Системы автоматизации бизнеса что это

Управление продажами: почему для многих это «больная тема»?

Деятельность любой фирмы или холдинга (группы компаний) оценивается качеством и количеством продаваемых товаров и услуг. Ведь основной источник прибыли и прогресса кроется в продажах. Но здесь же кроются и основные проблемы.

Продажи – это сложный, многоступенчатый процесс, зависящий от множества факторов, имеющий множество показателей. Управлять продажей (отделом продаж) – значит управлять огромным объемом информации, большим количеством людей и каналов сбыта.

Управление сбытовыми процессами – это трудоемкая деятельность, которая строится на учете заказов, учете клиентов и учете продаж, умении анализировать полученные данные и принимать на их основе правильные управленческие решения. Кто владеет информацией, то владеет миром.

Однако на практике получить необходимые данные не всегда получается, и продажа товаров и услуг становится неуправляемой, стихийной, а главное – неэффективной. Невозможно делать правильные прогнозы и принимать эффективные решения, когда ты не знаешь ответов на вопросы: кто, кому, как, сколько, по какой цене продает и т.д.

5 реальных причин автоматизации бизнес-процессов

Когда и как теряются необходимые в продажах данные?

• при появлении новой заявки от потенциального заказчика все его вопросы, задачи и контакты фиксируются хаотично и не консолидируются в одном месте;
• база текущих контрагентов или тех лиц, с которыми ведутся переговоры, разбросана по Word- или Excel-файлам и блокнотам в зависимости от ответственных менеджеров по продажам (сейлзов);
• при поступлении заявок или обработке заказов источники интересов не фиксируются и, следовательно, не анализируются;
• причины отказа клиента от сотрудничества и покупки также могут нигде не регистрироваться, как и общее количество звонков и заявок, обработанных продавцом;
• при изменении условий сотрудничества (расценки, скидки, спецпредложения и т.п.) новые сведения могут не дойти до какого-нибудь специалиста по продажам, так как отсутствует единый автоматизированный источник этих обновлений.

К каким проблемам ведет потеря информации о продажах?

В итоге руководитель (генеральный или коммерческий директор, директор по продажам или маркетингу) не может отследить всю «воронку продаж», выявить в ней проблемные места, понять причины падения или роста. А это значит – он не может повлиять на увеличение объемов продаж, т.е. не может эффективно управлять этими процессами.

Но выход есть. На помощь приходят информационные технологии (ИТ) и передовые автоматизированные системы по управлению продажами.

Задачи, которые решает автоматизация продаж

Исключение потерь входящих обращений. Сбор статистики по их объемам и источникам.

Фиксация и анализ потребительского спроса.

Предотвращение потери информации при уходе, болезни, отпуске сотрудника.

Централизованное хранение истории взаимоотношений с клиентами.

Оценка эффективности маркетинговых мероприятий.

АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ. Какие процессы автоматизировать? 9 Шагов. Система управления

Систематизация рутинных операций и сокращение потерь рабочего времени.

Выстраивание слаженной схемы коммуникации в сбытовых процессах.

Оперативный контроль за работой менеджеров по продажам.

Как итог – грамотная организация работы отдела продаж, общая централизация сбытовых процессов, повышение их прозрачности, управляемости и эффективности.

Выбор инструмента для автоматизации и ведения продаж

Это трудоемкий и ответственный этап. Выбрать оптимальное решение непросто. Рынок IT-программ для продаж и управления взаимоотношениями с клиентами переполнен разными CRM системами (для некоторых более привычно другое — «русское» — название: СРМ системы — хотя оно и некорректно). Среди них наиболее распространенная – это 1С:CRM.

Они хорошо подходят для малого бизнеса. При выборе CRM (СРМ) программы следует ориентироваться на текущие задачи, количество пользователей, сложность бизнес-процессов, специфику работы с заказчиками и аналитические возможности программ для продаж – от этого будет зависеть стоимость внедрения.

Важно понимать, что покупка лицензии и установка CRM автоматизирует учет (заказов, клиентов), но не управление. Современная CRM (СРМ) система – это не панацея от всех «болезней» отдела продаж. Как автоматизировать продажи таким образом, чтобы улучшить работу с покупателями и сделать работу компании более прибыльной? В вопросах взаимодействия с клиентом важна комплексность. Особенно когда речь идет о среднем или крупном бизнесе.

Именно поэтому, глядя на данную проблему через призму своего опыта, большого количества и высокого качества реализованных проектов для крупных предприятий (как В2В, так и В2С), компания EFSOL разработала собственное решение – «Автоматизация продаж». Оно позволяет охватить и автоматизировать все стороны сбытовых процессов, наладить полноценное управление продажами.

Рассчитать стоимость решения

«Автоматизация продаж» от EFSOL: формируем клиентоориентированность компании

От того насколько быстро клиент получает ответ на свой запрос, какое пост-продажное обслуживание его ждет и какую дополнительную выгоду он получает, зависит уровень его доверия к компании. Процесс формирования доверия начинается с момента первого контакта заказчика с исполнителем – звонка менеджера, и продолжается в течение всего времени взаимодействия.

«Автоматизация продаж» – это решение, которое позволяет в единой информационной программе реализовать все сбытовые задачи и удовлетворить все индивидуальные потребности клиентов в рамках их поиска, привлечения и удержания. Решение исповедует комплексный подход к построению продаж – это залог высоких результатов и достижения поставленных целей.

Комплексность заключается в детальном анализе бизнес-процессов, подборе системы управления продажами (включающей в себя систему управления взаимоотношениями с клиентами – CRM), ее внедрении, обучении пользователей и поддержке работоспособности решения (в том числе CRM программы 1С). Речь также о консалтинге по вопросам постановки и ведения продаж.

Какие выгоды несет руководителю внедрение «Автоматизации продаж»?

Для генерального директора и топ-менеджмента:

• гарантия сохранности коммерческой информации (в частности той, что касается клиентской базы) и защиты от несанкционированного доступа;
• гибкая система аналитической отчетности для принятия эффективных управленческих решений;
• оперативный доступ к мониторингу текущей ситуации в компании.

Для руководителя отдела маркетинга:

• точная и своевременная оценка эффективности маркетинговых мероприятий по привлечению покупателей;
• незаменимый инструмент формирования лояльности;
• возможность сегментировать клиентов, тем самым обеспечивая индивидуальный подход к каждому.

Для директора по продажам:

• полный контроль прохождения сделки на каждом этапе воронки продаж;
• гибкий инструмент управления загруженностью и, как следствие, эффективностью менеджеров;
• сохранность истории взаимоотношений для выполнения договоренностей в работе с заказчиками.

Для менеджера по продажам:

• удобный и простой планировщик событий и задач, оперативная система напоминаний;
• централизованная база данных для фиксации всех входящих заявок, звонков и контрагентов;
• возможность интеграции с IP телефонией для лучшей организации активных продаж, сохранности звонков и распознавания звонящих;

Решение «Автоматизация продаж» состоит из двух модулей: система управления и консалтинг

Модуль «Система управления продажами»

«Сердцем» этого модуля является программа CRM (управление взаимоотношениями с клиентами). В качестве платформы выбрана 1С.

Разработка (адаптация), установка и настройка, другими словами – внедрение, 1C:CRM (как и любой другой клиент-ориентированной программы для продаж) начинается с детального обследования текущих процессов и задач заказчика, его целей и требований. После внедрения производится настройка системы, тестирование и запуск в работу.

Таблица 1 – Основные возможности системы управления продажами

Модуль «Консалтинг и поддержка»

Здесь речь идет уже не о программных продуктах, а о работе квалифицированной проектной команды – консультантов, программистов и др. Они оказывают заказчику всестороннюю помощь и поддержку (в том числе – в грамотной организации отдела продаж и налаживании его эффективной деятельности).

Основные возможности

• Построение бизнес-процессов, настройка их в CRM-системе и совершенствование.
• Доработка программы учета продаж под специфику деятельности, задачи и требования клиента. Регулярное и последовательное развитие функциональности.
• Создание единого информационного пространства для территориально разрозненных подразделений, удаленных офисов, филиалов, представительств или холдинговых структур. Программа дает возможность консолидировать работу нескольких отделов или многочисленных пользователей в рамках одной организации.
• Гарантированная пользовательская поддержка и консультации.
• Использование единой информационной базы с удобными средствами доступа и возможностью быстрого подключения новых пользователей.

Преимущества автоматизации продаж

Гибкость, возможность адаптации

• под задачи малого, среднего или крупного бизнеса;
• под любую специализацию (типографии, рекламные агентства, страховые компании, агентства недвижимости, банки, салоны красоты и другие сферы деятельности);
• под любых пользователей, которые будут работать с системой для продаж (например, настройка отчетности не только для руководителя по маркетингу, но и для коммерческого директора или начальника отдела сервисного обслуживания).

Полноценная интеграция

• с IP телефонией (решение обеспечит фиксацию и распределение между сотрудниками всех входящих звонков и исключит потерю клиентов);
• с 1С:Предприятие (подобная система для продаж легко интегрируется с 1С:CRM и позволяет в одном информационном пространстве вести полноценный учет, проводить реализацию, отслеживать и сокращать дебиторскую задолженность по каждому контрагенту);
• с интернет-магазином (данная программа для продаж сократит рутинные операции при занесении заказов в базу, обеспечит оперативность обработки обращения (звонка, заявки, письма) от клиента и зафиксирует результат).

Внедрение процессного управления

• автоматизация продаж способствует тому, что все бизнес-процессы будут грамотно и четко структурированы и нацелены на построение долгосрочных и продуктивных отношений с покупателями. Будет привит комплексный подход к выявлению потребностей клиентов и решению поставленных задач. Это гарантирует слаженную работу сбытовых структур на каждом этапе заключения сделки и исключает потери интересов и заказов.

«Автоматизация продаж» от EFSOL – это эффективный способ формирования качественной базы лояльных покупателей, это передовая технология по управлению взаимоотношениями с клиентами. Данное решение поможет вам построить прозрачную, легкоуправляемую и результативную систему продаж, поможет контролировать и постоянно увеличивать объемы продаваемой продукции и услуг.

Заказать обратный звонок

10 причин автоматизировать продажи прямо сейчас:

• Разработка решения под конкретные задачи и цели. Универсальные программы не дают такого эффекта, как индивидуальные.
• Команда профессионалов. Разработка, внедрение и качественное сопровождение.
• Управление взаимоотношениями с клиентами. Клиенты будут довольны вашей работой.
• Вам не придется нанимать дополнительных сотрудников. Теперь времени будет достаточно для каждого клиента.
• Вы сможете управлять рекламной деятельностью. Больше не будет впустую потраченных денег на маркетинговые мероприятия.
• Контроль всех процессов. Больше не будет информации, которую от вас будет легко утаить.
• Безопасность. Забудьте об утечке информации.
• Простое и доступное решение. Зачем теперь множество программ, когда все необходимое находится в одной?
• Поиск клиентов. Теперь есть все инструменты для активного поиска новых клиентов без дополнительных затрат.
• Увеличение продаж с помощью инструментов автоматизации продаж.

Источник: efsol.ru

Для чего необходима автоматизация бизнеса?

Постоянно меняющаяся конъюнктура рынка, необходимость оперативно принимать решения и выполнять множество задач одновременно – все это требует более совершенных подходов к управлению и контролю рабочих процессов. Автоматизация бизнес-процессов – единственно верный подход к организации, позволяющий высвободить драгоценные ресурсы для того, чтобы менеджмент уделял больше времени стратегическим задачам, ключевым направлениям работы. Сегодня это единственный действенный способ повышения эффективности. Конкурент может предлагать менее качественный продукт, но благодаря автоматизации все процессы в его проекте протекают четко и точно. Тот, кто не автоматизирует бизнес-процессы, сталкивается с утечкой ресурсов на всех этапах, и в итоге остается за бортом.

Что такое автоматизация бизнеса?

Автоматизация бизнес планирования сводится к передаче части операций под контроль программных комплексов. Автоматизируют как основные процессы, так и поддерживающие. В первом случае речь идет об управлении продажами, как итог – увеличивается доходность проекта. Во втором случае говорим об отчетности, бухгалтерии, делопроизводстве, и благодаря автоматизации сокращаются временные затраты на эти процессы. Рутина должна автоматизироваться, а задачи – выполняться с математической точностью.

Цели автоматизации

Какие задачи решает автоматизация бизнес планирования:

• Эффективное управление взаимоотношениями с клиентами, улучшение качества обслуживания.
• Четкое выполнение рутинных действий, которые ранее приходилось выполнять человеку. Менеджеры не перегружены рутиной. Так оптимизируются затраты на персонал, увеличивается эффективность использования рабочего времени. Сотрудники не начнут бездельничать – напротив, могут бросить силы на иные, более важные задачи. Внимательнее работать с клиентами, например.
• Плавно перешли к еще одной задаче, которую решает автоматизация. Исключается так называемый человеческий фактор – за всеми процессами уследить невозможно, даже при условии беспрекословной исполнительности и ответственности сотрудников.
• Информация хранится в одном месте, надежно защищена. У менеджеров продаж, например, есть свои наработанные базы клиентов, которые в любой момент могут быть утеряны. Либо же сотрудник при увольнении попросту заберет базу с собой, если доступ к ней есть только у него.
• Предоставление руководителю объективной информации об эффективности сотрудников. У тех, кто не перешел на полноценные системы автоматизации, данные хранятся разрозненно, не централизовано в Exel, текстовых файлах, каких-то бумажках. Руководитель не имеет полного представления о том, как работает менеджер, насколько он эффективен, сколько времени тратит на те или иные задачи. Благодаря автоматизации действия становятся абсолютно прозрачными.
• Доступны отчеты по всем проектам за любой период – у руководителя всегда на руках полная статистическая информация о том, что сейчас происходит в компании. Легко узнать, над чем работает конкретный сотрудник в данный момент времени, насколько он эффективен.
• Автоматизация – как некое связующее звено, поддерживающее оперативную работу предприятия, обеспечивает учет и контроль.
• Централизованная работа с документами – легко использовать готовые шаблоны, редактировать.

Приоритетность тех или иных целей в зависимости от специфики проекта может быть разной. Для примера: одних случаях принципиально важно предоставить отделу продаж мощный инструмент для работы клиентами, в других – в первую очередь необходимо четко фиксировать все задачи, сроки исполнения и эффективность.

Система автоматизации бизнеса создает условия для роста и развития бизнеса, сокращения расходов, избавления от ненужных процессов, стандартизации. Эти и перечисленные выше условия – важнейший фундамент для достижения высоких результатов в бизнесе.

Для каких процессов применяется система автоматизации?

Возможности систем действительно широки. Активно применяется автоматизация бизнес планирования в следующих направлениях:

• Управление.
• Маркетинг и продажи.
• Производство.
• Управление качеством.
• Управление персоналом.
• Финансы.
• Организация деятельности компании.

Каждое из перечисленных направлений включает уйму процессов. Так, говоря о управлении, мы подразумеваем и управленческий учет, и стратегический менеджмент, и бюджетирование, и юридическое сопровождение, и обеспечение информационной и экономической безопасности.

По направлению маркетинга и продаж автоматизируют управление взаимоотношениями с клиентами, продажами, маркетинговой и рекламной деятельностью.Если речь о производстве, то грамотной автоматизации требуют всевозможные производственные процессы, поставки материалов, управление оборудованием, логистика, наконец. Специфика некоторых проектов диктует руководителю особое внимание уделять управлению качеством. Это система менеджмента качества, контроль качества производственных показателей и выпускаемой продукции, а также грамотная работа с претензиями.

Без автоматизации трудно представить ведение финансовых вопросов, включая бухгалтерский и налоговый учет, расчет зарплаты сотрудникам, планирование финансов и проч.

Давно автоматизированы и процессы, связанные с управлением персоналом. Это и кадровый учет, и обучение, и мотивация, и подбор сотрудников.

Наконец, документооборот. У всех сотрудников в распоряжении необходимые документы, шаблоны, удобный редактор для правок. Ничего не теряется – ищите в пару кликов, делитесь с коллегами.

Преимущества систем

Благодаря автоматизации бизнес планирования, мы сокращаем затраты времени, денег, нервов, наконец. Автоматизация хороша тем, что исключает ошибки менеджеров, ликвидирует недостаток или избыток контроля, а также существенно сокращает долю невыполненных задач.

Внедрение автоматизации

Внедрить систему автоматизации бизнеса можно при помощи специалистов или же самостоятельно. В первом случае вы приобретает готовое решение в специализированной компании. Если необходимо, заказываете доработку или вовсе поручаете специалистам разработку системы с нуля под ваш проект. Это распространенная практика. Предпочтительно именно обращение в компанию-разработчик – практически в любом вопросе, касающемся автоматизации, важен экспертный подход.

Внедряют автоматизацию бизнес планирования в несколько этапов:

• Специалисты выбранной вами компании анализируют деятельность, специфику предприятия, рассматривают цели. Исходя из перечисленного формируют проект будущей системы.
• Как только проект сформирован и одобрен заказчиком, приступают к разработке.
• Непосредственно внедрение. Систему подготавливают к использованию. Выполняют проверку и отладку, тестируют, выявляют недочеты, вносят коррективы.
• Полноценная штатная эксплуатация. Персонал обучается самостоятельно, по мануалам или при помощи экспертов компании-разработчика. На этом этапе крайне важно донести до сотрудников необходимость четко видеть собственные задачи и грамотно использовать новые инструменты.
• По мере активной эксплуатации может возникнуть потребность в доработках, а порой даже в масштабировании. Таким образом, система должна быть достаточно гибкой.

Отдельно стоит поговорить о подготовке к внедрению системы автоматизации бизнеса. Разработчики должны прозрачно представлять особенности бизнес-процессов вашего предприятия. Необходим глубокий анализ, порой – довольно активная работа с заказчиком. Рассмотрим, что включает подготовка поэтапно.

Сформировать четкое понимание, какие бизнес-процессы необходимо автоматизировать, выявить специфику, особенности; определившись, что необходимо автоматизировать, разработчик пишет алгоритмы этих процессов, а также определяет, кто будет работать над каждым конкретным этапом.

Для примера, как может выглядеть процесс:

• Оператор фиксирует заявку.
• Менеджер обрабатывает заявку – беседует с клиентом, формирует счет, принимает оплату.
• После подтверждения формируется/выполняется заказ.
• Заказ отправляется получателю.
• Чем более «проблемное» звено, тем приоритетней его автоматизация.

Структуризация информации

Чтобы автоматизировать процесс, необходимо четко видеть, что составляет этот процесс. Если говорим о продажах, то в перечень обязательно войдут заявки, личная информация клиентов, исполнители, реквизиты.

Каждый пункт из этого перечня, в свою очередь, разбивается на еще более мелкие перечни. Например, в личных сведениях клиента – контактные номера, дата рождения, история заказов. Заявка может включать непосредственно описание заказа, счет, дедлайн, ответственных. Используя эту информацию, разработчик формирует шаблоны для будущего сервиса.

Уровни доступа

• Обычно вся информация доступна только руководителю. Сотрудникам же достаточно установленного списка полей, что доступны для просмотра и редактирования.

Формирование шаблонов

• Упорядочивают все процессы, связанные с работой над документами, чтобы, например, при обновлении информации данные обновлялись автоматически.

Уведомления

• Настройка уведомлений – одна из важнейших функций системы автоматизации для своевременного выполнения задач. В алгоритме прописывается, кого о каких событиях необходимо оповещать.

Вычисления

• Чтобы те или иные показатели рассчитывались автоматически, используют соответствующие формулы.

Отчеты

• Выяснить, какая отчетность нужна, какую информацию использовать для формирования, и другие детали – периоды, группы, клиенты и прочее.

Подытоживая, кратко отметим: с автоматизацией бизнес планирования вы делаете гораздо больше с наименьшими затратами. Подстраивайтесь под меняющиеся условия, не проигрывайте конкурентам в скорости обработки информации, выполнения заказов или предоставления услуг, а также в уровне сервиса.

Источник: a2b.su

Автоматизация бизнеса

Автоматизация бизнеса, это система, направленная на улучшение и реформирование управления бизнесом, созданная на базе использования типовых решений и их конфигураций. Она объединяет всю базу информационных данных внутри системы, является корпоративной информацией.

Наши клиенты

Компания OFTGroupp является системным интегратором и готова предоставить Вам персональное предложение по автоматизации Вашего бизнеса! Начать работу по совершенствованию Вашего бизнеса легко!

Получить персональное предложение

Внедрение системы автоматизации рассчитано для решения следующих задач:

1. Удобный контроль за текущими проектами, новыми задачами и контроль достигнутых целей.
2. Организация распределения производственных задач и контроль их исполнения.
3. Введение единой системы ценообразования, основанной на получении всех данных по имеющемуся продукту, от разных производителей – технологическая корпоративность.
4. Введение единой формы отчетности на всех уровнях и структурах организации.
5. Составление общей энциклопедической информационной базы, позволяющей улучшить качество аналитических данных.
6. Обеспечить наиболее оптимальный уровень взаимодействия разных структур предприятия и его руководств.

Для решения этих и других задач корпоративного управления, созданы типовые программы автоматизации бизнеса. Они касаются сферы документооборота, создания корпоративной энциклопедии, работы управленческих структур. С помощью различных конфигураций применяемых программ, можно разработать конкретную систему автоматизации на отдельно взятом предприятии.

С применением конфигураций, области применения автоматизации бизнеса стали возможны практически в любой производственной отрасли и сфере государственных учреждений.

OFT Group предлагает профессионально применять возможности информационных технологий и внедряет те решения, которые обеспечат максимальный эффект от автоматизации — оптимальное функционирование и взаимодействие структурных подразделений компании, эффективные внешние и внутренние коммуникации.

Учитывая индивидуальные потребности клиента, мы создадим специфическую систему автоматизации, рассчитанную на покрытие текущего состояния организации и предусматривающую возможность применения новых конфигураций в дальнейшем.

С помощью OFT Group, вы можете автоматизировать как отдельные этапы и бизнес-процессы, так и построить комплексную систему, охватывающую основные функциональные службы компании.

• тонкие клиенты для Вашего бизнеса;
• поставка серверов;
• система контроля доступа.

Источник: oftcomp.ru