Система управления бизнес процессами структура

Вне зависимости от формы собственности предприятия, задача повышения эффективности производства и улучшения качества производимой продукции, а также обеспечения нового уровня управляемости с помощью создания единого информационного пространства предприятия остаётся актуальной. Подходящим и, возможно, одним из лучших методом для достижения этой цели может стать комплексная интеграция отдельных подсистем всего предприятия.

Любой проект в области автоматизации должен рассматриваться предприятием как стратегическое вложение средств, которое должно окупиться за счет усовершенствования управленческих процессов, повышения эффективности производства, сокращения издержек, и ставиться на один уровень с приобретением, например, новой производственной линии или строительством ещё одного или нескольких цехов. Интегрированная система управления, её определение и её функции.

Группы, на которые подразделяют интегрированные системы управления. История и структура интегрированных систем управления, её состав. Процесс управления, задачи, которые он выполняет. Задача планирования и эффективного управления предприятиями. Примеры интегрированных систем управления на предприятиях в России.

План внедрения Системы управления бизнес-процессами на платформе Business Studio

Рассмотрение конкретных систем управления, используемых в России, более подробно. Важность этапа выбора системы управлением предприятием

интегрированные системы управления
управление предприятиями

1. Тарас Калита. Интегрированные системы управления: что и куда интегрируем [Электронный ресурс] URL: https://quality.eup.ru/MATERIALY14/isu.htm (дата обращения — 20 .09.2019)

2. Студопедия: Интегрированные системы управления производством [Электронный ресурс] URL: https://studopedia.info/1-30807.html (дата обращения — 21.09.2019)

3. ITResearch: Интегрированные системы управления предприятием [Электронный ресурс] URL: https://www.bytemag.ru/articles/detail.php?ID=17787 (дата обращения — 23.09.2019)

4. Центр управления финансами: Процесс управления [Электронный ресурс] URL: https://center-yf.ru/data/Menedzheru/process-upravleniya.php (дата обращения — 27.09.2019)

5. Интегрированные системы автоматизированного управления производством – лекция по менеджменту

6. PitPortal: Краткий обзор российского рынка систем управления предприятием. [Электронный ресурс] URL: https://www.pitportal.ru/new_articles/8570.html (дата обращения — 7.10.2019)

7. Ю. А. Петров, Е.П. Шлимович, И.В. Ирюпин. Комплексная автоматизация управления предприятием, М. Изд.: Финансы и статистика

Введение

Сейчас, в наш век высоких технологий, для всех предприятий вне зависимости от их формы собственности задача повышения эффективности производства и улучшения качества производимой ими продукции, а также обеспечения нового уровня управляемости с помощью создания единого информационного пространства предприятия актуальна как никогда. Подходящим и, возможно, одним из лучших методом для достижения этой цели может стать комплексная интеграция отдельных подсистем всего предприятия.

Оценка зрелости Системы управления бизнес-процессами

Интегрированная система управления. Определение и функции

Разберемся, что же такое интегрированная система управления и рассмотрим несколько различных определений этого выражения.

Традиционным считается определение интегрированной системы управления как такой, которая отвечает требованиям одного и более системного стандарта (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SA 8000, и т.п.)

Рассмотрим, почему же интегрированная система должна удовлетворять нескольким стандартам.

Стандарт ИСО 9001-2000 не всегда является достаточным, и есть стороны деятельности предприятия, которые им не охватываются – это и охрана окружающей среды, и охрана труда, и охрана безопасности и социальной ответственности, и некоторые другие.

Наиболее верным решением для эффективной работы предприятия является стратегия управления рисками, не только в отношении качества, но и в отношении окружающей среды (об этом говорится в стандарте ИСО 14001), персонала (это уже стандарт OHSAS 18001), социальной ответственности (SA 8000).

Кроме этого, как уже было сказано, есть другие определения этого понятия, по одному из них, интегрированные системы управления предприятием – это системы, которые сочетают в себе несколько стандартов менеджмента.

Любое событие, несущее хоть малейшую опасность для происходящего на предприятии, оценивается, конечно же, с разных позиций. Учитываются риски в области экологии, качества, охраны труда и безопасности людей. Внедряются также системы управления рисками, ценностями, знаниями, информационный менеджмент. Используя это, процессы разделяют на группы по уровню риска и ищут способы учесть требования всех заинтересованных сторон. В этом заключается цель создания интегрированной системы управления предприятием. [1]

Помимо уже перечисленного ранее, комплексная интеграция помогает созданию на предприятии разнообразных баз данных. Среди них есть и базы данных о продукции, и о технологических процессах, и данных вспомогательных производств. Комплексная интеграция снижает степень повторения информации и обеспечивает стандартизацию всей деятельности предприятия, то есть является важной и, можно сказать, незаменимой частью производства на предприятии в наши дни.

История и структура интегрированной системы управления

Концепция компьютеризированного интегрированного производства существует сравнительно недолго. Она возникла в начале восьмидесятых годов прошлого века и, конечно, связана с интеграцией гибкого производства и соответствующих систем управления. Компьютеризированное интегрированное производство с точки зрения систем управления и планирования предполагает интеграцию (или, объединение) всех структур системы управления, а именно:

1. управление снабжением, проектированием и подготовкой производства;
2. планирование и изготовление;
3. управление производственными участками и цехами;
4. управление транспортно-складскими системами;
5. управление обеспечением оборудованием, инструментом и оснасткой;
6. системы обеспечения качества, сбыта;
7. финансовые подсистемы.[2]

Успехи, что были достигнуты в последние годы в области микроэлектроники, открыли нам принципиально новые, огромные возможности для осуществления автоматизации высокой эффективности производственных процессов, проектно-конструкторских и научно-исследовательских работ. Широкое внедрение мини- и микро-ЭВМ с разнообразным современным периферийным оборудованием позволило создать системы распределенной обработки информации, на основе которых строят интегрированные системы управления, получившие название гибких автоматизированных производств

В настоящее время рынок средств и систем автоматизации предлагает все необходимые компоненты для осуществления комплексной интеграции, то есть для построения интегрированной системы проектирования и управления.

Состав интегрированной системы управления

Как правило, интегрированная система управления производством (ИСУП) включает следующие основные элементы:

• модель управления информационными потоками (ИП) на предприятии;
• аппаратно-техническая база и средства коммуникаций;
• СУБД, системное и обеспечивающее программное обеспечение (ПО);
• набор программных продуктов, автоматизирующих управление ИП;
• регламент использования и развития программных продуктов;
• IT-департамент и обеспечивающие службы;
• собственно пользователи программных продуктов.

Таким образом, ИСУП представляют собой набор интегрированных приложений, которые в масштабе предприятия помогают создать единую среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций. Все операции планирования и анализа подразделяются в ИСУП на отдельные функциональные модули: планирование финансовых, людских, материальных ресурсов для производства товаров или услуг, оперативный контроль над выполнением планов (например, снабжения, сбыта), выполнением договоров, все виды учета, анализ результатов хозяйственной деятельности. Вся информация хранится в единой базе данных, откуда она может быть получена по запросу в любое время. [3]

Процесс управления и задачи, которые он выполняет

Процессом управления называется совокупность отдельных видов деятельности, направленных на упорядочение и координацию функционирования и развития самой организации и отдельных ее элементов в интересах достижения стоящих перед ними целей. Он решает тактическую и стратегическую задачи. Первая из них заключается в сохранении на должном уровне устойчивости, гармоничности взаимодействия и работоспособности всех элементов объекта управления; тогда как вторая обеспечивает его развитие и совершенствование, перевод в качественно и количественно новое состояние.

Под технологическим процессом обычно понимают переработку сырья и полуфабрикатов, которая приводит к изменению их физических и даже химических свойств и превращению их в готовую продукцию. Иными словами, технологический процесс — это совокупность механических, физико-химических и других процессов целенаправленной переработки сырья и полуфабрикатов. [4]

Задача планирования и эффективного управления предприятиями

Задачи каждого производственного подразделения могут быть как схожими, так и совершенно различными. Однако основная управленческая цель, естественно, остается одной и той же для каждого из них. Этой целью является безусловное выполнение заданной производственной программы выпуска продукции и достижение при этом максимальных результатов, при минимальных затратах материалов, труда, времени и денежных средств.

Понятно, что любой цех в каждый плановый период характеризуется определенной, неповторимой и уникальной производственной ситуацией, которая непосредственно влияет на выполнение поставленной цели. Конечно же, не брать в расчёт эту ситуацию нельзя. Следовательно, важным фактором в процессе управления является оценка фактического состояния производства в каждом цехе и определение путей преодоления возникших в ходе производства противоречий между целью и сложившейся производственной ситуацией. В соответствии с этим определяются конкретные задачи каждого цеха, которые учитывают максимальные возможности по реализации поставленных целей. [4]

Рациональное управление строится на многих факторах. Этими факторами являются и упорядочение информационных потоков между всеми подсистемами предприятия (включая вспомогательные, от которых также в значительной степени зависит эффективность производства), и предоставление доступа к данным менеджерам всех уровней для принятия управленческих решений, и накопление информации для обобщения и анализа. Интегрированная система автоматизации управления предприятием, по своей сути — это, так сказать, «операционная среда», которая способна предоставить актуальную и достоверную, но одновременно полную и при необходимости обобщенную информацию руководителям обо всех без исключения процессах, протекающих на предприятии. В этой среде реализуется полный рыночный цикл управления им — от планирования до анализа результатов деятельности и последующей корректировки планов. [5]

Интегрированные системы управления в России

В настоящее время на российском рынке информационных систем управления предприятием можно выделить три группы этих систем.

Первая из этих групп – это крупные интегрированные пакеты зарубежных разработчиков класса MRP II/ERP, ориентированные на управление на основе бизнес-процессов. Данную группу образуют комплексы интегрированных приложений для автоматизации всей деятельности предприятия различного уровня: от крупной корпорации до среднего предприятия.

К данной группе относятся продукты высшего ценового класса от SAP AG (R/3), ORACLE (Oracle Application), BAAN (BAAN IV), Navision-Microsoft (AXAPTA) и другие. Западные системы обычно сделаны «под ключ», поставщики внедряют свои системы как самостоятельно, так и с помощью российских партнеров. Формирование стоимости систем трехуровневое и включает стоимость лицензии на инсталляцию, стоимость консалтинга и обучения персонала, стоимость настройки и внедрения. Причем стоимость настройки и внедрения в три-четыре раза выше стоимости инсталляции системы.

Вторая группа на Российском рынке – это средние интегрированные пакеты отечественных разработчиков (Галактика, Парус, БОСС-Корпорация). Используя западные платформы, например СУБД ORACLE, российские производители предлагают свои корпоративные системы управления, превосходящие западные по двум параметрам – доступным ценам и учету российской специфики уже в исходных модулях. Третья группа из этой классификации – малые интегрированные и локальные пакеты отечественных разработчиков. [6]

Интегрированные систем управления в России. Примеры.

• Система «1С:Предприятие» (разработана компанией «1С»). Предназначена для комплексной автоматизации экономической деятельности предприятий различных направлений деятельности и форм собственности. «1С:Предприятие» позволяет организовать в единой системе эффективный бухгалтерский, кадровый, оперативный торговый учет, а также расчет заработной платы. Комплексная конфигурация «1С:Предприятие 7.7» обеспечивает интегрированное ведение учета, которое включает единую систему ведения нормативно-справочной информации, автоматическое отражение торгово-складских операций и расчета заработной платы в бухгалтерском учете, финансовый учет по нескольким юридическим лицам, консолидированный управленческий учет.
• Система «Галактика» Предназначена для автоматизации управления в корпорациях со сложной структурой, финансово-промышленных группах, а также на отдельных промышленных и торговых предприятиях. Система осуществляет информационное обеспечение руководителей различных уровней и категорий – от высшего менеджмента до руководителей подразделений, служб и участков.
• Система «Парус» Данная система представляет собой программный комплекс для автоматизации управления предприятием любого размера и структуры, построенный на базе СУБД ORACLE и MS Office. Программный комплекс обеспечивает автоматизацию четырех основных бизнес направлений (бизнес сфер) финансово-хозяйственной деятельности предприятия: управление финансами, логистики, управления производством, управления персоналом. [7]

Система AVACCO, как пример интегрированной системы управления

«AVACCO» – комплексная система автоматизации, специально созданная для удовлетворения специфических, персональных потребностей заказчика (создана с применением технологии конструктора). Система предназначена для динамично развивающихся предприятий, успешно перешедших из числа малых в состав средних и готовых перейти к способам управления более высокого уровня путём комплексной автоматизации бизнеса.

Сфера деятельности фирм-заказчиков может быть различной, так как система содержит обширный инструментарий, позволяющий производить ее настройку под любой бизнес. «AVACCO» значительно упрощает работу сотрудников всех уровней – от складских рабочих до директора, предоставляя всем исключительную гибкость настройки. Система позволяет снизить издержки, улучшить контроль и финансовые показатели предприятия.

Основным концептуальным отличием системы от других, существующих на российском рынке, является подход к автоматизации управления бизнесом предприятия посредством описания и настройки бизнес-процессов, используя для этого инструмент, входящий в состав системы. Бизнес-процесс – это основа бизнеса любого предприятия, а возможность оперативного планирования, управления и контроля над основными бизнес-процессами – одна из первоочередных и важнейших задач, стоящих перед руководителем каждого предприятия.

Система «AVACCO» решает следующие задачи:

• Управление и планирование финансовых потоков.
• Управление и планирование товарных потоков.
• Управление и планирование производства.
• Управленческий и оперативный учёт.
• Складской учёт.
• Эффективный контроль.
• Обеспечение сотрудников автоматизированными рабочими местами.
• Организация, управление и контроль последовательности выполнения бизнес-процессов.
• Организация документооборота.
• Ценовая политика и прайс-листы.
• Получение аналитической информации в режиме Online или в отчетах.
• Гибкий учёт разнообразной справочной информации.
• Организация электронного бизнеса.
• Информационная безопасность.
• Общий мониторинг деятельности предприятия. [7]

ВЫВОД

Накопленный опыт показывает, что этап выбора системы управлением предприятием является, пожалуй, одним из самых важных, и руководство предприятия должно быть крайне заинтересовано в выборе правильного решения. Любой проект в области автоматизации должен рассматриваться предприятием как стратегическое вложение средств, которое должно окупиться за счет усовершенствования управленческих процессов, повышения эффективности производства, сокращения издержек, и ставиться на один уровень с приобретением, например, новой производственной линии или строительством ещё одного или нескольких цехов.

Подводя итоги, можно сделать вывод о том, что интегрированная система управления рассматривается как инструмент, способный сильно помочь предприятию избавиться от определенных признаков беспорядка или даже хаоса (то есть поднять уровень организации производства). А также обеспечить быстрый возврат вложенных средств и получение прибыли, помочь в планировании и управлении, особенно «критическими» ресурсами: людьми, оборудованием, финансами.

Источник: eduherald.ru

Проект внедрения системы управления бизнес-процессами (СУБП). Часть I. «Концепция»

В серии статей Владимира Репина подробно раскрывается план внедрения Системы управления бизнес-процессами (СУБП), как части общей системы управления. Ключевой результат внедрения СУБП – это бизнес-процессы с лучшим мировым уровнем эффективности и качества, основанные на инновационных, цифровых технологиях. План внедрения может быть адаптирован с учетом специфики вашей компании.

Что такое СУБП и зачем она нужна вашей компании?

Начнем с определения:

Система управления бизнес-процессами (СУБП) — совокупность методов, инструментов, ресурсов и внедренных бизнес-процессов, направленная на эффективное развитие Компании на основе управления каждым значимым бизнес-процессом в рамках его жизненного цикла.

СУБП – это часть системы управления компанией, как например система управления финансами или система управления персоналом. Наличие СУБП означает, что в организации ведется практическая работа с процессами: оперативное управление, анализ, улучшение, стандартизация и автоматизация.

Ключевой результат СУБП – это бизнес-процессы с лучшим мировым уровнем эффективности и качества, основанные на инновационных, цифровых технологиях.

Главное условие успешного внедрения СУБП – наличие твердого желания собственников и руководителей верхнего уровня системно организовать работу с процессами.

В данной серии статей я предлагаю вашему вниманию подробный план внедрения СУБП «C нуля». Этот план вы можете адаптировать с учетом особенностей и конкретной ситуации в вашей организации.

Уровень развития процессной практики может быть различным. Его можно оценить, используя методику оценки зрелости системы управления бизнес-процессами, а потом сформировать план совершенствования (внедрения) СУБП в вашей компании.

План внедрения СУБП

План внедрения СУБП включает следующие этапы:

1. Подготовка к выполнению проекта.
2. Разработка документа «Концепция внедрения СУБП в компании».
3. Разработка Методологии и регламентация процессов СУБП.
4. Разработка Архитектуры бизнес-процессов.
5. Внедрение программного обеспечения СУБП.
6. Разработка системы развития компетенций по процессному управлению.
7. Разработка системы вовлечения персонала в деятельность по улучшению процессов.
8. Выполнение «пилотного» проекта по оптимизации сквозного процесса компании.

На рис. 1 показан ориентировочный график выполнения проекта внедрения СУБП.

Срок внедрения СУБП, то есть построения Системы работы с процессами около 6 месяцев. При желании, можно быстрее. Но есть определенные ограничения, связанные, в первую очередь, с недостатком ресурса времени руководителей и их мотивации выполнить проект. Крайне нежелательно растягивать проект на 1,5-2 года.

За это время многие решения потеряют актуальность, результаты обучения будут забыты, регламенты устареют. То есть систему нужно строить достаточно быстро.

Руководство компании может принять решение об определении КПЭ по результатам проекта, которые будут стимулировать руководителей подразделений выполнять проектные задачи в срок и с высоким качеством. Это – один из ключевых факторов успеха проекта

1. Подготовка к выполнению проекта

Подготовка к выполнению проекта включает следующие группы работ.

1.1. Проведение 1-дневного семинара-совещания с руководством компании по внедрению СУБП.
Перед тем, как инициировать проект, руководство должно убедиться, что СУБП действительно необходима компании. Нужно познакомиться с методологией и возможными результатами внедрения, рассмотреть примеры других компаний, оценить уровень развития практики работы с процессами, обосновать необходимость внедрения СУБП. Для этого целесообразно провести однодневный семинар-совещание или, другими словами, стратегическую сессию с руководством верхнего уровня.

1.2. Обсуждение видения и целей внедрения СУБП.
Обсуждение видения СУБП компании и конкретизация целей ее внедрения могут выполняться в рамках совещаний руководителей верхнего уровня с привлечением собственников. Результатом совещаний является предварительная формулировка видения и целей внедрения СУБП в компании. Координирует работу один из руководителей, либо внешний консультант. На данном этапе важно определиться с основными аспектами будущей системы, причем широкими мазками, эскизно, без детализации.

1.3.Поиск и подбор Руководителя Процессного офиса, Главного методолога и бизнес-аналитиков.
В рамках подготовки к проекту необходимо выбрать из своих сотрудников или привлечь со стороны специалистов, от которых во многом зависит успех внедрения СУБП. Необходимо подобрать Руководителя Процессного офиса, Главного методолога и одного-двух бизнес-аналитиков (на первое время).

Для подбора можно использовать проф. стандарт «Специалист по процессному управлению» и соответствующий тест, доступный на сайте ассоциации ABPMP Russian Chapter. Так же можно обратиться к лучшим экспертам в области процессного управления за помощью в подборе и тестировании кандидатов.

Было бы весьма недальновидно запускать такой важный проект, как внедрение СУБП без ресурсов, опираясь только силы сотрудников подразделений, которые не имеют нужных компетенций в области процессного управления (в лучшем случае, они рисуют алгоритмы с ромбиками, как на уроках информатики).

1.4. Назначение куратора проекта внедрения СУБП по стороны Руководства компании.
Одновременно с п. 1.3. выполняется выбор и назначение куратора проекта со стороны топ-менеджмента компании. Это может быть первый заместитель директора, директор, руководитель крупного департамента, представитель собственника.

1.5. Выполнение бенчмаркинга.
Куратор с сотрудниками Процессного офиса и ключевыми руководителями могут совершить 2-3 бенчмаркинговых поездки для ознакомления с опытом внедрения СУБП и практикой работы с бизнес-процессами в передовых компаниях. Если таких средств нет, то необходимо, как минимум, ознакомиться с опытом других компаний, доступным из открытых источников: сайта www.bpmaward.ru, www.finexpert.ru, www.tadviser.ru и др. Так же можно посетить специализированные конференции для обмена опытом с коллегами.

1.6. Разработка Плана проекта внедрения СУБП.
Процессный офис разрабатывает План внедрения СУБП. Если в компании развита культура проектного управления, то по всем правилам может быть создан Устав проекта.

При подготовке плана важно четко определить, какое время (в человеко-часах) потребуется о руководителей и специалистов компании. Это время обязательно должно быть выделено. По ходу проекта стимулом для предоставления ресурсов могут является соответствующие КПЭ.

План внедрения презентуется руководству компании (Совет директоров, Правление и т.п.), дорабатывается и утверждается. Руководителем проекта внедрения СУБП может быть назначен кто-то из топ-менеджеров, либо руководитель Процессного офиса. В некоторых случаях может быть привлечен внешний специалист на время проекта.

Далее выделяются необходимые ресурсы: время руководителей и специалистов, инфраструктура, технические и финансовые средства, программное обеспечение. Сделать это нужно быстро, не затягивая на несколько месяцев.

2. Разработка документа «Концепция внедрения СУБП в компании»

2.1. Формирование Глоссария.
Система терминов в области процессного управления является важнейшим элементом СУБП. Процессный офис разрабатывает Глоссарий, используя общепринятые отраслевые практики, книги специалистов по BPM, доступные системы терминов, рекомендации BPM CBOK, опыт экспертов. Крайне нежелательно использовать сложные, запутанные термины.

По ходу проекта Глоссарий будет дополняться терминами с учетом используемых решений в области автоматизации СУБП.
Глоссарий должен быть доступен всем сотрудникам компании на внутреннем корпоративном web-портале.

2.2. Определение видения, целей и принципов СУБП.
Процессный офис формализует видение, цели и принципы СУБП в рамках проекта документа «Концепция внедрения СУБП в компании». В некоторых компаниях этот документ называют «Стандарт управления бизнес-процессами» и т.п. Это концептуальный, руководящий документ, скорее политика, чем регламент.

Руководитель проекта организует согласование видения, целей и принципов СУБП с руководством компании.

2.3. Архитектура бизнес-процессов компании
Процессный офис прописывает в проекте «Концепции» понятие архитектуры, как она должна формироваться, для чего и как будет использоваться.

Включать саму архитектуру в виде реестра или модели процессов в «Концепцию» нецелесообразно, так как она будет изменяться по ходу проекта. Необходимо определиться с базовыми аспектами построения и использования архитектуры процессов компании.

2.4. Определение структуры процессов для управления ЖЦ бизнес-процесса.
Процессный офис прорабатывает структуру процессов СУБП, которые необходимо спроектировать и внедрить для управления всеми значимыми бизнес-процессами в рамках их жизненного цикла.
Жизненный цикл любого процесса (см. рис 2) включает целеполагание, планирование и проектирование, внедрение изменений, выполнение процесса и оперативное управление, анализ.

Например, необходимо включить в структуру процессов СУБП «Процесс описания процессов». Это необходимо для четкой организации работы по проектированию бизнес-процессов с высоким качеством. Если пустить работу на самотек, то будут получены результаты весьма низкого качества, которые нельзя использовать. Данный процесс СУБП будет использоваться в рамках этапа ЖЦ «Проектирование процесса и планирование изменений».

Другой пример – «Разработка Технического задания на автоматизацию процесса» — то есть соответствующий бизнес-процесс и т.п.

В идеальной ситуации должны быть разработана общая модель процессов СУБП. Такая модель наглядно показывает взаимодействие процессов СУБП между собой и с другими процессами организации.

Удобно представлять модель процессов СУБП в виде матрицы, где в столбцах показаны фазы жизненного цикла процесса, а в строках – процессы СУБП, которые должны быть развернуты в организации.

Важно не забыть про процессы управления самой СУБП: целеполагание, планирование работ по описанию, анализу, регламентации и автоматизации процессов, планирование проектов по совершенствованию СУБП, анализ ее эффективности и проч.

2.5. Определение методологии СУБП
Многие процессы СУБП должны базироваться на четко определенных методиках, в том числе:

1. Методика проектирования процессов.
2. Методика анализа процессов.
3. Методика автоматизации процессов.
4. Методика внедрения изменений.
5. Методика разработки целей и показателей для управления процессами.
6. Методика оперативного управления процессами.
7. Методика оценки уровня зрелости СУБП и проч.

Процессный офис включает в проект «Концепции» перечень соответствующих методик, которые будут использоваться. Не все они могут быть разработаны сразу, но необходимо понимание, что они нужны для организации практики работы с бизнес-процессами в компании.

2.6. Определение участников СУБП.
Процессный офис проектирует структуру будущей СУБП в части субъектов. Определяются органы управления и участники СУБП: Процессный комитет, Процессный офис, Процессный Методолог, владельцы процессов, менеджеры процессов, участники временных рабочих групп по проектированию процессов и проч. С учетом определенных процессов СУБП определяются функции, полномочия и ответственность субъектов СУБП. Готовый раздел включается в проект «Концепции».

2.7. Определение архитектуры информационных систем СУБП
В рамках «Концепции» целесообразно описать архитектуру информационных систем, которые будут использоваться в СУБП (см. рис. 3): состав, назначение и основные информационные потоки между ними. Для управления бизнес-процессами в рамках СУБП используются:

1. Среда проектирования и анализа процессов (например, Business Studio, ARIS и др.)
2. Система автоматизации процессов – BPMS (например, Bizagi, Elma и др.).
3. Внутренний web-портал.
4. BI-система.

Возможны различные комбинации систем. Например, модуль BI может быть реализован в рамках единого web-портала компании. Другой пример – использование среды проектирования и портала BPMS без отдельного программного обеспечения для проектирования процессов (Business Studio, ARIS).

Выбор архитектуры информационных систем СУБП определяется многими факторами:
• ИТ-стратегией компании;
• функциональными возможностями уже используемых в компании систем, в т.ч. web-портала;
• наличием средств для приобретения и внедрения ИТ-систем;
• ограничениями в области безопасности и проч.

Тем не менее, в «Концепции» принципиально важно сформулировать, что будут использоваться: обязательно web-портал для управления ЖЦ бизнес-процессов (формируется на основе архитектуры процессов компании), средство проектирования и автоматизации процессов, средство для автоматического формирования регламентирующих документов на основе схем процессов, средство для оперативного управления процессами (может использоваться web-портал компании или доработанный портал BPMS).

2.8. Определение системы оценки зрелости и этапов развития СУБП компании.
В рамках «Концепции» желательно указать, что компания будет регулярно проводить оценку зрелости СУБП по соответствующим разделам.
Целесообразно показать перспективу развития СУБП на как, например, показано на рис. 4.

2.9. Презентация и утверждение Концепции внедрения СУБП.
После того, как проект «Концепции внедрения СУБП в компании» подготовлен, Процессный офис организует презентацию документа для руководства компании. Проводится обсуждение «Концепции» на совещаниях с руководством компании. «Концепция» утверждается и доводится до персонала.

В следующих статьях серии я подробно рассмотрю оставшиеся этапы проекта внедрения Системы управления бизнес-процессами компании.

В.В. Репин,
к.т.н., доцент, консультант по управлению, Генеральный директор ООО «Владимир Репин Менеджмент», Советник Директора АО «СО-ЕЭС», руководитель отдела Анализа и методологического обеспечения ПО № 8 ГБУ «Аналитический центр» Департамента экономической политики и развития города Москвы.

Средняя оценка 0 / 5. Количество оценок: 0

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.

Источник: repin.guru

Бизнес-процессы в организации: что это такое и зачем они нужны

В этом материале разбираемся, что представляют собой бизнес-процессы в организации, как они классифицируются и какие задачи помогают решать.

Что такое бизнес-процессы предприятия

Бизнес-процессы в организации – это цепочки действий внутри компании, которые выстраиваются в соответствии с политикой предприятия и направлены на достижение поставленных целей. Они помогают компании координировать работу сотрудников, эффективно взаимодействовать с клиентами и партнерами, успешно продвигать продукт или бренд.

Хорошо продуманный и отлаженный бизнес-процесс позволяет:

• поддерживать на определенном уровне либо улучшать качество производимой продукции, а также планировать расширение бизнеса или вывод продукции на другие рынки;
• осуществлять разработку стандартов и регламентов работы;
• снизить расходы и ускорить темпы производства;
• эффективно выстроить управление работой отделов организации;
• обнаружить слабые места в рабочих процессах и способствовать их устранению;
• улучшает имидж предприятия и его привлекательность для инвесторов;
• дает возможность обозначить зону ответственности каждого работника и обеспечивает грамотное делегирование задач;
• помогает оптимизации системы контроля;
• позволяют оперативно закрыть основные вакансии и обучить сотрудников;
• мотивируют персонал работать лучше и повышают их вовлеченность.

Бизнес-процессы на предприятии делятся на несколько видов. К основным процессам относятся, например, производство продукта или организация продаж. Выделяют вспомогательные, поддерживающие процессы, такие как управление персоналом, логистические операции, а также техническую поддержку и ведение бухгалтерии. Тактическое, стратегическое и оперативное управление относится, соответственно, к управленческим процессам, а те, которые ориентированы на улучшение деятельности и результатов предприятия, называют процессами совершенствования.

Также бизнес-процессы разделяются по форме: они могут быть внутренними, то есть решающими задачи внутри компании, или внешними, которые нужны для урегулирования отношений с клиентами, партнерами, поставщиками и иными сторонними лицами. Существует также классификация по функции: структурные бизнес-процессы поддерживают и оптимизируют процесс работы, а функциональные используются непосредственно для выполнения текущих задач.

При описании бизнес-процессов указывают следующие характеристики и параметры:

• наименование и цель – это может быть, к примеру, «продажа первой партии нового товара»;
• исполнитель или владелец – лицо, которое владеет ресурсами, управляет процессом и несет ответственность за результат;
• используемые для достижения поставленных целей ресурсы;
• вход – исходное сырье или данные, которые необходимы для старта;
• выход – это результат проделанной работы, например, произведенные товары или оказываемые услуги.

Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Моделирование бизнес-процессов

Описать бизнес-процесс можно обычным текстом: создать пошаговую инструкцию с подробным указанием регламентов и стандартов выполнения всех задач. Также можно построить таблицу, в строках которой будут прописаны подпроцессы, а в столбцах – исполнители, входы и выходы.

Однако наиболее часто используется графическое описание бизнес-процессов в виде наглядной блок-схемы. Такую визуальную карту бизнес-процесса собирают как конструктор из так называемых нотаций (системы графических элементов, символов и условных обозначений для описания процессов).

Прописать бизнес-процессы в компании целесообразно на этапе создания организации. Также это имеет смысл сделать, если длительно существующий бизнес ощущает нужду в трансформации, например:

• при резком росте объемов производства, когда увеличивается нагрузка на предприятие, происходит найм новых сотрудников, расширяется ассортимент продукции. Если все процессы будут описаны, действия приобретут упорядоченность и будут понятны для новых работников, что повысит эффективность управления;
• при наличии производства, требующего сложных действий, которые состоят из множества этапов. Каждое такое действие должно иметь четкое описание;
• если планируется открытие новых филиалов по франшизе. Описание процессов необходимо, чтобы у партнеров имелись четкие инструкции с полной детализацией процесса работы;
• в процессе оптимизации финансов – для уменьшения расходов на выпуск продукции, выявления лишних трат;
• при подготовке к дальнейшему развитию предприятия, расширению производства.

При описании бизнес-процессов следует соблюдать ряд правил:

1. Прописывайте все действия, которые нужно выполнить для получения нужного результата. Описание должно быть завершенным и содержать ответ на ключевой вопрос.
2. Избегайте лишних деталей, излагайте информацию кратко и лаконично с акцентом на основные моменты.
3. Используйте в описании бизнес-процессов только типовые нотации (стандарты IDEF3, BPMN 2.0, BPMN и другие), которые позволят прочитать и правильно интерпретировать бизнес-процесс любому человеку. Собственные обозначения создавать не стоит.
4. Делайте документ максимально доступным для понимания. Схема не должна быть чересчур запутанной, перегруженной и объемной. Ее должен прочесть и понять, о чем идет речь, любой сотрудник фирмы, не имеющий знаний в области аналитики.
5. Каждый сотрудник, который задействован в данном бизнес-процессе, должен быть указан в описании прямо. Лучше не использовать сноски, которые затрудняют поиск ответственных лиц и сопоставление их имен с задачами.

При моделировании бизнес-процессов важно выполнять последовательности операций строго в установленном порядке – это предотвращает срывы всей цепи событий. Правильно выстроенный бизнес-процесс обеспечит максимально допустимую скорость реализации, поможет найти и исключить дублирующиеся или лишние операции.

Схематическая визуализация наглядно покажет внутреннюю кухню организации, позволит легче находить наиболее уязвимые места, а также увидеть, какие действия затягивают работу во времени. Сотрудники работают намного эффективнее, когда на каждую задачу имеется четкая инструкция и прописанный алгоритм действий, также описание бизнес-процесса позволяет сократить время на адаптацию новых работников.

Анализ бизнес-процессов дает возможность определить слабые стороны и скорректировать работу, благодаря чему можно оптимизировать бизнес-процессы, решить, какие операции следует автоматизировать, дабы использовать время и способности работников более продуктивно.

Например, на одном из предприятий по производству молочной продукции при анализе управления процессами были выявлены следующие проблемы:

• слишком долгая доставка товара до прилавков магазинов, из-за которой продукция доходила до покупателей несвежей, что привело к изменению отношения покупателей к бренду в худшую сторону;
• простой производственного цеха, связанный с задержкой поставок молока.

В результате были сформулированы такие задачи:

• уменьшить сроки доставки товара до 5 ч;
• обеспечить своевременную доставку молока до цехов.

Оптимизация бизнес-процесса позволила принять меры:

• был заменен поставщик молока;
• приобретены дополнительные автомобили и наняты водители, что позволило оперативно отправлять продукцию.

Другой пример. На предприятии по производству деревянной мебели после проведения анализа бизнес-процессов выявились недостатки:

• из жалоб клиентов стало понятно, что сроки поставки слишком большие;
• производственный отдел вынужден был периодически простаивать из-за задержек поставок лакокрасочных материалов.

На основании обнаруженных проблем были поставлены следующие цели:

• организовать поставку лакокрасочных материалов в срок;
• ускорить изготовление и поставку готовой продукции заказчикам до указанных в договоре 10 дней.

В рамках оптимизации были предприняты меры:

• компания заключила договор с другим поставщиком лакокрасочных материалов;
• работников производственного отдела было решено обучить смежным операциям для временного задействования их на других участках на случай возможных простоев по различным причинам.

Источник: timeweb.com