Способы работы с документами бизнес

Делопроизводство – это особая деятельность любого предприятия, обеспечивающая документационное обеспечение управления (ДОУ). В этой статье мы рассмотрим, какие бывают виды систем делопроизводства.

Цель нашей статьи: дать читателям понимание существующих систем делопроизводства, их отличия, назначения. И помочь выделить критерии выбора.

Давайте сразу определимся, что мы будем рассматривать системы делопроизводства как информационные системы, которые обеспечивают:

создание документов по заданным правилам;
изменение документа в процессе его обработки (жизненного цикла);
совместную работу сотрудников с документами (по заданным маршрутам);
контроль работы сотрудников при их работе с документами;
архивное хранение всех документов в электронном и бумажном виде;
обеспечение самых разных классификаций документов и быстрых доступ к ним по разрезам этих классификаций.

Виды систем автоматизации делопроизводства

На рынке автоматизации делопроизводства имеется значительное количество достойных решений.

Как начать оформление бизнеса. Юридическое оформление бизнеса. Оформление частного бизнеса.

В этой статье нет цели анализировать различные программные продукты и сравнивать их функциональность и стоимость покупки, настройки и владения.

Вот список наиболее известных систем автоматизации делопроизводства: А2Б СЭД, ELMA365 ECM, ЭТЛАС, LanDocs, OPTIMA-WorkFlow, Е1 Евфрат, СЭД «ДЕЛО», TESSA, Alfresco, WSS Docs, Verdox, DIRECTUM,ЛОГИКА: СЭД, ТЕЗИС, Lexema-ECM, Docsvision, 1С:Договоры 8 и, конечно, 1С:Документооборот 8 (ПРОФ, КОРП, ДГУ, DM).

За годы работы над своими продуктами практически все производители пришли к концепции универсального решения, в котором есть разнообразная современная функциональность. Поглядывая на альтернативные варианты конкурентов, разработчики улучшали год от года свои программные продукты.

Здесь, безусловно, лидером является фирма «1С» со своим независимым подходом к созданию промышленных решений в масштабах страны, с потрясающей обратной связью от многочисленных партнеров и бизнеса, который сделал свой выбор в пользу решения «1С:Документооборот 8».

Разработчики фирмы «1С» пошли путем «все включено» изначально. Вы приобретаете сразу всю полную функциональность, и никто не будет просить дополнительной платы, если в вашей организации потребуется добавить какие-то новые документы или особые способы обработки информации. Все решаемо в рамках поддержки системы. Если на этапе создания вашей СЭД вы не используете какую-то функциональность, то ее можно просто отключить в настройках.

Стоит отметить, что «по неподтвержденным данным из надежных источников» до 20% проектов по созданию СЭД на основе «1С:Документооборот 8 КОРП» – это переход со сторонней системы на платформу 1С. В нашей компании каждый второй проект требует «загрузку исторических данных» из предыдущего электронного документооборота.

КАК ОТКРЫТЬ ИП? ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Основания для классификации систем делопроизводства

Для классификации чего угодно важен выбор основания. В зависимости от выбранного основания множество объектов будет разделяться по-разному, даст разные критерии группировки, анализа, выбора системы делопроизводства. Это важно. Рассмотрим классификации по разным основаниям.

По возможности настройки

Коробочные продукты – программный продукт изначально имеет заданную методологию работы с документами. Эта методология обеспечена алгоритмами работы программы. Саму программу можно рассматривать как уже полностью готовый к работе инструмент. Хотя и в типовые решения «из коробки» могут быть внесены корректировки их работы, но только в рамках заложенной методологами и разработчиками программного продукта.

Идеальный вариант: купил программу, установил, и в организации появилась новая система работы с документами. Да, на освоение программы уйдет какое-то время, зато сразу появляется мощный механизм по электронному взаимодействию.

Плохой вариант: как только вы «подсаживаетесь» на предлагаемую систему работы с документами и процессами, вы становитесь «рабом лампы». Надо понимать, что к этим приятным плюсам коробочного решения вы принимаете и серьезные ограничения — работать по установленным в программе правилам.

Настраиваемая платформа. Такие программные продукты предлагают для предприятия не столько готовую систему электронного документооборота (СЭД), сколько некий набор правил для ее организации. Как было сказано в одном известном фильме: «Кодекс — это просто свод указаний, а не жестких законов».

Такие системы очень интересны с точки зрения основы для создания хорошей СЭД. Они позволяют делать системы для разных предприятий, разных отраслей и, что самое важное, со временем изменять саму систему работы с документами, развивать ее, добавлять новые направления делопроизводства в существующую СЭД.

Любая программная платформа для создания системы электронного документооборота изначально не готова к использованию. Она требует подготовки ее для эксплуатации, настройки документов, шаблонов, ролей, маршрутов, правил согласования документов, настройки прав доступа и так далее. Это плата за универсальность решения!

Настраиваемая платформа может быть подготовлена к работе как своими сотрудниками (после прочтения документации на программу), так и внешними специалистами по данному программному продукту. В зависимости от сложности вашей СЭД настройки могут быть относительно простыми или такими, что выполнить их смогут только сертифицированные специалисты. Если у вас планируется использовать простую СЭД, то всегда имеет смысл пройти кому-то из сотрудников обучение в учебном центре от производителя ПО. Это даст к тому же системный взгляд на то, как устроена платформа для СЭД, узнать все ее возможности и взаимосвязи между настройками.

Оптимальный и часто применяемый подход в бизнесе – это пригласить опытных специалистов для моделирования и настройки СЭД, а в процессе подготовки системы ответственным сотрудникам освоить функционал и возможности настройки ПО.

Что выбрать: коробку или универсальное решение

Совместная работа с документами в компании, если нельзя использовать Google Drive и другие популярные сервисы

Сложно представить свои повседневные будни без использования облачных сервисов Google Drive, DropBox, iCloud и других. Тем не менее, в нынешних обстоятельствах мы вынуждены менять привычные решения. На первый план вышли такие характеристики продуктов, как страна происхождения компании-разработчика, геолокализация данных и другие.

Меня зовут Елена Колесникова. На интервью в качестве Product Owner часто слышу вопросы об организации совместной работы внутри компании над различными проектами документов: регламенты, технические задания, коммерческие предложения, договоры и др.

Как быть, если корпоративные сервисы, разрешенные для использования в организации, не справляются например с такими рабочими задачами:

1. Получить документы или передать их третьей стороне.

Не каждый документ необходимо подписывать ЭЦП и отправлять через операторов ЭДО. При этом объем передаваемой информации не всегда можно уместить в письмо, а обеспечить доступ к внутренним файлообменникам бывает сложно. Если поддержкой инфраструктуры занимается специалист с «почасовой» оплатой, быстро эту проблему решить не получится.

2. Совместно работать над проектом документа.

Такие задачи актуальны для очень многих специалистов в разных областях. Например, к ним прибегают:

руководители различных проектов, работающие с распределенной командой или удаленными подрядчиками;
эксперты, занимающиеся оценкой объектов строительства или оборудования, создающие сводные отчеты по различным направлениям;
сотрудники федеральных и муниципальных органов власти, особенно собирающие и анализирующие данные областей и регионов;
сотрудники центров организации и контроля бизнес-процессов, работающие над разработкой и распространением методологии и сбором отчетности;
специалисты, работающие вне офиса, например, на различных удаленных объектах, и нуждающиеся в корпоративном контенте. К ним можно отнести специалистов, которые трудятся на месторождениях полезных ископаемых и используют в работе оперативные данные о состоянии оборудования, его истории эксплуатации и ремонтов.

Когда нет подходящего инструмента для совместной работы над документами, возникает ряд сложностей:

Количество рабочих версий настолько большое, что сложно найти финальную или собрать в единый документ все результаты работы над ним.
Увеличиваются сроки согласования документов, и трудно избежать ошибок.
Возможно снижение производительности сотрудников.

3. Работать с документами не только в офисе: иметь доступ к информации дома или в командировке.

Конечно, всегда есть возможность воспользоваться пересылкой по почте или внешними накопителями данных. Но если собрано не все необходимое или копия повреждена, можно оказаться в ситуации, когда важная информация нужна, но ее нет под рукой.

Именно поэтому, несмотря на строгие запреты, многие сотрудники прибегают к услугам облачных хранилищ, поскольку они решают все эти проблемы. Как же быть, если использование даже популярных российских облачных сервисов файловых менеджеров в компании запрещено?

Выход — искать решение для создания корпоративного хранилища документов, отвечающее современным требованиям.

Как компании организуют работу с корпоративным контентом

Все компании по-разному подходят к решению этой задачи:

Вариант №1: разработка отдельного продукта. Некоторые компании создают новый современный файловый менеджер с продвинутой поисковой системой и гибкими правами доступа. Недостаток подхода заключается в следующем: такая разработка занимает большое количество времени, а сам проект в итоге может оказаться экономически неэффективным и так и не дойти до этапа полноценного применения в компании.

Вариант №2: использование папок на сервере. Подход чаще всего применяют компании из малого и среднего бизнеса. Для крупных организаций, располагающих терабайтами информации, такие решения максимально неудобны и могут приводить к серьезным проблемам — потере файлов из-за ошибок в их наименовании или случайной загрузке в папку, которая для этого не планировалась.

Вариант №3: использование исторических систем. Такими системами чаще всего выступают корпоративные порталы. Они располагают функциональными возможностями для публикации статей, информирования об обновлениях. Главный минус заключается в сложности поддержания контента в актуальном состоянии.

Также на портале, как правило, размещается итоговая версия документа, которая не имеет привязки к ответственному сотруднику, и нет инструментов для работы с файлами. Эти особенности не позволяют оперативно вносить изменения в информацию и обмениваться ей.

Вариант №4: использование популярных файловых менеджеров. Главный минус подхода в том, что популярные сервисы могут быть запрещены к использованию корпоративной политикой информационной безопасности. Многие компании часто применяют гибридную модель хранения информации: совмещают ресурсы публичных или частных облаков и использование собственных серверных мощностей.

Иногда предприятия пытаются вести работу с документами в системах для управления различными бизнес-процессами (СЭД, 1С: Бухгалтерия, ТОиР и др.), но целевое назначение таких решений — организация и отслеживание процессов в компании, поэтому работа с файлами документов в них может быть достаточно трудоемкой. Изобилие атрибутов, которые необходимо заполнить, не даст быстро приступить к непосредственному созданию или изменению нешаблонного документа. Найти документ тоже не всегда просто, так как права доступа в подобных системах ограничивают видимость в соответствие с участием сотрудника в конкретном процессе.

Вариант №5: покупка коробочного решения, «заточенного» под работу с документами. Наиболее удобным способом организовать работу с файлами в компании может стать приобретение специализированного коробочного решения.

Что должно уметь специализированное ИТ-решение для работы с документами

При выборе специализированного продукта для работы с корпоративным контентом следует убедиться, что он обладает следующими возможностями:

позволяет создавать и поддерживать иерархическую структуру хранения документов;
удобно распределяет документы по структуре хранения и дает возможность контролировать актуальность информации и процесс корректировки документов;
включает функциональную возможность ведения версий документов (не файлов);
позволяет делиться документами по ссылке с сотрудниками и контрагентами.

Также стоит обратить внимание на возможности, делающие систему хранения документов гибкой и понятной для сотрудников:

поиск по содержанию документов в формате отсканированных копий;
настройку атрибутов в документах для последующей их систематизации и поиска;
интеграцию (открытое API) с другими системами компании.

Еще несколько важных функциональных возможностей решения, на которые следует обратить внимание, — это наличие системы резервирования и интеграции со справочником Active Directory, а также варианты установки приложения как в корпоративном контуре, так и в частном облаке.

Стоит пояснить, что несмотря на боязнь утраты конфиденциальных данных и опасений попасть в зависимость от провайдера облачного сервиса многие владельцы бизнесов рассматривают переход на аренду вычислительной инфраструктуры, на которой можно запустить собственные программные решения: серверы, хранилища данных, сети, операционные системы (IaaS). Такой подход может сэкономить затраты как на оборудование, так и на зарплату сотрудников, необходимых для его поддержки.

По данным аналитиков iKS-Consulting в 2022 году объем российского рынка решений IaaS составил 86,6 млрд рублей, что на 41,6% больше показателя предыдущего года. При этом многие консалтеры отмечают наличие потенциала для дальнейшего роста российского рынка облачных сервисов. Именно поэтому так важно, покупая решение для использования внутри корпоративного контура, предусмотреть возможности его развития и масштабирования в условиях использования арендованной инфраструктуры.

На российском рынке ПО представлено довольно много продуктов различной степени зрелости для корпоративного использования: сервер документов Р7, частное облако «Мой офис», решение для совместной работы с документами Nаumen Disk, облачные хранилища NextCloud и VK WorkDisk и другие.

Стоит отметить, что Nаumen Disk имеет возможности по настройке и использованию дополнительных атрибутов и применению ОСR-распознавания непосредственно из «коробки». Эти функциональные возможности позволяют не только организовать хранение контента, но также максимально быстро находить сканированные копии документов и использовать их распознанный текст для составления новых. В свою очередь установленная на собственных серверах инсталляция Nаumen Disk может быть перенесена на вычислительные ресурсы, арендованные у провайдера облачных сервисов, если вдруг информационная политика компании изменится.

работа с документами
совместная работа
обмен файлами
редактор документов онлайн
поиск по картинкам
версионность

Блог компании Naumen
Хранение данных
Облачные сервисы

Источник: habr.com

Электронный документооборот для бизнеса

Бизнес все чаще внедряет электронный документооборот (ЭДО). Крупные и малые компании переходят на безбумажное делопроизводство, поскольку видят в этом конкурентное преимущество. Расскажем, чем ЭДО интересен и выгоден для организаций.

Переведите документооборот в электронный вид

Сократите расходы компании и упростите работу с документами Подключиться

Зачем бизнесу нужен электронный документооборот

создавать, получать, отправлять документы,
согласовывать их внутри компании, подписывать электронной подписью,
хранить файлы на защищенных серверах в едином архиве,
автоматически распределять входящие по подразделениям, настраивать маршрутизацию,
находить нужные документы и выгружать их, например для отправки в налоговую,
сопоставлять данные актов сверки.

На онлайн-документооборот переводятся многие процессы. Подключение к ЭДО необходимо для работы с маркируемыми, прослеживаемыми товарами, участия в торгах и госзакупках. Также законодательно разрешен переход на электронные кадровые документы. Перевести в цифровой вид можно заявления, журналы, договоры, приказы, табели и другие массовые и личные документы.

Оптимизируйте документооборот внутри компании и с контрагентами

Принцип работы ЭДО для бизнеса

Сервисом ЭДО можно пользоваться в разных форматах: в виде веб-версии или интеграции с учетной системой компании. В первом случае к работе можно приступать сразу после регистрации. Во втором нужно время на установку программного обеспечения и настройку ПК. Диадок можно интегрировать в учетную систему с помощью модуля для 1С, готового решения для SAP ERP, коннектора или API.

Для работы в Диадоке необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она обеспечивает документам юридическую значимость. Документы, подписанные КЭП, равнозначны бумажным с собственноручной подписью.

Сама схема работы в сервисе понятна — всего три шага, чтобы отправить документ и получить подпись второй стороны:

Вы находите контрагента через поиск и отправляете ему приглашение. Как только оно будет принято, можно начинать обмен.
Загружаете документ с компьютера, выгружаете из учетной системы при наличии интеграции или создаете в редакторе с нуля, подписываете и отправляете контрагенту.
Контрагент получает документ, подписывает.

В системе ЭДО отражается новый статус документа — «Подписан», и вы получаете уведомление об этом на почту. Документооборот считается завершенным.

Перед отправкой Диадок проверяет корректность заполненных полей в формализованных документах и действительность сертификата электронной подписи (ЭП). Если обнаружены недочеты, сервис не отправит файл и сообщит о проблеме. Это исключает ошибки и гарантирует, что документы будут приняты контрагентами и контролирующими органами, в том числе налоговой.

Быстрая и безопасная доставка документов вашим контрагентам в Диадоке

Какому бизнесу подойдет ЭДО

Возможности электронного документооборота будут полезны для любого бизнеса — от индивидуальных предпринимателей (ИП) до крупных предприятий и холдингов при любом режиме налогообложения. Рассмотрим, что получает бизнес при переходе на безбумажное делопроизводство.

Малый и средний бизнес (МСБ) Крупные предприятия

Особенности
Предприниматели не спешат переходить на онлайн-документооборот, поскольку не понимают выгоду и опасаются больших затрат на его внедрение. Также они считают, что на рынке нет доступных сертифицированных решений. Такие объяснения приводятся в «Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности».	Проникновение ЭДО в этом сегменте высокое, поскольку компаниям очевидны выгоды. Такие предприятия рассчитывают на онлайн-документооборот в вопросах охвата максимального числа процессов, автоматизации рутинных операций, подключения большого числа сотрудников и филиалов, серьезного сокращения расходов на печать и доставку.
Преимущества ЭДО
ЭДО упрощает работу компаний сегмента МСБ, серьезно снижает непроизводственные расходы. Предприниматели обмениваются с контрагентами любыми видами документов онлайн, быстро получают оплату, отказываются от бумажного архива. ЭДО открывает доступ к сотрудничеству с маркетплейсами, крупным бизнесом, участию в торгах. Также ЭДО — единственный способ работать с маркируемыми товарами.	ЭДО помогает оптимизировать работу больших предприятий, выстроить межкорпоративное взаимодействие и управление проектной деятельностью, проводить контроль исполнения договорных обязательств. Система ЭДО позволяет объединить филиалы в единую информационную систему, ускорить и структурировать обмен электронными документами с контрагентами, автоматизировать процессы, организовать безбумажный архив.
Способы ведения ЭДО
Сервис ЭДО Диадок развеивает и другие сомнения предпринимателей. Подключиться к ЭДО можно с помощью веб-версии, которая не требует сложного внедрения и установки дополнительного программного обеспечения. Достаточно иметь выход в интернет и электронную подпись. А тарифы рассчитаны на организации разного масштаба, так что можно подобрать такой, который подойдет по цене и опциям.	Для крупных предприятий Диадок предлагает интеграцию сервиса с внутренней системой учета. Для самых распространенных — 1С, SAP, Docsvision — существуют готовые модули и коробочные решения. Также доступен программный интерфейс API и коннектор для интеграции функциональности ЭДО в любую современную учетную систему, в том числе нестандартную. В настройке ЭДО под процессы компании помогут и дополнительные опции Диадока: теги на документах, шаблоны, ограничение доступа по IP, международный ЭДО и другие.

ЭДО поможет оптимизировать делопроизводство в компании с любым объемом документооборота. Переход на него станет верным решением, особенно если вы:

устали от стопок бумаг на столе;
часто не можете оперативно найти нужный договор или накладную;
несете большие расходы на бумагу, канцелярию, печать, почтовые услуги;
не знаете, на каком этапе, где и у кого находится документ.

ЭДО решает эти и другие вопросы, позволяет контролировать получение подписей от контрагентов, организовать единый архив документации, освободить сотрудников от бумажной работы для выполнения более весомых задач.

Переведите свой бизнес на ЭДО с Диадоком

Какие документы можно передавать через ЭДО в бизнесе

Сервисы электронного документооборота допускают обмен с контрагентами разными документами. Так, в Диадоке вы можете отправить как формализованные, то есть имеющие утвержденный ФНС формат, так и неформализованные документы и даже документы собственного формата.

Рассмотрим особенности передачи через сервис ЭДО распространенных видов документов.

Договоры

Законодательство РФ разрешает подписывать договоры через систему электронного документооборота. Гражданский, Трудовой, Арбитражный процессуальный кодексы определяют порядок заключения этих документов, а закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регламентирует применение ЭП для обмена юридически значимыми документами.
Договор, подписанный в системе ЭДО КЭП, равнозначен бумажному. Но стоит учесть, что:

С помощью КЭП в Диадоке можно подписать хозяйственные, трудовые договоры для удаленной работы и другие. Согласно закону, в бумажном формате заключают только договоры купли-продажи, дарения недвижимости, ренты, поручительства.

Счета-фактуры

Счета-фактуры, как и первичные документы, переводят в электронный вид в первую очередь. Но их передача по ЭДО имеет особенности. Документ должен:

Только в этом случае счет-фактура будет иметь юридическую силу и сможет быть представлен в контролирующие госорганы. Это определяет статья 169 Налогового кодекса РФ, а порядок передачи регулируется Приказом Минфина РФ от 05.02.2021 № 14Н. Также счет-фактура должен быть зарегистрирован в журнале или книге учета и храниться в электронном виде в течение пяти лет.

Акты

Акт приемки-сдачи работ или услуг — первичный учетный бухгалтерский документ, который подтверждает выполнение работ или услуг в рамках договора. Акт может состоять из одного или двух файлов XML-формата, которые содержат данные о заказчике и исполнителе.

Формат такого акта не унифицирован, однако акт должен содержать обязательные реквизиты. Они установлены законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Заполните поля с названием, датой документа, реквизитами сторон. Также укажите:

перечень работ или услуг, которые внесены в договор,
стоимость выполненных работ или оказанных услуг,
должности и подписи сторон.

В Диадоке можно автоматизировать и перевести в электронный вид и другие типы документации. Например, внутренние акты, спецификации, реестры, отчеты агента. С переводом в электронный вид любой документ можно сделать стандартом работы компании или даже отрасли.

Обменивайтесь юридически значимыми документами в Диадоке

Преимущества ЭДО для бизнеса

Электронный документооборот позволяет улучшить контроль за документами, быстро находить нужные файлы, обеспечивать конфиденциальность передаваемым данным. Рассмотрим подробнее основные преимущества ЭДО для бизнеса.

Сокращение временных затрат

Электронный документооборот упрощает обмен документами с контрагентами, что ускоряет поставки, приемку работ и товаров, учет НДС и определение налоговой базы. Кроме того, уменьшается количество времени, которое сотрудники компаний тратят на работу с бумажной документацией. Такие документы нужно распечатывать, относить на подпись и печать, отправлять курьером или почтой — а это дополнительная трата времени. Время занимает и поиск нужных документов в архиве. С ЭДО вместо бумажной работы сотрудники смогут заниматься задачами, направленными на развитие компании.

Сокращение финансовых затрат

С электронным документооборотом издержки на бумагу, печать, доставку, хранение документов снижаются в разы. Точную экономию можно посчитать с помощью калькулятора Диадока. Для этого укажите, сколько документов ежемесячно отправляете контрагентам, и выберите цену доставки. Калькулятор покажет, сколько вы сэкономите при переходе на ЭДО.

Улучшения сервиса и лояльности бизнеса

Настройка и оптимизация бизнес-процессов положительно скажутся на работе компании. Вы будете вовремя получать, подписывать, отправлять документы, в них будет порядок, а оплата начнет поступать без задержек. В результате вы покажете себя как добросовестного партнера, привлечете больше поставщиков и клиентов.

В числе других преимуществ ЭДО для бизнеса — контроль статуса документа, минимизация числа ошибок, работа с мобильного приложения, безопасная передача информации. Документы в Диадоке хранятся копиями на нескольких серверах, что исключает потерю данных.

Как бизнесу подключить ЭДО

Переход на онлайн-документооборот предполагает несколько шагов. В рамках подготовительной работы требуется изучить делопроизводство в компании, скорректировать его при необходимости, разработать нормативные акты, внести изменения в учетную политику.

Следующими этапами станет выбор оператора ЭДО и тарифа на электронный документооборот, приобретение электронной подписи и программного обеспечения. Рассмотрим эти пункты подробнее.

Этап 1. Выбрать оператора ЭДО

Работу систем электронного документооборота обеспечивают операторы ЭДО — специализированные организации, которые обладают для этого техническими, кадровыми, правовыми возможностями. Поэтому для перехода на ЭДО необходимо заключить договор с оператором ЭДО.

Рынок России предлагает много провайдеров-поставщиков услуг в области электронного документооборота. При выборе ориентируйтесь на:

опыт, число подключенных пользователей, их отзывы;
тарифные предложения;
разнообразие опций, услуг, интеграционных решений;
степень защиты сервисов, регулярное прохождение аудитов безопасности;
наличие мобильного приложения;
развитость роуминга — технологии обмена юридически значимыми документами между разными операторами ЭДО;
уровень технической поддержки пользователей.

СКБ Контур, как оператор ЭДО, гарантирует конфиденциальность и полную защиту передаваемых данных, следование требованиям законодательства, круглосуточную техподдержку. Вы сможете обмениваться документами с клиентами других операторов, ведь роуминг с большим числом компаний уже налажен, в том числе автоматический.

В Диадоке доступны интеграционные решения, которые могут быть персонального характера. Для работы из любой точки мира разработано бесплатное мобильное приложение. Оценить возможности сервиса помогут отзывы клиентов.

Система ЭДО Диадок регулярно тестируется на возможность проникновения и проходит независимые проверки безопасности. Последний аудит был проведен в июле 2022 года компанией АО НИП «Информзащита». Степень защищенности серверов Диадока была оценена как высокая.

Поможем с выбором решения и подключением к Диадоку

Этап 2. Выбрать тариф

Тарифы на услуги систем электронного документооборота зависят от различных параметров. В сервисе ЭДО Диадок подключение и входящие для пользователей бесплатны, а в тарифах учтены исходящие. Причем пакет будет тем выгоднее, чем больше в него включено документов. Прайс-лист размещен в разделе «Цены».

Тарифы в Диадоке включают безлимитное по объему хранение файлов, круглосуточную техподдержку, допуск любого числа сотрудников вашей организации. Также:

Отправка документов — формализованных и нет — стоит одинаково.
Обмен в роуминге тоже не отличается в цене.
Пакет документов предоставляется на год — это удобнее поквартальной оплаты.
Доступ к данным сохраняется не менее пяти лет после окончания оплаченного периода.
Учитываются только те исходящие, по которым завершен документооборот.
Стоимость пакетов документов не облагается НДС.
При необходимости можно приобрести больше исходящих — это будет еще выгоднее.

Важно: в тарифы не включена стоимость сертификата КЭП, интеграционных решений. Дополнительные опции, модули — маршруты согласования, шаблоны, теги и другие — тоже оплачиваются сверху.

Этап 3. Приобрести ЭЦП

Визирование документов в системах электронного документооборота осуществляется с помощью электронной подписи (ранее — ЭЦП, электронной цифровой подписи). В рамках закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» можно применять простую, неквалифицированную и квалифицированную ЭП.

Для обмена документами с контрагентами допускается применение всех видов подписей. Но в случае с простой и неквалифицированной ЭП понадобится соглашение об обмене электронными документами. Поэтому в Диадоке используется КЭП — наиболее защищенная подпись. С ней:

Обмен документами начинается, как только компании добавляют друг друга в список контрагентов, без дополнительных договоренностей.
Документы обладают полной юридической силой и аналогичны бумажному варианту с подписью от руки и печатью организации.
Документы можно выгружать из системы и представлять в контролирующие госорганы или суд.
Гарантирована безопасность и конфиденциальность документооборота, отсутствие искажений в документе.
Обеспечена идентификация отправителя и подписанта документов и подтверждение подлинности подписи.

Кроме того, только КЭП можно подписывать счета-фактуры. Это определено статьей 169 Налогового кодекса РФ.

Приобрести сертификат КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре, например УЦ Контура. Для получения оставьте заявку на сайте центра и подготовьте документы. КЭП потребуется всем сотрудникам, которые наделены правом подписи. Руководители коммерческих организаций и ИП с 1 января 2022 года получают подпись в удостоверяющем центре ФНС или у ее доверенных лиц.

Этап 4. Приобрести ПО для ЭДО

От программного обеспечения для электронного документооборота зависит, насколько корректно будут выстроены процессы делопроизводства в компании. Поэтому перед выбором ПО важно проанализировать действующие схемы документооборота, выявить недочеты, выяснить, как ЭДО может улучшить сценарии.

Эти сведения помогут подобрать правильное программное обеспечение. При выборе ПО учтите:

объем документооборота,
удобство интерфейса сервиса,
возможность интеграции ПО с учетной системой компании,
тарифы и включенные в них услуги,
степень защиты,
наличие тестового периода,
список дополнительных опций,
отзывы.

Важно, чтобы сервис ЭДО предоставлял надежную техподдержку на всех этапах внедрения и пользования системой электронного документооборота.

Эксперты Диадока готовы проконсультировать по вопросам подключения и использования сервиса ЭДО, помочь с подбором интеграционного решения и тарифа. Электронный документооборот — это возможность для бизнеса оптимизировать внутренние процессы, выстроить эффективную работу с документами и повысить лояльность контрагентов.

Переходите на ЭДО с Диадоком и получайте все преимущества онлайн-документооборота

Источник: www.diadoc.ru