Smart задачи расшифровка для бизнеса

Компании стремятся к успеху и росту, а значит постоянно ставят перед собой определенные задачи. В этой статье мы рассмотрим методику SMART-целей, узнаем, как она помогает в достижении результатов, разберемся в плюсах и минусах данной технологии, а также в этапах планирования.

Содержание:

• Что такое SMART-цели
• Расшифровка критериев SMART
• Как SMART-цели могут помочь бизнесу
• Кому подходит SMART-постановка целей
• Преимущества и недостатки метода SMART
• Как правильно поставить SMART-цели
• На что обратить внимание при постановке SMART-целей
• Заключение

Что такое SMART-цели

SMART-цели — это метод постановки целей, который позволяет структурировать данные, отслеживать динамику и достигать плановых показателей.

SMART-задачи — формулирование конкретной и измеримой цели, определение сроков, а также необходимых ресурсов и инструментов.

Примеры целей:

• Увеличить объемы продаж на 30% за 2022 год за счет расширения отдела по продажам.
• К 31 марта создать и настроить чат-бота для обработки заказов в соцсетях.
• Прочитать за полгода 50 книг по дизайну, чтобы глубже понять специфику и применять полученные знания на практике.
• Ходить на тренировки два раза в неделю в течение года, чтобы улучшить свое самочувствие и похудеть на 10 кг.

Расшифровка критериев SMART

Рассмотрим критерии SMART-целей.

SMART цели. Достигать цели легко, если они SMART!

S — Specific, или конкретная цель

Первый критерий означает, что цель должна быть ясной, точной, конкретной и актуальной. Чтобы сотрудники компании смогли понять задачу и ответить на все вопросы однозначно:

• Какого результата мы хотим достичь?
• Почему именно эта цель поможет в достижении результата?

Примечание. Одна цель = один результат.

M — Measurable, или измеримая

Цель должна измеряться в количественных показателях. Это поможет понять, каких результатов компания добилась. Если этого критерия не будет, вам будет сложно определить, на каком этапе находится проект.

Вопросы для формулирования цели:

• Над какими показателями нужно работать, чтобы получить результат?
• Как понять, что цель достигнута?

A — Achievable, или достижимая

Третий критерий означает, что цель должна быть реалистичной и открывать для компании новые возможности. Чтобы сформулировать цель, оцените прошлый опыт и ресурсы организации: можно ли на данный момент реализовать план или стоит отложить идею на полгода, не пострадает ли бизнес в процессе и тому подобное.

• Реально ли добиться выбранной цели за установленные сроки?
• Может ли что-то помешать реализации проекта?
• Хватит ли компании опыта и ресурсов, чтобы осуществить идею?

Важно! Помните о том, что недостижимые и заурядные цели демотивируют команду. При этом лучше выполнить часть амбициозного проекта и выйти вместе на новый уровень, нежели остаться на начальном этапе.

R — Relevant, или значимая

Цель должна быть актуальной и релевантной запросам компании, а также соответствовать планам развития бизнеса. Результат поможет фирме выйти на новый уровень развития.

• Какие выгоды получит компания в итоге?
• Не противоречит ли выбранная цель другим задачам?
• Что произойдет в случае провала?
• Соответствует ли цель стратегии и миссии организации?

T — Time bound, или ограниченная во времени

У цели должны быть обозначены четкие сроки — месяц, полгода или год. Более длительный период может затормозить процесс реализации из-за того, что команда не видит результатов, а сама цель теряет актуальность.

Цели, которые имеют конкретные сроки, помогают определить задачи и подготовить план работ. Помните, что проект нужно разбить на этапы, даже если срок некоторых из них составляет один месяц.

• Сколько нужно времени, чтобы достичь результата?
• На сколько этапов разбить цель?

Как SMART-цели могут помочь бизнесу

В решении бизнес-задач могут помочь любые теории. Но на практике важно ставить реальные и понятные цели, которые помогают определить этапы работы и отследить прогресс.

• Помогает команде разобрать план на задачи, а также понять, какие ресурсы нужны для достижения цели.
• Позволяет оценить результаты.
• Упрощает процесс коммуникации внутри организации — все участники знают свои обязанности и задачи.
• Помогает разобраться в постановке цели — задавая правильные вопросы, вы с большей вероятностью выстроите точный план действий и достигнете успеха.

Кому подходит SMART-постановка целей

Методику можно использовать не только в бизнесе, но и в личном планировании, когда вам нужно спрогнозировать результат. Варианты примеров мы рассматривали в начале статьи.

Считается, что SMART-цели не подходят для творческих проектов, но это не совсем верно — вы в любом случае будете описывать задачу и ставить сроки. Единственное отличие может быть в необходимых ресурсах и их правильной оценке. Например, потребуется больше времени или дополнительные расходы на материалы. При этом все нюансы можно прописать в плане и проверять работу на промежуточных этапах, чтобы скорректировать детали.

Преимущества и недостатки метода SMART

Рассмотрим плюсы и минусы постановки целей по SMART.

Преимущества

Плюсами можно считать:

• Четкую определенность, которая помогает «видеть» результат планируемой работы уже на старте.
• Практичность — описание цели является коротким планом с конкретными шагами.
• Универсальность — подходит для любого планирования: как в бизнесе, так и в личных делах.
• Экономию ресурсов. SMART-цели помогают рассчитать время, бюджет и количество инструментов на реализацию плана.
• Мотивацию — четко прописанная цель позволяет понять, какой функционал потребуется и кто из сотрудников должен участвовать в проекте.

Недостатки

• Постановка задач может привести к неясностям на старте проекта. Вы четко видите результат, но не знаете, с чего начать.
• Высокие плановые показатели могут вызвать раздражение у участников проекта. Поэтому важно расписать, как результат повлияет на будущее компании, а также сделать акцент на том, что к цели вы будете идти постепенно.
• Неожиданные проблемы, которые не были предусмотрены при постановке задач. Вы отвлекаетесь от проекта и решаете срочные вопросы — и сроки реализации плана увеличиваются.

Как правильно поставить SMART-цели

Процесс целеполагания должен быть простым и понятным для всех участников процесса. Рассмотрим алгоритм технологии SMART.

Исследование и формулировка потребности

Проанализируйте слабые места и оцените, что в первую очередь нужно улучшить. Например, можно воспользоваться SWOT-анализом для оценки производства или товара. Если вы определили глобальную цель — разбейте ее на несколько, чтобы поэтапно решать актуальные задачи.

На первом этапе у вас должна быть сформулирована цель по первому критерию — Specific. Далее вы будете добавлять уточняющие данные, которые мы рассматривали в начале статьи, чтобы соответствовать каждому последующему критерию, например:

• увеличить лояльность клиентов;
• выпустить новый товар;
• научиться программированию.

Актуальность

Проверьте цель на актуальность и определите, не противоречит ли она стратегии компании. Например, вы хотите расширить клиентскую базу, но у вас не хватает производственных мощностей для удовлетворения спроса. Это значит, что сначала нужно разобраться со вторым вопросом — и лишь после этого переходить к привлечению новых покупателей, например:

• Зачем увеличивать лояльность клиентов? Чтобы удержать позиции на рынке и быть конкурентоспособным.
• Для чего заканчивать курсы по аналитике? Чтобы найти любимое дело и улучшить уровень жизни.
• Зачем заводить собаку? Чтобы заботиться о ком-то, а также научиться терпению.

Количественные показатели

Оцените результат, который вы хотите получить, а также то, с помощью каких метрик его можно рассчитать. Учтите промежуточные итоги и показатели, которые позволят плавно идти к цели.

Распишите каждую метрику и ее значение, чтобы сотрудникам было легче понять, как вы измеряете успех. Например, что такое LTV или ROI.

Выбор ресурсов

Определите участников проекта, необходимый софт, материалы и бюджет на реализацию. Пропишите все детали, чтобы на основе полученных данных вы могли быстро рассчитать сроки для SMART-цели.

Например, какой объем расходных материалов понадобится для создания нового товара или какие SEO-инструменты нужны специалисту, чтобы настроить сайт.

Определение сроков

Составьте план работ. Для каждой задачи пропишите сроки и назначьте ответственных за выполнение. Не выставляйте короткие дедлайны — учитывайте возможные отклонения от плана из-за внешних или внутренних проблем: например, сотрудник может заболеть или поставщик опоздает с доставкой материалов.

Контроль работы

Используйте для работы не только планерки или «летучки», но и сервисы для тайм-менеджмента и управления бизнес-процессами. Это поможет в любой момент понять, на каком этапе находится проект, а также пересмотреть распределение ресурсов и времени.

На что обратить внимание при постановке SMART-целей

В этом разделе мы рассмотрим ошибки, которые часто встречаются в целеполагании.

Завышенные ожидания

Методика SMART — постановка целей, которая должна соответствовать возможностям компании и помогать ее росту, а не уничтожать бизнес из-за невыполнимого плана. Вам нужно корректно оценить ресурсы организации, чтобы правильно сформулировать цель и получить желаемый результат.

Нерелевантные цели

Цель должна помогать решать конкретную проблему, а также соответствовать стратегии компании. Если вы просто подсмотрели у конкурентов кейс или какую-то идею по улучшению положения на рынке — выбранная цель не будет определять ваши задачи и организация потеряет деньги.

Отсутствие мотивации

Помните о человеческом факторе, который непосредственно влияет на реализацию проекта. Чтобы сотрудники достигали целей, нужно не только расписать задачи для каждого, но и создать благоприятную атмосферу внутри компании: выделите удобное рабочее место, выдавайте премии за выполнение плана, обустройте комнату отдыха и тому подобное.

Отсутствие гибкости

Не забывайте про непредвиденные обстоятельства, которые могут произойти в любой момент: к примеру, на рынке появился новый конкурент или произошел кризис в связи с новым штаммом коронавируса. Чтобы вовремя реагировать на изменения — разбейте цель на этапы и для каждого из них выделите чуть больше времени и ресурсов. Также не игнорируйте автоматизированные сервисы, которые помогут быстро обнаружить проблему и найти решение.

Заключение

Мы рассмотрели методику SMART — постановка целей, которая не является панацеей или «универсальной таблеткой», но может помочь в составлении достижимых проектов и задач.

• Целеполагание — это неотъемлемая часть бизнес-процессов, которая помогает компании масштабироваться и выходить на новый уровень.
• SMART-цели позволяют сформулировать конкретные и значимые задачи.
• Есть возможность оценить результат и вовремя скорректировать процесс.
• Повышает шансы на успех — каждый участник на старте «видит» будущий результат и то, как его достижение повлияет на организацию.

Используйте инструменты SendPulse для своего комплексного продвижения: создавайте мультиссылки и одностраничные сайты через конструктор лендингов, отправляйте email, Viber, SMS, WhatsApp рассылки и push-уведомления, настраивайте чат-боты в мессенджерах Facebook Messenger, Instagram, ВКонтакте, WhatsApp и Telegram, а также подключайте бесплатную CRM-систему и автоматизируйте бизнес-процессы.

Источник: sendpulse.com

Умные цели

Релевантность целей нужно рассматривать с двух сторон: релевантность для исполнители и для компании. Релевантность (значимость) для исполнителя тесно связана с его мотивацией. Например, сотруднику, который любит изучать новые технологии, можно и нужно поручить исследовательский проект, а не рутинную работу. Когда команда понимает, что цель важна, усилия, которые она направит на ее достижение больше усилий, чем на неважную цель.Задачи и цели также должны быть релеванты миссии (и видению) и целям компании, то есть должны быть согласованными с ними. Отмечу также, что букву R (да и другие буквы этой аббревиатуры) расшифровывают по разному.

Time-bound — цели со сроком

• Есть задачи срок, по которым диктуется внешними условиями: рыночной ситуацией, договоренностями с контрагентами и т.д. По ним сроки назначаются «сверху».
• Большая часть задач посылается на оценку исполнителям, которая затем согласуется с руководителем: в случае необходимости сроки можно немного подтянуть, либо наоборот выделить время, например, для исследовательских работ.

Упражнения

1. Простые (можно делать устно):

1. Сделайте цели из раздела «Mesuarable — измеримые цели», «Achievable — достижимые цели», «Time-bound — цели со сроком» и «Time-bound — цели со сроком» более конкретными. Какие критерии вы выбрали? Почему? Как определили числовые показатели?

1. Переформулируйте цели из раздела «Achievable — достижимые цели» для двух своих сотрудников: «звезды» и новичка. Какие будут отличия?
2. Переформулируйте цели вашего текущего проекта согласно критериям SMART. Что в них изменилось? Что вы упустили при их первоначальной формулировке?
3. Проверьте соответствуют ли цели вашей организации критериям SMART. Как их можно усовершенствовать?

1. Сформулируйте для себя личные цели на этот месяц, год, три года и пять лет по нескольким направлениям (например, «Работа», «Образование», «Финансы» и так далее).
2. Аналогично предыдущему пункту сформулируйте цели для своей компании (департамента, подразделения, отдела) в виде сбалансированной системы показателей.

• цели
• целепологание
• управление проектами

Источник: habr.com

Метод SMART в digital: как ставить умные задачи

В digital метод SMART нужен, чтобы ставить правильные цели и понятные задачи. Вот как он работает.

Мария Ираидина

Пишет про управление в Skillbox Media. Работала координатором проектов в Русском музее, писала для блога агентства CRM-маркетинга Out of Cloud.

Почему SMART

Слово smart в переводе с английского значит «умный». А еще это мнемоническая аббревиатура S.M.A.R.T., которую чаще всего расшифровывают так:

SMART-задача: какая она

Согласно методу смарт, любая задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, значимой и ограниченной по времени.

Конкретная

Это цель с максимально точной формулировкой. Когда вы знаете, какой результат хотите получить, и уверены, что все в команде понимают задачу одинаково.

Например, вы просите сделать прототип сайта. Сразу возникают вопросы: что за сайт, нужен прототип всех страниц или только основных. Одну и ту же задачу можно понять по-разному, поэтому всегда уточняйте детали.

Как ставить конкретную задачу

Исправить баг на сайте.

Исправить баг с оплатой товара: не учитываются введенные платежные данные.

Сделать кросс-браузерную верстку.

Сайт должен одинаково отображаться в Chrome, Firefox, Opera.

Эти вопросы помогут поставить задачу правильно:

• Какой объект?
• Что с ним нужно сделать?
• Какой результат должен получиться?
• Кто это сделает?
• Как исполнитель понял задачу?

Измеримая

Задача, для которой есть критерии оценки. Например, числовой или любой другой показатель, которого нужно достичь. То есть уже в момент формулировки задачи известно, в чем измерять результат и как понять, что цель достигнута.

Как ставить измеримую задачу

Провести декомпозицию задач.

Разделить каждую крупную задачу на три более конкретных.

Сократить количество багов.

Сократить количество багов в два раза.

Эти вопросы помогут поставить задачу правильно:

• Как проверить, что задача выполнена?
• Какие критерии оценки?
• Если ли цифра, к которой нужно прийти?

Достижимая

Эту задачу может выполнить команда или кто-то из сотрудников, потому что знает, как ее сделать, и имеет для этого все ресурсы. Или ресурсов нет, но вы готовы их предоставить. Если ни одно условие невозможно соблюсти, нужно пересмотреть формулировку задачи.

Например, вы просите закончить проект досрочно. У вас в штате два программиста, но один заболел, и, чтобы выполнить задачу, команде не хватит ресурсов. Поэтому важно всегда учитывать возможности сотрудников.

Как ставить достижимую задачу

Нарисовать десять макетов для разных сайтов за один день.

Нарисовать один макет сайта за день.

Эти вопросы помогут поставить задачу правильно:

• В команде есть компетентный сотрудник для выполнения задачи?
• Достаточно ли ресурсов для ее выполнения?
• Если ли цифра, к которой нужно прийти?

Значимая

Задача должна быть актуальна и не противоречить целям и принципам компании. Нужно проверить, что ее выполнение действительно важно и приведет к намеченной цели, например, принесет прибыль или упростит работу.

Как ставить значимую задачу

Обзвонить клиентов, которые заказывали дешевые проекты, и сказать, что мы больше с ними не работаем, потому что они мало платят.

Обзвонить клиентов и сказать, что мы повышаем ставку за час работы. Ничего, если кто-то из них уйдет. Зато те, которые останутся, принесут больше прибыли.

Эти вопросы помогут поставить задачу правильно:

• Действительно ли задача актуальна?
• Что изменится, если задачу выполнить?
• Что будет, если ее не выполнить?
• Кому поможет выполнение задачи?

Если не можете определить важность задачи, используйте матрицу Эйзенхауэра. Мы рассказывали, что это за метод и как его применять.

Задача должна быть актуальной не только для компании, но и для сотрудников, помогать развиваться. Чтобы программист не заскучал, поручите ему разработать сложную архитектуру приложения для будущего проекта. Это значимая задача, если ваша цель — развитие команды. Сотрудник получает мотивацию работать лучше, а вы — более квалифицированного специалиста. В перспективе это идет на пользу компании.

Также нужно учитывать: когда значимость задачи очевидна, сотрудники прикладывают больше усилий для ее выполнения. Поэтому важно объяснить команде, ради чего им придется стараться.

Как показать команде важность задачи

Важно закончить проект в срок.

Если не закончим проект в срок, будем платить неустойку.

Нужно убедить клиента в том, что дизайн сайта, который он предлагает, не будет работать.

Если сейчас клиент настоит на своем, сайт получится хуже, и это отразится на репутации компании.

Задача, ограниченная по времени

Для ее выполнения установлен точный срок, и вся команда о нем знает.

Как ставить ограниченную по времени задачу

Сделать прототип сайта.

Сделать прототип сайта для строительной компании через неделю.

Нарисовать макет главной страницы сайта.

Нарисовать макет главной страницы сайта за два часа.

Протестировать сайт сегодня.

Эти вопросы помогут поставить задачу правильно:

• Когда задача должна быть выполнена?
• Что изменится, если не успеть выполнить задачу вовремя?

Как поставить SMART-задачу: чек-лист

Чтобы любая задача соответствовала критериям SMART-метода, делайте так.

• Сформулируйте, что нужно сделать и какого результата достичь.
• Запишите формулировку задачи на бумаге или в приложении и покажите сотрудникам.
• Убедитесь, что вся команда понимает задачу правильно и видит один результат.
• Если да — следующий шаг. Если нет — меняйте формулировку до тех пор, пока она не будет однозначной.
• Установите критерии оценки задачи.
• Убедитесь, что у команды есть все ресурсы для выполнения задачи.
• Если нет — дайте команде ресурсы или передайте задачу тому, у кого они уже есть.
• Если таких нет — задача невыполнима и ее нужно пересмотреть.
• Проверьте, что задача важна для проекта, команды или отдельного сотрудника. Если нет — выполнять ее незачем.
• Продемонстрируйте важность задачи сотрудникам, это повысит их мотивацию.
• Установите срок, когда должен быть результат.

Теперь, когда знаете, как использовать SMART-метод для постановки задач, вы на шаг ближе к тому, чтобы стать крутым менеджером проектов. Можно продолжать двигаться к цели маленькими шагами или переключить скорость, пойти на курс Skillbox, перенять опыт экспертов, выйти на новый уровень и сразу проверить себя в деле.

Источник: skillbox.ru