнеса, а с нашей стороны присутствуют профильные специалисты. Мы проводим диагностические встречи в нашем офисе, что позволяет единовременно привлечь сразу нескольких специалистов с нашей стороны, а так же обеспечить надлежащую конфиденциальность.

03 Обсуждаем решения

После диагностической встречи, мы анализируем ситуацию и предлагаем варианты решений. В процессе обсуждения мы проговариваем все возможные составляющие решений, выясняем все ли моменты и пожелания мы учли. При выработке возможных вариантов мы учитываем последние новеллы контролирующих и фискальных органов, смотрим на ситуацию глазами проверяющих, а предлагая решения – ставим себя на место клиента. Далее определяем этапы, сроки, способы и только после этого мы можем определить стоимость. Если мы беремся за решение, то доводим его до конца.

04 Подписываем договор

Помимо договора об оказании услуг мы составляем и подписываем соглашение о конфиденциальности (NDA), это позволяет юридически закрепить договоренность о неразглашении информации о нашем клиенте. Выставляем счет на оплату, в некоторых случаях возможно авансирование. После поступления оплаты, мы назначаем ответственного менеджера, при необходимости создаем рабочую группу. С нашей стороны мы определяем одну – единую точка входа для нашего клиента, облегчая тем самым доступ к информации о ходе выполнения услуги.

05 Реализуем проект

В процессе реализации проекта мы организовываем внутренние планерки рабочей группы. При этом мы используем принцип – перекрестного внутреннего контроля. Это означает, что наши специалисты перепроверяют друг — друга не только по результатам, но и в процессе реализации проекта, таким образом, мы минимизируем вероятность ошибок. Так же, мы проводим промежуточные встречи с клиентами для обсуждения предварительных результатов, после чего согласовываем закрывающую встречу.
На финальной встрече мы презентуем согласованный результат.
И конечно мы стараемся получить от вас максимально высокую оценку, а это возможно, если вы полностью удовлетворены нашей работой.

Виды организационных структур, их преимущества и недостатки

Стоимость наших услуг рассчитывается в индивидуальном порядке, но в любом случае будет вполне адекватной. Получить больше информации можно на нашем сайте или обратившись к операторам нашей информационной линии: +7 (495) 236‑77‑50.

Получите дополнительную информацию

Группа АИП помогает среднему и крупному бизнесу.
Свяжитесь с нашим экспертом, чтобы узнать, как мы можем помочь вашему бизнесу.

Ирина — Отдел по работе с клиентами +7 (495) 236-77-50

Если у Вас есть вопросы, Вы можете оставить заявку на звонок и наш специалист перезвонит Вам.

Офисы группы АИП Показать на карте

Источник: www.ap-group.ru

Организующая схема компании

Для владельцев производственных компаний эта статья будет особенно полезна.

Из этой статьи Вы узнаете что такое оргсхема и как она помогает навести порядок в управлении бизнесом. Сможете скачать шаблон. Этот же материал есть в видео формате внизу статьи. + В конце статьи мы расскажем, чем конкретно отличаются оргсхемы производственных и торговых компаний!

Некоторые владельцы бизнеса уже слышали, что такое организующая схема и для чего она нужна. Многие компании уже внедрили у себя этот инструмент управления. А кто-то лишь начинает знакомиться с организующей схемой. Может возникнуть вопрос — «Зачем это мне?».

Большинство владельцев малого и среднего бизнеса сталкиваются с аналогичными проблемами:

• неразбериха, а иногда даже хаос в управлении,
• функции между сотрудниками распределены стихийно — все вроде заняты до предела, но общий результат далек от идеала,
• владелец перегружен — приходится постоянно «разруливать» сложные ситуации, доделывать работу за подчиненных, не хватает времени на семью.
• рост компании останавливается из-за отсутствия эффективной системы управления, прибыль не растет.

Оргсхема как раз помогает распределить все функции в компании между сотрудниками. Она наглядно показывает — кто за что отвечает и какой ценный конечный продукт производит каждое подразделение и конкретный сотрудник.

Я решила написать эту статью по своему опыту внедрения инструментов управления на промышленных предприятиях. Вы узнаете о плюсах и минусах организующей схемы и о том, как и чем дополнить оргсхему чтобы не осталось ни единого «минуса». Ну и конечно, Вы сможете получить шаблон оргсхемы чтобы распечатать ее и заполнить для своего бизнеса.

Упрощенный вид организующей схемы:

Она представляет собой схему из 7 больших отделений. В каждом отделении выделено по 3 отдела. В каждом отделе по несколько секций. Они же и есть функции. В нижней части указывается ценный конечный продукт (ЦКП) всей компании и каждого отделения.

По сути, оргсхема показывает ВСЕ функции и ЦКП, которые должны выполняться в организации, чтобы она была успешной и хорошо развивалась.

Ведь в любой компании основные функции схожи – кто-то должен заниматься финансами, кто-то наймом персонала, другой человек — расчетом зарплаты. Есть люди, занятые непосредственно производством продукта или услуги. Есть те, кто продает, кто рекламирует, кто закупает сырье и материалы. И так далее. То есть, каким бы уникальным не был бизнес, основные функции неизменны.

Из каких 7 отделений состоит типовая оргсхема?

№7. Административное отделение.

Управляет деятельностью компании, определяет цели, политику и стратегию развития. Добивается согласованных действия по реализации планов. Это, обычно, офис владельца, либо сам владелец в единственном лице. Это отделение стоит первым на оргсхеме. Остальные отделения с №1 по №6 располагаются следом за отделением №7.

ЦКП: Процветающая, развивающаяся компания, производящая безупречный продукт.

№1. Отделение построения.

Совершенствует организацию и её бизнес-процессы, нанимает сотрудников и вводит их в должность. Обеспечивает необходимые коммуникации, контролирует соблюдение стандартов. Функции этого отделения, обычно, выполняет служба персонала.

ЦКП: Введённые в должность, хорошо производящие свои продукты сотрудники.

№2. Отделение распространения.

Осуществляет маркетинговые кампании, разрабатывает и распространяет материалы по продаже продукции. Продаёт продукт компании клиентам. Это, обычно, отдел продаж и маркетинга.

ЦКП: Доход компании больше, чем расход.

№3. Финансовое отделение.

Собирает дебиторскую задолженность, осуществляет финансовое планирование. Оплачивает счета, ведёт учёт всех активов компании и отчётность. Это обычно служба финансового директора.

ЦКП: Сохранённые и учтённые, не утратившие своей ценности денежные и материальные активы компании.

№4. Техническое отделение.

Непосредственно производит продукты компании и выполняет все функции для обеспечения этого производства. Это цеха, производственное управление и все что связано непосредственно с производством. В конце статьи мы расскажем, чем отличаются технические отделения в ргсхемах производственных и торговых компаний.

ЦКП: Произведённая в срок продукция компании надлежащего качества в установленном объеме.

№5. Отделение квалификации.

Контролирует качество продуктов компании, устраняет отклонения от стандартов качества. Обучает и контролирует персонал компании. В современных компаниях это отдел технического контроля (отдел качества). Функция обучения может быть связана с управлением персонала.

ЦКП: Квалифицированные сотрудники, производящие продукцию и компании безупречного качества.

№6. Отделение по работе с общественностью.

Создаёт привлекательный имидж компании, привлекает новых клиентов с помощью вводных услуг, партнёров и рекомендаций клиентов. Этим, обычно, занимаются специалисты по пиару ( PR ).

ЦКП: расширяющаяся область деятельности и новые клиенты компании.

Да, в маленьких компаниях всего может быть 5 человек. Но и в этом случае их функции должны быть четко разделены. И упущение любой из функций не даст делу расти и приносить прибыль.

Поэтому знание и применение оргсхемы безусловно вносит рациональность в управление и помогает избежать «пожаров». Но чтобы она действительно ПОМОГАЛА ее нужно правильно составить.

Как же составить организующую схему для своей компании?

Обычно работа с оргсхемой строиться так.

Владелец и сотрудники компании изучают теорию — что такое оргсхема, из чего она состоит, описание отделений, функций и ЦКП. Затем берут большой ватман с напечатанным шаблоном оргсхемы и начинают вписывать в каждую функцию фамилию сотрудника. Скачать оргсхему Вы можете на этой странице.

И вот тут начинается что-то невероятнее – одни и те же фамилии повторяются по несколько раз. Да что там, десятки раз! И не только фамилии сотрудников. Даже фамилии руководителей начинают мелькать где-то внутри секций и функций.

Но некоторые функции остаются без хозяина – их либо никто не выполнял, либо это делал владелец. Да, и у владельца как будто глаза открываются – «Это у меня Мария Ивановна и функции отдела персонала выполняет и функции отдела доходов, а я думал доходами занимается Сергей Петрович».

В итоге, после обсуждения появляется ОНА – Организующая схема компании. Но если компания небольшая, то фамилии на схеме часто повторяются и сложно понять, кто кому подчиняется и кто в каком отделе реально работает.

В этом и есть минус оргсхемы – в маленьких компаниях она сложна для восприятия. А в производственных компаниях она не дает возможность описать структуру управления производством. Ведь на классической оргсхеме всего 1 отделение №4 занимается производством. А нужно видеть цеха и участки.

Мы часто слышим такой вопрос: «Я расписал функции по имеющимся людям, но некоторые функции остались не распределенными! Мне что, принимать людей? Но я не понимаю — смогу я им платить? Мы пока не можем себе этого позволить!»

Я всегда советую сначала проанализировать загрузку имеющихся сотрудников чтобы найти узкое место в предоставлении продукта клиенту. Например, Вы можете выявить, что на менеджере по продажам кроме самих продаж висят еще и другие обязанности, которые можно передать другому сотруднику. То-есть нужно оптимально распределить нагрузку уже сейчас чтобы как можно скорее увеличить доход и снять с Вас часть рутинной работы.

А дальше нужно считать экономику и целесообразность приема новых сотрудников. Следите за тем, чтобы прибыль на одного сотрудника не падала после увеличения штата, а наоборот росла.

Поэтому, для удобства я рекомендую после оргсхемы начертить свою организационную структуру. На ней изобразить реальные подразделения: отделы и цеха. Линиями указать порядок подчинения.

Организационная структура компании.

На структуре управления мы обычно выделяем 3 уровня — стратегический, тактический и операционный.

На стратегическом уровне находится офис владельца. На тактическом уровне — руководители подразделений. На операционном уровне — рядовые сотрудники-исполнители. Для владельца очень важно собрать возле себя команду управленцев. Они будут воплощать его стратегию в жизнь, работать на тактическом уровне.

Итак, благодаря оргсхеме мы распределили все функции в компании на сотрудников и определили ЦКП. Это очень важно! Имея теперь еще и структуру управления компанией можно написать должностные инструкции.

Совместное использование всех этих 3 инструментов (оргсхема, ЦКП, должностные инструкции) позволяет действительно навести порядок в управлении и добиться от сотрудников выполнения ценных конечных продуктов. Владелец снижает свою нагрузку и может заниматься именно развитием бизнеса, а не тушением пожаров.

Как и обещала, даю ссылку:

Видео — Как оргсхема помогает навести порядок в управлении.

Чем отличаются оргсхемы производственных и торговых компаний?

Основное отличие — это компоновка отделов внутри 4 Технического отделения.

В торговой компании к техническому отделению относятся Закуп, Логистика и Склад! Причем логистика может быть как входящая (привозим товар на склад), так и исходящая — доставляем товар заказчику.

В производственной компании в 4 отделении указываются отделы Планирования, Подготовки и само Производство. В реальности функции отдела планирования в небольшой компании может выполнять 1 человек — инженер по планирования. В средних и более крупных производственных компаниях есть целый отдел, который занимается составлением плана производства.

К отделу подготовки можно отнести конструкторов, технологов, службу главного механика, снабжение. То есть все службы, которые должны технически обеспечить производство всем необходимым — чертежами, материалами, инструментом, исправным оборудованием, светом и теплом.

Как успешно ВНЕДРИТЬ оргсхему в компанию.

Чтобы оргсхема действительно помогла навести порядок в бизнесе ее нужно не только разработать, но и внедрить в компанию, в людей. Это, кстати, одна из основных ошибок владельцев бизнеса — разработать оргсхему «для себя». Если хотите, чтобы оргсхема действительно работала:

• сотрудники знали кто чем должен заниматься,
• все знали кто за что отвечает,
• сотрудников решали большинство вопросов между собой и не дергали владельца по мелочам,
• команда работала слаженно и эффективно,

То нужно правильно внедрить оргсхему в сотрудников, обучить их. Проведите собрание, расскажите о том, что такое оргсхема и как она поможет компании развиваться. Дайте выступить Вашим руководителям, рассказать какое место на оргсхеме занимает их подразделение и за что отвечает.

Нашим заказчикам мы помогаем подготовить и провести такое собрание. Вместе составляем сценарий встречи, при необходимости помогаем отрепетировать выступление. Правильно расставить акценты исходя из текущей ситуации. Заинтересовать сотрудников, а не напугать. Если сотрудники воспримут оргсхему как что то-то нудное и не понятное, то она вряд ли будет работать.

Очень важно добиться, чтобы каждый сотрудник понимал и свои функции и функции коллег.

Проблемы при разработке и внедрении оргсхемы.

В своей практике я часто вижу, как владельцы бизнеса пытаются сами разработать организующую схему. Проблемы и ошибки, которые возникают при этом часто одни и те же. Поэтому я хочу поделиться с Вами. Надеюсь так Вам удастся избежать ошибок и быстрее навести порядок в управлении:

• Нехватка времени. Оргсхема это довольно большой документ и требует кропотливой и внимательной работы в течение нескольких дней, а иногда и недель.
• Низкая квалификация руководителей которые помогают владельцу в работе над оргсхемой.
• «Теорию знаю, а сделать для своей компании — не получается».
• Внедрение в себя. Оргсхема разработана, но сотрудники толком ее не понимают и она не работает, просто она есть. В лучшем случае весит на стене.

Если Вы хотите самостоятельно разработать оргсхему для своей компании, то можете воспользоваться нашим конструктором в excel. Подробнее о конструкторе рассказывается на этой странице.

Скачивайте шаблон оргсхемы в формате pdf. Распечатайте его на формате А-1. Попробуйте заполнить вместе с командой. Действуйте!

Про 3 практических способа — как разработать оргсхему читайте здесь.

С уважением, Елена Масалова – основатель и руководитель консалтингового агентства «Цифровое управление».

Источник: dc-24.ru

Зачем современному бизнесу организующая схема: основы структуры компании простыми словами

У каждого владельца наступает момент, когда он осознаёт: для дальнейшего развития компании нужно нанимать сотрудников. Сначала собственник сам нанимает подчинённых, адаптирует и обучает.

1. Кто твой непосредственный руководитель?
2. Кто твои непосредственные подчинённые?
3. Какие у тебя обязанности?

После этого с помощью программ и сервисов визуализируют полученные данные о том, кто кому подчиняется. Но они опираются лишь на мнение самих сотрудников. В результате оргструктура напоминает «паука»: все подчиняются одному человеку — владельцу. И только взглянув на это графическое отображение, становится понятно, что в организации нет порядка. Но такого рода проблемы можно исправить самостоятельно.

Оргструктура, где все подчиняются одному человеку, — одна из причин организационного хаоса в компании. Сотрудники думают, что по всем вопросам должны обращаться к владельцу, не понимают, какие функции закрывают коллеги и даже они сами. И не нужно быть гуру в области менеджмента, чтобы понимать: такая компания никогда не сможет добиться результата.

Как составить оргструктуру правильно

1. Административная. Здесь — формирование идеи бизнеса, стратегии, продукта; определение рынка, на который компания идёт, технологии и подходы, по которым работает. Сюда входит и правильное юридическое оформление.
2. Построение. Служба персонала — отвечает за найм сотрудников, онбординг и адаптацию, обеспечение всем необходимым для работы.
3. Маркетинг и продажи. Продвигаем продукт компании и продаём его клиентам.
4. Финансовая. Здесь есть отделы дохода, расходов и учёта — обеспечивают финансовую стабильность компании.
5. Производство. Отвечает за само производство продукта либо предоставление услуги.
6. Качество. Производя продукт и продавая его клиентам, нужно контролировать, насколько качественно мы это делаем.
7. Продвижение. Если продукт качественный, его нужно делать широко известным среди публики. Здесь — работа с медиа, социальными сетями и партнёрами.

Чтобы компания полноценно работала, нужны все эти функции. Поэтому попробуйте визуализировать то, что сейчас сотрудники закрывают — например, финансы и производство. Если же есть функции, за которыми никто не закреплён — за них отвечаете вы как владелец бизнеса.

Добейтесь согласия с сотрудниками

Следующий шаг — донести оргсхему до сотрудников, даже если она пока не идеальна. Но она создаёт порядок — правильное представление о том, что и где находится. Пока ваша точка зрения как владельца и видение сотрудников не согласованы, то для каждого работа будет хаосом. Потому что каждый будет воплощать в жизнь именно своё представление.

Но людям не нравится работать в хаосе. Это демотивирует, расстраивает и людям хочется сбежать из такой компании. Талантливый дизайнер не будет работать в бизнесе, где ему нужно выбивать деньги на расходные материалы, а хороший продавец не будет эффективно работать с клиентами, если среди дня ему нужно будет чинить оборудование. Самые способные люди, ориентированные на то, чтобы быть профессионалами, бегут из такого хаоса.

Итог

Люди проводят на работе восемь часов в день: то есть, большую часть своей эффективной и продуктивной жизни. Талантливые люди не хотят провести это время в неорганизованной компании. Поэтому проведите опрос, который я приводил в статье, самостоятельно. Если получился «паук», подумайте — может ли компания с такой структурой достигать результатов, чувствуют ли себя люди в ней продуктивно.

Успеха достигают только системные компании. Создавайте оргструктуру и легко добивайтесь поставленных целей.

— Александр Высоцкий специально для «Деловой Казахстан»

Источник: spark.ru