Хотя аббревиатура BPM (англ. Business Process Management) по-прежнему знакома не всем, в жизни каждой студии рано или поздно наступает момент, когда необходимость системного управления бизнес-процессами становится более чем очевидна. Сегодня мы решили поговорить о том, в каких случаях такая система действительно нужна и на какие моменты следует обратить внимание в первую очередь.
Больше не нужно искать и обзванивать каждое диджитал-агентство
Создайте конкурс на workspace.ru – получите предложения от участников CMS Magazine по цене и срокам. Это бесплатно и займет 5 минут. В каталоге 15 617 диджитал-агентств, готовых вам помочь – выберите и сэкономьте до 30%.
Создать конкурс →
Мы начинаем BPM. Для чего? Для кого?
Как систематизировать бизнес-процессы. Пошаговая инструкция
Что такое систематизация бизнеса?
Родители с детства приучили меня к чистоте и порядку. Я вырос, и теперь провожу «генеральные уборки» не только у себя в комнате, но и в бизнесах других людей. Проще говоря, занимаюсь описанием и внедрением бизнес-процессов. Это необходимо для того, чтобы задачи не терялись, сроки не растягивались, и каждый в команде знал, за что отвечает. А руководитель компании спокойно занимался управлением и развитием бизнеса, в то время, как сотрудники четко выполняют свои обязанности.
Когда начинать описывать бизнес-процессы
Как только вы наняли первого сотрудника. Вам необходимо объяснить ему задачи и обязанности, обучить, передать все ресурсы для начала работы, ответить на «глупые» вопросы, поставить задачи и проконтролировать их исполнение.
Когда есть прописанные регламенты, инструкции и процессы, внедрение нового сотрудника (и замена другим сотрудником, если этот не справится) займет меньше времени. И вы будете уверены в качестве его работы.
Если в компании больше 1 сотрудника, а процессы не прописаны, вот с чем вы скорее всего уже сталкивались:
- Сотрудники не выполняют поставленные задачи, потому что нет четко прописанных регламентов и процедур
- Из-за ошибок сотрудников, компания срывает сроки выполнения заказа
- Принятие решений завязано на вас, делегировать задачи трудно, поскольку вы боитесь потерять качество работы
- Открыть новые филиалы невозможно, так как нет описанных процессов
- Вам приходится тратить много времени и сил на обучение и адаптацию новых сотрудников
Чем быстрее вы систематизируете бизнес-процессы, тем быстрее выйдите из текущих задач и начнете посвящать время семье или новым проектам. И, что самое интересное, еще больше зарабатывать.
Как систематизировать бизнес-процессы для быстрого роста компании?
В описании бизнес-процессов есть несколько подходов:
- Делаете все сами.
- Обращаетесь к эксперту, который уже прописал и внедрил все процессы в своей компании и помогает другим бизнесам.
- Обращаетесь в специализированные компании, где каждый сотрудник отвечает за свой объем задач.
Построение и оптимизация бизнес-процессов осуществляется в пять этапов:
- Этап 1. Разработка модели организации «как есть».
- Этап 2. Анализ модели организации «как есть».
- Этап 3. Разработка модели организации «как надо».
- Этап 4. Разработка плана перехода из состояния «как есть» в состояние «как надо».
- Этап 5. Внедрение изменений и построение организации «как надо».
В этой статье я расскажу про первый способ описания бизнес-процессов.
Этапы описания бизнес-процессов
1-2 этап. Определение бизнес-процессов «Как есть» и его анализ.
На этом этапе важно прописать, как работает компания в настоящий момент. Нарисуйте организационную структуру (кто кому подчиняется), пропишите должностные обязанности каждого сотрудника на данный момент времени + этапы сделки от подачи рекламы, до получения оплаты от клиента.
Пропишите регламенты, процесс планирования работы, бюджетирование компании, еженедельные/ежемесячные планерки, решение конфликтных ситуаций с клиентами.
Опишите работу компании по каждому направлению — маркетинг, продажи, подбор персонала, финансовый отдел, бухгалтерия, производство или склад. Не бойтесь писать как есть, со всеми проблемами и сложностями. Это самый трудный этап в работе с бизнес-процессами. Чем честнее вы будете, тем легче составить идеальное решение в будущем.
Начав прописывать эти показатели, вы увидите слабые стороны в работе компании. Поймете, где происходит сбой в работе с клиентами. Главная задача на данном этапе — определить исходную ситуацию в компании.
После этого, необходимо проанализировать текущую ситуацию и понять, почему в процессах случились сбои. Обычно это случается из-за того, что в компании нет четко выработанных регламентов или нет назначенных ответственных. Для анализа текущей ситуации привлекайте не только руководителей компании, но и рядовых сотрудников, чтобы они дополнили анализ. Сотрудники не только будут рады, что вы хотите услышать их мнение, но и смогут дать конструктивную обратную связь.
3-4 этап. Разработка модели организации «Как надо» и плана перехода из состояния «как есть» в состояние «как надо».
На этом этапе вы прописываете тот идеальный вариант работы компании, который хотите получить. Можно взять вариант «как есть» и прямо на нем вносить необходимые правки. Лучше всего описывать все в наглядном графическом виде, используя программы по составлению mind-карт.
Это похоже на работу над личным имиджем: на первом этапе вы оцениваете и анализируете свой гардероб, а на втором составляете идеальный образ, которому хотите соответствовать. Если самому сложно, можно обратиться за помощью к стилисту. Далее составляете план покупок необходимых вещей, посещения парикмахерской или салона красоты.
На этом этапе полезно пообщаться с руководителем компании, в которой уже отлажены бизнес-процессы. Не обязательно просить совета у конкурентов, многие процессы повторяются в схожих нишах.
Чтобы реализовать план перехода, обязательно укажите сроки и ответственные лица. Дело за малым — показать план сотрудникам и объяснить, зачем и почему вы это делаете. Ответственные люди, ориентированные на результат, поддержат перемены, поскольку работать станет намного удобнее и быстрее. А вот ленивые и безответственные любые изменения воспримут в штыки. Будьте готовы к этому.
5 этап. Внедрение изменений и построение организации «Как надо».
После описания каждого бизнес-процесса, необходимо постепенно внедрять их в работу. Знаю много компаний, которые хранят целую кипу документов с так и нереализованным планом изменений. Поэтому я использую подход «прописал — протестировал — докрутил — внедрил — проконтролировал». Только так можно получить работающие процессы.
Найдите сторонников изменений в компании и сформируйте «бригаду изменений», которая будет помогать вам внедрять и контролировать новые процессы.
Время, потраченное на описание и внедрение бизнес-процессов, окупится в несколько раз. Одна из причин отсутствия бизнес-процессов в компаниях — нехватка времени руководителя. Но главная причина в отсутствии понимания «зачем и как это нужно делать».
Источник: amoperm.ru
Систематизация бизнес процессов что это
Правильная архитектура бизнес-процессов является залогом успеха буквально любой коммерческой компании и фирмы, а также государственных предприятий и организаций. Для решения данной задачи можно воспользоваться помощью профессиональных аналитиков. При желании, сэкономить на оплате услуг таких специалистов можно обратить внимание на современный программный моделер бизнес-процессов, на базе которого произвести автоматизацию практически всех аспектов данной задачи. Программа Comindware Business Application Platform предоставляет расширенные возможности для определения и настройки бизнес-правил, бизнес-процессов, бизнес-ролей и так далее, включая настройки правил хранения, обработки данных, учёт исключений, переназначение задач, уровень защиты данных и прочее. Но прежде всего нужно понять:
Что такое система бизнес-процессов?
Данное понятие включает в себя последовательность действий, связанных между собой определённым образом, позволяющих достичь заранее определённых целей. Данная сфера относится к области стратегического менеджмента и изучается она в полной мере только в высших учебных заведениях. Выпускники таких ВУЗов, кроме прочего, часто работают бизнес аналитиками. Примечательно, что данные специалисты после распространения рыночных отношений, стали максимально востребованными как на глобальном, так и на отечественном рынках труда.
Как систематизировать бизнес-процессы?
Итак, система бизнес-процессов, она в обязательном порядке должна быть у любой коммерческой организации вне зависимости от её индивидуальных особенностей. Однако если крупный бизнес может иметь в своём распоряжении целый штат бизнес аналитиков, а средний пользоваться услугами данных профессионалов в рамках аутсорсинга, то малому подобная роскошь «не по карману». К счастью, благодаря появлению вышеупомянутой платформе для малого бизнеса, как и для любого другого, создание правильной архитектуры бизнес-процессов более не представляет собой неразрешимую задачу.
О достоинствах программной систематизации бизнес-процессов
Очевидным преимуществом использования рабочих программных инструментов заключается в чётко отлаженном алгоритме их действий. Не секрет, что даже самые высококвалифицированные профессионалы могут совершать ошибки и бизнес-аналитики не являются в этом смысле исключением. Однако с помощью таких инструментов можно исключить так называемый «человеческий фактор», что приведёт не только к построению чёткой архитектуры бизнес-процессов, но и к бизнес успеху компании, фирмы, предприятия, учреждения и так далее.
You have no rights to post comments
Источник: www.x-mineral.ru