Систематизация бизнеса что это

Вы писали в школе шпаргалки? Наверняка да. Вероятно, замечали, что одни шпоры были монолитным переписыванием учебника, а другие настоящими подсказками: открыл, глазом схватил схемы, списки, пункты и быстро убрал, потому что информация организована идеально.

Такие писали те редкие отличники, которые не за уши тянутые и не зубрилки, и крепкие хорошисты с пониманием себя в обучении — это была их страховка, если хотите, успокоительное. Более того, пока так обрабатываешь, форматируешь и излагаешь информацию, выучиваешь предмет навсегда. Вот это была самая настоящая систематизация.

А теперь вопрос: стал ли автоматизированным процесс списывания с появлением удобных мобильных телефонов? Как считаете? Формально — да: труд человека минимизирован, информацию передаёт машина, у процесса высокая скорость, задействованы технологии, трудоёмкость операций снижена практически до нуля.

Но, с другой стороны, информацию в электронной шпаргалке создал какой-то человек и дальше просто запущен процесс создания безлимитных копий. Получается автоматизация отчасти, да ещё с негативной коннотацией — она лишает человека возможности получить минимальные знания и работает только на целевой «KPI», т.е. оценку. Правда, немного похоже на некоторые формальные офисные процессы, которые направлены на какие-то мнимые цели и ключевые показатели с потолка?

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ. Про систематизацию бизнеса за 3 минуты

Часто дискуссии на Хабре, в социальных сетях, на профильных площадках и в закрытых группах сводятся к обсуждению того, что CRM-система — это не про автоматизацию, потому что она сама за сотрудника работать не может и ему, бедненькому, нужно самому заполнять карточки клиентов с кучей полей, справочники, различные рабочие сущности программы и т.д. Беда да и только — все-то думали, что CRM работать за сотрудников будет, а она даже пальцы не загибает. Ага?

Систематизация и автоматизация: проводим чёткую границу

Систематизация — процесс разработки стандартов оперативной работы (набор шаблонов, процедур, правил, инструкций и т.д.), который позволит обеспечить согласованность действий сотрудников и эффективность компании в целом. Систематизация может происходить как в ручном режиме на бумаге, так и в специальных веб-приложениях (miro, майнд-карты и т.д.) или в профильных программах типа CRM-систем.

Задача систематизации — включить все функции сотрудников в единую систему, организовать информацию по плану, алгоритму или схеме.

Автоматизация — это такая форма организации и прохождения процесса, когда ведущую роль играет машина, а человеческие усилия и человеческий фактор сведены к минимуму. Автоматизация в отличие от систематизации предполагает строгое условие наличия роботизированной системы: оборудования или программного обеспечения.

Автоматизация и систематизация тесно связаны: правильному внедрению средств автоматизации обязательно предшествует тщательная систематизация, которая готовит почву для старта автоматических действий и процессов. Проще говоря, человек должен очень хорошо понимать, что он делает и на какой результат рассчитывает — только тогда он сможет составить правильные указания для автоматической системы.

Почему систематизация это круто?

Любое внедрение CRM, ERP, PM и т.д. стоит начинать именно с систематизации функций, процессов, информации в компании.

Да, эти задачи потребуют и времени, и сил, и в определённой степени нервов — но документированные, грамотно прописанные алгоритмы работы в компании стоят абсолютно всех усилий, которые в них вложены со стороны руководителя и сотрудников. Особенно этап систематизации важен для малого бизнеса, потому что именно ему часто свойственно стихийное ведение дел.

Прежде всего систематизация — это снижение затрат. Нет, это не значит, что затраты в балансе уменьшатся сразу после установки CRM-системы, это значит, что сотрудники будут сосредоточены на приоритетных задачах, а не на тех, которые отнимают время и снижают эффективность труда (а значит, и эффективность заработной платы). Эффект ощущается не сразу, а постепенно, но зато он более стабильный и позитивный, чем, например, результат от привычных сокращений, урезанных затрат и прочих экстренных и не очень разумных мер.

Рост производительности труда и эффективности сотрудников — также прямое следствие систематизации. В процессе первичной систематизации все ненужные шаги исключаются и сразу видно, куда «сливаются» ресурсы и как можно их оптимизировать. Сотрудники, зная чёткий алгоритм действий и места, где «лежит» нужная информация, могут не тратить время на переорганизацию каждой задачи заново — их ум, время и силы можно направить на цельные проекты, развитие компании, стратегию.

Ну и о приятных побочках: систематизация информации, функций и процессов делает общение внутри компании комфортным. Точные алгоритмы и процедуры значительно уменьшают недопонимание, а внутри компании почти полностью исчезают бесконечные споры о том, как решать ту или иную задачу или с чего стартовать этап проекта. Забегая вперёд, скажу, что последующая автоматизация дополнительно сокращает риски перекладывания ответственности и срыв сроков — умная автоматика отлично логирует, кто, когда и что сделал и на ком процесс «застрял» (во всяком случае, автоматизированные бизнес-процессы в RegionSoft CRM устроены именно таким образом).

Как проходит систематизация?

Фактически систематизация с использованием CRM (или любого ПО для бизнеса) передаёт всю совокупность оперативной информации компании в единую базу. Говоря об информации, я здесь подразумеваю и данные, и описания функций, и алгоритмы процессов, и календари, и планировщики, и прочие атрибуты оперативной работы.

Давайте представим систематизацию в виде двух небольших схем.

Рисунок 1

Первый блок — строго обязательный. В нём вам необходимо выявить список повторяющихся задач и уникальных процессов. Вот с повторяющейся рутиной и повторяющимися крупными процессами вам и придётся дальше работать (их окажется подавляющее большинство).

Определите, какие задачи необходимо оптимизировать и упорядочить в первую очередь и почему вам это настолько важно. На этом этапе некоторые владельцы компаний отказываются работать внутри коллектива и приглашают сторонних консультантов, чтобы они посмотрели на бизнес со стороны. Но это в корне неверное решение: никто лучше руководителя и сотрудников не погружён в компанию. Хотите взгляда со стороны, попросите отделы сделать рефакторинг процессов друг друга — во-первых, это эффективно, а во-вторых, сотрудники не стесняются незнакомого человека и говорят своим то, что думают и анализируют, а не то, что выставит их в выгодном свете.

Обратите внимание на то, что оптимизация задач и рефакторинг процессов не всегда имеют своей целью наращивание выручки — они могут касаться экономии времени или исключения какой-либо конфликтной ситуации. По схеме с рисунка 1 опишите задачи (функции) и их параметры. Это будет база систематизации, основа всей оперативной работы.

Второй блок может показаться факультативным, но на самом деле он экстремально важный. Реализовать его можно уже параллельно с автоматизацией — как раз когда вы будете заводить процессы в CRM (или любое ПО с модулем BPM) и делать их автоматизированными. Важно задокументировать все функции и процессы, а затем протестировать их по описанной схеме. Таким образом удастся выявить все неточности и проблемы, а заодно собрать информацию о примерной продолжительности этапов процессов и триггерах, которые помогают переходить с этапа на этап. В итоге у вас получится монолитный процесс, который уже можно со спокойной душой автоматизировать.

И да, никогда не бойтесь ошибиться, — отрефакторить процесс и внести правки никогда не поздно.

Такая вот систематизация позволяет избавиться от бардака в оперативной работе, понять, чем же на самом деле занимается команда и выявить новые точки роста. В свою очередь, сотрудники не только смогут охватить деятельность компании в целом, но и почувствуют себя причастными к чему-то основательному, важному. И, будучи авторами всех процессов и функций, они будут относиться к ним с уважением, то есть следовать выработанным регламентам и алгоритмам. С точки зрения управления персоналом и сплочения команды процесс систематизации весьма ценная активность.

А когда будем автоматизировать?

В отличие от систематизации, автоматизация исключает человеческий фактор, перекладывает задачи на умную машину или программу. Она может быть частичной или полной, но всегда значительно облегчает человеческий труд.

Например, в ходе систематизации сотрудники потратили определённое время, чтобы заполнить справочники в CRM, создать шаблоны договоров и документов, ввести данные клиентов и т.д. После этого они могут пользоваться преимуществами автоматизации: раз за разом переиспользовать данные, запускать процессы, формировать документы, делать рассылки, вести аналитику с помощью программы, то есть максимально быстро. Получается точно как в знаменитом мультфильме: лучше один день потерять ,чтобы потом за пять минут долететь (и долетать день за днём). Ручная работа минимизируется и сотрудники справляются со своими задачами значительно быстрее.

Итак, подводя итог под небольшим рассуждением о систематизации и автоматизации, сделаем несколько выводов:

систематизация — самостоятельный важный процесс в компании, который решает множество задач
автоматизация проходит гораздо эффективнее, если ей предшествует систематизация
автоматизация сама по себе, без подготовки, может оказаться неэффективной (стоит вспомнить нетленную фразочку CRM-щиков о том, что автоматизация бардака даёт автоматизированный бардак)
систематизация для сотрудников менее болезненный и более интересный процесс, чем автоматизация
систематизация даёт ощутимый результат, после которого автоматизация воспринимается проще, а внедрение проходит лучше.

Увы, ни в автоматизации, ни в CRM, ни в программном обеспечении в принципе нет никакой магии. Это обычные рабочие процессы и инструменты, которые приносят компании ускорение и удобство. Поэтому не стоит ждать, что CRM-система сама наполнится данными или справочники появятся ниоткуда — в основе внедрения всегда лежит кропотливый труд. Зато потом — ррразз — и прямо как от нуля до сотни за три секунды. Сплошное удовольствие от скорости полёта!

Алексей Суриков

Главный разработчик RegionSoft

Источник: habr.com

Почему перед цифровизацией нужно систематизировать бизнес

Владельцы бизнеса понимают, что в трудные времена ручное управление делом — неоптимально. И нужно наладить систему, в которой все будет работать слаженно. В компании должны быть механизмы, позволяющие сотрудникам выполнять задачи самостоятельно, но по регламентированным процедурам.

Это и есть систематизация — переход от управления одним человеком к созданию хорошо организованной системы управления бизнесом, способной работать и масштабироваться сама по себе. При этом важно, что вы сэкономите значительные деньги, если сначала приведете в порядок бизнес-процессы, а потом с помощью «цифры» будете их ускорять. Если не структурировать бизнес, но одновременно ускорять процессы цифровизации — получите быстро движущийся хаос.

Почему нужно систематизировать бизнес

Систематизация — процесс создания стандартных рабочих процедур или документов, специально предназначенных для конкретной компании, для обеспечения бесперебойной работы, упорядоченности и производительности. Вы можете воспользоваться сильными сторонами своего бизнеса и найти непрерывный успех, копируя те процедуры, которые работают лучше всего.

Вот что вы получите, систематизируя компанию.

Синхронизируете бизнес-процессы

Задокументируете пошаговую процедуру для достижения поставленных целей и выравнивания различных аспектов своей работы для создания легкого потока. Каждый аспект вашего бизнеса способствует общему успеху. Поэтому вы можете создать своего рода часовую взаимосвязь между различными компонентами, а затем контролировать производительность каждого элемента.

Получите контроль качества

Систематизация обеспечивает качество и последовательность бизнеса: ваши установленные процедуры создают сотрудникам рутину для тиражирования одного и того же качественного сервиса. Вам не нужно будет беспокоиться о неудовлетворенности клиентов и снижении качества предоставления услуг.

Поможете сотрудникам

Сначала кажется, будто систематизация превращает ваш персонал в винтики часового механизма, но это не так. Когда все сделано правильно, системность распределяет власть среди сотрудников. Это избавляет их от необходимости задавать вопросы, которые заставляют их выглядеть и чувствовать себя некомпетентными.

Также системность не позволяет полагаться на неопределенности при принятии решений. Когда сотрудники выполняют документированные процедуры, они знакомятся с процессами. Навыки людей оттачиваются, делая их экспертами в своей сфере.

Систематизация — создание и описание действующих систем управления. Этот процесс объединяет действия, которые вы выполняете для достижения успеха от начала и до конца.

Что нужно сделать

Опишите существующие подразделения

Этот процесс заключается не в демонтаже и повторной сборке вашего бизнеса, а в том, чтобы как старые, так и новые процедуры заставить работать как можно лучше.

Составьте список всех ваших структурных подразделений. Пройдитесь по нему и задайте себе вопросы: «Почему создали подразделение? Какие проблемы в нем решаются?» Чтобы организационная структура компании была эффективной, каждое отделение должно решать проблему, иначе оно не имеет значения. Когда каждое отделение решает свои вопросы, вы обязательно должны получать положительные результаты.

Найдите повторяющиеся задачи и придумайте, как их оптимизировать

Для того чтобы сложилась четкая картина обо всех процессах, поручите сотрудникам вести учет своих ежедневных индивидуальных и групповых действий. Их записи дадут вам ясное представление о том, что выполняет каждый сотрудник.

Изучите записи, чтобы выявить нерелевантные и повторяющиеся задачи. Затем определите, какие задачи лучше выполнять индивидуально, а какие — в группе. Объедините похожие задачи и назначьте конкретных сотрудников для их обработки.

Создайте последовательность

Это может показаться основным, но иногда сотрудники жонглируют процессами, не понимая, какое влияние это оказывает на конечный результат. Работа без организованного потока процедур создает беспорядок в вашей компании и затрудняет работу.

Определите основные задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь для достижения хороших результатов.

Сотрудник, ответственный за ввод данных, должен делать это точно, чтобы работник, в чьи обязанности входит анализ данных, мог делать свою работу эффективно. Если в записи есть ошибка, анализ будет неточным.

Документируйте

Теперь, когда вы выяснили, какое подразделение за что отвечает, устранили повторяющиеся задачи и определили последовательность, вам нужно все зафиксировать в письменной форме.

Идея состоит в том, чтобы дать сотрудникам пошаговое руководство о том, что им надлежит делать. И как работать, даже если вы отсутствуете.

Проверяйте выполненную работу

Попробуйте, работает ли система, несколько раз дав задания сотрудникам. Контролируйте их прогресс по мере работы. Если в конце концов результаты, достигнутые на разных испытаниях, не совпадают, это означает, что сотрудники не до конца поняли процесс. Вы можете определить, где возникла путаница. Переходите к процедурам с подчиненными снова и пошагово направляйте их, пока они не усовершенствуются.

Функции бизнеса

В любой компании (вне зависимости от количества сотрудников) есть семь основных функций, которые необходимы для того, чтобы получить итоговый результат:

Административная функция, в которой рождается идея создания бизнеса. Тут же определяется стратегическая цель. Пишется стратегический план, определяется рынок, на который мы ориентированы, технология, по которой работаем, и продукт, который производим. Юридически оформляем все и определяемся со структурой управления.
Следующая функция — это построение. Здесь мы нанимаем сотрудников, вводим их в должность, организовываем рабочие места.
Затем рекламируем наш продукт, продвигаем его на рынке. И тут подключается отдел продаж.
После того как клиент захотел купить, подключается финансовое подразделение. Здесь есть функции дохода, расхода и учета, чтобы обеспечить само производство.
Далее идет либо производство, либо предоставление, зависит от сферы бизнеса.
И после того как мы произвели/предоставили продукт/услуги, имеет смысл проверить, насколько качественно мы это сделали. И здесь подключается отделение качества.
Когда мы проверили, что наш продукт предоставляется согласно стандартам, отклонений не выявлено, мы это делаем широко известным. Теперь подключается отделение по связям с общественностью, где мы работаем над усилением нашего PR и отношениями с партнерами.

Для того чтобы компания полноценно выполняла свою работу, все эти функции должны в ней присутствовать. Допустим, у вас есть сотрудники, отвечающие в компании за продажи, финансы и производство. А за другие функции никто не отвечает. Тогда осознайте, что вы, как владелец/директор, отвечаете за упущенные функции в компании.

Опишите свои ожидания от сотрудников

Например, вы понимаете, что бухгалтер сможет еще принимать на работу сотрудников и отвечать за их квалификацию — сообщите ему это. Постоянно говорите сотрудникам, что вы от них ожидаете, особенно если это выходит за рамки их профессиональной деятельности.

Определите узкое место компании и наймите сотрудника

Конечно, бизнес растет, и вам скоро понадобится нанять нового сотрудника. Так определите, кто именно нужен, сделав это с помощью структуры компании. Посмотрите, на какую область вы направляете больше всего внимания, а она, вопреки этому, все равно проседает — и заполните ее.

Эти простые шаги помогут систематизировать компанию и быстрее вывести ее на желаемый уровень. Вам придется постоянно учиться, развиваться и покорять новые вершины. У каждого владельца свой «калибр» (за сколько сотрудников он может отвечать, не погрузившись полностью в административные вопросы).

Цифровизация инструментов управления

Благодаря «цифре» мы сейчас делаем такое, что было нереально десять лет назад. Все сотрудники подают еженедельно цифровые показатели своей деятельности. С помощью программ автоматически строятся графики, мы называем это «статистики». В результате у каждого руководителя есть цифровая панель управления, где очень четко видно, что происходит в компании.

До цифровизации этот процесс происходил по-другому. Были стандартные формы, сотрудники их заполняли и клали в специальную ячейку. Приходил сотрудник, забирал «писульки», переносил цифры на другие бланки, уже общие. На это уходило несколько часов каждую неделю. Был даже отдельный человек, который это делал. При этом он все равно совершал ошибки, их было очень сложно исправить.

При цифровизации процесс минутный, даже ошибки исправляются нажатием пары клавиш.

Система управления бизнес-процессами для МСБ

Российская бизнес-среда на данный момент является одной из самых динамичных и быстроразвивающихся. В условиях выхода российских продуктов на международный рынок и необходимости конкурировать на внутреннем рынке с заграничными компаниями отечественному бизнесу приходится в разы увеличивать эффективность и развиваться скачками. Мы часто видим заголовки о росте бизнеса в 10 раз, в 20, видим, стартапы когда не было ничего и вдруг алтын. И это действительно реально, это не сказки. Просто в условии динамично развивающегося рынка даже один инструмент, увеличивающий эффективность, приносит огромные дивиденды от инвестиции в его внедрение.

Тренды и систематизация бизнеса

Почему интернет-маркетинг стал настоящим прорывом 10-х годов? Для нас это было нечто качественно новое, площадка для продакт-плейсмента, которая не эксплуатировалась в принципе. При этом на западе уже существовали работающие и проверенные технологии. Владельцы бизнеса, которые их внедрили, перескочили закономерный этап проб и ошибок, увеличив поток клиентов в разы.

Они уже знали, что это работает, когда начинали применять этот инструмент. Поэтому любое работающее бизнес-решение приносит значительный рост прибыли, так как является на российском рынке готовым. Если вы уже знаете, что молотком можно забивать гвозди, его не нужно придумывать и конструировать методом проб и ошибок.

Аналогичная интернет-маркетингу ситуация сегодня наблюдается с менеджментом. Если 10 лет назад даже в крупные компании нанимали менеджмент из-за границы, а топ-менеджмент со степенью MBA был корпоративной гордостью, сейчас владельцы сделали упор не на менеджеров, а на построение системы менеджмента, системы управления бизнес-процессами.

Почему система управления, а не квалифицированный руководитель?

На этот вопрос есть ответ: когда систему внедряет персонал, пусть компетентный и опытный, у владельца отсутствуют точки контроля выстроенной системы, он ее не знает, и при уходе менеджера останется вновь у разбитого корыта. Не в состоянии поддерживать систему, созданную наемным топ-менеджером, компанию штормит, что приводит к серьезным последствиям для всего бизнеса.

Эти проблемы возникают из-за незнания основ управления и отсутствия понимания, что же такое системный бизнес. Системный бизнес – это бизнес, в котором есть отлаженная работа всех бизнес-процессов компании, которые функционируют автономно от владельца бизнеса. К сожалению, в России системность воспринимается как роскошь, доступная только большим бизнесам, а в МСБ большинство владельцев считают систематизацию сказкой или утопией.

На самом деле система управления бизнес-процессами и как следствие систематизация самого бизнеса имеет конкретные составляющие – инструменты менеджмента. А раз имеет конкретные составляющие – имеется и способ их внедрения, которым достигается систематизация.

Шесть китов системы управления бизнес-процессами

Ниже я расскажу про шесть инструментов менеджмента для систематизации бизнеса. Их внедрение позволяет владельцу управлять из любой точки мира. Бизнес-процессы становятся отлаженными. Конечно, это не все существующие инструменты, но именно эти являются фундаментальными для систематизации бизнеса.

Организационная структура

Это иерархия компании и ее внутренний механизм работы, в качестве инструмента представлена схемой. Ее внедрение обычно решает такие проблемы:

перекрестное подчинение (когда один сотрудник подчиняется 5 руководителям)
отсутствие ответственности за какие-то области деятельности
четкое распределение обязанностей и функций внутри компании
отсутствие конечного продукта труда каждого сотрудника, отдела и направления

Разработка этого инструмента управления начинается с выписывания всех функций, которые существуют в компании, соответственно семи основным бизнес-процессам: управление, построение и персонал, маркетинг и продажи, финансы и бухгалтерия, производство или предоставление (услуги, продукта), квалификации и качества, и последнего – развития.

На голый скелет оргсхемы записываются все функции, которые выполняются или должны выполняться соответственно этим бизнес-процессам. За каждой функцией закрепляется ценный конечный продукт – это результат работы, который будет ожидаться от сотрудника, ответственного за эту функцию, а также от руководителей отделов, департаментов, заместителей и директора компании.

Далее идет разбивка на секции отделов, которую очень важно делать по потоку производства продукта. После наполнения оргсхемы на нее вписываются имена сотрудников и руководителей, которые ответственны за ту или иную область в компании. Как результат, организационная структура приобретает вот такой вид:

В итоге мы получаем четкое распределение обязанностей, труда и ответственности, выстраиваем понятную для всех структуру и организовываем поток производства главного продукта. Посмотрев на оргсхему, становится понятно, кто за что отвечает, какой результат ожидается, какое количество человек задействовано в работе какого отдела. Становится гораздо проще управлять и контролировать бизнес-процессы и людей, которые стоят за ними.

Измерение эффективности труда каждого сотрудника

В народе известен как KPI, однако это не одно и тоже. KPI — это ключевой показатель производительности, одна из систем оценки эффективности труда. Проблема KPI в том, что она измеряет производительность сотрудника, а не производство самого продукта. Поэтому часто KPI привязывают к хронометражу, вместо того чтобы оценивать результат.

Сотрудники с низким уровнем мотивации начинают такой системой манипулировать, выполняя простые задачи дольше и затягивая проекты. Это точно не эффективно.

Поэтому лучше привязывать измерение эффективности к результату, продукту (если есть оргсхема, то там уже прописаны конечные продукты труда сотрудников). Эти показатели я рекомендую считать как минимум еженедельно, а лучше каждый день. По моему опыту сам факт внедрения измерения эффективности направляет внимание именно на результат, а не на процесс работы. В качестве примера:

показатели в маркетинге: запущенные рекламные компании / полученные заявки
показатели в продажах: количество звонков / количество продаж

Это простые примеры, а вот более сложный: у одного из наших клиентов, владельца IT-компании, которая занимается 3Д-моделированием и анимированием, эффективность труда измеряется в количестве созданных элементов модели.

После формирования показателей эффективности всех сотрудников и отделов, они собираются в одном документе, при автоматизации – в одной программе, и наблюдать за результатами компании можно в реальном времени через экран монитора или на информационном центре организации, на большой доске, где в актуальном состоянии находятся все статистики. Становится сразу видно, где компания просела, где перевыполнила квоту и, соответственно, появляется возможность оперативно реагировать в случае необходимости.

Оперативное и тактическое планирование

Каждый год в компании должны разрабатываться планы на следующий отчетный годовой период. Они должны быть направлены на рост и развитие компании. В плане развития прописывается цель, к которой мы хотим прийти и конкретные шаги по достижению этой цели (в рамках года это могут быть целые проекты). К примеру, мы хотим открыть два новых филиала компании. В таком случае нам необходимо:

провести анализ нового рынка
выбрать регион, город для нового представительства
рассчитать стоимость запуска, возврат инвестиций
продумать найм, формирование команды
спланировать завершения стартапа

При этом за каждый такой шаг назначаются ответственные исходя из организационной структуры, начиная от поиска и аренды офиса, заканчивая запуском и продажами. По моему опыту ход выполнения удобней всего контролировать через диаграммы Ганта.

Оперативное планирование включает в себя недельные планы работ каждого сотрудника. В большей степени они включают в себя регулярные задачи сотрудников и задачи из долгосрочных проектов и тактического плана.

Координации

Это выстроенная система планерок и совещаний, которая начинается с линейных сотрудников и заканчивается на уровне директора и владельца.

На еженедельной и ежедневной основе проходит координация сотрудников с непосредственными руководителями. Ежедневно – сотрудники представляют выполнение плана на день. Еженедельно – отчитываются за прошлую неделю и представляют план работ на следующую. После чего по цепочке вверх руководители департаментов координируются с зам-директорами, а те, в свою очередь, отчитываются за свои области генеральному директору.

Таким образом ход работ еженедельно контролируется и корректируется. Если компания большая, на такой процесс может уходить 4-5 часов, но это необходимо для того, чтобы компания всю неделю двигалась по намеченному плану, который приведет к результату.

Система финансового планирования

Здесь подразумевается построение финансового учета. Приведу пример. Есть такое правило, не тратить больше чем зарабатываешь. Если выполнять это простое правило – расход не будет превышать доход компании и «угробить» компанию будет очень сложно.

То же самое касается заявок на выделение средств. В сегменте МСБ многие просто выдают деньги на расходы из кассы, не подкрепляя никакими даже внутренними документами или чеками. Конечно, это приводит к большому количеству финансовых ошибок, дополнительных расходов (по опыту, порой они достигают сумасшедших цифр в 30-40%), а также, как ни печально, к воровству.

С помощью внедрения финансового планирования это пресекается. Так как мы заранее планируем и устанавливаем сколько будем тратить и не можем потратить больше. Здесь сразу происходит разделения бюджета на оборотный капитал, резервы, расходные средства, дивиденды владельца и т.п. Таким образом мы систематизируем финансовую деятельность компании.

Стратегическое управление

Здесь ограничусь несколькими тезисами – это то, куда должен выйти каждый владелец. Тактическое и оперативное управление это – постоянный и неустанный контроль выполнения задач. Стратегическое управление касается масштабирования бизнеса. Управлять на уровне стратегии, означает определять новые цели и выбирать вектор развития и роста.

В компаниях, где основатель находится на уровне стратегического управления, сотрудники очень редко видят владельца. У него нет необходимости присутствовать физически для того, чтобы работа выполнялась. Но большинство малых бизнесов в России, к сожалению, работаю как «умный дом» – свет включается тогда, когда владелец заходит, когда выходит все моментально тухнет.

Одним из условий выхода на уровень стратегического управления является надежный директор, который обеспечивает постоянный контроль, а владелец обращает внимание директора на важные стратегические задачи. Директор – это как бы пульт управления компанией, позволяющий дистанционно управлять бизнесом.

Результаты построения системы управления

Внедряя инструменты управления, владелец бизнеса получает бонусы в виде значительного сокращения расходов (и как следствие увеличение дохода), уменьшение времени на оперативное управление и снижение количества незапланированных задач в рутине и по проектам, что также значительно увеличивает эффективность бизнеса. В среднем достигаются следующие показатели:

Наладив управление, бизнес-процессы становятся прозрачными и контролируемыми. Я прекрасно знаю это по своему опыту. У меня три директора, которым я полностью делегировал оперативку. На управление одной компанией у меня уходит 4 часа. При этом мои бизнесы растут и развиваются.

Конечно, внедрение системы менеджмента очень сложная задача. Обычно это занимает от года до двух, при этом метод проб и ошибок растягивает этот процесс, порой, на долгие годы. Но, тем не менее, расти необходимо и выход аналогичный описанной системе интернет-маркетинга выше. Необходимо брать готовые решения и внедрять в свой бизнес, доверяя опыту мирового бизнеса, и получать дивиденды в виде повышения эффективности работы компании.

(3,67)

Источник: umom.biz