Добиться серьезных достижений в одиночку в сфере бизнеса довольно сложно, потому крупные организации держатся за свой главный ресурс – кадры. Малый и средний бизнес тоже старается не отставать. При организации масштабной деятельности предприниматели нанимают первоклассных специалистов либо таких сотрудников, на которых можно положиться и которые могут вырасти внутри предприятия. Однако наем персонала не для всех является простой и понятной процедурой. Начинающим предпринимателям либо тем, кто ранее работал без сотрудников, в первый раз бывает сложно понять, как правильно оформить работника и сколько человек максимум может входить в кадровый состав ИП.
Может ли ИП быть работодателем
Работодателем может выступать и юридическое, и физическое лицо, так что предприниматель, который в целом является физическим лицом, вполне может нанять сотрудников. При этом Трудовой кодекс разделяет понятия физическое лицо и индивидуальный предприниматель, поскольку приписывает им разные возможности руководства.
Сколько на самом деле стоит ваш сотрудник
Физическое лицо, которое не обладает статусом ИП, может нанять к себе сотрудника на основе трудового договора (далее – ТД), при этом запись в трудовую книжку такой работодатель сделать не может. Индивидуальный предприниматель имеет такое право с 2006 года. ИП имеет те же обязательства перед своими сотрудниками, что и юридическое лицо. Отличием будет лишь то, что ему не нужно платить компенсацию при сокращении штата.
Обязанности работодателя
В Трудовом кодексе обязанности работодателя описаны четко, нарушение этих обязанностей влечет за собой наказание. Сделано это во многом для того, чтобы обезопасить работника в трудовых отношениях.
Итак, по ТК РФ ИП должен:
- Заключить с сотрудником ТД, оповестив того о его непосредственных должностных обязанностях и ознакомив с положениями ТД
- Предоставить сотруднику безопасное рабочее место, снабдив его всем необходимым для выполнения должностных обязанностей
- Своевременно выплачивать сотруднику его заработную плату не реже двух раз в месяц
- Удерживать из зарплаты сотрудника НДФЛ и начислять эту сумму в качестве налога
- Начислять за сотрудника обязательные страховые взносы в различные фонды и налоговый орган
- Предоставлять сотруднику ежегодный оплачиваемый отпуск
- Оформить на сотрудника выплаты по причине временной нетрудоспособности и материнства
- Сдавать отчетность по работникам в фонды и налоговый орган
- Вести кадровый учет
Предприниматель вправе заключить с сотрудником гражданско-правовой договор, если у него на то есть веские основания. Тогда предприниматель освободится от выплаты части страховых взносов и не обязан предоставлять сотруднику оплачиваемый отпуск, больничный и пр.
Сколько нужно сотрудников в товарном бизнесе и нужны ли они вообще при маленьких объемах?
Количество сотрудников ИП
Теоретически кадровый состав ИП может насчитывать неограниченное число сотрудник. Однако, максимальное количество сотрудников у индивидуального предпринимателя напрямую зависит от того, по какому налоговому режиму ИП осуществляет свою деятельность.
- Патентная система налогообложения – не более 15 сотрудников
- Упрощенная система налогообложения – не более 100 сотрудников
- Единый налог на вмененный доход – не более 100 сотрудников
- Единый сельскохозяйственный налог – не более 300 сотрудников
- Общая система налогообложения – неограниченное число сотрудников
Влияет на количество сотрудников и то, собирается ли ИП участвовать в программах поддержки МСП, поскольку они устанавливают ценз на число сотрудников для определенных типов бизнеса. Так, для микробизнеса разрешено 15 сотрудников, для малого бизнеса – 100 сотрудников, для среднего – 250.
Порядок оформление сотрудника ИП
Трудоустройство сотрудника осуществляется в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ.
- В первые три рабочих дня нового сотрудника работодатель должен составить ТД. ТД сотрудник должен полностью изучить, при этом работодатель должен объяснить каждый пункт ТД. ТД подписывается обеими сторонами и составляется в двух экземплярах. Руководитель также должен ознакомить нового сотрудника с локальными актами, которые отражают внутренний трудовой распорядок.
- После заключения ТД необходимо издать приказ о приеме работника. Приказ составляется по форме № Т-1. Также нужно составить личную карточку работника по форме № Т-2. Все формы есть в открытом доступе на официальном сайте Роструда.
- По ТК РФ предприниматель должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке сотрудника.
- При трудоустройстве первого работника предпринимателю необходимо в течение 30 дней встать на учет в ФСС в качестве работодателя. В ПФР подавать сведения не нужно, так как их автоматически передает ФНС.
- На завершающем этапе трудоустройства работодатель должен обеспечить своего сотрудника условиями, необходимыми для выполнения его трудовых обязанностей.
Источник: roffman.ru
Численность персонала: определение, понятие и структура
Для руководства любой компании всегда важным является вопрос о том, какова должна быть численность персонала, чтобы она эффективно функционировала. Многие предприятия вынуждены сокращать работников из-за издержек, что не всегда положительно сказывается на развитии производства. Существует понятие оптимальной численности людей, при которой фирма может эффективно функционировать.
Чем выше состав и количество сотрудников компании, тем сложнее ею управлять. Поэтому определение оптимального количества работников является значимым моментом.
Вам будет интересно: Методы и стили менеджмента
Численность персонала составляет одну из важнейших категорий для кадрового исследования в компании. Она не должна быть и не выше, и не ниже оптимального показателя. Рассмотрим, как ее определить.
Концепции, которые нужно принимать во внимание
Численность персонала компании является наиважнейшим кадровым показателем фирмы, который характеризует ее состояние. Данное понятие может быть конкретизировано концепцией списочного, явочного и среднесписочного количества штатных единиц.
Под категорией численности понимают статистический и экономический показатели, отражающие количество людей, которые осуществляют трудовые функции на фирме и входят в состав различных категорий работников.
Вам будет интересно: Процесс менеджмента — описание, цели, функции и определение
Состав персонала
Под структурой понимают объединение ее сотрудников в группы и функционирующие единицы по различным признакам. Выделяют следующие группы по составу, отраженные в таблице ниже.
Те работники, которые непосредственно не участвуют в процессе производства продукции. Труженики социального сегмента
Те сотрудники, которые заняты в производственном процессе
-низовой уровень (мастера);
-средний (управляющие структурными подразделениями);
-высший (генеральный директор, замы)
Секретарь, кассир, табельщик, экспедитор. Все сотрудники по оформлению документации, финансово-расчетной работе
Инженеры, экономисты, юристы, технологи, кадровики, бухгалтера и т.д. Выполнение административных, экономических, инженерно- экономических и юридических задач
Вам будет интересно: Стратегии Портера: типы, виды и примеры
Те, кто непосредственно создает продукцию фирмы, производит конечный товар, оказывает услуги.
На структуру и численность персонала могут оказывать влияние следующие факторы:
- Автоматизация и компьютеризация производства.
- Использование современных технологий.
- Применение новейших материалов.
- Организация производства.
Структура численности
В нее можно включить несколько категорий сотрудников:
- Списочный состав.
- Сотрудники, осуществляющие трудовые функции по гражданско – правовым договорам.
- Совместители.
Списочное количество сотрудников – это полностью все работники, которые трудятся на предприятии: штатные, сезонные, временные и т. п. Принципиальным моментом является тот факт, что у всех них есть запись в трудовой книжке. Каждый такой работник учитывается в составе только одной компании. Также считаются те люди, которые не вышли на работу по любым причинам. Когда рассчитывают занятость, употребляют именно данный список. Если человек учтен в списочном составе, следовательно, он не является безработным.
Для тех, кто трудится по гражданско-правовым договорам, заключаются соглашения подряда либо трудовые соглашения. Подобные работники в течение отчетного периода могут быть задействованы в нескольких компаниях и считаться полноценными сотрудниками.
Их количество не определить без учета наружных и внутренних совместителей. Наружные совместители – это сотрудники, которые обычно находятся в перечне одной компании, а на полставки (согласно законам в сфере трудовых отношений) заняты на проектах в иной организации. Внутренние совместители – это работники компании, которые добавочно выполняют оплачиваемые задачи в собственной же организации.
При подсчете среднего количества человек работу наружных совместителей учитывают по затраченному ими времени. О том, в какую подгруппу включен новый человек, сообщается в распоряжении о приеме на работу и в заключаемом с компанией договоре. Совместители и работающие на договорной основе не включаются в список для определения занятой доли персонала для того, чтобы не допустить повторного счета.
Виды численности
Среди основных видов численности персонала выделяют следующие:
- Плановая.
- Нормативная.
- Штатная.
- Среднесписочная.
- Явочная.
- Фактическая.
В таблице отражены основные виды численности персонала и их характеристики.
Вам будет интересно: Философия кайдзен — японская система достижения успеха. Организация бережливого производства
Может быть определена факторами производительности труда и спецификой организации на рынке. Показатель приближен к реальности
Формируется на основе норм труда в отрасли и объема работ
Формируется из числа сотрудников, которые состоят в штате без учета сезонных и временных сотрудников
Определяют среднее число работников за период
Только те работники, которые в данный момент находятся на рабочем месте
Численность реально работающих сотрудников в компании
Методики
Анализ численности персонала организации производится в несколько этапов, отраженных в таблице ниже.
Сравнение численности и состава штата с организациями — аналогами в отрасли
Изучают процентное соотношение качественных и количественных категорий состава. Определяют нормативное отношение к общей численности персонала
Сопоставление темпов роста прибыли и затрат на весь персонал компании
Темпы роста фонда оплаты труда должны быть ниже темпов увеличения производительности
Пересчет иерархии в компании
Возможность определить лишние звенья в управлении
Аудит и ревизия кадров
Аналитика кадрового состава по возрасту, стажу, полу, уровню образования и т.д.
Среднесписочное количество сотрудников
Среднесписочная численность персонала может быть определена по формуле, представленной ниже:
СрЧ = (СрЧ1+СрЧ2+….СрЧ12)/12. Знаменатель — это количество месяцев в году.
где СрЧ1, СрЧ2 … — среднесписочная численность персонала по месяцам года (человек).
Для расчета показателя СрЧ1, СрЧ2 и т.д. применяют значения списочной численности по месяцам года с учетом праздничных и выходных дней.
Пример расчета представлен ниже.
- Численность на конец декабря составляет 10 человек.
- С 11 января принято еще 15 человек.
- 30 января уволено 5 человек.
Исходные данные выглядят так:
- С 1 по 10 января — 10 человек.
- С 11 по 29 января – 25.
- С 30 по 31 января -20.
Расчет показателей численности:
((10 дней*10 человек) + (19 дней * 25 человек) + (2 дня * 20 человек))/31 = (100 + 475 + 40)/31 = 19,8 или округленно 20 человек.
Планирование
Под планированием численности персонала понимают процесс разработки планов по обеспечению компании требуемым количеством кадров.
Процесс решает следующие задачи:
- Недостаток рабочей силы в компании.
- Недостаток квалификационного состава для развития бизнеса.
Этапы планирования отражены в таблице ниже.
Анализ текущего положения дел
Выявление соответствия работников компании существующим требованиям
Оценка потребности в найме
При исследовании следующих направлений:
-вид работы компании;
Процесс может быть осуществлен в соответствии с тем, насколько технически оснащена фирма
Формирование нового состава
Непосредственно сам процесс привлечения сотрудников с помощью найма
Расчет показателей эффективности привлечения новых сотрудников
Нормативы
Существуют разные нормативы численности персонала. Среди них нормы выработки, нормы обслуживания и т. д. Чтобы найти, сколько человек требуется для реализации определенной трудовой функции, употребляются расчеты на основании численности труда персонала.
Опора на нормативы позволяет планировать количество и состав сотрудников компании, что практически приводит к уровню продуктивности, который соответствует техническим характеристикам фирмы.
Приведем несколько вариантов расчета.
Способ 1. В согласовании с нормами выработки. Они определяются как объем работы (к примеру, число готовой продукции), который команда (либо сотрудник с достаточной квалификацией) обязана выполнить в соответствии с имеющимися организационными критериями на единицу рабочего времени.
Способ 2. В соответствии с нормативом численности. Основой для этого расчета является фиксированное количество сотрудников с определенной квалификацией, требуемое для решения управленческих либо промышленных задач. Главным недочетом использования этого норматива является не очень высокая точность характеристик.
Это связано с тем, что при определении стандартов количества сотрудников учитываются лишь обычные объемы. Чем сложнее реальный рабочий процесс, чем больше он отклоняется от типового. Поэтому точность расчета уменьшается.
Способ 3. В согласовании с нормами времени. Здесь нужно учитывать количество времени, которое затрачивается на реализацию единицы промышленного процесса работником либо командой.
Способ 4. В согласовании с нормативами обслуживания. В этих расчетах основой является количество единиц промышленного оборудования (к примеру, станков, голов животных), которое группа служащих должна обрабатывать в течение определенного времени. Это правило практически такое же, как и для сотрудников, которые выполняют функции услуг. Нередко при подсчете количества работников в организации (как обычного, так и нормативного) показатели численности персонала являются дробными и требуют округления. Полученные значения употребляются в качестве доводов для принятия разных управленческих решений в области кадровой политики.
Вам будет интересно: Русская Школа Управления: отзывы учащихся, направления подготовки и повышения квалификации, филиалы
Оптимальное количество сотрудников
Для оптимального расчета численности персонала в области производства применяют другие методы.
Способ 1. Хронометраж. Для замеров используют секундомер и засекают, какое количество времени занимает каждый последующий шаг рабочего процесса. Потом все приобретенные значения суммируются. Способ хронометража используют в основном менеджеры производства, финансисты и нормировщики. Главным недочетом способа является его трудозатратность и продолжительность, в особенности при существенном количестве сотрудников компании.
К примеру, среднее время производства какой-нибудь детали можно вычислить лишь после 30 замеров, во время которых действия осуществляют различные рабочие. При всем этом точность измерений будет недостаточно высокой. Скорость работы понижается у сотрудников, знающих, что на данный момент за ними наблюдают. Другой минус хронометража – отсутствие гибкости. Если нужно рассчитать скорость производства тождественных деталей, которые имеют незначительные различия, сделать это можно будет лишь посредством замеров для каждой из них.
Способ 2. Сопоставление с компаниями-соперниками. Оптимизация количества сотрудников в организации производится также с помощью сравнения количества сотрудников у вас и у ваших соперников, пользующихся теми же промышленными технологиями. Это чрезвычайно быстрый способ, но он принесет свои плоды лишь в том случае, если предоставлены реальные сведения о работе конкурирующих компаний. Сопоставление также помогает осознать, какое место занимает компания на рынке, исходя из убеждений количества сотрудников и продуктивности бизнеса.
Способ 3. Микроэлементное планирование. В базе этого метода лежит предположение, что всякую рабочую операцию можно свести к некому количеству простых действий, а время, которое на них затрачивается, уже известно. Тогда для расчета норматива будет нужна лишь сумма итогов замеров.
На основании этих сведений можно будет провести оптимизацию количества сотрудников в компании. Нормирование с помощью микроэлементов операций подходит лишь для тех видов работ, которые выполняются вручную и состоят из циклических действий. Чтобы применить данный способ, необходим финансист, который прошел специальное обучение.
Количество вспомогательных работников
Для расчета численности персонала в области вспомогательных операций применяют метод факторного планирования. Он достаточно трудоемкий. В данном случае используются ключевые критерии по каждому процессу и производственной операции. Определение степени влияния факторов на численность персонала происходит следующим образом: рабочий процесс делится на элементы, каждый из которых зависит от одного фактора. Результаты такого нормирования сравниваются с подобными значениями в сопоставимых подразделениях организации.
Заключение
Численность персонала предприятия определяется тем, какой характер деятельности свойственен компании, а также сложностью технологических процессов производства. На его значение оказывают автоматизация, механизация и другие факторы. На основе данного значения формируется плановая и нормативная численность.
Для любой компании управление персоналом играет самую важную роль. Без отличных профессионалов никакая организация не сумеет удачно продолжать свою деятельность. В наше время существует много новых принципов организации производства. Однако реализация всех этих возможностей напрямую зависит от служащих компании, то есть от живых людей.
Основное значение имеют их грамотность, познания, квалификация. Для достижения компанией намеченных целей необходимо формирование оптимального значения численности рабочего персонала.
Источник: vkmp.ru
Сколько сотрудников в бизнесе
Обзорная статья Август 2019
Определение оптимальной численности сотрудников компании
Поделиться
Новость 16.05.2022
HRTimes №33 Май 2022
Обзорная статья 19.05.2023
Финкельштейн Григорий
ПАРТНЕР, РУКОВОДИТЕЛЬ НАПРАВЛЕНИЯ «HR-КОНСАЛТИНГ»
Персонал промышленной компании подразделяется на три категории: работники основного производства, работники вспомогательных служб и офисные сотрудники. В этой статье я дам ряд рекомендаций, которые помогут Вам рассчитать оптимальную численность персонала каждой категории.
Как вычислить количество работников основного производства
В документации к любому производственному оборудованию указано рекомендуемое для работы с ним число сотрудников. Вы можете ориентироваться на эти данные; если же такая мера по каким-то причинам не дает эффекта, попробуйте следующие методы./p>
Сравнение с конкурентами
Сравните, сколько работников задействовано в главном производственном процессе у Вас в компании и сколько у конкурентов. Это самый быстрый способ, однако эффективен он лишь в том случае, когда у Вас есть точные данные о конкурирующих предприятиях (О том, как узнать ценную информацию о конкурентах, читайте в одном из ближайших номеров журнала. — Примеч. редакции.).
Помимо прочего, сравнение позволяет понять, каково положение компании с точки зрения численности персонала и эффективности производства. Приведу пример. Одна из российских нефтяных компаний рассчитала, сколько сотрудников блока разведки и добычи приходится на одну скважину, и сравнила результат с аналогичными показателями конкурентов. Выяснилось, что в среднем на одной скважине предприятия занято на 32% больше работников, чем в других компаниях.
Хронометраж
Вам придется подразделить рабочий процесс на ряд последовательных этапов, замерить длительность каждого из них, а затем сложить полученные значения. Обычно хронометраж ведут нормировщики, организаторы производства или экономисты по труду, однако этому методу можно обучить и любого ругого сотрудника.
Минус хронометража — в том, что предполагаемые им действия занимают очень много времени. Например, чтобы рассчитать среднюю продолжительность сборки детали, нужно провести 30 замеров сборки, выполняемой разными рабочими. Кроме того, вполне достоверных сведений этот способ не дает: когда людям известно, что за ними наблюдают, темп их работы падает.
Наконец, хронометраж — негибкий метод. Например, чтобы проанализировать скорость обработки однотипных деталей, лишь незначительно различающихся между собой, Вы будете вынуждены замерять время обработки и рассчитывать нормативы для каждой детали в отдельности (см. Пример использования данных хронометража в нормировании труда складских рабочих).
Пример использования данных хронометража в нормировании труда складских рабочих Цель: определить требуемое количество отборщиков при росте товаропотока и увеличении доли розничных заказов.
Исходные данные:
- виды отборки: штучная, коробочная;
- · средняя производительность отборщика в зоне штучного отбора Qштучн = 0,6 м3/ч, в зоне коробочного отбора Qкор = 1,8 м3/ч;
- общая продолжительность смены Tобщ = 8 ч;
- оперативное и подготовительное заключительное время вместе составляют 71% общей продолжительности смены;
- существующий товаропоток в смену Vсмен = 104 м3; доля штучной отборки в общем объеме товаропотока — 23%, коробочной отборки — 77%. Предприятие планирует увеличить товаропоток до 146 м3 в смену. Ожидается, что доля штучной отборки в общем объеме товаропотока вырастет до 51%, а доля коробочной сократится до 49%.
Количество рабочих
Сначала определим число отборщиков в смену, требуемое для обработки существующего товаропотока: Nотборщиков штучн = (104 м3 Í 23%) : (0,6 м3/ч Í 8 ч Í 71%) ≈ 7 чел.; Nотборщиков короб = (104 м3 Í 77%) : (1,8 м3/ч Í 8 ч Í 71%) ≈ 8 чел. Итак, при нынешнем товаропотоке общая потребность в отборщиках составляет 15 человек в смену. Теперь определим потребность в отборщиках для обработки планируемого товаропотока в 146 м3: Nотборщиков штучн = (146 м3 Í 51%) : (0,6 м3/ч Í 8 ч Í 71%) ≈ 22 чел.; Nотборщиков короб = (146 м3 Í 49%) : (1,8 м3/ч Í 8 ч Í 71%) ≈ 7 чел. Общее число отборщиков составит 29 человек в смену. Таким образом, при увеличении товаропотока в 1,4 раза потребность в отборщиках возрастет почти вдвое. По материалам статьи Андрея Иванова «Нормирование в организации работы склада» («Складские технологии», 2005, № 4, август)
Микроэлементное планирование
Этот метод предполагает, что любая производственная операция сводится к сравнительно небольшому числу элементарных действий, продолжительность которых уже известна (из проведенных ранее исследований). Сложив длительности каждого из действий, Вы получаете нормативную продолжительность операции. А на основе этого значения можно рассчитать и оптимальную численность сотрудников.
Приведу пример использования микроэлементного нормирования. Рабочий берет из ящика гайку (движение в пределах досягаемости), наживляет ее на винт над рабочим столом (движение также в пределах досягаемости) и закручивает пятью поворотами кисти руки. Представим операцию как последовательность элементарных действий:
- протянуть руку на расстояние 20–75 см;
- ухватить легкий объект (вес до 1 кг);
- снова протянуть руку на 20–75 см, чтобы закрепить объект;
- осторожно, но при этом с нажимом поместить объект на ось;
- сделать пять поворотов кистью руки без усилия.
Специалист по нормированию снимает операцию на видео, просматривает запись, фиксируя элементарные действия, классифицирует их и заносит данные в специальную программу. Расчет времени производится автоматически. При этом программа размечает видеозапись, которая таким образом становится документальным обоснованием принятых нормативов.
Сразу оговорюсь: микроэлементное нормирование применимо лишь для работ, которые производятся вручную и предполагают повторяемость одних и тех же действий. Кроме того, прежде чем использовать этот метод, Вам придется потратить известную сумму, чтобы обучить ему сотрудников.
В принципе, микроэлементное нормирование можно поручить любому производственнику или экономисту, прошедшему специальную подготовку. Обычно такая подготовка включает теоретическое обучение в течение недели, двухнедельную отработку навыков в условиях компании (что позволяет довести эти навыки до автоматизма) и выполнение пилотного проекта, занимающее около двух месяцев.
Преимущество микроэлементного нормирования перед хронометражем хорошо демонстрирует такой пример из практики нашей компании. В обязанности лаборанта химического предприятия входит проведение более 600 разных химических анализов. Большинство действий, выполняемых работником в процессе каждого из анализов, совпадают; отличия одной операции от остальных совсем небольшие. Метод микроэлементного планирования позволил нам рассчитать нормы для 600 с лишним анализов всего за несколько дней. Использование же хронометража потребовало бы полностью измерять продолжительность каждого из анализов, и наша работа заняла бы в десятки раз больше времени.
Как рассчитать численность персонала вспомогательных служб
Сравнив количество сотрудников вспомогательных служб у Вас и у конкурентов, Вы, скорее всего, обнаружите, что в Вашей компании этот показатель значительно выше. Что делать в такой ситуации? Прежде всего определитесь с ответами на несколько вопросов. Какие функции должны быть обязательно закреплены за штатными сотрудниками, а какие вполне можно передать на аутсорсинг?
Какие задачи вспомогательного персонала есть смысл поручить рабочим основного производства?
Способны ли, например, операторы самостоятельно выполнять обслуживание и мелкий ремонт своих станков? Можно ли за одним рабочим ремонтной службы закрепить сразу несколько цехов? Насколько реально создать централизованное ремонтное подразделение? Есть ли возможность оптимизировать логистику, спланировав маршруты так, чтобы доставка занимала меньше времени?
Если эти вопросы решены, но потребность сократить численность сотрудников остается, Вы можете прибегнуть к трем методам: это трудоемкий хронометраж, высокоточное, но тоже трудоемкое микроэлементное нормирование или же факторное нормирование.
Факторное нормирование
Метод достаточно точный, но менее трудоемкий. Он предполагает определение для каждого производственного процесса ключевых факторов, влияющих на трудозатраты. Как правило, таких факторов оказывается несколько. Например, проводя факторное нормирование в одном добывающем подразделении нефтяной компании, мы отметили такие факторы трудозатрат на бурение: количество буровых бригад, количество работающих на скважинах, количество скважин, сложность месторождений, количество подрядчиков, количество освоенных скважин.
Рассчитать, в какой мере каждый из факторов влияет на численность персонала, нам позволяет такая операция: мы подразделяем один большой процесс на ряд составляющих, так чтобы всякая составляющая зависела только от одного фактора. Например, в процессе «бурение» можно выделить подпроцесс «супервайзинг бурения«(Супервайзинг бурения — новое явление в российской нефтегазодобывающей промышленности. Представитель добывающей компании — супервайзер — контролирует качество буровых работ, следит за ходом проекта и участвует в разрешении конфликтных ситуаций.). Этот подпроцесс зависит только от одного фактора — количества буровых бригад: именно оно определяет оптимальную численность супервайзеров. Установив оптимальную численность, можно рассчитать время, которое требуется супервайзеру на одну бригаду, сравнить разные добывающие подразделения компании по этому параметру.
Показатели, полученные в ходе факторного нормирования, нужно сравнивать с аналогичными показателями сопоставимых подразделений. Это позволит выявить как передовиков, так и отстающих по производительности (см. рисунок). Каким образом определить нормы? Есть два подхода.
Принять за оптимальную численность среднее значение. Тогда в подразделения-лидеры нужно принять дополнительных сотрудников, а штаты подразделений-аутсайдеров, наоборот, сократить. Но такой подход уместен лишь тогда, когда лидеры выполняют работу недостаточно качественно.
Если же подразделения-передовики должным образом справляются с работой, за нормативы стоит принять именно их показатели. Тогда штаты всех филиалов, кроме ведущих, должны будут подвергнуться сокращению; это стимулирует их руководителей повышать производительность труда и осваивать опыт лидеров. Такой подход — самый эффективный.
Вернемся к нашему примеру из практики. Выполняя заказ нефтяной компании, мы установили в качестве нормы для всех подразделений среднее значение. Но так как разница в трудозатратах у различных подразделений достигала 1000 человеко- часов в год на одну бригаду, консультанты провели дополнительный анализ и выявили филиалы с удаленными скважинами. Нормы для таких подразделений мы установили с учетом специально рассчитанного поправочного коэффициента. Проведенная работа позволила уменьшить численность супервайзеров в каждом подразделении компании на 8%.
Как оценить численность офисных сотрудников
Определить требуемое Вашей компании количество офисных работников можно, зная оптимальную численность персонала основного производства: есть устоявшиеся отношения одного показателя к другому. Как показывает опыт нашей компании, в нефтегазовой отрасли это отношение составляет 3–4 офисных сотрудника к 10 производственным, в железнодорожной 4–5 к 10, а в горнодобывающей и перерабатывающей промышленности — 3 к 10. Также известны оптимальные соотношения между штатами функциональных подразделений и общей численностью персонала компании. Например, для кадровой службы нормальное соотношение — 1 к 100. Эти данные весьма приблизительны, но они позволяют понять, нужно ли оптимизировать количество сотрудников.
Если потребность сократить численность офисного персонала все же есть, работу следует вести сразу в двух направлениях: с одной стороны, оптимизировать организационную структуру и бизнес-процессы компании1, с другой — уменьшить число сотрудников, опираясь на результаты, полученные в ходе факторного нормирования. Наша компания, например, использовала метод факторного нормирования для расчета численности кадровой службы на одном из предприятий топливно- энергетического сектора.
Одна из задач кадровиков — рекрутинг (поиск и приглашение кандидатов, проведение собеседований, оформление новых работников и т. п.). Основной фактор, характеризующий эффективность рекрутинга, — количество принятых сотрудников. Мы выяснили отношение числа кандидатов, с которыми состоялись собеседования, к числу нанятых, а также среднюю длительность собеседования, и определили, сколько времени уходит на то, чтобы нанять одного человека. Сравнив производительность разных кадровиков и вычислив поправочные коэффициенты (на поиск сотрудников разных специальностей требуется неодинаковое время; кроме того, скорость получения результата во многом зависит от региона, где ведется работа), мы определили лидеров и аутсайдеров.
Затем установили норматив и рассчитали оптимальную численность персонала, занимающегося рекрутингом. Нам нужно понять, сколько человеко-часов в год уходит у кадровика на собеседования. Чтобы определить этот коэффициент, мы разделили число затраченных человеко-часов на объем по фактору (в нашем случае — количество нанятых сотрудников). Таким образом, расчет численности кадровой службы мы вели по формуле: среднегодовая численность сотрудников Í коэффициент 1 + количество нанятых людей Í коэффициент 2 и т. д.
Рассказывает практик
Алла Бедненко, кандидат психологических наук, Директор по персоналу сети магазинов «Эконика».
Принципы, которыми руководствуется наша компания, определяя оптимальную численность персонала и достаточный размер фонда оплаты труда, различаются в зависимости от того, идет ли речь о сотрудниках магазинов или офисных работниках.
Планирование численности персонала магазинов
В розничной сети с недавнего времени введен гибкий график работы, поскольку в некоторых магазинах посещаемость выше вечером, а в торговых центрах — в выходные. Соответственно понятие «количество штатных единиц» теперь заменено понятием «фонд рабочих часов».
Чтобы оценить оптимальную численность сотрудников магазина, мы анализируем такой показатель, как количество продаж в час (оно может быть рассчитано в денежном выражении или в числе единиц товара). Зная плановую выручку магазина (допустим, за день) и целевое значение продаж за один час работы, мы можем высчитать требуемое для этого магазина количество рабочих часов. Затем делим фонд рабочих часов магазина на количество рабочих часов по производственному календарю. В итоге мы получаем число сотрудников, необходимое и достаточное для достижения целевого показателя.
Кстати, объем продаж в час мы рассчитываем не только для каждого работника, но и для магазина в целом. Формула расчета такова: выручка магазина за определенный период делится на количество часов, отработанных за это время всеми сотрудниками. Такой анализ позволяет оценить не только эффективность деятельности управляющего магазином, но и эффективность графика работы персонала, рациональность использования рабочего времени.
Также мы обязательно анализируем динамику коэффициента конверсии (отношение числа клиентов, сделавших покупку, к общему количеству посетителей), сезонные пики или спады продаж, планируемые акции для клиентов и т. п. Например, во многих торговых центрах у нас есть дополнительный продавец выходного дня.
Планирование численности персонала центрального офиса
Поставив новые задачи, важно продумать конкретные мероприятия для их решения и зафиксировать соответствующие функции сотрудников. Далее нужно проанализировать, могут ли эти функции выполняться при существующей оргструктуре или же требуется ввести дополнительные штатные единицы. Чтобы принять правильное решение по этому вопросу, мы составляем сетевой график работ. В этом графике указываются все мероприятия, запланированные для достижения заявленных целей, и оцениваются затраты рабочего времени на проведение каждого из этих мероприятий или на выполнение иных функций, связанных с решением поставленных задач. Если та или иная функция уже выполняется кем-то из работников, оценить трудозатраты достаточно просто — используйте метод наблюдения или же фотографии рабочего времени.
Для оценки трудозатрат на выполнение новых функций целесообразно привлечь нескольких экспертов в соответствующих профессиональных областях. В отношении каждой из функций эксперты должны дать три варианта оценки, рассчитав трудозатраты высоко-, средне- и низкоквалифицированного работника на решение поставленной задачи. Как правило, чем выше квалификация специалиста, тем быстрее он работает. На основе усредненных результатов оценки можно вычислить время, ежемесячно затрачиваемое на выполнение тех или иных функций, а также определить необходимый для этой работы уровень квалификации нанимаемых сотрудников.
Далее нужно сопоставить требуемые трудозатраты и имеющиеся ресурсы. Если ресурсов не хватает, мы анализируем, какие функции можно передать на аутсорсинг и какие процессы есть смысл оптимизировать или автоматизировать. Только после этого принимается решение о введении дополнительной штатной единицы.
Надо сказать, что в современном бизнесе понятие нормирования становится неактуальным. Это связано с тем, что нормирование численности персонала без учета стратегических задач и совершенствования бизнес-процессов — пустая трата времени. Только практика позволяет определить оптимальную численность персонала: нужно наблюдать, как сотрудники действуют, делать выводы, какие функции нужны для достижения поставленных целей, а какие — нет, и исключать бесполезные действия, а также автоматизировать рутинные процессы.
Рассказывает практик
Сергей Мишин, Руководитель департамента собственных офисов блока московских операций группы компаний «Вымпелком»
При определении числа продавцов мы анализируем количество визитов клиентов в каждый офис в расчете на одного сотрудника, время, которое клиент проводит в офисе продаж, скорость обслуживания, эффективность нашего сотрудника, объем получаемой клиентом информации и многое другое. Например, мы рассчитали, что среднее время обслуживания в нашем бизнесе составляет около 15 минут (впрочем, все зависит от вопроса, с которым обратился клиент).
У каждого продавца есть ключевые показатели эффективности. Это и выручка, и качество обслуживания, и объем подключения дополнительных услуг. Все эти критерии позволяют определить нагрузку на каждую точку и определить оптимальное число за действованного персонала. Нагрузка в офисе корректируется так, чтобы в пиковые часы в офисах продаж работало максимальное число сотрудников.
Для нас очень важно, чтобы сотрудники в офисах продаж были универсальными: это существенно повышает эффективность. Стоит отметить, что такие универсальные продавцы, которые и консультируют клиентов, и настраивают услуги, и выполняют функции как логистов, так и кассиров, — это существующий тренд в сотовом ритейле.
Источник: www.ecopsy.ru
