Системный бизнес – это идеальное состояние компании, к которому стремится любой предприниматель. При этом состоянии основные процессы в бизнесе должны работать БЕЗ прямого участия основателя. Это и процесс привлечения клиентов и продажи, предоставление продукта клиентам, контроль качества, подбор и адаптацию персонала, а так же управление финансами. Да, в системной компании эти функции поручены сотрудникам и руководителям подразделений.
Работники знают, какой результат от них требуется и дают его. Участники команды вовлечены в достижение общей цели и сами решают большинство возникающих проблем.
Системной может быть не только крупная компания. Даже если у Вас команда из 3-10 человек, Вы тоже можете сделать работу системной и результативной. Конечно, в небольшой компании владельцу не удастся делегировать ВСЕ функции. Как правило под контролем основателя остаются финансы и вопросы развития. Но подбор персонала, продажи, предоставление, контроль качества и продвижение можно делегировать.
Так что же нужно внедрить в своей компании, чтобы сделать ее системной?
Рассмотрим 7 основных элементов системного бизнеса.
1. Успешная финансовая модель бизнеса.
Бизнес-модель — это сама суть бизнеса. Она показывает все самые важные параметры:
- сколько прибыли вы заработаете,
- сколько расходов понесете на материалы, рекламу, зарплату,
- сколько людей Вам требуется при тех или иных условиях.
В финансовой модели Вы увидите свою рентабельность по каждому продукту или услуге.
Чтобы построить эффективную систему управления в бизнесе, Вам нужно опираться на цифры. Иначе никак. Самый простой пример – сколько платить сотрудникам? Сразу вопрос – а при каком объеме производства и продаж мы готовы заплатить им «хорошо»? А при каком объеме продаж мы не можем выплатить премию, потому что сами уйдем в минус?
Ответить на эти вопросы без ПОЛНОЦЕННОЙ фин. модели не получится.
► Если Вы запускаете новое направление или вообще новый бизнес, то всегда рассчитывайте под него финансовую модель. Она спасет Вам огромное количество денег, сил и времени.
Важно понимать, что с развитием компании нужно пересчитывать свою финн модель, обновлять значения доходов и расходов чтобы понимать – куда направить усилия в конкретный период времени.
2. Эффективная система маркетинга и продаж.
Часто мы видим, как основатель частично делегировал производство и предоставление, но сам занимается маркетингом и продажами. До определенного этапа развития это нормально. Но так у владельца не остается времени на дальнейшее развитие, на новые идеи, на масштабирование.
В системной компании задача привлечения клиентов и продажи им продуктов лежит на сотрудниках! Причем очень важно, что сама система привлечения и продаж четко прописана:
- кто наши клиенты (что для них важно, чего боятся, чего хотят, почему покупают),
- как конкретно мы привлекаем клиентов, через какие каналы, где и как размещаем рекламу,
- описан продукт (товары или услуга), характеристики, преимущества на языке клиента, выгоды от покупки и т.д.,
- описаны правила продажи – какие этапы проходит клиент от знакомства до покупки, как продаем, что говорим, что оформляем,
► Чтобы построить систему маркетинга и продаж нужно составить регламент, описывающий эту область, нанять и обучить менеджеров. Внедрить для них систему контроля и мотивации.
Важно при построении системы в бизнесе связать систему продаж и предоставления, чтобы не было разрывов между отделом продаж и производством.
3. Четкая организационная структура.
Организационная структура для бизнеса – это как чертеж, план для строительства дома. На структуре четко видно расположение отделов и должностей. По ней сразу понятны зоны ответственности и ценные конечные продукты по каждому подразделению.
Распределить функции между сотрудниками, добиться понимания своих ценных конечных продуктов помогает организующая схема.
В системном бизнесе даже увольнение работника не приводит к потере общего результата. Его обязанности и результаты хорошо описаны. Можно быстро найти ему замену.
В отсутствии системы сотрудники занимаются всем подряд. Увольнение человека из «несистемной» компании грозит остановкой работы. Найти второго такого же «супергероя» будет очень тяжело.
С внедрение организационной структуры сотрудники постепенно превращаются в слаженную команду и процессы идут эффективнее. О том, как разработать оргструктру для своего бизнеса у нас есть отдельная статья.
4. Система регламентов и инструкций.
Чтобы бизнес был системным нужно установить четкие правила работы. Да, описывать каждый шаг не нужно. Но основные успешные действия обязательно нужно зафиксировать в регламентах и инструкциях.
Это крайне важно для обучения и подержания квалификации персонала.
► Если регламентов нет, то результаты достигаются только за чет личных навыков людей. А если такой сотрудник уходит, то с ним уходят и знания. Владельцем информации обо всех успешных действиях должен быть учредитель компании!
Добиться этого можно, только описав основные бизнес процессы в регламентах и должностных инструкциях. Сохранить их на защищенном ресурсе компании и постоянно поддерживать в актуальном состоянии.
У нас есть подробные статьи о том, как писать регламенты и должностные инструкции.
5. Построение сильной команды. Система найма и адаптации.
Очевидно, что без людей бизнес расти не может. Но просто так нанимать сотрудников без системы, то же самое, что строить дом без проекта.
В построении команды важны 2 вещи: 1 — КУДА и 2 — КОГО нанимаем.
- В системном бизнесе найм вести легко – четко известны обязанности, линии взаимодействия, размер оплаты. Новый человек адаптируется по индивидуальному плану и почти 100% начинает давать результаты уже после 1 месяца работы. Для этого все есть. В отсутствии системы даже найм правильного сотруника не гарантирует успеха. Нет понятных правил работы, результаты не измеряются, нет системы адаптации, компания работает в хаосе. А значит, человек может уйти через 3-4 месяца, так и не дав результата.
- Чтобы найти нужного Вам человека составьте его профиль, опишите деловые и личные качества. Выбирайте человека, который разделяет Ваши ценности и готов работать на результат.
Выбирайте долго, а расставайтесь быстро.
► Построить систему найма и адаптации следует как можно раньше, даже если у Вас 3-5 человек. Прописать портреты новых сотрудников, подготовить базу знаний и индивидуальные планы адаптации, задания и вознаграждения на испытательном сроке.
6. Система мотивации.
Построить системный бизнес помогают люди, а они должны быть замотивированы на результат. Иначе это будет не команда, а «совковый» коллектив – вроде все работают, а результаты не те.
Внедряйте мотивацию на прибыль компании. При наличии финансовой модели профессионал легко рассчитает Вам фонд мотивации и создаст правила по начислению ЗП от результата каждого сотрудника. В итоге система будет толкать команду работать эффективнее и увеличивать прибыли компании. А при отсутствии прибыли все будут понимать, почему в этом месяце зарплата меньше.
7. Система управления финансами.
Управлять бизнесом без информации о текущем положении дел, это как лететь на самолете без приборов. Можно попасть совсем не туда, например, в кассовый разрыв!
Чтобы держать финансы под контролем в небольшой системной компании достаточно иметь 3 основных отчета: отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств и баланс.
Невозможно построить системный бизнес без четкого управления финансами. Принимать верные решения можно только на основе цифр [Поэтому мы и называемся «Цифровое управление»! ]. Внедряйте управленческую отчетность и получите спокойствие и уверенность, потому что все деньги в бизнесе будут под Вашим контролем.
Вообще, для управления бизнесом Вам требуется не только информация о финансах, но и о других важных показателях – например количество обращений в отдел продаж и конверсия из обращения в сделку, объем запасов материала на складах и т.д.
Статистики можно собирать в «дашборд руководителя». Желательно еженедельно отражать в нем значения по основным показателям бизнеса.
Как построить системный бизнес на практике?
Будем честны, сделать бизнес системным не так просто. Особенно когда на 100% погружен в операционку. Вроде понятно, что нужно делать, но КОГДА это делать? А сил становится все меньше, хочется наконец передать хотя бы часть работы подчиненным.
Это возможно. Да не сразу. Поэтапно разработайте фин. модель, структуру, регламенты, систему найма и обучения и т.д. Постепенно описывайте ту или иную область. Начните, например, с производства продукта (услуги) – посмотрите на бизнес сверху.
Какие процессы происходят? Что нужно делать, чтобы добиваться результата. Разложите процессы на этапы. Главное действуйте, не ждите, что через год станет легче.
Если Вы всерьез задумались о построении системного бизнеса и готовы действовать, то можете обратиться к нам за помощью. Мы уже помогли систематизировать бизнес из самых разных ниш производства, торговли и сферы услуг. Записывайтесь на консультацию с экспертом. Мы разберем конкретно Вашу ситуацию и составим индивидуальный план построения системы для Вашей компании. Этот план Вы получите в PDF файле.
Чтобы записаться на консультацию — пройдите по ссылке и заполните заявку.
С уважением, Алексей Масалов, эксперт консалтингового агентства «Цифровое управление».
Источник: dc-24.ru
Системность в бизнесе
Ниже, определения понятий «система» и «эмерджентность «, которые нам пригодятся, для полного понимания обсуждаемой проблемы. Далее мы поговорим о том, чем отличается бизнесе по наитию от бизнеса по науке, и какая в этом польза для нас и что значит «системность в бизнесе».
*Система — это множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определённую целостность, единство. Потребность в использовании термина «система» возникает в тех случаях, когда нужно подчеркнуть, что что-то является большим, сложным, не полностью сразу понятным, при этом целым, единым.
*Эмерджентность — наличие у какой-либо системы особых свойств, не присущих её элементам. Несводимость свойств системы к сумме свойств её компонентов; синонимы — синергичность, холизм, системный эффект.
Целостная система всегда обладает свойствами, которые отсутствуют у ее частей. Например, человек может читать, писать, бегать и т. П., но ни одна часть его тела или совокупность таких частей не могут делать это самостоятельно. Таким образом, система решений взаимосвязанных проблем ,всегда обладает свойствами, которые отсутствуют -у ее частеи, ,а ее части, будучи объединенными в систему, приобретают своиства, которыми они не обладали.(Акофф)
Интересный инстурмент наглядности можно создать разложив по оси координат основные элементы и связи между ними.
Например, попрубуем разложить по оиси X и Y:
— гос.органы или контролирующие органы
Когда мы все это разложим по осям или в таблице. то получим » системную матрицу бизнеса», который нам , хотя бы частично покажет сложность процессов происходящих в бизнесе и влияющих на эффективность компании
На написание данной статьи меня натолкнул разговор с одним предпринимателем, достаточно «продвинутым»(как сейчас принято называть грамотных, понимающих свое дело людей).
Дело в том, что разговорившись о бизнесе, мы перешли к обсуждению деталей, в частности, качеству и количеству продаж(коммуникаций с клиентами). Ситуация для меня была очень знакома. Бизнес развивался, можно сказать даже процветал, на растущем рынке. Мне в глаза бросалось, что предприниматель не совсем понимает, что происходит в бизнесе, хотя все видит и слышит.
Я постараюсь объяснить, что я имел ввиду, когда давал название статье «Системность в бизнесе».
В большинстве развивающих бизнесов( речь о малом бизнесе), руководитель обращает внимание на показатели своих сотрудников, типа «сколько продал» или «сколько произвел», или нечто близкое к этому. Это логично, т.к. руководителю нужны индикаторы, которые показывают как у него идет работа.
Итоговые показатели, по дням или по неделям, являются главными показателями эффективности сотрудников, в глазах руководителя. По этим показателям дается зарплата и премии. Вроде все логично, и ничего нового тут нет.
Как бы странно это не звучало, вот в этом и проблема, что предприниматель ЭТО считает логичным и правильным, т.е. отслеживать работу компании по количественным/качественным показателям отдельных сотрудников. Это не правильно, даже если критерием служит не только индивидуальные показатели сотрудников, но совокупные, даже если вы создадите на их основе супер-KPI. В такой ситуации, даже если руководитель будет супер-лидером и умеет мотивировать на максимум своих работников, развитие компании будет идти скачкообразно, и крайне «изнурительно»(потребуется колоссальные усилия руководителя и много времени).
Проблема в том, что оценка по результатам или итоговым показателям(по дням или неделям, не важно) является неправильным подходом, в оценке эффективности компании, если мы стремимся повышать эффективность компании(говоря по другому — хотим развиваться). Такой подход логичен, НО поверхностнен. Многие правильные и логичные оценки, в управлении, больны именно этим.
Чтобы развитие шло эффективно, нужно правильно настроить процессы внутри компании, т.е. не смотреть на «правильные и красивые результаты», а отлаживать «правильные и красивые процессы». Это и есть отличие системного подхода в бизнесе от бизнеса по наитию. На первых порах разница не так очевидна. Более того, для людей вовлеченных в сам процесс, в работу, даже особо не будет заметно, разница между этими подходами. А по факту, разница принципиальная. В чем именно заключаются важные отличия:
Бизнес по наитию(логичные действия) — бизнес ориентированный на конечный результат своих сотрудников не может точно определить ошибки, которые возникают в процессе работы, если они не катастрофичны(аварийны). Когда результаты повышаются или понижаются, невозможно точно определить, «что на что» повлияло. Поиск ошибок будет проходит методом «научного тыка».
А если в процессе участвуют несколько человек и состоит из несколько этапов, то поиск ошибки будет похожа на лотерею. На выяснения причин потребуется большие временные и людские ресурсы, при том, что факт нахождения ошибки мизерный. Бизнес требует ежедневного контроля в общем и постоянного надзора за результатами сотрудников, в частности. В таком подходе руководителю все дается легко и свободно. Руководитель действует «как ему кажется» и не ломает голову, почему это не сработало, не задается вопросом, почему на еженедельных собраниях талдычат одно и то же, как заезженная пластинка.
Системный бизнес(бизнес по науке) — бизнес построенный на правильных процессах, а не на конечном результате. Девиз системного бизнеса можно выразить крылатой фразой «. делай правильно и будь, что будет». Сотрудник должен правильно делать «процессы» и конечный результат не является главным критерием оценки эффективности сотрудника.
Результаты такого подхода всегда очевидны. Если допускаются какие-то ошибки, то они выявляются в процессе, и не нужно ждать подведения месячных итогов. Самое важно, сразу видно где ошибка. Руководителю нет необходимости ежедневного контроля сотрудников и их показателей, при условии что созданы контрольные точки, в качестве индикаторов.
Все проходит размерено и ровно, без скачков и разборок на собраниях. Такой подход требует от руководителя бОльших способностей, требуется управленческие навыки, умения правильно ставит задачи, выстраивать бизнес-процессы.
Интересным эффектом системности в бизнесе является усреднение работников. Тут уместно вспомнить кривую Гаусса, которая показывает распределение эффективности сотрудников(кривая нормального распределения). Если говорить коротко, система будет подгонять сотрудников к средним показателям.
На таком фоне, толковым, инициативным сотрудникам будет тяжело, возможно даже они уйдут из компании. Тут от руководителя потребуется талант управленца, чтобы удержать таких работников. Это минус системности в бизнесе. А плюсом является то, что из слабых работников, система сделает «нормальных», т.е. достаточно эффективных для выполнения задач компании.
Яркий пример системности бизнеса, это всем известный McDonald’s. Я сам никогда там не работал, но смею предположить, что там очень мало возможности проявить инициативу для сотрудников, хотя наверняка руководство будет поощрять тех кто делится идеями и предложениями.
Бизнес как система.
1.Система создается с ОДНОЙ главной целью, все остальные цели являются следствием( или вспомогательные функциями), для главной цели. Важно четко понять, что будет главным «деньги или качественное удовлетворение потребностей общества».
2. Связи в системе не менее важны чем основные части системы. Продажи являются двигателем бизнеса, но если внутренние бизнес-процессы плохо настроены, то «двигатель», какой бы хороший он не был теряет свою мощность на выходе, т.е. прибыльность бизнеса будет невысокой.
3.В каждой функциональной единице бизнеса(продажи, сотрудники, маркетинг, управление) есть главное и второстепенное. Отсутствие приоритетов снижает эффективность, тут срабатывает «закон концентрации». Четкая постановка целей — продажникам, маркетологам, управленцам. Что для них является конечным продуктом, их целью.
Разведпризнак. Системность бизнеса, это по сути грамотное выстраивание бизнес-процессов. Чтобы оценить насколько ваши бизнес-процессы достаточно задать вопрос. При создании вакансии ваши тексты «сочиняются из головы» или они берутся на основании инструкций и регламентов, т.е. есть ли у вас «живые инструкции» для исполнителей.
Системный подход или системный анализ нужен когда мы сталкиваемся с ситуацией, когда события являются многофакторными, т.е. мы имеем дело с множеством факторов, которые влияют друг на друга и в уме оперировать ими практически невозможно .
Пример системного подхода в бизнесе — диаграмма Исикавы, диаграмма Ганта
Задача — Семь мостов Кёнигсберга.
*Задача о семи кёнигсбергских мостах — старинная математическая задача, в которой спрашивалось, как можно пройти по всем семи мостам Кёнигсберга, не проходя ни по одному из них дважды. Впервые была решена в 1736 году математиком Леонардом Эйлером, доказавшим, что это невозможно, и изобретшим таким образом эйлеровы циклы.
При решении подобных задач и требуется «системный подход», т.е. нужно учитывать много факторов.
Попробуйте решить задачу: Лемма о рукопожатиях
1.
На конференцию приехало 100 ученых. Во время церемонии открытия каждый пожал руку пяти другим. Сколько рукопожатий было совершено?
2.
В некотором государстве 100 городов, из которых выходит по 3 дороги, и 100 городов, из которых выходит по 4 дороги. Сколько дорог всего?
- — Законы развития систем — upravlenie.org/683-zakony-razvitija-sistem.html
— «Системный подход в менеджменте» — upravlenie.org/253-sistemnyi-podhod-v-menedzhmente.html
«Чудеса систем. Как законы систем проявляют себя в бизнесе и жизни» — youtube.com/watch?v=QtZlOFzyYjw
Источник: upravlenie.org
Гайд: 6 шагов к системному бизнесу
Сегодня системный бизнес — это желанная эталонная модель управления для многих предпринимателей. Хоть каждый и представляет этот путь по-разному, цель у всех одна: настроить все так, чтобы работало, как швейцарские часы, приносило прибыль и не пожирало время.
Рассказываем, что такое системный бизнес и какие шаги надо предпринять, чтобы его построить.
Что такое системный бизнес
Если вы решите погуглить, то не найдете единой формулировки, определяющей, что такое системный бизнес. Но интуитивно понятно, что системный бизнес — отлаженный и безупречно функционирующий механизм. При этом основные процессы в бизнесе работают без прямого участия основателя.
Системный бизнес — это не бизнес без собственника. Это бизнес, в котором владельцу не надо самому крутить педали в каждом процессе.
Системный бизнес это когда:
- владелец не участвует в оперативном управлении компанией;
- длительное время компания может уверенно работать без топ-менеджеров;
- нестандартные ситуации решаются без одобрения собственника;
- нет «незаменимых сотрудников»;
- все бизнес-процессы состоят из простых методов работы;
- применяются инструменты, увеличивающие эффективность работы команды.
Рассмотрим 5 основных шагов, которые трансформируют систему управления и сделают её системной.
1. Разложить всё по полочкам
Первый шаг на пути к системному развитию бизнеса – построить четкую структуру компании. Она даст представление, как работают подразделения, кто что курирует и кто за что отвечает.
Проще говоря, так вы поймете, из каких деталей состоит ваш бизнес. Представьте, что ваш бизнес — автомобиль. Если вы не представляете, как собрать из огромного числа деталей машину, которая потом ещё и поедет, то ваши дела плохи. А в наше время система координат меняется так быстро, что подстроиться под нее может только владелец, который понимает, какую деталь заменить.
Выстроить иерархию и сделать наглядную схему подчинения можно просто и быстро, используя Структуру компании. В ней также можно прописать итоговый результат к каждой должности.
2. Понять ради чего работает компания
Нет, конечно, пока мы не наведём порядок в иерархии, браться за ценности и политику компании нет никакого смысла. Хотя у каждого бизнеса всё индивидуально, ясно, что именно идеология и помогают добиться от команды результатов.
Системные проблемы бизнеса очень часто упираются в отсутствие единой глобальной цели. Именно она дает энергию и заинтересованность и сотрудникам, и самому владельцу. Общие ценности спасают от эмоционального и профессионального выгорания, придают смысл работе.
3. Прописать основные регламенты, правила, инструкции
Знание, как работает ваш бизнес со всеми секретами, лайфхаками и тонкостями, должно быть не в светлых головах ваших сотрудников и даже не в вашей голове. Оно должно быть детально прописано и зафиксировано в регламентах.
Чем раньше начать это делать, тем легче будет управлять процессами, когда их будет становиться больше. Правила появляются с первых дней работы, и их нужно сразу фиксировать и хранить в одном месте. Проще добавлять информацию по чуть-чуть, чем записывать все правила, когда они уже существуют.
Когда появляется какая-то ситуация, которую нужно описать, сразу добавляйте в регламент в Базу знаний и создавайте на основе регламентов обучение. Так ваши сотрудники всегда будут знать актуальные правила.
4. Знать цифры
Управлять бизнесом без информации всё равно, что летать на самолёте без приборов: движение есть, но за результат никто не отвечает. Ни один бизнес не станет успешным, если не будет принимать решения на основе реальных цифр.
Данные, отраженные в графиках и таблицах наглядно демонстрируют, какое направление в данный момент «проседает» и требует внимания и контроля. Метрики дают возможность быстро вычислять проблемные места. Можно смотреть с самого утра за изменениями графика, можно сравнивать разные периоды, можно видеть взаимосвязь между показателями.
И чем быстрее владелец видит изменения, тем быстрее он может принимать решения и тем стремительнее развивается компания.
5. Постоянно обучать сотрудников
От персонала зависит очень многое. Это не сказка — это факт. Да, бизнес не будет расти без людей, какие бы технологии не приходили в нашу жизнь. Так как решают задачи и достигают успехов именно люди.
Найти кандидата, который бы удовлетворял конкретным потребностям вашего бизнеса — нереальная задача. Выход — постоянное, регулярное и качественное обучение сотрудников, которое начинается с первого дня работы в компании, когда новичок узнает о миссии компании, ее целях. знакомится с правилами офиса, изучает продукт и его особенности.
Внедряйте обучение в компании, и вам не придется повторять одно и то же сотни раз. Запишите на видео курс руководителей, оформите систему тестов, сгруппируйте корпоративную библиотеку по отделам и настройте автоматическую систему проверку. Этого достаточно, чтобы стимулировать команду расти, при этом не тратить драгоценное время.
6. Делегирование
Многие владельцы бизнеса хотят добиться больше самостоятельности от подчиненных. Для этого важно наделять сотрудников полномочиями, за которые они могут нести ответственность. Давайте команде свободу действий.
Делегирование — важный инструмент управления, который помогает:
- сотрудникам нести ответственность за результат;
- снять с владельца лишние операционные задачи.
На этом этапе важно научиться правильно ставить задачи и фиксировать их в одном месте.
К чему пришли
Развитие – это всегда залог успеха. Менять свой подход, улучшать, систематизировать и масштабировать свой бизнес – дело непростое. С лету запустить его будет сложно, учитывая, что останавливать рабочие проекты в это время никто не будет.
Систематизация нужна и для крупных игроков, и для тех, чья команда не превышает и 10 человек. Как только возникает желание расти, развивать новые отделы, решать сложные задачи, приходится наводить порядок и систематизировать бизнес.
Источник: platrum.ru